Hospital Lenoir Memorial

Transcripción

1 Hospital Lenoir Memorial Departamental Servicios financieros de pacientes Fecha de entrada en vigor: 01/01/2016 Preparado por: Debbie Gray, Directora Servicios financieros de pacientes y atención administrada Aprobado por: Sarah H. Mayo Vicepresidente de finanzas Política de facturación y cobros OBJETIVO Lenoir Memorial Hospital, Inc. ( LMH ) brinda a los residentes de Lenoir y de los condados de los alrededores, atención de emergencia y médicamente necesaria, sin importar su capacidad de pagar. Esta política establece las medidas que se pueden tomar en caso de falta de pago de la atención médica brindada por Lenoir Memorial Hospital, Inc., incluyendo, entre otras, medidas extraordinarias de cobros. Los principios de base de esta política son: tratar a todos los pacientes y personas responsables con equidad, dignidad y respeto, garantizar que se siguan procedimientos apropiados de facturación y cobros de manera permanente y garantizar que se hacen esfuerzos razonables para determinar si la(s) persona(s) responsable(s) de todo el pago o de una parte de la cuenta del paciente reúne(n) los requisitos de ayuda según la política de ayuda financiera. Esta política de facturación y cobros, junto con la política de ayuda financiera del hospital Lenoir Memorial, tiene como objetivo satisfacer los requisitos de las leyes federales, estatales y locales vigentes, incluyendo, entre otros, la sección 501(r) del código de impuestos internos de 1986, enmendada, y los reglamentos en virtud de la misma. DEFINICIONES 1. Medida extraordinaria de cobro (ECA, por sus siglas en inglés) significa las medidas que LMH podría tomar en caso de falta de pago de los montos que se deben a LMH, después de que vence el período de notificación, y que pueden incluir el envío a una agencia de cobro externa, así como el envío subsiguiente a agencias de informe de crédito para el consumidor o a oficinas de crédito, la retención de salarios o una demanda civil contra un paciente, incluyendo la imposición de un embargo de propiedad. 2. Médicamente necesario se refiere a los servicios de atención médica para pacientes hospitalizados y ambulatorios con el objetivo de evaluación, diagnóstico o tratamiento de una lesión, enfermedad, afección o sus síntomas, los cuales, si no se tratan, representarían un riesgo para el estado de salud actual del/de la paciente. Los servicios deben ser 1

2 apropiados desde el punto de vista clínico y según las normas generalmente aceptadas de la medicina; también deben representar el suministro, dispositivo o servicio más apropiado y económico que se pueda brindar de forma segura y que esté fácilmente disponible con un objetivo principal que sea diferente a la comodidad del/de la paciente o del proveedor. 3. Medida de cobro significa cualquier actividad por medio de la cual LMH o su representante designado solicita a un/a paciente o a la persona responsable el pago de los servicios. La medida de cobro debe incluir solicitar depósitos antes de la admisión o tratamientos, facturas, cartas de cobro, contactos telefónicos y actividades de agencias de cobro. 4. Agencias de cobro: LMH firma contratos con agencias de cobro externas para que ayuden con el corbo se ciertos montos, incluyendo el monto del cual es responsable el/la paciente después del pago de las facturas del hospital por parte de la compañía de seguro o notificaciones finales. 5. Período de notificación significa el período de tiempo en el que LMH hace esfuerzos razonables para informar al paciente de la disponibilidad de ayuda financiera. El período de notificación empieza en la fecha del servicio y continúa hasta 120 días después de que LMH da al/a la paciente la primera factura por la atención médica brindada. 6. Cuenta de pago propio significa la parte de una cuenta que es responsabilidad del paciente u otra persona responsable del saldo de pagos que haga cualquier seguro de salud disponible o un tercero pagador (incluyendo pagos compartidos, coaseguros y deducibles) y neta de cualquier reducción o descuento que se dé con respecto a la cuenta de dicho/a paciente después de implementar el programa de ayuda financiera, según corresponda. 7. Montos facturados por lo general (AGB, por sus siglas en inglés) significa los montos que LMH cobra por lo general por toda atención de emergencia o médicamente necesaria a las personas que tienen seguro que cubre dicha atención médica. Los montos facturados por lo general se determinan al multiplicar el monto bruto de LMH de dicha atención médica por el porcentaje de los montos facturados por lo general. A un/a paciente que reúna los requisitos de ayuda financiera no se le cobrará más del monto facturado por lo general por atención de emergencia o médicamente necesaria. 8. Porcentaje AGB significa un porcentaje del monto bruto que LMH utiliza para determinar los montos facturados por lo general por la atención de emergencia o médicamente necesaria que proporciona a todo/a paciente que reúne los requisitos de ayuda financiera. 9. Plazo para presentar la solicitud de ayuda financiera significa el período durante el cual LMH acepta y procesa las solicitudes de la política de ayuda financiera (FAP, por sus siglas en inglés). Este período empieza en la fecha del servicio y continúa hasta 240 días (8 meses) luego de que LMH da al/a la paciente la primera factura después de darle de alta por los servicios brindados. Para llenar los requisitos de ayuda financiera el/la paciente debe llenar y enviar a LMH una solicitud de la política de ayuda financiera durante el plazo para presentar la solicitud. LMH no aceptará ninguna solicitud de la 2

