PROCEDIMIENTO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO I N D I C E I. OBJETIVO.. 1 A. OBJETIVO GENERAL.1 B. OBJETIVOS ESPECIFICOS.1

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4 I N D I C E I. OBJETIVO.. 1 A. OBJETIVO GENERAL.1 B. OBJETIVOS ESPECIFICOS.1 II. ALCANCE.1 A) RESPONSABILIDAD La Máxima Autoridad Ejecutiva La Unidad de Recursos Humanos El Comité de Evaluación El Jefe Superior Jerárquico El Jefe Inmediato Superior La Oficina de Sumarios (El Juez Sumariante) Los Funcionarios sujetos de evaluación..5 B) BASE LEGAL O NORMATIVA...6 C) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO Evaluación de Desempeño.6 2. Modelos de Evaluación de Desempeño.6 III. FACTORES Y VARIABLES.7 A) ESCALA DE CALIFICACION.. 11 B) DECISIONES EMERGENTES DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO 12 IV. PARAMETROS.13 V. INSTRUMENTOS Y FORMULARIOS..13 VI. PARTICIPANTES.13 VII. PLAZOS...14 A. PROGRAMACION DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO Elaboración del programa de evaluación de desempeño Difusión Determinación de las nominas de los funcionarios sujetos de evaluación..14 Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página ii

5 B. EJECUCION DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO Objetivo Alcance Comité de evaluación del desempeño Responsabilidad Procedimiento C) ACTIVIDADES PREVIAS A LA EJECUCION DE LA EVALUCION DE DESEMPEÑO. 17 D) ACTIVIDADES POSTERIORES A LA EJECUCION DEL PROCESO DE EVALUACION DESEMPEÑO E) INFORME DE Antecedentes Calificación Conclusiones F) CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES. 20 Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página iii

6 LA EVALUACION DE DESEMPEÑO I. OBJETIVO C. OBJETIVO GENERAL El presente procedimiento tiene por objetivo general establecer las bases, términos y condiciones a cumplir en la implantación de la evaluación de desempeño del Ministerio de Justicia. D. OBJETIVOS ESPECIFICOS Establecer el alcance de la evaluación de desempeño Identificar los actores y responsables de la evaluación de desempeño Establecer la modalidad de efectivización de las decisiones que emergen de la evaluación del desempeño. Identificar las tareas que deben desarrollar tanto los servidores públicos evaluados como el comité de evaluación y la Unidad de Recursos Humanos. II. ALCANCE El presente procedimiento será aplicado de manera obligatoria a los funcionarios de carrera confirmados en sus puestos, en concordancia con el artículo 23º de las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal de fecha 16 de marzo de Se aplicara al personal interino, provisional con carácter referencial y de registro según lo establecido en el articulo 22º inciso a) de las normas señaladas. A) RESPONSABILIDAD La Máxima Autoridad Ejecutiva en la evaluación de desempeño adoptara las siguientes responsabilidades: a) Autorizar el inicio de la face de ejecución de la evaluación del desempeño. b) Aprobar el cronograma de actividades de la evaluación de desempeño. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 1

7 c) Disponer el envió de las fechas y bases de la evaluación del desempeño, para fines de registro, a la Dirección General del Servicio Civil antes de iniciar la ejecución de la misma. La Unidad de Recursos Humanos en la Evaluación de desempeño, asumirá las siguientes responsabilidades: a) Preparar los instrumentos técnicos necesarios para la evaluación de desempeño. b) Elaborar el programa de evaluación de desempeño a aplicar, para aprobación de la Máxima Autoridad Ejecutiva. c) Gestionar ante la Máxima Autoridad Ejecutiva el envió de las fechas y bases de la evaluación de desempeño, antes de iniciar su ejecución. d) Comunicar oportunamente a la Dirección General del Servicio Civil la nomina de funcionarios cuyas evaluaciones deban ser postergadas con las justificaciones pertinentes. e) Difundir el programa de evaluación así como los instrumentos a aplicar. f) Comunicar por escrito a los funcionarios que hayan obtenido resultado En observación para la realización de una segunda evaluación. g) Disponer el archivo de la documentación emergente de la evaluación en las carpetas de cada funcionario y el archivo de las evaluaciones en el archivo de evaluaciones de desempeño. h) Reportar a las Direcciones, conforme la documentación respaldatoria pertinente, las decisiones emergentes del proceso de evaluación de desempeño que afecten la remuneración o permanencia del funcionario. i) Presentar a consideración de las autoridades el informe resumen de la evaluación de desempeño. j) Preparar la documentación necesaria para remisión a la Dirección General del Servicio Civil. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 2

