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1 Invertir Innovar Transformarse INSTRUCTIVO GESTION DE GIROS Y TRANSFERENCIAS Pensar en grande, empezar en pequeño, crecer rápido

2 REPÚBLICA DEL ECUADOR MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZAS PROYECTO DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA DEL SECTOR PÚBLICO BIRF 7110-EC INSTRUCTIVO GESTION DE GIROS Y TRANSFERENCIAS RUP-DS-048

3 GESTION DE GIROS Y TRANSFERENCIAS RUP-DS-048 No está permitida la reproducción total o parcial de esta obra ni su tratamiento o transmisión electrónica o mecánica, incluida fotocopia, grabado u otra forma de almacenamiento y recuperación de información, sin autorización escrita del Ministerio de Economía y Finanzas. DERECHOS RESERVADOS Copyright 2007 primera edición SIGEF y logotipo SIGEF son marcas registradas Documento propiedad de: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público (SIGEF). Ministerio de Economía y Finanzas. República del Ecuador. Edición: Fabian Samaniego Cubierta: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Composición y diagramación: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Estructuración: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Coordinación General: Componente: Autor: Diego Rueda SFOL Fabián Samaniego Primera Actualización: Paola C. Romero L. Fabián Samaniego Fecha: 28/05/2010 Impreso por: Proyecto de Administración Financiera del Sector Público Primera Actualización: Viviana Tamayo Torres Fabián Samaniego Fecha: 10/01/2011 Impreso por: Ministerio de Finanzas Segunda Actualización: Diana Morales Alarcón Rocío Salazar Fecha: 23/07/2012 Impreso por: Ministerio de Finanzas

4 ÍNDICE DE CONTENIDO 1. GESTIÓN DE GIROS Y TRANSFERENCIAS Solicitud de Pago Solicitud de pago Gestión de Giros y Transferencias Gestión de pago a beneficiarios Por institución Selección y priorización Gestión de pagos Contables Por institución Selección y priorización Gestión de pagos a Acreedores Pagos a Acreedores Pagos a Sri Determinación de la cuenta pagadora Operaciones de pago con transferencias Generar transferencia y anular pago Operaciones con transferencias BCE Descargar archivo Transferencias BCE Seguimiento Transferencias Reportes Gestión de Giros y Transferencias: Cuenta pagadora Única Determinar la Cuenta Pagadora única Gestión de pagos a Beneficiarios Manejo de Rechazos Consulta Rechazos (Tesorería de la Nación) Cargar Archivo Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante el SPI Procesamiento Rechazos que no deben ser pagados Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante OTL Reversar solicitudes de pago Pagos al Exterior Autorizar Pago Asignar No de oficio de la Tesorería de la Nación Confirmación de pagos al Exterior Reportes Reportes CURs por pagar CUR s por pagar CUR s devengados pendientes por pagar CUR s contables pendientes por pagar Resumen Acreedores por Pagar... 70

5 RESUMEN Este instructivo pretende mostrar la manera de utilizar las opciones implementadas en el módulo de Gestión de Giros y Transferencias que forma parte del subsistema de tesorería y que permitirá que la Subsecretaría de Tesorería de la Nación y cualquier otra institución del Sector Público que utilice el módulo de Tesorería pueda registra los pagos y enviar las órdenes de transferencias al BCE. Dentro del manual se explica el proceso para registrar los tres tipos de pagos que el sistema contempla: Beneficiarios Contables Acreedores Cada tipo de pago tiene su propia opción de registro y, tanto para los pagos a beneficiarios como para los pagos contables, se ha considerado una opción de pago masivo que permitirá en una sola operación procesar muchas solicitudes de pago. Las opciones para la generación de la información al BCE se operativizan sobre la base de pagos previamente registrados y los formatos obtenidos responde a las especificaciones técnicas emitidas por el BCE. 5

6 CAPITULO 1 1. GESTIÓN DE GIROS Y TRANSFERENCIAS 1.1. Solicitud de Pago Solicitud de pago Para realizar la solicitud de pagos, el Sistema e-sigef tiene dos tipos de pagos, los que tienen afectación presupuestaria y los que pagos que son contables, es decir sin afectación presupuestaria. Estos dos tipos de pagos se los realizan por diferentes rutas como se muestra a continuación: Pago de un CUR Presupuestario, el funcionario responsable de solicitar los pagos debe ingresar por la siguiente ruta: EJECUCION DE GASTOS/ REGISTRO DE EJECUCION/ AUTORIZAR PAGO. Pago de un CUR Contable, el funcionario responsable de solicitar los pagos debe ingresar por la siguiente ruta: CONTABILIDAD/REGISTRO CONTABLE/AUTORIZAR PAGO. Dependiendo de la opción escogida en la que se va a solicitar el pago, el sistema muestra una 6

