Integración de las TIC en la gestión del IES Inventor Cosme García basada en el modelo EFQM

Transcripción

1 Integración de las TIC en la gestión del IES Inventor Cosme García basada en el modelo EFQM

2 1. PRESENTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN. El Instituto Inventor Cosme García es un centro educativo público de Educación Secundaria dependiente de la Consejería de Educación, Cultura y Deporte del Gobierno de La Rioja. Su función principal es la de impartir estudios de educación secundaria, bachillerato y de forma muy especial estudios de grado medio y superior de formación profesional en las ramas de fabricación mecánica, electricidad y electrónica, automoción y administrativo. Junto con estos estudios se imparten programas de cualificación inicial y cursos preparatorios a las pruebas de acceso de grado medio y superior de formación profesional. La reforma educativa de 199 hizo que se establecieran en el Centro, además de las enseñanzas profesionales, los estudios de ESO y Bachillerato, que han derivado en innumerables cambios, como: la introducción de las TICs en la docencia y en la gestión del Centro, sección bilingüe, adopción del modelo de gestión EFQM, renovación tecnológica de laboratorios y talleres, ampliación del Centro con un nuevo edificio, etc., En la actualidad contamos con 125 profesores y 13 personas de administración y servicios para impartir la siguiente oferta educativa a alumnos: 12 grupos de Educación Secundaria Obligatoria 6 grupos del Curso Preparatorio para Ciclos Formativos de Grado Superior 2 grupos de Diversificación 7 grupos de PCPI 6 grupos de Bachillerato Científico- Tecnológico y de Humanidades y Ciencias Sociales 1 grupo del Curso Preparatorio para Ciclos Formativos de Grado Medio 1 grupo de inmersión lingüística para alumnos inmigrantes con necesidades de aprendizaje del idioma 11 grupos de Ciclos Formativos de Grado Medio y 16 de Grado Superior de las familias profesionales de Administración y Gestión, Electricidad y Electrónica, Mantenimiento de Vehículos Autopropulsados, Fabricación Mecánica y Mantenimiento de Servicios a la Producción Con el fin de mantener el nivel educativo de nuestros alumnos y ofrecerles unos estudios adaptados las necesidades de una sociedad en constante transformación, el Centro participa en un sinfín de proyectos y actividades, como son Divulgaciencia, colaboración con la Escuela de Idiomas, programas de innovación educativa (Escuela 2., Pizarra Digital, Combas, etc.), Globe, Ecoaditorías, 5 S, etc. De la misma manera, el Centro trata de adaptarse en su estructura a las demandas de los alumnos, padres y empresas colaboradores para lo cual comenzó a adoptar el modelo EFQM como referencia de su gestión en el año 22 y como resultado: En 25 el Diploma de Compromiso con la Excelencia otorgado por el Gobierno de La Rioja. En 26 aprobamos y publicamos nuestra Carta de Compromisos. En 27 Q de Bronce (+ 3 puntos EFQM) En 21 Q de Plata (+ 4 puntos EFQM) y Premio Innovación 21 otorgado por la Fundación Riojana para la Innovación del Gobierno de La Rioja por aplicación de las TIC s a favor de la gestión del centro en base al Modelo EFQM. Las aplicaciones desarrolladas por el IES dan soporte a la mayor parte de los procesos clave del mismo y a otros procesos estratégicos y de apoyo. Trataremos de describir algunas de estas aplicaciones dentro del campo de gestión al que dan soporte. A efectos de contacto de la candidatura Director: Juan Carlos Azofra Rueda, Teléfono: directories@cosmegarcia.com

