Gestión del Voluntariado para Referentes de Actividad

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1 Gestión del Voluntariado para Referentes de Actividad El presente documento pretende ser una herramienta orientativa y facilitadora para el personal técnico y voluntario que coordina equipos voluntarios (de aquí en adelante Referente de Actividad ) y por lo tanto se centra únicamente en las tareas y funciones derivadas del trabajo con voluntariado. En ningún caso sustituye al Sistema de Calidad en la Gestión del Voluntariado (ver Anexo) 1 EL VOLUNTARIADO EN CRUZ ROJA El voluntario o la voluntaria es una persona que, reflexivamente, llega a adquirir una conciencia solidaria que le impulsa a actuar en colaboración con otras personas, con el objetivo de despertar en ellas su propia capacidad para mejorar su calidad de vida. Para ello debe formarse y organizarse adecuadamente. Cruz Roja define al voluntariado como: Toda persona que de forma reflexiva, solidaria y desinteresada, desarrolla una actividad en beneficio de la comunidad, dentro del marco de los fines y objetivos de Cruz Roja. La acción voluntaria en Cruz Roja compromete tanto a la persona que se integra como voluntaria en la Institución, como a la propia Institución, que debe garantizar que dicha acción se desarrolle en un marco favorable para ambos. En este sentido, todas las personas que forman parte de la organización deben de facilitar esta integración, especialmente aquellas que en su acción diaria trabajan estrechamente con el voluntariado. Podemos concretar siete elementos fundamentales en el modelo de voluntariado de Cruz Roja: PARTICIPATIVO: La participación del voluntariado en Cruz Roja se concreta tanto en la actividad como en la vida asociativa y en los órganos de gobierno de la Institución. Para ello, Cruz Roja establece los cauces y mecanismos adecuados que garanticen esta participación. COMPROMETIDO: El voluntariado debe mantener un compromiso con los más vulnerables a través de Cruz Roja. En la creación y consolidación de este compromiso, Cruz Roja desempeña un papel fundamental potenciando la afinidad e identificación del voluntariado con nuestros principios, ideales, y filosofía de acción. CAPACITADO: Para el adecuado desarrollo de su acción, el voluntariado de Cruz Roja está convenientemente formado. Ello exige una clara disposición y compromiso por parte de la persona voluntaria para realizar la formación y la concreción, por parte de Cruz Roja, de una oferta formativa que responda permanentemente a las necesidades de quienes realizan una acción voluntaria. MOTIVADO: La motivación constituye uno de los fundamentos para asegurar la permanencia del voluntariado. Requiere una adecuada atención de las expectativas y necesidades de las personas voluntarias por parte de la Institución, así como un seguimiento periódico y continuo de su acción.

2 DISPONIBLE: Entendemos la disponibilidad de las personas voluntarias no sólo como el tiempo que pueden aportar para el desarrollo de su acción, sino también como la capacidad para contraer compromisos con la Institución: formación, participación, asunción de nuevas responsabilidades... En el ejercicio de su acción deberemos tener en cuenta la disponibilidad del voluntariado e intentar potenciarla, reforzando su compromiso con la Institución. POLIVALENTE: Debemos promover un voluntariado polivalente en la acción, siempre y cuando éste posea la capacitación adecuada y cumpla con los requisitos para ello. La Institución debe facilitar la participación en varios campos de acción mediante la dotación de los medios y recursos adecuados. GRUPAL La propia naturaleza de Cruz Roja justifica y exige el trabajo en equipo. Se trata, de mantener la coherencia entre el contenido de nuestro mensaje y el método que utilizamos para transmitirlo y hacerlo efectivo. 2 EL SISTEMA DE GESTIÓN DE VOLUNTARIADO El Plan de Voluntariado y Participación de Cruz Roja Española es el marco en el que se engloban las acciones transversales dirigidas a promocionar la participación social en la Institución y a su organización y coordinación en la misma. El voluntariado es el eje en el que Cruz Roja fundamenta su intervención y como tal, está estrechamente vinculado a todas las áreas en que esta se estructura. El Proceso de Gestión del Voluntariado, promueve la homogeneización del proceso de incorporación y participación del voluntariado en la organización, buscando ser sistematizado, corto y adaptado a la realidad. El modelo del proceso de gestión recoge las distintas fases del proceso y la recopilación de distintas acciones, que a continuación veremos: PROMOCIÓN Responsable/s* Fases previas a la incorporación del Voluntariado Definición de catálogos Los catálogos de puestos de acción voluntaria (PAV) recogen las actividades en las que el voluntariado puede participar. - Referente de Actividad - Dirección Técnica * - Referente de Voluntariado Captación A través de la captación se busca incorporar nuevos miembros en la Institución así como voluntarios a distintos proyectos que realiza Cruz Roja. -Referente de Voluntariado. - Dirección Voluntariado *Responsable/s: Hace referencia a las figuras definidas en el Sistema de Calidad de Gestión del Voluntariado como implicadas y/u operadoras de cada una de las acciones. (Para más información sobre el detalle de cada proceso ver Sistema de Calidad- Anexo) *En el Sistema de Calidad se define la figura de Coordinación como responsable en esta fase. En los ámbitos locales de CRECAM queda sustituida por la Dirección Técnica.

