INFORME DE SEGUIMIENTO

Transcripción

1 DIVISIÓN DE AUDITORíA ADMINISTRATIVA INFORME DE SEGUIMIENTO Escuela de Especialidades Sargentol Adolfo Menadier Rojas de la Fuerza Aérea de Chile Número de Informe: de noviembre de 2015 a.

2 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 3.307/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 17. NOV 15* Adjunto remito a Ud., para su fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Sargento 1 Adolfo Menaciier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. conocimiento y de 2015, sobre Especialidades 4 ARPJAGÍ\DA General de la Subrogank~ V1~OUTA República 4 JOSÉ ANTONIO GÓMEZ URRUTIA MINISTRO DE DEFENSA NACIONAL / RTE ANTECED

3 DAA N 3.308/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 1i.NOV 15* Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, de 2015, sobre auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. ci MARIA CRISTI.~ CALDERÓN VIDAL Su~fe (S) División de Auditoria Administrativa ~ ~$~~ AUDITOR MINISTERIAL MINISTERIO DE DEFENSA NACIONAL LANTECED

4 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA DAA N 3.309/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 11. NOV 15* Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, de 2015, sobre auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. ~MRI~ C 1 N~~N VIDAI División de MditOíia Administratwa Centro General dr Correspondencia Fecha Hora: 2 o a COMANDANTE EN JEFE RTE ANTECED

5 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 3.310/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 1,:N0y15*oSlofl Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, de 2015, sobre auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. ~il E C INA CALDERÓN VIDAL Subjefe (5) División de Auditoria Administrativa Centro General de e espondencia Fecha ~4 /1UI3 Hora: DIRECTOR COMANDO DE PERSONAL t ~j~ced

6 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 3.311/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 17.NQV 1 s* Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, de 2015, sobre auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. CALDERÓN V~ON ~iv~siófl de p~ud~toria FUERZA AÉREA DE CHiLE Centro General de Correspondenc~. Fecha 9 iiv 41 Hora: /2 Okn~ AUDITOR INTERNO COMANDO DE PERSONAL 4/ RTE ANTECED

7 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 3.312/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 17.N0V15* Adjunto remito a Ud., para su fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. conocimiento y de 2015, sobre Especialidades CAWERÓN VO~L División de AuditOr~8 AdmifliSt~3U ~3 Centro Generq :e e e~pdn.dencia Fecha t15 Hora: j JEFE DE LA DIVISIÓN DE EDUCACIÓN RU - ANTECED

8 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DAA N 3.313/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 17. I~1OY 15 * Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, de 2015, sobre auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. ca MARIA CRIS11~CALDERÓN VIDAL SubNíe (5) División cje Auditoria Administrativa DIRECTOR ESCUELA DE ESPECIALIDADES \p RTE ANTECED Centro Generji orre~pndenc~a Fecha Hora:

9 DAA N 3.314/2015 REF. N /2015 SANTIAGO, 17. NDV 15 * Adjunto remito a Ud., para su conocimiento y fines pertinentes, el Informe de Seguimiento al Informe Final N 278, de 2015, sobre auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile. ~- e~j?~ 3~r SERGIO JIMÉNEZ MERINO Jefe th~ Téa*a de Catcd EAemo DivSÓa de kdto,li MmkZbatis a DWiSiófl de Auditoria AdmifliStra~V0 1 ~ tiov JEFE DE LA UNIDAD TÉCNICA DE CONTROL EXTERNO CONTRALORIA GENERAL DE LA REPÚBLICA RTE ANTECED

