Vicerrectoría de Extensión Banco Universitario de Programas y Proyectos de Extensión BUPPE.

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1 Banco Universitario de Programas y Proyectos de Extensión BUPPE. METODOLOGÍA GENERAL PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS Medellín Colombia Marzo de 2006.

2 Banco Universitario de Programas y Proyectos de Extensión BUPPE. Metodología General para la Presentación de Proyectos Comité de Extensión Margarita Berrío de Ramos, Vicerrectora de Extensión Alfonso Monsalve Solorzano Vicerrector de Investigación, Guillermo Londoño Restrepo Vicerrector de Docencia, Vicerrectoría de Docencia Hernando Velásquez Echeverry Director de Posgrado Clemencia Uribe Restrepo, Representante de los Coordinadores del Área de Ciencias Sociales y Humanas Fanny Mejía Franco Representante de los Coordinadores del Área de Ciencias de la Salud, Joaquín Cuervo Tafur, Representante de los, Coordinadores del Área de Ciencias Exactas y Naturales, Económicas e Ingeniería. José Fernando Castaño Cardona, Representante de los Egresados, Egresado Ingeniería Industrial Hernán Mira Fernández, Representante de los Profesores Invitados Adelaida Lozano Forero, Asistenta Relaciones Internacionales, Dirección de Relaciones Internacionales Edilia Morales Osorio, Coordinadora Administrativa de la Grupo de Trabajo de la. Vicerrectora de Extensión: Margarita Berrío de Ramos Extensión Cultural: Directora María Adelaida Jaramillo González Museo Universitario: Director Roberto León Ojalvo Prieto Programa Integración Docencia Asistencia IDA: Coordinadora Mélida Contreras Ríos Programa Gestión Tecnológica: Coordinador Jorge Alberto Jaramillo Pérez Programa de Egresados: Director Juan Darío García Londoño Coordinación General de Proyectos de Extensión: Profesor Fabio Vallejo Giraldo Edificio de San Ignacio: Coordinadora Administrativa Efigenia Castro Quiceno Coordinadora Administrativa: Edilia Morales Osorio Secretaria: Beatriz Giraldo Jiménez

3 TABLA DE CONTENIDO PRESENTACIÓN... 1 PRIMERA PARTE... 4 Marco Conceptual... 4 SEGUNDA PARTE... 9 Identificación... 9 TERCERA PARTE Preparación y Evaluación CUARTA PARTE Fuentes de Financiamiento QUINTA PARTE Programación SEXTA PARTE Proyecto y Medio ANEXO I Matriz del Marco Lógico ANEXO II Formatos

4 PRESENTACIÓN El propósito de este manual es el de suministrar los elementos necesarios para la identificación, preparación y evaluación de un proyecto a nivel de perfil. Además, pretende ayudar y orientar al evaluador de proyectos, puesto que se enmarca en los lineamientos generales propuestos en las metodologías del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional BPIN y se complementa con los conceptos básicos del Marco Lógico, exigencia de las instituciones que financian o cofinancian proyectos, en particular, la Comunidad Europea, el Banco Interamericano de Desarrollo y el Banco Mundial. Es importante tener presente que la metodología propuesta es consistente con la guía para la elaboración de proyectos BUPI 001 del Banco Universitario de Programas y Proyectos de la oficina de Planeación de la Universidad de Antioquia. Afín con lo anterior, en el manual se incluyen conceptos de evaluación financiera, económica y social de proyectos; es decir, el estudio y análisis de los proyectos se realiza desde el punto de vista de la Universidad, del sector educativo y del país en su conjunto. Sin embargo, es necesario aclarar que los factores de conversión de los precios de mercado a precios sociales no están actualizados, lo que limita el trabajo, puesto que su cálculo está hecho para unas condiciones económicas diferentes a las que actualmente existen y falta definir criterios sociales: riqueza, pobreza, entre otros. Además, esta actualización no le corresponde a la Universidad, es la Dirección Nacional de Planeación quien la debe proponer. De otra parte, es conveniente tener en cuenta que, esta metodología, se puede aplicar para presentar proyectos de cualquier tipo debido a su flexibilidad, porque los formatos propuestos facilitan la presentación de la información necesaria y suficiente. Este manual está dividido en seis partes: La primera parte, hace referencia al marco conceptual, presenta aspectos generales y conceptos de proyecto como definiciones, fases y ciclos del mismo, niveles de profundidad para realizar el estudio, evaluación exante y expost, entre otros. Es 1

5 preciso aclarar que cuando el monto de un proyecto excede a 1000 salarios mínimos, requiere de estudios complementarios, los cuales se determinan según el tipo de proyecto, en común acuerdo con la coordinación del Banco Universitario de Programas y Proyectos de Extensión BUPPE. La segunda parte, hace referencia a la identificación del programa o proyecto e incluye el análisis de la situación de referencia, planteamiento del problema, necesidad u oportunidad, su relación con el Plan de Ordenamiento Territorial y el Plan de Desarrollo de la Universidad. Además, se plantea una caracterización de la población objeto y la beneficiada, los objetivos y metas que se pretenden alcanzar, así como, el impacto esperado con indicadores de referencia y fuentes de verificación. La tercera parte, se refiere a la preparación y evaluación del proyecto, incluye horizonte duración del proyecto, los componentes, las actividades, tareas y/o acciones requeridas para alcanzar los objetivos y metas en cuanto a talento humano, obras físicas, maquinaria y equipos, materiales e insumos, valorados a precio de mercado. Además, se calculan las erogaciones o desembolsos en las fases de Inversión y Operación, en el horizonte del proyecto, así como, los ingresos. La información debe ser presentada tanto en cuadros de balance anuales como en el flujo de caja, para proceder a estimar el valor presente. La cuarta parte, está referida a la financiación del programa o proyecto, incluye la identificación de las fuentes de donde provendrán los recursos, así mismo, los proyectos que pretendan acceder a recursos de la Vicerrectoría, deben presentar el presupuesto desagregado, precisando la cuantía que la unidad académica responsable aporta, la cual, en ningún caso, debe ser inferior al 10% del monto total. En la quinta parte, se relaciona la programación físico financiera, es decir, el seguimiento de la ejecución del proyecto, considerando la relación entre la evaluación exante programación y el avance de la ejecución. El análisis se circunscribe a la duración y al costo de las fases de inversión, si existe, y la de operación, enmarcado en la cadena actividades tiempos, costos indicadores, fuentes de verificación, con el propósito de proponer un plan de mejoramiento continuo, de ser necesario. La sexta parte, hace referencia a la relación entre el proyecto y el medio, contrastando la situación sin intervención y con intervención, se diseña el plan de manejo 2

