MANUAL DE CARTERA. INSTITUTO FINANCIERO DE CASANARE - IFC Herramientas para el Desarrollo GOBERNACION DE CASANARE CASANARE, MARZO DE 2008

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1 MANUAL DE CARTERA INSTITUTO FINANCIERO DE - IFC Herramientas para el Desarrollo GOBERNACION DE, MARZO DE

2 PRINCIPIOS RECTORES Productividad, eficiencia y servicio: El instituto financiero de Casanare enfoca sus esfuerzos para generar cambios, avanza en la consolidación de procesos que permitan atender de manera integral las necesidades de los habitantes del departamento; demostrando ser una entidad con altos niveles de productividad, eficiencia y con vocación de servicio. Tecnología e innovación: Alcanzar la eficiencia operativa y tecnológica, mediante el desarrollo de procesos en línea que propendan por la agilidad, simplicidad y/o la nula tramitología. Creación de identidad corporativa: en el Instituto Financiero de Casanare la unidad de criterio debe ser aplicada en todos sus procedimientos, procesos y actividades. Rentabilidad: El instituto financiero de Casanare, es una entidad financieramente viable, que genera utilidades para su autosostenimiento y se constituye en una de las principales fuentes de financiación y generación de capital de trabajo para los casanareños. Participación y Liderazgo en el mercado: El instituto financiero de Casanare es una entidad especializada en la financiación de actividades productivas a un sin numero de empresarios, agricultores y ganaderos del Casanare bajo condiciones financieras de fomento y de impacto social; con un completo portafolio de servicios que atiende las necesidades de sus usuarios, bajo las condiciones más favorables del mercado. Inversión Social: El instituto financiero de Casanare como principal herramienta financiera del Departamento propenderá por la inversión en proyectos productivos con recursos de las regalías, de tal manera que permita crear fuentes sostenibles de ingresos para la población casanareña. 2

3 INSTITUTO FINANCIERO DE El INSTITUTO FINANCIERO DE IFC, es una Institución vinculada a la Secretaria de Agricultura Ganadería y Medio Ambiente de Casanare; encargada de adelantar programas de fomento de actividades Agropecuarias, Industriales, de Comercialización, Servicios e Inversión social; con el objeto de impulsar el desarrollo sostenible de la región y el mejoramiento de la calidad de vida de sus gentes. MION Somos una institución facilitadota del desarrollo económico, social e institucional del Casanare, para lo cual financiamos y operamos proyectos de inversión públicos y privados con criterios de calidad. VION El Instituto Financiero de Casanare, para el próximo decenio se posicionarà como la institución líder en financiación y operación de proyectos enmarcados dentro de los planes de desarrollo del Casanare, mejorando sus condiciones de solidez y autonomía. 3

4 PRESENTACION El INSTITUTO FINANCIERO DE - IFC, es una empresa de Gestión Económica de carácter Departamental, sometida al régimen jurídico de las empresas industriales y comerciales del Estado de acuerdo a la ley 489 de Es una entidad dotada de personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio vinculada a la Secretaría de Agricultura Ganadería y Medio Ambiente de Casanare. Se creó mediante el Decreto No. 107 de 27 de julio de 1992 inicialmente bajo el nombre de FONDESCA; nace de la necesidad de apoyar la ejecución de las políticas, planes y proyectos de índole Nacional, Departamental y Municipal diseñadas para fortalecer, articular y desarrollar el sector productivo de Casanare. Con el propósito de ampliar su radio de acción y facultarlo para adquirir mayores compromisos, de acuerdo a las exigencias de la modernización Departamental; se reorganiza mediante el Decreto No del 30 de mayo de emanado de la Gobernación de Casanare y recibe el nombre de INSTITUTO FINANCIERO DE. Como institución financiera líder que dota de las herramientas necesarias a la comunidad para el desarrollo de sus proyectos a través de financiación y asesoría crediticia con criterios de equidad, productividad, competitividad, sostenibilidad y participación de los sectores productivos. En virtud de lo anterior, se elaboró el presente documento como instrumento técnico que define y reglamenta el proceso de y sus servicios complementarios. Este documento constituye el soporte legal, jurídico y operativo del IFC; contiene los parámetros y condiciones para la recuperación de la de créditos y se exponen dos capítulos. El Capitulo Primero: ADMINISTRACION DE CARTERA, en el cual se establece la metodología de cobranza para mejorar las recuperaciones. El Capitulo Segundo: Contiene herramientas para la normalización de la. 4

5 TABLA DE CONTENIDO CAPITULO I Pág. 1. ADMINISTRACION DE CARTERA Objetivo Clasificación de la Cartera de Crédito Criterios de Calificación de la Cartera Niveles de Calificación Recalificación de los créditos reestructurados Suspensión de la causacion de intereses 9 2 PROVIONES 9 3 RECUPERACIONES Etapas de recuperaciones Cobranza Administrativa Cobranza prejuridica Cobranza jurídica 10 CAPITULO II 1 NORMALIZACION DE CARTERA Reestructuraciones Prorrogas Subrogación Acuerdos de pago Novación Refinanciación 13 2 CASTIGOS DE CARTERA Obligaciones susceptibles a castigo Sanción de clientes Continuación con la gestión de cobro Recuperación de castigada 15 3 GESTION DE CALIDAD Procedimiento amortización de Procedimiento de Gestión de morosa Procedimiento arreglo de 23 5

