POLÍTICA DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA Secretaría Distrital de Gobierno

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1 La Política de Comunicaciones en la es comprendida como un proceso estratégico adscrito a la Dirección de Seguimiento y Análisis Estratégico. Constituye una herramienta transversal que aporta al logro de una gestión eficiente de los objetivos y acciones misionales, funcionales y estratégicas de la entidad. Los procesos de comunicaciones van dirigidos a los servidores públicos y ciudadanos, a través de distintos medios y canales por los cuales circulan y se transmite variados tipos de información de las acciones misionales, tanto del despacho de la Secretaria de Gobierno, como de las dependencias y la articulación con las entidades adscritas. Adicional al cumplimiento de sus objetivos misionales la Secretaría Distrital de Gobierno considera la comunicación como procesos integrados y continuados hacia el ámbito interno (comunicación organizacional) y externo (comunicación pública y prensa), en el contexto de la sociedad de la información y de la importancia de la interacción de distintos públicos y actores en la perspectiva de hacer público lo que es público. Para lo cual es fundamental la apropiación y participación de los funcionarios, contratistas y ciudadanos de las acciones comunicativas en aras de mantenerse informados de los temas de competencia del Sector Gobierno. Si la gestión y las estrategias de comunicación interna y externa de la Secretaría Distrital de Gobierno no están soportadas en una política que incluya a todos los actores, que son los verdaderos artífices que posibilitan el cumplimiento misional y los mandatos normativos, con dificultad podremos responder competitiva y satisfactoriamente las demandas de los ciudadanos capitalinos y estaríamos dando un paso atrás en el establecimiento de un clima laboral óptimo que permita fortalecer la productividad y efectividad de la Entidad. El documento que se somete a consideración está estructurado en tres partes fundamentales, que responden no solo a la realidad institucional de la Secretaría Distrital de Gobierno en materia de comunicación interna y externa, sino que sirve de direccionamiento y directrices a todas las dependencias en respuesta a las expectativas de los ciudadanos, los servidores públicos vinculados y la normatividad que regula el accionar de la Entidad. INTRODUCCIÓN Para gestionar eficazmente la comunicación al interior de la Secretaría de Gobierno, es importante tener en cuenta que todas las personas que hacemos parte de la entidad, somos esenciales para el

2 cumplimiento de la función pública y de los objetivos misionales, en virtud de los cual deben tratarse como actores activos que hay que gestionar, creando el marco cultural apropiado, facilitando el desarrollo de las capacidades de comunicación de la organización y de sus componentes, en un enfoque de la comunicación multidireccional. Con esto se busca consolidar una organización enfocada hacia sus metas y resultados, flexible, eficaz y competitiva. Para lo anterior se fomentará la creatividad y la participación a través de la apertura de espacios de interacción, discusión, y el trabajo en equipo. OBJETIVO: Informar a los públicos interesados tanto internos como externos (funcionarios, contratistas, terceros, ciudadanos, usuarios) las acciones y resultados de los procesos propios de la misionalidad de la entidad, tales como derechos humanos, acceso a la justicia, seguridad y convivencia, construcción de ciudadanía, gobernabilidad democrática, y fortalecimiento del desarrollo local, y los temas de interés organizacional, a través de diferentes canales y medios de comunicación, aprovechando las tecnologías de la información y de la comunicación asequibles y disponibles en la ciudad. Objetivos Específicos *Promover a través de diferentes estrategias la socialización, comunicación, divulgación e información de los proyectos, planes y acciones de la -SDG-. * Estimular la participación y el reconocimiento institucional por parte de los servidores, los medios y el público por el trabajo desarrollado. *Fortalecer las relaciones con los medios de comunicación, tanto masivos, como digitales y comunitarios. ALCANCE: Esta política aplica para todos los funcionarios y contratistas del nivel de Direccionamiento y Control, Segundo Nivel de Desarrollo Local, Segundo Nivel Personas Privadas de la Libertad y Segundo Nivel Número Único de Seguridad y a los ciudadanos. ROLES Y RESPONSABILIDADES: 1. Director de Seguimiento y Análisis Estratégico (DSAE):

3 Velar por el cumplimiento de la política de Comunicaciones y las estrategias comunicativas trazadas para cada vigencia. 2. Coordinador/a del Grupo de Comunicaciones: Dirigir y coordinar la ejecución y seguimiento de la política de Comunicaciones y las estrategias comunicativas trazadas para cada vigencia. 3. Equipo de trabajo de comunicaciones: Ejecutar y hacer seguimiento de la política de Comunicaciones y las estrategias comunicativas trazadas para cada vigencia, generando contenidos y producción de piezas y elementos comunicativos. 4. Equipo de trabajo de la dirección de planeación y sistemas de información Garantizar el buen funcionamiento de la infraestructura de los sistemas informáticos y redes de la Entidad. De igual manera, brindar el soporte técnico requerido para subsanar las fallas que eventualmente se puedan presentar en cada uno de ellos. 5. Funcionarios y contratistas de la entidad: Ser facilitadores de la información en el momento en que esta sea requerida por el equipo de comunicaciones. Dar cumplimiento a las funciones propias de su cargo o contrato, de tal forma que se articule el trabajo para la adecuada difusión de las políticas públicas, planes, programas, proyectos, trámites y servicios que ofrece la entidad. Presentar propuestas que coadyuven para que las políticas y estrategias de comunicación cumplan con los objetivos propuestos. 6. Comités: Prestar el apoyo requerido por el equipo de Comunicaciones y ser facilitadores de la información. COMUNICACIÓN INTERNA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL: En la Secretaría de Gobierno la comunicación interna tiene como fin: 1. Mejorar el flujo de información útil para el desarrollo de cada una de las actividades que realizan