3 2. TÍTULO DE LA BUENA PRÁCTICA. INTEGRACIÓN DE LAS TIC EN LA GESTIÓN DEL INSTITUTO DE EDUCACIÓN SECUNDARIA INVENTOR COSME GARCÍA BASADA EN EL MODELO E.F.Q.M. Como fruto del desarrollo del modelo EFQM se ha apostado por el desarrollo de la tecnología. Dentro del campo pedagógico y en el ámbito de la gestión. Tras la adopción del Modelo EFQM y sobre todo en nuestro avance hacia una gestión por procesos y debido al alto volumen de personas que tenemos que gestionar (muchas de ellas en diferentes turnos de mañana, tarde y noche, con diferentes horarios en el centro ) teníamos problemas a la hora de gestionar todas las actividades del centro, procesos de gestión, mediciones de satisfacción, resultados de indicadores de procesos, despliegue de la estrategia, y todo en formato papel o con aplicaciones informáticas sin coordinar, nos condicionaba a un estilo de gestión muy burocrático y poco participativo puesto que no era ni ágil ni flexible, con los problemas de implicación del personal por la complejidad del mismo que se nos generaban. Fue a partir de entonces cuando decidimos el desarrollo de una serie de aplicaciones como soporte de todos los procesos de gestión del Instituto, adaptándolas a los modos de trabajo, situaciones y tradiciones del centro, proporcionándole uno de nuestros objetivos: gran flexibilidad a la hora de incorporar cambios y mejoras. Además se diseñaron con personal propio docente, puesto que era difícil de lograr con aplicaciones elaboradas externamente porque no se adaptaban a nuestras necesidades. A partir de ese momento, el IES inventor Cosme García ha realizado una importante labor de desarrollo y puesta en marcha de una serie de aplicaciones centralizadas y coordinadas que han permitido no sólo simplificar los procesos del Centro, mejorando la eficiencia de los mismos, sino que además se ha aumentado la satisfacción del personal. Este aumento de la satisfacción se debe a la simplificación de las tareas asociadas al trabajo en el Centro, a la participación de todo el personal en su utilización y sobre todo a la disposición de datos actualizados de rendimiento de los procesos en tiempo real (aspecto al que ha contribuido la formación que a todo el personal de nueva incorporación se da sobre estas aplicaciones dentro de nuestro Plan de Integración del personal). 3. DESARROLLO DE LA BUENA PRÁCTICA. La primera aplicación desarrollada fue el Gestor de Actividades Extraescolares - GESA. Para el desarrollo de esta aplicación se partió del proceso tradicional en papel que el Centro había documentado dentro del proceso de Actividades Extraescolares. Sin embargo, se comprobó que el nivel de uso y eficiencia no era el deseado. Una vez creada la aplicación se implantó en la red interna del Centro para que todo el profesorado tuviera acceso a la misma y programara las actividades extraescolares conforme al proceso, simplificando de manera clara el proceso anteriormente en vigor y con una gran ventaja porque permitía consultar en tiempo real datos e indicadores tanto de satisfacción del alumnado con la actividad como de aquellas actividades programadas para los distintos cursos de alumnos. Desde entonces GESA ha ido evolucionando, teniendo siempre la mejora como objetivo, en la actualidad se pueden consultar empresas de autobuses, justificantes de padres, formato de dietas, etc Aplicación de Formación en Centros de Trabajo, GESFOR. Mediante la cual gestionamos la realización de las prácticas de los alumnos de Formación Profesional en las empresas, dentro de nuestro proceso de Formación en Centros de Trabajo (FCT). La acogida de los tutores de Formación Profesional fue muy positiva dado que ayudaba a cumplir con los trámites administrativos y gestión de las prácticas. Debido a la calidad de esta aplicación, la Consejería de Educación del Gobierno de La Rioja la adoptó como aplicación de gestión del módulo de FCT para todos los Centros de La Rioja que imparten Formación Profesional. Además lo utilizamos como Gestor de la Bolsa de Trabajo para nuestros alumnos de formación profesional de grado medio y superior que finalizan etapa. Fruto de las experiencias anteriores, en el Plan Estratégico 28/211 del Instituto, derivado de la evaluación externa EFQM de 27, decidimos apostar claramente por desarrollar aplicaciones informáticas propias, integradas y con el mismo formato de utilización (unificación de menús, navegación ) que nos permitieran una mejor gestión de

