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1 Bogotá, 19 de Marzo de 2015 Señores PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN Correo electrónico: Ref. Observaciones al Proyecto de Pliego de Licitación 3 de 2015 Respetados señores: Mediante el presente documento, MNEMO COLOMBIA S.A.S. se permite enviar las siguientes observaciones particulares al Proyecto de Pliego de Condiciones de la Licitación 3 de 2015, que tiene como objeto CONTRATAR LA ADQUISICION DEL LICENCIAMIENTO Y LOS SERVICIOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN DE GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICO Y DE ARCHIVO PARA LA PROCURADURÍA GENERAL DE LA NACIÓN. OBSERVACIONES PARTICULARES DEL PROYECTO DE PLIEGO DE CONDICIONES: SOBRE EL NUMERAL 3.3. CAPACIDAD FINANCIERA: Solicitamos se modifique la siguiente expresión subrayada contenida en el artículo de la referencia, estableciendo que la información financiera debe corresponder a la información con corte 31 de diciembre de 2014 : 3.3 CAPACIDAD FINANCIERA Los requisitos financieros para participar en el presente proceso de selección, serán verificados a partir de la información sobre capacidad financiera con corte a diciembre 31 de 2013 que obra en el Certificado de Inscripción RUP. Lo anterior debido a que conforme lo previsto en el Decreto 1510 de 2013, la información financiera contenida y verificada en el RUP debe corresponder a la información del año fiscal inmediatamente anterior, que en este caso corresponde a la información con corte 31 de diciembre de 2014, y solo es posible para los proponentes mantener la información del año anterior (2013) cuando se haya efectuado la renovación del RUP dentro de los 3 primeros meses del año, obligándose a modificarla a la mayor brevedad posible, y teniendo en cuenta que todas las personas jurídicas deben renovar su información financiera al momento de efectuar la renovación de la matricula mercantil ante la Cámara de Comercio de su jurisdicción, plazo que se vence el próximo 31 de marzo, y que esta información debe corresponder a la suministrada en el RUP. SOBRE EL NUMERAL 3.4 REQUISITOS HABILITANTES DE PERSONAS EXTRANJERAS NO INSCRITAS EN EL REGISTRO ÚNICO DE PROPONENTES POR NO TENER DOMICILIO O SUCURSAL EN EL PAÍS. Solicitamos respetuosamente se aclare la siguiente afirmación subrayada y contenida dentro del numeral de la referencia, en el sentido de que solo deben aportar este documento las sociedades extrajeras que tengan domicilio y sucursal constituida en Colombia: Capacidad Jurídica. Se deberán aportar los documentos que acrediten la existencia y representación legal de la sociedad extranjera en el país de origen. Así mismo, su decisión de establecer negocios

2 en Colombia deberá cumplir con los requisitos señalados en el artículo 472 del Código de Comercio, que indica: SOBRE EL NUMERAL SUPERVISIÓN Solicitamos respetuosamente se aclare y adicione la forma en la que los supervisores efectuaran la labor de supervisión en la ejecución del contrato resultante de la adjudicación de la licitación No. 03 de 2015, ya que en el numeral 9.14 del proyecto de pliego de condiciones de la referencia solo se establecen algunos aspectos básicos sobre sus perfiles y funciones, pero es confusa la forma y el número total de supervisores que tendrá el contrato de la referencia, aspectos vitales que deben quedar definidos para que la interacción entre contratista y supervisor sea clara y no obstaculice la ejecución del proyecto a futuro. OBSERVACIONES PARTICULARES DEL ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS: Observación 1: En la página 1, en la sección Integración con Sistemas de la Entidad y externos del ANEXO No. 2 El contratista deberá garantizar la conexión del SIGDEA con los sistemas de la Entidad (SIM, SIRI, SIAF, GEDIS-HISTORICO, TQM, STRATEGOS, BI, GESTIÓN DE COSTOS, PÁGINA WEB, CONVOCATORIAS, INTRANET, SIPROJWEB, RELATORÍA, DIRECTORIO ACTIVO, CORREOELECTRÓNICO, WINISIS Y INVENTARIOS EN EXCEL), Telefonía IP para voz y el Portal de la VUD PQR de los requerimientos establecidos por el MinTIC, para los organismos de Control, de manera que sea posible efectuar una sola operación de registro mediante la cual se incorporen los datos comunes en sistemas de información a través de una única operación de radicación. Solicitamos amablemente a la PGN, se detalle la función básica de cada sistema a integrar y por lo menos la cantidad de campos comunes identificados por cada sistema. Igualmente confirmar el motor de base de datos de cada sistema y sí la integración se realiza por servicios web, requerimos confirmar sí la PGN tiene el control, gobernalidad y administración de bases de datos para que PGN implemente un servicio web de consumo o exposición para realizar el protocolo de integración que será implementado con SIGDEA. Observación 2: En la página 6, en la sección Generalidades básicas, subsección Cobertura Total del Ciclo de Vida del Documento del ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, con respecto al requerimiento: El Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico debe cubrir el ciclo de vida completo del documento: creación, revisión, clasificación, búsqueda, gestión, distribución, archivo y disposición final. El Sistema de Información de Gestión Documental Electrónico debe estar en capacidad de gestionar contenido almacenado en otros sistemas mediante la utilización de estándares como DAV (Distributed Authoring and Versioning), que es lo que se ha dado en llamar Virtual Content Management (VCM). Acorde al anterior requerimiento, solicitamos se detalle la necesidad sobre el concepto de Virtual Content Manager, ya que tener contenedores virtuales se pierde control, administración y gestión sobre los mismos, por lo anterior sugerimos que la solución con la información del sistema se debe basar en dos tipos de almacenamiento, un gestor de contenido y un gestor de repositorio documental centralizado, donde se almacena y clasificada la información en el gestor de contenido para todas las tareas referentes a los documentos asociados a los procesos definidos para su consulta o reutilización.