3 política de ayuda financiera después del 240 días de la primera factura luego de darle de alta al/a la paciente, a menos que el/la paciente obtenga la aprobación de la directora de servicios financieros de pacientes o del/de la director/a financiero/a del hospital Lenoir Memorial por circunstancias extraordinarias. ÁMBITO DE LA POLÍTICA 1. Esta política no corresponde a ningún servicio que brinden los siguientes profesionales con base en el hospital que pudieran brindar atención de emergencia u otra atención médicamente necesaria en el centro hospitalario. Por lo tanto, esta política de facturación y cobros no cubre ninguna atención médica que brinde un médico asociado con una de las siguientes organizaciones: American Anesthesiology (servicios de anestesia) Lenoir County Ambulance Billing Service (servicios de ambulancia) Kinston Physician Group, PLLC (servicios médicos en sala de emergencias) Kinston Pathology Associates (servicios de patología) Eastern Radiologist, Inc. (servicios de radiología) Vidant Medical Group (servicios de hospitalista) Down East Medical Supply (suministros médicos duraderos) PROCEDIMIENTO 1. Facturas detalladas: Se notifica a los/las pacientes de su derecho de solicitar una factura detallada cuando utilizan el proceso de solicitud de la factura. A solicitud del/de la paciente, LMH pondrá a disposición una lista detallada de gastos notificando a los asesores financieros de los pacientes en el departamento de servicios financieros de pacientes. Las facturas detalladas estarán disponibles en un plazo de un día laboral después de haberlas solicitado y se enviarán a la dirección del garante que aparece en el sistema de información del hospital. 2. Disputa de una factura: Los/as pacientes pueden disputar las facturas poniéndose en contacto con el departamento de servicios financieros de pacientes y solicitando una auditoría de los montos cobrados. Los montos cobrados que se disputan se envían al departamento que los cobró o al departamento de cumplimiento corporativo para la auditoría. 3. Cuentas con seguro pendiente: No se tratará de cobrar a los/as pacientes cuyas cuentas estén en trámite de pago por parte del seguro hasta que no se hayan agotado todos los esfuerzos. Se podrían utilizar cartas de notificación para informar al(a la paciente del estado del seguro en la cuenta. 4. Esfuerzos de cobro: Se enviarán, por correo normal o correo electrónico, y por separado, por lo menos tres estados de cuenta de pago propio por cobrar a la última dirección conocida de cada 3

