Manual de Usuario. Sistema de Administración de Becarios UPAEP (SABU) v1.3

Transcripción

1 Manual de Usuario Sistema de Administración de Becarios UPAEP (SABU) v1.3

2 Introducción El Sistema de Administración de Becarios UPAEP (SABU) fue creado con la finalidad de facilitar el proceso y gestión de los becarios durante sus periodos de servicio a la universidad. El sistema actualmente abarca solo a Licenciatura Escolarizada de la universidad. El sistema cuenta con cuatro perfiles definidos puntualmente. Público general Toda aquella persona que accede al sitio web para obtener información de los servicios de beca. Becarios Aquellos alumnos que cuentan con una beca en la UPAEP y que tienen que realizar algún tipo de servicio de beca. Responsables de servicio de beca Generalmente es personal UPAEP que cuenta con un programa para becarios. Administrador de servicio de beca Es la persona encargada de la gestión de los becarios, así como de los programas de servicio de beca, cuidando que ambas partes cumplan con sus debidas obligaciones. Consideraciones Se asume que los usuarios SABU contarán con las siguientes características mínimas o similares: Conectividad a internet Navegador o Internet Explorer 8 o superior (sin vista de compatibilidad y modo estándar). o Google Chrome 4.0 o superior. o Firefox 3.5 o mayor (codificación auto-detectable universal). o Opera v10 o superior. o Safari 3.2 o superior. Plugin de Javascript activo. Popup Blocker desactivado 2

3 Público general El público en general puede visualizar información básica con respecto al servicio de beca de la universidad, ayudando así a personas interesadas en obtener un apoyo financiero para sus estudios. A continuación se hace mención breve de las secciones disponibles para el público general. Pantalla de inicio/ Información general Pantalla inicial de SABU, cualquier persona que llegue al portal lo primero que visualizara será una página introductoria o con información muy breve acerca del servicio de beca, al igual que banners publicitarios de eventos universitarios para becarios o público general. Esta pantalla de igual forma incluye un menú superior que contiene acceso a las demás secciones disponibles para los no usuarios, así como también un formulario de acceso para aquellas personas que forman parte del servicio de beca. 3

4 Calendario El calendario que se muestra está ligado a la cuenta de servicio de beca institucional a través de la cuenta de Google. Todos los eventos que se crean desde la cuenta se verán reflejados en el calendario, permitiendo que el público en general, al igual que becarios y responsables, tengan un mayor conocimiento de eventos o actividades a realizar durante el actual periodo escolar. Preguntas Frecuentes En esta sección se pueden encontrar respuestas a preguntas básicas acerca del servicio de beca. El propósito principal de esta sección es brindar información a alumnos interesados en una beca, 4

5 mostrar una breve inducción al servicio de beca para que puedan entender mejor cómo funciona el proceso de becas. Contacto Esta sección contiene los datos necesarios para poder contactar a la persona encargada de la coordinación de programas de servicio de beca y becarios. De igual forma contiene un visualizador que mostrara la información que es enviada por medio de Twitter y la opción de escribir comentarios utilizando una cuenta de Facebook. Formulario de acceso 5

6 Mediante este formulario, los becarios y los responsables de servicio de beca ya registrados podrán acceder a sus cuentas personales y visualizar su información ya sea de beca o del programa del que estén a cargo. Cuenta con la opción de restaurar contraseña en caso de que el usuario la haya olvidado, el sistema generará una contraseña aleatoria y será enviada a la cuenta de correo electrónico que este registrada en el sistema. 6

7 Becario Cambio de contraseña El panel de becarios muestra información básica acerca de la beca del alumno. Muestra de igual forma a que programa se inscribió y la cantidad de horas que debe realizar. Del lado derecho se encuentra el calendario del servicio de beca, donde podrá ver todas las actividades que se deberán de realizar durante el periodo escolar. Este calendario es el mismo que se encuentra visible para el público general, y es editado por el coordinador de servicios de beca. En la parte inferior del panel se encuentra el área de notificaciones, donde el becario podrá visualizar aquellos mensajes que el coordinador de servicio de beca puede redactar desde el panel de administración. De igual forma, el becario es capaz de cambiar la contraseña inicial que le fue asignada por el sistema. 7

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9 Responsable El panel de responsable permitirá a los responsables de servicio de beca administrar su o sus programas de servicio de beca. Les mostrará la información de su programa, y les permitirá cambiar de un programa a otro mediante la lista desplegable en la parte superior del panel. 9

10 Cuando está habilitada la opción de inscribir becarios, el responsable podrá pasar a un formato de inscripción de becarios. Para esto, la matrícula del alumno a inscribir se tendrá que buscar, y se procederá a llenar el formato de inscripción a servicio de beca. Una vez terminado el proceso, el becario podrá visualizar su inscripción al programa accediendo a su panel de becario. El responsable no podrá inscribir más becarios de los que tiene permitido, así como también no podrá dar de baja a los becarios, así que debe de estar seguro de los alumnos a inscribir en su programa. El responsable de igual forma puede revisar la información de sus becarios inscritos al dar clic sobre sus nombres en la parte inferior de su panel de programa. 10

11 En la parte inferior del panel se encuentra el área de notificaciones, donde el responsable podrá visualizar aquellos mensajes que el coordinador publique desde el panel de administración. De igual forma, el responsable es capaz de cambiar la contraseña inicial que le fue asignada por el sistema. 11