Módulo 2 Producción y costos

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1 Contenido Módulo 2 Producción y costos... 2 Lección 2.1 Introducción a la contabilidad de costos de producción... 2 Objetivo... 2 Generalidades... 2 Resumen... 4 Lección 2.2 Inventarios de alimentos y bebidas... 4 Objetivo... 4 Control de existencias... 4 Organización de almacenes... 6 Resumen... 7 Lección 2.3 Rendimientos y transformación... 7 Objetivo... 7 Factores de rendimiento... 7 Transformación de materias primas y recetas... 9 Otros usos de la transformación Resumen Lección 2.4 Implantación del sistema de inventarios y costos Objetivo Proceso de implantación Preparación de la información para el arranque Configuración de la ejecución de órdenes de producción mc_proc_vnt.exe Resumen... 16

2 Módulo 2 Producción y costos Lección 2.1 Introducción a la contabilidad de costos de producción Objetivo. Comprender los principios de contabilidad de costos aplicables al sector de restaurantes. Generalidades Sistema de costos Para la adecuada contabilización de los costos de producción de alimentos y bebidas se utilizará el Sistema de costos completos por ordenes de producción. Es completo porque se puede precisar el costo unitario de cada producto elaborado y por órdenes de producción porque se conocerán con precisión y detalle los elementos que integran el costo de cada consumo. Las órdenes de producción en los restaurantes generalmente se pueden clasificar en dos categorías: Órdenes de producción continua. Estas generalmente tienen una periodicidad diaria y se elaboran por lo que se puede prever (por experiencia o análisis históricos) será necesario tener preparado para cubrir el menú del restaurante. Como ejemplo se pueden considerar las salsas, consomés, carnes pre-cocidas y otros similares que son utilizados comúnmente para la preparación de diversos platillos. Órdenes de producción circunstanciales. Estas obedecen a los requerimientos del cliente, en esta clasificación se ubican las Comandas que se generan en la mesa pero también incluyen a las que resulten de la atención a eventos especiales, banquetes, etc. Elementos que integran el costo de producción El costo de producción está integrado por: Costos directos, se subdividen en: o Materia prima directa. Se refiere a los materiales cuyos costos pueden identificarse claramente en el producto terminado.

3 o Mano de obra directa. Al esfuerzo humano cuantificado para cada unidad de producto terminado. Gastos indirectos. A todos aquellos gastos indispensables o accesorios en que se incurrió para la producción (rentas, energía eléctrica, gas, etc) y que no pueden cuantificarse individualmente para cada unidad de producto terminado. Costo total de producción=materia prima directa+mano de obra directa+gastos indirectos Merma, desperdicio y desecho Estos conceptos son de vital comprensión para la adecuada implantación del sub-sistema de control de producción. Desecho Son residuos de la producción, generalmente de poco monto y de posible valor recuperable. Desperdicio Residuos constantes de la producción, de ningún valor de venta y que implican por el contrario un gasto necesario para su eliminación. Merma Son pérdidas normales y características de la producción, como evaporaciones, encogimiento, contracción, reducción, etc. Las mermas son disminuciones propias de la producción (o sus materias primas) y su costo es absorbido en el Costo total de producción por lo que este es mayor de lo que correspondería si no hubiera habido merma. Determinación del costo de elaboración de alimentos y bebidas Se considerará pertinente que el procedimiento de control de costos sea resuelto a través de un sistema que analice solo uno de los elementos que intervienen en la elaboración del producto, es decir, el material sujeto a transformación, ya que la rapidez con la que son preparados los alimentos y su enorme variedad, dificulta determinar qué cantidad de los otros dos elementos del costo (mano de obra y gastos indirectos) corresponden a cada uno de los platillos elaborados, y solamente mediante la incorporación de los mismos al material por períodos fijos (se sugiere que sea mensualmente) se obtendría el Costo total de producción. i Porcentaje del costo en función de las ventas En la industria de restaurantes el porcentaje del costo en función de las ventas es una variable de interés e importancia ya que comúnmente se maneja una relación entre el costo y el precio donde el costo debe representar alrededor del 30% del precio de venta.

