INSTRUCTIVO DE INGRESO A LAS INSTALACIONES

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1 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 1 de 8 INSTRUCTIVO DE INGRESO A LAS INSTALACIONES

2 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 2 de 8 1. OBJETIVO: Describir la forma en que los funcionarios y visitantes deben ingresar a las instalaciones de la Entidad a Nivel Nacional y asegurar solamente el ingreso de personal o visitantes formalmente autorizados a las diferentes dependencias al igual que en las áreas catalogadas como seguras. 2. DEFINICIONES SIRF: Sistema de Información de control de acceso de Funcionarios implementado únicamente para la sede de Bogotá D.C. que permite registrar los ingresos y salidas de los funcionarios mediante un control de identificación por huella digital, con algunas excepciones con contraseña asignada a cada funcionario. AREA SEGURA: Espacio físico de la Entidad donde se almacena o procesa información sensible para cada uno de los procesos. Se consideran áreas seguras: 1. Centro de cómputo, de comunicaciones, cuarto de equipos sede de Bogotá D.C.; 2. Cuartos de centro de cableado; 3. Áreas de gestión documental, radicación y archivo; 4. Áreas de préstamo de expedientes; 5. Cuartos y plantas eléctricas; 6. Cuartos de UPS y banco de baterías; 7. Cuartos de Basuras; 8. Centro de fotocopiado; 9. Cuarto de monitoreo del Circuito Cerrado de Televisión (CCTV) de vigilancia en la sede de Bogotá; 10. Bodegas del almacén, 11. Área de carga y descarga; 12. Parqueadero en Sótano; 13. Área Financiera; 14. Despachos Superintendente, Delegados, Secretario General e Intendencias Regionales. 15. Aquellas que los responsables de los procesos y dependencias consideren y así lo manifiesten. Estas áreas deberán estar protegidas por un perímetro de seguridad por barreras de controles de acceso, controles preventivos y correctivos que permitan garantizar su disponibilidad, controles ambientales y aquellas otras medidas necesarias establecidas por los líderes de los procesos responsables. PERSONAL EXTERNO: Visitante, pasante, contratista o Funcionario ajeno a la dependencia o al área segura;

3 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 3 de 8 3. GENERALIDADES 3.1. Control de Acceso Aplica para todas las sedes a nivel Nacional: - Por ningún motivo el carné o la identificación entregada a una persona podrá ser usada por otra diferente a la que fue autorizada, esto será considerado como suplantación de identidad. - Toda funcionario deberá portar su identificación visible todo el tiempo que se encuentre en las instalaciones de la Entidad. - La pérdida del documento de identificación entregado por la Superintendencia debe ser reportado al Grupo Administrativo o quién haga sus veces. El funcionario deberá cancelar el valor de la reposición de dicho documento. - El ingreso de computadores, portátiles, cámaras, video beam u otros equipos, que no sean de propiedad de la Superintendencia se deben reportar y registrar en el libro de control de equipos, indicando su número serial o identificación y al momento de la salida, ya sea al personal de vigilancia o la persona que se delegue en cada Intendencia regional, quien debe verificar que el dispositivo retirado corresponda al mismo registrado en el libro de control y realizar el registro de salida. - La salida de bienes de propiedad o no de la Entidad debe ser previamente autorizada, cuando se trate de componentes tecnológicos por el Director de Informática y Desarrollo, en caso de otros bienes con el visto bueno del Coordinador de Administrativa o a quien ellos deleguen. Para las Intendencias Regionales se debe proceder con autorización del Intendente Regional. - Todos los funcionarios deben garantizar que ninguna persona ajena a la Entidad se quede en las instalaciones sin acompañamiento. - Todo ingreso de funcionarios y personal externo en horario no hábil deberá ser autorizada previamente por el Coordinador del Grupo Administrativo o el Intendente Regional cuando corresponda, para lo cual, el jefe de la Dependencia deberá remitir oportunamente la solicitud por correo electrónico o memorando. - Las puertas de acceso a las dependencias deberán permanecer cerradas durante la jornada laboral y debidamente aseguradas en horario no laboral.

