Una solución con tecnología de avanzada para una nueva era de comunicaciones empresariales. EngageOne

Transcripción

1 EngageOne Comunicaciones interactivas Una solución con tecnología de avanzada para una nueva era de comunicaciones empresariales

2 Administración empresarial de comunicaciones con los clientes Las empresas envían muchos tipos de documentos, que varían en sus formatos, contenidos y canales de envío impresos, por facsímil, a través de la Red, correo electrónico y mensajes de texto para completar cientos de transacciones diarias de negocios. Ahora las empresas requieren de una interacción con los clientes aún más personalizada, inteligente, rápida y con un mayor nivel de control para construir relaciones duraderas y aumentar los beneficios. Estos tipos de envíos incluyen los: De alto volumen Documentos estructurados, como estados de cuenta y facturas, de producción programada y formato consistente, que se envían a grandes cantidades de clientes. A partir de su producto estrella DOC1 Designer, Pitney Bowes Group 1 Software es líder en la composición y producción de documentos desde hace más de 10 años. On-Demand Las comunicaciones se envían cuando son necesarias, sin interacción humana. Los eventos orientados hacia los clientes, por la Red, facsímil, teléfono o sistemas transaccionales, inician la producción a pedido, como en el caso de presupuestos o propuestas. Las empresas de todo el mundo están aprovechando el Servicio de Composición de Documentos (DCS) de Pitney Bowes Group 1 Software para concretar negocios en el acto. Interactivos Las comunicaciones personalizadas, ad hoc, como reclamos por seguros o disputas por tarjetas de crédito requieren información en tiempo real y el contacto humano para completarlas. La solución de Pitney Bowes Group 1 Software, EngageOne, ofrece una solución de avanzada tecnología para la administración de los contenidos interactivos. (Estos documentos de ejemplo son completamente ficticios y se ofrecen sólo a efectos demostrativos. GRN (Finanzas, Seguros, Servicios, etc.), los nombres de personas y la información de las cuentas de estos estados han sido inventados por Group 1 Software. Cualquier semejanza con empresas, personas o cuentas reales es solo casual.)

3 Como pionero en la administración de comunicaciones con clientes (CCM, por su sigla en inglés), Pitney Bowes Group 1 Software brinda a las empresas de todo el mundo la tecnología de avanzada, el conocimiento y la experiencia necesarios para crear la próxima generación en plataformas empresariales de comunicaciones. EngageOne para comunicaciones interactivas Genere comunicaciones interactivas en tiempo real en forma eficiente y controlada Garantice el cumplimiento y su estrategia de marca en forma automática Ajuste las comunicaciones individuales a las necesidades específicas de la interacción Envíe, en forma instantánea, a través del canal de preferencia del cliente Mejore la automatización de los procesos de negocios con servicios incorporados para la Red, de administración de documentos y de flujos de trabajo y archivo opcional para su fácil integración con los sistemas existentes Satisfaga una creciente necesidad interactiva de negocios Cada vez más empresas enfrentan la tarea de optimizar la preparación de correspondencia interactiva, documentos negociados y otras comunicaciones. Creadas por lo general con Microsoft Word, esas comunicaciones son proclives a errores y carecen de control. Los usuarios en contacto con el público deberían poder insertar directamente la información de los clientes en documentos existentes y estandarizados, reduciendo al mínimo los tiempos, el esfuerzo y el riesgo de errores. Hoy, sin importar la industria, las empresas requieren soluciones interactivas para satisfacer la creciente demanda de sus clientes y sus socios de negocios. Cada industria presenta su propio y único conjunto de desafíos. Agencias de seguros: administración de reclamos, correspondencia con los titulares de las pólizas y comunicaciones de seguros Servicios financieros: procesamiento de tarjetas de crédito y aplicaciones de créditos hipotecarios Agencias gubernamentales: procesamiento de los diversos documentos impositivos y de beneficios Empresas de energía y telecomunicaciones : servicios de asistencia al cliente a través de sus centros de llamados Aplicaciones interactivas EngageOne Los negocios pueden usar EngageOne para sus comunicaciones interactivas, como la correspondencia, las nuevas aplicaciones de negocios y los documentos y propuestas negociados, que incluyen: Seguros Correspondencia por reclamos como cartas de exclusión, denegación y subrogación Servicios a los titulares de seguros, como cambios, renovaciones y presupuestos por las pólizas Solicitudes de información de seguros Servicios financieros Cartas por disputas relativas a tarjetas de crédito Correspondencia por solicitudes de préstamos Avisos de confirmación Gobierno Cartas por impuestos Cartas por compensaciones para los trabajadores Telecomunicaciones Comunicaciones de atención al cliente