3 Observación 3: En la página 9, en la sección Gestión de correspondencia, subsección Consultas especializadas (Portal Único de Búsqueda) del ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, con respecto al requerimiento: El SIGDEA deberá proveer interfaces especializadas para buscar documentos por criterios especializados tales como rangos de números de radicación, fechas, asuntos, ejes temáticos, oficinas productoras, oficinas receptoras, Entidades, remitente, quejoso, implicado, estados de gestión, que permiten tener acceso a información documental e información de gestión de procesos, para conocer contenidos y trazabilidad sobre la gestión realizada como son las fechas de vencimiento, la dependencia y funcionario que tiene asignada la gestión de respuesta, el nivel de cumplimiento de los tiempos (a tiempo, por vencerse y vencida). Para este caso, deberá poderse realizar una única búsqueda interna a los sistemas SIM, SIRI, SIAF, GEDIS-HISTORICO, TQM, STRATEGOS, PÁGINA WEB, INTRANET, RELATORIA, WINISIS Y ARCHICO INVENTARIOS EXCEL, SIPROJWEB, Telefonía IP para voz de la PGN por los criterios anteriormente descritos. Acorde al requerimiento, solicitamos eliminarlo y/o limitar el alcance, ya que una consulta única tiene muchas limitaciones, conversiones tantos motores de bases de datos existan, parametrizaciones y reglas de negocio que afectarían los tiempos de respuesta de SIGDEA, al recorrer tantas conexiones como motores existan y a al manejo particular de indexación de cada base de datos. Observación 4: En la página 11, en la sección Correo electrónico del ANEXO No. 2 El SIGDEA debe transformar el correo con toda su información, el cuerpo del correo y documentos anexos en un documento XML, que ya puede ser gestionado e integrado dentro de un programa de gestión documental. Sugerimos acorde al requerimiento, que se conserve el formato del correo y pueda ser anexado al expediente del proceso, igual como pueden ser anexados los documentos, archivos, etc, que hacen parte del expediente sin alterar el contenido de la información relacionada. Observación 5: En la página 12, en la sección Ventanilla de radicación del ANEXO No. 2 El SIGDEA debe transformar el Fax con toda su información y la imagen anexa en un documento XML, que ya puede ser gestionado e integrado dentro de un programa de gestión documental. Sugerimos acorde al requerimiento, que se conserve el formato del fax y pueda ser anexado al expediente del proceso, igual como pueden ser anexados los documentos, archivos, etc, que hacen parte del expediente, sin alterar el contenido de la información relacionada. Observación 6: En la página 15, en la sección Gestión de archivo, subsección Archivo del ANEXO No. 2 El SIGDEA debe permitir definir múltiples localizaciones físicas a los documentos pertenecientes a un mismo expediente. Acorde al requerimiento, sugerimos que no se deben tener múltiples ubicaciones físicas de un documento, para ello sólo se genera un repositorio centralizado de información, sobre el cual se aplican las políticas de retención de información y de backup con controles de acceso acorde al directorio activo.