7 pantalla en donde se despliegan todos los CUR que aún no están solicitados el pago, como se puede observar: En esta pantalla se selecciona el o los CUR s que serán autorizados su pago. El sistema le permite seleccionar los pagos en forma individual o todos los CUR s en forma masiva. Si existen beneficiarios con categoría ESPECIAL es importante considerar que se tiene la opción VARIAS CUENTAS, como se muestran en la pantalla anterior, donde podemos seleccionar la cuenta del beneficiario a la cual se desea que se le acredite y con la cual se va a autorizar el pago. Entonces para el caso del ejemplo expuesto arriba, tenemos dos cuentas que se despliegan el momento de hacer clic en VARIAS CUENTAS : Seleccionamos una cuenta, la misma que nos aparece en la pantalla así: 7

8 Y se procede a autorizar el pago con el botón:. Una vez que ha presionado el botón para autorizar el pago, se iniciará el proceso de autenticación biométrica, para lo cual el sistema le mostrará la siguiente pantalla: En el momento que se muestre esta pantalla, el funcionario deberá colocar el dedo en el lector biométrico entregado durante el proceso de registro de sus huellas. Cuando el lector lea la huella la pantalla se verá como se muestra a continuación. A continuación el sistema de autenticación biométrica realiza la validación con la huella digital registrada, si coincide se procede con la autorización de él o los pagos emitiendo el siguiente mensaje. 8

9 Cuando la huella digital no coincide con la huella registrada, el sistema le emite el siguiente mensaje: El lector posee un tiempo de espera de 15 segundos para que se registre la huella digital, si en este tiempo no se ha registrado la huella en el lector, el sistema emitirá el siguiente mensaje y los CUR s seleccionado automáticamente se desmarcarán. La opción disponible en esta pantalla es: 9

10 Consultar todos los registros pendientes 1.2. Gestión de Giros y Transferencias El módulo de Gestión de Giros y Transferencias, es parte del subsistema de Tesorería como se ve en la figura a continuación: El módulo contempla las siguientes opciones: Grupos Institucionales, Pagos a Beneficiarios, Pagos Contables, Pagos a Acreedores, Pagos a Acreedores (Deducciones), Pago Proveedores Servicios Básicos, Operaciones de Pago con Transferencias, Reversar solicitud de Pagos, Validación de Firma Electrónica y Reportes Gestión de pago a beneficiarios Los pagos a beneficiarios son aquellos que se originan de la ejecución de los presupuestos institucionales. Dentro del sistema están habilitados dos opciones: Por Institución y Selección y Priorización de Pagos Por institución Ruta de Acceso Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Gestión de Pago a Beneficiarios En esta opción el usuario del subsistema de tesorería para realizar el pago en primer lugar debe seleccionar la institución que lo solicitó. De esta manera el sistema mostrará todas las 10

11 solicitudes de pago que en ese momento se encuentran pendientes como se muestra a continuación: Las opciones disponibles en esta pantalla son: Consultar Pagos realizados sobre el CUR Pago Parcial, por fuente de financiamiento Pago Total, se realiza un solo el pago por todo el monto SOLICITADO aunque estén involucradas varias fuentes de financiamiento Consultar todos los registros pendientes Consulta de pagos realizados Para consultar los pagos realizados sobre un CUR, se debe seleccionar el CUR que se desea consultar y presiona el botón Consultar pagos. Si existen pagos realizados sobre ese CUR se deberá observar la siguiente información: Primero.- el visto debe constar en PT, esto indica que ya se han realizado pagos sobre ese CUR específico: 11

12 Segundo.- damos clic en el botón y aparece la siguiente pantalla:, para consultar los pagos efectuados sobre ese CUR Un mismo CUR puede tenar varios pagos realizados, esto se dará cuando se hayan realizados pagos parciales o cuando se haya anulado un pago total realizado, como se puede ver en la figura a continuación: Pago Parcial Se puede realizar un pago parcial, cuando el CUR que se solicita el pago contiene partidas con varias fuentes de financiamiento. En esos casos para realizar el pago se debe ingresar la siguiente información: Forma de pago, fuente, cuenta origen, banco donde tiene la cuenta el beneficiario, cuenta destino. Una vez completada esta información el usuario debe presionar el icono de pago parcial, como se muestra en la figura a continuación: 12

13 Si el beneficiario tiene solo una cuenta APROBADA en el sistema, los campos Banco y Cuenta destino se asignarán automáticamente. Si el CUR solo incluye partidas de una fuente, el pago parcial se convierte en total. Pago Total El pago total generará un pago por la totalidad del monto solicitado sin importar las fuentes de financiamiento incluidas en el CUR. En la pantalla de pago Total, el sistema mostrará las fuentes incluidas en el CUR, la cuenta bancaria asociada por defecto a esa fuente (cada fuente tiene asociada por defecto una cuenta monetaria, sin descartar la posibilidad de seleccionar otra cuenta monetaria con la que se deba pagar) y los montos que se deben pagar por cada fuente. El usuario, además tiene que seleccionar: la forma de pago, el banco donde tiene la 13

14 cuenta el beneficiario, la cuenta destino. El proceso concluye cuando se confirma nuevamente con el icono de pago total, como se muestra en la figura a continuación: Selección y priorización Esta opción permite procesar los pagos seleccionados bajo los siguientes criterios de selección: Sector Sectorial Transferencia Geográfico Institucional Tipo de Documento Grupo ERT Grupo Gasto Monto de Cur De acuerdo a los criterios seleccionados, el sistema buscará las solicitudes de pago que empaten con esos criterios presionando el botón que se indica en la figura anterior. El resultado de la búsqueda, se mostrará en el siguiente formato: 14