4 los procesos tanto del nivel de Direccionamiento y Control, como los segundos niveles de Desarrollo Local; Personas Privadas de la Libertad, y Número Único de Seguridad- NUSE (Línea 123) 2. Consolidar la identidad institucional y la marca que proyecta a la sociedad 3. Promover un clima laboral basado en relaciones de confianza. 4. Mejorar el conocimiento de la entidad por parte de los funcionarios y contratistas, 5. Lograr la cooperación, colaboración, motivación, inspiración y el compromiso de todos, de manera que facilite el logro de los objetivos institucionales. 6. Garantizar la coherencia en el cumplimiento de sus propósitos misionales. Canales de comunicación interna 1. Intranet: es el medio virtual institucional de la que contribuye al desarrollo de las diferentes actividades de los servidores y servidoras (planta, provisionales, libre nombramiento, contratistas) y les permite el cumplimiento de sus funciones, reduce costos y tiempos en la ejecución de procesos, servicios y trámites, mejora el clima organizacional, y promueve un ambiente de conocimiento y aprendizaje. 2. Correo electrónico Institucional: es el canal de comunicación interna que se utiliza para la difusión de mensajes masivos dirigidos al personal de la entidad. 3. Carteleras fijas y digitales: Son medios de comunicación interna cuyo fin es dar a conocer noticias generales del Distrito, y difundir la información institucional para conocimiento del público interno. 4. Magazine Audiovisual: Es el programa institucional interno de la entidad que tiene como fin difundir los temas institucionales de la Secretaría de Gobierno. 5. Boletín Digital: Medio de difusión interna que profundiza la información, de manera que el público interno tenga una visión más amplia del papel de la entidad. 6. Salvapantallas: Piezas gráficas utilizadas para generar impacto en el público interno acerca de temas y actividades que son de su interés. COMUNICACIÓN EXTERNA o COMUNICACIÓN INFORMATIVA

5 La comunicación externa propicia la interacción de la Entidad con los diferentes públicos externos, y contribuye a mejorar sus relaciones con todos los públicos y a promover los servicios que presta a los ciudadanos con base en la información bajo los principios de oportunidad, accesibilidad y confiabilidad. Canales de comunicación externa 1. Portal web (Página web del nivel central, las 20 alcaldías locales, Cárcel Distrital y Nuse): Es el grupo de páginas web que posee la entidad para mantener informado al público en general acerca de las políticas públicas, planes, programas, proyectos, trámites y servicios que ofrece la entidad. 2. Redes sociales: you tube, Facebook y twitter Es el recurso brindado por las nuevas tecnologías cuya función es enviar mensajes institucionales a la ciudadanía de manera inmediata. 3. Sistema Distrital de quejas y soluciones Es el Sistema que tiene el Distrito para recepcionar las peticiones, quejas, reclamos y sugerencias interpuestas por los ciudadanos y ciudadanas. 4. Programa de Radio Gobierno al Día Emisora Distrital D.C. Radio Es un espacio institucional dedicado a informar e interactuar con la ciudadanía sobre el gobierno de Bogotá. Documentos que apoyan la ejecución de la política: 1. Proceso de Gestión de comunicaciones 2. Plan de Comunicaciones 3. Plan de gestión de comunicaciones

6 Lineamientos generales La Secretaria o Secretario Distrital de Gobierno designará un Comité Editorial o de Comunicaciones, y decidirá quiénes lo conformarán. Dicho Comité tendrá, entre otras, las siguientes funciones: *Velar por el cumplimiento de los lineamientos, normas y reglamentos que se establezcan para los medios digitales e impresos * Asegurar el uso correcto del Manual de Imagen Corporativa. *Definir las políticas de contenidos a publicar. *Establecer las fechas de reuniones de dicho Comité. * Fijar los tiempos de actualización de la página y demás medios. * Definir los artículos que se publicarán en cada actualización. * Establecer y evaluar los medios de comunicación y los mecanismos de retroalimentación. *Definir y aprobar la política de comunicación interna y externa de la SDG. *Formalizar los comités o grupos que se realizan para definir, operar, orientar y producir los diferentes medios de comunicación y piezas comunicacionales. *Determinar el plan anual de de comunicación interna y externa. *Definir el Plan de Medios de la SDG. *Definir los mecanismos, objetivos y frecuencia del diagnóstico y la evaluación del proceso comunicativo. *Trazar línea en materia de rediseño y/o creación de canales de comunicación. *Identificar aspectos de la cultura y el clima organizacional, a fin de implementar o rediseñar estrategias comunicativas favorables para los funcionarios y a la SDG Vocería ante los medios y la ciudadanía Estará a cargo de la Secretaria o Secretario de Gobierno, o sus delegados, según sea el caso.

7 GLORIA FLÓREZ SCHNEIDER Secretaria Distrital de Gobierno ERIC ALBERTO ORGULLOSO MARTÍNEZ Director de Seguimiento y Análisis Estratégico MARÍA CONSTANZA AGUJA ZAMORA Directora de Gestión Humana

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