1. Información del Instrumento de Agregación de Demanda

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1 Guía para contratar el servicio de Plan de Alimentación Escolar a través del instrumento de Agregación de Demanda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano 1. Información del Instrumento de Agregación de Demanda Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano Búsqueda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano Solicitud de compra Orden de Compra

2 1. Información del Instrumento de Agregación de Demanda El presente documento tiene como objetivo guiar a la Secretaría de Educación del Distrito (en adelante SED) en el Proceso de Contratación del servicio de alimentación al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. Antes de colocar una Orden de Compra la Entidad Estatal debe conocer el Instrumento de Agregación de Demanda. En el siguiente enlace encontrará el Instrumento de Agregación de Demanda para la contratación del servicio de Alimentación Escolar PAE: Ver Instrumento. (i) (ii) (iii) (iv) Número de Proceso: CCE-286-AG-2015, Mecanismo de Agregación de Demanda de los Proveedores que prestan el servicio de alimentación escolar para la operación del PAE por parte de la SED. Objeto del Instrumento de Agregación de Demanda: El objeto del Instrumento de Agregación de Demanda es establecer: (a) las condiciones para la contratación del servicio de alimentación escolar para la operación del PAE por parte de la SED al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda; (b) las condiciones en las cuales la SED se vinculan al Instrumento de Agregación de Demanda; y (c) las condiciones para el pago de los servicios de alimentación escolar para la operación del PAE por parte de la SED. Alcance del objeto del Instrumento de Agregación de Demanda: Los Proveedores se obligan a prestar el servicio de alimentación escolar para la operación del PAE de acuerdo con las especificaciones técnicas establecidas en la sección III.B del pliego de condiciones del Proceso de Contratación CCE-054A-AG y con la Oferta presentada a Colombia Compra Eficiente en la licitación pública CCE054A-AG Vigencia máxima de las Órdenes de Compra: El Instrumento de Agregación de Demanda tiene una vigencia de un (1) año y tres (3) meses a partir de su celebración, término prorrogable por un (1) año. A. Consideraciones importantes de la SED Generar una solicitud de Compra en la Tienda Virtual del Estado Colombiano, la cual ser aceptada o rechazada por el ordenador de gasto de la SED. La aceptación constituye la Orden de Compra. Para colocar la Orden de Compra al amparo del Instrumento de Agregación de Demanda PAE, la SED debe contar con un certificado de disponibilidad presupuestal CDP. Aprobar o rechazar el ciclo de 30 de menús para las raciones de comida preparada en sitio presentados por el Proveedor en un plazo máximo de ocho (8) días hábiles. En caso de rechazar los ciclos de menú, informar cuanto antes al Proveedor y repetir el proceso de aprobación o rechazo hasta que los ciclos de menús sean aprobados. 2