4 Observación 7: En la página 16, en la sección Motor de Gestión de negocios (BPM), subsección Cierre de etapas y procesos del ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, con respecto al requerimiento: El SIGDEA debe ejecutar las reglas establecidas por el Bus de Integración previamente definidas en la creación de los procesos. Solicitamos amablemente se aclarare si la entidad cuenta con un bus de integración? O debe estar integrado con el BPM que es lo normal en una solución de éste tipo, sí lo tiene la PGN qué bus es, qué fabricante es y qué framework base tiene? Y qué reglas de integración se definen allí para los procesos de gestión documental?. Observación 8: En la página 19, en la sección Modelador de procesos, flujos documentales y trámites, subsección Modelamiento de procesos BPM del ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS. Y en la página 20, en la sección Modelador de procesos, flujos documentales y trámites, subsección Modelamiento de procesos BPM del ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, con respecto a los requerimientos respectivos: El SIGDEA debe tener un balanceo de carga cuando dos o más usuarios cumplen con las condiciones de asignación establecidas. El SIGDEA debe manejar el Balanceo de Carga a grupos de usuarios según criterios de volumen de tareas y tiempo comprometido. Acorde a los anteriores requerimientos recomendamos que además de asegurar el balanceo de cargas por medio del software y de las configuraciones del SIGDEA, se adicione un balaceo de carga por hardware al tener alta concurrencia y transaccionalidad. Observación 9: En la página 22, en la sección Integración, subsección XML-DB Establecimiento de Conexiones a Fuentes de Datos, con respecto al requerimiento: "Con ella desde un formulario XML debe tenerse acceso para consultar el contenido de una o varias tablas relacionadas e insertar y actualizar datos sobre ese modelo relacional. Solicitamos amablemente se aclarare este requerimiento, ya que se está solicitando que la solución de Gestión Documental sea utilizada como aplicación maestra (inserción, consulta, actualización y borrado) de datos maestros? Se deben desarrollar pantallas para la gestión de tablas maestras?. Recomendamos no incluir este requerimiento dentro del alcance de la implementación de un Sistema de Gestión Documental por tanto este requerimiento hace parte de un alcance diferente a las capacidades que se definen para un sistema de Gestión Documental, que no incluyen el mantenimiento. Observación 10: En la página 23, en la sección Integración, subsección Firma digital, con respecto al requerimiento: El SIGDEA debe proveer un módulo para el registro y administración de certificados digitales, integrado con el editor de formularios XML, para la producción de documentos electrónicos firmados digitalmente.

5 A cada documento firmado se le debe agregar el bloque de firmas y debe proveer mecanismos para validación de firmas. Solicitamos amablemente se aclarare este requerimiento, detallando sí la PGN ya tiene una plataforma firma digital, sí es así, que infraestructura tiene relacionada, cuáles son los fabricantes y/o proveedores de la solución?. Observación 11: En la página 25, en la sección Reportes, con respecto al requerimiento: El SIGDEA debe proveer un reporteador especializado en construcción de interfaces XML y GELXML, para extraer y presentar información procedentes de las bases de datos que tenga la PGN (u otras fuentes de datos), y permitir el diseño y generación de consultas dinámicas, completamente personalizadas, ofreciendo opciones de navegación y presentación de los datos en tiempo real (Incluyendo selección de gráficas). Igualmente el requerimiento: El reporteador del SIGDEA debe proveer un generador dinámico de consultas especializadas, sobre cualquier modelo Entidad/Relación construido. Se puede entender de los anteriores requerimientos que la PGN está buscando una herramienta que además de ser plataforma base de gestión documental, tenga la funcionalidad de conectarse a diferentes fuentes de datos, extraiga la información y la organice para efectos de reportes (Extracción-Transformación-Cargue ETL) como las que típicamente se incluyen en una solución de Inteligencia de Negocios. Requerimos detallar más éstos requerimientos o eliminarlos para que sean tenidos en cuenta en la implementación de una solución de Inteligencia de Negocios con su respectivo alcance y presupuesto. Observación 12: En la página 27, en la sección Indicadores de gestión y análisis estadístico, con respecto al requerimiento: El SIGDEA debe proveer una herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico, que permitan conectarse a fuentes de datos y el sistema de Planeación estratégica e indicadores de la PGN y presentar la información de acuerdo con las necesidades de usuario. Igualmente al requerimiento: La herramienta para la construcción de reportes de indicadores de gestión y de análisis estadístico del SIGDEA debe permitir establecer la conexión a las fuentes de datos de donde se obtendrá la información para los reportes. Se puede entender de los anteriores requerimientos que la PGN está buscando una herramienta que además de ser plataforma base de gestión documental, tenga la funcionalidad de conectarse a diferentes fuentes de datos, extraiga la información y la organice para efectos de reportes (Extracción-Transformación-Cargue ETL) como las que típicamente se incluyen en una solución de Inteligencia de Negocios. Requerimos detallar más éstos requerimientos o eliminarlos para que sean tenidos en cuenta en la implementación de una solución de Inteligencia de Negocios con su respectivo alcance y presupuesto. Observación 13: En la página 27, en la sección Administración Centralizada, con respecto al requerimiento:

6 El SIGDEA debe permitir la administración de usuarios del sistema en el establecimiento de contraseñas, nivel organizacional al que pertenece el usuario, localización geográfica, cargo, jefe inmediato, extensión IP y permitir la activación o inactivación del usuario. Los usuarios y contraseñas deben ser los que se encuentran creados y son válidos en el Directorio Activo y deben tener interface con el sistema SIAF y el Sistema de Telefonía IP. Se debe entender que adicionalmente al sistema de Gestión Documental, la PGN requiere una solución de manejo de identidades, que administre el ciclo de vida del acceso y se integre con el directorio activo de la entidad. Típicamente esto requiere otro tipo de herramientas enfocadas a la administración del acceso (Identity Management) y requiere gestión de proyecto que va más allá del alcance de un proyecto de implementación de gestión documental y expediente electrónico. Recomendamos colocar este requerimiento como parte de una segunda fase para mitigar los riesgos asociados al manejo de diferentes alcances de implementación y por consiguiente diferentes grupos de trabajo y de proyecto. Observación 14: En la página 28, en la sección Seguridad, con respecto al requerimiento: El SIGDEA debe proveer la posibilidad de que automáticamente las cuentas de usuario que no han sido utilizadas por más de un (1) mes se bloqueen automáticamente. La definición de negar el acceso luego de un mes de inactividad corresponde a políticas de gestión de acceso (Access Management) por lo que se recomienda colocar como parte de una fase posterior del proyecto. Observación 15: En la página 31, en la sección de Servidores del ANEXO No. 2 El contratista debe proporcionar la arquitectura (Diagrama) por los ambientes definidos por la PGN, en el cual establezca la cantidad de servidores y las características que requieran para soportar la solución ofrecida, teniendo en cuenta la siguiente estructura técnica disponible:. stalación de los servidores suministrados cuenta con la siguiente disponibilidad de infraestructura: Enclosure HP 7000 con 4 slots disponibles de media altura Requisitos mínimos de configuración de cada uno de los blade: 2 procesadores, cada uno de 6 núcleos El contratista debe realizar la instalación, configuración y puesta en marcha de los servidores y la conexión a la SAN y de la conexión a los servidores. Al respecto solicitamos se aclare y se especifique sí la infraestructura disponible del enclosure HP 7000, está asignada para los cuatro ambientes requeridos: Igualmente, requerimos conocer el dimensionamiento que determinó la asignación de los 64 MB de RAM por cada blade, que les permite reasignar los recursos en las particiones requeridas acorde a la concurrencia y transaccionalidad esperada, por lo anterior analizamos que la infraestructura es limitada para la solución en general incluyendo los cuatro ambientes.

7 También es importante, que por favor nos informen el tipo de almacenamiento, tipo de discos, velocidad de conexión hacia la SAN que poseen y capacidad bruta disponible, además sí se requieren los servidores con disco interno y sus especificaciones, ya que por buenas prácticas se recomienda el boot desde SAN. Sugerimos y recomendamos que cada proveedor estime y proponga la infraestructura con la cual se garantice la operación y mantenimiento de la solución requerida, ya que el licenciamiento de base de datos en dichos servidores y chasis y por el esquema de virtualización, se tendría que licenciar todos los cores asignados. Igualmente sugerimos que el proponente sea partner y/o distribuidor habilitado y activo por el fabricante, para suministrar el hardware requerido, con el fin de garantizar el respaldo, soporte y conocimiento sobre la infraestructura propuesta. Observación 16: En la página 31, en la sección de Licencias para Servidores, subsección Virtualización del ANEXO No. 2 El contratista deberá proveer a favor de la PGN las licencias de VSPHERE versión 5.0 para cada blade suministrado. Al respecto solicitamos se aclare y se especifique sí el licenciamiento requerido cubre la necesidad para dejar operativos los cuatro ambientes requeridos: Igualmente, sugerimos y recomendamos que cada proveedor estime y proponga acorde a la infraestructura definida, la virtualización que asegure mejor desempeño y administración, garantizando la gestión de recursos dedicados o compartidos, sin afectar e incrementar costos de licenciamiento para la PGN, teniendo la posibilidad de licenciar los cores o procesadores necesarios para soportar el rendimiento de la base de datos. Igualmente sugerimos que el proponente sea partner y/o distribuidor habilitado y activo por el fabricante, para suministrar el licenciamiento requerido, con el fin de garantizar el respaldo, soporte y conocimiento sobre los productos requeridos. Observación 17: En la página 31, en la sección de Licencias para Servidores, subsección Sistema Operativo del ANEXO No. 2 El contratista debe proporcionar a nombre de la PGN, las licencias necesarias de los sistemas operativos (Linux Suse Enterprise 11 ó Windows Server 2012 o versiones superiores), que requiera la arquitectura que soporte los ambientes definidos. Nota: El almacenamiento de datos y archivos se realizará en la SAN de la PGN. Recomendamos que se adicione a las licencias de sistema operativo las licencias necesarias (Red Hat Enterprise Linux 6 u Oracle Linux Enterprise). Igualmente sugerimos que el proponente sea partner y/o distribuidor habilitado y activo por el fabricante, para suministrar el licenciamiento requerido, con el fin de garantizar el respaldo, soporte y conocimiento sobre los productos requeridos.