4 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 4 de 8 - Todo personal externo deberá devolver el carné de identificación temporal a través de la dependencia bajo la cual se estaba prestando el servicio correspondiente. - El personal de la compañía de seguridad deberá revisar los bolsos y paquetes del personal externo al momento de ingresar y retirarse de las instalaciones, cuando aplique. - La compañía de seguridad verificará y garantizará que la salida de bienes de la Superintendencia por parte de funcionarios o personal externo esté debidamente autorizada por el Coordinador del Grupo Administrativo, ó la persona que designe, cuando aplique. - No se permite el ingreso de armas a las instalaciones de la Entidad, las mismas deben ser entregadas al personal de vigilancia autorizado para esta actividad o la persona correspondiente en las Intendencias Regionales. a. Para la Sede de Bogotá D.C.: ACCESO PEATONAL - La compañía de seguridad verificará e informará al supervisor del contrato las novedades que se detecten en la prestación del servicio para tomar las medidas correspondientes. - Cada vez que un funcionario ingrese o salga de la Entidad, siempre deberá utilizar el Sistema de Control de Acceso SIRF. Incluyendo los funcionarios que trabajen en el área de radicación y gestión documental. Se exceptúa del registro en el sistema a las personas discapacitadas con sillas de ruedas o que por alguna razón debidamente justificada y autorizada por el Coordinador del Grupo Administrativo, no pueda cruzar por el molinete. - Todos los funcionarios de las Intendencias Regionales que visiten las instalaciones de la Sede en Bogotá deberán registrarse en el Sistema SIRF, tanto al ingreso como a la salida de la entidad. En caso de no contar con esta autorización deberá registrarse en el formato GINF-F-016 Control de Ingreso de Funcionarios que maneja la compañía de seguridad. - Todo usuario externo deberá presentarse en la recepción y registrarse en el Sistema de control de acceso destinado para este fin. Sólo será anunciado con el funcionario a quién visita, en caso de no contar con identificación previamente entregada por la Entidad y mientras no reciba la autorización de la dependencia no será permitido su ingreso.

5 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 5 de 8 - Cada una de las dependencias de la entidad en las que se atiende público deberán garantizar el diligenciamiento del formato GDOC-F-006 REGISTRO DE INGRESO DE VISITANTES Y ATENCION DE CONSULTAS y remitirlo mediante el Sistema de Información Documental con el trámite al Grupo de Atención al Ciudadano. Esta remisión se deberá efectuar durante los primeros cinco (5) días del siguiente trimestre. - El personal de la compañía de seguridad deberá revisar los bolsos y paquetes del personal externo al momento de ingresar y retirarse de las instalaciones. - La vigilancia verificará y garantizará que la salida de bienes de la Superintendencia por parte de funcionarios o personal externo esté debidamente autorizada por el Coordinador del Grupo Administrativo, Intendente Regional, ó la persona que estos designen. ACCESO VEHICULAR - Todo vehículo que ingrese a las instalaciones de la Entidad, será objeto de revisión por parte de la compañía de vigilancia. - Todo funcionario que haga uso del área de parqueadero deberá dejar en un lugar visible la tarjeta de autorización de acceso y uso entregado por la Entidad. - El personal de seguridad registrará en la planilla destinada para tal fin a todas las personas externas que ingresen con vehículo y estos deberán diligenciar el formato de control de acceso vehicular y entregarlo al momento del retiro. - Por ninguna razón un vehículo podrá permanecer en las instalaciones de la Entidad, en horario diferente al laboral, sin previa justificación y autorización del Coordinador Administrativo o a quién él delegue. - Sólo el conductor podrá ingresar o salir del sótano de parqueaderos, situación que no aplica para los vehículos oficiales. - Los funcionarios de cargos directivos podrán tener asignado un parqueadero permanente en área del sótano, el cual será previamente autorizado por el Coordinador del Grupo Administrativo; los otros cupos de parqueaderos disponibles en ésta área serán asignados a otros funcionarios en estricto orden de llegada. En todo caso estos usuarios deberán registrarse en el sistema de información SIRF, ubicados visiblemente en la zona de portería del sótano.