4 persona responsable, siempre y cuando, sin embargo, no haya necesidad de enviar estados de cuenta adicionales después de que la(s) persona(s) responsable(s) hayan enviado una solicitud llena de ayuda financiera en virtud de la política de ayuda financiera o haya(n) pagado completamente. Por lo menos 60 días deben haber pasado entre el primero y el último estado de cuenta que haya que enviar. La(s) persona(s) responsable(s) tienen la obligación de suministrar una dirección postal correcta en el momento del servicio o cuando se mude(n). Si no hay una dirección válida en la cuenta, se habrá hecho la determinación de esfuerzo razonable. LMH y agencias de cobro externas también pueden tomar cualquier acción legal, incluyendo, entre otras, llamadas telefónicas, correos electrónicos, mensajes de texto, notificaciones por correo y servicios de búsqueda y localización de deudores y otros para obtener pago por los servicios médicos proporcionados. LMH debe suspender las medidas extraordinarias de cobro contra la persona hasta que esta llene la solicitud de la política de ayuda financiera y LMH determine si la persona llena los requisitos de la misma o hasta que la persona haya dejado de responder a las solicitudes de información o documentos adicionales en un período de tiempo razonable. Después de comenzar las medidas extraordinarias de cobro, se autorizará a las agencias de cobro a informar las cuentas pendientes a agencias de informes crediticios y a presentar una demanda judicial o legal, retener salarios, obtener gravámenes por juicio y legalizar dichos gravámenes por juicio usando medios legales de cobro, siempre y cuando, sin embargo se requiera la aprobación previa de la directora de servicios financieros de pacientes antes de dar inicio a las primeras demandas, acción legal, retención de salario o gravámenes. 5. Notificación de estados de cuenta o cartas: Los estados individuales de cuenta de pago propio incluyen, entre otros: Un resumen preciso de los servicios hospitalarios cubiertos en el estado de cuenta. El monto total de dichos servicios. El monto que la(s) persona(s) responsable(s) tiene que pagar. Un comunicado escrito explícitamente que notifica e informa a la(s) persona(s) responsable(s) de la disponibilidad de ayuda financiera según la política de ayuda financiera de LMH, incluyendo el número de teléfono del departamento y la dirección directa del sitio web en el que se pueden obtener copias de los documentos. Por lo menos uno de los estados de cuenta o una de las cartas que se envíen por correo normal o correo electrónico debe incluir una notificación escrita que informe a la(s) persona(s) responsable(s) de las medidas extraordinarias de cobro que intentarán tomar si la(s) persona(s) responsable(s) no solicita ayuda financiera según la política de ayuda financiera o no paga el monto adeudado en o antes de la fecha límite que se encuentra en la factura. Dicha declaración se debe proveer a la(s) persona(s) responsable(s) por lo menos 30 días antes de la fecha límite especificada en la factura. Un resumen en lenguaje sencillo de la política de ayuda financiera acompañará este estado de cuenta o esta carta. Doctrina de necesidades básicas: 4

5 Para las deudas que surjan cuando LMH brinde atención médica, se deberá aplicar la doctrina de necesidades básicas, como existía en el derecho común, equitativamente a ambos cónyuges, excepto si están separados definitivamente y no viven juntos, pero no deberá crear en ningún caso una responsabilidad recíproca entre los cónyuges. No se impondrá ningún gravamen que resulte de una decisión judicial por una deuda con el hospital a la residencia principal del deudor o, si el terreno en el que se encuentra la residencia principal es de más de cinco acres, entonces no se impondrá ningún gravamen a la residencia principal del deudor y los cinco acres circundantes en poder del mismo como propiedad de matrimonio o que estuvo en su poder como propiedad de matrimonio antes de la muerte de cualquiera de los cónyuges, para lo cual el derecho de propiedad llegó a su fin como resultado de la muerte de cualquiera de los cónyuges. Para las deudas que surjan cuando LMH brinde atención médica a un menor, no habrá otorgamiento o, de otra manera, venta forzada alguna de la residencia principal del padre, la madre o ambos que tenga(n) la custodia debido a una decisión judicial obtenida con respecto a la deuda pendiente, hasta tal momento en que el menor ya no viva con el padre, la madre o ambos que tenga(n) la custodia o hasta que el menor llegue a la mayoría de edad, lo que ocurra primero. Póngase en contacto con los asesores de los servicios financieros de pacientes del hospital Lenoir Memorial si tiene preguntas adicionales con respecto a la política de facturación y cobros o para solicitar una copia de la política o una traducción en español. La política de facturación y cobros también está disponible en el sitio web del hospital, en Es posible ponerse en contacto con los asesores de los servicios financieros de pacientes llamando al (252) o al (252) y personalmente en 100 Airport Road, Kinston, NC Además, los asesores de los servicios financieros de pacientes pueden ayudar a los pacientes a cumplir con sus responsabilidades financieras frente a LMH, tales como establecer planes de pago y ayudar a los pacientes a identificar otras fuentes que puedan ofrecer ayuda financiera fuera de esta política. Autorización: La junta directiva de Lenoir Memorial Hospital, Inc. ha aprobado la política de facturación y cobros de Lenoir Memorial o enmendó esta política el día 25 de enero de Para solicitar una copia de la política de facturación y recursos financieros visite el sitio web 5

6 Políticas y procedimientos relacionados: Política de ayuda financiera (FAP, por sus siglas en inglés) de LMH Referencias (si corresponde): Autor/a: Registro federal, Vol. 79, N.º 250 Debbie Gray Miércoles, 31 de diciembre de 2014 Departamento del Tesoro/IRS Formularios relacionados: Fechas del original y de revisión: Documento original: 09/01/1995 Revisiones: 08/10/2001, 10/14/2004, 01/31/2005, 05/25/2007, 10/23/2007, 10/01/2008, 01/01/2009, 02/21/2014, 01/01/2016 Identificador USO EXCLUSIVO DE PI 6