GUIA PARA EL REGISTRO DEL IVA EN EL APLICATIVO SIIF NACION

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1 GUIA PARA EL REGISTRO DEL IVA EN EL APLICATIVO SIIF NACION OBJETIVO Guiar al usuario encargado de efectuar las obligaciones presupuestales, en el registro de la cadena presupuestal correspondiente a las adquisiciones de bienes y servicios realizados por parte de la Entidad, en los cuales los contratistas y/o proveedores cobran IVA. Fecha Elaboración Área Responsable del Documento Ubicación Diciembre 18 de 2015 Grupo Gestión Contabilidad Sede Central ESAP Versión No 1 Historial Fecha de Emisión Diciembre 21 de 2015 Cambios Realizados: Área Responsable: Grupo Gestión de Contabilidad Elaborado por: Revisado por Aprobado por Osmany Garay Ayola Grupo de apoyo SIIF - Contabilidad Francisco Bautista Villalobos Líder Grupo de Apoyo SIIF Claudia Marcela Franco Subdirección Administrativa Financiera

2 1. DEFINICIONES SIIF (SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA): Es una herramienta modular automatizada que integra y estandariza el registro de la gestión financiera pública, propicia una mayor eficiencia en el uso de los recursos de la Nación y brinda información oportuna y confiable. T-CON: Son tablas que definen los eventos contables, los formularios y los reportes del aplicativo SIIF Nación. PCI: Posición de Catalogo Institucional, identifica el código de la unidad o subunidad de la Entidad EPG: Ejecución presupuestal de gasto PROCESO CONTABLE: Conjunto ordenado de etapas que permiten el reconocimiento y la revelación de las transacciones, los hechos y las operaciones efectuadas por la entidad. CATÁLOGO CONTABLE: corresponde al catálogo general de códigos contables del Régimen de Contabilidad Pública. OBLIGACION: Es el registro de causación en la adquisición de bienes y servicios por parte de la entidad. ATRIBUTO CONTABLE: define si la obligación presupuestal tiene o no efecto contable. A si mismo corresponde a los valores entregados en forma anticipada para la obtención de bienes o servicios, además de los entregados para viáticos, gastos de viaje y pagos anticipados para la adquisición de bienes y servicios, que por ser operaciones de flujo se registran en el pago. REPORTES CONTABLES: Son informes que contienen los registros contables indispensables para el control detallado de las operaciones de la entidad, con base en los comprobantes de contabilidad. IMPUTABLE: Hace referencia a las cuentas que reciben directamente los movimientos contables, es decir las cuentas que se utilizan para realizar el registro de las transacciones de la entidad. POSICIÓN DE CATÁLOGO PRESUPUESTAL: Corresponde a los códigos que identifican los rubros de gastos o ingresos del Presupuesto General de la Nación. POSICIÓN DE CATÁLOGO NO PRESUPUESTAL: Corresponde a los códigos que identifican los pagos no presupuestales, es decir las deducciones y retenciones. PAC. Plan Anual de Caja Mensualizado. Monto máximo de pagos que puede realizar la entidad en un periodo por rubro presupuestal.