8 El Comité de Evaluación es responsable de: a) Sesionar, en los plazos establecidos, para conocer, analizar, discutir, validar o en caso rectificar, las evaluaciones de desempeño presentadas por el jefe inmediato superior, asegurando el cumplimiento del presente procedimiento, procurando la mayor objetividad en su contenido. b) Verificar la consideración de la información de antecedentes proveniente del Juez sumariarte por gestión evaluada. c) Sesionar para verificar las segundas evaluaciones oportunamente. d) Suscribir los formularios de evaluación. Ningún miembro del Comité de Evaluación puede excusarse de sesionar para fines de evaluación de desempeño. El Jefe Superior Jerárquico como representante de la Máxima Autoridad Ejecutiva, es responsable de: a) Asistir a sesión del Comité de Evaluación para conocer, discutir, disponer, si así lo considera, la rectificación de las evaluaciones presentadas por los Jefes Inmediatos Superiores fundamentando su posición y suscribir las evaluaciones. b) Efectuar la evaluación de desempeño en caso que el Jefe Inmediato Superior no cuente con una permanencia mínima de tres meses en el puesto a la fecha programada, debiendo proceder conforme lo establecido en el presente procedimiento. c) Emitir el memorándum de destitución en aquellos casos en los que el funcionario evaluado tenga dos evaluaciones con resultado en observación. El Jefe Inmediato Superior es responsable de: a) Determinar la procedencia de la aplicación de la evaluación a los funcionarios bajo su dependencia, considerando lo establecido en el presente procedimiento. b) Comunicar oportunamente a la Unidad de Recursos Humanos, la nomina de funcionarios cuyas evaluaciones deban ser postergadas, con la correspondiente justificación. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 3

9 c) Recabar los informes individuales de Cumplimiento de Resultados de los funcionarios Dependientes sujetos de evaluación, dentro del plazo establecido. d) Recopilar y procesar la información necesaria para el cálculo de los indicadores objetivos de verificación contenidos en el POAI. e) Validar la información contenida en el informe Individual de Cumplimiento de Resultados del funcionario, antes de efectuar la evaluación. f) Considerar la información de antecedentes laborales y conducta funcionaria, con base en documentación (memoranda, recordatorios, etc.) emitidos durante la gestión, así como información proveniente de la oficina del juez sumariarte de la institución. g) Solicitar presentación de documentación respaldatoria del Informe Individual de Cumplimiento de Resultados si el caso amerita. h) Solicitud de rectificación del Informe Individual de Cumplimiento de Resultados en caso necesario. i) Gestionar la ejecución de la evaluación de desempeño, en los plazos, modalidades y formas previstas en el Reglamento de Personal y en el presente procedimiento, procurando la mayor objetividad en su contenido. j) Convocar al Comité de Evaluación. k) Presentar ante el Comité de Evaluación las evaluaciones de sus dependientes adjuntando la documentación utilizada que respalda su propuesta. l) Suscribir las evaluaciones de sus dependientes. m) Gestionar la suscripción de los formularios de evaluación por parte del funcionario evaluado, una vez cumplido el proceso de evaluación. n) Remitir los informes individuales de Cumplimiento de Resultados y los formularios de evaluación suscritos a la Unidad de Recursos Humanos. o) Programar la ejecución de las segundas evaluaciones dentro los plazos establecidos y dar a conocer la misma a la Unidad de Recursos Humanos. El Jefe o el representante de la Unidad de Recursos Humanos, como miembro del Comité de Evaluación tienen el rol de prestar asesoramiento técnico respecto al procedimiento. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 4

