Manual de Uso. Soporte FullPyme

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1 Manual de Uso FullPyme Versión Retail MySQL es una potente herramienta de gestión que le ayudará en el control y administración de su comercio o empresa. No importa el tipo o el tamaño de su negocio ya que FullPyme posee toda la capacidad de adaptación y crecimiento que su empresa necesita. Cada vez más comerciantes están cambiando su caja registradora electrónica o su anticuado sistema fundado en el papel a las soluciones basadas en PC. Por qué? Porque éste último sistema les permite generar mejores ganancias, incrementar la productividad y en definitiva contar con más tiempo para dedicarle a sus vidas privadas. Soporte FullPyme

2 Índice Índice 2 Introducción 4 Primeros pasos para comenzar a utilizar FullPyme 5 Configuración de Módulos Maestros 6 Identificación de la empresa 6 Administrador de usuarios 8 Ingreso de vendedores 10 Ingreso de técnicos 10 Configuración y creación de formas de pago 11 Configuración de Parámetros de Venta 12 Creación de Períodos Contables 13 Creación de Centros de Costo 13 Configuración de Impuestos Especiales 13 Autorización de Crédito 14 Creación de Artículos y Familia 15 Creación de familias 15 Creación de Artículos 16 Ajuste Masivo de Precios 18 Ingreso de Proveedores 20 Ingreso de Inventario 21 Ingreso de clientes 25 Procesos de ventas 26 2

3 Cotización 26 Tickets 27 Notas de Venta 27 Guías de Despacho 27 Boletas de Venta 27 Facturas Afectas y Exentas 28 Cómo Importar Documentos de Venta? 30 Cómo Facturar varias Guías de Despacho? 31 Pagos de Clientes 32 Notas de Crédito 33 Control de Caja 33 Módulo de Búsqueda de Artículos (F4) 35 Módulos de búsqueda de Clientes y Proveedores 36 Modificar Documento de Venta 37 Anular documento de venta 37 Eliminar documento de venta 37 Módulo de Informes 38 Cómo enviar por un Listado o Informe? 40 Principales íconos de FullPyme 42 3

4 Introducción Estimado Cliente bienvenido al mundo de la productividad donde el control de su negocio será más fácil eficiente y rentable, donde aumentará su productividad y ganará mucho más. Estamos seguros que nuestro sistema le ayudará en gran medida a hacer de su negocio una empresa más sólida y en constante crecimiento. Es por ello que el usuario cumple un papel protagónico en el proceso de enseñanza - aprendizaje, permitiendo combinar en forma armónica la teoría y la práctica en el uso de este manual, el que se convertirá en la solución justa para sus necesidades. 4

5 Primero pasos para comenzar a utilizar FullPyme Muchas veces el éxito de la implementación de un sistema en una empresa se ve afectado debido a su mala puesta en marcha, el no saber por dónde comenzar y el desconocimiento del uso correcto del sistema son a menudo causas del fracaso de este proceso. La idea de este manual es poder guiarlo y explicarle en forma clara el correcto orden y el buen uso del sistema. Recomendamos seguir paso a paso las indicaciones y en el caso que algún módulo no sea de utilidad en el rubro de su empresa omitirlo. Comenzaremos de la base que el sistema se encuentra recién instalado y listo para ser usado. Al abrir el sistema nos pide ingresar un usuario y contraseña, el cual por defecto es ADMIN en ambos campos. 5

6 Configuración de Módulos Maestros La configuración de los módulos maestros nos ayudará complementándose con las tareas de emisión e ingreso de documentos de compra y venta en el sistema y a su vez mediante alguno de ellos obtener variados informes. Identificación de la Empresa Una vez dentro, lo siguiente será llevar la información de su empresa al sistema, para ello comenzaremos ingresando los datos de identificación, tal y como se muestra en la siguiente imagen. Menú Mantenimiento / Identificación de la Empresa 6

7 Entre los datos de identificación de la empresa hay uno muy importante, en el cual le indicamos al sistema la forma en que trabajaremos con nuestros valores de venta. Valores Neto (el IVA se le agrega al total final de cada documento). Ejemplo de Valores de Venta Neto Valor Cantidad total Neto $5.000 IVA $950 Total $5.950 Valores con IVA (el IVA viene incorporado en el valor de venta y al final de cada documento este se resta del valor total). Ejemplo de Valores de Venta Con I.V.A Valor Cantidad total Neto $4.202 IVA $798 Total $