6 Ambiental, en el cual se incorporan acciones preventivas, correctivas, de mitigación y de compensación, de ser necesarias. En la séptima parte, se incluyen los formatos y anexos necesarios para la presentación de la información exigida para inscribir el proyecto en el Banco Universitario de programas y proyectos de la BUPPE. Ingeniero Fabio Vallejo Giraldo Coordinador General de Proyectos de Extensión 3

7 PRIMERA PARTE Marco Conceptual La identificación, preparación y evaluación de proyectos son conceptos de uso permanente tanto en las unidades académicas como por parte de los diferentes integrantes de la comunidad universitaria: docentes, investigadores, estudiantes y administradores, quienes participan, ya sea en el desarrollo institucional, como proponentes, o en la asignación de recursos para implementar la inversión en las diferentes instancias de la Universidad. Este marco conceptual presenta lineamientos generales o directrices, seleccionadas por la, para la gestión de proyectos, con el propósito de facilitarle, a las unidades académicas y a los responsables de la concepción y ejecución de proyectos, los elementos básicos de una técnica sencilla, que logre recopilar, crear y analizar un conjunto de antecedentes económicos, tecnológicos, ambientales y sociales que permitan juzgar cualitativa y cuantitativamente las ventajas y desventajas de asignar recursos a una determinada iniciativa. Además, la metodología se basa en el marco lógico ML, el cual se inserta, en forma integral, a la evaluación. Los proyectos así concebidos, parten del análisis de una situación de referencia o de un diagnóstico, dónde se identifican los problemas, necesidades u oportunidades que tiene el grupo, comunidad, sector o institución, para transformar dicha situación. 1. CONCEPTOS. Los conceptos que se plantean a continuación son la base o soporte de la metodología. 1.1 Proyecto: Conjunto de acciones, tareas o actividades interrelacionadas y coordinadas, tendientes a satisfacer una necesidad, o a aprovechar una oportunidad o a generar desarrollo, en un período de tiempo previamente definido. 4

8 Por su parte, el profesor Juan José Miranda, exdirector del Banco de Programas y Proyectos de Inversión Nacional, lo define como la unidad operativa de un Plan. 1.2 Fase: Es la representación en el tiempo de los instantes en los se entrega la documentación y se deben tomar decisiones gerenciales, con respecto a las inversiones en el proyecto. Las fases del proyecto son: Preinversión o gestación, inversión o realización, operación o ejecución y evaluación. 1.3 Preinversión: Es la fase de recopilación y análisis de los antecedentes y estudios que se requieren adelantar para estructurar un proyecto. La preinversión o gestación incluye la identificación, preparación, evaluación, financiamiento y sostenibilidad del proyecto. Sin embargo, el grado de búsqueda de la información y su manejo, así como su confiabilidad, dependen del nivel de profundidad con el que se realicen los estudios técnicos, sociales, económicos, ambientales y de mercado. Estos niveles, para el caso colombiano, se conocen como el ciclo del proyecto, concepto que se planteará más adelante Inversión: Una vez asignada una partida presupuestal para un proyecto, se procederá a programar los desembolsos requeridos para la adquisición de equipos, materiales, contratación del talento humano, entre otros, con el propósito de asegurar, en la medida de lo posible, el éxito del proyecto. Paralelo a lo anterior, se analiza la capacidad que tiene la unidad académica o entidad para ejecutar el proyecto, dado que se debe definir claramente los responsables y los participantes en la ejecución. La programación de los desembolsos es la base para la construcción del plan de caja discriminado en meses, el cual le permite a la unidad académica o grupo ejecutor gestionar los recursos para garantizar su disponibilidad Operación: En esta fase el proyecto debe empezar a generar los productos, bienes y/o servicios. Vale aclarar que, hace referencia al cumplimiento de los objetivos y metas específicas planteadas. El éxito del proyecto depende tanto de la administración, la entrega oportuna de los productos y/o servicios como de la verificación del cumplimiento de los objetivos y metas. Razón por la cual, la unidad académica responsable debe, disponer del personal necesario para que operen eficientemente los procesos, definir los controles ambiéntales y de procesos, de tal manera que se garantice, en buena medida, un desarrollo sostenible. Además, se debe hacer un seguimiento o monitoreo físicofinanciero, que permita la evaluación de resultados y el diseño de un plan de mejoramiento, en aquellos casos en los que se presenten desfases entre lo programado y lo ejecutado. 5