4 nuestros procesos, dado que los procesos informatizados habían conseguido un gran nivel de rendimiento y un alto grado de satisfacción del personal y de los clientes (alumnos, familias y empresas). Por ello a partir de 28 se fueron elaborando una serie de aplicaciones que han derivado en una cartera tecnológica única en nuestro sector y posiblemente de todos los centros españoles y que se basa en la integración de las siguientes aplicaciones informáticas en la gestión de centros y que permite la integración de procesos relacionados con la docencia y de procesos relacionados con la gestión creadas por nosotros: Aplicación Proceso al que da soporte Aplicación Proceso al que da soporte Proles PR.O.3 Programaciones ESal PR.E.5 Medición de la Satisfacción Gr I Exapro PR.O.3 Programaciones Presta PR.A.2 Compras, mantenimiento y proveedores GESA PR.O.5 Actividades Extraescolares ESpal PR.E.5 Medición de la Satisfacción Grupos de Interés GESFOR PR.O.7 FCT Y Bolsa de Trabajo ESper PR.E.5 Medición de la Satisfacción Grupos de Interés IESsugiere PR.O.9 Suger., quejas y reclamaciones del personal. EScAL PR.E.5 Medición de la Satisfacción Grupos de Interés IESRepara PR.A.2 Compras, mantenimiento y proveedores GESDEPAR PR.A.3 Gestión de Personal. REGISPRO PR.E.3 Gestión por Procesos C.M.I. PR.E.1 Política y Estrategia Aplicaciones IESsugiere, IESRepara, IES Mantiene e INFortari. IESsugiere recoge las sugerencias, quejas y reclamaciones de nuestros grupos de interés, alumnos, familias y personal. Las sugerencias, quejas y reclamaciones pueden llegar a él desde el buzón de SQR, página Web, correo electrónico, teléfono, correo postal, etc.. En esta aplicación gestiona el histórico de las mismas, la fecha de alta de la SQR, la de respuesta y los indicadores de calidad del proceso o aquellos indicadores de la batería del Gobierno de la Rioja relacionados con el mismo. Mediante IESRepara gestionamos las reparaciones de inversiones y material de tal forma que profesores y personal no docente puedan dejar constancia on-line en cada aula u ordenador (todos están en red) sobre las anomalías o desperfectos de las aulas, pasillos, talleres, etc, a continuación y de forma inmediata el Secretario del centro ordena su reparación al encargado correspondiente. En IESMantiene gestionamos la relación con las empresas que realizan el mantenimiento periódico de alguna instalación, ascensores, calderas, extintores, pararayos, fumigación etc.., lo que nos ayuda a obtener, la fecha de realización de cada operación, su valoración en función del trabajo realizado. INFortario gestiona el inventario de forma detallada de los equipos informáticos con cada una de sus características. Aplicación REGISPRO. La diseñamos para gestionar los procesos y las áreas de mejora, en él se encuentran la documentación de cada uno de ellos, el diagrama de flujo, las versiones y sus mejoras, los profesores miembros del proceso y su

5 responsable, los indicadores del proceso, las revisiones y el seguimiento del mismo. Elabora actas de cada una de las reuniones del grupo. Su buen funcionamiento nos animo a utilizar el REGISPRO para realizar el seguimiento de otro tipo de reuniones como las del Equipo Directivo, las de los tutores de ciclo, comisiones de seguimiento, la del proyectos TIC, proyectos de Innovación, etc.. Aplicaciones ESal, Espal, Esper, Escal. La recogida de datos de las encuestas de satisfacción para más de 1.3 alumnos y sus familias de forma segmentada, así como de los más de 125 profesores y personal de administración y servicios nos generaba problemas de tiempo, seguridad en la información y falta de datos en tiempo presente. Para ello desarrollamos estas aplicaciones que permiten cumplimentar las encuestas de manera informática, el servidor almacena los datos y de manera inmediata se pueden analizar posibilitando todo tipo de segmentación de los mismos, por edad, por curso, por sexo, por etapa educativa, etc. Además medimos el desempeño del personal mediante Escal que de forma individualizada por profesor permite obtener las valoraciones que cada alumno realiza respecto de ciertos parámetros de desempeño, lo que permite a la dirección del IES establecer áreas de mejora para el desarrollo personalizado de cada profesor. La aplicación BITÁCORA. Es la agenda del Equipo Directivo, se van incorporando eventos de reuniones, de actividades, tiene un histórico y se puede utilizar como recordatorio para próximos cursos. La aplicación Proles. Es el gestor de todas las Programaciones Didácticas de toda la oferta educativa del centro: materias, asignaturas, módulos que impartimos Además con esta aplicación llevamos a cabo las revisiones de las mismas, medimos la utilización de las TIC en las aulas y talleres del Centro todo ello a tiempo real. La aplicación GESDEPAR. Nos ayuda a gestionar académicamente a los 19 departamentos didácticos existentes, la elaboración de los Planes de Departamentos para cada año escolar, actas, se indica la formación recibida por todos los profesores por ámbitos relacionados con nuestras líneas estratégicas e incluso las necesidades formativas para mejorar la impartición de clases. Al final de cada curso académico elabora la memoria. Entre otras cosas con el GESDEPAR conseguimos reducir el papel y disponer de la información de manera inmediata. La aplicación CMI CUADRO DE MANDO INTEGRAL Con ella gestionamos el Plan Estratégico del Centro, las líneas estratégicas, acciones y objetivos del mismo.