8 Administración de Usuarios Teniendo en cuenta la cantidad de usuarios que utilizarán el sistema, usted como administrador de éste, deberá tomar resguardo con respecto a usuarios inescrupulosos que puedan modificar información relevante dentro del sistema. Para ello deberá asignar distintos privilegios de acuerdo a las funciones que realice cada usuario, de esta forma podrá bloquear descuentos no autorizados, cambios de precios, modificaciones en las existencias, mostrar información interna, etc. Menú Mantenimiento \ Administración de Usuarios Botón Utilidades \ Adm. Usuarios 8

9 En esta sección del maestro de usuarios además de ingresar los datos de identificación, deberá asignar una caja y una bodega al usuario. Bodega Asociada Al asignar una bodega al usuario, todos los movimientos de ventas, compras y traspasos se verán reflejados directamente a la bodega asociada. No pudiendo realizar acciones desde otra bodega Caja La caja asignada le permitirá llevar números correlativos distintos entre usuarios de otras cajas de pago o sucursales. 9

10 Luego de haber ingresado los datos de identificación, usted deberá ir tickeando los recuadros de permisos de cada módulo. Como puede ver cada columna tiene unas iniciales, estas indican el privilegio asignado IN- GR MD EL AN DC CP CM, el significado de estas iniciales lo puede ver en la parte superior del módulo. Ingreso de Vendedores Ingrese los datos de sus vendedores con el fin de obtener informes de comisiones, Ventas por vendedor entre otros, cabe destacar que todos los documentos de ventas puedes ser asociados a un vendedor. Menú Mantenimiento \Maestro de Vendedores. Ingreso de Técnicos* *Para empresas que trabajen con orden de trabajo. Al ingresar los datos de sus técnicos podrá trabajar con los módulos de órdenes de trabajo, además de obtener informes relacionados con los trabajos realizados por técnico. Menú Mantenimiento \Maestro de Técnicos. 10

11 Configuración y Creación de Formas de Pago Al configurar las formas de pago usted podrá determinar las condiciones en las que se encuentra sus documentos de compras y ventas. Menú Mantenimiento \ Formas de Pago Botón Vender \ Medios de Pago Como podemos ver en esta imagen la forma de pago Efectivo en la opción Liquida se encuentra seleccionada en SI, lo que nos indica que al seleccionar un documento de compra o venta con esta Opción de Pago éste quedará automáticamente Cancelado, no así con la forma de pago Cheque a 30 Días la cual se encuentra en la opción No, por lo tanto los documentos seleccionados con esta opción quedarán en la condición de Documentados. 11

12 Configuración de Parámetros de Ventas Mediante la configuración de los parámetros de ventas podrá indicarle al sistema la forma de trabajar en los distintos módulos de venta (facturas, boletas y guías de despacho), ya sea, indicarle la cantidad de líneas que soporte el detalle, habilitar modo de venta directa, entre otras cosas. Además podrá configurar las Políticas de descuentos y Créditos. Menú Mantenimiento \ Parámetros de Ventas Botón Utilidades \ Opciones 12

13 Creación de Períodos Contables Los Períodos Contables trabajan directamente con los documentos de compras, en los cuales deberá indicar el periodo en curso, esto le permitirá generar mensualmente el Libro de Compras. Menú Mantenimiento \ Períodos Contables Creación de Centros de Costo Los centros de costos son áreas o secciones dentro de una empresa. Al ingresarlos en el sistema, usted podrá asociarlos a ventas, compras y obtener informes relacionados a sus movimientos y así, por ejemplo, poder saber qué centro de costo está generando más utilidades. Menú Mantenimiento \ Centros de Costo Configuración de Impuestos Especiales* *Para empresas que trabajen con productos con impuesto específicos. Ej.: combustibles, licores, entre otros. Al ingresar los impuestos específicos usted podrá asociarlos a los artículos a los cuales afecte, de esta forma al hacer una venta de alguno de estos productos se agregará al total de la factura el valor del impuesto correspondiente. Menú Mantenimiento \ Maestro de Impuesto Especial 13

