PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL DEL PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA REGISTRAL

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1 Página: 1 1. OBJETIVO Y CAMPO DE APLICACIÓN. Definir las actividades del procedimiento Administración de personal, la tarea fundamental en el área de gestión humana es la orientación de procesos humanos y sociales que se viven a diario en la relación entre el jefe-líder que representa a la entidad y los trabajadores, quienes conforman la célula de trabajo que se caracteriza por el aprendizaje, el mejoramiento continuo, la productividad, la comunicación, el diálogo y la convivencia, y se desarrolla como una estructura dinámica, entonces al profesional de gestión humana le toca hacer una nueva perspectiva; es fundamental que el jefe-líder de gestión humana desarrolle cinco funciones fundamentales: Formación, Asesoría, Acompañamiento, Auditoría, Prestación de servicios corporativos. En lo pertinente a la conservación, guarda, custodia y administración de las Hojas de Vida; movimientos, expedición de las certificaciones de los funcionarios, a la planeación, programación y control del Plan de Vacaciones, a las situaciones administrativas de los funcionarios públicos de la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos; desarrollo de las actividades de salud ocupacional, capacitación, bienestar social y evaluación del desempeño, garantizando la guarda de la fe pública en nombre del Estado y de la Superintendencia de Notariado y Registro; para beneficio de la Sociedad en General. El procedimiento Administración de personal, se realiza en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, ubicada en círculo registral de la ciudad de, donde al ciudadano se le brinda el acceso al servicio público registral con oportunidad, efectividad, transparencia, seguridad y cobertura. Los clientes internos son los funcionarios que prestan sus servicios a la Oficina de Registro, el Registrador de Instrumentos públicos, la Secretaría General- proceso Gestión Humana ALCANCE: Inicia: Apertura de la carpeta de hoja de vida del funcionario con la documentación respectiva. Qué hace?: El Objetivo principal en el área de Talento Humano es incorporar el mejor personal para la organización mediante una adecuada selección. Recibir de la Superintendencia de Notariado y Registro al funcionario que desempeñará sus labores en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, junto con el acto administrativo de nombramiento o traslado. Actualizar las hojas de vida de los funcionarios archivando copia de todos los documentos que correspondan a cada funcionario. Velar por la conservación, guarda y custodia de las hojas de vida. Informar a la SNR sobre las situaciones administrativas (incapacidades, licencias, permisos, horas extras, plan anual de vacaciones). Desarrollar las actividades de salud ocupacional, capacitación, bienestar social, y seguridad social. Elaborar las

2 Página: 2 certificaciones laborales y coordinar la evaluación del desempeño de los funcionarios inscritos en carrera administrativa y las remite a la SNR, junto con el correspondiente informe. Termina: Archivo definitivo de la hoja de vida al retirarse el funcionario, actos administrativos, informes, certificaciones. 2. RESPONSABLES: 2.1. Responsables estratégicos: Registrador de instrumentos públicos y Coordinador de Grupo Administrativo, funcionarios de la oficina de registro y Secretaría general- grupo administración de personal Responsable operativo: Funcionario asignado 3. DEFINICIONES: Hoja de Vida: Documento en el cual se resumen de datos personales, historia laboral (vinculación con la entidad), cargos desempeñados, salario, duración o términos y tipo de vinculación, antecedentes, recomendaciones personales y laborales. Plan de Vacaciones: Documento que contiene la programación, el cronograma y la planeación de las vacaciones de los funcionarios de la Oficina de Registro durante el año vigente. Resolución de Vacaciones: Documento acto administrativo emitido por la Superintendencia de Notariado y Registro, mediante el cual autoriza las vacaciones del funcionario, especificando el período de disfrute del derecho. Evaluación del Desempeño Laboral: Es la aplicación del instrumento de calificación, con base en el desempeño de los funcionarios a evaluar y los compromisos de gestión firmados, hace análisis del desarrollo de las actividades de los funcionarios con base en los resultados medibles, por parte del inmediato superior jerárquico con el objeto de obtener una calificación de desempeño laboral acorde a las funciones asignadas y concordadas, con el funcionario evaluado y para un período determinado. 3.1 Control estadístico del procedimiento. Definir las herramientas estadísticas básicas para el control del procedimiento Hojas de cálculo: para registrar datos de los funcionarios para hoja de vida. 3.2 PHVA

