Funcionamiento de la empresa en el aula

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1 Funcionamiento de la empresa en el aula vamos a conocer Introducción 2. Presentación de la empresa en el aula 3. Organización de nuestra empresa 4. Funcionamiento y método de trabajo 5. Los departamentos y al finalizar esta unidad... Conocerás las funciones que se desarrollan en los departamentos de la empresa. Entenderás los procesos administrativos que tienen lugar en la empresa y cómo se interrelacionan entre ellos para que funcione como un todo. Empresa en el aula - Ud00.indd 5 27/03/13 11:51

2 6 Introducción 1. Introducción vocabulario Empresa Conjunto de recursos humanos y técnicos que, debidamente organizados, ofrecen sus productos y/o servicios con el fin de obtener un beneficio. EnelmódulodeEmpresa en el aula,vasaaplicarloscontenidosteóricosyprácticosadquiridosalolargodelcicloformativo,conelobjetivodeacercarteal trabajoadministrativoquerealizaráscuandoteincorporesalmundolaboral. Paraello,seguiremosunatécnica:lasimulación,queconsisteenrecrearlascircunstanciasyactuacionesquetepuedesencontrarenunaempresareal,otodas aquellasqueseanposibles,dadosloscondicionantesexistentesenuncentro educativo. Turolcomoalumnonoseráexclusivamenteeldeadministrativocomoenteindividual,sinotambiéneldemiembrofundamentaldelaempresa. 2. Presentación de la empresa en el aula Acontinuación,vamosadescribirlascaracterísticasprincipalesdelaempresa simuladaenlaquevamosatrabajaralolargodelcurso. NuestraempresasedenominaGame scosmetics,s.l.ytieneunaantigüedad dedosaños. Fuefundadaporcuatrosocios,queformanpartedelaplantilladelaempresa. Somosunaempresacuyaactividadprincipalessuministrarproductosdecosméticaespecializadaaprofesionalesdelaestéticaylabelleza,tantoempresariosindividualescomosociedades. Nuestrosclientesdirigendesdepequeñosgabinetesdeestéticahastagrandes instalaciones,como,porejemplo,balnearios. Parallevaracaboestaactividadeconómica,contamosconlacolaboraciónde diversoslaboratoriosqueelaboranlosproductossegúnnuestrademanda,que utilizanunaltoniveltecnológicoyempleanpersonalcualificado.sonnuestros proveedores,seleccionadossegúndiversoscriterios,quesiemprecumplenlos estándaressanitariosydecalidadexigidosenelsectordelaindustriacosmética,losquenospermitenofrecerunagarantíatotalanuestrosclientes. Ello,juntamenteconelhechodequeutilizancomponentes100%naturales, noshacediferenciarnosdelacompetencia,ynosproporcionanuevosobjetivos. Apartirdelproductorecibido,ennuestroalmacénsedesarrollantareasdeetiquetado,sinohansidoacordadasconelproveedor,connuestramarcapropia: Game scosmetics,quetenemosregistradalegalmenteenlaoficinaespañola depatentesymarcas. Nuestravisiónesseguirofreciendonuestragamadeproductos,ampliarnuestro mercadoyserreconocidosanivelnacionalcomounadelasmejoresempresas distribuidorasdeestesector.

3 Funcionamiento de la empresa en el aula 7 Nuestrafortalezasebasaeneltrabajodeequipo.Profesamosungranrespeto hacialosempleadosdenuestraorganizaciónaniveltantopersonalcomoprofesional, así como hacia nuestros proveedores y clientes. Ellogotipodenuestraempresaeselsiguiente: Detallamosacontinuaciónlosdatosdenuestraempresaenelaula: DATOS GENERALES Razón social: GAME S COSMETICS, S.L. Domicilio social: Población: Código postal: C/ Platero s/n Zaragoza NIF: Código cuenta cotización: Actividad económica: B / /23 Comercio al por mayor de productos de perfumería, droguería, higiene y belleza. Convenio colectivo: Mutua AT y EP: Epígrafe IAE: CNAE : Código de actividad económica: Perfumería y afines A.S.E.P.A.T. Núm Teléfono: Fax: Correo electrónico: La dirección de correo electrónico puede habilitarse para la administración general de la empresa, así como para sus diferentes departamentos. Entidad bancaria: IBERIACAJA C/ Mayor Zaragoza c/c Tel Fax Entidad bancaria: BANCO IDEAL Pza. San Pedro Zaragoza c/c Tel Fax

4 8 Introducción 3. Organización de nuestra empresa Laestructuraorganizativadeunaempresaserefierealaformaenqueesta organizasusrecursos(materiales,inmaterialesyhumanos)paraelcorrecto desarrollodetodaslasfuncionesnecesariasparallevaracabosuactividad empresarial.ladistribuciónyordenacióndeestosrecursosesloquedenominamosestructura. Gerencia Dpto. de Compras Dpto. de Almacén Dpto. de Ventas y Marketing Dpto. de Recursos Humanos Dpto. Contable- Financiero Sección de Ventas Sección de Marketing Staff Prevención de Riesgos Laborales Asesoría Talcomomuestraelorganigramaanterior,trabajamosencincodepartamentos: Departamentodecompras. Departamentodealmacén. Departamentodeventasymarketing(subdivididoendossecciones). Departamentoderecursoshumanos(RRHH). Departamentocontable-financiero. Unodelosinstrumentosconquecuentatodaorganizaciónparadaraconocer suestructuraesel organigrama.nuestraempresapresentaelsiguienteorganigrama: Eneldepartamentoderecursoshumanossedisponedeunaasesoríaespecializadaenlaprevenciónderiesgoslaborales. Eneldepartamentocontable-financierosecuentaconunaasesoríaquepermiteconsultarcualquiercuestiónjurídica,contableofiscalquepuedaafectar anuestraempresa.

5 Funcionamiento de la empresa en el aula 9 4. Funcionamiento y método de trabajo Encuantoalfuncionamientoymétododetrabajo,sedesarrollanlastareasalolargo delosdocemesesdelaño.encadames,cadaunodeloscincodepartamentosasume unaseriedetareasquesepuedenrealizardeformaindependienteperoalavezse puedeninterrelacionarentreellas,igualqueocurreenunaempresareal. Laorganización del archivoennuestraempresasellevaráacabodelaforma siguiente: Laempresacuentaconunarchivogeneralyconunarchivoparacadadepartamento.Encadaunodeellos,lainformaciónseorganizaendiferentescarpetas. Enelaulapodrásdisponerdeunaubicaciónconunarmariooarchivadorenla cualguardarástuscarpetas.encadadepartamentodepositarásladocumentación queenélsegeneraylaqueserecibedelexteriorodeotrodepartamentodela empresa. Otraopción(quesepuededesarrollardeformaparalela)eselusodelarchivoinformático,quecrearástúconunaestructuraigualosimilaraladelarchivofísico. Paradesarrollarlasdiferentestareasmensualesqueserealizanenlosdepartamentosdenuestraempresa,debesutilizarelmaterialqueseencuentraenelCD del alumno,queseestructuradelasiguienteforma: Archivogeneral. Departamentodecompras. Departamentodealmacén. Departamentodeventasymarketing. Departamentoderecursoshumanos. Departamentocontable-financiero. Dentrodecadaunodeellos,seorganizanlascarpetaspormeses: Mes1 Mes2... Mes12 Porejemplo,sihablamosdeDpto. Compras / Mes 4 / Facturas recibidasdebes buscaren: Dpto. de Compras Mes 4 Facturas recibidas

