PROYECTO DE INCORPORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DEL AYUNTAMIENTO DE PAMPLONA.

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1 PROYECTO DE INCORPORACIÓN DEL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS DEL AYUNTAMIENTO DE PAMPLONA. 1. MEMORIA JUSTIFICATIVA DE LA INCORPORACIÓN Desde el año 2012, el Ayuntamiento de Pamplona ha venido trabajando técnica y procedimentalmente con el fin de poder implementar el procedimiento de gestión de facturas en modo electrónico, apostando muy decididamente por este formato de facturación en su relación con los proveedores. Como fruto de ello, mediante Decreto de Alcaldía de fecha 18 de abril de 2013 (DAL 18-ABR-13 1/GM), se aprobó el Proyecto de incorporación del procedimiento de gestión de facturas electrónicas del Ayuntamiento de Pamplona y, correlativamente, se modificó la Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica de este Ayuntamiento para adecuarla al nuevo modelo de facturación electrónica en sus relaciones con terceros. De este modo, podemos decir que el Ayuntamiento de Pamplona ha venido acumulando una consolidada experiencia en materia de facturación electrónica con sus proveedores, y una cultura administrativa en este nuevo formato de facturación, al ser precisamente la facturación electrónica, a día de hoy, el formato ordinario de trabajo y de relación de esta Administración con sus proveedores y con los terceros en general. Con posterioridad a la implantación del Procedimiento de gestión de Facturas Electrónicas y de la citada modificación de la Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica de este Ayuntamiento, se publicó en el B.O.E. de fecha 28 de diciembre de 2013, la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público, cuyo ámbito de aplicación subjetivo afecta tanto al Ayuntamiento de Pamplona, como a sus Organismos Autónomos (Gerencia de Urbanismo y Escuelas Infantiles), tal y como se deriva del artículo 2.2. de la citada Ley. Dicha Ley y su normativa de desarrollo (particularmente la Orden HAP/492/2014, de 27 de marzo, y la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio), imponen a las Administraciones públicas y entidades que entran dentro de su ámbito de aplicación, una serie de obligaciones que requieren que la Administración Municipal del Ayuntamiento de Pamplona deba llevar a cabo una adaptación a dicha normativa que, genéricamente, tuvo su plasmación en el Decreto de Alcaldía de 12 de diciembre de 2014 (DAL 12-DIC-14 1/GM), en cuyo punto 8.- se ordenó expresamente tanto la adaptación de la Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Pamplona, como la adaptación del Proyecto de incorporación del procedimiento de gestión de facturas electrónicas del Ayuntamiento de Pamplona (aprobado en su día mediante DAL 18-ABR.13 1/GM) a la citada Ley 25/2013, de 27 de diciembre y su normativa de desarrollo. Por tanto, en cumplimiento de lo anterior, procede la adaptación del Proyecto de incorporación del procedimiento de gestión de facturas electrónicas del Ayuntamiento de Pamplona, mediante la redacción de este nuevo Proyecto de incorporación. 1

2 De conformidad con lo dispuesto en el artículo 50 de la Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica del Ayuntamiento de Pamplona, la modificación de procedimientos, trámites y servicios incorporados a la tramitación por vía electrónica, se deberán definir en las correspondientes disposiciones de desarrollo aprobadas por el órgano competente, sobre la base de los correlativos Proyectos de Incorporación. De este modo, se procede a desarrollar el presente Proyecto de Incorporación, con los requisitos exigidos en el art. 51 de la Ordenanza, para su aprobación, junto con los informes pertinentes, por el órgano municipal competente. Además de lo anterior, la adaptación del contenido en materia de facturación del vigente artículo 48 de la Ordenanza reguladora de la Administración Electrónica a la citada normativa, requerirá la correlativa modificación del propio texto de la Ordenanza a través del procedimiento establecido a tal efecto en la LFALNA (arts. 324 y sstes.) 