Guía para la ejecución técnica, administrativa y financiera de los proyectos financiados con recursos de COLCIENCIAS

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1 Guía para la ejecución técnica, administrativa y financiera de los proyectos financiados con recursos de COLCIENCIAS Proyectos de Cofinanciación, Crédito, Recuperación Contingente, Riesgo Tecnológico Compartido, Fortalecimiento de CDT S CRP S e IEBT, Misiones Tecnológicas Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación 2011

2 Tabla de contenido INTRODUCCIÓN PRESENTACIÓN DEL EQUIPO DE CONTROL PARA TENER EN CUENTA ANTES DE INICIAR LA EJECUCIÓN DE UN PROYECTO CONTROL A LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS Inicio de la ejecución Ejecución de los proyectos Informes de avance y final Visitas técnicas y financieras FINALIZACIÓN TÉCNICA DE LA EJECUCIÓN DE LOS PROYECTOS ANEXOS Anexo 1 Formato de solicitud de prórroga Anexo 2 Formato de solicitud de otrosí Anexo 3 Informe de visita de control técnico a proyectos Anexo 4 Formato de solicitud de liquidación Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 2 de 20

3 INTRODUCCIÓN COLCIENCIAS, como parte de su actividad misional, financia proyectos de innovación, investigación o desarrollo tecnológico. El adecuado control a estos proyectos permite verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el uso adecuado de los recursos asignados. Con el objetivo de dar mayor responsabilidad a los investigadores líderes de los proyectos financiados y apoyo en el desarrollo y ejecución de los mismos, se ha generado esta guía para la ejecución técnica, administrativa y financiera, que pretende dar claridad con respecto a las diferentes eventualidades relacionadas que se pueden presentar durante la ejecución y cómo se deben tramitar las diferentes solicitudes que pueden surgir a partir del desarrollo del proyecto. Se recomienda a los investigadores revisar esta guía y hacer los trámites tal y como se indica, para facilitar su comunicación y la celeridad de las respuestas a sus inquietudes por parte de COLCIENCIAS. Se aconseja además, recopilar, evaluar e implementar mejoras en la ejecución de los proyectos, a partir de las lecciones aprendidas en experiencias anteriores, a fin de prevenir, en la medida de lo posible, modificaciones en el proyecto aprobado. Se presenta a través de este documento, la configuración de los equipos de control por parte de COLCIENCIAS a los proyectos, una serie de recomendaciones a ser tenidas en cuenta antes de iniciar la ejecución de los proyectos financiados, así como las actividades de control a la ejecución de los proyectos. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 3 de 20

4 1. Presentación del equipo de control El equipo encargado de realizar el control técnico, administrativo y financiero a la ejecución de los proyectos en COLCIENCIAS, está compuesto por: Profesional o Asesor del Programa Nacional: interlocutor a quien se le pueden realizar consultas básicas relacionadas con la operación del proyecto, como son fechas de inicio del proyecto, fechas y formatos para entrega de informes, procedimientos para trámites internos de COLCIENCIAS, entre otras. Gestor de Programa Nacional 1 : interlocutor con quien se deben tratar temas contractuales relacionados con el proyecto. Canal de comunicación para recepción de informes de avance y finales, programación de visitas técnicas, evaluaciones a los informes presentados y aclaraciones sobre las solicitudes realizadas. Director Técnico 2 : supervisor de los contratos. Persona autorizada para responder a las solicitudes realizadas por los investigadores principales responsables de los proyectos. 2. Para tener en cuenta antes de iniciar la ejecución de un proyecto Una vez legalizado el contrato de financiamiento del proyecto, los firmantes deben: Ser conscientes de los compromisos adquiridos, manifestados en las cláusulas del contrato. Estudiar el Memorando de Elaboración de Contrato con la información del proyecto entregada a COLCIENCIAS, haciendo énfasis en el presupuesto aprobado para cada rubro y su descripción detallada. El Memorando de Elaboración del Contrato es entregado al responsable del proyecto, junto con la notificación de formalización del contrato. Entender que el proyecto aprobado por COLCIENCIAS y el Memorando de Elaboración de Contrato, hacen parte integrante del contrato. Confirmar que es el investigador principal del proyecto, el responsable de coordinar la correcta y adecuada ejecución de los recursos, de acuerdo al presupuesto aprobado. Presentar los informes de ejecución técnica, administrativa y financiera, en los tiempos establecidos en el contrato, en los formatos correspondientes establecidos por COLCIENCIAS, y acogiéndose a las guías disponibles. Dar respuesta a las observaciones formuladas en las evaluaciones de ejecución técnica, administrativa y financiera, y a las solicitudes de información por parte de COLCIENCIAS, incluyendo dichas respuestas en los informes subsiguientes. Saber que no es posible realizar solicitudes de modificación al contrato, sí el proyecto no se encuentra al día en la entrega de informes a COLCIENCIAS. 1 Según el Programa Nacional al cual pertenezca el proyecto. 2 Según la Dirección Técnica a la que pertenezca el Programa Nacional en el que se encuentra registrado el proyecto. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 4 de 20