3 RUBRO PRESUPUESTAL: es el código que se asigna a cada concepto de ingresos, costos, gastos e inversiones para el registro de la ejecución presupuestal de la entidad, el cual se encuentra asociado al catálogo de cuentas. MATRIZ DIRECTA: Conjunto de asientos contables automáticos que se generan en el registro de una transacción en la cual el usuario del aplicativo no interviene en la selección del tipo de operación, uso contable y código contable, por lo cual el asiento será resultado únicamente de la selección del tipo de gasto, por lo cual el aplicativo a partir de esto efectuará la afectación contable de forma directa. CONSULTAS CONTABLES: es una herramienta que proporciona el aplicativo SIIF para generar informes consolidados que permitan verificar, revisar y analizar el efecto de los registros realizados de las operaciones efectuadas por la Entidad. COMPROBANTES CONTABLES: documento en el cual se resumen los registros realizados de hechos económicos o transacciones efectuadas por la entidad, mostrando los códigos contables con su correspondiente valor y afectación DB o CR. TIPO DE OPERACIÓN: Identifica las principales operaciones o transacciones que pueden ser realizadas por la entidad pública. USOS CONTABLES: Es el código que define un concepto para el registro contable débito de los rubros de gastos asociados a un tipo de operación. 2. MARCO NORMATIVO Artículo 92 de la Ley 30 de 1992 el cual establece: Las instituciones de Educación Superior, los Colegios de Bachillerato y las instituciones de Educación No Formal, no son responsables del IVA. Adicionalmente, las instituciones estatales u oficiales de Educación Superior tendrán derecho a la devolución del IVA que paguen por los bienes, insumos y servicios que adquieran, mediante liquidaciones periódicas que se realicen en los términos que señale el reglamento. El Decreto 2627 de 1.993, permite a las instituciones estatales u oficiales de educación superior reclamar la devolución de lo pagado por concepto del impuesto a las ventas en la compra de los bienes, insumos y servicios que adquieran para el uso exclusivo de la respectiva institución. El Concepto N del 27 de octubre de 2.011, emitido por la Contaduría General de la Nación, establece que las Entidades de Educación Superior desde el momento de la adquisición del bien, tienen el derecho de cobrar a la DIAN el valor cancelado por concepto de IVA, previo cumplimiento de los requisitos establecidos y por lo tanto la transacción debe registrarse como un débito en la subcuenta que identifique el activo o el gasto según corresponda y el valor del IVA debe registrarse en la subcuenta Devolución de IVA para Entidades de Educación Superior, utilizando como contrapartida la cuenta del grupo 24- cuentas por pagar. El Grupo Interno de la Contaduría General de la Nación para el Sistema Integrado de Información SIIF estableció el 7 de septiembre de el procedimiento para el reconocimiento contable de la devolución del impuesto al valor agregado (IVA), en las Instituciones de Educación Superior en el SIIF Nación.

4 3. REGISTRO DE LA OBLIGACION POR LA ADQUISICION DE UN BIEN O SERVICIO GRAVADO CON EL IMPUESTO A LAS VENTAS. Para realizar el registro de una obligación presupuestal en la cual el beneficiario del pago este cobrando IVA en la factura de venta expedida a la Entidad, el encargado del proceso de obligación deberá: Realizar el registro de la cadena presupuestal en dos obligaciones. En la primera obligación se efectuará el registro del valor bruto de la factura antes de IVA, aplicando la totalidad de deducciones a las que haya lugar. En la segunda obligación se efectuará el registro del valor del IVA facturado por el proveedor, menos las respectiva retención de IVA según el tipo de contribuyente. Para realizar la obligación del valor del IVA, es importante tener en cuenta si se trata de rubros de funcionamiento o de inversión. En el caso de rubros de inversión al momento de afectar los datos contables, se deberá seleccionar el uso contable 49- Devolución de IVA: El sistema habilitará automáticamente la cuenta contable denominada devolución IVA para entidades de educación superior, la cual se debe seleccionar e ingresar frente a la misma el valor objeto de registro:

5 En el caso de rubros de funcionamiento, los cuales empiezan con la letra A-, no será necesario ingresar Datos Contables debido a que el sistema asignará de forma automática la cuenta contable asociada, puesto que dichos rubros están parametrizados con Matriz Directa. Esta asignación directa de la cuenta estará dada por el tipo de gasto que seleccione la persona al realizar el registro de la obligación del IVA. Por lo tanto, en los rubros de funcionamiento, el usuario al inicio de la obligación deberá seleccionar Tipo de Gasto 10- denominado Devolución IVA, como se muestra a continuación: Antes de grabar la obligación del IVA se deben digitar los Datos Administrativos, como el tipo de documento soporte, el número de documento soporte y el expedidor. Adicionalmente en las Notas se debe describir el pago que se está realizando. Esta nota debe ser muy clara y detallada, indicando el número de factura, el número de contrato y una breve descripción del IVA que se está registrando. Para el registro de esta nota se debe seguir el siguiente modelo, haciendo solo el cambio de la tarifa según corresponda: REGISTRO IVA DEL 16%, SEGÚN CONTRATO N XXXX Y FACTURA DE VENTA N XXXX, CORRESPONDIENTE A LA COMPRA DE XXXXXXXX Este registro aplicará para todo tipo de adquisiciones que lleve a cabo la Entidad, se trate de bienes o servicios y en las cuales exista un cobro de IVA por parte del proveedor. Cuando se trate de adquisición de adquisición de bienes, los cuales ingresan al Almacén, igualmente deberán registrarse en el aplicativo SIIF Nación por el valor