10 La Oficina de Sumarios (El Juez Sumariarte) es responsable de: a) Remitir oportunamente a la Unidad de Recursos Humanos información individualizada sobre resultados de Procesos Administrativos ejecutoriados durante el periodo objeto de evaluación. Los funcionarios sujetos de evaluación son responsables: a) Presentar su informe de actividades, ejecución de actividades del POAI (Informe individual de Cumplimiento de Resultados) de la gestión a evaluar, dentro del plazo establecido, mismo que debe reflejar el cumplimiento de los resultados específicos asignados en el POAI de la gestión, este reporte incluirá necesariamente datos cuantitativos y cualitativos, objetivos y verificables, incluirá aquellas tareas no programadas que hubieran sido ejecutadas durante el periodo objeto de la evaluación, así como el descargo documental de justificación de no cumplimiento por causas ajenas a su voluntad b) Asistir a la convocatoria del Jefe Inmediato Superior para tomar conocimiento de su evaluación e incorporar sus comentarios en el formulario. c) Suscribir su evaluación. d) Presentar justificación, oportuna en casos de fuerza mayor o fortuita que impida efectuar su evaluación de desempeño. e) Presentar la documentación de respaldo de los resultados en su Informe de actividades ante el Jefe Inmediato Superior o Comité de Evaluación, en caso de que le sea solicitada. Ningún funcionario puede negarse a ser evaluado, salvo en caso fortuito o de fuerza mayor debidamente justificados. Ningún funcionario puede negarse a suscribir el formulario de evaluación ni a darse por notificado con el resultado obtenido. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 5

11 B) BASE LEGAL O NORMATIVA Ley Nº 1178 (Ley SAFCO). Ley 2027 Estatuto del Funcionario Público (Ley 2027 de 27 de octubre de 1999). Ley Modificatoria al Estatuto del Funcionario Público. D.S de fecha 16 de marzo de 2001 Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal. Reglamento de Desarrollo Parcial a la Ley 2027 (D.S de 20 de abril de 2000). RIP Reglamento Interno de Personal. RE-SAP Reglamento Especifico del Sistema de administración de Personal del Ministerio de Justicia. C) DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO 1.- Evaluación de Desempeño Es un proceso permanente que mide el grado de cumplimiento de la Programación Operativa Anual Individual (POAI) por parte del servidor público en relación al logro de los objetivos, funciones y resultados asignados al puesto durante un periodo determinado. 2.- Modelos de Evaluación de Desempeño La Evaluación de desempeño se efectuara con base a cuatro modelos de evaluación en concordancia con el Reglamento Especifico del Sistema de administración de personal del Ministerio de Justicia en actual vigencia. 1. Modelo A: Aplicable a Jefes de Unidades dependientes de Despacho Ministerial y Jefes de Unidades. (Formulario SAP 017-A). 2. Modelo B: Aplicable a Profesionales, Encargados y Responsables (Formulario SAP 017-B) 3. Modelo C: Aplicable a Técnicos, Secretaria y Auxiliares (Formulario SAP 017-C) 4. Modelo D: Aplicable a Choferes y Personal de Servicios (Formulario SAP 017-D) Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 6