5 Reintegrar los recursos del financiamiento que no se invirtieron de acuerdo al presupuesto aprobado o no fueron aprobados por la Oficina de seguimiento financiero, durante la vigencia del proyecto, de acuerdo con las indicaciones del contrato. Tener en cuenta que en las convocatorias de cofinanciación, el monto aprobado a la(s) entidad(es) ejecutora(s), será entregado por COLCIENCIAS a dicha(s) entidad(es), solamente si son firmantes del contrato. Las entidades beneficiarias no pueden recibir dineros ni apropiarse de los equipos que sean adquiridos como parte de la ejecución del proyecto, por las entidades ejecutoras. En el caso de requerir un equipo, las entidades beneficiarias deben aportarlo como parte de la contrapartida. Tener en cuenta que en las convocatorias de crédito línea BANCOLDEX-COLCIENCIAS, existen condiciones para recibir el incentivo otorgado al proyecto, en unos tiempos específicos. Para contratos resultantes de convocatorias anteriores al 2008, es necesario: o Que la empresa demuestre a COLCIENCIAS el pago de la primera cuota de intereses del crédito BANCOLDEX-COLCIENCIAS, presentando la certificación del intermediario financiero correspondiente, para recibir la primera parte del incentivo. o Contar con la aprobación técnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS, correspondiente al primer informe de avance, para recibir la segunda parte del incentivo. Para contratos resultantes de convocatorias posteriores al 2008, es necesario: o Contar con la aprobación técnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS, correspondiente al primer informe de avance, para recibir la primera parte del incentivo. o Contar con la aprobación técnica, administrativa y financiera, por parte de COLCIENCIAS, correspondiente al informe final, para recibir la segunda parte del incentivo. En el caso de proyectos financiados bajo la modalidad de crédito línea BANCOLDEX- COLCIENCIAS, siempre contactar al intermediario financiero o a COLCIENCIAS de encontrarse alguna irregularidad en el procedimiento de asignación del crédito o de aplicación de los incentivos. Para el empresario no es conveniente contactar a BANCOLDEX, ya que sus financiadores son el intermediario financiero y COLCIENCIAS. Asegurarse de que su contrato esté debidamente legalizado ante COLCIENCIAS, para poder recibir el desembolso del crédito y de los incentivos, en el caso de proyectos de la línea de crédito BANCOLDEX-COLCIENCIAS. Tener en cuenta que en los contratos de modalidad recuperación contingente, el monto aprobado a la(s) entidad(es) ejecutora(s), será entregado por COLCIENCIAS a las firmantes del contrato, y ésta(s) a su vez, podrá(n) entregar los recursos convenidos a las entidades coejecutoras, según lo aprobado en la propuesta. Recordar que el cumplimiento oportuno de las obligaciones pactadas no es sólo un compromiso contractual, sino un requisito establecido en el artículo 4, parágrafo 3º de la Ley 716 de 2001 que impide la celebración de contratos con el Estado, hasta tanto no se demuestre el cumplimiento de las obligaciones contractuales contraídas o se acredite la vigencia de un acuerdo de pago. 3. Control a la ejecución de los proyectos Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 5 de 20

6 Como se mencionó inicialmente, el control a los proyectos permite verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos y el uso adecuado de los recursos asignados. Se relacionan a continuación los aspectos principales a tener en cuenta en dicho control: 3.1. Inicio de la ejecución Una vez la entidad responsable de la ejecución del proyecto haya recibido notificación por parte de COLCIENCIAS sobre el perfeccionamiento del contrato, debe hacer llegar al Programa Nacional correspondiente el Plan de Acción del Proyecto. La intención de este Plan es establecer la relación directa entre los resultados esperados y los objetivos planteados, facilitando el esquema para indicar el grado de avance proyectado en cada una de las entregas de informe (avance o final). Este Plan de Acción del Proyecto está compuesto por: Objetivos. Para cada uno de los objetivos específicos determine el peso respecto al objetivo general y los resultados directamente relacionados. Es importante recordar que los resultados se deben concretar mediante indicadores medibles, verificables, comparables y validables. (tabla 1) Objetivo General. % Peso del Objetivo 100 Justificación Objetivos Específicos 3 % de Peso del Objetivo general 4 Indicador Verificable 5 Resultados Relacionados Tabla 1. Objetivos con resultados directamente relacionados 3 Se deben indicar los objetivos propuestos (general y específicos), de acuerdo con el proyecto aprobado. Ver Memorando de elaboración de contrato. 4 Se deben indicar el peso de este objetivo frente al objetivo general. Las sumatoria de los objetivos específicos debe ser del 100% y está relacionado con el cumplimiento del objetivo general. 5 Es importante recordar que los resultados se deben concretar mediante indicadores medibles, verificables, comparables y validables. 6 Por cada objetivo específico planteado, se debe relacionar el resultado esperado comprometido. Ver memorando de elaboración de contrato Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 6 de 20