6 ACUERDO No. Por el cual se modifica el MANUAL DE CARTERA, del Instituto Financiero de Casanare IFC LA JUNTA DIRECTIVA DEL INSTITUTO FINANCIERO DE En uso de sus atribuciones legales, conferidas por el Articulo 90 de la Ley 489 de y Estatutarias, por el Artículo 13 del Acuerdo 035 de 2002 y demás disposiciones concordantes, y CONDERANDO Que mediante Acuerdo 005 de fecha 11 de octubre de 2007, se adoptó el Manual de Cartera del Instituto Financiero de Casanare. De acuerdo a los postulados del programa de Gobierno pensando en todos, se hace necesario realizar modificaciones al manual de. Que según el artículo 13 del Acuerdo 035 de 2002, es facultad de la Junta Directiva formular las políticas de la entidad. Que en reunión de Junta Directiva número 002 del Instituto Financiero de Casanare, desarrollada el día 31 de Marzo de 2008, se sometió a consideración, se deliberó y se aprobó por unanimidad las modificaciones al Manual de Crédito de esta Entidad. ACUERDA ARTICULO PRIMERO: Adoptar las modificaciones al Manual de Cartera para el Instituto Financiero de Casanare IFC, el cual quedará así: 6

7 CAPITULO I 1. ADMINISTRACION DE LA CARTERA 1.1 OBJETIVO Efectuado el desembolso, sobreviene una de las tareas mas importantes del proceso de crédito, que es la de administrar el riesgo asumido, lo cual implica una serie de actividades especiales que deben garantizar dicho control. Dichas actividades estarán encaminadas al seguimiento a la inversión por parte del usuario de crédito. Este trabajo tiene por objeto identificar oportunamente hechos que puedan deteriorar a corto o mediano plazo el cumplimiento de pago de la obligación. El proceso de seguimiento y gestión, debe consistir en una labor permanente de contacto con el cliente, que permita al IFC en todo momento conocer a sus clientes y el grado de confianza sobre el pago puntual de sus operaciones de crédito, con fundamento en el conocimiento y desarrollo de su proyecto o negocio. La administración de es indispensable para la toma de decisiones y reducir a los niveles mínimos de vencida e incrementar los resultados de recuperación. 1.2 Clasificación de La de crédito Para propósitos de información, evaluación del riesgo crediticio, aplicación de normas contables y constitución de provisiones, entre otras, la de crédito se debe clasificar en las siguientes modalidades: Comercial Consumo Cartera Comercial: Se definen como créditos comerciales los otorgados a personas naturales o jurídicas para el desarrollo de actividades organizadas. De acuerdo a la misión del Instituto, al cual le corresponde adelantar programas de fomento de actividades agropecuarias, industriales, de comercialización, servicios de inversión social, para impulsar el desarrollo sostenible de la región y mejoramiento de la calidad de vida de sus gentes, los créditos otorgados para tal fin, serán clasificados en comercial. Cartera de consumo: Se entiende por de consumo, los créditos otorgados a personas naturales cuyo objeto sea financiar la adquisición de bienes de consumo o el pago de servicios para fines no comerciales empresariales. 1.3 CRITERIOS DE CALIFICACION DE LA CARTERA La calificación del riesgo de los créditos se realizará por edad de vencimiento de los créditos. La mora por incumplimiento de pago de las obligaciones es la variable a tener en cuenta 7

8 para la calificación de. Para los créditos otorgados por el Instituto, la calificación se regirá por los siguientes parámetros: DIAS DE MORA CALIFICACION 0-30 A B C D Superior a 360 días de mora E 1.4 Niveles de calificación El IFC toma como política la definición de los rangos y categorías A, B, C, D, E a saber: Categoría A o riesgo normal Categoría B o riesgo aceptable, superior al normal Categoría C o riesgo apreciable Categoría D o riesgo significativo Categoría E o riesgo de incobrabilidad Categoría A : Crédito con riesgo crediticio NORMAL. Los créditos calificados en esta categoría reflejan una estructuración y atención apropiada. Los estados financieros de los deudores o los flujos de caja del proyecto, así como la demás información crediticia, indican una capacidad de pago adecuada, en términos del monto y origen de los ingresos con que cuentan los deudores para atender los pagos requeridos. Categoría B : Créditos con riesgo ACEPTABLE. Los créditos calificados en esta categoría están aceptablemente atendidos y protegidos, pero existen debilidades que potencialmente pueden afectar transitoria o permanentemente la capacidad de pago del deudor o los flujos de caja de proyecto, en forma tal que de no ser corregidas oportunamente, llegaran a afectar el normal recaudo del crédito. Categoría C : Crédito deficiente, con riesgo APRECIABLE. Se califican en esta categoría los créditos que presentan insuficiencia en la capacidad de pago del deudor o en los flujos de caja del proyecto, que comprometen el normal recaudo de la obligación en los términos convenidos. Categoría D : Crédito de difícil cobro, con riesgo GNIFICATIVO. Es aquel que tiene cualquiera de las características del deficiente, pero en mayor grado, de tal suerte que la probabilidad de recaudo es altamente dudosa. Categoría E : Crédito IRECUPERABLE. Es aquel que se estima incobrable. 1.5 Recalificación de créditos reestructurados Las reestructuraciones conservaran la misma calificación del crédito origen y pueden mejorar la calificación solo cuando el deudor demuestre un comportamiento de pago regular y efectivo. MANUAL DE CARTERA 8 MARZO DE 2008

9 1.6 Suspensión de la causación de intereses Dejaran de causarse intereses contables cuando un crédito presente una mora superior a 90 días para los créditos de Consumo y 180 días para la Cartera clasificada como Comercial, por lo tanto, no afectaran el estado de resultado hasta que sean efectivamente recaudados. Mientras se produce su recaudo, el registro correspondiente se efectuara en cuentas de orden. 2. PROVIONES Los estados financieros del IFC, deben reflejar la realidad del valor de los activos de la entidad. Por lo anterior, la política de provisiones requiere una contabilización oportuna y realista conforme al estado de calificación de la. Esta se realizará simultáneamente con la calificación de los créditos. Las provisiones de los créditos del Instituto se efectuaran individualmente por saldo de capital, intereses y otros conceptos contabilizados en Cuentas por cobrar, conforme a los parámetros descritos en la siguiente tabla: CALIFICACION DE CREDITO PORCENTAJE MINIMO DE PROVION B 1% C 20% D 50% E 100% 3. RECUPERACIONES 3.1 Etapa de recuperaciones Estas etapas van encaminadas a maximizar la recuperación de créditos no atendidos normalmente, estos procesos identifican claramente los responsables de sus desarrollo así como los criterios con base en los cuales ejecutan las labores de cobranza. Las actividades de cobranza encaminadas a obtener el recaudo de los créditos otorgados por el IFC, están definidas de acuerdo con la edad de vencimiento de la obligación y que en su orden cronológico corresponde a la cobranza administrativa, la cobranza prejuridica y la cobranza jurídica Cobranza administrativa. La cobranza administrativa es la etapa en la que se desarrollan las primeras acciones que recaen sobre el cliente. Los clientes cuyas deudas se hayan pactado con periodicidades trimestral, semestral o anual deben ser contactados con anterioridad al vencimiento de sus obligaciones. MANUAL DE CARTERA 9 MARZO DE 2008