6 10 Introducción Dentrodelacarpetadecadames,encontraráslosdocumentosnecesariosparadesarrollarlastareascorrespondientesquesevanespecificandoalolargodellibro. Los iconos que aparecen al lado de las tareas también te ayudarán a localizarlos. MaterialqueseencuentraenelCDdelalumno. Materialquehaselaborado. Materialdeconsulta,queencontrarásenelpropiolibro. MaterialcuyoorigenestáenelCDyquehasmodificadoyactualizadoa lolargodelasdiversastareas. Materialdiversoque,obienhasidoelaboradoporti,oseencuentraen elcd. Esteiconoindicaquedebesverificar,enesatarea,todoeltrabajorealizadohastaelmomento. Asimismo,lascarpetasdecadadepartamentoincorporandocumentaciónadicionaldeapoyoparaeltrabajoenelaula,talescomobasesdedatos,plantillas,etc. Encadadepartamento,yencoordinaciónconelrestodelosdepartamentosdela empresa,sedebeintentaroptimizarlosrecursosyestablecerunosprocedimientos detrabajoeficientes,asícomoevitarduplicidades. Lacomunicaciónentrenuestrosdepartamentosserealizaatravésdeldocumento denominado«notainterior»queseharállegaralacarpetaobandejadecorrespondencia interiorubicadaencadadepartamentoparaestefin. LascomunicacionesquesemantienenconelexteriorseanotanenelRegistro de correspondencia exteriordecadadepartamento,ysearchivaunacopiaenel expedientecorrespondiente.

7 Funcionamiento de la empresa en el aula Los departamentos Lospuestosdetrabajovaríanenfuncióndelatipologíadelaempresa,yaque cadaempresaconocesusobjetivos,yenfuncióndeestos,necesitacubrirunos uotros. Enalgunosdeellos,comoeselcasodelospuestosadministrativos,serealizan unasfuncionescomunesentodaslasempresas,lasmásimportantesdelascuales citamosacontinuación: Trámitesdeentradaysalidadecorrespondencia. Elaboración,recepciónyarchivodedocumentación. Tramitación,actualizaciónyarchivodeexpedientes. Cálculoscontables,comercialesyfinancieros. Atencióndellamadastelefónicas. Atenciónpresencialalcliente. Manejodeordenador,fax,fotocopiadoraycorreoelectrónico. Acontinuación,vamosaexplicarlasfuncionesylosprocesosadministrativosque tienenlugarencadaunodelosdepartamentosdenuestraempresa El departamento de compras Descripción Elaprovisionamientoesunconceptoamplio,queabarcatareasdistribuidas generalmenteentrelosdepartamentosdecomprasydealmacén,comosonel cálculodelademandadeproductosquesedebencomprarenunplazodetiempo determinado,labúsquedadelosproveedoresqueofrezcanunabuenarelación calidad/precio,larealizacióndelospedidos,lagestióndelstockdelalmacén,el mantenimientoadecuadodelosproductos,ysucorrectadistribución. Eldepartamentodecomprasestáintegradodentrodeláreadeaprovisionamiento. Nuestrodepartamentodecompras,altratarsedeunaempresacomercial,compraalosproveedoreslosproductosterminadosquevamosavenderanuestros clientes. Eldepartamentodecomprastienepotestadparaformularpedidoscorrientes, necesariosparalaactividadhabitualdelaempresa. Generalmente,lasinversionesylospedidosquesuponenunanecesidaddeliquidezelevadadebenseraprobadospreviamenteporeldepartamentocontablefinancieroque,asuvez,podríarequerirconsultaaladireccióngeneralola gerenciadelaempresa.

8 12 Introducción Nuestrodepartamentodecomprasseencargadetodaslasactividadesencaminadasaconseguirlosrecursosmateriales,productosyserviciosnecesariosparael desarrollodelaactividadempresarial.estastareasabarcandesdelaseleccióndel proveedoradecuadohastalaentradadelproductoennuestroalmacén. Funciones Lasfuncionesadministrativasquetienenlugareneldepartamentodecomprasson: Deteccióndelasnecesidadesdecompras. Solicituddeofertasypresupuestos. Búsquedayseleccióndelosproveedores. Elaboraciónyactualizacióndelasfichasdeproveedores. Redacciónyenvíodepedidos. Registroycontroldelospedidosemitidos. Elaboraciónyactualizacióndelasfichasdeproductos. Comprobaciónyarchivodelosalbaranesrecibidos. Atencióndelasincidenciasrelativasalospedidosporvíatelefónica,carta,faxocorreoelectrónico. Coordinacióndelosprocesosdecomprasconelrestodedepartamentos. Documentación Enestedepartamentoseelaborayserecibelasiguientedocumentación: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS RECEPCIÓN Externa a la empresa Interna de la empresa Albarán, factura, nota de abono, factura de rectificación, carta comercial. Solicitud de compra, autorización de compra, nota interior. EMISIÓN Del departamento Pedido, ficha de proveedor, solicitud de autorización de compra, libro registro de facturas recibidas, carta comercial. Procedimientos administrativos Explicamosacontinuaciónlosprocedimientosadministrativosquesellevana caboenestedepartamento: Cuandosedetectalanecesidad de compradealgúnproductoomaterial,ode contratación de un servicioporpartedeldepartamentodealmacénodealguno delosdepartamentosrestantesdelaempresa,seinicianlossiguientesprocedimientos:

9 Funcionamiento de la empresa en el aula 13 1.Seleccióndelproveedoroacreedor. 2.Emisióndelpedidodeproductoy/oservicio,conoriginalycopia. 3.Envíodeldocumentooriginalalproveedoralaesperadesuconfirmación. 4.En elcasodequelaconfirmacióndepedidoseanegativa,iniciaremosnuevamenteelprocesodeseleccióndeproveedoryeldelaposterioremisiónde pedido. 5.ArchivodelacopiaenlacarpetaPedidos emitidos(delañoencurso)que estáubicadaenelarchivodenuestrodepartamento(carpetafísicaenelaula). 6.AnotaciónenelRegistro de pedidos emitidos. 7.En elcasodepedidosexcepcionalesporsunaturalezaovolumeneconómico, seemiteunasolicituddeautorizacióndecompras, queseenvíamediantenota interioraldepartamentocontable-financiero. 8.Cuandoesautorizadalacompraanterior,iniciamoselprocedimientohabitual deemisióndepedido. 9.A l recibircopiadelalbaránconformadoporeldepartamentodealmacén, comprobamossisecorrespondeconnuestropedido.siescorrecto,seguarda enlacarpetaalbaranes recibidos delarchivodenuestrodepartamento. 10.E n elcasodeexistiralgunaincidenciaenlarecepcióndelpedido,procedemosaemitirunacartadereclamaciónalproveedoroacreedorcorrespondienteyloanotaremosenelregistrodecorrespondenciadenuestro departamento. 11.Alarecepcióndelafacturadelproveedoroacreedor,debemoscomprobar quecorrespondeconelalbarán.siescorrecta,enviamoscopiaalacarpeta Facturas pendientes de contabilizardelarchivodeldepartamentocontablefinanciero. 12.AnotamoslafacturaenelRegistro de facturas recibidas. 13.Archivamoslafacturaenlacarpeta Facturas recibidas delarchivodenuestrodepartamento. 14.Si lafacturarecibidanoesconforme,procedemosaemitirlareclamaciónal proveedoroacreedorcorrespondienteyarchivamoscopiadelacartaensu expediente. 15.Unavezsubsanadalaincidencia,procedemosalenvíodelacopiadelafactura derectificaciónalacarpetafacturas pendientes de contabilizardelarchivo deldepartamentocontable-financieroyguardamoseloriginalenlacarpeta Facturas recibidas delarchivodenuestrodepartamento. 16.A finaldemes,seefectúaellistadodepedidosemitidosysecompruebala recepcióndetodoslosalbaranesyfacturasparaprocederasolucionarlas posiblesincidencias. Lasfacturasrecibidasrelativasalossuministros,telefonía,limpieza,transportes, asesoría,etc.,serecibenconunaperiodicidadmensual,bimestralotrimestral,en funcióndecadacaso.estasfacturassesupervisanysearchivanennuestracarpeta