4 El mantener esta relación se traduce en la adecuada rentabilidad de la empresa. Por lo tanto esta variable permite ajustar el precio o el costo según los objetivos, circunstancias y necesidades de cada empresa. Uno de los objetivos en la dirección de alimentos y bebidas es mantener este porcentaje controlando los precios de compra, cantidades, mermas y otros factores que inciden directamente en el costo directo de producción. Porcentaje del costo en función de las ventas (PCFV) PCFV=(Costo directo de producción/importe total de ventas del periodo)x100 Resumen Usted aprendió: El sistema de costos empleado en la industria de restaurantes Los elementos del costo total de producción y la preponderancia del costo de materia prima directa en la industria de alimentos y bebidas Algunos conceptos clave y particularidades del sector de restaurantes Lección 2.2 Inventarios de alimentos y bebidas Objetivo. Comprender las particularidades del manejo de inventarios de alimentos y bebidas, así como sus formas de organización y operación Control de existencias Dada la naturaleza de las materias primas utilizadas en la producción de alimentos y bebidas y la gran variabilidad en la preparación resulta complicado mantener un control exacto de las existencias. Como ejemplos podemos citar: Carnes, no siempre se puede obtener la misma cantidad de porciones para servir de un determinado peso debido a las mermas naturales del proceso de limpieza. Aves, no todos los pollos o pavos pesan lo mismo sin embargo se venden por peso, por lo que una determinada cantidad de kilogramos de pollo no corresponderá con una cantidad exacta de aves en canal

5 Insumos indirectos, materiales que difícilmente pueden cuantificarse en su utilización como es el caso de condimentos, especias, salsas, aderezos, aceites, etc. El control de la existencia deberá implementarse mediante dos procesos principales: Ejecución de órdenes de producción del sistema Conteo físico periódico en almacenes de centros de producción Ejecución de órdenes de producción del sistema Este proceso realizará la disminución de la existencia de materias primas que por su naturaleza e importancia (costo) ameriten un cuidadoso control. Tal es el caso de las carnes, peces, aves, quesos, lácteos en general y otros comestibles. Será común la necesidad de ir ajustando las cantidades de las recetas en función de la realidad de la operación. Es prácticamente imposible que las existencias físicas coincidan con las existencias teóricas (según el sistema), por lo que el objetivo tenderá a la disminución de las diferencias en conteos físicos regulares. Conteos físicos periódicos Deberán efectuarse conteos físicos regulares (cada semana) que permitan realizar los ajustes a la existencia de materiales no contemplados en las recetas y evaluar la exactitud de las cantidades indicadas en las recetas del sistema. Cuáles materias primas incluir en las recetas del sistema y cuáles no? Esta es una pregunta difícil y dependerá en gran medida de las necesidades de la empresa. El costo de la materia prima y su estandarización en la preparación de los distintos platillos será el primer criterio a considerar. Un documento importante que debe tener el restaurante es el Manual de recetas, el cual debe existir a priori de la implantación del sistema. Uno de los principales problemas al momento de implantar el sistema informático es que en ese momento se empieza a elaborar o actualizar el Manual de recetas y esto complica, dificulta y retrasa los resultados. Antes de iniciar la implantación del sistema de control de costos y producción asegúrese de contar con un Manual de recetas completo y actualizado.

6 Organización de almacenes Para el mejor control sobre las existencias se deberá disponer de los siguientes tipos de almacenes: Almacén de carnes, aves, peces y maríscos Almacén de abarrotes Almacén de frescos (verduras, frutas, leche y derivados, pan, huevos, etc) Esta disposición debe ser física (en alusión a los espacios reales de la empresa) y lógica en el sistema. Deberán implementarse controles para la entrada y salida de las materias primas y efectuarse los correspondientes registros en el sistema mediante traspasos a los almacenes asignados a los centros de producción. De lo anterior se deduce que en el sistema se definirán almacenes de los tipos mencionados y almacenes para los distintos centros de producción. Tabla de ejemplo de almacenes definidos en el sistema Código Descripción A-01 Almacén de carnes (cámara fría) A-02 Almacén principal de abarrotes A-03 Almacén general de frescos P-04 Almacén de cocina principal P-05 Almacén de barra El proceso de abastecimiento del almacén de cocina principal consistirá en la requisición de materiales a los distintos almacenes principales (A-01,A-02 y A03) que mediante el registro de un traspaso en el sistema aprovisionarán la mencionada requisición. La existencia física y teórica en los almacenes generales no tiene razón para ser inexacta. Por su parte la existencia en los almacenes de los centros de producción tiende a ser aproximada por las razones anteriormente expuestas. Los conteos físicos en los almacenes de centros de producción deberán realizarse más a menudo que en los almacenes generales. Dado que las cantidades de materias primas en los centros de producción serán menores que en los almacenes generales los procesos de conteo físico necesarios serán sencillos y rápidos.