1.1. Implicaciones Organizativas Tanto las oficinas de registro presencial, como el registro electrónico, se organizan en un sistema de registro único o Registro General integrado en el que se practican los asientos de los escritos y comunicaciones que la ciudadanía dirige a las Áreas, órganos y servicios municipales, así como la salida de escritos y comunicaciones que el Ayuntamiento dirige a las personas físicas o jurídicas y a otras Administraciones Públicas, tal y como se determina en el artículo 20.1 de la Ordenanza reguladora de la Administración electrónica del Ayuntamiento de Pamplona. De este modo, aquellos sistemas informáticos que de forma electrónica permitan a la ciudadanía enviar documentos electrónicos al Ayuntamiento de Pamplona, se integrarán, desde el punto de vista del Registro, como una oficina o canal de presentación más, anotando en los asientos registrales los datos correspondientes, y vinculando los documentos electrónicos enviados, como si fueran introducidos en la aplicación por una persona situada en una oficina presencial. Hasta la fecha, la información de todas las facturas se viene incorporando al Registro General, como un subsistema específico de Registro de Facturas. Este Registro de Facturas se adaptará para cumplir con las condiciones establecidas en la Ley 25/2013, de 27 de diciembre y la Orden HAP 492/2014, de 27 de marzo, de forma que, a partir de este momento, se denominará formalmente Registro Contable de Facturas. En cumplimiento del artículo 6 de la citada Ley, se determina que el Punto Único de Entrada de Facturas Electrónicas será la plataforma electrónica FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. Por lo tanto, se realizará una integración informática entre el FACe y el Registro Contable de Facturas del Ayuntamiento, para su recepción automatizada y posterior tratamiento electrónico, de la misma forma que se venía haciendo hasta ahora. 2

3 La Administración municipal sólo admitirá para su tramitación, en su relación con terceros, la facturación en formato electrónico. El punto general de entrada de facturas electrónicas tanto de las entidades obligadas legalmente al uso de la factura electrónica, como del resto de proveedores que, no estando obligados legalmente a su uso, deseen voluntariamente expedir y remitir facturas electrónicas, será la plataforma electrónica FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. Aquellos terceros que, no estando obligados legalmente al uso de la factura electrónica, y que por razón de su falta de capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otra serie de motivos razonados, no tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios electrónicos precisos para la correcta realización de facturas en formato electrónico, podrán acudir a aquellas oficinas presenciales de la Administración municipal del Ayuntamiento de Pamplona que se indique en la sede electrónica, donde se dispondrá de personal especializado para dar el apoyo necesario, tanto informativo, como para la propia confección y transformación de la factura en papel en factura electrónica. Para estos terceros, el punto de entrada de estas facturas electrónicas, continuará siendo el Registro presencial. Estas facturas se registrarán de forma automática en el Registro Contable de Facturas, para su tramitación electrónica. En el caso de que junto con la factura, el presentador aporte documentos justificativos en papel en las citadas oficinas presenciales, los originales se escanearán en el acto por el personal municipal habilitado, y le serán devueltos al ciudadano. Tanto las facturas electrónicas confeccionadas, como las copias electrónicas de los originales escaneados, se firmarán electrónicamente, bien a través de un proceso de digitalización automática certificada, o bien a través del personal municipal que realice la digitalización. Tras este paso, dicho personal municipal incorporará al Registro Administrativo y al Registro Contable de Facturas, la factura electrónica confeccionada, junto, en su caso, con los documentos digitalizados, entregando un acuse de recibo y una copia de la información de la factura, en modo legible, al ciudadano. Se habilitarán puestos específicos para este tratamiento, para no penalizar la agilidad de la función de Registro a otros ciudadanos. Se anula, de esta forma, el sistema de envío de facturas por , por lo que, consecuentemente, los proveedores no deberán comunicar al 010 sus direcciones de correo electrónico como trámite previo a su envío. Las facturas que se envíen al Punto Único de entrada de facturas FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, deberán realizarse en el formato que en cada momento se indique por la Administración General del Estado. Para facilitar la confección y envío de las facturas, se publicará en la sede electrónica información que permitirá generar, firmar y enviar electrónicamente al FACe facturas electrónicas. 3