4 Desafíos de la correspondencia interactiva Para muchas empresas, la creación de correspondencia interactiva no es nada nuevo. Sin embargo, el proceso de creación de la correspondencia puede ser una tarea difícil y onerosa. Los costos y errores aumentan siempre que se introduce el elemento humano en el proceso documental. Los documentos interactivos requieren que los usuarios tomen decisiones y proporcionen información a medida que se prepara el documento. Los documentos pueden completarse durante la interacción inicial con el usuario, o pueden elaborarse durante un período de tiempo más largo, e incluso requerir la colaboración de varios usuarios. A menudo los documentos requieren revisiones y aprobaciones antes de poder ser enviados a sus destinatarios finales. Muchas empresas preparan los documentos interactivos mediante plantillas de Microsoft Word o a través de costosas aplicaciones de servidor. Esta práctica a menudo resulta en confusiones en cientos de plantillas creadas por múltiples usuarios y almacenadas en ubicaciones diversas. Sin centralizar la administración y el gerenciamiento es casi imposible mantener las plantillas actualizadas, garantizar las estrategias de marca y el cumplimiento. Además, este enfoque necesita de una profunda integración con los sistemas de administración de relaciones con los clientes, de planificación de recursos empresariales o de administración de contenido empresarial (CRM, ERP y ECM, según sus siglas en inglés). La complejidad de esas soluciones siempre está asociada con altos costos de implementación y mantenimiento. Control de contenidos y diseño de documentos en el espacio de trabajo Piense en los grandes maestros. Ahora, imagine a sus usuarios de negocios creando comunicaciones interactivas, simplemente diseñando sobre el documento. A diferencia de otras soluciones, EngageOne ofrece a los diseñadores de plantillas sus usuarios de negocios un entorno de diseño WYSIWYG (lo que se ve es lo que se obtiene) único y controlado para manipular y crear contenido, estilos y diseños. Para mantener la identidad corporativa los diseñadores definen los tipos de letras, colores y otras funciones de formato directamente en las plantillas. La estrategia de marca y el estilo se implementan en forma obligatoria al almacenar las plantillas en un repositorio compartido. Todas las comunicaciones son administradas por los diseñadores para los usuarios de negocios, esto permite la creación de plantillas predefinidas con contenido opcional y protegido, objetos compartidos y espacios para el ingreso interactivo de datos. El empleo de este sistema de contenidos administrado por los usuarios potencia la productividad y la precisión para sus usuarios de negocios. La interactividad en los documentos se previsualiza y prueba en el espacio de trabajo para garantizar la calidad y precisión. La solicitud de datos se vincula directamente a la plantilla, lo que garantiza que éstas se mantengan sincronizadas con la recolección de datos. Agilidad, flexibilidad y control que superan a otras soluciones EngageOne de Pitney Bowes Group 1 Software es una solución integral para las comunicaciones interactivas, diseñada para superar los desafíos con que habitualmente se topan los sistemas tradicionales. EngageOne garantiza una integración altamente productiva, precisa y personal en toda la empresa, en todos y cada uno de los contactos. Con flujos de trabajo incorporados para la administración y aprobación de documentos y un archivo documental opcional, las transacciones de negocios se administran a la máxima velocidad, con el máximo control y cumplimiento. A los usuarios de negocios les encantará, los departamentos de tecnología tendrán un respiro, los clientes se mantendrán leales y, lo más importante, su negocio prosperará. Al teléfono con un testigo de un accidente, el analista de reclamos crea una carta de reclamo a partir de una plantilla. Las solicitudes emergentes de datos garantizan que toda la información necesaria se complete en los lugares adecuados.

5 Genere y entregue comunicaciones exactas rápidamente EngageOne, la única solución que utiliza un editor vía web de documentos de tipo WYSIWYG, innovador y verdaderamente interactivo, permite a los usuarios en contacto con el público crear comunicaciones en el contexto del propio documento. A los usuarios se les solicita la información relacionada con el documento, que es completado inmediatamente, sin tener que visitar otros sitios para previsualizarlo. El editor interactivo de EngageOne presenta el documento exactamente como se verá impreso. La intuitiva interfaz de usuario, basada en el ya familiar Microsoft Office, ayuda a aumentar su aceptación entre los empleados y requiere de un entrenamiento mínimo. La combinación inteligente de funciones reduce el tiempo de preparación por documento. Más solicitudes de los clientes son procesadas con mayor calidad y en menos tiempo, lo que reduce los costos y aumenta la satisfacción de sus clientes. La carta ya completa identifica los contenidos interactivos con iconos seleccionables en forma de tachuelas y el texto libre se resalta en amarillo. El formato predefinido como la ubicación de bloques de direcciones, los tipos de letras y colores, garantiza la estrategia de marca y mantiene la identidad corporativa. Rápido procesamiento de aprobaciones y colaboración La aplicación de apoyo administrativo EngageOne incluye mecanismos de flujos de trabajo y aprobación, de preferencias de envío del cliente y de colaboración interactiva mediante colas de trabajo. La funcionalidad de colas de trabajo interactivas optimiza los esfuerzos en documentos que requieren de estrecha colaboración durante largos períodos de tiempo, garantizando que el contenido sea exacto antes de su distribución. Integrado a sus procesos de negocios e infraestructura informática Con EngageOne, los usuarios imprimen los documentos preparados en forma interactiva directamente en sus estaciones de trabajo, los reenvían a la producción central y a las oficinas de despacho, procesan duplicados y los distribuyen en forma electrónica mediante correo electrónico o mensajes de texto. Esta solución integrada ahorra tiempo, materiales y, en última instancia, dinero. EngageOne puede integrarse fácilmente a sus aplicaciones y sistemas existentes de CRM, reclamos, administración de procesos de negocios (BPM, por su sigla en inglés) o de otro tipo y con sus repositorios, para que usted pueda administrar y controlar las comunicaciones interactivas en sus procesos críticos de negocios.