7 Resultados de Generación de Conocimiento: se relacionan los resultados esperados de generación de conocimiento con respecto a los objetivos planteados en el proyecto aprobado. Los resultados de generación de conocimiento pueden ser nuevo conocimiento, desarrollo tecnológico, innovación tecnológica, desarrollo de hardware, diseño y fabricación de prototipos, paquetes tecnológicos, etc., y deben relacionarse con sus respectivos indicadores verificables (tabla 2). Tipo de Resulta do 7. Resultados Relacionados 8 % de importanci a del Resultado 9 Produ cto(s) y/o Indica dor Verific able 10 Actividad(es) Asociada(s) 11 N Descripción Rubro(s) Relacionad o(s) 12 % de cumpli miento Informe Tabla 2. Resultados esperados de generación de conocimiento del proyecto y otros resultados. % de cumpli miento Inform e Final 13 Los productos con los cuales se puede verificar el logro de los resultados pueden ser artículo o libro publicado, manuscrito de artículo o libro sometido para publicación, nombre de patente presentada u homologada, norma establecida, software registrado, prototipo desarrollado, etc. Otros Resultados: se relacionan los resultados relacionados con el fortalecimiento de la comunidad científica y de apropiación social del conocimiento de acuerdo con los resultados esperados planteados en el proyecto aprobado. Este tipo de resultados o de logros pueden ser de formación de recurso humano, organización de eventos, participación de congresos o seminarios, etc., y deben ser relacionados con sus respectivos indicadores verificables (tabla 2). Una vez recibido el Plan de Acción del Proyecto y entregados los recursos financiados, COLCIENCIAS emite un documento llamado Carta de Inicio del Proyecto, donde relaciona la fecha de inicio del proyecto y a partir de esta, la fecha de entrega de los informes de avance y finales, teniendo en cuenta la periodicidad de entrega de los informes estipulada en el Memorando de Elaboración de Contrato. La fecha de inicio del proyecto permite conocer además, la fecha inicial desde la cual se permiten los gastos de financiación y contrapartida del proyecto. 7 Especifique el tipo de resultado relacionado para cada tabla: GC: Generación de nuevo conocimiento y desarrollo tecnológico, FCC: Fortalecimiento de la comunidad científica, ASC Apropiación social del conocimiento, OR: Otros resultados, RA: Resultados adicionales no relacionados en el Memorando de elaboración del contrato. 8 Deben ser los mismos relacionados en la Tabla 1. 9 Relacione el porcentaje de importancia de cada resultado en el cumplimiento del desarrollo del proyecto. 10 Deben ser medibles, verificables, comparables y validables 11 Relacione las actividades relacionadas en cronograma del proyecto aprobado para cumplir con el resultado asociado. 12 Rubros implicados para el logro de cada uno de los resultados 13 El número de informes o entregas que cada proyecto debe realizar, así como el momento durante la ejecución del proyecto en que deben ser entregados a COLCIENCIAS dichos informes, se encuentran detallados en el Memorando de Elaboración de Contrato, que cada responsable de proyecto debe recibir junto a la copia del contrato debidamente formalizado. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 7 de 20

