Recintos Feriales. Gestión de. FairWin v Gestión Central de Visitantes

Transcripción

1 Recintos Gestión de Feriales Recintos Feriales FairWin v3.0 El objetivo de FairWin v3.0 es gestionar la base de datos de los visitantes, la emisión de acreditaciones y venta de entradas y controlar el acceso al recinto ferial, por un lado; por otro, se gestiona la entrega de terminales de expositor, la descarga de los datos registrados en ellos y la entrega de los mismos, en distintos soportes, a los expositores. En resumen, se distinguen cuatro módulos en FairWin v3.0: Gestión Central de Visitantes. Emisión de Acreditaciones y Venta de Entradas. Control de Accesos. Gestión de Terminales de Expositores. Gestión Central de Visitantes Conexión al Sistema: Para conectarse al sistema es necesario introducir el Login y el Password de usuario y, opcionalmente, elegir la feria y la edición con la que se va a trabajar. Esto último es necesario si se van a introducir datos o a emitir acreditaciones o entradas. Definición de Ferias: Una feria se define mediante su denominación, certamen o edición con el intervalo de fechas en que se va a celebrar y el horario que se va a seguir cada día. Definición de Operadores y Asignación de ferias permitidas: Para poder acceder al sistema se han de crear operadores; inicialmente, existe un operador predeterminado que puede usarse para conectarse y dar de alta a otros. Un operador se crea introduciendo su descripción, un login y un password. Por último, si el operador es Sólo Feria, se le asignan las ferias a las que está permitido conectarse, denegándole el acceso a los datos de cualquier otra que no esté en su lista.

2 Definición de UCL/PAC s: En esta pantalla, se definen todas las UCL s y/o PAC s presentes en el sistema de accesos. Si la casilla Modo Local está marcada, significa que se ha perdido la conexión con el ordenador central y se está trabajando en local; cada x minutos, se reintenta la conexión al servidor y si es posible, se actualizan los datos almacenados hasta en la propia UCL/PAC. Definición de Tornos por UCL/PAC: Cada UCL/PAC controla una serie de tornos, que si son dobles se consideran como dos, y éstos, a su vez, tienen dos lectores instalados, uno de entrada (estado E) y otro de salida (estado S). Tipos de Tarjeta: Se pueden definir distintos tipos de tarjeta, con un control de horario de acceso individual. Las tarjetas de mostrador son todas aquéllas que se realizan en acreditaciones y venta. El resto de tipos es configurable y se asignan cuando se crea el usuario antes de feria. Además, se puede restringir el acceso por tipo de tarjeta, permitiendo o denegando el acceso por cada uno de los tornos individualmente. Diseño de Ticket: La posibilidad de definir distintos formatos de ticket permite una gran versatilidad en el mostrador de acreditaciones, ya que no se limita la venta a un tipo predeterminado de ticket. El diseño del ticket se realiza mediante la definición de líneas (limitadas sólo por el tamaño del ticket): Situación en la tarjeta, tipo y tamaño de letra y dato que van a reflejar (tanto variable como fijo). Configuración de Feria: Una vez definidos todos los parámetros anteriores se configuran las entradas que se van a vender: Descripción, precio, número de días de validez y el formato que se va a utilizar son datos suficientes para imprimir un ticket. Para terminar de configurar una feria, es imprescindible indicar los tornos o UCL s por los que se va a acceder al recinto. Se puede hacer de torno en torno o bien por UCL s completa.

3 Códigos de Barras: Para el mostrador de acreditación y venta se utilizan tarjetas de registro con un código de barras. Este código bien se imprime directamente en el folleto o bien se imprimen etiquetas que luego se pueden pegar según se vayan necesitando. En cualquier caso, se imprimirán con esta opción. Emisión de Acreditaciones y Venta de Entradas Acreditación y Venta: La acreditación de visitantes y venta de entradas se realiza de forma sencilla, no siendo necesario el uso del ratón, lo que le da mayor velocidad. Consulta de Visitantes: Otra funcionalidad del sistema es la de realizar consultas sobre acreditaciones ya emitidas, bien por nombre de empresa, bien por apellidos del visitante. Si la petición de datos tiene coincidencias, se muestran los datos de visitante y empresa completos, así como las tarjetas que se le han emitido y si alguna de ellas ha sido utilizada. Marcando una o varias de las acreditaciones emitidas, se pueden anular, impidiendo de este modo el acceso. También, es posible emitir nuevas acreditaciones para la misma persona. Cierre de Caja: Cuando un usuario termina su turno en venta, ha de realizar el cierre de caja que se presenta de forma automática cuando se hace el cambio de usuario. Introducción de Datos de Visitante: Desde el mismo módulo de acreditación y venta se puede completar la ficha de cada visitante que ha sido acreditado. El nº de pases solicitados, aunque se puede modificar, viene ya dado desde el menú de acreditaciones. Los datos aquí introducidos, además de importancia para la feria, la tienen para los expositores, puesto que si disponen de terminal recibirán los datos de visitantes de los aquí introducidos.