3 La SED tiene la posibilidad de expedir una Orden de Compra por un plazo mayor a la vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda (31 de diciembre de 2017), siempre y cuando la prórroga sea inferior a un año y que el Proveedor haya ampliado la vigencia y el valor de la garantía de cumplimiento de que trata la sección X del Pliego de Condiciones. En caso de que la SED solicite al Proveedor el servicio de alimentación escolar por un plazo adicional a la vigencia del Instrumento de Agregación de Demanda, todas las condiciones establecidas en el mismo se extenderán hasta la fecha de vencimiento de la(s) Orden(es) de Compra. Cumplir con todos los plazos establecidos en el Instrumento de Agregación de Demanda. B. Consideraciones importantes para los Proveedores El número de Sedes Educativas y la cantidad de raciones a suministrar puede aumentar o disminuir durante la ejecución del Instrumento de Agregación de Demanda de acuerdo con la matrícula oficial, y las necesidades de la SED. Así mismo, cuando se requiera y sea autorizado por la SED, el Proveedor debe suministrar los refrigerios en una localidad diferente a la asignada guardando equivalencia con el número de refrigerios a suministrar en la localidad que le corresponde y el valor de la Orden de Compra, y sin que esto genere una variación en el precio por ración ofrecido en la Operación Principal. Lo anterior debe informarlo la SED a la interventoría contratada con una antelación de cinco (5) días hábiles, previo al suministro. El Proveedor debe facturar mes vencido, lo efectivamente entregado y aprobado por el supervisor de cada sede. Debe relacionar: (i) el número de raciones efectivamente entregadas por Sede Educativa, tipo de ración, modalidad de servicio y grupo etario; y (ii) el precio por ración que corresponde. Los Proveedores deben ampliar el valor asegurado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha en la cual reciban una o varias Órdenes de Compra que sumadas superen el 10% del valor estimado de los Segmentos para los cuales fueron adjudicados. CCE puede pedirlo si el Proveedor no lo hace (5 días). Colombia Compra Eficiente debe aprobar la ampliación de la garantía de cumplimiento dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a su envío por parte del Proveedor. 2. Registro de usuario/ingreso a la Tienda Virtual del Estado Colombiano La Entidad Compradora debe solicitar crear, actualizar o desactivar usuarios a Colombia Compra Eficiente a través del formulario disponible en recomendamos antes de crear, actualizar o retirar un usuario leer la Guía para el Registro, Actualización y Desactivación de Entidades y Usuarios en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 3

4 Dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud de creación, los usuarios de la Entidad Compradora recibirán un correo electrónico con la información de su cuenta. El link del correo electrónico lo lleva a configurar la contraseña de su cuenta en la Tienda Virtual del Estado Colombiano. 4

5 Nota: Es importante verificar que la cuenta de correo de la Entidad Compradora acepte los correos electrónicos del remitente Un usuario ya registrado debe ingresar a y hacer clic en el ícono de la Tienda Virtual del Estado Colombiano en la parte superior de la página, una vez allí, debe digitar su nombre de usuario y contraseña para iniciar sesión. 3. Búsqueda en la Tienda Virtual del Estado Colombiano El usuario comprador ingresa a la Tienda Virtual del Estado Colombiano y entra por el botón para buscar el Instrumento de Agregación de Demanda, cerrando la barra de búsqueda. Luego de seleccionar Plan de Alimentación Escolar (PAE), el usuario debe seleccionar el segmento que desea contratar. Una vez identificados los productos del segmento a contratar, el comprador debe ingresar la cantidad que desea adquirir y agregar los productos al carrito de compras. 5

6 Una vez se complete el carrito de compras, el comprador da clic sobre el carrito e ingresa a revisar los productos y a diligenciar la Solicitud de Compra. 4. Solicitud de compra La Entidad Compradora debe diligenciar la solicitud de compra en el Carrito una vez estén todos los productos que piensa adquirir. La Entidad Compradora debe tener en cuenta que una solicitud de compra no puede contener otros productos distintos a los del Catálogo de servicio de alimentación escolar. La Entidad Compradora debe diligenciar los campos señalados con un asterisco rojo. Estos campos incluyen (i) la dirección de entrega de la facturación, (ii) datos adjuntos, (iii) los estudios y documentos previos, (iv) los datos del supervisor de la Orden de Compra, (iv) los gravámenes adicionales, (v) en artículos del carro el artículo del Proveedor seleccionado, (vi) el presupuesto que soporta la compra, (vii) Cadena de aprobación. 6

7 (i) (ii) Datos adjuntos: La Entidad Compradora debe, en Datos Adjuntos, adjuntar copia del CDP y si la orden de compra es por más de una vigencia copia de la autorización de Vigencia Futura. La Entidad Compradora puede incluir archivos adicionales con información del proceso si lo considera conveniente, sin afectar lo establecido en los Términos y Condiciones. 7