14 Autorización de Crédito En este módulo usted podrá autorizar a un cliente que se encuentre bloqueado en el sistema para comprar, ya sea por compras pendientes de pago o cupo de crédito insuficiente. Menú Mantenimiento\ Autorizar Sobregiro 14

15 Creación de Artículos y Familias Después de la configuración de los módulos maestros lo siguiente será llevar al sistema la información de los productos o servicios que usted comercializa, para ello explicaremos a continuación el módulo de ingreso de artículos, familias y subfamilias. Creación de Familias Las familias de productos se refieren al nombre que se da a un grupo de productos que coincidan con un mismo tipo, característica, proveedor etc. Por ejemplo, si usted tiene un negocio en el cual vende cigarrillos, deberá crear en el sistema una familia de nombre cigarrillos, a la cual luego tendrá que asignar los productos que pertenecen a ella. Ejemplo de Familia de Productos Familias Cigarros Bebidas Artículos Belmont Coca-cola Derby Kent Ultra Fanta Pepsi De esta forma, si quiere obtener un informe de inventario de la familia Cigarrillos o Bebidas, podrá ver los stocks y sus respectivos costos. 15

16 Creación de Artículos La creación de artículos es la etapa en la cual deberá ingresar al sistema la descripción de los productos o servicios que usted comercialice, además es aquí en donde usted define los códigos y valores de compra y venta de cada artículo. Empresas que controlan Inventario: Al crear los productos en el sistema usted podrá llevar el control de su inventario además de obtener informes de rentabilidad, productos más vendidos, comparativas de compra y venta entre otros. Empresas de Servicios: para aquellas empresas que sólo venden servicios, el módulo de artículos le puede servir para ingresar el detalle de sus servicios y así ahorrar tiempo en digitar al momentos de hacer sus facturas, boletas u otros documentos. Menú Bodega \ Maestro de Artículos, Familias y Unidades de Medida Botón Compras \ Artículos 16

17 Código: Identificador del producto dentro del sistema. Marca del producto: Ingrese la marca del producto, esta no se verá reflejada en la descripción del artículo al momento de emitir un documento de venta. Nombre o Descripción del artículo: Ingrese el nombre del artículo y sus características. Familia: Familia a la cual pertenece el artículo. Ej.: pan artículo de la familia panadería. Subfamilias: Ingrese la subfamilia a la cual pertenece el artículo, ej.: Familia: Panadería, Subfamilia: Pasteles, Tortas, etc. Insertar Imágenes del Artículo: primero debe tener una foto del artículo que desea insertar en módulo de maestro de artículos, haga doble clic sobre uno de los cuadros de imagen que se encuentra en la parte inferior del módulo, busque la foto en el archivo guardado preferentemente en formato JPG e inserte la fotografía. El sistema cuenta con 6 cuadros de imagen para insertar fotos del producto. Para eliminar las imágenes debe posesionarse en la foto a eliminar y posteriormente marcar la X de color rojo que se encuentra al costado derecho de la pantalla. Valores de Venta: Ingresar listas de valores, los cuales puede vender a sus clientes como venta detalle, mayorista, liquidaciones, entre otras. Porcentaje de Descuento: en esta opción puede ingresar el porcentaje máximo a descontar por artículo. Impuestos Especiales: Impuesto que aparte del IVA se le agregan a algunos productos por ejemplo el I.L.A, el I.A.B.A, etc. Valor Compra: Ingresar el valor neto de compra del producto. Costo Real: Valor compra más gastos de transporte y otros. Stock Crítico: Cantidad mínima de productos en bodega, el sistema le advierte cuando se hacen ventas y la cantidad de productos en bodegas es igual o menor al stock crítico. 17

18 Bodegas: Lugar dentro del sistema en el cual se almacenarán los artículos, el sistema cuenta con 20 bodegas. Ingresar Artículos a bodega directamente: Usted tiene la posibilidad de ingresar el stock de artículos a bodegas directamente sin tener que ingresar un documento de compra. Estando en el módulo de artículos, ingrese el código del producto, seleccione la bodega de destino e ingrese la cantidad de artículos a las bodegas asignadas, presione el botón grabar. Modificar datos de un artículo: Ingrese el código del Artículo, presione Enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, efectúe las modificaciones, ahora presione el botón grabar. Eliminar Artículo: Ingrese el código del Artículo, presione Enter, automáticamente aparecerán los datos solicitados, presione botón eliminar. El sistema le preguntará: Está seguro que desea eliminar el artículo de la base de datos?, responda SI, ahora presione el botón aceptar. Ajuste Masivo de Precios En este módulo usted podrá ajustar masivamente todos los precios de los artículos ya sea para subir el valor de éste o disminuirlo, por familia y por lista de precios, aumentar los precios por %, aplicándolo al costo real o al precio actual del artículo. Menú Bodega \ Maestro de Artículos, Familias y Unidades de Medida \ Archivo \ ajuste masivo de precios 18