4 Monitor del Sistema: Desde esta pantalla se pueden ver los accesos en tiempo real (actualiza cada minuto, pudiendo ser menor el periodo). Los datos numéricos representan los accesos por tipos de tarjeta, mientras que los datos del gráfico representan el flujo por torno, tanto de entrada como de salida. También, se muestra en todo momento el estado en que se encuentran las UCL s del control de accesos. Desde el Monitor del sistema se puede acceder a la configuración del sentido de acceso de los tornos. Se selecciona la UCL del desplegable y en la lista inferior se muestran los tornos que dependen de ella; se puede elegir entre tres estados: S-salida, E-entrada y A-anulado. Una vez que se hace el cambio, en un intervalo que puede estar entre 1 segundo y 60 segundos, se produce la modificación del sentido o la anulación del acceso en los tornos seleccionados. También desde el monitor del sistema, se accede al gráfico de ventas por tipo de entrada. Control de Accesos El control de accesos es el módulo encargado de controlar la entrada al recinto ferial. Cada tarjeta que pasa por los lectores es comprobada con la base de datos de tarjetas de entrada que se va creando desde el mostrador de acreditaciones y venta y dependiendo de su estado se le da acceso o no. Cada incidencia producida es reflejada en el recuadro correspondiente al torno en que se ha producido, cambiando éste de color cada vez; de esta forma es fácil identificar en qué torno se está dando. El control de acceso trabaja contra la base de datos central, salvo que exista algún problema de conexión con la misma que lo hará en modo local. Cuando se recupera la conexión con el servidor, se traspasan los datos recogidos en local y se continúa en On line. Por si en el control de accesos se da alguna incidencia que impide el paso a un visitante, FairWin v3.0 dispone de una utilidad para comprobar la trayectoria de la tarjeta que no puede acceder. Se pasa dicha tarjeta por un lector instalado a tal efecto y en una lista nos muestra todas sus incidencias, pudiendo tomar una decisión basándonos en dicha lista.

5 Gestor de Terminales de Expositor Expositores: La pantalla de expositores permite dar de alta a los mismos, seleccionando previamente la feria y edición que se desee. Los datos aquí introducidos serán los que se traspasen al terminal de expositor. También, se introduce el nº de pases que solicita cada expositor. Además, se pueden anular las entradas del expositor actual o activar en caso de que ya hubieran sido anuladas. Por último, se obtiene el informe de visitantes que ha registrado su terminal con los datos completos de los mismos pulsando el botón Informe Visitas. Inicialización del Terminal: Una vez conectado el terminal de expositor al puerto serie, se procede a su inicialización (es opcional, puesto que lo habitual será sobrescribir los datos con los del nuevo certamen y expositor). Se puede seleccionar una o varias opciones tras lo cual se pulsa aceptar. Datos de Feria: Para configurar los terminales con los datos de la feria y su logotipo se utiliza esta pantalla. Al entrar, se cargan los datos ya existentes en el terminal; si se desea modificarlos, una vez corregidos se pulsa enviar configuración y serán traspasados al terminal. Gestión de Terminales: Una vez configurados los datos de feria y su logotipo, se procede a realizar la entrega de terminales. Un expositor puede tener varios terminales y para ello, se ha de conectar el terminal en cuestión, se selecciona el certamen y el expositor y se pulsa Grabar Datos. Si se desea, se imprime un resguardo del terminal entregado, en el que se reflejan los datos de la feria, del certamen, del expositor y el nº de serie del terminal, así como la fecha en que se entrega, que por defecto es la del sistema. Si se sustituye un terminal, primero se ha de hacer la recogida y luego la sustitución, introduciendo la fecha y el nº de serie del sustituto. Cuando se recepciona un terminal, se hace la descarga de datos, proceso que extrae la información del terminal y la cruza con los datos de visitantes previamente completados. Estos datos son los que se imprimen en el Informe de Visitas para expositores. Configuración Actual: Para recuperar la configuración total de un terminal, se selecciona la opción Configuración actual y se nos mostrará la misma.