8 la fecha de inicio y la duración del proyecto, permiten a los responsables del proyecto conocer la fecha de finalización de la ejecución del proyecto y de la misma manera, la fecha de finalización del contrato, que respalda dicha ejecución Ejecución de los proyectos Durante la ejecución de los proyectos, se pueden presentar algunas situaciones que no fueron previstas inicialmente. Dichas situaciones y la solución adoptada correspondiente, deben ser relacionadas en los informes de avance a presentar a COLCIENCIAS. Estas situaciones imprevistas pueden ser de dos tipos: cambios que ameritan modificaciones al contrato o cambios que ameritan modificaciones a la ejecución financiera del proyecto. Cambios que ameritan modificaciones al contrato: Para realizar cualquier modificación al contrato, la solicitud debe ser recibida en COLCIENCIAS mínimo cuatro (4) meses antes de la finalización de la ejecución del contrato 14. La solicitud para adelantar dicho trámite deberá ser dirigida al Programa Nacional correspondiente y sólo debe ser firmada por el (los) investigador(es) principal(es) del proyecto, según como se haya relacionado en el contrato correspondiente. Para los proyectos con una duración menor a 6 meses, la solicitud debe ser enviada antes de cumplirse la mitad del periodo de ejecución del contrato. De considerarse necesario, COLCIENCIAS podrá programar una visita técnica para verificar el estado del proyecto correspondiente a la solicitud en mención. La Secretaría General de COLCIENCIAS solicita a las entidades firmantes de los contratos los siguientes documentos para modificar un contrato: Solicitud firmada por el (los) investigador(es) principal(es) del proyecto, de modificación de contrato con su respectiva justificación técnica, según los formatos relacionados en los anexos de esta guía (anexo 1 o anexo 2). Documento que acredite la existencia y la representación legal de la(s) entidad(es) con quien COLCIENCIAS celebró el contrato, con fecha de expedición menor a tres (3) meses. Certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal según corresponda, en la que conste que la(s) entidad(es) ha(n) cumplido a los sistemas de salud, riesgos profesionales, pensiones y aportes parafiscales, con fecha de expedición menor a tres (3) meses. Boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la Nación (se obtiene de la página web Se debe tener en cuenta que la simple solicitud de modificación de contrato no es suficiente para que ella se de. La solicitud debe ser analizada por el Gestor y los Profesionales del Programa Nacional correspondiente y en caso de considerarse viable, dicho Programa Nacional, previa 14 Como se mencionó anteriormente, esta fecha de finalización de ejecución del proyecto se calcula a partir de la fecha de inicio y la duración del proyecto Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 8 de 20

9 autorización del Director Técnico, realiza la solicitud formal a la Secretaría General de COLCIENCIAS, relacionando el concepto técnico emitido. El trámite de modificación de contrato sólo termina cuando la Secretaría General de COLCIENCIAS, mediante comunicación escrita, informa a la(s) entidad(es) de la que hace parte el (los) investigador(es) principal(es) del contrato en mención, que se han cumplido los requisitos de legalización correspondientes. Antes de que se produzca dicha comunicación, la modificación de contrato jurídicamente no existe y los términos de la ejecución del proyecto no sufren modificaciones. Se recomienda a las entidades involucradas, hacer seguimiento a la formalización del trámite con la Secretaria General de COLCIENCIAS. Se debe tener en cuenta, que de la misma manera como se deben tramitar la póliza, la publicación en el diario oficial y el impuesto de timbre al momento de la contratación, estas diligencias son indispensables para cualquier modificación de contrato. Debe coordinarse esta actividad con la Secretaría General de COLCIENCIAS. Los cambios que ameritan modificación de contrato son: Solicitud de prórroga: se presenta cuando los firmantes del contrato desean extender el tiempo de la ejecución técnica del proyecto y de los recursos asignados. Debe tenerse en cuenta que la aprobación de una prórroga no conlleva a una adición presupuestal por parte de COLCIENCIAS. De ser necesarios recursos adicionales para la finalización del proyecto después de formalizada una prórroga, dichos recursos deben ser asumidos y reconocidos como contrapartida adicional del proyecto. Si la prórroga formalizada es superior a seis (6) meses, en la fecha estipulada inicialmente para la entrega del informe final, las entidades firmantes del contrato deberán entregar a COLCIENCIAS un informe de avance del proyecto. La solicitud de prórroga debe relacionar las entidades firmantes del contrato, la justificación técnica de la solicitud, el plazo de la prórroga, la fecha de inicio de la ejecución del contrato y los datos de contacto del solicitante de la prórroga (anexo 1). Otrosí: se presenta cuando los firmantes del contrato desean realizar cambios en las cláusulas o condiciones del contrato, diferentes a la fecha de finalización de la ejecución. La solicitud de otrosí debe relacionar las entidades firmantes del contrato, la justificación técnica de la solicitud, el texto propuesto de la cláusula a modificar, la fecha de inicio de la ejecución del contrato y los datos de contacto del solicitante del otrosí (anexo 2). En el caso particular de un cambio de investigador principal, que se presenta cuando los firmantes del contrato desean cambiar (eventualmente adicionar) al investigador principal relacionado en el contrato, se debe tener en cuenta la capacidad de gestión del nuevo investigador principal, ya que son los gerentes del proyecto, responsables ante COLCIENCIAS de su seguimiento y adecuada ejecución. Para COLCIENCIAS, la remuneración de los investigadores está sujeta al tiempo (horas semanales) en que dicho investigador esté vinculado al proyecto. Se recomienda tener en cuenta la siguiente relación de cantidades de salario mínimo con respecto a la categoría del investigador (tabla 3). Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 9 de 20