4 Todo lo anterior conlleva las siguientes implicaciones organizativas: 1. La Administración municipal del Ayuntamiento de Pamplona, adoptará como Punto Único de Entrada de Facturas electrónicas, la plataforma electrónica FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. 2. Se darán de alta en DIR3 las unidades orgánicas aprobadas en DAL de fecha 12 de diciembre de 2014 (DAL 12-DIC-14 1/GM). 3. Cada Organismo Autónomo (Gerencia de Urbanismo y Escuelas Infantiles) tendrá un Registro Contable de Facturas independiente, separado del del Ayuntamiento. 4. El Ayuntamiento de Pamplona designará los roles de Oficinas Contables, Organos Gestores y Unidades Tramitadoras pertinentes, y los dará de alta FACe. Sus códigos se publicarán en la Sede Electrónica para su general conocimiento. 5. Por lo que respecta al Registro presencial del Ayuntamiento: - El Ayuntamiento de Pamplona deberá designar el personal de Registro encargado de las tareas descritas en los párrafos anteriores correspondientes - Dicho personal designado, deberá recibir previamente la formación necesaria para poder desarrollar adecuadamente dichas funciones. - Igualmente, deberá proveerse a dicho personal designado del correspondiente certificado digital (en el caso de que todavía no disponga de él). - El personal designado deberá contar con los programas y herramientas informáticas necesarias para desarrollar adecuadamente las funciones encomendadas. 6. Deberá, igualmente, formarse al personal del Deberá publicarse en la sede electrónica información sobre los puntos de entrada habilitados para la presentación de facturas, los manuales de ayuda pertinentes, el formato electrónico vigente, y los códigos, enlaces y/o programas adecuados para la correcta confección de las facturas en formato electrónico. 8. Deberá formarse al personal que determinen las Direcciones de las Áreas, en el nuevo sistema de gestión de facturas electrónicas y dotarle de las aplicaciones informáticas necesarias. Consulta y gestión de facturas en las Áreas Municipales El personal asignado a la recepción de facturas en las Áreas Municipales, podrá consultar en el Registro Contable de Facturas (RCF), únicamente las asignadas a su Unidad Tramitadora, salvo en los casos que se determine por las Direcciones de las Áreas, que podrán consultar las que lleven indicado el código DIR3 de su Área como Órgano Gestor de la factura. Dependiendo de su casuística particular, las Áreas podrán establecer las personas que accederán al Registro Contable de Facturas, pudiendo llevarse a cabo de forma centralizada para todas las entradas del Área, de forma descentralizada, determinando los departamentos destinatarios, o de forma mixta, según sus necesidades. Dentro de cada Área, se podrán asignar las facturas a unos departamentos u otros, por parte de los administrativos habilitados. En caso de errores de asignación de Órgano Gestor en las facturas, la persona tramitadora se pondrá en contacto con el Departamento de Contabilidad, para que sea éste quien asocie la unidad destinataria correcta. 4

5 1.2. Implicaciones Técnicas Para la recepción electrónica de facturas, solamente se admitirá el formato que en cada momento se fije por la Administración General del Estado. Actualmente, este formato viene determinado por la Orden HAP 492/2014, de 27 de marzo, y es el denominado Facturae, versión ANIMSA instalará en los servidores municipales los programas desarrollados para la interconexión mediante interfaz de servicios web con el FACe, para descargar las facturas electrónicas que los proveedores hayan enviado a través del Punto Único de Entrada de Facturas. Estas facturas se almacenarán en el Registro Contable de Facturas (RCF) que corresponda (Ayuntamiento, Gerencia de Urbanismo, Escuelas Infantiles), asignándole un identificador único que se devolverá al FACe para confirmar la recepción. Este sistema sustituirá a la actual recepción de facturas por correo electrónico. El archivo de factura podrá ir acompañado de otros documentos electrónicos adjuntos, entrando todos ellos en el mismo asiento registral del RCF. Todos los documentos deberán ajustarse a las especificaciones de los formatos admitidos por la Administración General del Estado. En la Sede Electrónica se incluirá un enlace a una página web que permita a los proveedores la introducción de facturas con la información de los códigos de Registro Contable, Organo Gestor y Unidad Tramitadora que corresponda, y haga un envío automático al FACe del archivo facturae correspondiente. Para facilitar la visualización