PROCEDIMIENTO SEGUROS, PÓLIZAS Y RECLAMACIONES

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Patricia Blanco Sevilla
hace 7 años
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1 OBJETIVO ALCANCE PUNTOS DE INTERÉS Para mayor información consulte la página web de la a través de la Dirección de Recursos Físicos. Índice de Flujo de Procedimiento Reclamaciones Blindar de todo riesgo a la Universidad mediante la suscripción de las pólizas de seguro que eviten la generación de perjuicios a la misma. DEFINICIONES Inicia con la suscripción de las pólizas de seguro de acuerdo con las necesidades de la Universidad, hasta el reclamo ante la compañía de seguros correspondiente. Corredor de seguros: es un ente jurídico que realiza la intermediación entre las compañías de seguro y clientes. Riesgo: la ubicación y estado de un bien asegurable. Cobertura: Es el alcance del riesgo que se desea asegurar. Siniestro: es la realización del riesgo. Es cuando sucede lo que se está amparando en la póliza y es motivo de indemnización, por ejemplo un robo, un choque, una enfermedad o accidente, un incendio, etc. Reclamación: la solicitud de pagos de una persona a una compañía aseguradora por una pérdida cubierta por una póliza. Sus reclamaciones a su compañía aseguradora son reclamaciones directas de asegurado. A las reclamaciones efectuadas por una persona contra la compañía aseguradora de otra persona se les denomina reclamaciones de terceros. Deducible: es aquella parte del valor del bien que debe pagar el asegurado por el porcentaje que está excluído del pago realizado. CONDICIONES GENERALES Existen tres grupos de seguros: seguros generales (Propiedad, planta y equipo), patrimoniales (amparar el patrimonio) y de vida (ampara los accidentes de los estudiantes y vida deudores). Ramos: el programa general de seguros está compuesto por los siguientes ramos: todo riesgo daño material, transporte de mercancía, transporte de valores, todo riesgo daño material construcción y montaje, vehículos flota institucional, responsabilidad civil general, responsabilidad civil médica, vida deudores, accidentes personales estudiantes y ARP. Federación de Aseguradores Colombianos Aviso Legal: La información contenida en este documento, será para el uso exclusivo de la Pontificia Universidad Javeriana, quien será responsable por su custodia y conservación en razón de que contiene información de carácter confidencial o privilegiada. Esta información no podrá ser reproducida total o parcialmente, salvo autorización expresa de la de la Pontificia Universidad Javeriana. Página de 5

DEFINICIONES Inicia con la suscripción de las pólizas de seguro de acuerdo con las necesidades de la Universidad, hasta el reclamo ante la compañía de seguros correspondiente.

2 INICIO Realiza cronograma de trabajo para la cotización de los programas de seguro. 2 Oficina deactivos Fijos Revisa las actuales notas de cobertura para incluirlas en el proceso de invitación que se adelantar 3 Elabora el documento de solicitud de oferta y envía para revisión a las unidades pertinentes. 4 Jefe de Oficina, Jefe de Oficina, Elabora el documento de solicitud de oferta y envía a las unidades y entes externos pertinentes. 6 Consolida la información con los comentarios realizados 7 Jefe de Oficina, Recopila la información de la Universidad y sus empresas vinculadas. 8 Jefe de Oficina, Invita a presentar ofertas a corredores de seguros con base en la solicitud de la Universidad. 9 Director de Recursos Físicos, Jefe Guía y brinda información en la visita obligatoria de las compañías de seguros a la Universidad. La Universidad estructura su programa de seguro mediante contratos de corretaje cada tres años. Se realiza la revisión de primas, tasas y condiciones generales cada año para su renovación. evaluaciones correspondientes y se emiten las sugerencias y recomendaciones correspondientes. 2 Elabora presentación de ofertas de los corredores de acuerdo con las características de cada una. 3 Presenta ofertas de los corredores a la junta de adjudicación. 4 Director Dirección de Recursos Físicos Selecciona al corredor o corredores de seguros para la Universidad. 5 Junta de Adjudicación Director Dirección de Recursos Físicos 5 sugerencias y recomendaciones correspondientes. 0 Jefe de Oficina, Recibe ofertas y envía para revisión a las unidades y entes externos pertinentes. Informa a los corredores sobre la decisión. A Página 2 de 5

unidades pertinentes. 4 Jefe de Oficina, Jefe de Oficina, Elabora el documento de solicitud de oferta y envía a las unidades y entes externos pertinentes.

3 A 6 7 Solicita la elaboración de contrato con el Corredor de Seguros a la Dirección Jurídica. Diligencia formularios solicitados por el corredor de Seguros seleccionado y lo envía a la compañía de seguros. Envía a las unidades y entes externos pertinentes sugerencias y recomendaciones correspondientes. 8 Corredores de Seguros Se identifican aclaraciones? Elabora las pólizas, certificados de cobertura y certificados de cobro de acuerdo a la propuesta seleccionada y envía a la Universidad. 9 Revisa la información del documento y verifica que coincida con la propuesta seleccionada. 22 Solicita anexo aclaratorio sobre la cobertura de la póliza. 23 Realiza el pago sobre las pólizas adquiridas, se remite al procedimiento Administración de cuentas por pagar (FIP3PR32) FIN Página 3 de 5

2 20 sugerencias y recomendaciones correspondientes. 8 Corredores de Seguros Se identifican aclaraciones?

4 Reclamaciones INICIO 5 Compañía de Seguros 9 Corredor de Seguros Verifica la existencia del activo en el sistema de información e imprime la hoja de vida. Realiza la liquidación de la indemnización y envía a la Universidad. 6 Realiza el pago correspondiente a la Universidad. 0 2 Solicita a la Oficina de suministros la cotización del activo siniestrado. Si es por concepto de daño de algún esquipo especializado, la unidad beneficiada Revisa el valor a indemnizar liquidado por la compañía de seguros. Diligencia y envía el formato Solicitud interna para facturación a clientes (FIP2F04) a la Oficina de Apoyo Financiero. debe realizar la 3 Verifica los valores de reposición contra los valores deducibles. cotización de la reparación o repuestos. Está de acuerdo con el valor liquidado? Comunica a través de correo electrónico a la unidad beneficiada sobre el pago. El correo electrónico debe ir con copia a la Oficina de Presupuesto para que realicen su respectivo traslado a la unidad beneficiada. 7 Es viable el reclamo? Informa a la compañía de seguros y explica la no conformidad. FIN 4 Radica ante el corredor de seguros los documentos exigidos para acceder a la indemnización. El Funcionario responsable de activos fijos debe diligenciar el formato Control Interno para Reclamaciones (IF P50F09) 8 Radica reclamación con el corredor de seguros. Página 4 de 5

Si es por concepto de daño de algún esquipo especializado, la unidad beneficiada Revisa el valor a indemnizar liquidado por la compañía de seguros.

5 REVISADO POR Jefe de Asistente Director Jurídico APROBADO POR Director de Recursos Físicos Página 5 de 5

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