10 Cofinanciación / Crédito Investigación Categoría Límite máximo smlmv 15 Límite máximo smlmv 16 PhD + experiencia + publicaciones 18,0 13,0 PhD poca experiencia 15,0 11,0 MSc + experiencia + publicaciones 12,0 10,0 MSc poca experiencia 10,0 8,0 Especialización 8,5 5,5 Pregrado 8,0 5,0 Técnico (con título) 2,0 2,0 Tabla 3. Para una dedicación de tiempo completo horas semanales Cambios que ameritan modificaciones en la ejecución financiera del proyecto: En el caso de requerirse una modificación a la ejecución financiera del proyecto, se debe contar con la previa aprobación del investigador principal del proyecto, y dicha modificación debe ser notificada a COLCIENCIAS en los informes (avance y final) del periodo en el que se hayan causado. De considerarse necesario, COLCIENCIAS podrá programar una visita técnica para verificar el estado del proyecto correspondiente a la solicitud en mención. Los cambios que ameritan modificación a la ejecución financiera son: Cambio de rubro: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) determina(n) que para la ejecución adecuada de un proyecto, es necesario realizar un cambio de rubro, inferior o igual al 20% (o en su defecto al valor consignado en el contrato en la cláusula segunda obligaciones de las partes) del valor total del rubro de destino, aprobado en el presupuesto inicial. Según lo relaciona el contrato, estos cambios de rubro hasta el porcentaje citado (20% para el caso de los contratos 2009) son un derecho de las entidades firmantes y no deben ser autorizados previamente por COLCIENCIAS. Para un cambio de rubro deben tenerse en cuenta los rubros autorizados a financiarse en el reglamento operativo de cada convocatoria. Por cada cambio de rubro, debe agregarse en la sección financiera de cada uno de los informes la siguiente información: o Una lista que relaciona los valores que se disminuyen de cada uno de los rubros involucrados, detallando el nombre y la descripción del rubro y la justificación del cambio (tabla 4). o Por cada uno de los rubro destino, se deben relacionar los valores totales que aumentan en cada uno de los rubros involucrados, detallando la descripción de cada rubro, la justificación 15 smlmv: salarios mínimos legales mensuales vigentes 16 smlmv: salarios mínimos legales mensuales vigentes Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 10 de 20

11 del cambio y el valor parcial de cada uno de los rubro (tabla 4). Una vez calculado el valor total a aumentar en el rubro, se debe relacionar el valor inicial aprobado al rubro y el porcentaje correspondiente al cambio del rubro. RUBRO ORIGEN O ACTUAL RUBRO DESTINO Justificación del cambio 17 Nombre del Rubro Monto Nombre del Rubro Monto Fuente 18 TOTAL 19 Tabla 4. Formato para solicitud de cambio de Rubros Cambios o vinculación de personal: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) decide(n) que para la ejecución adecuada de un proyecto, es necesario vincular a un investigador que inicialmente no estaba relacionado con nombre propio en el proyecto o cambiar a un investigador que actualmente no puede seguir vinculado al proyecto. Es muy importante mantener el perfil aprobado inicialmente en el proyecto, así como la dedicación semanal y la duración (meses) al realizar el cambio de un investigador. Para realizar la vinculación o el cambio de investigador, el (los) investigador(es) principal(es) debe(n) relacionar la información de cada uno de los investigadores vinculados en el informe de avance correspondiente. Por cada cambio o vinculación de personal, debe agregarse en la sección financiera de cada uno de los informes la siguiente información (tabla 5): o En primera instancia relaciona la identificación del investigador en el proyecto, la función asignada, el perfil necesario para cumplir con dicha función, la justificación de la salida del proyecto del investigador, la dedicación (horas/semana) que tenía el investigador en el proyecto, la duración de su vinculación relacionando la fecha de inicio y de finalización de su participación, y los valores remunerados al investigador, discriminando el valor financiado y el valor asumido por la contrapartida. o En segunda instancia se relacionan los nombres y apellidos completos del nuevo investigador, el documento de identidad, su respectivo título y formación profesional, la justificación del ingreso, la dedicación (horas/semana) del investigador en el proyecto, la duración de su vinculación relacionando la fecha de inicio, y los valores remunerados al investigador, discriminando el valor financiado y el valor asumido por la contrapartida. 17 Se debe justificar por qué ya no es necesario el recurso tal y como fue aprobado en la propuesta del proyecto 18 Se debe seleccionar F o C según corresponda a recursos Financiados o de Contrapartida 19 Total del rubro de destino como quedaría con las modificaciones de la solicitud. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 11 de 20