de los datos, se generará automáticamente un archivo PDF con la información de la factura, y se asociará a la misma entrada del Registro Contable. Desde las diferentes Áreas Municipales podrán consultar las facturas que se hayan enviado a sus respectivos Órganos Gestores y Unidades Tramitadoras. Los datos de las facturas electrónicas no podrán ser modificados manualmente para mantener la coherencia y la seguridad del procedimiento. Para facturas digitalizadas que, por error en la introducción manual de datos, hayan sido incorrectamente registradas, podrán modificarse dichos datos desde el Registro de Entrada, que enviará la información corregida al Registro Contable. En las Áreas municipales se desplegará la aplicación de Consulta del Registro Contable de Facturas, desde la que los administrativos que se determine desde cada Área, gestionarán las facturas dirigidas a las mismas. A dicho personal se le darán permisos de acceso según las necesidades particulares de cada Unidad Administrativa en la tramitación de sus facturas. Al comprobar la información de las facturas electrónicas, se podrán rechazar y enviar automáticamente un estado de rechazo al FACe, o aceptar su tramitación, en cuyo caso se darán de alta en la tabla de facturas de SEPAL, y en Gestión de Expedientes, enviando igualmente al FACe un estado de Verificada en RCF. El resto del procedimiento de tramitación electrónica de facturas se realizará como hasta ahora,reutilizando los circuitos de tramitación y herramientas informáticas actuales. Los cambios de estado de tramitación de las facturas se actualizarán automáticamente desde SEPAL, enviando dicha información al FACe de forma transparente y desasistida. Se dará acceso a la aplicación de Gestión de Expedientes a las personas que validan las facturas, y que será determinado por las Direcciones de las Áreas, y se les dotará de certificados digitales, de forma que puedan firmar digitalmente los informes de validación de las facturas. 5

6 Se implantará a todos los puestos del Departamento de Intervención, el módulo de Gestión de Expedientes desarrollado al efecto, para la consulta de la documentación electrónica de los expedientes, y la generación y firma, en su caso, del Informe de Intervención. Se implantará a todos los puestos del Departamento de Contabilidad, el módulo de Gestión de Expedientes desarrollado al efecto, para la consulta de la documentación electrónica de los expedientes, para el control de las facturas electrónicas, como paso previo a su contabilización en el Sistema Económico Presupuestario. Se implantará en aquellos puestos de Recaudación y Tesorería que se determine, la aplicación de Gestión de Expedientes para la consulta de los expedientes de facturas. En las oficinas de registro en las que se admita que el ciudadano acuda con facturas en papel para su inmediata digitalización, se instalará una aplicación que permita incluir en el Registro Administrativo la información de la factura, y se configurarán escáneres que permitan digitalizar en el momento, tanto el documento de factura como otros documentos aportados con la misma. El proceso de digitalización e incorporación al archivo documental vinculado al asiento registral cumplirá las Normas Técnicas de Interoperabilidad de Digitalización de Documentos, de Documento Electrónico, y de Catálogo de Estándares. En particular, se configurarán los escáneres a una resolución de 200 puntos por pulgada, y el proceso de digitalización producirá un fichero en formato pdf, que se mostrara en la pantalla del ordenador con la imagen obtenida. Si el proceso de digitalización no produce un pdf firmado mediante un proceso de digitalización certificada, una vez cotejado el documento original en papel con la copia electrónica mostrada en la pantalla del ordenador, se procederá a la firma de la copia electronica mediante la utilizacion de la firma electronica reconocida del empleado publico que realice el proceso, lo que garantiza la identidad de los contenidos del documento original y de la copia electrónica. El documento electrónico se asociará, junto con la factura electrónica a un asiento registral, y se le asociarán los metadatos pertienentes. Las facturas incluidas en el registro administrativo se trasladarán automáticamente al Registro Contable de Facturas, con indicación expresa de su origen. Todo lo anterior conlleva las siguientes implicaciones técnicas: 1. Publicación en la sede electrónica del formato admitido (actualmente facturae 3.2.1) y de los códigos DIR3 correspondientes, eliminando las referencias a las actuales direcciones de Desarrollo y actualización de la página web, de modo que permita la generación y envío de facturas electrónicas al FACe 3. Desarrollo informático de la gestión automática del proceso de recepción de facturas del FACe a la aplicación de Registro Contable de Facturas, y la transmisión de los estados de tramitación. 