19 Lista de precios: el sistema cuanta con 5 listas de precios de ventas ya sea precio unitario, precio distribuidor, precios de liquidación etc. Usted debe definir cuál es el listado a modificar. Familia: debe indicar cuál es la familia de los artículos a modificar y presionar el ícono de agregar línea de detalle para que el sistema despliegue todos los artículos relacionados con esta familia. Seleccionar artículos: debe seleccionar los artículos que modificarán los precios. Criterio para el ajuste de precios: en esta opción debe indicar si subirá o bajará los precios de los artículos. Porcentaje: indicar el porcentaje que aplicará para subir o bajar estos precios. Aplicar sobre el valor de venta actual: al seleccionar esta opción se aplicará el cambio de precios sobre el precio actual de venta de los artículos seleccionados, presione el ícono de ajuste masivo de precios y el botón grabar. Aplicar sobre el costo real del producto: al seleccionar esta opción se aplicará el cambio de precios sobre el costo real de los artículos seleccionados, presione el ícono de ajuste masivo de precios y el botón grabar. 19

20 Cabe destacar que en el maestro de artículos usted podrá además: Ver stocks actuales de las distintas bodegas. Modificar valores de venta y compra. Agregar imágenes a los productos. Fijar un stock crítico. Tener listas de precios. Asignar impuestos específicos a sus productos. Es muy importante antes de comenzar a ingresar sus artículos o servicios al sistema tener clara la codificación. En el caso que quiera trabajar con códigos de barra el sistema asume por defecto el ingreso de éstos, sin tener que hacer otras configuraciones. Ingreso de Proveedores *Nota: En el caso de no tener proveedores y no trabajar con el ingreso de compras, puede omitir este paso. Al crear sus proveedores en el sistema podrá ingresar en forma rápida y personalizada las facturas de compra, ya que bastará con ingresar el RUT del proveedor para que aparezcan todos sus datos, en el caso de tener proveedores extranjeros bastara que ingrese un número que lo identifique y active la opción NO verificar R.U.T. del Proveedor, de esta forma el sistema no realizará la verificación del dígito. Más adelante cuando ya tenga sus facturas de compra ingresadas podrá obtener informes relacionados a proveedores, los cuales serán muy útiles en la toma de decisiones. Menú Compras \ Proveedores \Maestro de Proveedores Botón Compras \ Proveedores 20

21 Ingreso de Inventario El ingreso de stock a inventario es uno de los pasos más relevante dentro del sistema ya que dependerá de éste paso en particular el éxito en el control de inventario a futuro. Existen 2 formas de ingresar el stock de artículos al sistema, las cuales veremos a continuación: N 1. Ingreso de Artículos desde el Módulo de Ingreso de Compras. Menú Compras \ Ing. De Compras \Ing. y Cancelación de Comp. Botón Compras \ Ing. Compra 21

22 La función principal del Módulo de Ingreso de Compras es el ingresar las facturas emitidas por nuestros proveedores, para así tener un control sobre los gastos en nuestras compras y además alimentar el inventario con los productos comprados. Este módulo además le da la opción de seleccionar el tipo de documentos a ingresar, ya sea, Factura de Compra, Guía de Despacho de compras y Otros Documentos. Sólo para fines de ingresar nuestro inventario actual, utilizaremos este módulo de para ir ingresando en forma masiva el stock de artículos en existencia, para ello antes que todo crearemos un proveedor al cual denominaremos INVENTARIO y a continuación enumeraremos los pasos a seguir: 22