10 La metodología de cobro de se hace a través de algunas de las siguientes actividades: visitas personalizadas, cartas recordatorias o llamadas por teléfono. El agente responsable del cobro de la, guarda un alto sentido del respeto hacia el usuario, dejando percibir en todo caso una actitud de acompañamiento institucional. Esta etapa de cobranza administrativa no se vencimiento de la obligación. extiende mas allá de los 90 días de Cobranza prejuridica Como herramienta de apoyo el IFC cuenta con casas de cobranzas y abogados externos, que adelantan la gestión de convencer a los clientes morosos de colocar al día sus obligaciones de crédito. En esta etapa deben estar todos los clientes que fueron renuentes ante las solicitudes realizadas en la etapa de cobranza administrativa o que no fue posible su contacto personal o por vía telefónica o de correo. La cobranza prejuridica se desarrolla hasta los 120 días de vencimiento de las obligaciones o hasta cuando después de esta edad de vencimiento se instaure la demanda judicial para el recaudo de la. Los honorarios que se causen por actuación del cobro prejuridico serán cubiertos por el deudor, que serán liquidados por la oficina de sobre las cuotas vencidas por capital e intereses correspondientes efectivamente pagados, conforme a las tarifas establecidas por el Instituto. Si por la gestión del cobro prejuridico, resulta arreglos de, se reconocerá el cien por ciento (100%) de la tarifa sobre la parte efectivamente cancelada; para el pago a que haya lugar, deben allegar a la oficina de del Instituto informe de gestión o copia de la carta de la gestión de cobro debidamente firmada por el cliente o codeudor, fecha y hora de entrega y el resultado o compromiso de pago por el cliente. Las casas de Cobranza o Abogados externos no deben recibir dinero de los clientes como recaudo o posibles negociaciones de. En el evento de una negociación con el cliente sobre los honorarios, remitirá al Instituto por escrito oficio de los resultados de esta negociación para hacer efectivo su pago Cobranza Jurídica. Una vez agotadas las primeras etapas de cobranza descritas anteriormente, y la obligación registra más de 120 días de vencimiento, se debe alistar la documentación requerida para iniciar el cobro de la acreencia por la vía coactiva. La Coordinación de y la oficina jurídica son las responsables que este proceso se cumpla oportunamente para lo cual deberán seleccionar los clientes de acuerdo con situación en particular y asignar los profesionales externos que adelantaran los procesos jurídicos correspondientes. 10

11 La preparación de la documentación requerida se relaciona a continuación: Original del pagare o documento que preste merito ejecutivo de la obligación vencida y de las demás obligaciones que posea el cliente. Copia de la escritura de la hipoteca que preste merito ejecutivo, tratándose de obligaciones con garantía hipotecaria. Contrato de prenda, cuando sea el caso. Certificado de Cámara de Comercio, cuando el demandado sea un comerciante o una sociedad comercial. Especificación de todos los datos e información que puedan identificar los bienes muebles e inmuebles (deudor y codeudor). Dirección de domicilio de los demandados, (deudor y codeudor) donde se le pueda notificar. El poder correspondiente Liquidación detallada de la obligación objeto de cobro. Los demás que se consideren pertinentes El abogado asignado, procede a instaurar la demanda en un término no superior a 8 días hábiles una vez recibidos los documentos. Presentada la demanda, el abogado debe allegar a la oficina jurídica una copia donde se verifique el sello y la fecha de recibido por parte de la oficina de reparto. Los honorarios se determinaran en forma porcentual por el valor efectivamente recaudado o pagado por capital e intereses, conforme a las tarifas definidas por el Instituto en al Manual de Contratación. Toda la documentación resultante de la gestión de cobranza, debe reposar en fólder del correspondiente cliente debidamente archivada. Los periodos de suspensión de un proceso jurídico estarán sujetos al acuerdo de pago con el usuario y no podrá ser superior a seis meses. En ningún caso se otorgara mas de dos suspensiones respecto del mismo crédito u obligación. 11