3 Página: 3 Planear: Planear la conservación, custodia, guarda y actualización de la hoja de vida de los funcionarios que prestan sus servicios a la Oficina de Registro. Planear y organizar el cronograma de vacaciones de los funcionarios de la Oficina de Registro y el manejo de novedades Hacer. Recibir de la Superintendencia de Notariado y Registro al funcionario que desempeñará sus labores en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, junto con el acto administrativo de nombramiento o traslado. Actualizar las hojas de vida de los funcionarios archivando copia de todos los documentos que correspondan a cada funcionario. Velar por la conservación, guarda y custodia de las hojas de vida. Informar a la SNR sobre las situaciones administrativas (incapacidades, licencias, permisos, horas extras, plan anual de vacaciones). Desarrollar las actividades de salud ocupacional, capacitación, bienestar social, y seguridad social, elaborar las certificaciones laborales y coordinar la evaluación del desempeño de los funcionarios inscritos en carrera administrativa y remitirlas a la SNR, junto con el correspondiente informe. Verificar: Que la carpeta de hoja de vida del funcionario se encuentre debidamente actualizada y que contenga los soportes de los actos administrativos. Igualmente verificar la conservación y custodia de las mismas. Actuar: Definir e implementar estrategias para el manejo, conservación y custodia de las hojas de vida y para la correcta planeación del manejo de novedades de los funcionarios. 4. CONTENIDO: se describe la actividad y se establecen los link con formatos, documentos, instructivos, protocolos, normas y actas.

4 Página: 4 ACTIVIDAD ESENCIAL Administrar hojas de vida de los funcionarios DESCRIPCIÓN. CÓMO? Descripción de actividades: 1. Recepcionar y archivar la hoja de vida del funcionario: El registrador y la Secretaria de Personal del Grupo Administrativo, recibe de la Superintendencia de Notariado y Registro, la Resolución de vinculación o traslado de un funcionario que desempeñará labores en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. 2. Abrir carpeta de hoja de vida del nuevo funcionario: Se archiva el acto administrativo en la hoja de vida, con todos los documentos soporte, que se solicitan a la SNR. Ver formato hoja de vida del Departamento Administrativo de la Función Pública. 3. Actualizar las hojas de vida de los funcionarios: archivar copia de todos los actos administrativos que correspondan a cada funcionario y el formato actualizado de hoja de vida. 4. Gestión documental de las hojas de vida: Velar por la conservación, actualización, guarda y custodia de las hojas de vida de los funcionarios. Responsable: Registrador de Instrumentos públicos y profesional universitario asignado. Conocimiento: Referentes a los temas de personal, archivo y custodia de documentos. Valor agregado: Mantener organizada y actualizada las hojas de vida de los servidores públicos. Recursos esenciales: Recurso humano, Equipo de oficina adecuado y Archivador seguro y funcional. Normatividad: Ley 594 de Herramientas de control: Verificar la debida guarda, conservación y custodia de los documentos que reposan en la hoja de vida de los funcionarios que laboran en las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos. Frecuencia: Diaria Tecnología (M.A.S): manual. Elaborar Plan de Descripción de actividades:

5 Página: 5 Vacaciones 1. Coordinar la elaboración del plan de vacaciones: al iniciar cada año, mediante oficio el Coordinador del Grupo Administrativo, solicita a los Coordinadores de Grupo, relacionar mediante oficio a los funcionarios a su cargo que salen de vacaciones, indicando período causado y fecha de disfrute. Recepcionar la programación: verificando que el otorgamiento de las mismas no incida en la prestación oportuna del servicio. Ver formato programación de vacaciones 2. Elaborar el Plan de Vacaciones: haciendo cronograma y relacionando los funcionarios, fechas de disfrute y anexando las solicitudes de vacaciones con el correspondiente Vo Bo. Concertación con los funcionarios para que el plan obedezca a un acuerdo según los requerimientos familiares y laborales de los funcionarios. Ver plan de vacaciones de los funcionarios de la Oficina de Registro 3. Remitir, mediante oficio, a la Secretaría General- Proceso Gestión Humana- Grupo de Personal de la SNR el Plan de Vacaciones en la fecha fijada para tal fin. 4. Recibir las resoluciones de vacaciones de la Superintendencia de Notariado y Registro y notificar al funcionario. Hacer seguimiento a la autorización de vacaciones y al período autorizado. Archivar en hoja de vida del Funcionario copia del acto administrativo mediante el cual se autorizan las vacaciones. Responsable: Registrador de Instrumentos públicos, Secretario (a) General, Coordinadores de Grupos y Coordinador del Grupo Administrativo. Conocimiento: procesos y procedimientos de la Oficina de registro y manejo de personal. Valor agregado: organizar que la ausencia de un funcionario no afecte la debida prestación del servicio público registral. Recursos esenciales: Recurso humano. Normatividad: Normas de personal. Herramientas de control: Verificar que el otorgamiento de las Vacaciones no incida en la prestación del servicio. Verificar cumplimiento del plan de vacaciones. Verificar el período de vacaciones de cada funcionario. Frecuencia: Anual y según cronograma del plan de vacaciones.