10 USEG N 195/2015 REF. N /2015 SEGUIMIENTO AL INFORME FINAL N 278, DE 2015, SOBRE AUDITORIA AL PROCESO DE ADMISIÓN AÑO 2014, DE LA ESCUELA DE ESPECIALIDADES SARGENTO 1 ADOLFO MENADIER ROJAS, DE LA. SANTIAGO, 17 NOV De acuerdo con las facultades establecidas en la ley N , de Organización y Atribuciones de la Contraloría General de la República, se efectuó el seguimiento a las observaciones contenidas en el Informe Final N 278, de 2015, sobre auditoría al proceso de admisión año 2014, de la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile, con la finalidad de verificar el cumplimiento de las medidas requeridas por este Órgano de Control. El funcionario que realizó esta fiscalización fue el señor Hugo Miranda Arenas. El proceso de seguimiento consideró el referido Informe Final N 278, de 2015, y la respuesta a dicho documento remitida mediante el oficio DE.EE.DIR. R. N 5490/17218/C.G.R., de Los antecedentes aportados fueron analizados y complementados con las validaciones correspondientes en la entidad, con el objeto de comprobar la pertinencia de las acciones correctivas implementadas, arrojando los resultados que en cada caso se indican. A LA SEÑORITA PATRICIA ARRIAGADA VILLOUTA CONTRALOR GENERAL DE LA REPÚBLICA (5) (RESENTE Contralor b e la República brogante

11 OBSERVACIONES QUE SE SUBSANAN N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO CONCLUSIÓN Se confirmó que para realizar el registro contable del cobro de las El ente auditado manifestó que el Conforme a los antecedentes aportados por la En atención a que se evidenciaron cauciones de permanencia aplicado a los alumnos retirados por Departamento de Administración escuela, fueron reversados los valores por las rectificaciones correspondientes, motivos voluntarios, académicos y de conducta, la entidad utiliza la Financiera del Comando de Personal, cauciones de permanencia que hablan sido la observación se da por subsanada. cuenta contable N de ingreso, y su contracuenta unidad superior y encargada del área registrados incorrectamente, utilizándose N , de ganancia, ambas correspondientes a la Venta financiera de la Escuela de actualmente las cuentas contables de servicios, en circunstancias que el numeral 22 de la Cartilla de Especialidades, modificó y reversó los N y , de procedimientos administrativos contables del sistema de fondos de cobro de las cauciones de deudores presupuestarios y de ingresos, administración financiera integrado, complementario del manual de permanencia, lo que se refleja en los respectivamente, según se expone en los procedimientos administrativos contables del sistema de balances generales. balances generales y estados de resultado de los administración financiera integrado, serie C N 36, dispone que, en el.. meses de agosto y septiembre de 2015, de la caso del devengamiento de derechos financieros por incumplimiento Agregó, que con la regularización de los Unidad de Comando de Personal. de las obligaciones de terceros se utilizará la cuenta contable documentos, el ingreso de los fondos , y por el ingreso de fondos la , ambas acreditados en los balances y la 11-1 denominadas multas y sanciones pecuniarias, modificación procedimientos de la cartilla de contables, el aludido Modificación de los Consultada al respecto, la repartición informó que a raíz de departamento se encuentra ejecutando registros contables modificaciones en la contabilidad educacional que se produjeron en el los registros de acuerdo a las indicaciones de las fianzas hechas periodo 2013, se instruyó que los citados cobros por incumplimiento de este Ente de Control. efectivas de obligaciones pasaran a ser ingresos propios de las escuelas de la Fuerza Aérea de Chile, lo que se consigna en el documento EMG.FA.D.PPTOS. PIJBL. N 2)307!, de 10 de enero de No obstante ello, se comprobó que dicha cartilla de procedimientos no fue actualizada de acuerdo con esta última instrucción, lo que posteriormente fue subsanado con la respuesta al preinforme. 2