4. Desarrollo informático del módulo Registro Contable de Facturas para la consulta y gestión en las Unidades Tramitadoras pertinentes. 5. Debe modificarse en SEPAL la gestión de facturas, para permitir la recepción automática de las mismas desde el Registro Contable, y la gestión de los estados de tramitación 6. Debe modificarse la aplicación de Gestión de Expedientes para incorporar la gestión y visualización de facturas almacenadas en el Registro Contable 7. Debe darse acceso a la aplicación de Gestión de Expedientes al personal que valida facturas, y debe dotarse a dicho personal (en el caso de que no dispusiera todavía del mismo) de un certificado digital para la firma digital de los informes de validación de las facturas. Igualmente, deberá darse la formación precisa en dicha herramienta informática al mencionado personal. 6

7 8. Debe implantarse el módulo de Gestión de Expedientes a todos los puestos de los departamentos de Intervención y Contabilidad, así como en aquellos puestos del departamento de Recaudación y Tesorería que se determine. 9. En las oficinas de registro en las que se admita que el ciudadano pueda acudir con facturas en papel para su inmediata digitalización, se deberá instalar la correspondiente aplicación que permita incorporar la información de la factura al Registro Administrativo y al Registro Contable que corresponda, y se deberán configurar los escáneres a fin de que se permita digitalizar en el momento los documentos que puedan ser aportados junto con la factura. 10. Se anulará el antiguo sistema de recepción de facturas vía . En el caso de que, por error, todavía se recibiera alguna factura de algún proveedor por el antiguo sistema de recepción de facturas por , durante un período de cortesía se informará al remitente, igualmente vía , acerca del nuevo procedimiento de envío de facturas. 2.- IDENTIFICACIÓN DE LOS TRÁMITES, SERVICIOS, O GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO QUE SE INCORPORAN. La implementación del expediente de forma totalmente electrónica, implicará cambios en la forma de tramitar las facturas, que se desarrollará de la siguiente manera: A.) La factura llega a Registro Contable de Facturas B.) Se trata la factura en el área correspondiente C.) Se registra la factura en SEPAL D.) Se crea el Expediente en Gestión de Expedientes E.) Se realiza informe justificativo F.) Se realiza documento contable asociado a la factura G.) Se crea relación Os, se bloquea la relación en Contabilidad, y se crea el expediente de Agrupación en Gestión de Expedientes H.) Se elabora la Propuesta de Resolución para la relación de Os I.) Se firma la propuesta en el Área J.) Se envía a Intervención para su fiscalización K.) Se firma por el Órgano y el Titular del Órgano de apoyo L.) Se elabora el Acta y se cierra el expediente de Agrupación M.) Se controlan las facturas en Contabilidad. N.) Se pagan las facturas en Contabilidad. DETALLE DE CADA TRÁMITE A) La factura llega a Registro Sólo se admitirá por el Registro la entrada de facturas únicamente en formato electrónico. 7

8 - Si la factura llegase en papel al Registro presencial: transformación en factura electrónica Como ya se ha dicho en el punto 1.1 Implicaciones Organizativas, pudiera darse que exista un número limitado de terceros que, no estando obligados por la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, o norma que la sustituya en el futuro, al uso de la factura electrónica y a su presentación a través del Punto Único de Entrada de facturas y que por razón de su falta de capacidad económica o técnica, dedicación profesional u otra serie de motivos razonados, no tengan garantizado el acceso y disponibilidad de los medios electrónicos precisos para la correcta realización de una factura electrónica. Dichos terceros acudirán con su factura en papel a aquellas oficinas presenciales que se indique en la sede electrónica, a fin de que por personal especializado y formado adecuadamente, se dé el apoyo necesario, tanto informativo como para la confección y transformación de dicha factura en papel en factura electrónica. Una vez generada en el Registro presencial la factura electrónica, el