6 Página: 6 Tecnología (M.A.S): Manual. Administrar el personal Descripción de actividades. Recibir y radicar todas los solicitudes del personal en lo atinente a requerimientos administrativos de novedades dada su vinculación laboral con la entidad. Tramitar y resolver solicitudes de los trabajadores: Coordinar el trámite de las novedades de los trabajadores en lo atinente a : vacaciones, permisos, licencias remuneradas y no remuneradas, autorización y reporte de horas extras, reporte de novedades para nómina, solicitudes de permiso para estudio; solicitudes sobre salud ocupacional, bienestar y estímulos, solicitudes de ascensos, mejoramientos en el clima laboral Relaciones interpersonales,capacitación, actividades recreativas y de integración, actividades deportivas, internas y externas. Relaciones interpersonales Saludo cordial siempre, Escuchar más que oír, Recorrer los sitios de trabajo, Reconocer el buen desempeño, Ser positivo, comprensivo y comprometido, Reconocer sus errores. Vinculación y cambios en el sistema general de seguridad social en salud: EPS, IPS y fondos de pensiones, programas con la ARP. Remitir copia de las novedades de personal y actos administrativos a la SNR y a la hoja de vida para su conservación, custodia y administración.. Responsable: Secretario (a) General, Registrador Principal de Instrumentos públicos y Coordinadores de Grupos de las ORIP`s Conocimiento: Sistema general de seguridad social y manejo de personal. Valor agregado: Atención oportuna a los requerimientos de recurso humano para evitar traumatismos en la prestación del servicio público registral. Recursos esenciales: Recurso humano Normatividad: ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios, normatividad vigente sobre manejo de personal. Herramientas de control: Distribución del recurso humano según requerimiento de las diferentes dependencias.

7 Página: 7 Evaluación del desempeño y competencias laborales Descripción de la actividad: 1. Recordar a los Coordinadores de Grupo a través de memorando la obligatoriedad de la calificación del desempeño del período inmediatamente anterior y la concertación de objetivos para el periodo que inicia, anexando los instrumentos, formatos, actos administrativos e instrucciones. Conceptualmente, una competencia es un conjunto de destrezas, habilidades, conocimientos, características conductuales y otros atributos, los que, correctamente combinados frente a una situación de trabajo, predicen un desempeño superior. Es aquello que distingue los rendimientos excepcionales de los normales y que se observa directamente a través de las conductas de cada ocupante en la ejecución cotidiana del cargo. Las competencias son características implícitas de la gente que incluyen aspectos arraigados y difíciles de modificar del individuo, como las motivaciones, y características más superficiales y fáciles de modificar como el conocimiento. Tanto las motivaciones como el conocimiento son categorías de las competencias del individuo. El modelo de competencias es una herramienta de enorme utilidad para la gestión de talento humano en las empresas. Este enfoque facilita la interrelación de los diferentes procesos del área (selección, inducción, evaluación, capacitación, desarrollo, compensaciones, desvinculación), posibilitando realizar su gestión de manera integrada gracias a compartir una fuente de información ligada a las responsabilidades de los cargos. La existencia de un perfil de competencias para cada uno de los cargos de la organización, ofrece una herramienta de gran utilidad para el proceso de reclutamiento y selección de personal. Quien selecciona puede contar no sólo con la tradicional descripción de funciones, tareas y responsabilidades del cargo sino también con una descripción concreta de las competencias que son requeridas para el buen funcionamiento del individuo en el cargo. De esta forma, el proceso de selección por competencias, al centrarse en aquellas habilidades y características conductuales demostrables que están a la base de las competencias críticas de un cargo,