3 INCORPORACIÓN Y PARTICIPACIÓN: Responsables Fases de incorporación y posteriores Acogida y orientación En la entrevista o sesión informativa se selecciona y orienta a los nuevos voluntarios/as teniendo en cuenta, sus capacidades, disponibilidad y las necesidades reflejadas en el Catálogo de PAV. - Referente de Voluntariado Formación Básica Institucional Formación, presencial o virtual, en la que se ofrecen los conocimientos básicos acerca de Cruz Roja, su actividad y la acción voluntaria. - Referente Voluntariado - Referente de Formación Incorporación Momento en el que se formaliza el ingreso en la organización, pasando del estado de solicitante al de voluntario/a. Tras formalizar el ingreso, se procede a la derivación del voluntario/a, teniendo en cuenta tanto las capacidades de éste como las necesidades de voluntariado de Cruz Roja. - Referente de Voluntariado - Referente de Actividad Seguimiento Compromiso Formación para la intervención Participación en la actividad Participación en la vida asociativa e institucional La dedicación y forma de colaboración acordada se concreta con la firma del compromiso, que se asume tanto por parte del voluntario o voluntaria como por la Institución a través de la persona responsable del proyecto. La formación del voluntariado tiene el objetivo de mejorar su capacitación para la actividad que va a desarrollar. El responsable del proyecto ha de ser capaz de identificar y trasladar las necesidades formativas de las personas que componen su equipo de trabajo. Mediante la participación voluntaria en la organización, se busca garantizar la realización de las actividades y contribuir al desarrollo asociativo y al fortalecimiento institucional - Referente de Actividad - Referente de Formación - Referente de Actividad - Referente de Actividad - Referente de Voluntariado Salida El voluntario decide en qué momento desea dejar de formar parte de la Institución, quedando siempre las puertas abiertas a una nueva incorporación, por ello el reconocimiento y el agradecimiento de la acción voluntaria debe constituir una práctica habitual en Cruz Roja - Referente de Voluntariado

4 3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD DEL REFERENTE DE ACTIVIDAD: En el proceso de incorporación del voluntariado juegan un importante papel diferentes agentes: Referentes de Voluntariado y Referentes de Actividad. Sobre los primeros recae, entre otras, la responsabilidad de realizar una selección adecuada del personal voluntario y la gestión amplia de los Recursos Humanos. Sobre la responsabilidad del Referente de la Actividad, vemos a continuación las funciones derivadas al respecto de los procesos del Sistema de Gestión del Voluntariado. 3.1 DEFINICIÓN DE PUESTOS DE ACCIÓN VOLUNTARIA Y CATÁLOGOS El Catálogo de Puestos de Acción Voluntaria es el documento que recoge las actividades y los Puestos de Acción Voluntaria (PAV) en las que el voluntariado puede participar en cada Asamblea Local. El catálogo debe actualizarse al menos anualmente (preferiblemente coincidiendo con el inicio del curso/año) y tantas veces como sea necesario si hubiera cambios en los Proyectos y PAV. Los/las referentes de los proyectos, deberán remitir las actualizaciones al Referente de Voluntariado. Define: Características del Proyecto/Actividad - Plan/Programa/Proyecto - Fecha vigencia - Descripción del proyecto: Objetivos/destinatarios/contenidos - Puestos de acción voluntaria que requiere - Responsable Características del Puesto de Acción Voluntaria - Nombre del puesto - Destinatarios - Lugar/Descripción de la actividad - Características: Periocidad y horario/presencial - Responsable de la actividad PERFIL DEL VOLUNTARIO/A: - Formación/conocimientos/experiencia previos - Características personales - Formación a cargo de la institución - Voluntariado necesario: nº total de personas