12 1. NORMALIZACION DE CARTERA 1.1 Reestructuraciones CAPITULO II Se entiende por reestructuración de un crédito cualquier mecanismo, instrumentado mediante la celebración de cualquier negocio jurídico, que tenga por objeto modificar las condiciones originalmente pactadas con el fin de permitirle al deudor la atención adecuada de su obligación Toda reestructuración es un recurso excepcional para regularizar el comportamiento de la de crédito y no puede convertirse en una práctica generalizada. Requisitos generales: Solicitud justificada por parte del deudor Estudio análisis y conceptualizaciòn del Comité Cartera Actualizar balance comercial Demostrar ingresos para atender la nueva obligación Actualizar garantías Firmar nuevo pagare Algunos criterios generales a tener en cuenta para reestructurar las obligaciones vencidas: Por norma general, se exige que el cliente cancele en efectivo como mínimo el 10% del capital, mas el 100% de los intereses y gastos por todo concepto (Honorarios, seguros y gastos judiciales). En casos especiales, para efectos de reestructurar a un deudor, se pueden dar condonaciones porcentuales de los intereses registrados en cuenta de orden. No son sujetos de reestructuración las obligaciones de clientes cuyos bienes dados en garantía presenten persecución de terceros. No se debe realizar más de dos reestructuraciones a un cliente y siempre se debe mejorar la posición del Instituto. Toda reestructuración debe contar con una actualización del avalúo de sus garantías, cuando estos hayan sido practicados con una antigüedad superior a dos años, o antes si es necesario. Cuando no exista la garantía inicial, se exige nueva garantía acorde con el saldo del capital a reestructurar. En las reestructuraciones se pueden conservar los mismos avalistas y las garantías reales o idóneas de la obligación inicial, procurando en todo caso adicionar, para mejorar la posición de riesgo del IFC, en ningún caso se autorizara la liberación de garantías. 1.2 Prorrogas Se presenta antes de que llegue el plazo de vencimiento, se acuerda con el deudor extender a una fecha posterior sin modificar las otras condiciones de crédito. 12

13 Requisitos generales: Solicitud justificada por parte del deudor Estudio análisis y conceptualizaciòn del Comité Cartera El periodo de prorroga no podrá ser mayor de la mitad del tiempo entre cuotas, sin exceder en ningún caso de 90 días. 1.3 Subrogación Consiste en el cambio de usuario de crédito siempre y cuando la inversión y la actividad productiva persistan. Requisitos generales: Solicitud justificada por parte del deudor actual donde presenta al nuevo cliente Estudio análisis y conceptualizaciòn del Comité Cartera Únicamente se subrogara valores de capital. Diligenciar solicitud de crédito y anexar toda la documentación del nuevo cliente. La obligación a subrogar debe estar al día. Actualizar garantías Firmar nuevo pagare 1.4 Acuerdos de Pago. El instituto podrá realizar acuerdos de pago con el objeto de normalizar su mediante el diligenciamiento del formato Acuerdo de Pago en el cual el deudor se compromete a cancelar valores vencidos o el total de la obligación en un termino no mayor de 90 días en una o varias cuotas, previo análisis del Comité Cartera. 1.5 Novaciòn Se presenta cuando se le otorga un nuevo crédito, al mismo deudor o a un tercero, con cuyo producto se cancela un saldo pendiente de un crédito anterior, cuyo saldo de capital sea inferior al 50% del crédito inicial. En todos los casos de novacion los deudores deberán cumplir los requisitos correspondientes de un crédito, suscribir un nuevo pagare y que la nueva obligación este suficientemente garantizada. 1.6 Refinanciación Se refiere al otorgamiento de un nuevo crédito con el fin de inyectar recursos a un proyecto que presenta o pudiere presentar perturbación en la atención normal del pago de sus obligaciones debido a factores tales como: fenómenos naturales, de comercialización, de producción y de orden publico, que deriven en una situación económica critica para la empresa o negocio. Estos eventos se deben constatar por un técnico del Instituto. 13

14 Criterios a considerar: Solicitud por escrito justificada. Informe de visita técnica al lugar donde se desarrolla la actividad. El beneficiario debe presentar el nuevo flujo de fondos del proyecto donde se evidencie la capacidad de pago para atender la nueva obligación. El valor del saldo de la obligación primaria, se unificara al valor del nuevo crédito, sin que la suma de estos superen los topes máximos de endeudamiento con la entidad. El plazo total del nuevo crédito y la amortización se pactarán de acuerdo al nuevo flujo de fondos del proyecto sin exceder los plazos establecidos para cada actividad. El nuevo crédito surtirá todos los trámites pertinentes necesarios para su viabilizaciòn y posterior aprobación sujeta al estudio de capacidad financiera del Usuario, al mejoramiento de garantías y a lo establecido en manual de crédito. El monto del nuevo crédito se establecerá de acuerdo a la necesidad del proyecto y al criterio técnico de los profesionales de la unidad de Crédito a cargo del proyecto. Para efectos de las garantías a constituir por parte del usuario, se podrán utilizar las contempladas en el manual de crédito según el monto, no obstante, para los casos en que sumados el saldo a capital consolidado excedan los 45 S.M.M.L.V, únicamente se aceptará garantía real. PARAGRAFO. El Instituto financiero de Casanare bajo condiciones especiales de arreglo de hará uso de esta herramienta por una sola vez al mismo usuario. 2. CASTIGOS DE CARTERA El castigo de es un mecanismo contable para depurar las cifras e índices de los estados financieros del Instituto. Debe considerarse el castigo de una obligación, siempre que se demuestre la imposibilidad de ser recaudada, una vez agotados todos los procedimientos de cobro. Así mismo, se puede Castigar por la imposibilidad de pago comprobada por deudor y codeudores, desde la etapa de Cobranza Administrativa. La Junta Directiva será la única instancia con facultad para la autorización del Castigo de. 2.1 Obligaciones susceptibles a castigo. Obligaciones irrecuperable calificada en la categoría E, y se encuentra provisionada al 100% por capital, intereses contabilizados y otros conceptos. En caso de muerte del deudor cuando el seguro del crédito no cubre la totalidad de la obligación. 14