12 N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y CONCLUSIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS Falta de antecedentes médicos y dentales que respaldan el proceso de ingreso de alumnos Se comprobó la falta de evaluaciones y exámenes médicos y dentales en los expedientes de respaldo de 12 de los 97 alumnos de la muestra analizada, tal como se expone en el anexo N 1, del Informe Final N 278, de La circunstancia anterior impidió constatar el cumplimiento de lo exigido en la normativa interna, Reglamento para los Servicios de Medicina Preventiva de las Fuerzas Armadas serie E N 13, y Reglamento para la Determinación de la Aptitud Psicofísica y Entrenamiento Fisiológico en la Fuerza Aérea de Chile serie E N 11, y resolución N EE-E 60/2012, de 26 de diciembre de 2012, que aprueba los requisitos de ingreso, y que detallan expresamente aquellos antecedentes relativos a salud que debieron presentar los postulantes. La escuela argumentó que elaboró un procedimiento que regula la administración de antecedentes personales y documentación de postulantes y alumnos, el que se encuentra vigente desde el 31 de agosto de Se corroboró la emisión de la resolución N EE-E N 197/2015/4599, de 31 de agosto de 2015, que aprobó el procedimiento administrativo E.E. N , denominado Manejo de Documentación y Datos Personales de Postulantes y Alumnos de la Escuela de Especialidades, cuya finalidad es garantizar procedimientos objetivos, integrados y estandarizados, en la información de postulación, ingreso, licenciamiento y egreso de alumnos. En atención a las medidas implementadas por la entidad, las observaciones se dan por subsanadas Ausencia de documentos exigidos para postular, en la primera fase de inscripción Se verificó, para un total de 6 alumnos regulares, la falta de antecedentes que respaldan su postulación, tales como concentración de notas de enseñanza media, copia del documento de identidad y llenado del formulario de postulación, según el detalle contenido en el anexo N 2, del referido Informe Final N 278, de 2015, lo que no permitió validar el acatamiento de la normativa interna y de la resolución que aprueba los requisitos de ingreso, actuar que no se encuentra en sintonla con el principio de control jerárquico dispuesto en el artículo 11, de la ley N , Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado. En la respuesta al preinforme, la entidad comprometió la elaboración de un procedimiento administrativo que norme y regule la custodia de los antecedentes de los postulantes y alumnos de la Escuela de Especialidades Asimismo, proporcionó información asociada a 3 de los 6 casos identificados. 3

13 DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA N OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN DE LA OBSERVACIÓN RESPUESTA DEL SERVICIO ANÁLISIS DE LA RESPUESTA Y CONCLUSIÓN VERIFICACIONES REALIZADAS Custodia de documentos no se condice con reglamento interno Se constató que la custodia de los documentos tales como propuesta fianza permanencia y contragarantia de seguros de fianza firmados tanto por los postulantes aceptados, alumnos regulares, y por sus respectivos representantes legales, fiadores y codeudores, no se encuentran resguardados en la Dirección del Plantel Educacional, tal como lo previene el articulo 9 del Reglamento Común de Cauciones para el Personal de las Fuerzas Armadas serie D N 19, aprobado por el DNL N 931, de 2003, y sus modificaciones, sino que tales documentos permanecen en custodia de la compañía aseguradora, MDI Seguros SA., actuar que, además, incumple los principios de control, y de control jerárquico, contenidos en los articulos 3 y 11, de la ley N , ya nombrada. En la respuesta al preinforme, la escuela comunicó que mediante el oficio EE.DPAPL. R N 183/2365, de 7 de mayo de 2015, solicitó a la compañia de seguros que remitiera los antecedentes originales; además, instruyó la elaboración de un procedimiento administrativo que norme y regule la solicitud de custodia de pólizas de fianza por permanencia que deben contratar los alumnos, así como sus cobros en los casos que corresponda. La repartición manifestó que se regularizó el resguardo de las cauciones de permanencia de los alumnos de la escuela, de acuerdo a lo señalado en los articulos 7, 8 y 9 del reglamento serie D N 19 Común de Cauciones de las Fuerzas Armadas, en el sentido de tener en custodia el original y dos copias de la póliza de fianza de permanencia, en los procesos de admisión años 2014 y Agregó, que se elaboró el procedimiento administrativo E.E. N Sobre cauciones de la Escuela de Especialidades, de fecha 31 de agosto de De acuerdo con los antecedentes aportados por la entidad auditada, el corredor de seguros remitió a esa escuela, en el mes de febrero de 2015, 399 pólizas correspondientes a los ingresos de alumnos del año 2015 y 421 asociadas al año Asimismo, en atención a lo observado por este Ente de Control, la escuela solicitó informar al mencionado corredor de seguros sobre la documentación de respaldo que debia mantener en su custodia, sobre lo cual este esgrimió que conforme a los articulos 7, 8 y 9 del citado reglamento común de cauciones, es la póliza de seguros el documento que regula el contrato de seguro y sobre el que existen obligaciones y derechos para cada uno de los intervinientes, las que como se acreditó, fueron remitidas a la Escuela de Especialidades. En otro orden de consideraciones, se comprobó la emisión del aludido procedimiento E.E. N , el que fue aprobado a través de la resolución EE-E N 196/2015/4598, de 31 de agosto de 2015, de la Escuela de Especialidades, dándose por cumplido lo comprometido por el organismo. En consecuencia, se subsana la observación. 4>