23 Seleccionar fechas y período en el que se ingresara el inventario. Como tipo de documento seleccione OTRO DOCUMENTO. En el número comenzaremos con el 1 para identificar al primer documento de ingreso de inventario. Como Proveedor ingrese al recién creado proveedor INVENTARIO. Ingrese el código de la bodega al cual irá a ingresar el stock de artículo. Ingrese los códigos de sus productos y sus respectivas cantidades. Grabar. *Nota: En el caso que usted esté recién partiendo con su negocio, le recomendamos ingresar directamente las facturas de compra asociadas a sus respectivos proveedores. El módulo de compras no tiene límites en la cantidad de líneas ingresadas en los detalles de productos, por lo tanto, puede ir ingresando en grandes cantidades de artículos. Es recomendable que dedique al menos un día sin movimiento de ventas para ingresar su stock de productos al sistema, con el fin que pueda comenzar a vender y llevar controlado el inventario. Más adelante será en este mismo módulo donde usted deberá ingresar sus documentos de compra, con el fin de ir reponiendo su actual inventario, además mediante estos ingresos podrá obtener su libro mensual de compras o informes relacionados. N 2. Ingreso de Artículos desde el Maestro de Familias, Artículos y Unidades de Medida. Menú Bodega \ Maestro de Artículos, Familias y Unidades de medida Botón Compras \ Artículos 23

24 En este módulo usted también podrá ir ingresando el stock de sus artículos, aunque no es del todo recomendable ya que no le quedará un registro de los artículos ingresados. Para poder hacer modificaciones o ingresar el stock directamente, el usuario con el cual este trabajando, deberá tener el privilegio asignado para hacer cambios en la existencia. Para ingresar o modificar un stock de un artículo en particular bastará con hacer los siguientes pasos: 1. Digitando el código del producto y presionar Enter. 2. Seleccionar la bodega a modificar. 3. Ingresar el stock. 4. Guardar los cambios. Esta forma de ingresar el stock es más lenta ya que deberá ir modificando artículo por artículo, es más recomendable utilizar este módulo sólo para ajuste de inventario. 24

25 Ingreso de Clientes Menú Ventas \ Clientes \Maestro de Clientes Botón Ventas \ Clientes FullPyme cuenta con un módulo dedicado al registro de clientes, el cual nos permitirá verificar los datos comerciales de esté en el momento de realizar las ventas. Las principales características de este módulo son las siguientes: Ingresar datos de Facturación. Asignar crédito Aprobado. Asignar un % de descuento fijo por venta. Fijar días de plazo. Asignar una lista de precios. 25

26 Bloquear Cliente. Editar y verificar datos de contactos. Una vez ingresados los clientes al sistema podremos llamarlos directamente desde los módulos de venta, digitando su RUT o bien buscándolos por sus datos personales. Además podremos obtener informes históricos de venta por cliente. Proceso de Ventas Las ventas son el paso final y el más importante de un proceso en constante movimiento. El sistema cuenta con 8 módulos de ventas. El proceso de ventas se puede trabajar de distintas formas dependiendo las necesidades de su negocio. Botón Ventas Cotización: En este Módulo usted podrá emitir cotizaciones a sus clientes, las cuales podrá imprimir o enviarlas por en formato PDF. Por ser un módulo sólo informativo NO descuenta artículos de inventario. Las Cotizaciones se pueden Importar a Facturas y Guías de Despacho, de esta forma no tendrá que ingresar los datos nuevamente. 26

27 Ticket: Módulo de Pre-Venta, el cual trabaja a la par con el módulo de Facturas y Boletas. El Ticket funciona en negocios los cuales dispongan de un mesón de atención y aparte una caja de pago, de esta forma los clientes primero serán atendidos en el mesón, en el cual se les imprimirá una copia del Ticket con lo solicitado, luego el cliente deberá pasar a caja y entregar la copia del ticket al cajero el cual digitará o pistoleará con un lector de códigos de barra el número del ticket en el módulo de boleta o factura según corresponda. En pantalla aparecerán los productos ya ingresados anteriormente y el cajero sólo deberá cobrar para finalizar la venta. El ticket por ser un módulo de Pre-Venta o presupuesto, no rebajará existencias de inventario si éste no es pasado por un módulo de venta como Boleta o Factura. Nota de Venta: Módulo en el cual podrá ingresar los documentos de venta o compromiso de venta, que no sean facturas ni boletas, de manera de documentar y rebajar de inventario. Las Notas de Venta pueden ser emitidas antes de emitir una factura, de manera de comprometer e indicarle al cliente lo comprado. Además éstas podrán ser importadas a Facturas, de esta forma no tendrá que ingresar los datos nuevamente. Guías de Despacho: Dentro del sistema FullPyme podrá emitir guías de Despacho ya sean de ventas como de traslado. Guías de ventas: Se utilizan para enviar a sus clientes. Al emitir una guía de ventas, éstas rebajarán de inventario los artículos ingresados o podrá seleccionar la opción de sólo traslado, para que no rebaje de inventario. Guías de Traslado: Estas Guías son de carácter interno y cumplen la función de trasladar artículos de una bodega a otra, por lo tanto, deberá ingresar el código de la bodega de origen y destino. Boletas de Ventas: Módulo de venta directa con en el cual podrá emitir las boletas a sus clientes. Los artículos ingresados en el módulo de boletas de ventas se rebajan directamente de inventario. De acuerdo a la información ingresada en sus boletas podrá obtener informes de ventas periódicamente. 27