15 Cuando se trate de ilícitos y se haya presentado la respectiva denuncia penal en averiguación de responsables, demostrando la irrecuperabilidad de la deuda y la gestión de cobro realizada. Se solicitara el castigo de estas obligaciones, anexando copia de la respectiva demanda y los soportes correspondientes. Cuando existan garantías admisibles o bienes perseguidos, los cuales por su difícil comercialización no puedan hacerse líquidos, tales como: bienes ubicados en zonas con dificultades de orden publico, en deterioro y abandono total, en aprobación de extinción de dominio por parte del Estado o embargos de la Administración de Impuestos Nacionales. Que la región o zona donde se encuentren ubicadas las garantías, se vea afectada por desastres naturales que dificulten su comercialización Incapacidad económica del deudor y codeudor Saldo insoluto como resultado de bienes rematados que no cubran la totalidad de la obligación Desaparición o desmejoramiento de las garantías Desconocimiento del paradero de los deudores o codeudores 2.2 Sanción de clientes El nombre de la persona a quien se le castigue obligaciones y su identificación e información relevante sobre el crédito, se incluirán en el archivo histórico del Instituto como CLIENTE CASTIGADO, y se debe reportar a las Centrales de Riesgo. 2.3 Continuación con la gestión de cobro. Con las obligaciones castigadas se debe continuar con la gestión de cobro hasta su recaudo para su extinción. Cuando el castigo recaiga en obligaciones al cobro judicial, se continuaran con los procesos hasta obtención de sentencias para que posteriormente pueda hacerse efectiva la deuda, en caso que el deudor adquiera solvencia o se encuentren bienes en su nombre. 2.4 Recuperación de castigada. Las obligaciones castigadas se pueden extinguir, únicamente mediante la cancelación en efectivo por parte del deudor y/o codeudor, por lo menos del total del capital, intereses y otros conceptos castigados, así como los honorarios de abogado si a ello hubiere lugar. En consecuencia se podrá tener en cuenta la remisión o condonación de los intereses, según la situación de cada negocio. 15

16 3. GESTION DE CALIDAD 3.1 PROCEDIMIENTO AMORTIZACION DE CARTERA INICIO (1) RECEPCION DE INFORMACION INHERENTE A CADA CREDITO (2) VERIFICACION DE INFORMACION SOBRE EL RECAUDO (3) EL ABONO SE PUEDE APLICAR? (4) NO CONTABILIZACION CUENTA PENDIENTE POR APLICAR (5) CLAFICACION DEL CREDITO (6) Ver Procedimient o e Arreglos De Cartera (15) HAY LUGAR A ARREGLO DE CARTERA? (14) NO EMION DE INFORMACION INTERNA (7) EMION DE INFORMACION EXTERNA (8) EL CREDITO SE CLAFICA EN A? (9) HAY ANTICIPOS? (10) NO AMORTIZACION DEL CREDITO (12) NO CAUSAR ANTICIPOS (11) SE RECAUDA LA TOTALIDAD DEL CREDITO? (13) NO Ver procedimient o de Gestión de Cartera Morosa (16) EMION DEL PAZ Y SALVO (17) FIN 16

17 ITEM PROCEDIMIENTO ENTRADA DESCRIPCIÓN SALIDAS RESPONSA BLE 1 INICIO 2 RECEPCION DE INFORMACION INHERENTE A CADA CREDITO * Activación de crédito por tesorería en el software * Listado de créditos desembolsados * Plan de amortización a través de software Una vez desembolsado el crédito por tesorería, se crea la cuenta en junto con el plan de amortización originado en la unidad de crédito. Diariamente se revisa la activación de cuentas. Información revisada y actualizada sobre nuevos créditos 3 VERIFICACION DE INFORMACION L * Información revisada y actualizada. * Informe de pagos procesados de Diariamente, se revisa la información sobre los abonos aplicados a, información originada en tesorería. Información revisada y actualizada sobre pagos aplicados a 4 EL ABONO SE PUEDE APLICAR? Información revisada y actualizada sobre pagos aplicados a Al revisar la información de pagos procesados se deben identificar aquellos que no se han podido aplicar a ningún crédito para proceder a su contabilización. Si los pagos procesados han sido aplicados, se procede a la clasificación del crédito Abonos pendientes de aplicar 5 CONTABILIZACION CUENTA PENDIENTE POR APLICAR * Abonos pendientes de aplicar * Informe de pagos procesados de Cuando se detectan abonos que no se han podido aplicar a ningún crédito, se debe hacer trazabilidad partiendo de la copia de la consignación para identificar la posible cuenta crédito a aplicar. Si aún así no se logra identificar, continúa en la cuenta Cuenta abonos pendientes por aplicar, hasta que se logre su identificación. Información revisada y actualizada sobre pagos aplicados y pendientes de abonar a 6 CLAFICACION DEL CREDITO Información revisada y actualizada sobre pagos aplicados a Los pagos procesados que han sido aplicados a los respectivos créditos originan la ubicación en la categoría correspondiente, de acuerdo a los días vencidos, así: A: comprende de 0 a 30 días, B: 31 a 60 días C: de 61 a 90 días D: de 91 a 180 días E: créditos con vencimiento mayor a 181 días. Software actualizado de los créditos clasificados en categorías de acuerdo a la morosidad que presenten. 17

18 EMION DE INFORMACION INTERNA EMION DE INFORMACION EXTERNA EL CREDITO SE CLAFICA EN A? HAY ANTICIPOS? CAUSAR ANTICIPO Software actualizado de los créditos clasificados en categorías de acuerdo a la morosidad que presenten Software actualizado de los créditos clasificados en categorías de acuerdo a la morosidad que presenten Software actualizado de los créditos clasificados en categorías de acuerdo a la morosidad que presenten. Identificación de créditos clasificados en A Identificación de anticipos en los abonos a créditos. Una vez ubicados los créditos en las diferentes categorías, se emiten listados para las áreas de: * Oficina jurídica: Relación de créditos con vencimiento mayor a 91 días (categorías D y E). * Unidad administrativa: Informe mensual de * Gerencia: Informe mensual de * Presupuesto: Informe anual de proyección de recaudo de Una vez ubicados los créditos en las diferentes categorías, se emiten listados para las siguientes entidades: * Centrales de riesgo (CIFIN Y DATACREDITO): Informe mensual detallado de créditos * Compañía aseguradora: Informe mensual de créditos a asegurar. (Se exceptúan las personas jurídicas) Teniendo en cuenta la clasificación de los créditos, se deben identificar aquellos que se encuentren en categoría A para continuar con el procedimiento. En los casos en el usuario requiera Certificación de Deuda al Día se emitirá. Con aquellos créditos que no se encuentren en categoría A se continúa con el procedimiento de gestión de morosa. En los créditos clasificados en A cuyos abonos correspondan al plan de amortización se procederá a la amortización del crédito. Si el abono es mayor al valor de la cuota se procederá a la causación del anticipo. * Cuando el usuario realiza abonos por montos superiores a los estipulados en el plan de amortización sin consultar en la entidad, el sistema automáticamente abonará el excedente del pago a las cuotas pendientes por cancelar, tal como están estipuladas en el Plan de Amortización. * Cuando el usuario manifiesta la voluntad de abonar una cantidad mayor a la estipulada en el plan de amortización, podrá elegir entre: Abonar a capital con disminución del plazo final, Abonar al capital de todas las cuotas ó Abonar a las cuotas futuras. En cualquiera de los tres casos se debe elaborar el formato de Pago anticipado y se expide el plan de amortización modificado. * Relación de créditos con vencimiento mayor a 91 días * Informe mensual de * Informe anual de proyección de recaudo de * Informe mensual de calificación de * Informe mensual de créditos a asegurar Identificación de créditos clasificados en A y otras categorías. *Certificación de Deuda al Día Identificación de anticipos en los abonos a créditos. * Pago anticipado * Plan de amortización modificado de de de 18