10 14 Introducción Facturas recibidas.tramitamossucopiaalacarpetafacturas pendientes de contabilizardelarchivodeldepartamentocontable-financiero. Recuerdaquetodaladocumentaciónnecesariaparalarealizacióndelastareasse encuentraenelcddelalumno:plantillas,facturas,basededatosdeproveedores,etc El departamento de almacén Descripción Aligualqueeldepartamentodecompras,eldepartamentodealmacénestáintegradodentrodeláreadeaprovisionamiento. saber más Métodos de valoración de existencias Los métodos de valoración de existencias actualmente aceptados son el PMP y el FIFO (First In First Out), puesto que el uso del LIFO (Last In First Out) ya no está admitido como método de cálculo del coste de los inventarios según el PGC. Enelalmacénsellevanacabounaseriedetareasadministrativas,ademásdelas tareasfísicashabitualesquetienenrelaciónconelmantenimientodelosproductos,suubicaciónenelalmacéndeformaóptima,susmovimientosytraslados,la preparacióndelospedidos,etc. Estastareasadministrativasson,fundamentalmente:lacomprobacióndela correctarecepcióndelospedidos,latramitacióndelacopiadelosalbaranesrecibidosaldepartamentodecompras,laemisióndealbaranesparalaexpedición delasmercancías,ylagestióndelasexistenciasdeformaquenoseproduzcan roturasniexcesosdestock. Lagestióndelasexistenciassuelerealizarseconprogramasinformáticosamedida delasnecesidadesdecadaempresa.nuestraempresavaloralasexistenciasde almacénmedianteelmétododelpreciomedioponderado(pmp). Nuestrodepartamentodealmacénseencargadetodaslasactividadesencaminadasaalmacenarlosproductosquellegandenuestrosproveedores,yadisponerde elloscuandodebamosenviarlospedidosanuestrosclientes.paraello,realizamos lagestióndelstockymantenemosunacoordinaciónmáximaconeldepartamentodecomprasyconeldeventasymarketing. Funciones Lasfuncionesqueserealizaneneldepartamentodealmacénson: Almacenamientoyproteccióndelosmateriales. Gestióndelstockdelosdiferentesproductos. Optimizacióndelosespaciosdelalmacén. Elaboraciónyactualizacióndelasfichasdealmacén. Envíodesolicitudesdecomprasaldepartamentodecompras. Envíodealbaranesrecibidosaldepartamentodecompras. Recepcióndelospedidosdelosproveedores. Comprobacióndelosmaterialesrecibidos. Notificacióndeincidenciasaldepartamentodecompras. Emisióndelosalbaranesdeventa.

11 Funcionamiento de la empresa en el aula 15 Documentación Entreladocumentaciónqueseelaborayserecibeeneldepartamentodealmacén,podemosdestacarlasiguiente: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN RECEPCIÓN Externa a la empresa Interna de la empresa Albarán de entrada, nota de devolución de clientes. Nota interior, copia de pedido del cliente. EMISIÓN Del departamento Ficha de almacén o de control de existencias, albarán de entrega, nota de devolución a proveedores, nota interior. Procedimientos administrativos Explicamosacontinuaciónlosprocesosadministrativosquetienenlugareneste departamento: 1.Recibimosdeldepartamentodeventasymarketingcopiadelpedidoconfirmadoalcliente,queencontrarásenlacarpetaDpto. Ventas-Marketing / Mes en curso / Pedidos.EstacopiaseguardaenlacarpetaPedidos de clientesdel archivodenuestrodepartamento. 2.En casodedisponerdeexistenciasdelproductooproductos,seprocedeala preparaciónfísicadelpedidoyalaemisióndelalbaráncorrespondiente,cuyo originalseenvíaalcliente,unacopiaseenvíaalacarpetaalbaranes pendientes de facturardelarchivodeldepartamentodeventasymarketing,yotra copiaseguardaennuestracarpetaalbaranes emitidos. 3.En casodenohabersuficientestockparacubrirlasnecesidadesdelcliente,o encasodequeelstockllegueaestarpordebajodeundeterminadonivel,se emiteunasolicituddecompra,queseenvíamediantenotainterioraldepartamentodecompras. 4.Asuvez,lleganalalmacénlosproductossolicitadosennuestrospedidosaproveedoresoacreedores,juntamenteconelalbarándeentradadelamercancía. 5.Se procedeasucomprobacióny, siescorrecto,sedevuelveeloriginalfirmado alproveedor,seenvíaunacopiaconformadaalacarpetaalbaranes recibidos delarchivodeldepartamentodecompras,yotracopiasearchivaennuestra carpetaalbaranes recibidos.seregistralaentradadelamercancíaenlacorrespondientefichadealmacénodecontroldestock,ysearchivaennuestra carpetafichas de almacén. 6.Si noescorrecto,seanotanlasincidenciasproducidasenelalbaránysecomunicanmediantenotainterioraldepartamentodecompras.searchivacopiaen nuestracarpetaalbaranes recibidos.

12 16 Introducción 8.SeanotalasalidademercancíaennuestrasHojas de control de existencias El departamento de ventas y marketing Descripción 7.En casoderecibirlaorden,porpartedeldepartamentodecompras,dedevolverlamercancía,seemiteunanotadedevolucióndemercancías. Eldepartamentodeventaseselencargadodeintroducirlosproductosdelaempresaenelmercado.Estatareaserealizaatravésdesuventa,distribuciónyseguimiento.Eselencargadodelcontactocliente-empresadeformapersonalizada. Lafuncióndemarketingeslaqueseencargadeplanificarlaestrategiacomercial,delainvestigacióndemercadoydelapromocióneintroduccióndenuevos productos. Ennuestraempresa,alserdepequeñasdimensiones,lasfuncionesdeventasy marketingestánlocalizadasenunmismodepartamento. Así,nuestrodepartamentodeventasymarketingestáformadopordossecciones: ladeventasylademarketing. La sección de ventaseslaencargadadehacerllegarlosproductosanuestros clientes,asícomodemantenerunaestrecharelacióncomercialconellosde formaindividualizada. Estácoordinadacon: Eldepartamentodealmacén,parallevaracaboelprocesodeenvíodelamercancíaalcliente. Eldepartamentocontable-financiero,paralacontabilizacióndelasfacturas emitidasyparalosprocesosreferentesasucobro. Eldepartamentodecompras,parapedidosexcepcionales. La sección de marketingeslaencargadadepromocionarlosdiferentesproductos conlosquecomerciamos. Enfuncióndesuscaracterísticas,serealizandiversascampañaspublicitarias enalgunosmomentosdeterminadosalolargodel año,conelfindeestimularlasventas. Cuando se realiza una campañapublicitariaode promoción,estasellevaa caboconlacolaboración de la sección de ventas y del departamento de compras.endeterminadas campañasopromociones, seobsequiaalosclientes conregalosdecortesía.