7 Resumen Usted aprendió: La importancia de tomar en cuenta la naturaleza de los productos que se manejan en esta industria La forma como puede organizarse y realizarse la operación para el adecuado control de las existencias en los distintos almacenes La importancia de determinar cuáles materias primas se integrarán en las recetas del sistema Lección 2.3 Rendimientos y transformación Objetivo. Aprender a calcular factores de rendimiento y a utilizar la función de transformación para lograr mayor exactitud en el control de existencias Factores de rendimiento Las carnes representan uno de los ingredientes más costosos y que por ende son una preocupación constante en lo que se refiere a su control. El punto clave consiste en el adecuado manejo de las mermas propias del proceso de limpieza y la correcta estandarización de las porciones. En general la carne se incluye como ingrediente con un peso determinado, sin embargo al recibirse es necesario efectuar un proceso de limpieza que disminuye el peso adquirido originalmente y también las porciones que se pueden obtener. De igual forma el proceso de cocción también disminuye el peso que se sirve y se puede considerar también como merma según cada empresa. Porción útil de carne La determinación de un factor que permita integrar la merma natural de la carne en el costo de la porción servida es de suma importancia. (Algunos conocen este factor como rendimiento y puede aplicarse a otros productos además de las carnes). La única forma de obtener los factores de rendimiento es mediante pruebas ( pruebas de rendimiento ). Los factores de rendimiento deben estar indicados en el Manual de recetas.

8 Obtener el factor de rendimiento Se tiene una porción de carne Filete Mignon con un peso al recibir de: 7.5 kilogramos, tras la limpieza se conserva un peso de 6.4 kilogramos. Con los datos anteriores podemos calcular: Abreviatura Descripción Valor Cálculos PR Peso al recibir 7.5Kg Ninguno (este valor se obtiene de la medición directa) PL Peso limpio 6.4Kg Ninguno (este valor se obtiene de la medición directa) M Merma 1.2Kg M=PR-PL FR Factor de rendimiento FR=PL/PR Uso del factor de rendimiento De lo anterior se puede establecer que al multiplicar el factor de rendimiento por el peso al recibir se obtendrá el aproximado de peso limpio. Al dar de alta la materia prima Filete Mignon se definirán sus unidades de la siguiente manera: Unidad de compra=kg(r) Unidad estándar=kg Factor= Observe que se agregó la (R) de al Recibir para diferencia el nombre de la unidad. Al establecer este factor se efectuará una transformación automática al momento de la compra, pues al registrar el documento del proveedor con la unidad Kg(R) el sistema convertirá a la unidad Kg usada para la producción y la merma quedará implícita en el costo. Si compra 2.5 Kg(R) a un precio de $150 el Kilogramo tendría automáticamente: Un costo por Kg de: $ y una existencia disponible de Kg Cantidad en Kg disponible= 2.5 x Costo por Kg=($ 150 / 2.5) x El costo de la merma ya ha sido integrado al costo de la materia prima. Recuerde que: Las mermas son disminuciones propias de la producción (o sus materias primas) y su costo es absorbido en el Costo total de producción por lo que este es mayor de lo que correspondería si no hubiera habido merma.