12 Referencia de identificación en el proyecto 20 Formaci ón básica 21 Postgrado 25 Función Justificación 22 Nombre y Apellido de la Nueva persona 23 Dedi caci ón Hora s/se man a Durac ión 24 Fuen tes (Sala rio) TOTAL Tabla 5. Información para notificar un cambio o vinculación de personal a un proyecto Si durante un mismo periodo, un miembro del grupo de investigación ha sido reemplazado en varias ocasiones, dicho personal debe ser relacionado y claramente identificado (tabla 5). De la misma manera, debe agregarse en la sección financiera de cada uno de los informes, el resumen de la hoja de vida de cada investigador vinculado. Dicho resumen debe contener la identificación del investigador (nombre y apellidos, fecha de nacimiento, nacionalidad, correo electrónico, documento de identidad, la entidad donde labora actualmente y su cargo o posición correspondiente), los títulos académicos obtenidos, los cargos desempeñados y las publicaciones recientes (tabla 6) y debe ser un extracto de la hoja de vida registrada y actualizada en CvLAC. Es muy importante tener en cuenta que no se permite hacer cambio de perfil de los investigadores con respecto a la propuesta que fue aprobada por el Consejo del Programa Nacional. Hoja de vida (Resumen) (A) IDENTIFICACIÓN DEL INVESTIGADOR: favor diligenciar datos de identificación (nombre completo y cédula de ciudadanía) según constan en documento de identidad Apellidos: Fecha de Nacimiento: Nombre: Nacionalidad: Correo electrónico: Documento de identidad: Tel/fax Entidad donde labora: Tel/fax Cargo o posición actual: 20 Nombre y apellido o referencia del perfil como aparecen en la propuesta aprobada. 21 Titulo de pregrado de la persona relacionada (o referencia) como aparecen en la propuesta aprobada. 22 Se debe justificar por qué ya no continua en el proyecto el investigador 23 Nombre y apellido de la persona a vincular o la persona que remplazará al que ocupaba este perfil. Es importante recordar que debe ser exactamente el mismo perfil de la propuesta aprobada. enviar con la solicitud las hojas de vida o el link de CvLac debe justificar por qué ya no continua en el proyecto el investigador 24 Tiempo (en meses) durante el cual estará vinculado al proyecto 25 Nivel de Postgrado, seleccionar ESP, M.Sc., PhD PostDoctorado. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 12 de 20

13 (B) TÍTULOS ACADÉMICOS OBTENIDOS (área/disciplina, universidad, año de grado) (C) CARGOS DESEMPEÑADOS (tipo de posición, institución, fecha) EN LOS ÚLTIMOS 5 AÑOS (D) PUBLICACIONES RECIENTES (por lo menos las cinco publicaciones más importantes que haya hecho en los últimos cinco años, incluyendo el ISBN o ISNN según el caso) Tabla 6. Contenido resumen de la hoja de vida de un investigador vinculado a un proyecto Cambio de destino en viajes: se presenta cuando el (los) investigador(es) principal(es) decide(n) cambiar el destino de un viaje presentado en la propuesta aprobada. El cambio de destino en viajes es posible solamente si se asegura el cumplimiento del objeto inicialmente propuesto para el viaje en mención. Por cada cambio de destino en viajes, debe agregarse cada uno de los informes, la información relacionada al nuevo destino y el motivo del cambio (tabla 7). Nombre del rubro Descripción del rubro Justificación del cambio 26 Nueva descripción del rubro teniendo en cuenta el cambio de destino To Tabla 7. Información para notificar sobre un cambio de destino de un proyecto Vale la pena mencionar, que todos los cambios que no cumplan con las condiciones estipuladas en este documento, serán asumidos como valor de contrapartida de las entidades relacionadas al proyecto Informes de avance y final Para facilitar el control de los proyectos, COLCIENCIAS exige a los investigadores principales de los proyectos, la entrega de informes de avance, que relacionan los principales aspectos técnicos, administrativos y financieros de la ejecución de los proyectos. El número de informes o entregas que cada proyecto debe realizar, así como el momento durante la ejecución del proyecto en que deben ser entregados a COLCIENCIAS dichos informes, se encuentran detallados en el Memorando de Elaboración de Contrato, que cada responsable de proyecto debe recibir junto a la copia del contrato debidamente formalizado. El informe de avance debe ser único y autocontenido, sin importar cuántas entidades participen en la ejecución del proyecto ni la modalidad de cada entidad dentro del proyecto: ejecutora, beneficiaria, etc. Es importante respetar la fecha de entrega de cada uno de los informes (de avance o final). Las entidades responsables de los proyectos pueden ser penalizadas por la entrega tardía de los 26 Se debe justificar por qué se cambia el destino inicialmente aprobado en la propuesta del proyecto Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 13 de 20