6 EngageOne permite administrar completamente, controlar y garantizar el cumplimiento en todas las comunicaciones. Como el documento se almacena simultáneamente en un archivo digital de la compañía, todos los requisitos legales se cumplen automáticamente. EngageOne permite a los usuarios verificar en forma exacta cuándo se prepararon o enviaron los documentos, y quién lo hizo. Este paso crítico permite verificar las comunicaciones con los clientes y administrar mejor los procesos de negocios. EngageOne es la única solución de contenidos que abarca la captura y limpieza de datos, composición de documentos, manipulación del flujo y archivo de documentos. Rendimiento de la inversión para los empleados y la empresa EngageOne ofrece flexibilidad a todos los empleados a cargo de las comunicaciones corporativas y con los clientes. Ahora el departamento de tecnología puede concentrarse en lo que mejor hace, en vez de destinar valioso tiempo a crear plantillas de documentos. Las unidades de negocios pueden preparar rápida y eficientemente para los clientes cartas que cumplen con los requisitos legales e internos de diseño corporativo y de estrategia de marca. La integración de la correspondencia interactiva en el entorno de aplicaciones existente ahorra tiempo y dinero a su empresa. Cómo funciona EngageOne? Mediante su arquitectura escalable y su capacidad de soporte para una multitud de usuarios, EngageOne torna extremadamente simple la creación y administración de contenidos interactivos; su implementación es sencilla y su integración extremadamente fácil. EngageOne está conformado por los siguientes cuatro componentes: Template Designer: mediante DOC1 Designer el diseñador define las plantillas de documentos, los objetos de contenido opcional, las solicitudes interactivas de datos y la protección de contenidos. Todas las plantillas se administran en el repositorio compartido de contenidos. EngageOne Interactive Correspondent: las plantillas están disponibles a través de la interfaz web para los usuarios en contacto con el público, donde pueden crear y modificar los documentos personalizados en forma controlada y enviarlos a los diversos canales de distribución. EngageOne Administrator: administra diversas funciones clave. El Administrador de documentos define para las plantillas su organización y sus flujos de trabajo. El Administrador de salidas define los canales de envío, incluida la administración de los trabajos por lotes. El administrador del sistema se encarga de la administración general de los documentos, como la configuración y el mantenimiento de dominios, las clases de documentos y los perfiles y autorizaciones de los usuarios. EngageOne Server: proporciona un complemento completo de servicios web para acceder todas las características desde un sistema de asistencia administrativa de negocios. El Servidor proporciona en forma centralizada la administración de contenidos, la administración de flujos de trabajo y servicios de composición y de administración de salidas. El Control de eventos proporciona acceso a las operaciones del sistema, incluidos robustos informes sobre todos los aspectos del ciclo de vida de los documentos interactivos.

7 Arquitectura de Engage One Template Designer DOC1 Designer Design Repository EngageOne Server Web Services Event Monitor Template Deployment EngageOne Interactive Correspondent Front Office Application (CRM, Underwriting, Claims, BPM) Web Application Content Repository Document Management Interface Workflow Management Interface Security Management Interface EngageOne Administrator The Document Server Delivery Channels Print Fax SMS Archive Sus clientes se han acostumbrado a esperar un alto nivel de satisfacción en las comunicaciones de su empresa. Lleve esa satisfacción al siguiente nivel con EngageOne, y abra la puerta a interacciones con los clientes más rápidas y personalizadas, al tiempo que aumenta su eficiencia en el proceso. para obtener más información sobre EngageOne: Comuníquese al o visite Especificaciones técnicas Servidor de aplicaciones IBM Websphere 6.1 BEA Weblogic 8.2 JBOSS Bases de datos admitidas Microsoft SQL Server Oracle Sistema operativo del servidor Microsoft Windows 2003 Operating System IBM AIX 5L Sun Solaris 10 Operating System Requisitos para su uso en las estaciones de trabajo Microsoft Internet Explorer 6.x

8 pitney bowes group 1 software 4200 Parliament Place Suite 600 Lanham, MD teléfono: info@g1.com Oficina Central América Latina y Caribe NW 67th Avenue, Suite Miami Lakes, FL U.S.A. teléfono: fax: la_editorial@g1.com Oficina Mexico Gonzalez Camarena 1450 Piso 7 Oficina Ciudad de Mexico, DF Mexico teléfono: Pitney Bowes Group 1 Software Corporation. Todos los derechos reservados. Pitney Bowes Group 1 Software, el logo de Group 1 Software y EngageOne son marcas registradas o marcas comerciales de Pitney Bowes Software, Inc. o de sus afiliados. Todas las demás marcas y marcas registradas son propiedad de sus respectivos dueños. 8/