9 Transformación de materias primas y recetas Un proceso implementado en el sistema que puede resultar de gran utilidad es la Transformación. A diferencia del proceso de Producción que depende de los ingredientes establecidos en la receta constante y de una orden de producción (comanda por ejemplo), la Transformación es una función disponible desde el menú Herramientas->Transformación del backoffice. El proceso de transformación tiene el propósito de convertir una determinada cantidad de un producto en otra cantidad de un producto distinto. Lo cual implica que: 1. Se realizará la salida correspondiente a la cantidad del producto que se va a transformar 2. Se realizará la entrada correspondiente a la cantidad del producto transformado Nota. El valor de los inventarios se preserva a través de la transformación ya que el costo de la salida del producto original es el costo de la entrada del producto obtenido. Supongamos que se ha implementado un proceso de limpieza y pre-procesamiento de filetes de carne que implica lo siguiente: 1. La carne se recibe y se limpia 2. Se procede al corte de porciones de filete listas para su preparación 3. Se empaquetan y congelan las porciones resultantes Mediante la determinación de factores de rendimiento se podría implementar este proceso, no obstante no todas las veces se obtendrá la misma cantidad de filetes del mismo peso de carne recibido por lo que el inventario será solo aproximado. En un intento por incrementar la exactitud del control de existencias puede definirse una materia prima Filete en bruto y otra Porción de filete con las siguientes características: Materia prima: Filete en bruto Unidad de compra: Kg Unidad estándar: Kg Factor: 1 Alternativa de transformación 1: Porción de Filete limpio Factor de transformación1: 4 (4 filetes por Kg) % de variación 1 (+/-): 25% El porcentaje de variación limita la cantidad máxima y mínima que puede obtenerse al transformar la materia prima o receta.

10 De este modo al efectuar la transformación sería válido obtener 3, 4 o 5 Filetes limpios pero no menos ni más que ese rango. En el proceso de transformación siempre se obtendrán unidades enteras del producto resultante por lo que se admitirá la especificación de sobrantes del producto original. En el sistema se admite la definición de hasta 5 alternativas de transformación por cada materia prima, receta o artículo. Nota: Si la opción de Transformación no aparece en el menú Herramientas deberá descargar el componente necesario desde: n.zip ya que se implementó después del release 2.5 del software. Captura de la operación de transformación Defina las materias primas como se indicó anteriormente, proporcione existencias para el Filete en bruto, elija la opción Herramientas->Transformación del backoffice e introduzca los siguientes datos: Producto original: Cantidad a transformar: Producto resultante: Cantidad obtenida: Cantidad sobrante del producto original: Filete en bruto 1.5 Kg Porción de filete limpio 4 Pza 0.2Kg (reutilizable) Procesos que se realizan: 1. Se determina la cantidad real transformada = Se realiza la salida de la cantidad real 1.3 de Filete en bruto 3. Se realiza una entrada de la cantidad del producto resultante=4pz Porción de filete limpio Otros usos de la transformación Banquetes, el proceso común implica la producción de porciones de alimentos que tras el banquete deben darse de baja (salidas) o transformarse para su re-utilización Resumen Aves, para mayor precisión puede transformarse un determinado peso en aves en canal (piezas)

11 Usted aprendió: Cómo calcular el factor de rendimiento y cómo utilizarlo en el sistema para integrar las mermas naturales La utilidad de la función de Transformación del sistema y sus posibles aplicaciones para mejorar la exactitud en el control de existencias Lección 2.4 Implantación del sistema de inventarios y costos Objetivo. Revisar las cuestiones más importantes durante la puesta en operación del sistema de costos e inventarios Proceso de implantación Requisitos previos Antes de iniciar la implantación del sistema de inventarios y costos de producción cubra los siguientes requisitos: 1. El sub-sistema en el área de servicio al cliente debe estar operando satisfactoriamente. Si no cumple con esto lo más probables es que los problemas que aun no se hayan resuelto se multipliquen poniendo en riesgo el éxito del proyecto. Es muy común que el empresario exija resultados tan rápidos que rayan en lo mágico, no caiga en ese juego porque solo se obtendrá un desastre. Compruebe los siguientes puntos para considerar que el subsistema del área de servicio al cliente opera adecuadamente: a. La operación diaria es satisfactoria según la opinión de los meseros, capitanes y cajera b. No hacen falta productos en el menú a la hora de comandar c. La administración cuenta con los reportes necesarios para el control de dinero 2. Se dispone del Manual de recetas. Este documento debe ser desarrollado por la empresa o franquicia, pues requiere del conocimiento profundo del negocio, planes estratégicos y amplia experiencia en la industria. Si no se cuenta con un manual de recetas actualizado y completo las probabilidades de que los resultados ofrecidos por el sistema en función del control de producción sean satisfactorios es muy baja (o nula). No intente elaborar el manual de recetas en unas cuantas horas y sin la experiencia y conocimiento del negocio suficiente.