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16 Los Formularios de evaluación podrán modificarse a través de una Resolución Administrativa de la misma categoría que aprueba el presente procedimiento. III) FACTORES Y VARIABLES Cada factor se define con una descripción sumaria, simple y objetiva, para evitar distorsiones. 1) Factores de Evaluación del Desempeño (JEFES DE UNIDAD): a) Cumplimiento de Metas Es este factor se evaluara el grado en que los resultados asignados a cada cargo para la gestión, han sido alcanzados con las características de calidad, eficacia y eficiencia predefinidas en cada caso. Se entiende que el POAI específica para cada resultado esperado, los indicadores con base a los que se mide cada característica que el Jefe Inmediato Superior, se proveerá de la información proveniente de los diferentes sistemas de información que sean aplicables, para determinar en cada caso, el grado de cumplimiento correspondiente. b) Supervisión y Control En este factor se evaluara la efectividad en la orientación de las operaciones a ejecutar y en la verificación de los resultados alcanzados. La capacidad de supervisar y controlar el cumplimiento de resultados con la oportunidad y calidad esperadas. c) Compromiso Institucional En este factor se evaluara el interés y disposición del servidor público a ser evaluado para resolver problemas y necesidades institucionales, mas allá de los deberes y obligaciones normales asignado a su cargo. d) Delegación y Coordinación En este factor de evaluara la eficiencia en la asignación de funciones de los servidores públicos bajo su dependencia, la iniciativa para asignar efectiva y oportunamente responsabilidades, tareas, recursos y tiempo para lograrlos de los sub ordinados y la capacidad para coordinar e integrar las actividades con sus dependientes o el equipo de trabajo que conforma optimizando el uso de tiempo y recursos. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 7

17 e) Liderazgo En este factor se avaluara la capacidad para integrar y conducir grupos y equipos de trabajo con propósitos comunes para la Unidad y para el Ministerio. f) Relaciones de Trabajo En este factor se evaluara la habilidad para establecer y mantener relaciones armónicas y de colaboración con los compañeros de trabajo, superiores y subordinados. 2) Factores de Evaluación del Desempeño Nivel (Profesionales, Encargados y Responsables) a) Iniciativa y Criterio En este factor se evaluara la habilidad para generar, proponer y ejecutar nuevas formas de trabajo que faciliten la obtención de información útil, oportuna y confiable, Es la medida en que el ocupante del puesto propone alternativas de acción positivas, ante situaciones laborales tanto cotidianas, excepcionales o críticas e incorpora innovaciones que mejoran el desarrollo de sus funciones. b) Oportunidad en la toma decisiones En este factor se evaluará la toma de decisiones menores con prontitud lógica y actual en consecuencia, cuando no es posible consultar con persona superior c) Compromiso Institucional En este factor se avaluará la disposición para resolver problemas y necesidades, mas allá de los deberes y obligaciones normales asignados a su cargo, expresa el interés del servidor público con contribuir al logro de os objetivos institucionales. d) Análisis y Solución de Problemas En este factor se evaluará la habilidad para reconocer las causas y efectos de los problemas, analizarlos y proponer soluciones viables y de aplicación inmediata. e) Conocimientos Profesionales En este factor se evaluara la habilidad para demostrar y aplicar los conocimientos teóricos y experiencia en el ejercicio del puesto. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 8