13 Funcionamiento de la empresa en el aula 17 Funciones Lasfuncionesqueserealizanenestedepartamentosonlassiguientes: Elaboraciónyactualizacióndefichasybasesdedatosdeclientes. Elaboracióndecatálogos. Realizacióndepublicidadypromocionesdeventas. Cálculodepreciosyelaboracióndetarifas. Recepcióndepedidosytramitacióndeenvíos. Coordinacióndelosprocesosdeventasjuntoconeldepartamentodealmacén. Expedicióndefacturas. Expedicióndejustificantesdecobro. Registrodefacturasemitidas. Redacciónyenvíodeofertas. Atenciónalcliente. Documentación Eldepartamentodeventasymarketing,aligualqueotrosdepartamentos,elabora yrecibedocumentaciónespecífica,quedetallamosacontinuación: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS Y MARKETING RECEPCIÓN Externa a la empresa Interna de la empresa Solicitud de pedido, solicitud de oferta, cartas comerciales, faxes. Nota interior, aviso. EMISIÓN Del departamento Fichas de cliente, facturas emitidas, facturas rectificativas, facturas proforma, justificantes de cobro, informes, trípticos publicitarios, cartas comerciales, faxes, listados de productos, tarifas de precios, catálogos, nota interior. EnladocumentacióndeldepartamentoqueencontrarásenelCD,estálabasede datosdeclientesinicial,queirásmodificandoalolargodelejercicioeconómico delaempresa.

14 18 Introducción recuerda En nuestra empresa, la primera venta se realiza al contado y se recoge en nuestros almacenes. Cuando el cliente no puede recoger la mercancía, debe abonarla por anticipado. Procedimientos administrativos Acontinuación,detallamoslosprocesosadministrativosquedesarrollamosen nuestrodepartamento: 1.Calcularelpreciodeventadenuestrosproductosapartirdelpreciode compra. 2.Elaborarlastarifasdeprecios. 3.RecepcióndelpedidoenlacarpetaDpto. Ventas-Marketing / Mes (en curso) / Pedidos,queencontrarásenelCDdelalumno. 4.ArchivarelpedidoenlacarpetaPedidos recibidosdelarchivodenuestro departamento. 5.Comprobarladisponibilidaddelasmercancíasencoordinaciónconeldepartamentodealmacén. 6.S i haysuficientesunidadesdisponibles,remitirelpedidoatravésdenota interioraldepartamentodealmacénparaqueenvíelamercancía. 7.Si nohaysuficientestock,remitirsolicitudatravésdenotainterioraldepartamentodecomprasparalareposicióndelasunidadesnecesariasconobjeto desatisfacerlasnecesidadesdelcliente. 8.Consultarlafichadeclienteparacomprobarlascondicionescomerciales. 9.Emitirlafacturasegúnelalbaránenviadoporeldepartamentodealmacén anuestracarpetaalbaranes pendientes de facturar,yenviareloriginalal cliente. 10.Emitirlosjustificantesdecobro. 11.RegistrodelafacturaenelRegistro de facturas emitidas. 12.EnviarunacopiadelafacturaalacarpetaFacturas pendientes de contabilizardeldepartamentocontable-financieroy,ensucaso,losjustificantes decobroparasutramitacióny/ocontabilización.archivarunacopiaenla carpetafacturas emitidas denuestrodepartamento. 13.Cuandorecibimosunpedidodeunclientenuevo,procedemosdelasiguiente manera: ElaborarlafichadelclientequeguardamosenlacarpetaFichas de clientesdelarchivodenuestrodepartamento. Comprobarladisponibilidaddelasmercancíasencoordinaciónconel departamentodealmacén. Emitirunafacturaproformayenviarlaalcliente. Enviarlafacturaproformaaldepartamentocontable-financieroatravés denotainterior. Alrecibirlaconfirmacióndeldepartamentocontable-financierodelcobro delafactura,solicitamoselenvíocorrespondientemediantenotainterior aldepartamentodealmacén. EmitirlafacturacorrespondienteyenviarunacopiadelamismaalacarpetaFacturas pendientes de contabilizar delarchivodeldepartamento contable-financiero. EnviarlafacturaoriginalalclienteyarchivarunacopiaenlacarpetaFacturas emitidasdenuestrodepartamento.

15 Funcionamiento de la empresa en el aula 19 Actualizarla Base de datos de clientes,queseencuentraenelcddel alumno. 14.Pedidosespeciales: Comunicaraldepartamentodecompras,atravésdenotainterior,lanecesidaddeservirunpedidoespecialenvolumen,paraquerealicen,ensu caso,lascorrespondientescomprasdeproductos. Cuandotenemoslaconformidaddeldepartamentodecompras,confirmar elpedidoalcliente. Iniciarelprocedimientohabitualdeenvíodepedido. 15.Atenderlasposiblesincidenciasyofrecerlasoluciónmássatisfactoriaal cliente. 16.A finaldemes,seemitenlasfacturasrecapitulativasylosjustificantesde cobroalosclientescorrespondientes. 17.Afinaldemesoiniciodelsiguiente,seefectúaellistadodepedidosrecibidos ysecompruebalaexpedicióndetodosellosylaemisióndetodaslasfacturas, yseprocedeasolucionarlasposiblesincidencias. 18.Realizarcampañaspublicitariasyelseguimientocorrespondiente. 19.Actualizarelcatálogo El departamento de recursos humanos Descripción Eldepartamentoderecursoshumanoseselqueseencargadesuministrarala empresaelcapitalhumanoqueestanecesitaparacumplirsusobjetivos.susfuncionesvaríandependiendodelatipologíadelaempresa,yaqueexistenmuchas empresasqueoptanporexternalizarparteotodalafunciónderecursoshumanos. Unodelosobjetivosprincipalesquepodemosdestacarespromoverlaeficiencia delpersonaldelaplantilla. Nuestrodepartamentoderecursoshumanosestácoordinadoconelrestodelos departamentosdelaempresay,enocasiones,paracumpliralgunasdelasfuncionesquetieneencomendadas,recibeelasesoramientodealgunoscolaboradores externosalaempresa. Elconveniocolectivoaplicableanuestraempresaesel Convenio colectivo estatal de perfumería y afines,queencontrarásenelcddelalumno. Todaslastareasquedesarrollamosennuestrodepartamentoderecursoshumanos (contratación,nóminas,categoríasprofesionales,etc.)estánsujetasaél. NuestraempresahaconcertadoconlaMutuaA.S.E.P.A.T.lacoberturadelas contingenciasderivadasdeaccidentesdetrabajo,yhaoptadoporcubrirlaprestacióneconómicadeincapacidadtemporalderivadadecontingenciascomunes atravésdelaentidadgestoradelaseguridadsocial. Lostrabajadorestienenunperiododevacacionespreestablecido,quecoincide conelcierredelaempresa,yelrestodelosdíaslosdisfrutandeformalibre,asu elección. recuerda La función del representante sindical puede llevarla a cabo un alumno escogido entre el grupo clase. Las funciones del SEPE y de la TGSS puede realizarlas el profesor.