9 1.3.3 Evaluación Expost: Estrictamente, cuando un programa o proyecto ha sido ejecutado, es necesario hacer una medición del cumplimiento global de objetivos y metas, del impacto generado y una evaluación de las dificultades, si existieron, y de los éxitos alcanzados. Esta evaluación permite analizar la eficiencia del uso de factores, la eficacia del cumplimiento de metas y objetivos y la efectividad en la satisfacción de las expectativas del cliente o usuario. NOTAS: 1. Obsérvese que este impacto es de corto plazo, puesto que el impacto global e integral se mide en el mediano y largo plazo. 2. La evaluación expost se puede considerar como la comparación entre la condición inicial, sin proyecto, y la condición final, con proyecto, medida a través de logros, metas y objetivos. Además, dicha evaluación permite la sistematización de la experiencia institucional Ciclo del proyecto: Cuando se pretende analizar una situación de referencia, para identificar el o los problemas generados, y proponer las soluciones correspondientes, se debe determinar el nivel de profundidad con el que se aborda el análisis, lo que se conoce como ciclo del proyecto. La toma de decisión de la asignación de recursos inversión, depende en gran parte, de la calidad y confiabilidad de la información, soporte del proyecto. El ciclo de un proyecto está íntimamente relacionado con los niveles de: Idea Perfil Prefactiblidad y Factibilidad. Independiente del nivel utilizado para analizar el proyecto, se construye un documento que le permite a la unidad académica y a la Vicerrectoría, tomar decisiones, organizar sistemáticamente la información, definir acciones para administrar recursos, orientar los esfuerzos hacia el logro de los objetivos e identificar los criterios y mecanismos para el seguimiento físico financiero. Nota: La aplicación de esta metodología conlleva a una evaluación a nivel de Perfil, con una confianza del 70%. Para análisis y evaluaciones de factibilidad se precisan estudios y diseños complementarios. 1.4 Marco Lógico: En los últimos cinco años, se ha aplicado la metodología del Marco Lógico ML, para presentar proyectos, a todos los niveles y en especial en la línea de cooperación internacional. Esta técnica ha tenido tanto auge, que la mayoría de las entidades nacionales e internacionales lo han insertado en sus 6

10 metodologías. Ahora bien, como guía, el Marco Lógico facilita el proceso de conceptualización, diseño, ejecución y seguimiento de un proyecto, además permite: Estructurar un proceso de planificación y de recolección de información relativa a una situación de referencia o proyecto. Participar en cualquiera de las fases del proyecto: identificación, preparación, evaluación y seguimiento. Generar una dinámica entre el equipo responsable del proyecto y la participación activa de los beneficiarios Gestión Ciclo del Proyecto: Según el Marco Lógico, el ciclo del proyecto incluye cinco etapas, fases o momentos anteriormente eran seis, por las cuales debe pasar el proyecto, estos momentos se pueden analizar así: Programación: etapa dónde se analiza la situación de referencia con el propósito de precisar los problemas, necesidades u oportunidades que para la unidad académica o institución genera la situación, así como sus prioridades, enmarcadas en los Planes de Desarrollo. Identificación: aquí, se analizan tanto los problemas, necesidades u oportunidades, como el interés de las partes relacionadas. Además, se definen los estudios que se requieren y su nivel de profundización, Idea,perfil, prefactibilidad y factibilidad. Formulación: en esta etapa se deberá estudiar los aspectos claves como los factores de calidad, productos y/o servicios, la opinión de las partes interesadas, los beneficiarios, la pertinencia del proyecto y su factibilidad. Durante la formulación se deben incluir los planes de trabajo, indicadores de resultado e impacto, calendario de actividades, recursos y fuentes de financiamiento. Implementación (Ejecución): esta es la etapa de puesta en marcha del proyecto y se deben precisar los grupos meta (beneficiarios) y los objetivos globales. Generalmente en esta fase se presta asistencia técnica, se suscriben contratos y se hace un seguimiento, generando informes de avance. Evaluación: en esta fase se analiza el alcance del proyecto incluyendo diseño, ejecución, resultados obtenidos, grado de realización, eficiencia del uso de factores, eficacia del cumplimiento de metas y la efectividad en la satisfacción de las expectativas de los beneficiarios (usuarios), así como los impactos generados y el aprendizaje institucional. Además, se formulan recomendaciones que faciliten la ejecución de proyectos futuros. 7

11 NOTA: Esta guía metodológica es compatible con los métodos nacionales e internacionales, puesto que recoge la información básica, unifica el lenguaje e identifica las variables relevantes de valoración, lo que facilita la gestión de recursos de cooperación internacional. 8

12 SEGUNDA PARTE Identificación Formulación de proyectos: Elaborar buenos proyectos, si bien no es garantía absoluta de alcanzar excelentes resultados, si muestra la seguridad de no improvisar y permite orientar la inversión a satisfacer necesidades y requerimientos de la comunidad académica y su entorno. La Vicerrectoría de Extensión de la Universidad de Antioquia, considera el proyecto como la unidad operativa de un Plan, constituyéndolo en una herramienta que facilita la toma de decisiones de inversión. Por tanto, la metodología le exige a los proyectos una relación estrecha entre las variables técnicas, la cobertura social, el componente económico y el impacto ambiental. 2.1 Planteamiento o identificación del problema u oportunidad. Todo proyecto busca mejorar una situación particular, solucionar una necesidad sentida o un problema existente o, en el mejor de los casos, aprovechar una oportunidad. Por ello, es necesario tener en cuenta que la formulación de un proyecto parte de una adecuada identificación, por esta razón, se debe establecer de una manera clara, concisa y verificable, el problema u oportunidad que el grupo de analistas va a abordar, así como los descriptores e indicadores y sus relaciones de causalidad, cuantificándolos en razón de cantidad, calidad y tiempo. El problema o la oportunidad, es el producto resultante de la comparación entre el conocimiento de la realidad análisis de una situación de referencia y lo esperado, deseado, factible y realizable. De otra manera, y en particular, los problemas se entienden como el desfase entre la realidad social o comunitaria y una situación esperada y viable. Se debe tener en cuenta que la correcta identificación de un problema u oportunidad, es la clave para la formulación de un programa o un proyecto, la definición de los objetivos, metas e impactos. Además, en el análisis de una 9