6 bruto (sin incluir el valor del IVA) y este impuesto deberá registrarse de forma independiente en otra obligación, afectando la cuenta de acuerdo a los parámetros indicados en los puntos anteriores. Asimismo el almacenista deberá efectuar las entradas de almacén al aplicativo SEVEN sin incluir en el costo el valor del IVA El responsable de realizar el registro de la cadena presupuestal, deberá verificar que las entradas de almacén adjuntas a la factura de compra, efectivamente hayan sido registradas por el almacenista sin el valor del IVA, de lo contrario no podrá procesar el pago y deberá informar al responsable del almacén para que efectúe las correcciones pertinentes. El responsable del área de contabilidad de cada Territorial, deberá realizar seguimiento de los registros efectuados en la cuenta contable , correspondientes a las obligaciones del IVA y deberá conciliar la información que bimestralmente se solicitará a la DIAN versus los valores reportados en esta cuenta, validando que todos los valores registrados y correspondientes a obligaciones pagadas se estén realmente solicitando en el bimestre objeto de validación. 4. VERIFICACION COMPROBANTE CONTABLE DE LAS OBLIGACIONES REGISTRADAS Una vez se han generado las dos obligaciones en las cuales se registró de forma separada el valor de la adquisición del bien y/o servicio y el valor del IVA facturado por parte del proveedor, se debe realizar la verificación del comprobante contable y validar que se haya realizado la afectación contable adecuada. Por regla general, cuando se realiza la obligación por concepto de la adquisición de un bien o servicio, el sistema deberá generar el registro contable, según el siguiente esquema: DEBITO CREDITO Gasto o activo según corresponda (51XXXX, 52XXXX o 16XXXX) XXXXXXX Cuenta de la retención (2436XX) XXXXXXX Cuenta por pagar (240101) XXXXXXX

7 Es pertinente señalar que en el registro de las dos obligaciones, el número de identificación afectado en cada cuenta contable será el del beneficiario de dicha obligación, es decir el del tercero al cual se le está realizando el proceso de la cadena presupuestal. Esto aplica para las cuentas de retención como para la cuenta por cobrar de la devolución del IVA. Por otro lado respecto al registro de la obligación por concepto del IVA, el sistema deberá generar el registro contable como se muestra a continuación: En este punto es necesario realizar la consulta del comprobante contable, para lo cual se requiere tener el número de la obligación registrada y por el perfil Gestión contable seguir la ruta: CON/Consultas/Consulta Comprobantes Contables El aplicativo presentará pantalla que se visualiza a continuación. En esta parte se deberá seleccionar en el ítem denominado campo, la opción Num Documento Fuente. En el Operador se selecciona Igual y en el campo de Valor se digita el número de la Obligación.

8 En esta consulta del comprobante, es necesario adicionar un segundo criterio de búsqueda, para lo cual se selecciona en el campo Y/O la opción Y. Seguidamente se habilita la línea de criterios de búsqueda de la última línea. En dicha línea para el ítem campo se selecciona Entidad, para el ítem Operador se selecciona Igual y en Valor se digita el número de la PCI correspondiente. Finalmente se da clic en buscar, identificada con la imagen de disco ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, debajo de las opciones Y/O. Como resultado de la búsqueda se observa que el sistema muestra todos los documentos fuente con número , para escoger el indicado es necesario seleccionar el EPG066 y transacción origen obligación, luego se da clic en el icono denominado comprobante, identificado con el icono de un libro:

9 Luego de seleccionar el Comprobante y dar clic en el icono indicado, se visualizará el comprobante contable con el detalle de las cuentas y auxiliares afectados en el registro de la obligación, los cuales podrá descargar a Excel. A continuación se muestra el comprobante contable consultado de la obligación registrada por concepto del IVA: Fecha Comprobante :00:00 PM Reporte Comprobante Contable No. Id Interno No. Transacción Contable No. Comprobante Tipo Registro Tipo de Comprobante Registro Obligación Presupuestal con Deducciones con marca aplica usos contables Asiento Tipo Documento Fuente EPG066 No. Documento Fuente Estado Aprobado Usuario Elaboró OSMANY GARAY AYOLA Fecha Elaboración: Usuario OSMANY GARAY AYOLA Fecha Aprobó/Rechazo Aprob/Rech: Registrar Obligacion, Descripción Presupuestal, Oct :00AM, OFICIO, Códigos Contables :02:06 PM :02:06 PM Código Descripción Debe Haber Devolución IVA para entidades de educación superior , Proyectos de inversión , Impuesto a las ventas retenido por compras ,00 Sumatoria , ,00 Auxiliares Contables Valor Devolución IVA para entidades de educación superior FIJO PCI ESAP CENTRAL ,00 Total Auxiliar FIJO PCI ,00 FIJO TER UNION TEMPORAL SAS ,00 Total Auxiliar FIJO TER ,00

10 Proyectos de inversion FIJO PCI ESAP CENTRAL ,00 Total Auxiliar FIJO PCI ,00 FIJO TER UNION TEMPORAL SAS ,00 Total Auxiliar FIJO TER , Impuesto a las ventas retenido por compras FIJO PCI ESAP CENTRAL ,00 Total Auxiliar FIJO PCI ,00 FIJO TER UNION TEMPORAL SAS ,00 Total Auxiliar FIJO TER ,00 FIJO PAG NP RETEIVA COMPRA DE BIENES GRAVADOS - RÉGIMEN ,00 Total Auxiliar FIJO PAG NPCOMÚN ,00 5. DETERMINACION DE LOS VALORES DE IVA EFECTIVAMENTE PAGADOS AL PROVEEDOR EN UN BIMESTRE PARA SOLICITARLOS EN DEVOLUCION. De acuerdo al Decreto 2627 del año 1.993, la Entidad podrá solicitar en devolución el valor del IVA efectivamente pagado durante el bimestre objeto de la solicitud, es decir que del total del IVA registrado en la cuenta solamente podrá solicitarse en devolución el valor correspondiente a las obligaciones efectivamente pagadas durante el respectivo periodo. Para determinar cuál es el valor del IVA efectivamente pagado a solicitar a la DIAN, es necesario generar los siguientes informes desde el aplicativo SIIF Nación: Un listado de obligaciones del bimestre actual del cual se realizará la respectiva solicitud. Este listado deberá descargarse por cada subunidad ejecutora el primer día hábil del mes siguiente al periodo bimestral objeto de revisión. Un listado de obligaciones de periodos anteriores al bimestre objeto de solicitud, el cual deberá descargarse igualmente por cada subunidad ejecutora el primer día hábil del mes siguiente al periodo bimestral objeto de revisión. Reportes y consultas contables para verificar los registros por cuenta, comprobante y tercero, específicamente de la cuenta contable

11 Listado de Obligaciones El listado de obligaciones se debe generar por el perfil Gestión Contable, siguiendo la siguiente ruta: CEN/EPG/ Listado de obligaciones Como se visualiza en la imagen el sistema permite escoger el periodo que el usuario requiere consultar, ya sean las obligaciones de un día, un mes o incluso el año completo. En este caso se deberá generar la consulta del bimestre del cual se realizará la solicitud de devolución y por cada vigencia que indica el aplicativo (Actual, Reserva presupuestal y cuenta por pagar), los cuales se deberán descargar en el respectivo orden, es decir primero vigencia actual, enseguida reserva presupuestal y finalmente el listado de obligaciones de cuentas por pagar: Una vez generado el listado por cada vigencia, este se debe exportar a Excel para facilitar el análisis de la información, seleccionando la opción XLS y dando clic en el icono que indica exportar contenido archivo:

12 Se da clic en la opción abrir para que el listado pueda descargarse a Excel: Luego de Exportar cada uno de los archivos a Excel, es decir las obligaciones de vigencia actual, reserva presupuestal y cuentas por pagar, por el bimestre objeto de solicitud de devolución, es necesario filtrar el estado dichas obligaciones, como se visualiza a continuación, aplicando el filtro en la columna denominada Estado:

13 En esta columna se deberán filtrar únicamente las obligaciones Con Orden de Pago, puesto que estas son las obligaciones que efectivamente fueron pagadas al beneficiario final en el respectivo bimestre. Seguidamente se debe filtrar en la columna denominada concepto, la descripción REGISTRO DE IVA. Por esta razón es importante cuando se digiten las notas en la obligación elaborada para cada proveedor por el concepto del IVA, indicar siempre la frase genérica REGISTRO DE IVA, seguida de la tarifa del IVA, el número de la factura y el contrato, lo cual facilitará la revisión y validación de la información a través de las consultas y reportes que ofrece el aplicativo. Una vez efectuado estos dos filtros, hemos obtenido el detalle de las obligaciones que fueron efectivamente pagadas durante el bimestre y que corresponden al concepto del IVA. La suma de la columna VALOR ACTUAL de la columna W, nos indica el valor total que debemos solicitar en devolución por el bimestre que se esté validando, en cada subunidad ejecutora y correspondientes exclusivamente a las obligaciones por concepto de IVA en estado con orden de pago.

14 Es importante resaltar que este listado de obligaciones es dinámico, es decir que el estado de las obligaciones cambia y se actualiza cada vez que se afectan dichas obligaciones con una orden de pago. Por esta misma razón es necesario que el reporte se genere de forma inmediata al siguiente día hábil del bimestre del cual se está efectuando la solicitud. Adicionalmente del listado de obligaciones descargado por el bimestre objeto de devolución, se deberán filtrar las obligaciones en estado GENERADA y conservarlas en medio magnético, para verificarlas el siguiente bimestre. Tenga en cuenta que las obligaciones en estado GENERADA, no han sido giradas al proveedor y por lo tanto no podrán ser solicitadas en devolución. En el siguiente bimestre se deberá validar si tales obligaciones que quedaron en estado GENERADAS de periodos anteriores han cambiado de estado y pueden ser solicitadas en el periodo en el cual se esté tramitando una nueva devolución. Para validar este estado, es necesario generar un listado de obligaciones de periodos anteriores al bimestre objeto de devolución. Este listado también debe ser descargado de forma inmediata al siguiente día hábil del bimestre del cual se está procesando la solicitud. Por ejemplo si se requiere realizar la solicitud de IVA del quinto bimestre, se deberá generar el listado de obligaciones el primero de noviembre del año correspondiente. Este listado se generará por el rango de fechas de Septiembre 01 a Octubre 31. Sin embargo si durante el bimestre anterior, es decir durante el cuarto bimestre, quedaron obligaciones en estado GENERADA, el primero de noviembre deberá descargarse adicionalmente el listado de obligaciones con rango de fechas Julio 01 a Agosto 31, para validar si estas obligaciones que habían quedado pendientes de pago en el periodo anterior, fueron pagadas durante el siguiente periodo y su nuevo estado es CON ORDEN DE PAGO. En caso de que efectivamente hayan cambiado de estado, podrán ser solicitadas en devolución, para este ejemplo en el quinto bimestre. Finalmente, el valor reflejado en el listado de obligaciones del bimestre del cual se haya generado el reporte, específicamente de la columna W denominada VALOR ACTUAL, deberá coincidir con el total de los valores débito registrados en la cuenta del bimestre que se esté revisando. En este caso no se hará distinción en los estados de la