18 f) Trabajo en Equipo En este factor se evaluara la predisposición del servidor público para integrarse y participar en los grupos y equipos de trabajo, para facilitar el logro de los objetivos de la Unidad. g) Relaciones de Trabajo En este factor se evaluara la habilidad para establecer y mantener relaciones armónicas y de colaboración con los compañeros de trabajo y superiores. Medida en que el ocupante del puesto dispone de capacidad para establecer y mantener relaciones interpersonales, tanto dentro del equipo de trabajo como con terceros, así como de mantener y crear las redes de comunicación correspondiente para el logro de los objetivos de la unidad a la que pertenece h) Cumplimiento de Metas En este factor se evaluara el grado de cumplimiento de las metas establecidas en el POA de la Unidad y de otros trabajos encomendados al puesto. 3) Factores de Evaluación del Desempeño (Técnicos, Secretarias y Auxiliares): a) Conocimientos Técnicos y destrezas En este factor se evaluara la habilidad para aplicar los conocimientos técnicos y destrezas adquiridas, que faciliten el logro de los resultados previstos en el POAI. b) Cantidad y Calidad de los Productos y/o Servicios. En este factor se evaluara el volumen de productos producidos o servicios prestados por el ocupante del puesto, así como el logro de los resultados previstos en condiciones de oportunidad, integridad y sin errores y omisiones. c) Compromiso Institucional En este factor se avaluará la disposición para resolver problemas y necesidades, más allá de los deberes y obligaciones normales asignados a su cargo, expresa el interés del servidor público con contribuir al logro de os objetivos institucionales. d) Productividad En este factor se avaluara la producción de una buena cantidad de trabajo en función de las exigencias del su cargo. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 9

19 e) Cumplimiento de Metas En este factor se evaluara el grado de cumplimiento de las metas establecidas en el POAI. f) Organización de trabajo En este factor se evaluara la habilidad para ordenar y priorizar la ejecución de los trabajos, así como ordenar y resguardar los documentos asignados al puesto. g) Relaciones de trabajo En este factor se evaluara la habilidad para establecer y mantener relaciones armónicas y de colaboración con los compañeros de trabajo y superiores. Medida en que el ocupante del puesto dispone de capacidad para establecer y mantener relaciones interpersonales, tanto dentro del equipo de trabajo como con terceros, así como de mantener y crear las redes de comunicación correspondiente para el logro de los objetivos de la unidad a la que pertenece. 4) Factores de Evaluación del Desempeño (Choferes y personal de servicios): a) Organización del Trabajo En este factor se evaluara la habilidad para ordenar y priorizar la ejecución de los trabajos, así como ordenar y resguardar los documentos asignados al puesto. b) Espíritu de Colaboración. En este factor se evaluara la actitud de apoyo y servicio espontaneo a los superiores y compañeros de trabajo. c) Cumplimiento de Normas. En este factor se evaluara la disciplina en el cumplimiento de normas, reglamentos y manuales y administrativos del Ministerio. d) Conocimientos Técnicos y Destrezas. En este factor se evaluara la efectividad en la aplicación de conocimientos técnicos secretariales (manejo de documentos, aplicación de paquetes de computación, etc.) e) Atención al Público. Trato Cortez, diligente y considerado con las personas que visiten las oficinas del Ministerio. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 10

20 f) Compromiso Institucional En este factor se avaluará la disposición para resolver problemas y necesidades, más allá de los deberes y obligaciones normales asignados a su cargo, expresa el interés del servidor público con contribuir al logro de os objetivos institucionales. g) Relaciones de Trabajo En este factor se evaluara la habilidad para establecer y mantener relaciones armónicas y de colaboración con los compañeros de trabajo y superiores. Medida en que el ocupante del puesto dispone de capacidad para establecer y mantener relaciones interpersonales, tanto dentro del equipo de trabajo como con terceros, así como de mantener y crear las redes de comunicación correspondiente para el logro de los objetivos de la unidad a la que pertenece. h) Calidad de Trabajo En este factor se avaluara el orden, la precisión en los productos y resultados de su trabajo. i) Reserva y Confidencialidad. En este factor se evalúa el manejo discreto de los asuntos y documentos de la Unidad o del Ministerio. A) ESCALA DE CALIFICACION La calificación final será la suma de las calificaciones de cada factor y tendrá las siguientes connotaciones: Menor a 59% En Observación De 60% a 74% Suficiente 75% a 89% Bueno 90% a 100% Excelente Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 11