12 3. Se dispone de manuales de operación y organización para las áreas involucradas en la producción y almacenamiento. Cada empresa, dependiendo de su tamaño, objetivos, costumbres y estilos cuenta con sistemas de operación de algún tipo. Es importante que se cuente con la documentación apropiada o al menos con el apoyo de un experto en el dominio que pueda identificar los procesos que deberán ser implementados en el sistema. Recuerde que gran parte del éxito en el control de las existencias depende de los procedimientos administrativos que implican la captura de información al sistema informático. Si la empresa no tiene claros sus procesos o no se ha considerado la utilización de suficientes terminales y la consecuente capacitación de los que las operarán todo el sistema estará desactualizado y entorpecerá la operación. 4. Catálogos de materias primas. Es indispensable que la empresa defina un adecuado catálogo de materias primas entre los que se puedan identificar los productos que se integrarán en recetas del sistemas y los que se controlarán mediante el recuento físico periódico según su naturaleza 5. Apoyo de la gerencia. El proceso de implantación de este sub-sistema tomará tiempo y requerirá varios ajustes hasta alcanzar un nivel óptimo de resultados, sin el apoyo de la gerencia y del personal en general será difícil lograr el éxito. Tareas a realizar La implantación de este sub-sistema en general precisa que se realicen las siguientes tareas:

13 Preparación Verificación de cumplimiento de requisitos previos Determinación de los objetivos a alcanzar y los criterios de aceptación Planificación de tareas a realizar y tiempos razonables para su cumplimiento Preparación de la información necesaria para el arranque Realización Verificación del hardware Desarrollo de adecuaciones y configuración de arranque del software Carga inicial de datos maestros (materias primas y recetas) Simulación de los procesos a automatizar y verificación de los resultados Puesta en operación Capacitación del personal involucrado Inventario físico para el arranque del sistema Puesta en operación Verificación de los resultados y ajustes necesarios Preparación de la información para el arranque Se debe disponer de los siguientes documentos que contemplan lo necesario para el inicio de operaciones de este sub-sistema: Manual de recetas Catálogo de materias primas Manual de operación del sistema Catálogo de informes requeridos Manual de recetas y catálogo de materias primas Estos documentos son responsabilidad del usuario, es importante que los revise y aclare todas las dudas que existan. En general al revisarlos asegúrese de: 1. La información está completa y actualizada 2. No hay información que no es utilizada realmente o que pertenece a otra empresa 3. Los ingredientes citados en el manual de recetas corresponden con los identificados en el catálogo de materias primas Manual de operación del sistema

14 Este documento debe contener a todos los procesos que los usuarios deben realizar para alcanzar los objetivos planteados. La identificación correcta de los procesos y su consecuente implementación adecuada garantizan la calidad de la información generada por el sistema y su precisión. Este documento es generado por el consultor y toma como fuente de información: La documentación de organización y operación de que dispone la empresa Los conocimientos del líder del proyecto por parte del usuario y/o el experto del dominio La observación y análisis directo del consultor En general se deberá completar la siguiente información para cada proceso: Nombre del proceso Objetivo. El propósito del proceso Periodicidad. Cada cuanto se realiza Quién lo realiza Quién lo supervisa Si se realiza con el sistema que funciones se utilizarán y los permisos de seguridad requeridos Si no se realiza con el sistema los formatos de control o registro a utilizar Los procesos de los que depende Los procesos a los que da origen Información complementaria. Todos los detalles que sean necesarios Es recomendable acompañar con los diagramas de flujo de trabajo que sean más importantes. Catálogo de reportes Este documento será generado por el consultor y tiene como propósito identificar los reportes requeridos por la empresa para alinearlos con los disponibles en el software y en todo caso definir cuales deberán modificarse o crearse. Verificación final de la información La importancia de contar con este conjunto mínimo de documentos radica en que permitirá: Preparar la base de datos inicial Definir las configuraciones necesarias para el arranque Determinar si se cuenta con lo necesario para implantar el sub-sistema y si se han cubierto todas las necesidades Verificar que se cumple con los requisitos del cliente

