PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN SOCIO AMBIENTAL PROCEDIMIENTO DE MONITOREO, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL SGSA PD-ASG-17-V0

Transcripción

1 PROCESO: ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN SOCIO AMBIENTAL PROCEDIMIENTO DE MONITOREO, CONTROL Y Bogotá, D. C., 08 de junio de 2015

2 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 0 08 de junio de 2015 Creación del documento Elaboró: Circular Normativa No 03 de 08 de junio de 2015 Nombre: Juan Camilo Barreneche Restrepo Cargo: Revisó Circular Normativa No 03 de 08 de junio de 2015 Nombre: Adolfo Sánchez Ramirez Cargo: VP Crédito y Riesgos Aprobó Circular Normativa No 03 de 08 de junio de 2015 Nombre: Adolfo Sánchez Ramirez Cargo: VP Crédito y Riesgos Página 2 de 11

3 TABLA DE CONTENIDO CAP. TEMA PAG. 1. OBJETIVO 4 2. ALCANCE 4 3. DEFINICIONES 4 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 5 5. DESARROLLO ESPECÍFICO DEL PROCEDIMIENTO 6 Página 3 de 11

4 1. OBJETIVO Garantizar el cumplimiento de los objetivos, metas, programas y procedimientos asociados al Sistema de Gestión Socio (SGSA) mediante la verificación y medición periódica de las características fundamentales de su operación. 2. ALCANCE El presente procedimiento tiene alcance sobre los objetivos, metas y programas; y para todas las actividades operacionales de la FDN descritas en el SGSA que están ligadas a su desempeño, funcionamiento y mantenimiento. 3. DEFINICIONES Indicador Socio : Variable o aspecto socio ambiental que puede ser medible o cuantificable, con el fin de compararlo contra estándares o normas y verificar el cumplimiento de objetivos y metas Aspecto Socio : Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que pueden interactuar con el medio ambiente y actores interesados. ( adaptado de ISO 14001, 2004) Impacto : Cualquier alteración en el sistema ambiental biótico, abiótico y socioeconómico, que sea adverso o beneficioso, total o parcial, que pueda ser atribuido al desarrollo de un proyecto, obra o actividad (D. 2820/2010). Riesgo Socio : Este tipo de riesgo reconoce que las actividades de una organización pueden causar algún impacto ambiental. El riesgo ambiental se puede relacionar con la flora y la fauna; la salud y el bienestar de los humanos; la prosperidad cultural y social; los recursos terrestres, acuáticos y aéreos; la energía y el clima. Es necesario definir el alcance de cada estudio particular. El riesgo socio ambiental para una organización, incluye el riesgo de no cumplir la legislación y otros compromisos que la organización suscriba (presentes o futuros). Otros riesgos incluyen las pérdidas de negocios que puede sufrir una organización como resultado de una gestión pobre, como es el caso de la pérdida de reputación, las multas, los costos de litigios, y por la falla en asegurar y mantener la autorización para las actividades operativas. (GTC 104). Evaluación ambiental: Identificación de las causas y valoración del estado de los componentes socio ambientales basándose en evidencia verificable constituida por análisis de laboratorio, indicadores, evaluación de documentos de gestión socio ambiental, instrumentos con validez estadística, entre otros. Requisitos Legales Aplicables: Son las exigencias socio ambientales definidas en la Constitución Política, las leyes, los decretos, las resoluciones, las sentencias, los acuerdos, las normas técnicas, Página 4 de 11

5 políticas adoptadas, licencias, permisos, competentes en lo que se refiere a las actividades propias de la FDN. Cumplimiento Legal: Condición de aprobación o desaprobación por medio de valoraciones cualitativas y cuantitativas a partir de parámetros establecidos y que son condiciones dadas en un requisito legal socio ambiental o general. Fuentes de Información: Lugar/sistema de consulta oficial y confiable establecido para determinar los requisitos legales y otros requisitos socio ambientales que aplican a la FDN. Otros Requisitos Socio es: Compromisos voluntarios adquiridos por la Entidad, estándares internacionales, guías socio ambientales, manuales, procedimientos y demás relacionados directamente con regulaciones de carácter socio ambiental. Debida Diligencia Socio : Consiste en una revisión del riesgo potencial socio ambiental asociado a la actividad o proyecto de un posible cliente, con el fin de garantizar que el proceso de transacción no generará posibles riesgos o pasivos ambientales para la entidad financiadora (IFC, 2014) 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 1. Constitución Política de Colombia. 2. Normativa Socio, de seguridad y salud ocupacional aplicable a nivel nacional, internacional, regional o local. 3. Estándares de Desempeño de la Corporación Financiera Internacional (IFC). 4. Guías de Orientación para Implementación de Los estándares de Sostenibilidad social y ambiental (IFC) 5. Guías generales y sectoriales de salud, seguridad y Medio ambiente (IFC) 6. Principios de Ecuador. 7. Política de la FDN 8. NTC-ISO 14001: Sistema de Gestión 9. Nota de interpretación para Intermediarios Financieros (IFC) 10. Recursos, soluciones y Herramientas para Entidades Financieras (firstforsustainability.org) (desarrollo de la IFC). 5. DESARROLLO ESPECÍFICO DEL PROCEDIMIENTO Monitoreo, Control y Seguimiento Procedimientos Socio es relacionados al Portafolio de servicios de la FDN. 1. Financiación e Inversión 1.1 Actividades de seguimiento durante el Desarrollo de la El será el responsable de evaluar y dar seguimiento los informes parciales emitidos por el ingeniero independiente durante el desarrollo de la Página 5 de 11