personal municipal habilitado para ello, firmará electrónicamente la factura electrónica, bien a través de un proceso de digitalización automática certificada, o bien con su propio certificado. En el caso de que junto con la factura se aporten documentos justificativos en papel, los originales se escanearán en el momento, por el personal municipal habilitado, y se devolverán al ciudadano. Las copias electrónicas se firmarán electrónicamente, bien a través de un proceso de digitalización automática certificada, o bien por el personal que realice la digitalización. Tras este paso, el personal municipal habilitado incorporará al Registro Administrativo y al Registro Contable de Facturas, la factura electrónica y los documentos digitalizados, entregando un acuse de recibo y una copia de la información de la factura en modo legible para el ciudadano. La introducción de la factura a través de la aplicación de Registro, realizará los apuntes pertinentes de forma automática y transparente para el usuario en ambos Registros - La factura llega en formato electrónico Los proveedores deberán enviar las facturas electrónicas al Punto Único de Entrada de Facturas de la plataforma electrónica FACe-Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas. En la Sede Electrónica se pondrán vínculos para descargar aplicaciones gratuitas de generación y envío de facturae al FACe, como por ejemplo la desarrollada por el MITyC, o el formulario desarrollado por Enxendra, residente en facturae.pamplona.es. Este formulario presentará, en desplegables inteligibles para los proveedores, los códigos de Unidades Tramitadoras, Organos Gestores y Oficinas Contables de la Administración municipal del Ayuntamiento de Pamplona, para facilitar la introducción de la información. Una vez generada la factura electrónica, permitirá firmarla y enviarla al FACe directamente. El sistema de comunicación con FACe instalado en los servidores municipales obtendrá, mediante interfaz de servicios web, las facturas electrónicas que se han enviado al Punto Único de Entrada de Facturas, y que estén pendientes de descargar, chequeará que la factura es correcta y la dará de alta 8

9 automáticamente en el Registro Contable de Facturas correspondiente, dependiendo de los datos de la factura. Se le asignará un número único de factura, que será devuelto al FACe junto con el estado 1300 Recibida en RCF. B) Se trata la factura en el área correspondiente Desde el módulo denominado Registro Contable de Facturas, los empleados de las unidades /áreas destinatarias podrán consultar las entradas de facturas que les han sido asignadas, en tiempo real. Podrán rechazar las facturas, o aceptarlas para su tramitación. Las facturas rechazadas cambiarán al estado 2600 Rechazada y se informará del mismo al proveedor a través del FACe, y de la Sede Electrónica del Ayuntamiento. C) Se registra la factura en la aplicación de SEPAL El programa de Registro Contable de Facturas realiza esta tarea de forma automática, enviando los datos de la factura, en el momento en que se acepta para su tramitación. Estas facturas pasarán al estado 1400 Verificada en RCF. Las facturas rechazadas, y que no van a ser tramitadas NO se enviarán a SEPAL. D) Se crea el expediente en Gestión de Expedientes El programa de Registro Contable de Facturas realiza esta tarea de forma automática, simultáneamente con el paso C) en el momento en que se acepta para su tramitación, y creará el expediente utilizando la tipificación denominada FACTELEC. Esta tipificación incorporará el trámite de Registro de Factura, vinculado a la entrada del Registro Contable, y generará automáticamente un trámite de Redactar informe justificativo, que se asociará al informante pertinente. El proceso generará automáticamente un informe de conformidad en PDF conteniendo los datos de la factura, para su tratamiento posterior. E) Se realiza informe justificativo El informante tendrá entre sus trámites pendientes el de redactar el informe. Asociado al expediente se encontrará el documento de informe generado automáticamente con la imagen electrónica de la factura. Se podrá firmar directamente el PDF con el visto bueno, o utilizar una plantilla específica de Informe de Control de Factura, en el que se volcarán los datos correspondientes, dejando luego que se escriba libremente en el documento. En este segundo caso, al tramitar se adjuntará este documento al PDF, y se firmará electrónicamente. F) Se realiza documento contable asociado a la factura Se realizará en la aplicación de