8 Observación 18: En la página 31, en la sección de Licencias para Servidores, subsección Motor de Base de Datos del ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, con respecto al requerimiento: El contratista debe proporcionar a nombre de la PGN, las licencias necesarias del motor de base de datos (SQL SERVER 2012 ú ORACLE 11g o versiones superiores), por procesador, que requiera la arquitectura que soporte los ambientes definidos. Recomendamos que se especifique acorde a la disponibilidad del sistema SIGDEA y la concurrencia de usuarios, sí el motor de base de datos debe estar instalado en alta disponibilidad, clúster y con qué opciones de licenciamiento (Standard ó Enterprise) y configuración. Y al obtener la mejor opción presentada, sea ponderada para puntos en la evaluación técnica, de ésta forma la PGN obtiene la mejor solución que garantice una operación y mayor disponibilidad. Igualmente sugerimos que el proponente sea partner y/o distribuidor habilitado y activo por el fabricante, para suministrar el licenciamiento requerido, con el fin de garantizar el respaldo, soporte y conocimiento sobre los productos requeridos. Observación 19: En la página 31, en la sección de Traductor del ANEXO No. 2 El SIGDEA debe proveer un traductor de diferentes idiomas a español y viceversa. Acorde al requerimiento, solicitamos se detalle su objetivo por la complejidad que representa un traductor existiendo varios en el mercado, muy prácticos para comunicados con mayores funcionalidades y ventajas, que la adaptación del mismo en SIGDEA. Observación 20: En la página 35, en la sección de Capacitación del ANEXO No. 2 El contratista deberá dictar los siguientes cursos:. Para todos los cursos de capacitación, se deberán entregar los respectivos certificados de asistencia, material de estudio y refrigerios. Las capacitaciones deben ser realizadas por uno o varios instructores certificados por el fabricante en las herramientas adquiridas, El horario de instrucción será acordado para su realización en jornada diurna de 8:00 AM a 12:00 M y en instalaciones cercanas a la PGN. Acorde a los anteriores requerimientos, se sugiere que las capacitaciones y la estrategia de gestión del cambio incluyan una solución de capacitación y certificación previa, por medio de material virtual, con el fin de comprometer a los funcionarios de la PNG a capacitarse y conocer previamente el nuevo sistema SIGDEA, antes de realizar las capacitaciones presenciales, evitando reprocesos por rotación de personal. Sugerimos que dichas capacitaciones se puedan realizar en horarios más amplios y con dedicación total a las mismas. Observación 21: En la página 41, en la sección de Equipo Mínimo de Trabajo, subsección Personal calificado del ANEXO No. 2 ESPECIFICACIONES TÉCNICAS, con respecto al requerimiento:

9 Ingenieros: Cantidad: Siete (7). Un (1) Ingeniero Ambiental, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar. Un (1) ingeniero en Gestión de Documentación o afín, con dos (2) años de experiencia en el desarrollo de proyectos similares al objeto a contratar. Acorde al requerimiento, recomendamos se detalle la necesidad de un ingeniero ambiental dedicado al proyecto el cual no aplica en el objeto real de la contratación y en cuanto al rol del ingeniero de gestión documental se entiende el objeto, pero no existe la profesión según el Ministerio de Educación, por lo que sugerimos modificar la palabra ingeniero, por ingeniero con experiencia en gestión documental el cual se certifique por medio de experiencias en mínimo tres proyectos en los últimos cinco (5) años. Cordialmente, MIGUEL NAVARRO GOMARIZ MNEMO COLOMBIA S.A.S NIT: DIRECCIÓN: CALLE 100 # 8ª- 37 TELÉFONOS: FAX: CORREOS ELECTRÓNICOS: CIUDAD: Bogotá D.C

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