16 20 Introducción recuerda Las carpetas del departamento pueden ser físicas y/o virtuales. Funciones Lasfuncionesquesedesarrollanenestedepartamentosonlassiguientes: Reclutaryseleccionaraloscomponentesqueformaránlaplantilladelaempresa. Contratartrabajadores,enfuncióndelasnecesidadesexistentes encadamomento,coneltipodecontratomásadecuado. Tramitartodaladocumentaciónnecesariaalosorganismosoficialescompetentes. Elaborarelexpedientedeltrabajador. Elaborarlosrecibosdesalariosdelaplantilla. Confeccionarlosdocumentosdecotizacióncorrespondientes. Gestionarpermisos,absentismo,régimendisciplinario. Proporcionarlaformaciónadecuadaalostrabajadores. Documentación Entreladocumentaciónqueseelaborayserecibeeneldepartamentoderecursos humanospodemosdestacarlasiguiente: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS RECEPCIÓN Externa a la empresa Cartas y currículos de candidatos, Plan de Prevención de Riesgos Laborales, comunicaciones de situaciones de IT. Interna de la empresa Nota interior, solicitud de contratación, cartas de trabajadores. EMISIÓN Del departamento Ficha de trabajador, nóminas, seguros sociales, TA-1, TA-2, modelos 111/190 IRPF, certificado de retenciones, convenio colectivo, calendario laboral, libro de visitas, avisos. Procedimientos administrativos Explicamosacontinuaciónlosprocesosadministrativosquedesarrollamosen nuestrodepartamento: 1. Reclutamiento y selección de personal: Cuandoserecibelasolicitudparacubrirunavacanteenalgunodelosdepartamentosqueformannuestraestructuraorganizativa,seinicianlosprocedimientos quedetallamosacontinuación: Elaborarelprofesiogramaadecuadosegúnlasnecesidades. Publicarelanuncioenelperiódicodemayortiradadelaciudad. Seleccionarlosdiferentescurrículos.

17 Funcionamiento de la empresa en el aula 21 Elaborarunaencuestaparalaentrevistaconel/loscandidato/s. Seleccionaralcandidatoidóneo. Enviarunacartadeagradecimientoaloscandidatosnoseleccionados. ArchivartodaladocumentaciónquesehageneradoenlacarpetaReclutamiento y selección de personaldelarchivodenuestrodepartamento. 2. Contratación: RelaciónconelServicioPúblicodeEmpleo(SEPE): Elaborarelcontratomásadecuado,asícomolascorrespondientescopias. Elaborarlacopiabásicayentregarlaalrepresentantesindicaldelaempresa. Tramitarelcontrato,copiasycopiabásicaalSEPE,paraelcorrespondiente registro. RealizarlaprórrogadelcontratocuandoseanecesariaytramitarlaalSEPE paraelcorrespondienteregistro. RelaciónconlaSeguridadSocial: En elcasodequeeltrabajadornoestéafiliadoalaseguridadsocial,confeccionarelmodelota-1. ConfeccionarelmodeloTA-2dealtadeltrabajadoralsistemadelaSeguridadSocial. TramitarladocumentaciónanterioralaTGSS. Relaciónadministrativageneraldecontratación: Elaborarelexpedientedeltrabajador.Paraello,secrearáunacarpetaen elarchivodenuestrodepartamentoconelnombredeexpedientes de personal. Archivartodaladocumentaciónenelexpedientedeltrabajador. Elaborarlafichadeltrabajador. ArchivarlafichadeltrabajadorenlacarpetaFichas de personaldenuestro departamento. ActualizarlaBase de datos de trabajadores delcddelalumno. Finalizacióndelarelaciónlaboral: Comunicarporescritoeneltiempolegallafinalizacióndelarelaciónlaboral altrabajador. En casodeceseporvoluntaddeltrabajador,comprobarenelconveniocolectivolosplazosdepreaviso. Calcularelfiniquitoylaindemnizacióncorrespondientes,ensucaso. Comunicaraldepartamentocontable-financierosuimporteparaquerealicenlacorrespondienteprevisióndepago. NotificarlabajadeltrabajadoralaTGSS. ArchivartodaladocumentacióncorrespondienteenlacarpetaExpedientes de personaldenuestrodepartamento. ActualizarlaBase de datos de trabajadoresdelcddelalumno. saber más Tramitación telemática Los trámites relativos a la documentación correspondiente a la contratación pueden realizarse de forma telemática.

18 22 Introducción 3. Recibos de salarios: recuerda Las carpetas de nóminas, seguros sociales e IRPF deben ordenarse por meses: mes 1, mes 2, mes 3,...; y trimestres: trimestre 1, trimestre 2,..., respectivamente. saber más Sistema RED Los trámites correspondientes a los seguros sociales pueden efectuarse a través del Sistema RED. Eltrabajadortendráderechoadosgratificacionesextraordinarias,queseabonarán,segúnacuerdoconlostrabajadores:unaeldía30delmes6,yotraeldía23 delmes12. Calcular,porcadatrabajador,elporcentajequesedebeaplicarenconceptode IRPF,teniendoencuentalasanotacionesdelmodelo145. Consultarlafichadeltrabajadorparatenerencuentalosconceptosquedeben serabonadosenlanóminadelmes. Comprobarlasposiblesincidencias:incorporacióndeltrabajadorunavez iniciadoelmes,situacióndeincapacidadtemporaldetrabajadores,horasextraordinarias,pagasextraordinarias,cesedelarelaciónlaboral,pagodedietas, comisiones,etc. Consultarelconveniocolectivoparaelabonodedeterminadoscomplementos. Elaborarlasnóminascorrespondientesdelmes.Serealizahaciafinalesdemes, yseenvíaunarelaciónaldepartamentocontable-financiero. GuardarunacopiaenlacarpetaNóminas delarchivodenuestrodepartamento. Elaborarlossegurossociales,pormesesvencidos,entrelosdías1y18decada mes,delosqueenviamoscopiaaldepartamentocontable-financiero.parala modalidaddeingreso,laempresautilizarálaopcióndepagoelectrónico. ArchivarunacopiadelossegurossocialesenlacarpetaSeguros socialesdel archivodenuestrodepartamento. ElaborarladocumentacióndelaliquidacióntrimestralyanualdelIRPF.Se deberealizarantesdeldía15delmessiguienteyseenvíaeloriginalaldepartamentocontable-financiero. ArchivarunacopiadelaliquidacióndelIRPFenlacarpeta IRPFdenuestro departamento. Elaborarytramitarelcertificadoderetencionesanualesyarchivarunacopiaen elexpedientedeltrabajador,enlacarpetaexpedientes de personaldenuestro departamento. 4. Formación: Lostrabajadorestienenderechoarecibirformación,ynuestraempresaimpartirá formaciónalosdiferentestrabajadores,enfuncióndelasnecesidadesexistentes encadamomento.paraello,contamosconcolaboraciónexterna.puedesencontrarinformaciónenlabase de datos de colaboradores,enelcddelalumno. Recepcióndelasnecesidadesdelosdiferentesdepartamentos. Seleccionaralcolaboradoridóneo. Solicitarlaformaciónadecuada. Informaraltrabajadordelosdetallesrelativosalaformación. Archivarunacopiadetodaladocumentaciónenelexpedientedeltrabajador, enlacarpetaexpedientes de personaldelarchivodenuestrodepartamento. Actualizarlafichadeltrabajador.