5 3.2 ACOGIDA Y COMPROMISO Cuando una persona se acerca a Cruz Roja porque desea realizar una actividad voluntaria, desde el área de Voluntariado se le atiende e informa de las posibilidades de participación en la organización. De cara a definir a qué proyecto o proyectos se derivará al voluntario/a, se valoran aquellos en los que pudiera participar, teniendo en cuenta: - Las necesidades de cobertura de los PAV, perfil del voluntariado y características del proyecto. - Las preferencias personales y capacidades del Voluntario/a. En el caso de actividades con menores, el referente de voluntariado deberá solicitar al voluntario/a interesado en participar en dichos programas o proyectos un certificado negativo de penales. Si la persona cumple con los requisitos necesarios, una vez realizado el proceso de incorporación a la Institución, desde Voluntariado se le da el alta Voluntaria y se lleva a cabo la Derivación al proyecto. La derivación consiste en el envío de la información a la persona referente del proyecto/actividad, dejándola registrada en la aplicación de RRHH. El/la Referente de Actividad recibirá una comunicación vía mail en la que se indican los datos de contacto de la persona voluntaria, el programa en el que desea incorporarse y cualquier observación que se haya creído conveniente. Tras recibir esta información, deberá citarse con el voluntario/a para cerrar los detalles de su participación en el proyecto, seleccionar el/los PAV que vaya a ocupar y firmar la Ficha de Compromiso y Permanencia de Actividad Voluntaria. (Si la persona participa en varios puestos de acción voluntaria vinculados al mismo Referente de Actividad, será suficiente con la firma de una única Ficha de Compromiso, reflejando los diferentes puestos y dedicación).

6 La ficha de Ficha de Compromiso y Permanencia de Actividad Voluntaria, será archivada y custodiada por el Referente de Actividad. Debe comunicarse al Referente de Voluntariado si la persona se ha incorporado, en qué fecha y a qué PAV, para su registro en la aplicación. En el caso de que no se incorpore se comunicará explicando los motivos, de este modo, se podrá volver a citar a la persona para valorar su incorporación a otro proyecto, o dar de baja en la institución. El tiempo transcurrido desde la Derivación hasta la comunicación de la Incorporación/No incorporación no debe de superar los 7 días. La entrevista con el Referente de Actividad es el primer contacto que la persona voluntaria tiene con la actividad en la que va a participar, por lo que es muy importante realizarla de forma adecuada, tomándonos el tiempo necesario, resolviendo todas sus dudas, y dándole la información necesaria de la forma más clara posible. En la entrevista debemos de tratar los siguientes puntos: - Descripción del PAV: horarios, tareas concretas, coordinación con el resto del equipo, etc. - Espacio físico: Siempre que sea posible, mostrar el lugar de realización de la actividad. - Equipo de voluntarios/as: Presentar a los/las compañeros/as. - Formación: Información sobre la Formación Básica para la Intervención o de cualquier otra formación que fuera de interés. - Tutelaje: En el caso de que no haya Formación Básica para la Intervención (o en cualquier otro caso que se considere necesario), se procurará un periodo de actividad tutelada hasta que la persona haya adquirido las habilidades necesarias para realizar la actividad de forma autónoma. - Contacto: Ofrecer un teléfono y/o mail de contacto directo con el Referente de Actividad. - Revisión del compromiso: El compromiso firmado puede revisarse en el caso de que se estime conveniente por cualquiera de las partes. Con la realización de una adecuada acogida del voluntariado nuevo en el proyecto, aumentaremos su percepción de pertenencia a la organización y fomentaremos la motivación hacia la actividad, mejorando la calidad de su acción voluntaria.

7 3.3 PARTICIPACIÓN Y SEGUIMIENTO El Referente de Actividad es quien coordina la actividad y organiza los equipos de trabajo, realiza las reuniones de seguimiento de los proyectos, evalúa las actividades realizadas y realiza el seguimiento del proceso de voluntariado en la actividad. Todo esto le convierte en la persona de referencia más cercana para el voluntariado. Se realizarán reuniones de seguimiento trimestrales en las que se trate el seguimiento de objetivos del Plan / Programa / Proyecto, se recojan las propuestas de mejora y demandas que aporte el voluntariado y aspectos relacionados con la participación institucional y vida asociativa Es importante recordar que el concepto de Participación en Cruz Roja, hace referencia a participación del voluntariado en diferentes ámbitos: la - Participación en la actividad: Incluye, la formación para la actividad, planificación, ejecución y evaluación de la actividad. - Participación en la vida asociativa: se deben fomentar espacios donde el voluntariado pueda intercambiar experiencias, conocerse mejor, y fomentar el sentido de pertenencia a la Institución. - Participación Institucional: se refiere a participar en los órganos formales y de gobierno de Cruz Roja Española, como son los Comités Locales o las Comisiones (de Garantías de Derechos y Deberes, de Recompensas y de Finanzas) Respecto a la gestión más administrativa del voluntariado, el Referente de Actividad deberá garantizar el registro de horas de participación en el proyecto/pav. Este registro exhaustivo de la actividad de las personas voluntarias aporta rigor a nuestra intervención y capacidad de análisis estadístico y garantiza el cumplimiento de la legislación en materia de voluntariado. Existen varias posibilidades de grabación de las horas que realiza el voluntariado; Aplicaciones SAI, GAP, GAV, Intervención (nueva) y Recursos Humanos. (Ver anexo). Otro aspecto importante a tener en cuenta, es la Instrucción Técnica 1/2015(ver anexo), que hace referencia a los gastos de manutención, locomoción y alojamiento del voluntariado y regula estos aspectos contemplados en la legislación sobre el reembolso de los gastos derivados de su actividad. Esto significa que debemos de contar con una parte del presupuesto en el programa para cubrir este tipo de gastos e informar al voluntariado del modo en que tienen que solicitarlos y justificarlos.