6 Debida Diligencia Socio DDSA, la periodicidad de dichos reportes se definirá dependiente de la complejidad del proyecto y de la duración del proceso. La frecuencia mínima de reporte (ejecutivo) será mensual, y su contenido tendrá como mínimo : Periodo del Informe Actividades desarrolladas Limitaciones/ inconvenientes/interferencias Principales novedades identificadas (impactos/riesgos socio ambientales) Recomendaciones /Solicitudes Tal como lo describe el procedimiento PD-ASG- 11 V0 DDSA la presente actividad de seguimiento sigue su curso a través de las demás áreas responsables. 1.2 Actividades de control y seguimiento durante la etapa de pre/ construcción/implementación del proyecto Las actividades de control y seguimiento una vez inicie las etapa construcción/implementación se programarán consecuentemente con la duración de las mismas. Las actividades de control y seguimiento para asegurar el cumplimiento de los compromisos socio ambientales aplicables será idealmente ejecutada por el Ingeniero Independiente. Esta actividad incluirá necesariamente trabajo de campo y el detalle de los alcances del reporte incluirá la verificación del cumplimiento de los estándares de desempeño de la IFC, compromisos asociados a consultas previas (u otro tipo de acuerdos sociales) y los compromisos derivados de la Licencia específica al proyecto. Ingeniero Independiente/ Las actividades a Evaluar incluirán además : Página 6 de 11

7 Evaluación de las actividades de mitigación definidas en los planes correctivos. Validación de resultados de los Monitoreos asociados a la Licencia Reportes desde y hacia la Autoridad Reporte de los incidentes ambientales, sociales, en seguridad y salud que se hayan presentado. Durante el periodo de evaluación. Atención de los medios relacionada con el desempeño socio ambiental de cliente/ proyecto. Relación de las quejas presentadas por cualquiera de los actores involucrados. El resultado de las actividades de monitoreo y seguimiento ejecutado por parte del Ingeniero Independiente será evaluado por el Director Socio, quien procederá acordé en lo definido en el procedimiento de DDSA. Mediante el Formato FR-ASG-08-V0 Seguimiento Socio de Proyectos se realizará el seguimiento y registro de información más relevante de los mismos. 1.3 Reportes IFC/ CAF Como parte complementaria del control, monitoreo y seguimiento, la FDN enviará informes periódicos a sus socios como los son la IFC y la CAF, con la información asociada a los Procesos de Debida Diligencia y desempeño socio ambiental de los Proyectos en que participa. La frecuencia de estos reportes será entre semestral/anual dependiendo de la complejidad de los mismos o la solicitud específica por parte de los socios. 2. Estructuración y Gerencia de Proyectos 2.1 Verificación alcances para Proyectos a ser Estructurados /Gerenciados. El Gerente de Estructuración verificará que los alcances requeridos por el cliente sean coherentes con los estándares de desempeño socio ambiental de la IFC a lo largo de todo el proceso de estructuración, así mismo para los proyectos objetos de gerenciamiento, el Gerente de Estructuración/ Proyecto Página 7 de 11

8 Gerente de Proyecto deberá garantizar que los alcances de todos los contratos, estudios o trabajos incorporen los estándares de desempeño de la IFC, principalmente en el desarrollo del EIA que sean gerenciados desde la FDN. El ambiental complementará la revisión de los alcances requeridos. Nota: Dependiendo del tipo de Proyecto se determinará la aplicabilidad o no de todos los estándares o se sugerirá a los clientes su incorporación dependiendo del objetivo posterior de financiación. 2.2 Monitoreo del Nivel de Incorporación de Estándares IFC y Nacionales a los Procesos de Estructuración /Gerencia El apoyará a la Gerencia de Estructuración/ Proyectos en la evaluación del nivel de incorporación de los Estándares de Desempeño de la IFC y normativa nacional en materia socio ambiental y emitirá un reporte, de ser el caso, con las recomendaciones que apliquen, para mitigar o prevenir cualquier posible riesgo socio ambiental que se pueda presentar. Mediante el Formato FR-ASG-08-V0 Seguimiento Socio de Proyectos se realizará el seguimiento y registro de información relevante de los mismos. Dichos reportes serán retroalimentados tanto al Gerente responsables como a la VP de Crédito y Riesgo. Monitoreo, Control y Seguimiento Procedimientos Socio es de la Operación Corporativa 1. Gestión Integral de Residuos Sólidos 1.1 Medición generación residuos sólidos (no peligrosos). Acorde con el procedimiento de gestión integral de residuos sólidos, se realizará la medición de los residuos con potencial de reciclaje (plásticosmetales, papel y cartón y vidrio), los ordinarios y los orgánicos que son entregados a la cooperativa que opera en la copropiedad donde están las oficinas corporativas de la FDN. La medición se realizará a través de una balanza ubicada en el cuarto de acopio temporal, los datos de la medición se registrarán en el Formato Jefe de servicios Administrativos/ Personal Servicios Generales Página 8 de 11