19 Funcionamiento de la empresa en el aula Incidencias: Alolargodelaactividadproductiva,esnormalqueseproduzcandeterminadas incidenciasqueafectanalostrabajadores. Situacióndeincapacidadtemporal(IT)deltrabajador: Tramitarelpartedeincapacidadtemporal(IT)alaTGSS. TramitarloscorrespondientespartesdeconfirmacióndeITalaTGSS. TramitarelpartedealtadeITalaTGSS. Archivarunacopiadetodaladocumentaciónenelexpedientedeltrabajador,enlacarpetaExpedientes de personal denuestrodepartamento,a medidaqueaquellasevayagenerando. Comunicados: Elaborarelcalendariolaboraldelañoencursoyexponerloenunlugarvisible. Elaborarelcorrespondientedocumentode«aviso»paracomunicadosde caráctergeneral. Exponerelavisoenunlugarvisible,elegidoenfuncióndesucontenido. Elaborarunanotainteriorounacartaparacomunicadospersonalizadosa lostrabajadores. Archivarunacopiadelanotainteriorolacartaenelexpedientedeltrabajador. Normativa: ElaborarycustodiarelLibrodevisitas. Consultarlanormativavigente,asícomoelconveniocolectivoalquepertenecelaempresa,parasucorrectocumplimiento. 6. Prevención de riesgos laborales: ParadarcumplimientoalaLeydePrevencióndeRiesgosLaborales,laempresa tienecontratadounservicioexteriorespecializadoconelquenuestrodepartamentomantieneunaestrechacolaboración.

20 24 Introducción 5.5. El departamento contable-financiero Descripción Nuestrodepartamentocontable-financieroseencargadedesarrollartodaslas funcionesquetienenrelaciónconelcontroldelasactividadeseconómicasy financierasdelaempresa. Paraello,deberealizardeformacorrectalacontabilizacióndetodoslosdocumentosqueafectanalestadopatrimonialdenuestraempresa(justificantesde cobrosypagos,decomprasdeinmovilizado,depréstamosrecibidos,etc.)yde aquellosqueintervienenenelresultadocontable(facturasemitidas,facturas recibidas,gastosoingresos,amortizaciones,etc.). Esasimismoresponsabledeverificarycomprobarladocumentaciónoficialque laempresapresentaalosorganismosdelasdistintasadministracionespúblicas: documentacióncontable,fiscalylaboral. Comoencargadodelcontrolfinanciero,seráelresponsabledeemitirlasautorizacionesdelascomprasdeciertarelevancia,asícomodeaprobarlasactuacionesquerepercutandeformaimportanteenlaeconomíadelaempresa.En funcióndeladecisiónquesedebatomar,puedesernecesarialaconsultaala dirección. Funciones Lasfuncionesfundamentalesqueserealizaneneldepartamentocontablefinancieroson: Contabilizacióndelasoperacionesdelejercicio. Elaboracióndeloslibroscontables:diario,inventarioycuentas anuales. Emisióndechequesyremesasdeefectoscomerciales. Pagodelasfacturasdeacreedoresydeproveedores. Pagodelasnóminasalostrabajadores. Liquidaciónypagodeimpuestosysegurossociales. Autorizacióndecomprasparapedidosexcepcionales. Gestionesconlasentidadesfinancieras. Controldelaamortizacióndelospréstamos. Llevanzadeloslibrosregistroobligatoriosydeloslibrosauxiliaresqueseanconvenientes. Gestionesdecobrosypagos. Controlyprevisióndetesorería. Consultascontablesyfiscalesanuestraasesoríaexterna,la Administracióntributariauorganismosoficialescompetentes.

21 Funcionamiento de la empresa en el aula 25 Documentación Entreladocumentaciónqueseelaborayserecibeeneldepartamentocontablefinancieropodemosdestacarlasiguiente: DOCUMENTACIÓN DEL DEPARTAMENTO CONTABLE-FINANCIERO Externa a la empresa Facturas recibidas, documentación bancaria, correspondencia. RECEPCIÓN Interna de la empresa Facturas emitidas, recibos de cobros no domiciliados, modelos de declaración de cotizaciones a la Seguridad Social. EMISIÓN Del departamento Libros contables (diario, mayor, balance de comprobación, cuenta de resultados, balance de situación), libros auxiliares de tesorería, libro registro de efectos a cobrar y a pagar, autorización de compras, autorización de condiciones financieras a clientes, modelos oficiales de declaración de impuestos, cheques, órdenes de transferencia. Eldepartamentocontable-financierosecoordinafundamentalmenteconlos departamentosdecompras,ventasymarketing,yderecursoshumanos. Procedimientos administrativos Explicamosacontinuaciónlosprocedimientosadministrativosquedebendesarrollarseenestedepartamento: 1.Recibimosdeldepartamentodecomprascopiasdelasfacturasrecibidasenla carpetafacturas pendientes de contabilizardelarchivodenuestrodepartamento.trassucontabilizaciónlastraspasamosanuestracarpetafacturas pendientes de pagoparasuposteriorliquidación. 2.Se contabilizanlasfacturas.selesasignaunanumeraciónqueseanotasobre ellas,queserámuyútilparapoderlocalizarlasfísicamente.seanotansus vencimientoseneldocumentodeprevisióndetesoreríacorrespondientede nuestracarpetacontrol de tesorería.acontinuación,seguardanenlacarpeta Contabilidaddenuestroarchivo. 3.Recibimosdeldepartamentodeventasymarketinglascopiasdelasfacturas emitidas,queseguardanenlacarpeta Facturas pendientes de contabilizarde nuestroarchivo. 4.Se contabilizanlasfacturasanterioresenelordencronológicocorrespondiente,ysearchivanennuestracarpetacontabilidad. 5.Mensualmente,recibimosdeldepartamentoderecursoshumanoslaliquidacióndelascotizacionesalaSeguridadSocialdeempresaytrabajadores,así comolarelacióndelasnóminas,todolocualsecontabilizaysearchivaen nuestracarpetacontabilidad. saber más Calendario fiscal En el calendario anual del contribuyente, publicado por la AEAT, puedes encontrar actualizada toda la información sobre los plazos vigentes de presentación de los impuestos estatales

22 26 Introducción 6.Podemosrecibirdeldepartamentodecomprasunasolicituddeautorización decompracuandoelgastoarealizarseconsidereexcepcionalosetratede unainversión.enestecaso,nuestrodepartamentopodrádeterminarsuautorizaciónatravésdeldocumentodenominadoautorizacióndecompra,cuya copiasearchivaenlacarpetaautorizaciones de compradenuestroarchivo. 7.Todoslosjustificantesdecobroodepagodebenserremitidosanuestro departamentoparasucontabilización,yseguardaránennuestracarpeta Contabilidad. 8.Todoslosimpuestosquedebamosdeclararsereflejanenuncalendariofiscal delañoencursoparapresentarsusliquidacionesenelplazocorrespondiente. Enalgunoscasos,serequierelacoordinaciónentredistintosdepartamentos. a.irpf: Noscoordinamosconeldepartamentoderecursoshumanos,quenosenviarálarelacióndenóminasparalaliquidacióntrimestral(modelo111)y paralaanual(modelo190). b.iva: Noscoordinamosconeldepartamentodecomprasyeldeventasymarketing,quenosenviaránlascopiasdelasfacturasrecibidasyemitidas, respectivamente,paralapresentación,enlosplazosquedeterminelaley, delaliquidacióndelivaanual(modelo390)ytrimestral(modelo303). c.impuestosobresociedades: Nuestrodepartamentoseencargadesuliquidaciónenlosplazosestablecidosenelcalendariofiscal,tantodelospagosacuenta(modelo202)como deladeclaraciónanual(modelo200). d.otrosimpuestoslocales: Sepaganenloscorrespondientesvencimientos. 9.LosimpuestosliquidadosenelejerciciosearchivanennuestracarpetaImpuestos,yseguardaunacopiadelasliquidacionesennuestracarpeta Contabilidad. 10.En lacarpetacontrol de tesoreríadelarchivodenuestrodepartamento,se registranlosmovimientosdecajaybancosenlascorrespondienteshojasdel libroauxiliardetesorería.enestacarpetaseguardan,asimismo,lashojasde previsióndetesoreríarelativasalosdiversosvencimientosquedebantenerse encuenta,como: Facturasrecibidasyemitidas. Efectoscomercialesapagaryacobrar. Préstamosbancarios. Impuestos,salarios,suministros yotrosgastosprevisibles.