14 informes y dicha penalización puede impedirle participar de otras convocatorias o recibir otros beneficios. Los informes de avance deben contener los detalles de las modificaciones que haya tenido la ejecución inicial propuesta y aprobada por COLCIENCIAS. La presentación de informes de avance, debe ceñirse a las Normas para la presentación de informes relacionados con proyectos financiados total o parcialmente por COLCIENCIAS. Como se mencionó anteriormente, COLCIENCIAS emite la Carta de Inicio del Proyecto, donde relaciona la fecha de inicio del proyecto y a partir de ésta, la fecha de entrega de los informes de avance y finales, teniendo en cuenta la periodicidad de entrega de los mismos. La fecha de inicio del proyecto permite conocer además, la fecha a partir de la cual son permitidos los gastos de financiación y contrapartida del proyecto. COLCIENCIAS en su calidad de supervisor de los contratos a través de los cuales se otorga apoyo financiero a los proyectos, debe verificar que tanto las entidades ejecutoras como las beneficiarias efectúen el pago de aportes al Sistema de Seguridad Social de los trabajadores a su cargo, al igual que los aportes parafiscales (caja de compensación, SENA e ICBF), para ello, anexo a los informes de avance y al informe final, el ejecutor deberá enviar la certificación (una para cada entidad) de que las entidades se encuentran al día en el pago de estas obligaciones, la cual debe ir firmada por el representante legal o revisor fiscal, según corresponda. El informe final, debidamente evaluado, aprobado y validado por el supervisor del contrato, es un insumo necesario para que las entidades puedan solicitar la liquidación del contrato correspondiente. El (los) investigador(es) principal(es) del proyecto recibirá(n) la evaluación realizada al informe final y tendrá(n) ocho (8) días hábiles para responder a dicha evaluación, en caso de tener observaciones o requerir algún tipo de ampliación sobre la información recibida Visitas técnicas y financieras Durante la ejecución del proyecto, COLCIENCIAS podrá llevar a cabo visitas técnicas (por parte de los Programas Nacionales), financieras (por parte de la Dirección de Gestión de Recursos) o técnicas y financieras; dependiendo de la complejidad del tema, de las recomendaciones en el momento de la aprobación y de la necesidad, dadas eventuales solicitudes de modificaciones a la ejecución del proyecto. En caso que se realicen, se informará previamente al investigador principal. La visita se desarrollará con el ánimo de hacer control presencial al proyecto y conocer su estado de avance frente al plan de acción propuesto. En la visita técnica se realizarán: Una presentación del proyecto, por parte del equipo de trabajo, de máximo 30 minutos. Visita a las instalaciones físicas del proyecto, en la empresa o en la sede del grupo de investigación, según corresponda. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 14 de 20

15 Reunión de cierre con el investigador principal del proyecto para establecer conclusiones y recomendaciones de la visita. Cada visita técnica debe producir un documento con los resultados principales, donde se relacionan la Información general sobre el proyecto y sobre la visita, el motivo y desarrollo de la visita, los resultados en términos de la generación de nuevo conocimiento, el fortalecimiento de la comunidad científica y la apropiación social del conocimiento, además de las conclusiones y recomendaciones de la visita (anexo 3). El Área de Seguimiento Financiero de COLCIENCIAS podrá realizar visitas financieras de carácter ordinario 27 o extraordinario 28 a los contratos financiados, con el fin de verificar que los recursos financieros se apliquen conforme las condiciones pactadas contractualmente. Los resultados de la visita financiera serán transmitidos al Supervisor del contrato respectivo, mediante un informe Finalización técnica de la ejecución de los proyectos COLCIENCIAS requiere, para la finalización de los contratos que soportan los proyectos en mención, la evaluación técnica, administrativa y financiera de cada proyecto, debidamente aprobada por el Director Técnico correspondiente al proyecto o el Supervisor del contrato. Con estas evaluaciones y certificados de terminación adecuada del proyecto, COLCIENCIAS procede a liquidar el contrato. Para solicitar la liquidación de un contrato, el (los) investigador(es) principal(es) debe(n) remitir a COLCIENCIAS la información relacionada con las entidades firmantes del contrato, la duración del proyecto, así como la fecha de inicio y de terminación correspondientes (anexo 4). 27 Una visita financiera ordinaria es el resultado de una programación anual de revisión de estados financieros de proyectos, seleccionados de manera aleatoria. 28 Una visita financiera extraordinaria es el resultado de una solicitud expresa del Supervisor del contrato u otra instancia, debidamente justificada. 29 Según circular DRGL-2010 COLCIENCIAS del 17/02/2010. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 15 de 20