21 B) DECISIONES EMERGENTES DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO Como resultado de la evaluación de desempeño, se aplicaran las siguientes decisiones: NOTA De A RESULTADO DECISION EMERGENTE En observación Programar una evaluación en un plazo no inferior a tres meses y no superior a los seis meses seguidos a su realización Suficiente Permanecerá en su cargo sin hacerse acreedor ni ha incentivo psicosocial, ni ha incremento salarial Bueno Otorgación de un incentivo psicosocial (a cargo del Jefe Inmediato Superior) Excelente Dará lugar a la otorgación de un incentivo, propuesto por la Dirección General de Asuntos Administrativos a la Máxima Autoridad Ejecutiva, en beneficio del Servidor público. Dos valuaciones consecutivas con resultado en observación Retiro de la Institución. NOTA: El ascenso de un empleado de carrera como resultado de la evaluación de un desempeño excelente, sólo podrá realizarse cuando exista un puesto vacante, de nivel y remuneración superiores a los del puesto que esté ocupando. De los resultados de la evaluación del desempeño, puede establecerse la necesidad, consensuada de reubicación, promoción, transferencia, rotación, etc., de un funcionario público, cualquiera de estos procesos deberá necesariamente incluirse en el plan de personal del Ministerio de Justicia. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 12

22 IV PARAMETROS Los parámetros para la presente evaluación de desempeño están preestablecidos en los formularios SAP 17A SAP 17B SAP 17C y SAP 17D, en los cuales se debe expresar la opinión sobre la forma como el funcionario desempeño cada factor en el periodo de referencia, tomando en cuenta que el 1 es deficiente y el 4 es excelente. V INSTRUMENTOS Y FORMULARIOS Para la evaluación de resultados se emplean los formularios: a) Evaluación del Desempeño Nivel Ejecutivo - Jefes de Unidad Form.SAP 017A b) Evaluación del Desempeño Profesionales, Encargados y Responsables Form. SAP 017B c) Evaluación del Desempeño Técnicos, Secretarias y auxiliares Form. SAP 017C d) Evaluación del Desempeño Choferes y Personal de Servicios Form. SAP 017D VI PARTICIPANTES a) COMITÉ DE EVALUACION El mismo estará conformado de acuerdo a lo que establecen las Normas Básicas del Sistema de Administración de Personal y el RE-SAP Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Personal será designado mediante memorando por la Máxima Autoridad de la Entidad de la siguiente manera: a. Representante de la Máxima Autoridad Ejecutiva Director General de Asuntos Administrativos Presidente. b. Representante de la Unidad de Recursos Humanos Jefe Unidad de Recursos Humanos Secretario. c. Representante del Inmediato Superior a ser evaluado Jefe Inmediato Superior del Servidor Público a ser evaluado.- Vocal. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 13

23 Así mismo el inmediato superior del funcionario a ser evaluado, para formar parte del Comité de Evaluación deberá contar con una permanencia mínima de tres meses en el puesto, caso contrario la evaluación deberá realizarla el superior jerárquico, como así también los servidores públicos a ser evaluados. VII. PLAZOS Los plazos y los tiempos están establecidos en el cronograma realizado para el efecto como así también en el RE-SAP Reglamento Especifico del Sistema de Administración de Personal del Ministerio de Justicia. A. PROGRAMACION DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO La programación de la evaluación de desempeño se efectuara anualmente y la misma comprende: 1.- ELABORACION DEL PROGRAMA DE EVALUACION DE DESEMPEÑO En el marco de la política institucional de la Unidad de Recursos Humanos, el programa de evaluación de desempeño será aprobado por el Despacho del Ministro(a). El Programa de Evaluación contendrá: El alcance de la evaluación, el periodo de evaluación, las actividades a ejecutar, el cronograma de actividades y los plazos de ejecución. 2.- DIFUSION Una vez que el programa de evaluación sea aprobado, la Unidad de Recursos Humanos, procederá a la difusión tanto del programa como de las bases e instrumentos (procedimiento) a aplicar para asegurar su adecuada ejecución por parte de todos los involucrados. 3.- DETERMINACION DE LAS NOMINAS DE LOS FUNCIONARIOS SUJETOS DE EVALUACION. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 14