23 1 Actividad de la empresa Mes 1 Elaboración de fichas de proveedores Departamento Solicitud de presupuestos y ofertas comerciales CoMprAs Selección de proveedores Realización de pedidos Departamento AlMACén Realización de albaranes Control de stock Cálculo del precio de venta de los productos Departamento VentAs Y MArKetInG Elaboración de fichas de clientes Realización de facturas Departamento recursos humanos Departamento ContAble-FInAnCIero Empresa en el aula - Ud01.indd 27 Elaboración de seguros sociales Liquidación de IRPF Operaciones de tesorería Pago de impuestos 18/04/13 11:41

24 28 Mes 1 DepArtAMento De CoMprAs tarea 1. elaboración de fichas de proveedores Consulta la base de datos de proveedores y acreedores. Elabora las fichas correspondientes. tarea 2. emisión de pedido El 02/01, después de habernos presentado su nuevo catálogo, compramos material de oficina diverso a Materiales Office, S.L., que se pagará mediante transferencia bancaria a través de nuestra entidad Banco Ideal. 1. Realiza la hoja de pedido 001 correspondiente. 2. Envía por fax el pedido y archiva la copia en la carpeta Pedidos emitidos. tarea 3. selección de proveedores / emisión de pedido El 02/01, realiza pedidos de los productos siguientes al proveedor más económico para cada uno de los artículos (pedidos núms. 002 a 005). saber más pedidos Los pedidos pueden efectuarse por carta, por teléfono o mediante impreso. En la carta hemos de detallar cantidad, descripción, precio, descuento, forma y plazo de entrega, forma de pago, etc. producto CAntIDAD producto CAntIDAD ACEITE DE MASAJE ESENCIAL 100 ml 130 LECHE LIMPIADORA 200 ml 35 AMPOLLAS EFECTO REPARADOR 15 ml (x6) 100 LECHE LIMPIADORA 350 ml 10 CREMA INTENSIVA ANTIARRUGAS 50 ml 140 MASCARILLA FACIAL PIEL SECA 50 CREMA HIDRATANTE FACIAL 50 ml 30 MASCARILLA FACIAL PIEL MIXTA/GRASA 55 CREMA NUTRITIVA FACIAL 50 ml 50 PEELING CORPORAL 300 ml 50 CREMA CONTORNO DE OJOS 20 ml 70 SÉRUM INTENSIVO LIFTING 50 ml 45 CREMA EXFOLIANTE FACIAL 100 ml 130 SÉRUM REAFIRMANTE CORPORAL 250 ml 100 CREMA HIDRATANTE CORPORAL 300 ml 90 MAQUILLAJE POLVO DOBLE 90 CREMA ANTICELULÍTICA 220 ml 60 SOMBRA DE OJOS CREMA EXFOLIANTE CORPORAL 200 ml 100 SOMBRA DE OJOS CREMA ANTIESTRÍAS 150 ml 140 SOMBRA DE OJOS CREMA DE MANOS 75 ml 85 SOMBRA DE OJOS CREMA FACIAL PROTECCIÓN ml 75 SOMBRA DE OJOS CREMA FACIAL PROTECCIÓN ml 130 SOMBRA DE OJOS CREMA FACIAL PROTECCIÓN ml 110 SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR AZUL GRIS PERLA 45 CREMA CORPORAL PROTECCIÓN ml 75 SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR ROSA BLANCO 20 CREMA AFTER SUN 150 ml 70 SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR VERDE BLANCO 30 CREMA POSTDEPILACIÓN 90 SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR BEIGE MARRÓN 15 GEL PURIFICANTE ANTIACNÉ 60 SOMBRA DE OJOS DOBLE COLOR ROSA GRIS 30 GEL ALOE VERA 200 ml 170 TÓNICO FACIAL 350 ml 45 GEL RELAJANTE PIERNAS CANSADAS 200 ml 80 GEL DE AFEITADO 100 ml 75 GEL REAFIRMANTE TERMO 170 CREMA HIDRATANTE ANTIARRUGAS 50 ml 35 GEL REAFIRMANTE EFECTO FRÍO 60 LOCIÓN AFTERSHAVE 40 LÁPIZ DE OJOS NEGRO 40 SÉRUM ANTIFATIGA 15 ml 65 LÁPIZ DE OJOS VERDE 35 LÁPIZ DE LABIOS COLOR LÁPIZ DE OJOS AZUL 40 LÁPIZ DE LABIOS COLOR CREMA CONTORNO DE OJOS 15 ml MEN 100 LÁPIZ DE LABIOS COLOR

25 Departamento de Compras 29 tarea 4. selección de proveedores / Fax El 03/01, recibimos del departamento de almacén nota interior para informar sobre sus necesidades de equipamiento. Envía fax para solicitar presupuesto a Grupo Mobilprix, S.A. tarea 5. tarea administrativa El 07/01, recibimos del departamento de almacén la factura correspondiente a nuestro pedido núm Archívala en nuestra carpeta Facturas recibidas y envía copia a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero. tarea 6. nota interior El 08/01, se recibe de Grupo Mobilprix, S.A. el presupuesto solicitado. Envía al departamento contable-financiero la solicitud de autorización de compra para formalizar el pedido anterior. tarea 7. emisión de pedido El 09/01, se efectúa el pedido núm. 006 a nuestro proveedor Publimarkt, S.L. (IVA no incluido): u. de primeras hojas a 0,25 /u.; 500 u. de segundas hojas a 0,18 /u.; u. de sobres normales a 0,21 /u. saber más Abreviaturas comerciales En la redacción de las cartas comerciales es habitual el uso de abreviaturas. Por ejemplo: art. artículo c., cant. cantidad ch/ cheque efecto., efvo. efectivo fra., fact. factura n/c. nuestro cargo ref. referencia s/f. su favor tel., tfno. teléfono Uds. ustedes u. unidad, unidades vto. vencimiento vta. venta compras tarea 8. solicitud de presupuesto / solicitud de autorización El 09/01, después de reunión interdepartamental, se decide renovar algunos elementos del mobiliario de oficina: 1. Solicita presupuesto a Grupo Mobilprix, S.A., el cual nos lo facilita por fax el mismo día. 2. Envía la solicitud de autorización de compra al departamento contablefinanciero en la que adjuntes el presupuesto anterior. tarea 9. emisión de pedido Recibimos autorización del departamento contable-financiero para la compra de mobiliario a Grupo Mobilprix, S.A. El 11/01, efectúa el pedido núm tarea 10. solicitud de presupuesto Debemos renovar la póliza de seguros de cobertura contra robo e incendios para nuestra empresa, que vence el día 15/02. El 14/01, solicita, mediante carta, presupuesto a nuestra compañía de seguros habitual Seguros Horizon, S.L.