16 5. Anexos 5.1. Anexo 1 Formato de solicitud de prórroga 1. IDENTIFICACIÓN DE LA(S) ENTIDAD(ES) Nombre de la entidad: NIT de la entidad: Nombre del representante legal: Cargo: Documento de identificación del representante legal: Dirección y ciudad de la entidad: Teléfono de la entidad: FAX de la entidad: Proyecto Código: 2. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA SOLICITUD 3. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA SOLICITUD Plazo de la prórroga: (plazo en letras) (plazo en números) meses. 4. FECHA DE INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Además de enunciar la fecha de inicio (día, mes año), se debe establecer claramente si la duración del contrato es a partir de un primer y único desembolso, del perfeccionamiento del contrato, de la firma del contrato, o del acta de inicio. 5. INFORMACIÓN DEL CONTACTO Cargo Nombre Teléfono Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 16 de 20

17 5.2. Anexo 2 Formato de solicitud de otrosí 1. IDENTIFICACIÓN DE LA(S) ENTIDAD(ES) Nombre de la entidad: NIT de la entidad: Nombre del representante legal: Cargo: Documento de identificación del representante legal: Dirección y ciudad de la entidad: Teléfono de la entidad: FAX de la entidad: Proyecto Código: 2. JUSTIFICACIÓN TÉCNICA DE LA SOLICITUD 3. CONDICIONES ESPECÍFICAS DE LA SOLICITUD Se debe precisar como se encuentra actualmente la clausula a modificar y/o aclarar en el contrato y como debería quedar. 4. FECHA DE INICIO DE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO Además de enunciar la fecha de inicio (día, mes año), se debe establecer claramente si la duración del contrato es a partir de un primer y único desembolso, del perfeccionamiento del contrato, de la firma del contrato, o del acta de inicio. 5. INFORMACIÓN DEL CONTACTO Cargo Nombre Teléfono Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 17 de 20

18 5.3. Anexo 3 Informe de visita de control técnico a proyectos Información general sobre el proyecto y sobre la visita Título del proyecto: Nombre de la Empresa: Nombre de la Ejecutora: Código del Proyecto: Número de Contrato: Período de Ejecución: Fecha del Desembolso: Prórrogas: Fecha del Finalización: Fecha de Vencimiento: Informes: Lugar de desarrollo de la visita: Persona que atendió la visita: Visita realizada por: Fecha de realización de la visita: Primera prórroga: Segunda prórroga: Primer informe de avance. Fecha: Presentaron el Primer informe de avance Tec. Presentaron el Primer informe de avance Fro. Segundo informe de avance. Fecha: Presentaron el Segundo informe de avance Tec. Presentaron el Segundo informe de avance Fro. Informe Final Fecha: Presentaron el informe Final Tec. Presentaron el informe Final Fin. NOMBRE - Cargo NOMBRE - Cargo Motivo de la visita: Desarrollo de la visita: Objetivo General: Generalidades: Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 18 de 20

19 Objetivos Específicos % de Cumplimiento Justificación Resultados o Productos Relacionados RESULTADOS: Grado de cumplimiento de los resultados: Tipo de Resultado 30 Resultado Esperado (según proyecto aprobado) % de cumplimien to Indicador Verificabl e Justificación del Porcentaje de cumplimiento Conclusiones y recomendaciones de la visita: Informe preparado por: Firma: 30 Especifique el tipo de resultado relacionado para cada tabla: GC: Generación de nuevo conocimiento, FCC: Fortalecimiento de la comunidad científica, ASC Apropiación social del conocimiento, OR: Otros resultados, RA: Resultados adicionales no relacionados en el Memorando de elaboración del contrato. Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 19 de 20

20 5.4. Anexo 4 Formato de solicitud de liquidación 1. IDENTIFICACIÓN DE LA(S) ENTIDAD(ES) Contratista/Entidad: Nit o c.c. del contratista/entidad: Nombre del representante legal: Documento de identificación del representante legal: Dirección y ciudad del contratista/entidad: Teléfono del contratista: FAX del contratista: Proyecto Código: 2. PLAZO DE DURACIÓN DEL CONTRATO Expresado en meses 3. FECHA DE INICIO DEL CONTRATO Expresado en día, mes y año 4. FECHA DE TERMINACIÓN DEL CONTRATO Expresado en día, mes y año Dirección de Desarrollo Tecnológico e Innovación Página 20 de 20

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