15 Resolver controversias Configuración de la ejecución de órdenes de producción Las comandas se pueden ejecutar al cobro de la cuenta en el punto de venta o posteriormente cuando manualmente se indique su ejecución en el backoffice. También es posible utilizar la herramienta de línea de comandos mc_proc_vnt.exe que la puede descargar desde el siguiente enlace: Si ejecuta las órdenes de producción inmediatamente al cobrarse la cuenta debe considerar lo siguiente: Si no hay existencias suficientes para completar las ordenes de producción no se podrá cobrar por falta de existencias de producto terminado El procesamiento de las órdenes de producción consume valiosos recursos de la CPU que generalmente las terminales no tienen en demasía. Escenario recomendado No habilite movimientos de inventario al momento de vender y configure la utilidad mc_proc_vnt.exe en el servidor para que se ejecute periódicamente (cada 15 minutos por ejemplo). Esto dará la sensación de procesamiento en tiempo real, dejará la carga de procesamiento a un equipo con las características suficientes (el servidor), agilizará la respuesta del software en las terminales y evitará que en caso de que la información de existencias o cantidades en recetas sea imprecisa se mantenga la continuidad de las operaciones en el área de servicio. Puede que algunas comandas no se procesen automáticamente debido a la inexactitud de la información de inventarios o recetas, sin embargo se espera que sean pocas y que al paso del tiempo continúen disminuyendo. Estas órdenes que no se ejecutaron deberán ser analizadas desde el backoffice para determinar la causa de la falta de existencias y en consecuencia tomar las previsiones y realizar los ajustes necesarios. mc_proc_vnt.exe Ejecuta los movimientos de almacén de las ventas que los han dejado pendientes. La salida se realiza del almacén asociado al centro de consumo al que pertenece la venta.

16 Esta utilidad no puede procesar salidas de productos que requieran números de serie o control de lotes. Deja un archivo de log en la misma ubicación de la aplicación con el nombre [GUID].log Argumentos de línea de comandos mc_proc_vnt.exe [Source] [-p] [-d] [-k] [ s] [-i:valor] [-f:valor] Donde Source. Es el nombre y ubicación de un archivo de texto que contiene la cadena de conexión OLE DB a la base de datos. Si se omite, la aplicación buscará el archivo source.oledbstr en su misma carpeta. -p. Indica que antes de intentar realizar las salidas de almacén ejecute las ordenes de producción asociadas a la venta. -d. Establece que el rango de valores indicados por i: y f: corresponde a fechas -k. Establece que el rango de valores indicados por i: y f: corresponde a claves primarias -s. Indica que si existen órdenes de producción se ejecuten, pero no se realicen las salidas por ventas. -i. Establece la fecha o clave primaria inicial para las ventas a procesar, si se omite se iniciará desde la primera venta que se encuentre sin procesar. -f. Establece la fecha o clave primaria final para el rango de ventas a procesar, si se omite se continuará procesando desde el inicio hasta el final. Resumen Usted aprendió: Las etapas, requisitos previos y documentos iniciales necesarios para implantar el subsistema de control de producción, inventarios y costos para la industria de restaurantes La forma más conveniente de configurar la ejecución de comandas para asegurar la continuidad, mejorar el desempeño y poder efectuar las correcciones necesarias Las tareas y previsiones generales para minimizar los riesgos del proyecto de implantación i Cristóbal del Río González Costo de alimentos y bebidas Primera edición (1999). Pág. III-11