19 12 13 AMORTIZACION DEL CREDITO SE RECAUDA LA TOTLIDAD DEL CREDITO? * Software actualizado de los créditos clasificados en categorías de acuerdo a la morosidad que presenten. * Comprobante de ajuste contable * Plan de amortización (Original ó modificado) Créditos actualizados en sus pagos en el software. Se aplican los abonos y se disminuye el capital de acuerdo al plan de amortización original ó al plan de amortización modificado de acuerdo al anticipo causado. Una vez aplicados los pagos, se debe determinar si el crédito ha sido cancelado en su totalidad para emitir la Certificación de Paz y Salvo de Crédito; o de lo contrario continuar con el procedimiento. Actividad No.14. Créditos actualizados en sus pagos en el software. *Identificación de crédito cancelado o con saldos pendientes. * Certificación de Paz y Salvo de Crédito 14 HAY LUGAR A ARREGLO DE CARTERA? Créditos con saldos pendientes Si habiendo aplicado el pago el crédito continúa con saldos pendientes, el usuario puede solicitar un arreglo de ; si no lo solicita, se procede a reclasificar el crédito. *Determinación de arreglo de *Reclasificación del crédito PROCEDIMIENTO DE ARREGLOS DE CARTERA PROCEDIMIENTO DE GESTION DE CARTERA Determinación de arreglo de Identificación de crédito clasificados en categorías diferentes a A Cuando el usuario considera que no podrá cumplir con el plan de amortización a futuro, tendrá la posibilidad de plantear modificaciones al plan de amortización original. Para tal efecto, se remite al procedimiento de Arreglos de Aquellos créditos que presenten vencimientos mayores a 31 días, deberán ser identificados en la Relación de morosa y continuar según lo estipulado en el procedimiento de gestión de morosa Liberación al procedimiento de arreglos de * Relación de morosa * Liberación al procedimiento de gestión de morosa de de 17 EMTIR PAZ Y SALVO Créditos cancelados en su totalidad Cuando los créditos no presenten saldo, la entidad deberá emitir la Certificación de Paz y Salvo de crédito y allegarle una copia al usuario si él lo requiere. Certificación de Paz y Salvo de Crédito de 18 FIN 19

20 3.2 GESTION DE CARTERA MOROSA INICIO (1) EL CREDITO SE CLAFICA EN B? (2) INFORMACION AL CLIENTE (3) NO ARREGLO DE CARTERA? (6) NO SE GENERA RECAUDO? (4) PROCEDIMIENTO DE ARREGLOS DE CARTERA (7) ITEM 6 DEL PROCEDIMIENTO DE AMORTIZACION DE CARTERA (5) EL CREDITO SE CLAFICA EN C? (8) INFORMACION AL CLIENTE Y CODEUDOR (9) NO LIBERACION DEL COBRO A LA OFICINA JURIDICA (10) FIN (11) 20

21 ITEM PROCEDIMIENTO ENTRADA DESCRIPCIÓN SALIDAS RESPONSA BLE 1 INICIO 2 EL CREDITO SE CLAFICA EN B? Relación de morosa Se debe revisar la Relación de morosa e identificar aquellos créditos clasificados en categoría B (Morosidad de 31 a 60 días) Identificación de créditos clasificados en categoría B 3 4 INFORMACION AL CLIENTE SE GENERA RECAUDO? Identificación de créditos clasificados en categoría B *Cliente informado sobre estado del crédito *Informe de pagos procesados de Una vez identificados los créditos que se encuentren en categoría B a corte de cada mes, se emite correspondencia de cobro al titular del crédito a través del Primer aviso de cobro A cierre del siguiente mes se verifica, a través del Informe de pagos procesados de, si se ha generado recaudo por concepto de la obligación en categoría B *Primer aviso de cobro *Cliente informado sobre estado del crédito Información revisada y actualizada sobre pagos aplicados a créditos en categoría B 5 ITEM 6 DEL PROCEDIMIENTO DE AMORTIZACION DE CARTERA Información revisada y actualizada sobre pagos aplicados a créditos en categoría B Si se han aplicado abonos a créditos clasificados en categoría B ó C, se procede a clasificar nuevamente el crédito (paso 6 del Procedimiento de Amortización de Cartera) Liberación al paso 6 del procedimiento de Amortización de Cartera 6 ARREGLO DE CARTERA? Información revisada y actualizada sobre pagos aplicados a créditos en categoría B Si no se han aplicado abonos a créditos clasificados en categoría B ó C, el usuario puede solicitar un arreglo de ; si no lo solicita, se continuará causando la morosidad. *Determinación de arreglo de Cartera. *Causación de la morosidad Coordinado r de 7 PROCEDIMIETNO DE ARREGLOS DE CARTERA *Determinación de arreglo de Cartera. El usuario que presenta morosidad en categorías B ó C, tendrá la posibilidad de solicitar un arreglo de. Para tal efecto, se remite al procedimiento de Arreglos de Liberación al procedimiento de arreglos de Coordinado r de 8 EL CREDITO SE CLAFICA EN C? Relación de morosa Se debe revisar la Relación de morosa e identificar aquellos créditos clasificados en categoría C (Morosidad de 61 a 90 días) Identificación de créditos clasificados en categoría C 9 10 INFORMACION CLIENTE CODEUDOR AL Y LIBERACION DEL COBRO A LA OFICINA JURIDICA Identificación de créditos clasificados en categoría C *Relación de morosa * Formato de Relación de créditos con vencimiento mayor a 91 días Una vez identificados los créditos que se encuentren en categoría C a corte de cada mes, se emite correspondencia de cobro al titular del crédito y al codeudor a través del Segundo aviso de cobro Una vez identificados los créditos con vencimiento mayor a 91 días a corte de cada mes, se libera el recaudo a la oficina jurídica a través del registro Relación de créditos con vencimiento mayor a 91 días Segundo aviso de cobro Relación de créditos con vencimiento mayor a 91 días Coordinado r de 11 FIN 21