15 obligación y será una forma de validar la información que se está debitando mensualmente en la cuenta Generación de reportes contables desde SIIF nación para validación y seguimiento de los saldos y registros efectuados en la cuenta contable Reporte Auxiliar Contable Por PCI Este reporte permite analizar los saldos para un periodo, PCI y código contable, debido a que al generarlo este permite visualizar el saldo inicial, movimiento DB, movimiento CR y saldo Final de cualquier cuenta contable. Adicionalmente al consultar este reporte se podrán filtrar datos específicos como los terceros, permitiendo verificar los saldos y los valores débito y crédito afectados por cada tercero. Para verificar los movimientos totales débito y crédito registrados en la cuenta por tercero en un bimestre, como su saldo a un corte determinado, se puede generar este reporte por el perfil Gestión Contable. Una vez haya ingresado al aplicativo, por el perfil indicado, se debe seguir la siguiente ruta: Perfil: Gestión Contable CON / Reporte / Reporte Auxiliar Contable por PCI El sistema desplegará la siguiente pantalla: En esta pantalla se diligencia el rango de fechas del bimestre objeto de verificación, la PCI a consultar, la cuente contable y en los datos específicos se selecciona la opción Tercero. Finalmente se da clic en la opción ver reporte:

16 Al dar clic en la opción indicada se mostrará la siguiente información: En esta página la número 1 el reporte muestra la cuenta Devolución de IVA para entidades de educación superior, detallando los saldos y movimientos acumulados por cada tercero. Dando clic en las flechas de la parte superior el reporte nos permite pasar a las siguientes páginas, siempre que el reporte genera más de una página. Asimismo el reporte podrá ser descargado a Excel, dando clic en el icono de la parte superior derecha denominado menú desplegable de exportación:

17 Al seleccionar la opción de exportar a Excel se debe dar clic en Abrir al mensaje indicado por el sistema y posteriormente clic en habilitar edición:

18 Es importante tener en cuenta que este reporte le permitirá filtrar información concreta de los Datos específicos. Por ejemplo si desea consultar un tercero único debe digitar el NIT o número de cédula como se muestra a continuación: Se observa que solo muestra el saldo y movimiento acumulado del tercero consultado.

19 Reporte Auxiliar Contable Detallado Este reporte permite analizar los saldos para un periodo (solo un mes), PCI y código contable, mostrando un detalle de los comprobantes contables UNO A UNO, con fecha, tipo, número de comprobante, número de documento fuente, valor DB o CR y observaciones registradas en el documento. Este reporte permite consultar datos específicos como el de los movimientos afectados por tercero. La ventaja que ofrece este reporte es que permitirá realizar el seguimiento de los documentos registrados a cada proveedor en la cuenta , con lo cual el usuario podrá verificar de forma más detallada las obligaciones registradas y anuladas en cabeza de un tercero específico. El reporte se genera por el perfil: Gestión Contable Siga la siguiente ruta: CON / Reporte / Reporte Auxiliar Detallado

20 El sistema desplegará la siguiente pantalla: En este pantallazo podrá ingresar un mes (no podrá consultar más de un mes), una PCI, una cuenta y seleccionar los datos específicos que desee filtrar de la cuenta objeto de la consulta, como se muestra a continuación:

21 El aplicativo arrojará la siguiente información: Tal como lo muestra esta imagen, este reporte permite un análisis más detallado de la información de un tercero especifico, debido a que presenta cada uno de los documentos afectados para el tercero, su registro débito y crédito y la descripción del documento. Todos los tipos de documento EPG 066 corresponden a obligaciones contabilizadas y el tipo de documento EPG 072 corresponde al registro de las obligaciones anuladas. Este reporte igualmente podrá ser exportado a Excel u otro tipo de formato de acuerdo a la indicación dada en secciones anteriores y podrá utilizarse para efectuar cruces de información con el listado de obligaciones. Recuerde que el valor actual reflejado en el listado de obligaciones del bimestre del cual se está efectuando la revisión, deberá coincidir con el total de los valores débito registrados en la cuenta del mismo periodo. En este caso no se hará distinción en los estados de la obligación y será una forma de validar la información que se está debitando mensualmente en la cuenta contable indicada.

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