6 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 6 de 8 ACCESO ZONA DE CARGA Y DESCARGA - Todo vehículo que ingrese a dejar o retirar elementos para la Entidad o contratistas que prestan servicio en la Entidad, deberán anunciarse con el Coordinador del Grupo Administrativo ó la persona que él designe, para autorizar su ingreso, desde la portería de la calle 26. Haciendo uso de las zonas destinadas para tal fin. - Por ningún motivo una persona externa, sin la debida autorización y supervisión podrá encontrase en la zona de carga y descarga. b. Para los inmuebles de otras sedes como Barranquilla, Bucaramanga, Cali, Cartagena, Cúcuta, Manizales y Medellín: ACCESO PEATONAL - La compañía de seguridad de cada Intendencia Regional se encargará del control de acceso de visitantes, mediante el registro de la información en las minutas correspondientes, cuando este aplique. - En las sedes que hacen parte de Edificios sometidos a propiedad horizontal, y no cuentan con servicio de seguridad propia se deberá designar un funcionario para que registre el ingreso y salida de personal externo. En el formato diseñado y entregado para tal fin. El cual deberá ser remitido al Coordinador del Grupo Administrativo. - El registro de ingresos y salida de funcionarios deberá ser diligenciado en el formato GINF-F- 016 y enviado a través por el Sistema de Gestión Documental, utilizando el trámite , al Grupo de Recursos Humanos, los primeros cinco (5) días de cada mes, o cuando sea solicitado. - Los funcionarios que en desarrollo de comisiones de servicio se desplacen a otras sedes diferentes a su sitio de trabajo, deberán registrarse en el formato GINF-F-016 de control de ingreso de funcionarios, como constancia de su visita, en caso que la visita se lleve a cabo a la sede Bogotá, el funcionario deberá registrarse en el sistema SIRF. En caso de no contar con la autorización deberán registrarse en el formato antes mencionado y solicitar el registro en el Grupo de Recursos Humanos. - Los funcionarios que atienden público en las Intendencias Regionales deberán garantizar el diligenciamiento del formato GDOC-F-006 REGISTRO DE INGRESO DE VISITANTES Y

7 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 7 de 8 ATENCION DE CONSULTAS y remitirlo mediante el Sistema de Información Documental con el trámite al Grupo de Atención al Ciudadano, los primeros cinco (5) días del siguiente trimestre, este reporte podrá ser solicitado en cualquier momento por el Grupo de Atención al Ciudadano. ACCESO VEHICULAR - El uso de los parqueaderos privados, serán exclusivamente para los funcionarios designados por el Intendente Regional, cuando sea posible Áreas Seguras: Aplica para todas las sedes de la Entidad: a) Todo trabajo que se pretenda adelantar en las áreas denominadas como seguras, deberá contar con la autorización previa del responsable de dicha área, quien comunicará esta novedad al Coordinador del Grupo Administrativo mediante correo electrónico o memorando. b) La responsabilidad de la autorización de acceso a las áreas seguras será exclusivamente de las personas de quienes dependen dichas áreas y además será responsable del ingreso y uso de equipos de fotografía, video, audio u otras formas de registro. c) El responsable del área segura debe mantener activos los controles de seguridad establecidos, tales como alarmas, puertas cerradas, controles de acceso con identificación personal (PIN) y biométricos, al igual que aquellos controles ambientales cuando apliquen y autorizará d) El responsable del área segura o quién éste delegue debe proporcionar instrucciones sobre los requisitos de seguridad del área, los procedimientos de emergencia y garantizar su cumplimiento. e) Todo visitante que ingrese al centro de cómputo de la Entidad en la ciudad de Bogotá, deberá diligenciar el formato GINF-F-017 Bitácora de acceso de visitantes al centro de cómputo.

8 INSTRUCTIVO: INGRESO INSTALACIONES Número de página 8 de 8 3. CONTROL DE CAMBIOS: Versión Vigencia Desde Vigencia Hasta Identificación de los cambios Responsable 001 Septiembre 3 de 2008 Marzo 17 de 2010 Creación del documento Coordinador Grupo Administrativo 002 Marzo 17 de 2010 Diciembre 21 de 2010 Instructivo ingreso a las áreas seguras o de acceso restringido de la Entidad. Coordinador Grupo Administrativo 003 Diciembre 21 de 2010 Mayo 3 de 2011 Ampliación del control a las Intendencias Regionales y registro de acceso al centro de computo. 004 Mayo 3 de 2011 Febrero 3 de 2014 Se eliminó portar la Identificación en lugar visible para los visitantes en las Intendendencias Regionales y se adicionó el control de las armas 005 Febrero 3 de 2014 Cambio del documento al proceso de Gestión de Infraestructura Física Coordinador Grupo Administrativo Coordinador Grupo Administrativo Coordinador Grupo de Arquitectura Empresarial y SGI 4. ANEXOS Y REGISTROS: GINF-F-016 Control de ingreso a las instalaciones GDOC-F-006 Registro de Visitantes y Atención de Consultas GINF-F-017 Bitácora de acceso al centro de computo Elaboró : Funcionario Grupo Administrativo Revisó: Funcionario Grupo Administrativo Aprobó: Coordinador Grupo Administrativo Fecha: Febrero 3 de 2014 Fecha: Febrero 3 de 2014 Fecha: Febrero 3 de 2014