28 Facturas Afectas y Exentas: En estos módulos usted podrá llevar el registro de sus facturas y además controlar el inventario de su negocio, ya que en cada factura emitida ésta descontará directamente de bodega los artículos ingresados en ella, entre otras cosas, también podrá obtener una gran variedad de informes relevante de sus clientes, los cuales serán muy útiles en la toma de decisiones. Podrá sacar mes a mes su libro de ventas. En el módulo de factura afecta podrá importar Ticket de pre-venta, Orden de Trabajo, Notas de Ventas y facturar varias Guías de Despacho. Emisión de Facturas. 1. Diríjase al Menú Ventas luego al submenú Facturas luego seleccione emitir Factura de Venta o bien puede ir directamente al ícono Factura del menú principal. 2. Si es la primera vez que utiliza el sistema, seleccione el número de folio con el cual desea comenzar de ahí en adelante el número será correlativo. 28

29 3. Seleccione Centro de Costo al que le asignará la venta. El Centro de Costo es el departamento dentro de la empresa al que se le atribuirá la venta. Ej.: Sala de ventas, taller, reparación, etc. 4. Ingrese las formas de pago en la cual su cliente cancelará la compra, ya sea, contado, cheque crédito u otras. 5. Seleccione el vendedor responsable de la venta. 6. Indique la orden de compra a la cual alude la factura, sólo en el caso que fuese emitida una Orden de Compra. 7. Ingrese el RUT del cliente y presione Enter para cargar los datos previamente ingresados en el maestro de cliente, si aún no lo ha ingresado, aparecerá un cuadro de diálogo el cual le permitirá entrar directamente al maestro de clientes e ingresarlo. Tenga en cuenta que si no agrega los datos del cliente no podrá emitir el documento, por otro lado, si desconoce el RUT del cliente puede hacer la búsqueda mediante el nombre, para ello, haga clic en el ícono de búsqueda e ingrese los datos a buscar. 8. Haga clic en el ícono Agregar líneas al detalle. 9. Ingrese el código del producto y presione Enter para cargar los datos de éste, si no recuerda el código, diríjase al Menú Archivo y haga clic en Listado de Artículos o bien mediante la tecla de acceso rápido F Si lo desea, además puede hacer descuentos a la venta agregando directamente el porcentaje o bien el valor mediante las teclas de función F11 ó F12. El descuento se realizará al valor neto de la venta. 11. Haga clic en el ícono grabar, si lo desea, imprima los datos del documento emitido. 12. Desde el módulo de Factura de Venta usted puede Importar otros documentos de Ventas, tales como; Cotizaciones, Guías de Despacho, Notas de Venta, Orden de Trabajo y Ticket, podrá facturarlas sin tener que re-digitar los datos contenidos en estos documentos. 29

30 Cómo Importar Documentos de Venta? 1. Estando en el módulo Factura de Venta, diríjase a la opción Archivo que se encuentra en la barra superior. 2. Haga clic en la opción Importar. 3. Seleccione el documento a importar e ingrese el número del documento a Facturar, esta puede ser el número de una cotización, Guía de Despacho, Nota de Venta u Orden de Trabajo. 4. Automáticamente los datos contenidos en los documentos seleccionados, serán traspasados a la Factura de Venta. 5. Si desea hacer alguna modificación puede hacerlo. 6. Finalmente grabar, si lo desea puede imprimir la factura e ingresar los detalles del pago. 30