8 3.3.1 FORMACIÓN La Formación en Cruz Roja cumple diversos objetivos, el más obvio es la capacitación del voluntariado para el adecuado desempeño de sus funciones y tareas. No obstante, también cumple otras funciones, no menos importantes, relacionadas con la motivación del voluntariado, el refuerzo del vínculo e identificación con el proyecto institucional o el fomento de una cultura organizativa más allá de la mera participación en una actividad. El Referente de Actividad, tiene una importante función a este respecto: como conocedor/a de la realidad del día a día en la actividad, deberá de transmitir a sus responsables las Necesidades Formativas detectadas, con vistas a su inclusión en los planes de formación anuales. Asimismo, informará al voluntariado de las acciones formativas que puede realizar, y a través del seguimiento de la actividad voluntaria, recogerá las demandas del voluntariado en materia de formación. El plazo desde el alta del voluntario hasta la realización de la Formación Básica para la Intervención, si ésta es necesaria para su incorporación a la acción voluntaria, no superará los tres meses. En el caso de que el programa/proyecto carezca de Formación Básica para la Intervención, esta se sustituirá por un periodo de prácticas tuteladas.

9 3.4 CESE Cuando un voluntario o voluntaria deja de participar en un proyecto/actividad, debe de iniciarse el proceso para llevar a cabo el cese de actividad. Este cese se puede producir por diversos motivos; solicitud de la propia persona, inactividad, la persona es ilocalizable, cambio en las condiciones del proyecto, cierre del proyecto, incumplimiento reiterado del compromiso, etc. Cuando esto ocurre debe de comunicarse al Referente del Voluntariado para que por una parte, actualice esta información en la base de datos y por otra, pueda contactar con la persona para valorar su continuidad en la organización (en alguna otra actividad) o iniciar el proceso de salida y baja de la Institución. En el caso de personas que nos manifiesten su deseo de no seguir participando o la imposibilidad de hacerlo, directamente trasladaremos esta información al Referente de Voluntariado. Cuando el voluntario/a haya dejado de asistir a la actividad, deberemos realizar al menos tres intentos de localización (vía teléfono, mail) antes de trasladar la información, dejando constancia de estos intentos en la ficha de Seguimiento cese de compromiso (ver anexo) antes de comunicarlo a Voluntariado. Trimestralmente se revisarán los listados de Voluntarios/as adheridos al proyecto y se comunicará cualquier incidencia a Voluntariado para su actualización BAJA TEMPORAL En el caso de que alguna persona deba de cesar su actividad temporalmente (por un periodo no superior a 6 meses), existe la posibilidad de dar una baja temporal. Esta suspende la actividad por el tiempo que la persona nos haya indicado, pero no causa cese en el proyecto (Seguirá apareciendo como voluntario/a adscrito al proyecto). Una vez pasado el periodo de baja deberemos ponernos en contacto y hacer seguimiento de la situación.

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11 ANEXO En la intranet de la página de Cruz Roja Española ( se encuentran todos los documentos actualizados referentes al Sistema de Calidad en la Gestión del Voluntariado. Estos Documentos pueden variar, por lo que es necesario descargarlos de la intranet cada vez que vayamos a consultarlos, para evitar utilizar versiones anteriores. La ruta para acceder a ellos es: Intranet Presidencia CalidadSistema de Calidad en Voluntariado. Aquellas fichas que vienen precedidas de la nomenclatura VOLCRE 50XXX corresponden al plan de calidad, por lo que no pueden modificarse y deben de ser cumplimentadas y custodiadas en su versión en papel. En la Intranet de Cruz roja Comunidad de Madrid ( en el apartado Voluntariado podréis encontrar otros documentos de interés relacionados con la Gestión de Voluntariado.

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