13 situación de referencia es indispensable considerar las características socioculturales de la población objeto: nivel de escolaridad, estrato social, localización, costumbres, formas organizativas, entre otras. NOTA: En el análisis del entorno, se deben precisar los objetivos, las metas y las fuentes de verificación, así como, las hipótesis o supuestos variables que pueden incidir en el éxito del proyecto y los grupos interesados. En esta etapa, se recomienda construir la matriz del Marco Lógico (su análisis se presentará como anexo 1). Objetivos Globales Objetivos Específicos Resultados Logística de intervención Descripción Indicadores objetivamente verificables Fuentes de verificación Actividades Medios Costes Hipótesis o supuestos F I N P r o p ó s i t o C o m p o n e n t e s A c t i v i d a d e s 10

14 El planteamiento del problema u oportunidad es el principal aspecto a desarrollar en la identificación, razón suficiente para especificar problemas u oportunidades, las causas generadoras y los efectos con sus características más significativas, elementos esenciales para proponer una solución o intervención. Situación de Referencia Diagnóstico EFECTOS P roblema u Oportunidad CAUSAS Situación deseada viable y posible Solución Existen diferentes técnicas o metodologías para analizar una situación de referencia y relacionar los factores de problemas, causas y efectos que inciden en ella, para proponer una intervención solución, entre ellas se tienen: investigación acción participativa IAP, espina de pescado K SHIKAWA, red de pertinencia TGN, Marco Lógico ML. Todas ellas permiten establecer las relaciones de los factores causales y su grado de incidencia efecto sobre la situación o problema que se analiza. Para el análisis de esta guía metodológica se ha seleccionado el ML y, en particular, su eje estructurante; análisis de partes interesadas, análisis de problemas, causas, efectos Medios y Fines. Análisis de partes interesadas: Dada una situación de referencia, el análisis de las partes interesadas, permite identificar cualquier individuo, grupo de personas, instituciones o empresas, susceptibles de ser afectadas, positiva o negativamente, por la situación analizada. Obsérvese que este análisis le permite al evaluador, de un lado, convocar a los afectados a un trabajo conjunto, aportando desde sus especificidades, según su interés y disponibilidad de 11

15 recursos; de otra parte, le proporciona información para definir las líneas de intervención, el alcance y los impactos esperados. Análisis de Causas: Identificado el problema, necesidad u oportunidad se hace necesario, aplicando técnicas como lluvia de ideas, establecer las posibles causas que lo generan. Por su parte, el análisis de las causas exige una clasificación y depuración de éstas, es decir, aquellas causas consideradas por el equipo de trabajo o evaluador que activan o inciden directamente en el problema (algunos autores se refieren a las causas como problemas activos) y aquellas que inciden indirectamente en el problema u oportunidad (Así mismo llamadas por algunos autores problemas pasivos). NOTA: Es posible que el equipo evaluador elimine causas por considerarlas irrelevantes, debido a que: No se enmarcan en la visión y la misión institucional y los grupos de interés que las relacionan no se comprometen con el programa o proyecto. No afecta al grupo objeto que se pretende beneficiar. Análisis de los Efectos: El análisis de una situación de referencia es un proceso a partir del cual, el equipo evaluador identifica la relación entre los problemas o necesidades u oportunidades y los efectos o consecuencias que éstos generan para proponer cambios en la situación analizada. En este sentido, se hace necesario ordenar los efectos de acuerdo con el cumplimiento de los objetivos o compromisos institucionales y la relación con el problema, necesidad u oportunidad. NOTA: Es importante en el análisis, establecer la relación causa efecto y la clasificación de los efectos en directos e indirectos. Ésto permite relacionar el problema o necesidad u oportunidad con los grupos sociales afectados. Formato ID 01 Nombre del proyecto: Identificación. Identifique el problema, necesidad u oportunidad en los términos más precisos y concisos posibles. 12

16 Formato ID 01 Nombre del proyecto: Identificación. Enumere: Causas directas del problema u oportunidad. Causas indirectas del problema u oportunidad. Efectos directos del problema u oportunidad. Efectos indirectos del problema u oportunidad. 2.2 Identificación de la situación actual y la esperada. En formulación de proyectos, la identificación de la situación actual y la esperada, es una comparación entre la situación de referencia sin intervención y la situación con intervención (situación deseada, posible y viable). Por tanto, es necesario hacer un análisis detallado del problema, necesidad u oportunidad, sus causas y la relación entre éstas y los efectos. De cierta forma, en este análisis se debe precisar el problema, necesidad u oportunidad, las causas o variables susceptibles de intervención, así como, el reflejo o comportamiento esperado de los efectos. Formato ID 02: Descripción de la situación actual y la esperada. Situación actual. Situación esperada. SITUACIÓN SIN INTERVENCIÓN Describa el problema, necesidad u oportunidad y cómo evoluciona si no hay intervención. Indicadores de referencia iniciales (proponga al menos dos indicadores referidos a las variables susceptibles de intervenir). SITUACIÓN CON INTERVENCIÓN Describa la situación que se espera alcanzar con la intervención condición deseada y viable. Indicadores esperados. Cuantifique el cambio de la variable en términos del indicador de referencia. 13