26 30 Mes 1 DepArtAMento De AlMACén tarea 1. Control de stock Elabora la ficha de control de existencias de cada uno de los productos que comercializamos. Puedes utilizar la plantilla facilitada en el CD del alumno. Archívalas de forma que sean también accesibles a los departamentos de compras y de ventas. tarea 2. emisión de nota interior El 03/01, envía nota interior al departamento de compras en la que expones nuestras necesidades de equipamiento y mobiliario, y adjunta el plano del almacén. Se requieren: dos nuevas estanterías móviles de 2,5 m de ancho x 3 m de alto. tarea 3. emisión de albarán Recibimos notificación del departamento de ventas para preparar el pedido núm. 178 de Almazán, S.L. Elabora con fecha 04/01 el albarán de entrega núm. 001, que acompañará a la mercancía. Haz llegar copia del mismo a la carpeta Albaranes pendientes de facturar del archivo del departamento de ventas y marketing. tarea 4. Control de stock Actualiza las fichas de control de existencias de los artículos correspondientes a partir del albarán emitido en la tarea anterior. tarea 5. emisión de nota interior El 07/01, recibimos el pedido núm. 001 de material de oficina, junto con la correspondiente factura. Envíala a la carpeta Facturas recibidas del archivo del departamento de compras, y solicita la recogida del material de oficina. tarea 6. emisión de albarán Se preparan los pedidos y los albaranes núms. 002 a 006, que se envían, respectivamente, a: Balneario Aguas Termales, S.L., Estética Luz, Centro de Belleza Mas, Ana Gil y Centro de Estética Alfa, S.L. Envía copias a la carpeta Albaranes pendientes de facturar del archivo del departamento de ventas y marketing. saber más Valoración de existencias Los métodos FIFO (primera entrada primera salida) y PMP (precio medio ponderado) son métodos aceptados por el ICAC (Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas) para valorar las existencias en las empresas. saber más Copias del albarán Del albarán se emiten tres copias: una para el cliente, otra para el departamento de ventas, y una tercera para el archivo de almacén. tarea 7. Control de stock Actualiza las fichas de almacén a partir de los albaranes anteriores. tarea 8. Control de stock En los plazos de entrega previstos, recibimos las mercancías con los albaranes correspondientes a nuestros pedidos núms. 002 a 005. Envía copias conformadas de los mismos a la carpeta Albaranes recibidos del archivo del departamento de compras y actualiza las fichas de control de existencias.

27 Departamento de Almacén 31 tarea 9. emisión de albarán Enviamos el pedido a Balneario Zarz, S.A. Elabora el albarán núm tarea 10. Control de stock Actualiza las fichas de control de existencias de los productos que han sido objeto de movimiento de salida de almacén en la tarea anterior. tarea 11. emisión de albarán Se preparan los pedidos y los albaranes núms. 008 a 016 correspondientes, respectivamente, a: Cosmetic KM Estética Robledo Adela Fernández Estetic Men Cosmética Sole Centro de Estética Bella Mar Body Slim, S.L. Balneario Aguas Termales, S.L. Adela Fernández almacén tarea 12. Control de stock Actualiza las fichas de control de existencias de los productos que han sido objeto de movimiento de salida de almacén en la tarea anterior.

28 32 Mes 1 DepArtAMento De VentAs tarea 1. Ficha de cliente Consulta la base de datos de clientes y elabora las fichas correspondientes. tarea 2. Cálculo de precios A partir de la base de datos de productos facilitada, calcula el precio de venta de cada producto teniendo en cuenta el criterio económico (precio más bajo). Aplica para ello el tanto por ciento que se especifica en la columna de beneficio. Imprime dicha base de datos para poder utilizarla en nuestras ventas. saber más Fichas de clientes La ficha de cliente nos proporciona información sobre la forma de facturación, pago y envío de las mercaderías. tarea 3. publicidad Redacta en fecha 03/01 una carta para enviar un mailing a nuestros clientes en la que ofrecemos durante los días 10 a 15 de este mes como promoción los siguientes artículos: ref. DesCrIpCIÓn promoción Del 10 Al 15 De enero CF1005 CREMA EXFOLIANTE FACIAL 6+2 CC1004 CREMA ANTIESTRÍAS 150 ml 25% Dto. precio tarifa CFS1002 CREMA FACIAL PROTECCIÓN ml 25% Dto. precio tarifa LMGEL1001 GEL DE AFEITADO 100 ml 20% Dto. precio tarifa LMCF1004 CREMA CONTORNO DE OJOS 15 ml MEN 20% Dto. precio tarifa IVA NO INCLUIDO tarea 4. Venta Recibimos por fax de nuestro cliente Almazán, S.L. su pedido núm. 178 en el que nos solicitan los artículos detallados más abajo. 1. Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén. 2. Con fecha 04/01, prepara la factura núm. 001 correspondiente, que enviamos al cliente. Haz llegar copia de la misma a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del departamento contable-financiero. recuerda Recuerda que efectuaremos los documentos de venta por orden de fecha de pedido. ref. DesCrIpCIÓn CAntIDAD AC1001 ACEITE DE MASAJE ESENCIAL 10 CF1001 CREMA INTENSIVA ANTIARRUGAS 15 CFS1001 CREMA DE MANOS 20 G1002 GEL ALOE VERA 200 ml 25 SBRI1006 SOMBRA DE OJOS LMCAA1001 CREMA HIDRATANTE ANTIARRUGAS MEN 50 ml 10

29 Departamento de Ventas-Marketing 33 tarea 5. Venta Recibimos de nuestros clientes: Balneario Aguas Termales, S.L., Estética Luz, Centro de Belleza Mas, Centro de Estética Alfa, S.L., y Ana Gil, los pedidos que encontrarás en la carpeta Dpto.Ventas-Marketing / Mes 1 / Pedidos Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén. saber más recargo de equivalencia A menudo, a los comerciantes minoristas se les aplica el régimen especial de IVA de recargo de equivalencia. 2. Prepara las facturas núms. 002 a 005 correspondientes, que enviamos a los clientes. Haz llegar copias de las mismas a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero. tarea 6. Venta El 13/01, recibimos pedido núm. 087 del cliente Balneario Zarz, S.A. de Jaraba tomando como referencia la promoción enviada por mailing. ref. DesCrIpCIÓn CAntIDAD CF1005 CREMA EXFOLIANTE FACIAL 6+2 CC1004 CREMA ANTIESTRIAS 150 ml 30 CFS1002 CREMA FACIAL PROTECCIÓN ml Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén. 2. Emite la correspondiente factura núm. 006 y envía copia de la misma a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero. ventas-marketing tarea 7. Venta Recibimos de nuestros clientes los siguientes pedidos que encontrarás en la carpeta Dpto.Ventas-Marketing / Mes 1 / Pedidos Comprueba la disponibilidad de las existencias en la ficha de almacén correspondiente y solicita el envío del pedido al departamento de almacén. 2. Prepara las facturas núms. 007 a 012 correspondientes que enviamos al cliente. Haz llegar copias de las mismas a la carpeta Facturas pendientes de contabilizar del archivo del departamento contable-financiero. 3. Con fecha 31/01, emite las facturas de Balneario Aguas Termales, S.L. y Adela Fernández, núms. 013 y 014, respectivamente, y envíalas a la carpeta correspondiente. recuerda Recuerda que los justificantes de cobro emitidos se envían al dpto. contable-financiero para su contabilización, control de tesorería y posterior tramitación al cliente. tarea 8. registro de facturas emitidas El 31/01, lista las facturas emitidas por el departamento de ventas en el mes 1.