22 Yopal, Fecha dd/mm/aa Señor(es) DEUDOR CODEUDOR Dirección y teléfono Deudor Dirección y teléfono Codeudor MUNICIPIO REF. PRESTAMO No Reciba un cordial saludo, Nos permitimos recordarle el pago de la(s) cuota(s) de su crédito, la cual en este momento se encuentra vencida. Si usted ya cancelo, le agradecemos reportar la fecha y valor de su pago a nuestras oficinas, Telefono: / ext. 14/15/16 área de. Para su mayor comodidad puede realizar el pago en cualquier oficina del Banco Agrario Cuenta de ahorros No No olvide al momento de realizar su pago anotar nombre completo y numero de cedula de ciudadanía del titular del crédito (Si usted ya cancelo, por favor hacer caso omiso a esta comunicación). Atentamente, AREA DE CARTERA Y COBRANZAS I.F.C. 22

23 3.3 PROCEDIMIENTO ARREGLO DE CARTERA INICIO (1) IDENTIFICACION DEL ARREGLO DE CARTERA (2) PRORROGA (3) REESTRUCTURACION (8) SUBROGACION (9) ACUERDOS DE PAGO (13) Viable Por Prorroga ESTUDIO Y APROBACION POR COMITÉ DE TECNICO DE CARTERA (4) No Viable RETORNO A ESTADO DEL CREDITO ANTES DE SOLICITUD(5) Viable por reestructura ción o subrogación LA OBLIGACION SE ENCUENTRA EN COBRO JURIDICO? (14) NO (15)SOLICITU D DE CONCEPTO A ABOGADO (16)CONCEPT O FAVORABLE? FIN SOLICITUD DE DOCUMENTACION (10) 5 NO PERMITE GESTIONAR ARREGLO? (18) NO MODIFICACION DEL PLAN DE AMORTIZACION (6) CLAFICACION DEL CREDITO. Ver paso 6 del procedimiento de amortización de (7) FIN NO DOCUMENTACION CUMPLE REQUITOS? (11) DILIGENCIAMIENTO Y LEGALIZACION NUEVO PAGARE (12) 5 DILIGENCIAR FORMATO DE ACUERDO DE PAGO (19) CUMPLE CONDICIONES? (20) NO Continúa en cobro jurídico (17) 5 23

24 ITEM PROCEDIMIENTO ENTRADA DESCRIPCIÓN SALIDAS RESPONSA BLE 1 INICIO 2 3 IDENTIFICACION DEL ARREGLO DE PRORROGA * Procedimiento de Amortización de * Procedimiento de Gestión de morosa * Procedimiento de cobro jurídico * Manual de crédito * Solicitud de Prórroga 242CC03F01 * Verificación del estado de crédito en software De los procedimientos de Amortización de ó Gestión de morosa, se puede acceder a cualquiera de las herramientas contempladas en el Manual de Crédito para normalizar el pago de : *Prórroga *Acuerdo de Pago *Reestructuración *Subrogación *Refinanciación Se debe diligenciar la solicitud de arreglo de pertinente para cada opción. Se puede gestionar prórroga para la ampliación del término cuando una cuota está próxima a vencer. Se verifica a través del software que el crédito no presente morosidad. * Solicitud de Prórroga * Acuerdo de pago *Formato de Solicitud de arreglos de * Solicitud de prórroga verificada. de Cliente 4 ESTUDIO Y APROBACION POR COMITÉ TÉCNICO DE CARTERA * Solicitud de prórroga verificada. La Solicitud de prórroga verificada es sometida a estudio por el Comité de Coordinación de Gerencia, quien determina la viabilidad de la solicitud. La decisión tomada se evidencia en el Acta de comité de coordinación de Gerencia * Acta de comité de coordinación de Gerencia Comité de coordinación de gerencia RETORNO A ESTADO DEL CREDITO ANTES DE ACUERDO MODIFICACION PLAN AMORTIZACION DEL DE PASO 6 DEL PROCEDIMIENTO DE AMORTIZACION DE CARTERA REESTRUCTURACION * Acta de comité de coordinación de Gerencia * Acta de comité de coordinación de Gerencia * Acta de comité de coordinación de Gerencia (solicitud ratificada) * Solicitud de Reestructuración * Verificación del estado de crédito en software Cuando la decisión tomada por el comité de coordinación de gerencia es de no viabilidad, el crédito continúa en el estado en que se encontraba antes de la solicitud de arreglo de (Procedimiento de amortización de ó de Gestión de morosa). Cuando la decisión tomada por el comité de coordinación de gerencia es de viabilidad, se procede a trasladar la cuota prorrogada a la nueva fecha establecida para su pago, modificando el Plan de Amortización Una vez ratificado el arreglo de (Prórroga, Reestructuración, Subrogación o Refinanciación) por el comité técnico de o cumplidas las condiciones de Acuerdo de pago y realizados los ajustes por cada tipo de arreglo, el crédito se remite al paso 6 del Procedimiento de amortización de (Clasificación del crédito). Se puede gestionar reestructuración cuando el cliente se ve imposibilitado, por alguna situación adversa, para cumplir con el Plan de amortización pactado. Crédito ubicado en posición original antes de solicitud de arreglo de. * Acta de comité de coordinación de Gerencia (solicitud ratificada) * Plan de Amortización modificado * Software de actualizado * Software de actualizado * Crédito dispuesto para su clasificación * Solicitud de Reestructuració n verificada. 24 de de Cliente