17 2.3 Justificación del Proyecto. En la justificación se debe especificar el origen y las razones, motivaciones o efectos por los cuales es necesario darle solución al problema o necesidad o aprovechar la oportunidad, en la situación analizada y las implicaciones que para la universidad, o la dependencia, tiene no intervenir. Además, se debe relacionar e insertar el programa o proyecto, en las políticas de la Universidad, en el marco del plan de desarrollo y el plan de acción, con el propósito de analizar la pertinencia del proyecto. Formato ID 03: Justificación de Proyecto. Establezca las razones o motivos por los cuales le parece necesaria la ejecución del proyecto. Especifique como se agudizaría el problema u oportunidad, si no hay intervención. Identifique el sector estratégico o programa con el que se relaciona el proyecto. 2.4 Descripción de los objetivos del Proyecto. El proceso de pensar bien los objetivos del proyecto y ponerlos por escrito, nos guía directamente a tomar una decisión acertada, luego, se debe centrar en la búsqueda de situaciones deseadas, viables y alcanzables. Los objetivos deben indicar lo que se va a realizar y determinan el cuánto, cómo y cuándo, se va a modificar la situación actual, así como el planteamiento de la situación esperada que será alcanzada con la intervención proyecto. El análisis de objetivos permite: Describir la situación futura que prevalecerá una vez ejecutado el proyecto. Verificar su jerarquía. Visualizarlos en un diagrama de medios y fines. Nota: Recuerde que los medios están relacionados con aquellas causas que pueden ser modificadas, con la intervención, y los objetivos lo están con los efectos. 14

18 Para medir el nivel de resultados esperados en un proyecto, es necesario diseñar los indicadores que servirán de guía en el proceso de seguimiento y evaluación, como patrones de valoración del cambio generado por la intervención, entre la situación inicial (sin proyecto) y la situación esperada (con intervención). Los indicadores así concebidos, muestran resultados y adicionan profundidad a los objetivos. Las características de un indicador son: Medir la variable asociada con el objetivo o el cambio que se le puede atribuir al proyecto. Ser medible en cuanto a: cantidad, tiempo y calidad. Ser específico e independiente, en cuanto al logro. Para medir los objetivos en términos de resultados o metas, es indispensable definir, a través de la cadena de valoración, los indicadores, o sea: Objetivo variable Indicador Meta Los indicadores que se definen son: De Impacto: Están relacionados con el objetivo general, en el marco de la visión y la misión institucional. Generalmente el proyecto por si solo no puede alcanzar este objetivo, pero si debe contribuir a su logro. De Producto: Están relacionados con los objetivos específicos del proyecto, son soluciones concretas que el proyecto se compromete a obtener. De Gestión: Están relacionados con la planeación, seguimiento y ejecución del proyecto. Las metas: son los resultados de rendimiento esperados en el futuro, de otra manera, son los puntos de referencia, compromisos o aspiraciones que el proyecto debe lograr, con el propósito de alcanzar los objetivos propuestos. En este contexto se debe considerar la meta como la base para la asignación de recursos. La verificación: El valor de un indicador, debe medirse en el contexto donde éste actúa, luego es necesario identificar la fuente de información asociada, para verificar los resultados alcanzados. Dicha fuente debe quedar explícita en el diseño del indicador, puesto que sirve como base para hacer el seguimiento y evaluación del avance y alcance del proyecto. La fuente de verificación indica el sitio donde se obtiene la información sobre el indicador para verificar los logros. 15

19 Formato ID 04: Descripción de objetivos del proyecto. Objetivo. Indicador. General (según Problema, necesidad oportunidad) u (Impacto) Meta Fuente de Verificación. Propósito (según Proyecto) (De Producto) Especifico (según Actividades) (de actividades) 2.5 Alternativas de solución. En todos los casos, las alternativas de solución planteadas deben alcanzar todos los objetivos propuestos en el formato ID 04, para que se puedan comparar. Igualmente, las alternativas deben solucionar el problema identificado en la situación de referencia. Para proponer alternativas es necesario tener en cuenta: Que sean independientes, es decir, cualquiera que sea seleccionada alcanza los objetivos propuestos. Deben detallar los productos, componentes y las actividades requeridas. Deben tener en cuenta, el horizonte del proyecto (vida útil), las especificaciones técnicas, las condiciones de mercado, el talento humano, entre otros. Formato ID 05: Descripción de Alternativas. Describa brevemente las alternativas propuestas. Analice las alternativas y seleccione las de interés, justificando su decisión. 16

20 TERCERA PARTE. Preparación y Evaluación. Toda decisión de inversión debe ser la respuesta a un estudio previo de las ventajas y desventajas asociadas a la implementación de una alternativa. Por ello, la preparación de un proyecto comienza con la definición detallada de cada alternativa de solución (ver formato ID 05) y la realización de estudios de mercado, técnico, legal, administrativo, ambiental y financiero. Es necesario anotar que, el nivel de información para diligenciar los formatos de preparación es el de Perfil, luego, en aquellos casos en los que se pretenda un mayor alcance, se debe abordar con estudios que generen información primaria (trabajo de campo estructurado). Además, es indispensable considerar como patrón de valoración los precios de mercado actuales (fecha de presentación de la propuesta) y no se debe incluir la inflación o devaluación para los años futuros, según el horizonte del proyecto. 3.1 Estudio Legal. La viabilidad de un proyecto de inversión se enmarca en el ordenamiento jurídico de la Universidad, el cual, a su vez, se rige por la normatividad territorial y nacional, en particular las contempladas en la Ley 152 sobre el Plan de Desarrollo, la Ley 99 sobre el Medio Ambiente, la Ley 614 sobre el Plan de Ordenamiento Territorial, y el Plan de Desarrollo, además del Plan de Acción Institucional. Relacione, en el formato PEV 01, las normas que hagan referencia a las alternativas de proyecto. Formato PEV 01: Estudio legal de la alternativa No 17