31 Cómo Facturar varias Guías de Despacho? 1. En el módulo de Factura de Venta ingrese los datos del cliente al cual le serán facturadas las Guías, ingrese el número de RUT o presione el ícono de búsqueda y presione Enter, haga doble clic sobre el cliente seleccionado para que los datos sean traspasados al módulo. 2. Diríjase a la opción Archivo que se encuentra en la barra superior y seleccione la opción de Facturar varias Guías de Despacho. 3. Se desplegará un módulo con todas las guías de despacho pendientes por facturar del cliente indicado por el usuario. 31

32 4. Seleccione las Guías a facturar. 5. Presione el último ícono que dice: Facturar Guías. 6. Automáticamente los datos contenidos en las Guías de Despacho serán traspasadas a la Factura de Venta. 7. Finalmente presione el botón grabar, si lo desea puede imprimir la factura e ingresar los detalles del pago. Pagos de Clientes En este módulo usted podrá ingresar todos los pagos de los clientes los cuales se verán reflejados en listados e informes. Con esta información usted podrá llevar un control de los cheques por cobrar según corresponda. 32

33 1. Diríjase al Menú Principal y haga clic en el icono de Pagos que corresponde a los pagos de las Ventas de nuestros clientes. 2. Aparecerá el módulo de pago. 3. Seleccione el tipo de documento el cual desea ingresar el pago. Ejemplo: 1 Boletas, 2 facturas, 3 Facturas Exentas, ingrese el número de folio, en este caso el número del documento a ingresar, luego presione Enter para cargar los datos. 4. Para agregar las formas de pago presione el ícono Agregar línea al detalle. 5. Seleccione Forma de Pago, ya sea en Cheques, Efectivo, Crédito, etc. Ingrese los datos de identificación del documento en el caso que haya escogido el cheque. 6. Para dar por cancelado un pago seleccione la opción Pago, automáticamente dará por cancelado el pago del documento de venta, el cual quedará registrado en el módulo de informes en Pagos de Ventas. Notas de Crédito La nota de Crédito a diferencia de los otros módulos de venta, reintegrará los artículos ingresados a la bodega seleccionada, de esta forma podrá tener el registro de las notas de créditos emitida a sus clientes y así rebajar en las facturas posteriores. Menú Ventas de la barra superior\ Notas de Crédito Control de Caja En este módulo usted podrá registrar los ingresos o egresos de dinero ajenos de una venta o compra, ejemplo; inicio de caja, pago de boletas de proveedores, pago de pasajes al 33

34 personal de la empresa, etc. Llevando así el control de entradas y salidas de dineros de la caja, quedando registrados en los informes del cierre de día. Menú Ventas \ Control de Caja Todos estos módulos de ventas nos permiten lo siguiente: Configurar impresión de los documentos de acuerdo a sus necesidades. Visualizar documentos anteriormente emitidos. Anular documentos mal emitidos. Eliminar documentos para reutilizar número de folio. Re-Imprimir Documentos. Modificar Documentos. Con los módulos de Facturas y Boletas podrá llevar el control de los pagos de sus clientes. 34

35 Módulo de Búsqueda de Artículos (F4) Este Módulo nos permite hacer búsqueda de artículos por su descripción dentro de los módulos de compra y venta, esto se utiliza mucho cuando usted no recuerda los códigos de los productos. 1. Una vez que este dentro de cualquier módulo de compra o venta (Boleta, Factura, Guías, Nota de Venta, Ticket) y se disponga a ingresar los productos y no recuerda sus códigos, diríjase al menú Archivo que se encuentra en la barra superior al costado izquierdo de la pantalla y haga clic en Listado de artículos o bien presione la tecla de acceso rápido F4. 2. Se desplegará un módulo de búsqueda, indique la primera de las letras del artículo a consultar y presione Enter, le aparecerá el listado de artículos solicitados. 3. Marque el o los artículo(s) seleccionado(s) y luego haga clic en el ícono Seleccionar los productos marcados y volver para cargar los productos al módulo de compra o doble clic en el o los producto(s) que desee traspasar. 4. Para salir del módulo de búsqueda presione el botón X. 35