9 FR-ASG-06-V0 Control de Residuos Sólidos, el registro de datos se realizará antes de presentar los residuos a los empleados de la copropiedad responsables. La calibración de la balanza será verificada por lo menos una vez al año o según lo determine su manual de funcionamiento o recomendaciones del proveedor. 1.2 Registro y Evaluación generación de residuos sólidos Con una frecuencia mensual el / o su Delegado registrará los datos obtenidos con el fin de consolidar los registros, elaborar las estadísticas y presentar los resultados de los programas de gestión asociados a la aplicación de procedimiento. / Delegado 2. Gestión Integral de Residuos Peligrosos Cada vez que el volumen del contenedor destinado para estos materiales ocupe el 80 % del mismo y que el tiempo de almacenamiento no 2.1 Medición Generación supere los 6 meses (como mínimo cada 6 meses Pilas/Baterías o se les dará disposición con el gestor Acumuladores especializado o responsable de la gestión posconsumo), se realizará el conteo de unidades y se registrará en el Formato FR-ASG 07-V0 Control de Residuos Peligrosos. Dirección de Tecnología 2.2 Medición Generación de cartuchos de impresión digital 2.3 Medición Generación de Residuos de aparatos Eléctricos o Electrónicos (RAEE). Una vez generado el cartucho de desecho, el Responsable de la Dirección de TI almacenará la unidad en el acopio destinado para ello (idealmente en el mismo contenedor/caja original donde viene el de reemplazo). Una vez acumulada una cantidad cercana al 80% del espacio destinado para el almacenamiento temporal, el representante de la Dirección de TI registrará en el Formato FR-ASG 07-V0 Control de Residuos Peligrosos la cantidad de unidades generadas y las entregará al proveedor (o proveedores) responsables de la gestión posconsumo. Estos residuos se almacenarán separadamente considerando los que son objeto de gestión posconsumo y los que no cuentan o no están cubiertos por dicha regulación. Ambos serán registrados antes de ser entregados al proveedor especializado FR-ASG-07-V0 Control de Residuos Peligrosos. Dirección de Tecnología Dirección de Tecnología Página 9 de 11

10 2.5 Medición Generación de Envases y Contenedores de Productos de aseo. 2.6 Registro y Evaluación generación de residuos peligrosos. Estos residuos serán almacenados separadamente y serán pesados previa su entrega al gestor especializado de residuos peligrosos, el personal de servicios generales estará en capacidad de identificar cuales recipientes/contenedores serán catalogados como peligrosos y cuáles serán gestionados dentro de las demás categorías de residuos. Antes de ser entregados al proveedor especializado, su peso será registrado en el formato FR-ASG-07-V0 Control de Residuos Peligrosos siendo clasificados como residuos de materiales de aseo y limpieza. Con una frecuencia mensual el / o su Delegado registrará los datos obtenidos con el fin de consolidar los registros, elaborar las estadísticas y presentar los resultados de los programas de gestión asociados a la aplicación de procedimiento. Jefe de servicios Administrativos/ Personal Servicios Generales / Delegado 3. Ahorro y Uso Eficiente del Agua, la Energía y los Insumos. 3.1 Monitoreo Energía Eléctrica El registro de los consumos de energía eléctrica se realizará de manera mensual a partir de la información de la factura de cobro de la empresa prestadora del servicio. El Registro de dicha información se realizará en el Formato FR-ASG- 09-V0 Consumo Energía Eléctrica. La Información será enviada por el Administrador de cuentas y servicios y será registrada en el Formato por el Director socio o su delegado en el formato de referencia. Administrador de Cuentas y servicios / Director socio / delegado 3.2 Monitoreo materiales consumibles relevantes Como medida de control y seguimiento a algunos materiales/insumos que se consideran de relevancia ambiental para su seguimiento y control serán monitoreados trimestralmente, estos podrán modificarse dependiendo de su cambio o la inclusión de nuevos insumos de relevancia. Los insumos a monitorear inicialmente son: Administrador de Cuentas y servicios / Director socio / Delegado Recipientes desechables Tintas de Impresión Resmas de papel Gaseosas en Botellas PET Página 10 de 11

11 Pilas y Baterías. 3.3 Monitoreo Consumo de Agua. La información de dichos consumos se registrará en el Formato FR-ASG-10-V0 Consumo Insumos, La Información será enviada por el Administrador de cuentas y servicios y será registrada en el Formato por el Director socio o su delegado en el formato de referencia. La operación corporativa no posee un contador independiente para el registro de su consumo de agua, en ese sentido la FDN solicitará los consumos semestrales de la copropiedad y propondrá medidas para el ahorro y uso eficiente del agua, principalmente en las unidades sanitarias. Administrador de Cuentas y servicios / Director socio / Delegado Página 11 de 11