TRABAJO PRÁCTICO FINAL CANDYLAND Organización de Eventos II
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- Alejandro Zúñiga Valverde
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1 TRABAJO PRÁCTICO FINAL CANDYLAND Organización de Eventos II Introducción 1. Objetivos Evento Desarrollo 1. Sinopsis 2. Ficha Técnica 3. Relevamiento del Espacio 4. Inspiración 5. Ambientación/ Recursos Materiales 6. Proceso de Comunicación (Anexo: Material Utilizado) 7. Programa y Timing 8. Organigrama 9. Layout 10. Rubros 11. Presupuesto 12. Seriado de Fotografías Conclusión 1. Grupal 1
2 INTRODUCCIÓN Objetivos Evento Recrear un ambiente utópico de dulce, donde la fantasía, el color y el sabor predominen, cautivando la atención del público y siendo recordado por un buen tiempo. Entretener a los invitados; que la risa y la alegría no falten en el evento donde se busca despertar un poco más la picardía de cada uno. Enaltecer la presencia de la artista Regia, quien aprovecha el evento para presentar su personaje, su humor y talento. Deleitar a los asistentes con bebidas, picadas y golosinas pintorescas que ayuden a amenizar un poco más el ambiente y la entretención de los mismos. Utilizar todos los recursos y herramientas aprendidas en clase con el fin de realizar una organización y presentación impecable, evitando obstáculos e imprevistos. Presentar al público externo al grupo organizador, demostrando las habilidades y la pasión que existe por la carrera y el proyecto; haciendo presencia de imagen para futuros negocios, eventos a organizar. 2
3 DESARROLLO Sinopsis Candyland es un mundo de fantasía donde el color gobierna, el sabor contamina y la picardía no se ausenta. Una travesía a la imaginación y la niñez, ligando un poco el viaje con atrevimiento, erotismo y sensualidad. Regia, personaje drag, como alcaldesa del mundo de dulce, entretiene a los visitantes con su humor negro, sus chistes irreverentes y su sagacidad inigualable. Se busca endulzar la experiencia de los invitados que se atrevieron a conocer, disfrutar y deleitarse. Ficha Técnica Tipo de Evento: Social/ Entretenimiento Nombre: CandyLand Sede: Ecuador 933, PB. 6 Fecha: Jueves 27 de Junio de 2013 Horario: horas Entrada: Por invitación directa Relevamiento del Espacio El lugar donde se realiza el evento Candyland es un aula de la Universidad de Palermo que está ubicada en la sede de Ecuador 933, dentro del barrio Palermo. Dicha aula es la PB6. Se encuentra en planta baja y esto facilita la carga y descarga de equipamientos y materiales. En cuanto a la fachada de el salón no es muy atractiva, solo una pared roja que es lo que la diferencia de el resto; pero con luces led, y con la ayuda de globos se logra una decoración más vistosa y la recreación de un mundo fantástico. El aula mide 2, 85mts de alto y 7 mts de largo, y 5, 30 mts de ancho. Cuenta con ganchos en los extremos, los cuales permiten colgar parte de la decoración. Es bien luminoso, tiene un ventanal grande, y uno más pequeño. Saliendo del salón y solo a unos pocos pasos se encuentran los baños tanto 3
4 femeninos como masculinos, dando comodidad para los invitados. Además, el aula tiene televisión y DVD en donde proyectamos videos. Se eligió esta aula porque se consideró necesario un lugar espacioso y cómodo para que la artistas invitada Regia se sienta plena en el momento de dar su show. Ventajas Buena ubicación y fácil acceso No tiene columnas Ganchos para colgar Televisión y DVD Aula Espaciosa Pared color rojo para la ambientación Desventajas Ambiente cálido al sobre poblarse Pocos tomas de corriente Ventana que quita privacidad al comunicarse con otras aulas Tableros que no se pueden trasladar Inspiración Candyland, es un evento basado en el video clip de Katy Perry California Gurls; en donde la temática del video es un mundo de dulces pero a su vez de una manera insinuadora y con atuendos sensuales (como cuando Katy Perry aparece en el video sobre una nube de azúcar desnuda de una manera 4
5 sofisticada y sexy, pero a la vez inocente). Otras inspiraciones son mundos fantásticos como Alicia en el país de las maravillas o la fábrica de chocolate de Willy Wonka. Los invitados podrán disfrutar de la fiesta y disfrutar del show de una drag queen también vestida y personificada con esta temática. Este tipo de personaje es inspirador y apropiado por su dinamismo e identidad pintoresca, mezclando la picardía y la inocencia que se busca en el evento. Se complementará con los tragos, dulces y el espíritu festivo propio de la fiesta. Recreando un mundo de fantasía, lleno de dulces, en donde todos formen parte de esta temática y se puedan divertir a través de esta. De una manera sexy, pero sin llegar a lo grotesco, poder insinuar a través de una fiesta en un mundo de fantasía como Candyland. 5