36 Módulo de Búsqueda de Clientes y Proveedores La Búsqueda de clientes o proveedores por descripción se utiliza cuando usted desconoce el RUT del cliente o proveedor. 1. Una vez dentro de cualquier módulo de venta o compra haga clic en el ícono de búsqueda que se encuentra al costado derecho de la pantalla que indica el nombre del cliente o proveedor. 2. Ingrese las primeras letras del nombre a buscar y presione Enter. 3. Haga doble clic sobre el resultado de la búsquela para cargar los datos solicitados al módulo de venta o compra. 36

37 Modificar Documento de Venta Ingrese al módulo de venta del documento que quiere modificar. Diríjase al Menú archivo / Cambiar Nº de Folio o bien mediante la tecla de acceso rápido F6. Ingrese el número del documento a modificar y presione Enter, aparecerán los datos del documento solicitado y podrá efectuar las modificaciones. Para guardar presione el ícono modificar, luego le aparecerá un cuadro de diálogo consultándole si está seguro de querer modificar el documento, presione el botón aceptar. Anular Documento de Venta Ingrese al módulo de venta del documento que quiere anular. Diríjase al Menú archivo / Cambiar Nº de Folio o bien mediante la tecla de acceso rápido F6. Ingrese el número del documento a Anular y presione Enter aparecerán los datos del documento solicitado y así poder comprobar que es el documento que realmente quiere anular. Para Anular presione el ícono Anular, luego le aparecerá un cuadro de diálogo consultando si está seguro de querer anular el documento, presione el botón aceptar. Eliminar Documento de Venta *Nota: Para poder eliminar un documento de venta primero debe anularlo. Ingrese al módulo de venta del documento que quiere eliminar. Diríjase al Menú archivo / Cambiar Nº de Folio o bien mediante la tecla de acceso rápido F6. Ingrese el número del documento a Eliminar y presione Enter aparecerán los datos del documento solicitado y así poder comprobar que es el documento que realmente quiere Eliminar. Para Eliminar presione el ícono eliminar, luego el sistema enviará un mensaje indicándole que va a Eliminar el documento de venta, para finalizar presione Aceptar. 37

38 Módulo de Informes. Una vez alimentada completamente nuestra base de datos y después de haber generado documentos de venta y compra, apertura de caja, ingreso o salidas de artículos, traspasos entre bodegas, clientes, proveedores, etc. Podemos obtener Informes y listados de cada uno de nuestros movimientos generados en el sistema. Para ello seleccione el informe a visualizar y haga doble clic sobre él. Ingrese los datos solicitados por el sistema y presione el botón de búsqueda. FullPyme cuenta con un sinfín de informes y listados, entre ellos, usted podrá visualizar boletas, cierre del día, comisiones, cotizaciones, existencias, facturas de compra y venta, guías de despacho, libros contables, movimientos de caja y artículos, notas de crédito y de venta, números de serie, orden de compra, producción y trabajo, pagos de compra y venta, tickets, traspasos internos, etc. Para ingresar al módulo de informes: Menú Informes en la barra superior de la Ventana Principal. Botón Informes en la Ventana Principal de FullPyme 38

39 39

40 Cómo enviar por un Listado o Informe? 1. Dentro del informe seleccionado debe presionar el ícono del sobre con la flecha roja que se encuentra en la barra superior izquierda. 2. Se abrirá un cuadro de diálogo. En la opción FORMAT puede seleccionar el formato en el que quiere enviar el listado o informe. Ej.: Excel, Word, PDF, etc. y presione el botón OK. 40

41 3. Automáticamente se abrirá otro cuadro de diálogo en el que sólo debe marcar la opción OK. 4. Indique en qué lugar del ordenador desea guardar el archivo, para que posteriormente lo pueda adjuntar y enviar por

42 Principales íconos de FullPyme Grabar Limpiar Pantalla Modificar Anular Eliminar Salir Ingresar números de serie Búsqueda Imprimir Control de Pagos (56-02) Seleccionar los productos marcados y volver Agregar línea al detalle Eliminar línea seleccionada Eliminar todas las líneas del detalle 42

43 Finalmente puede comenzar a utilizar la herramienta más completa de Facturación, Inventario y Punto de Venta del Mercado. Si tiene dudas, consultas, sugerencias o necesita más información: Mesa Central: (02)

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