25 SUBROGACION SOLICITUD DE DOCUMENTACION DOCUMENTACION CUMPLE REQUITOS? DILIGENCIAMIENTO Y LEGALIZACION NUEVO PAGARE * Solicitud de Subrogación * Verificación del estado de crédito en software * Acta de comité de coordinación de Gerencia (solicitud ratificada) * Acta de comité de coordinación de Gerencia (solicitud ratificada) * Requisitos para Reestructuración o Subrogación * Acta de comité de coordinación de Gerencia (solicitud ratificada) * Requisitos para Reestructuración o Subrogación verificados Se puede gestionar Subrogación cuando el cliente transfiere la deuda a un tercero. La solicitud de Subrogación debe contener la autenticación de la firma del deudor actual. Cuando la decisión tomada por el comité Cartera es de viabilidad (Reestructuración ó Subrogación), se procede a solicitar al cliente los documentos relacionados en la lista Requisitos para Reestructuración o Subrogación, contemplados en el Manual de Crédito, de acuerdo al monto de la deuda. Se verifica que la documentación solicitada esté completa y se adapte a los requerimientos de la entidad estipulados en Requisitos para Reestructuración o Subrogación Si la documentación se encuentra incompleta o no cumple requisitos, el crédito continúa en su estado original antes de la solicitud del arreglo. Si la documentación cumple todos los requisitos y se encuentra completa, se continúa con el procedimiento. Si la documentación cumple todos los requisitos y se encuentra completa, se procede a la reclasificación del crédito y legalización del acuerdo aprobado mediante la elaboración del nuevo Pagaré 241RA01R13 y el diseño del nuevo Plan de amortización * Solicitud de Subrogación verificada. * Acta de comité de coordinación de Gerencia (solicitud ratificada) * Requisitos para Reestructuració n o Subrogación * Acta de comité de coordinación de Gerencia (solicitud ratificada) * Requisitos para Reestructuració n o Subrogación verificados * Pagaré * Plan de amortización 241RA01R14 * Software actualizado Cliente de de Técnico administrativo de crédito ACUERDOS DE PAGO 13 * Acuerdo de Pago Se puede gestionar acuerdo de pago cuando el cliente requiere normalizar su deuda o cancelarla en un término no mayor a 90 días. * Acuerdo de Pago verificada Cliente 14 LA OBLIGACION SE CUENTRA EN COBRO JURIDICO? * Acuerdo de Pago verificada. Se debe verificar si la obligación se encuentra aún en cobro administrativo de o si se encuentra en cobro jurídico. * Obligación en cobro administrativo de. * Obligación en cobro jurídico. de 15 (18)SOLICITUD DE CONCEPTO A ABOGADO * Obligación en cobro jurídico. Se solicita el concepto a la oficina jurídica respecto a la posibilidad de gestionar un arreglo de para el crédito en cuestión. *Solicitud de concepto remitido a. de 16 CONCEPTO FAVORABLE? Solicitud de concepto recepcionado por. Si el concepto emitido por la oficina jurídica es favorable, y si es viable, se gestiona un acuerdo de pago; de lo contrario el crédito continúa en situación de cobro jurídico. Concepto jurídica Oficina Jurídica 25

26 PERMITE GESTIONAR ARREGLO? DILIGENCIAR FORMATO DE ACUERDO DE PAGO CUMPLE CONDICIONES? * Acuerdo de Pago verificada * Obligación en cobro administrativo de. * Acuerdo de Pago verificada * Consignación del primer abono pactado dentro del acuerdo Acuerdo de Pago diligenciado Si se constata que la obligación aún se encuentra en cobro administrativo de, el cliente se debe comprometer a normalizar o cancelar la obligación dentro del plazo máximo permitido (90 días). Se debe asegurar el acuerdo mediante el cobro de un primer anticipo, del cual el cliente debe allegar consignación. Para formalizar el acuerdo, se debe diligenciar el Acuerdo de Pago 242CC03F06 y anexar la copia de la Consignación del primer abono pactado dentro del acuerdo. Se debe incluir en el software de el compromiso pactado dentro del acuerdo de pago, con el fin de evitar que la obligación pase a cobro jurídico. A corte de cada mes, se debe hacer revisión al cumplimiento de lo pactado dentro del acuerdo de pago. Si se cumplen las condiciones pactadas, se clasifica nuevamente el crédito (paso 6 del procedimiento de amortización de ). Si no se cumplen las condiciones, la obligación retorna al estado del crédito antes del acuerdo. * Acuerdo de Pago verificada * Consignación del primer abono pactado dentro del acuerdo Acuerdo de Pago diligenciado * Deuda normalizada o cancelada. * Deuda clasificada de acuerdo al estado de vencimiento. de de de 20 FIN 26

27 ARTICULO SEGUNDO: Este Acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobación. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en Yopal Casanare a los 11 días del mes de octubre de DARQUI LUSAI TORRES MENDOZA Presidente JOSE LUIS CALDERON LOSADA Secretario 27