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25 La Unidad de Recursos Humanos en coordinación con los Jefes Inmediatos Superiores de los diferentes Viceministerios, Direcciones y áreas, dentro del plazo establecido en el cronograma de actividades, elaborará la nómina de funcionarios sujetos de evaluación, considerando los casos en que: Corresponde la postergación de la evaluación por que el funcionario se encuentra con baja médica, de vacaciones, con permiso sin goce de haberes, suspendido temporalmente o no exista el Jefe Superior Jerárquico, deberá determinar el termino de postergación. No corresponde efectuar la evaluación del personal interino provisional que ingreso en el último trimestre. B. EJECUCION DE LA EVALUACION DE DESEMPEÑO 1. OBJETIVO Establecer la secuencia lógica de actividades para realizar la Ejecución de la Evaluación del Desempeño. 2. ALCANCE Este instructivo es de aplicación obligatoria en todas las áreas funcionales del Ministerio de Justicia. 3. COMITÉ DE : Es la instancia encargada de recibir los reclamos por parte de los funcionarios cuando estos creen que en cualquier etapa del proceso de evaluación del desempeño no han sido evaluados correctamente (ver articulo 26, Inc. a) de la NB SAP). El comité está conformado por: Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 15

26 Un representante de la Máxima Autoridad Ejecutiva del Ministerio de Justicia. Un representante de la Unidad de Recursos Humanos. El Jefe Inmediato Superior del funcionario a ser evaluado. 4. RESPONSABILIDAD La Unidad de Recursos Humanos es responsable de: Establecer y difundir fechas para la ejecución de las evaluaciones del desempeño. Identificar los casos de desempeño no satisfactorio para tomar medidas correctivas. Registrar previamente a su ejecución las fechas y bases para la evaluación del desempeño, de funcionarios de carrera, en la Superintendencia de Servicio Civil dependiente del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social. Elaborar el informe del proceso de evaluación del desempeño. Los evaluadores en la Evaluación del Desempeño son responsables de: Asistir a los talleres de capacitación sobre evaluación del desempeño. Evaluar el desempeño de los funcionarios de manera imparcial y objetiva. Llenar los formularios de evaluación del desempeño (siguiendo los instructivos correspondientes) Dar a conocer al funcionario evaluado los resultados de la evaluación. El Comité de Evaluación del Desempeño es responsable de: Atender cualquier reclamo u observación que presente el funcionario evaluado cuando este Considere que sus legítimos derechos han sido afectados en violación a las normas vigentes. Informe de Evaluación del Desempeño. 5. PROCEDIMIENTO Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 16

27 La Unidad de Recursos Humanos registra las fechas y las bases para la evaluación de funcionarios de carrera en la Dirección General del Servicio Civil, dependiente del Ministerio de Trabajo, Empleo y Previsión Social para iniciar el proceso de Ejecución de la Evaluación del Desempeño, una vez que el Despacho Ministerial apruebe el Procedimiento de Evaluación del Desempeño, correspondiente a la presente gestión. C) ACTIVIDADES PREVIAS A LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO Para la adecuada ejecución de la Evaluación del desempeño, es necesario contar con el POAI de cada uno de los funcionarios sujetos de evaluación siendo este la base para su ejecución. La ejecución de la evaluación de desempeño comprende: 1. Presentación de informes de análisis del cumplimiento de tareas y resultados asignados al servidor público (individuales de cumplimiento de resultados). El funcionario sujeto de evaluación deberá presentar su Informe de análisis de cumplimiento de tareas y resultados asignados a su Jefe Inmediato Superior o el Superior Jerárquico, según corresponda, dentro del plazo establecido, dando cuenta del grado de cumplimiento de cada uno de los resultados específicos asignados por el Jefe Inmediato Superior a través del POAI de la gestión correspondiente, este reporte incluirá necesariamente datos cuantitativos y cualitativos, objetos verificables que guarden relación con el Set de Resultados e Indicadores, incluirá además aquellas tareas no programadas que hubieran sido ejecutadas durante el periodo objeto de evaluación, así como el descargo documental de justificación de no cumplimiento por causas ajenas a su voluntad. 2. Calculo de los indicadores objetivos de verificación. El Jefe Inmediato Superior efectuara el cálculo de los indicadores objetivos de verificación del POAI con base en la información actualizada proveniente de los diferentes sistemas de información. El cálculo de los indicadores deberá estar incluido en el formulario de evaluación. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 17