8 Página: 8 predice con alta efectividad el desempeño laboral futuro. El objetivo de la selección por competencias es encontrar el candidato que se ajuste completamente con el perfil de competencias requerido en el cargo, mediante la técnica de comparación de perfiles. La selección por competencias permite determinar cuáles son las brechas que existen entre las competencias del candidato seleccionado y las requeridas por el cargo, aportando información relevante para poder realizar un proceso de inducción más específico y disminuir el tiempo de preparación que necesita para desempeñarse con eficiencia en sus responsabilidades. 2. Los funcionarios responsables de evaluar y los evaluados conciertan los compromisos laborales y comportamentales del período que inicia y se realiza la calificación del período anterior: Tener en cuenta el cumplimiento de los compromisos adquiridos y firmados, verificar resultados del funcionario a calificar, constatar resultados con documentos fuente e informes de gestión. Aplicar los criterios establecidos en los instructivos de calificación, tales como: puntajes, fechas de evaluación y criterios de evaluación. Evaluar al funcionario y presentarle la evaluación antes de hacerla oficial (puede haber concertación al respecto). Terminada la evaluación por parte del superior jerárquico competente, firmar los formularios pertinentes por quienes intervienen en la misma, en constancia de participación y aceptación. Remitir mediante Oficio al Grupo Administrativo y posteriormente a la Secretaria General- proceso Gestión Humana-, todas las evaluaciones de desempeño laboral de los funcionarios de su grupo para efectos de control y seguimiento. El foco del aporte del empleado ya no es desde "tareas y funciones" sino desde responsabilidades, lo que implica atribuir un sentido organizacional al trabajo individual, hacer consciente la contribución personal al negocio, y consolidar una mirada de flexibilidad funcional en función de responsabilidades. En un contexto de alta competitividad, hay que luchar por crecer y desarrollarse para apenas mantenerse en el mismo lugar. Esto obliga a las organizaciones a aumentar la exigencia a sus trabajadores. Ya no basta con el cumplimiento de las tareas,

9 Página: 9 funciones y responsabilidades propias del cargo. Es necesario aportar mucho más para poder generar valor y permitir a la organización sobrevivir en un entorno altamente competitivo Responsable Estratégico: Registrador de Instrumentos Públicos. Responsables Operativos: Coordinadores de cada grupo y funcionarios inscritos en carrera. Conocimiento: Normatividad de evaluación de desempeño. Instructivos administrativos y de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Valor agregado: Diseño de programas para el mejoramiento del desempeño laboral y del servicio (Capacitación, incentivos, estímulos, Salud Ocupacional). Recursos esenciales: Recurso humano, formularios e instructivos correspondientes. Normatividad: Art. 14 del Decreto 2929 del 25 de agosto de 2005, reglamentario del Decreto del Decreto 775 de y artículo 407 CPC. Lineamientos de la Comisión Nacional del Servicio Civil. Herramientas de control: Verificar los instructivos y directrices para la Evaluación de Desempeño Laboral. Verificar los formatos y las fechas de aplicación de la evaluación. Verificar los empleados de carrera a quienes se les aplica la evaluación Frecuencia: Semestral. Tecnología (M.A.S): Manual. 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Documentos asociados: Norma NTC-GP: Sistema de gestión pública de la calidad. Manual de calidad. Política de calidad. Plan para el logro de objetivos de calidad. Mapa de riesgos de los procesos. (paso 6). Ley 594 de Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios 5.2 Requisitos aplicables: Norma: NTCGP: 1000:2009. Requisitos 5 y 6 Ley 594 de 2000.

10 Página: NOTAS DE CAMBIO. Versión Naturaleza del cambio 1 Ajuste del procedimiento 2 Aportes y ajustes Medellín Zona Sur y estandarización de procesos para las Orip s 7. ANEXOS: Formatos (tienen link con la descripción de actividades) Código Nombre Elaboro: Aportes Medellín Zona Sur: Johnson Martínez Montoya (*) Aporte ORIP Manizales Jhon Jairo Giraldo F. (**) Fecha: (*) Julio 6 de 2011 (**) Septiembre 12 de 2011 Reviso: Coordinadores Administrativos Orip`s Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Septiembre 26 de 2011 Aprobó: Registradores principales de las Orip`s de Medellin Zona Norte y Sur, Manizales, Barranquilla y Valledupar Oficina Asesora de Planeación Grupo Calidad - MECI Fecha: Octubre15 de 2011

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