SEPAL. La necesidad de reconocer la Obligación de la factura completa, exigirá que no se podrán tramitar documentos O por importes inferiores al total de la misma. Quedará marcado en SEPAL si la factura ha llegado como xml Facturae. G) El documento contable se incluye en relación Os, se bloquea la relación en Contabilidad y se vincula la agrupación a los expedientes de facturas individuales Al crear la relación de Contabilidad, se muestra el Ente Orgánico que, por defecto, tramitará la propuesta, y se crea un expediente de Agrupación, con un trámite que incorpora los datos de la relación en xml y un pdf para visualizar la relación por parte de los tramitadores. No se limitará el que los documentos contables de la misma relación tengan el mismo expediente. Se bloquea la relación en Contabilidad para evitar que los datos de Expedientes y SEPAL sean modificados, y no cuadren. 9

10 Se pasará el estado de la factura al 2200 Factura incluida en Documento Contable H) Se elabora la Propuesta de Resolución para la relación de Os El usuario, desde Gestión de Expedientes, creará la propuesta. La propuesta importa los datos de la relación previa automáticamente. Al tramitar, se presentarán al usuario los datos de la relación y se solicitará la conformidad de que los mismos datos están en el documento. Si se conforma, se asociará la agrupación de Expedientes a los expedientes de facturas correspondientes. De esta forma, desde cada expediente de factura se podrá acceder a la propuesta en la que se aprueba su documento contable. Hay que tener en cuenta que una factura puede dividirse en varios documentos contables, por lo que desde su expediente se accederá a todas las relaciones en las que se referencia. I) Se firma la propuesta en el Área Automáticamente se creará un trámite de Proceso de Firma, y se solicitará el flujo de firmas correspondiente, y las personas reales que van a firmar. Al tramitar la firma, se modificará automáticamente la información de SEPAL, incluyendo la fecha de aprobación por el Área, y las facturas incluidas en la relación pasarán al estado de 2300 Conformada J) Se envía a Intervención para su fiscalización Tras la firma se crea un trámite de envío a Intervención. En Intervención podrán visualizar la documentación del expediente de agrupación, así como los documentos de los expedientes individuales de cada factura, y de los expedientes vinculados a los mismos. Generarán un informe de intervención, que presentará una copia del contenido de la propuesta fiscalizada. Se comprobará que la propuesta ha sido firmada previamente y lleva la Conformidad del Área. Si es intervención previa limitada, el informe será firmado electrónicamente por el interventor que lo ha elaborado. Tras su tramitación, se anota en SEPAL el resultado de la fiscalización y el motivo. K) Se firma por el Órgano y el Titular del Órgano de apoyo Desde el Área, se incluyen en el Orden del día las propuestas fiscalizadas. Al lanzar el OD, se crea el flujo de firmas que corresponde automáticamente, que permitirá la firma electrónica tal y como funciona actualmente. L) Se elabora el Acta El programa de Control permite seleccionar automáticamente las propuestas firmadas electrónicamente por un órgano en una fecha. A partir de ahí, se elabora el acta y se crea el trámite de Redactar Notificación a Contabilidad y Tesorería y se anota en SEPAL la fecha de aprobación correspondiente. M) Se controlan las facturas en Contabilidad Desde Contabilidad consultarán los documentos de los expedientes para realizar las comprobaciones correspondientes, y en SEPAL contabilizarán las relaciones de documentos contables. Se cambia de estado de las facturas correspondientes a 2400 Reconocida Obligación de Pago. N) Se pagan las facturas en Contabilidad El resto de la tramitación se realizará por Tesorería, desde la aplicación de SEPAL de la misma forma que se realiza actualmente: 10