6 Ambientación/ Recursos Materiales Para la ambientación del espacio se tuvieron en cuenta diversos puntos. Para empezar, si bien es un mundo de dulce y por ende colorido, hay que tener cuidado para no convertirlo en un carnaval. Ante todo se busca la belleza estética, el elitismo y un ambiente fantasioso pero juvenil, no infantil. Por otro lado, debido al corto presupuesto se invierte en material de fácil uso, económico y que llame la atención a la vista. Se evita recargar el salón para que los detalles pequeños se hagan notar. Techo del aula cubierto con globos de colores. Se optó por una gama de colores calientes con un color frío: violeta, anaranjado y fucsia. De estos globos cuelgan cintas de colores que combinan con estos, de tal manera que sea un techo de cintas enrizadas que generen un efecto fantasioso. Cuelgan también serpentinas de figuras alusivas a la temática. Globos metalizados de helio. En el centro del salón, junto con los otro globos pegados habrá un globo gigante de una torta. Además, lo acompañan alrededor del salón otros globos: de cupcake, máquina de chicles, entre otros. Mesa larga con un mantel de lunares. En la misma habrá variedad de golosinas, caramelos, cupcakes decorados y todo un catering dulce para deleite de los invitados. Se piensa en poner pequeñas bolsitas de 6
7 papel para que estos se puedan servir varios y puedan llevar luego del evento. Cortina de papeles y caramelos en la puerta, siendo una entrada espectacular y divertida. Tachos de luces Leds de diferentes colores (RGB), que iluminan el espacio y lo ambientan. Habrán alrededor de seis distribuidos por el aula. Cintas de papel blanco que atravesarán la pared roja, de tal manera que alucinen un bastón de caramelo o menta, típicos en la época navideña. Marco decorativo para el televisor, donde se estarán trasmitiendo diferentes videos como el de Katy Perry, Madonna, entre otros. Figuras coloridas pintadas en el pizarrón, como el famoso juego Candy Crush. Espuma rosada simulando el algodón de azúcar, para decorar espacios muertos alrededor del aula. Pocos bancos distribuidos por el salón para que los asistentes se puedan sentar. Consola del DJ con luces y globos. Proceso de Comunicación Afiche: Los dibujos del afiche están inspirados en dulces ya que la temática del evento trata de un mundo de dulces. Consta de una variedad muy amplia de colores llamativos ya se quiere mostrar alegría y diversión. Los dibujos son hechos a mano ya se busca una idea original. La tipografía usada va acorde con los dibujos del afiche, la cual describe el nombre, lugar, fecha y hora del evento. Invitaciones: Usamos el mismo concepto del afiche en las invitaciones. Los dibujos de colores hechos a mano, con la diferencia que no son exactamente los mismos dibujos. Al centro de los dibujos habrá un rectángulo donde se colocaran los datos del evento: tema, lugar, fecha, hora y requisitos para el ingreso. 7
8 Facebook: Se creó una pagina en Facebook del evento, el nombre es ''Candyland''. Luego en la descripción se escribió una pequeña descripción del evento; invitando a todos a participar. En la portada se puso una foto de un mundo de caramelos referente al evento y en la foto de cover un anuncio de la invitada (Regia), encargada de animar el evento. Los invitados podrán postear publicaciones en el grupo, por si tuvieran alguna duda al igual que podrán ver las publicaciones que los del grupo hacemos diariamente. Programa y Timing : Montaje : Acreditación y entrega de pins : Espacio musical a cargo de la DJ Denisse Zabala. Degustación Catering dulce y reparto de cocteles. Integración entre los invitados. Espacio para fotografías : Entrada Regia. Presentación de la artista : Monólogo actuado por Regia : Actividades y juegos recreativos (en parejas, competencias, penitencias) hosted por Regia. Participación de los invitados. Degustación de picadas saladas. Continua performance por parte del DJ : Despedida de la artista invitada y cierre del evento : Desmontaje Organigrama Carolina Alarcón Compra materiales Comunicación con posibles proveedores Uniforme organizadores Orden y seguridad en el ingreso Agostina Besada Manejo recursos tecnológicos Alquiler tachos de luces Coordinación compra de golosinas 8
9 Check list Manejo Presupuesto Andrés Cardona T: Coordinación artista y DJ Layout y Trabajo Escrito Ambientación Dirección Timing y realización evento Coordinación actividades Patricia Ramos Catering Información e Investigación temática Recibimiento materiales y recursos humanos Staff Decoración Encargada de la limpieza Francesca Tulliano: Comunicación Afiche e invitaciones Atención al público Coordinación Fotográfica Acreditación 9
10 Layout Salón Rubros Seguridad: De la seguridad se encarga la universidad de Palermo. En su entrada cuenta con personal que va a estar controlando el ingreso de cada invitado. Además, va a haber un integrante del equipo de trabajo (Carolina Alarcón) que se va a ocupar de la acreditación de los asistentes. Catering: El evento cuenta con una variedad de golosinas, tales como Chupelatines, bombones de chocolate, gomitas, paletas, caramelos, cupcakes y otras golosinas para deleitar a los invitados. Ellos podrán acercarse a una mesa donde se encuentran estas golosinas y podrán elegir lo que desean. Va a ser una difícil decisión!. 10
11 En cuanto a las bebidas, ya que el evento se va a realizar a la noche, decidimos poner bebidas como Vodka con jugo de naranja, Frizze de uva, y gaseosas. Estarán servidas en vasos de trago largo con unos sorbetes divertidos que darán un toque diferente. Recursos técnicos: *Micrófono de mano *Equipos de sonido *6 Tachos led *Televisión *DVD Limpieza: De la limpieza se encargará el equipo organizador: *Francesca Tulliano *Carolina Alarcón *Patricia Ramos Recursos Humanos: *Regia (Artista) *Jimena Vargas (Fotografía) *Denisse Zabala (DJ) 11
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