21 Formato PEV 01: Estudio legal de la alternativa No Marco Legal Plan de Acción. Plan de Desarrollo Plan de Ordenamiento Territorial. Programa Proyecto Sector estratégico. Relación. 3.2 Descripción de Componentes y Actividades. Describa para cada alternativa planteada los componentes sobre las cuales se piensa actuar e identifique el o los productos generados por el proyecto, a fin de relacionarlos con los componentes, los indicadores y las metas. Los componentes se definen como resultados, vale decir, como obras terminadas, estudios, servicios, capacitación. En el Marco Lógico se debe hacer una lista de componentes en orden de importancia para el logro del propósito del proyecto; generalmente los componentes están asociados a los productos generados por el poryecto. De otra parte, las actividades son tareas o acciones que el ejecutor tiene que llevar a cabo para producir cada componente. Por tanto, es importante y necesario elaborar una lista detallada de las actividades de cada componente, de un lado, para valorarlas a precios de mercado, y de otro, para programarlas en un plan de trabajo ejecución. Todos los bienes y servicios necesarios para el desarrollo de las actividades y/o acciones de cada componente se deben desglosar. Los recursos se especifican en obra física, talento humano, materiales e insumos y maquinaria y equipo; cada uno de ellos se debe presentar en su cuadro correspondiente. Nota: Se pueden presentar proyectos donde no es fácil su desagregación en componentes, luego desagréguelo en actividades con su respectiva unidad de medida, su indicador y meta. 18

22 Formato PEV 02: Descripción de Componentes y Productos. Describa el producto o los productos generados o esperados por el proyecto. Describa los componentes por producto. Componentes y/o Actividades. Unidad de medida. Indicador. Meta. 3.3 Valoración de componentes y actividades. La valoración de los componentes y actividades del proyecto, deben hacerse de acuerdo con los precios de mercado, se recomienda disponer de tres cotizaciones vigentes, para el caso de maquinaria o equipos. En el costeo por actividades no se tiene en cuenta los efectos de la inflación o el índice de precios al consumidor IPC, independiente de la fecha en la que se requiera hacer la inversión. Es importante tener presente, que el costeo de los componentes y actividades se debe hacer por cada año de duración del proyecto, de acuerdo con la necesidad. Además, es indispensable valorar todas las actividades y/o acciones, independientes de los actores que intervengan en éstas. Describa las actividades de cada componente, distribuyéndolas en el año correspondiente para su realización y calcule el costo total anual, sumando los costos de cada actividad en el respectivo período. Formato PEV 03: Valoración de Componentes y Actividades. Componentes y/o Costos anuales. actividades

23 Formato PEV 03: Valoración de Componentes y Actividades. Componentes y/o Costos anuales. actividades Total costo anual. Factor de valor presente Costo valor presente anual Nota: El costo valor presente anual lo obtiene multiplicando el total costo anual y el factor de valor presente. 3.4 Costo por recurso requerido. Los costos asociados a cada componente o actividad, planteados en el Formato PEV 03, deben ser agrupados de acuerdo con el tipo de recurso, así: Infraestructura: Sea por efecto de construcción o de adecuación. Maquinaria o Equipos: Sea por compra o alquiler o bajo precio por uso. Materiales e Insumos: Costos de la materia prima requerida en el proceso de transformación. Talento humano: Involucra el personal que participa directamente en el proyecto, calculando el salario integral (básico más prestaciones). Otros costos: Desembolsos complementarios (generalmente se calculan por volumen) Formato PEV 04: Descripción Obra física. Cuadros de Balance. Años Subtotal. Factor valor presente Costo valor presente. Maquinaria o Equipos. 20

24 Formato PEV 04: Descripción Cuadros de Balance. Años Subtotal Factor valor presente O.7972 Costo valor presente. Materiales e Insumos. Subtotal Factor valor presente Costo valor presente. Talento humano Subtotal Factor valor presente Costo valor presente. Otros. Subtotal. Factor valor presente Costo valor presente. Valor presente total. Nota: En todos los casos el costo Valor Presente, se obtiene multiplicando el subtotal con el factor Valor Presente, y el total del Valor Presente se obtiene sumando los costos de cada unidad descrita (obra física, Maquinaria o Equipos, talento humano, entre otros). En el cuadro se incluyen los factores de conversión a precios sociales y/o 21

25 económicos, sin embargo si los quiere utilizar éstos son: obras físicas 0.80, materiales e insumos 0.79, mano de obra calificada 1.0, no calificada 0.60, maquinaria y equipo 0.77, servicios públicos domiciliarios P (social)= Pm (precio de mercado) x RPS (razón precio social) 3.5 Costos totales. En este formato se totalizan los costos del proyecto, se relaciona tanto la población objetivo o beneficiaria como la cantidad de productos generados por el proyecto. Cuando el proyecto tiene un horizonte superior a un año, se debe trasladar a este formato los costos totales obtenidos en el formato PEV 04. Una vez trasladada la información solicitada, realice las operaciones indicadas en el cuadro. Nombre del Proyecto: Formato PEV 05: Costos Totales Horizonte del Proyecto: Descripción Valor Unidad 1. Población Objetivo. 2. Cantidad de productos. 3. Costo total en valor presente. 4. Costo por beneficiario. 5. Costo por producto Nota: El costo por beneficiario se obtiene dividiendo 3 (costo total en valor presente) y 1 (población objetivo). El costo por producto se obtiene dividiendo 3 (costo total en valor presente) y 2 (cantidad de productos). 3.6 Construcción del Flujo de Fondos del Proyecto Todo proyecto pasa por una serie de etapas, como ciclos de vida del Proyecto: En la preinversión, que es la etapa que nos ocupa, el objetivo es llegar a un juicio fundado sobre la conveniencia del Proyecto; para ello, es preciso hacer una 22

26 correcta identificación del mismo, y analizar los diferentes aspectos involucrados: tecnológicos, comerciales, legales, ambientales, entre otros. Todos estos aspectos se resumen en un análisis económico financiero. El instrumento utilizado es el flujo de fondos del Proyecto. El flujo de fondos es un ordenamiento en el tiempo de los ingresos, inversiones y egresos que el Proyecto generará, según estudios. La construcción del Flujo de Fondo presupone, haber realizado una correcta identificación del proyecto y una buena preparación, con los estudios respectivos, para disponer de los datos necesarios. Con base en esta información, se debe: Identificar los efectos relevantes, sean ingresos, egresos o inversiones. Medirlos, en unidades específicas. Valorarlos, en dinero. Ordenarlos en el tiempo, es decir, establecer en que momento del futuro ocurrirá cada uno de ellos. Compararlos, a fin de determinar el ingreso o egreso neto. Flujo Neto Inversión Operación 23