14 CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIVISIÓN DE AUDITORÍA ADMINISTRATIVA CONCLUSIONES En mérito de lo expuesto, cabe concluir que la Escuela de Especialidades Sargento 1 Adolfo Menadier Rojas, de la Fuerza Aérea de Chile, realizó las gestiones que permitieron subsanar las observaciones contenidas en el presente informe, dándose por finalizado el proceso de seguimiento al mencionado Informe Final N 278, de Por otra parte, respecto de las observaciones del acápite III, Examen de la materia auditada, numerales 1 y 12, sobre requisitos de ingreso que no se condicen con la normativa interna y alumnos que no cumplen con la estatura, respectivamente, la efectividad de las medidas correctivas enunciadas por la entidad, tal como se señaló en el Informe Final N 278, de 2015, será verificada en futuras fiscalizaciones que realice este Organismo de Control. Finalmente, el procedimiento disciplinario instruido por esa escuela mediante la resolución R N E-(P) 134/2015/1 627/6516, de 2015, del Comando de Personal de la Fuerza Aérea de Chile, para las observaciones contenidas en el referido acápite III, numerales 1, 4, 5, 8, 9, 11 y 12, sobre requisitos de ingreso que no se condicen con la normativa interna; ausencia de documentos que respaldan el proceso de postulación; demora en la ejecución del proceso de entrevistas personales en las zonas norte y sur del país; falta de antecedentes médicos y dentales que respaldan el proceso de ingreso de alumnos; ausencia de documentos exigidos para postular en la primera fase de inscripción; falta de oportunidad en la emisión de las resoluciones de baja, que afecta la cobranza de las cauciones de permanencia; y alumnos que no cumplen con los requisitos de estatura, respectivamente, a octubre de 2015, se encuentra en proceso. Reiterándose lo instruido en el aludido Informe Final N 278, de 2015, en cuanto a la remisión de todos los antecedentes del mismo, para su revisión y análisis, en cuanto sea afinado, en conformidad a lo dispuesto en el numeral 13 de la resolución N 1.600, de 2008, de esta procedencia, que Fija Normas sobre Exención del Trámite de Toma de Razón. Transcríbase al señor Ministro de Defensa Nacional y al Auditor Ministerial de esa cartera de Estado, al Comandante en Jefe de la Fuerza Aérea de Chile, al Director y al Auditor Interno del Comando de Personal de la Fuerza Aérea de Chile, al Jefe de la División de Educación de la Fuerza Aérea de Chile, al Director de la Escuela de Especialidades de la Fuerza Aérea de Chile y a la Unidad Técnica de Control Externo de la División de Auditoría Administrativa de esta Contraloría General. II SL ~ 5 ROSA MORPLES CAM.S Jete Unidad de SeguirnieMo DWisión de NjdItortB MminIsttabVa

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