8 (iii) (iv) Datos del Supervisor de la Orden de Compra: Indicar el nombre, teléfono (preferiblemente celular) y correo del supervisor de la Orden de Compra Artículos del carro: En la sección Artículos del carro encuentra los artículos del Proveedor seleccionado, el Proveedor y el valor total de compra. Es importante verificar el valor total de la solicitud de compra una vez agregado el artículo al Carrito y verificar que el Proveedor sea el mismo para todos los artículos. (v) Presupuesto que soporta la compra: En Artículos del Carro la Entidad Compradora debe asignar el Certificado de Disponibilidad Presupuestal y/o Vigencias Futura que soporta la compra de los productos del Catálogo. Para ello, debe hacer clic en el ícono de la lupa en la línea del artículo, y elegir el CDP/VF correspondiente. Si no encuentra el CDP/VF debe registrarlo en Agregar cuenta, diligenciar el formulario y hacer clic en Guardar. En el formulario, la Entidad Compradora puede nombrar el CDP / VF como lo considere conveniente. El campo # Unidad se refiere a al número de la Unidad Ejecutora de la Entidad Compradora en el SIIF. Para las Entidades de orden territorial el # Unidad corresponde al NIT de la Entidad Compradora. Si la Entidad Compradora necesita asignar más de un CDP/VF a un bien o servicio, debe hacer clic en el ícono de las flechas, elegir los CDP/VF correspondientes con el ícono de la lupa y asignar el valor cubierto por cada CDP/VF en el campo de Monto. Una vez diligenciados 8

9 los campos debe dar clic en Guardar para registrar la información en el sistema. Para poder registrar la información en el sistema, los montos asignados a los CDP/VF deben sumar el 100% del valor a adquirir por Gran Almacén. Nota: Recomendamos a la Entidad Compradora, antes de enviar la solicitud de compra para aprobación del ordenador del gasto, validar los siguientes campos: Valor total de la solicitud de compra Número del CDP/VF Archivos adjuntos En Cadena de Aprobación está el flujo para la emisión de una Orden de Compra. En "Comentarios el comprador puede escribir notas al ordenador de gasto que no serán visibles para los proveedores. Si la Entidad Compradora necesita interrumpir el diligenciamiento de la solicitud de compra, debe hacer clic en Guardar para que quede guardada en estado borrador en Solicitudes. Para retomar el diligenciamiento de la solicitud de compra, el usuario debe ir a Solicitudes en el menú superior y seleccionar el ícono del lápiz de la columna Acciones en la línea de la solicitud correspondiente. El comprador debe enviar la solicitud de compra para aprobación haciendo clic en Enviar para aprobación. Si la información de la solicitud no está completa, el sistema señala con un cuadro rojo la información que falta por diligenciar. Nota: Bajo la columna Acciones, en la sección Solicitudes en el menú superior, la Entidad Compradora puede: - Notificarle al ordenador del gasto el envío de la solicitud de compra. - Retirar la solicitud en cualquier momento si ésta no ha sido aprobada por el ordenador del gasto. 9

10 5. Orden de Compra El ordenador del gasto de la Entidad Compradora es el encargado de "Aprobar" o "Rechazar" la solicitud de compra. El ordenador del gasto puede acceder a las solicitudes de compra enviadas por el comprador a través de las notificaciones por correo electrónico, o en Solicitudes en el menú superior. La siguiente imagen muestra una solicitud de compra enviada por correo electrónico para la aprobación por parte del ordenador del gasto de la Entidad Compradora. El ordenador del gasto puede hacer clic en Rechazar para devolver la solicitud al comprador, o en Aprobar para enviar la Orden de Compra al proveedor. Si desea incluir un comentario justificando su decisión al comprador, el ordenador del gasto puede ingresarlo en el espacio de comentarios ubicado en la parte inferior de la solicitud. Si la Entidad Compradora hace parte del SIIF, dentro de la hora siguiente a la aprobación de la solicitud de compra, el sistema verifica el CDP/VF registrado. Si la verificación arroja un error, la solicitud de compra es devuelta al comprador en estado borrador con un mensaje generado por el SIIF indicando el error presentado por el sistema. Si la verificación no arroja un error, la Orden de Compra es enviada al proveedor. Una vez enviada la Orden de Compra, la Entidad Compradora debe proceder a expedir el Registro Presupuestal correspondiente. 10

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