27 CUARTA PARTE. Fuentes de Financiamiento. En esta parte, se debe hacer una descripción de las fuentes que financian o cofinancian el proyecto. Es necesario discriminar, en forma detallada, las instituciones, unidades académicas y grupos sociales que aportan para la ejecución del proyecto. En aquellos proyectos con horizontes superiores a un año, se debe presentar la desagregación anual correspondiente. Nota: Cuando una unidad académica o un grupo social interviene en la ejecución del proyecto, pero su aporte es en especie, se debe cuantificar su participación, con base en la normatividad interna decreto 1186 o sus sustitutos y se considera como una contrapartida. Nombre del Proyecto: Formato FF 01: Fuentes de Financiamiento. Entidad o grupo financiador (a) Períodos (años)

28 QUINTA PARTE. Programación. Presente un cronograma de actividades que incluya: descripción, duración, costo asociado, producto o subproducto esperado. Nota: Evite, hasta donde sea posible, actividades que exijan demasiadas acciones o tareas, puesto que su control puede complicar la presentación de informes de avance. Nombre del Proyecto: PRG 01. Cronograma de Actividades. Descripción. Duración en meses Costo. Producto o Subproducto. * Adicionar el número de meses que sea necesario. 25

29 SEXTA PARTE. Proyecto y Medio. Se pretende, a partir del contraste entre las condiciones ambientales actuales (la situación sin intervención) y las esperadas (situación con intervención), estructurar un plan de manejo ambiental para el proyecto, de ser necesario. Para proponer el plan se sugiere tener en cuenta: Los actores involucrados del proyecto, unidades académicas, grupos sociales, entre otros, es decir, las personas que participan activa o pasivamente. Relacione y evalúe las acciones tareas o actividades que se ejecutarán en el proyecto, contemplando agua, aire, suelo ruido, entre otros. Evalúe el efecto directo e indirecto esperado durante la ejecución del proyecto, sobre la calidad de vida de los actores involucrados beneficiarios, técnicos, comunidad en general. Proponga acciones y/o actividades tendientes a minimizar los efectos negativos y a optimizar los efectos positivos. Estructure de ser necesario un plan de manejo ambiental con actividades de: Prevención: Conjunto de acciones o actividades educativas que apunten a prevenir el deterioro del medio. Corrección: Conjunto de acciones o actividades que eliminen, de ser posible, el deterioro en el foco (sitio de generación). Mitigación: Conjunto de acciones o actividades que reduzcan al máximo el deterioro en el foco. Compensación: Conjunto de acciones o actividades que apunten a mejorar las condiciones ambientales en sitios donde no tiene intervención el proyecto, pero que aportan al mejoramiento del bienestar de la comunidad afectada por la intervención. 26

30 Nombre del proyecto: Formato A 01. Plan de manejo. Prevención: Corrección: Mitigación: Compensación: Nota: En aquellos proyectos donde, a juicio del equipo evaluador, no se afecta el medio se puede omitir este formato. 27

31 ANEXO I Matriz del Marco Lógico. Es un instrumento que permite analizar una situación de referencia y presentar en forma sistémica y lógica la información de un Programa o un Proyecto de intervención, generalmente se utiliza tanto en la etapa de programación como en la de ejecución y evaluación. El propósito del marco lógico es brindar estructura al proceso de planificación y comunicar información relativa al proyecto. Ahora bien, como instrumento de planificación permite organizar la intervención a partir de dos principios; El primero Lógica Vertical, determina lo que el proyecto pretende realizar, precisa las relaciones de causalidad y especifica los supuestos e hipótesis, que se deben cumplir, para el éxito del proyecto, pero que están por fuera del control del ejecutor. El segundo Lógica Horizontal o principio de correspondencia, se refiere a la medición de los efectos que se espera genere el proyecto, y de los recursos movilizados mediante la especificación de indicadores y de las fuentes de verificación. 6.1 Estructura. El marco lógico se presenta como una matriz de cuatro por cuatro (ver gráfico). Las columnas suministran información sobre: El resumen narrativo de objetivos, los resultados y las actividades. Indicadores objetivamente verificables (cuantificación de las metas). Medios de verificación (soportes de acción). Supuestos o hipótesis (factores externos que implican riesgos). Las filas presentan información a cerca de los objetivos, indicadores, fuentes de verificación y supuestos en diferentes momentos de la vida del proyecto: 28

32 FIN (objetivo general). Es el objetivo de orden superior, relacionado con la misión y la visión institucional, de ahí que no implica que el proyecto en si mismo, sea suficiente para lograrlo, pero si debe contribuir a ello. PROPÓSITO (objetivo específico) Es el resultado esperado por el proyecto o cambio generado por la intervención, debe ser, en lo posible, único. COMPONENTE (resultado) Los componentes son las obras, servicios, estudios, capacitación que producirá el proyecto. ACTIVIDADES Son las tareas o acciones requeridas para obtener los componentes. MATRIZ DEL MARCO LÓGICO RESUMEN NARRATIVO DE OBJETIVOS. FIN. Es una definición de cómo el Proyecto o programa contribuirá a la solución del Problema del sector o institución. PROPÓSITO. Es el impacto directo a ser logrado como resultado de la utilización de los componentes o productos entregados por el proyecto. A veces se considera una hipótesis sobre el impacto que se desea alcanzar. INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE Los indicadores a nivel de fin miden el impacto general que tendrá el proyecto. Son específicos en términos de cantidad, calidad y tiempo. En este nivel los indicadores describen el impacto logrado, una vez concluido el proyecto. Deben incluir metas que reflejen los compromisos de la intervención. MEDIOS DE VERIFICACIÓN Los medios de verificación son las fuentes de información que se pueden utilizar para verificar el cumplimiento de los objetivos. En este nivel los medios son las fuentes que el ejecutor y el evaluador pueden verificar para comprobar el cumplimiento de objetivos y metas. En algunos casos pueden indicar un desfase entre lo programado y lo ejecutado y sugieren cambios en los componentes del proyecto. SUPUESTOS Los supuestos indican los acontecimientos, las condiciones o las decisiones importantes necesarias para la sostenibilidad de los beneficios generados por el proyecto. En este nivel los supuestos indican los acontecimientos o condiciones que tiene que ocurrir para que el proyecto contribuya significativamente al logro del fin. 29