11 - Se realizan los Mandamientos de Pago de los documentos Os aprobados - Se aprueban los Mandamientos de Pago por Alcaldía - Se realiza el abono Al pagarse completamente, se modifica el estado a 2500-Pagada en su totalidad 3.- IDENTIFICACIÓN DE LOS CANALES ELECTRÓNICOS QUE SE HAYAN HABILITADO PARA LA REALIZACIÓN DEL TRÁMITE, ACCESO AL SERVICIO O GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO. La generación de la factura en formato facturae se podrá realizar desde la página web facturae.pamplona.es Asimismo, se podrán enviar los xml facturae al FACe a través de los sistemas habilitados por la Administración General del Estado (Secretaría de Estado de Administraciones Públicas), indicados en la página web https://face.gob.es Los archivos electrónicos que se envíen por este sistema deberán estar libres de todo tipo de virus o software malicioso, pudiendo rechazarse en cualquier momento, en caso contrario. Independientemente de los sistemas de consutla de facturas proporcionados por la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas, desde el servicio de Mi Carpeta Ciudadana los proveedores podrán consultar las facturas enviadas, fecha y hora de registro, y su estado de tramitación. Para ello deberán utilizar un certificado digital que identifique a la persona física o jurídica coincidente con la que consta como emisora de las facturas enviadas. 4.- SISTEMAS DE IDENTIFICACIÓN Y ACREDITACIÓN ELECTRÓNICA DE LA VOLUNTAD DE LA CIUDADANÍA PARA EL PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE FACTURAS ELECTRÓNICAS. Los sistemas de identificación y acreditación de la voluntad de la ciudadanía son los siguientes: Las facturas deberán estar firmadas electrónicamente con un certificado reconocido. Las facturas llevarán entre sus datos el CIF/NIF y Razón social / Nombre y apellidos del proveedor. 5.- PROGRAMAS Y APLICACIONES ELECTRÓNICAS QUE SE UTILIZARÁN PARA CADA UNO DE LOS TRÁMITES, SERVICIOS O GESTIÓN DEL PROCEDIMIENTO QUE SE INCORPORA. Los programas y aplicaciones utilizados para cada uno de los trámites del procedimiento, son los siguientes: 11

12 A) La factura llega a Registro Se utilizarán los módulos DISTRIFAC.EXE para la interconexión con el FACe y REGISTRO.EXE de la aplicación de Registro de Entradas, Salidas y Facturas B) Se trata la factura en el área correspondiente Se utilizará el módulo REGCONTAFAC.EXE de la aplicación de Registro Contable de Facturas C) Se registra la factura en la aplicación de SEPAL Se utilizará el módulo REGCONTAFAC.EXE de la aplicación de Registro Contable de Facturas y el alta de facturas de SEPAL.EXE D) Se crea el expediente en Gestión de Expedientes Se utilizará el módulo REGCONTAFAC.EXE de la aplicación de Registro Contable de Facturas E) Se realiza informe justificativo Se utilizará la aplicación REGCONTAFAC.EXE, o el módulo GEXP2002.EXE de la Aplicación de Gestión de Expedientes F) Se realiza documento contable asociado a la factura Se utilizará el módulo SEPAL.EXE G) El documento contable se incluye en relación Os, se bloquea la relación en Contabilidad y se vincula la agrupación a los expedientes de facturas individuales Se utilizará el módulo SEPAL.EXE de la aplicación Sistema Económico Presupuestario H) Se elabora la Propuesta de Resolución para la relación de Os Se utilizarán los módulos GEXP2002.EXE, GENPROP.EXE y GENPROP.DOT de la Aplicación de Gestión de Expedientes I) Se firma la propuesta en el Área Se utilizará el módulo GEXP2002.EXE de la Aplicación de Gestión de Expedientes J) Se envía a Intervención para su fiscalización Se utilizará el módulo INTERVENCION.EXE y GEXP2002.EXE de la Aplicación de Gestión de Expedientes K) Se firma por el Órgano y el Titular del Órgano de apoyo Se utiliza el módulo ORDEN_DEL_DIA.EXE y GEXP2002.EXE de la Aplicación de Gestión de Expedientes L) Se elabora el Acta Se utilizan los módulos CONTROL_ACTAS.EXE y ACTAS.DOT de la Aplicación de Gestión de Expedientes M) Se controlan las facturas en Contabilidad Se utilizará el módulo SEPAL.EXE y GEXP2002.EXE de la Aplicación de Gestión de Expedientes 12

13 N) Se pagan las facturas en Contabilidad Se utilizará el módulo SEPAL.EXE y GEXP2002.EXE de la Aplicación de Gestión de Expedientes 6.- MEDIDAS DE PROTECCIÓN DE DATOS DE CARÁCTER PERSONAL Y DE VALORACIÓN DE RIESGOS. Los sistemas informáticos descritos cumplen con los requisitos de la Ley Orgánica de Protección de Datos para la gestión de datos de nivel Medio. Los datos utilizados en el procedimiento de facturas no requieren de un nivel de protección superior, por lo que se considera que no son necesarias medidas adicionales. 7.- INFORME TÉCNICO QUE GARANTIZA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO Y LA TRANSMISIBILIDAD DE LOS DATOS, ASÍ COMO LA AUTENTICIDAD, CONFIDENCIALIDAD, INTEGRIDAD, DISPONIBILIDAD Y CONSERVACIÓN DE LA INFORMACIÓN QUE SE TRANSMITA, Y LAS MEDIDAS QUE SEAN NECESARIAS ADOPTAR. Se confecciona dicho informe técnico en documento aparte. En Pamplona, a 12 de enero de Por el equipo multidisciplinar redactor del presente proyecto: Fdo.: Dª Esther Azanza Fdo.: D. Eduardo Tuñón Fdo.: D. Miguel A. Cuesta. 13

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