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30 3. Revisión del Informe de Análisis de Cumplimiento de Tareas y Resultados Asignados al servidor público. El inmediato superior contrastará el referido informe contra: el POAI, los datos provenientes de los sistemas de información pertinentes y el informe de actividades. 4. Llenado del Formulario de evaluación del desempeño El inmediato superior, dentro de los plazos establecidos en el cronograma de evaluación de desempeño, con base en el Informe de Análisis de Cumplimiento de Tareas y Resultados asignados al servidor público. 5. La Unidad de Recursos Humanos realiza el relevamiento de la siguiente información: 1ro. Realizar el relevamiento de la siguiente información: Actualización de los expedientes del personal que será evaluado; Programa de Operaciones Anual; Listado del personal a ser evaluado; y Nombre de los evaluadores. 2do. Comunicación del programa por escrito a los servidores públicos de la institución que serán objeto de evaluación por parte de la Unidad de Recursos Humanos, de acuerdo a cronograma. 3ro. Programar un taller de capacitación con los evaluadores, acerca de los objetivos de la Evaluación del desempeño y la metodología a utilizarse en la aplicación de los formularios para la evaluación. 4to. Reproducción y distribución de los formularios de evaluación. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 18

31 5to. Emisión de memorándums a los responsables de la evaluación, comunicando: a) Fecha de inicio b) Fecha de entrega de los Formularios c) Fecha de finalización de la evaluación d) Distribución de los formularios de evaluación a los responsables de la evaluación. D) ACTIVIDADES POSTERIORES A LA EJECUCIÓN DEL PROCESO DE 1. Entrevistas de evaluación Una vez realizada la evaluación se procederá a las entrevistas que sostienen el inmediato superior y el evaluado, con el propósito definido de que éste conozca como se lo ha evaluado. La entrevista para que sea efectiva deberá ser de la siguiente manera: a) La duración de la entrevista no debe ser más de treinta minutos. b) Crear un ambiente cálido y adecuado, donde se pueda realizar la entrevista con estricta confidencialidad. c) El inmediato superior debe apoyar sus observaciones en hechos concretos y verificables. d) Destacar sus cualidades y los logros alcanzados. e) Señalar sus puntos débiles, motivándolo a que hable, de esta manera se podrá conocer aspectos que se ignora. f) Los resultados de cada evaluación deben ser consistentes, a fin de que se puedan tomar decisiones adecuadas sobre mejoramiento del trabajo y la conducta. Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 19

32 2. CALIFICACIÓN La Unidad de Recursos Humanos elaborara un Cuadro de Calificación Final con la calificación TOTAL NUMERAL Y NOMINAL (Excelente, Bueno, Suficiente, y en observación) E. INFORME DE Una vez concluida la obtención de la calificación esta deberá ser plasmada en un informe del proceso de Evaluación del Desempeño. El informe deberá contener como mínimo: a) Antecedentes de la evaluación; b) Cuadros que contengan las calificaciones individuales de cada funcionario evaluado. Numeral, y nominal (Excelente, Bueno, Suficiente y en Observación) c) Conclusiones Evaluación de Desempeño del Personal del MINISTERIO DE JUSTICIA Página 20

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