33 MATRIZ DEL MARCO LÓGICO RESUMEN NARRATIVO DE OBJETIVOS. COMPONENTES. Son las obras, servicios, estudios y capacitación que se requieren ejecutar para desarrollar los componentes. Estos deben expresarse en trabajo terminado. ACTIVIDADES. Son las acciones y/o tareas que el debe cumplir para completar cada uno de los componentes del proyecto y que implican erogaciones (costos). Se debe acompañar con cronograma de actividades por componente puede incluir costos, tiempos y responsables. INDICADORES VERIFICABLES OBJETIVAMENTE Los indicadores de los componentes son descripciones breves, pero claras de cada uno de los componentes que tienen que terminarse durante la ejecución. Cada uno debe especificar cantidad, calidad y oportunidad de las obras, servicios, entre otros. En este nivel se propone el presupuesto para cada componente, detallado y con soportes. MEDIOS DE VERIFICACIÓN En este nivel se debe indicar en que sitio o lugar el ejecutor o el evaluador puede encontrar la información para verificar que los resultados que han sido contratados han sido producidos. Estas fuentes pueden incluir inspección del sitio, informes del auditor, entre otros. En este nivel se presenta la información respecto al sitio donde el evaluador o ejecutor puede verificar la validez del presupuesto. SUPUESTOS Los supuestos indican los acontecimientos o condiciones que deben ocurrir para que los componentes del proyecto alcancen el propósito para el cual se llevaron a cabo. Son los acontecimientos o decisiones que tienen que suceder para poder completar los componentes del proyecto. 30

34 ANEXO II Formatos. Formato ID 01 Nombre del proyecto: Identificación. Identifique el problema, necesidad u oportunidad en los términos más precisos y concisos posibles. Enumere: Causas directas del problema u oportunidad. Causas indirectas del problema u oportunidad. Efectos directos del problema u oportunidad. Efectos indirectos del problema u oportunidad. 31

35 Formato ID 02: Descripción de la situación actual y la esperada. Situación actual. Situación esperada. SITUACIÓN SIN INTERVENCIÓN Describa el problema, necesidad u oportunidad y cómo evoluciona si no hay intervención. SITUACIÓN CON INTERVENCIÓN Describa la situación que se espera alcanzar con la intervención condición deseada y viable. Indicadores de referencia iniciales (proponga al menos dos indicadores referidos a las variables susceptibles de intervenir). Indicadores esperados. Cuantifique el cambio de la variable en términos del indicador de referencia. Formato ID 03: Justificación de Proyecto. Establezca las razones o motivos por los cuales le parece necesaria la ejecución del proyecto. Especifique como se agudizaría el problema u oportunidad, si no hay intervención. Identifique el sector estratégico o programa con el que se relaciona el proyecto. 32

36 Formato ID 04: Descripción de objetivos del proyecto. Fuente de Objetivo. Indicador. Meta Verificación. General (según (Impacto) Problema, necesidad u oportunidad) Propósito (según Proyecto) (De Producto) Especifico (según Actividades) (de actividades) Formato ID 05: Descripción de Alternativas. Describa brevemente las alternativas propuestas. Analice las alternativas y seleccione las de interés, justificando su decisión. 33

37 Formato PEV 01: Estudio legal de la alternativa No Marco Legal Plan de Acción. Programa Proyecto Sector estratégico. Relación. Plan de Desarrollo Plan de Ordenamiento Territorial. 34

38 Formato PEV 02: Descripción de Componentes y Productos. Describa el producto o los productos generados o esperados por el proyecto. Describa los componentes por producto. Componentes y/o Actividades. Unidad de medida. Indicador. Meta. 35

39 Formato PEV 03: Valoración de Componentes y Actividades. Componentes y/o Costos anuales. actividades Total costo anual. Factor de valor presente Costo valor presente anual 36

40 Formato PEV 04: Cuadros de Balance. Descripción AÑOS Obra física. Subtotal. Factor valor presente Costo valor presente. Maquinaria o Equipos. Subtotal Factor valor presente O.7972 Costo valor presente. Materiales e Insumos. Subtotal Factor valor presente Costo valor presente. Talento humano Subtotal Factor valor presente Costo valor presente. Otros. Subtotal. Factor valor presente Costo valor presente. Valor presente total. 37

41 Nombre del Proyecto: Formato PEV 05: Costos Totales Horizonte del Proyecto: Descripción Valor Unidad 6. Población Objetivo. 7. Cantidad de productos. 8. Costo total en valor presente. 9. Costo por beneficiario. 10. Costo por producto Nombre del Proyecto: Formato FF 01: Fuentes de Financiamiento. Entidad o grupo financiador (a) Períodos (años) Nombre del Proyecto: PRG 01. Cronograma de Actividades. Descripción. Duración en meses* Costo. Producto o Subproducto * Adicionar el número de meses que sea necesario. 38

42 Nombre del proyecto: Formato A 01. Plan de manejo. Prevención: Corrección: Mitigación: Compensación: 39