6 4. RESULTADOS Mostramos algunos datos de resultados obtenidos en ámbitos como la satisfacción y de la participación del personal en procesos y áreas de mejora: SATISFACCIÓN GENERAL (ALUMNOS) Participación en Procesos y Áreas de Mejora % Satisfacción del personal SATISFACCIÓN CON LA FCT (EMPRESAS) LECCIONES APRENDIDAS La aplicación de las TIC en la gestión: Aportan a la Organización una comunicación más eficiente y transparente además de una gestión más participativa ya que los programas son alimentados por todos los profesores, lo que reduce el trabajo del responsable, cuya labor se centra en la supervisión y control, mientras que el trabajo rutinario de la gestión es realizado por el propio programa. Implicación de los profesores en la realización de las aplicaciones. Nos han ayudado a acercar las nuevas tecnologías a la totalidad del profesorado y ha generado una cultura de conocimiento y utilización de las mismas que contribuye a la actualización de su formación, a la vez que favorece la utilización de las TIC en la práctica docente y un mejor conocimiento de ellas por parte de los alumnos Drástica reducción del papel utilizado en las comunicaciones internas y en los documentos oficiales generados por los Departamentos, programaciones, memorias, etc. Disponer de un soporte histórico accesible en tiempo real ayuda a enfrentarse a la planificación del curso siguiente con datos actualizados de las experiencias pasadas, una vez analizados los resultados. La aplicación contribuye a la integración inmediata de los nuevos profesores que se incorporan al Centro, ya que disponen de una base de datos con toda la información necesaria para realizar su labor docente. A medida que se ha ido avanzando en la Excelencia, se ha ido constatando la importancia de disponer de datos fiables de toda la organización, tanto históricos como actuales. Nuestra experiencia a los largo de los años nos demuestra que el manejo de estos datos para la toma de decisiones, tanto cotidianas como estratégicas, no se podría realizar sin el apoyo de estas aplicaciones. Facilitan la coordinación entre distintos departamentos o entre profesores del mismo nivel educativo a la hora de elaborar las programaciones didácticas e incluso a la hora de programar actividades complementarias o extraescolares y facilita la labor de las Comisiones de Coordinación Pedagógica y del Consejo Escolar. Uniformidad en toda la documentación generada por las aplicaciones, no solo porque la información emitida es la que realmente es útil para la gestión del Centro, sino que se evita la duplicidad en la recogida de datos. Es también destacable que las aplicaciones están vivas, es decir, constantemente se introducen cambios para mejorarlas o para adaptarlas a cambios normativos y operativos. Esta flexibilidad no se hubiera podido conseguir si las aplicaciones hubieran sido desarrolladas por terceros, lo cual constituye una valiosa enseñanza. Creemos que, nadie como nosotros conoce las peculiaridades del centro, sus alumnos, las familias, las empresas colaboradoras y al personal. Hemos innovado y generado cultura tecnológica (tanto en el campo de la gestión como en el pedagógico) y lo hemos hecho con nuestros propios recursos humanos y materiales. Esta cultura no solamente afecta al Centro sino que es reconocida por otros Centros, prueba de ello es la petición del Gobierno de La Rioja para su utilización en otros Colegios e Institutos de la Comunidad Autónoma.