15 El usuario puede seleccionar todos los pagos (un máximo hasta 50) o escoger los que necesite pagar de acuerdo a la disponibilidad de la caja y las disposiciones dadas en la programación de caja. Para confirmar los pagos, se presionará el botón indicado en la figura a continuación: 1.4. Gestión de pagos Contables Las solicitudes de pago contable son aquellas que se generan de los movimientos no presupuestarios como son: anticipos a proveedores, anticipos a contratistas, anticipos a remuneraciones tipo A y tipo B y ajustes y reclasificaciones Por institución Esta opción no permita realizar pagos contables CUR por CUR dentro de la cada una de las entidades contabilizadoras definidas como tal dentro del sistema Ruta de acceso: Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Pagos Contable Por Institución Al seleccionar esta opción, se desplegará la pantalla para que el usuario seleccione la entidad contabilizadora del sistema (que normalmente será una sola). A continuación se presentará un listado con las solicitudes de pago realizadas por las instituciones, como se muestra en la 15

16 siguiente pantalla: Las opciones disponibles en esta pantalla son: Consultar Pagos efectuados sobre el CUR Pago Total, se realiza un solo el pago por todo el monto SOLICITADO aunque estén involucradas varias fuentes de financiamiento Consultar todos los registros pendientes Pagos Efectuados La opción de pagos efectuados funciona de igual manera a la disponible en pagos a beneficiarios. Pago Total El pago total, es la única opción habilitada para las solicitudes de pago originadas en el CUR contable. Para realizar el pago total, se debe ingresar la forma de pago, el banco y la cuenta destino, con las mismas consideraciones del pago a beneficiarios. A continuación se muestra la pantalla de pago total contable: 16

17 1.4.2 Selección y priorización Esta opción permite procesar los pagos seleccionados bajo los siguientes criterios de selección: Sector Sectorial Geográfico Institucional Clase de Registro De acuerdo a los criterios seleccionados, el sistema buscará las solicitudes de pago que empaten con esos criterios presionando el botón que se indica en la figura anterior. El resultado de la búsqueda, se mostrará en el siguiente formato: 17

18 El usuario puede seleccionar todos los pagos (un máximo hasta 50) o escoger los que necesite pagar de acuerdo a la disponibilidad de la caja y las disposiciones dadas en la programación de caja. Para confirmar los pagos, se presionará el botón indicado en la figura a continuación: 1.5. Gestión de pagos a Acreedores Las solicitudes de pago a acreedores son aquellas que se generan cuando en un CUR de Gasto (beneficiarios) o en CUR contable se registran las retenciones que las normas legales vigentes en el país determinan que se deben realizar sobre ciertas obligaciones de pago. Estos valores en el sistema se van acumulando por unidad ejecutora y se pagarán de acuerdo a lo que determinen las leyes o la programación de caja de la Tesorería de la Nación Pagos a Acreedores Desde esta opción se pueden procesar los pagos pendientes a acreedores (terceros) excepto de aquellos conceptos cuyo beneficiario sea el SRI, para los cuales existen una opción especifica que se muestra en el punto Ruta de acceso: 18

19 Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Pago a Acreedores Pago a Acreedores (Deducciones) Cuando se selecciona esta opción, se podrá observar los valores acumulados por pagar por cada concepto de retención, como se muestra en la figura a continuación: Las opciones disponibles desde esta pantalla son: Consultar Pagos efectuados de la retención Siguiente Nivel Consultar todos los registros pendientes Pagos Efectuados La opción de pagos efectuados funciona de igual manera a la disponible en pagos a beneficiarios y la página que se despliega es la siguiente: Siguiente Nivel 19

20 Esta opción permite observar todos los montos por unidad ejecutora seleccionada que se encuentran pendientes de pagar para la retención seleccionada. Desde la pantalla que se muestra al seleccionar esta opción, se puede realizar el pago, seleccionando el banco y la cuenta del beneficiario de la retención: Además se ha incluido una nueva sub-pantalla, en la pantalla de Pagos a Acreedores-Pago Total, donde se debe seleccionar la fuente, el mes del cual se quiere hacer el pago, el tipo de nómina, para acreedores de la nómina y en los casilleros tanto de entidad, como de unidad ejecutora se debe ingresar los datos respectivos en un rango desde que entidad y unidad ejecutora hasta que entidad y unidad ejecutora se requiere observar los pagos pendientes para posteriormente realizar dichos pagos. Luego que el sistema busca esos pagos pendientes se despliega la lista como se muestra a continuación: Seleccionamos los pagos se desea realizar y se procede con el pago; cuando el pago se ha 20

21 realizado sin ningún problema se observa el siguiente mensaje de acuerdo al número de pagos seleccionados: Lo que significa que todas las entidades seleccionadas han sido pagadas sin inconvenientes Pagos a Sri Dentro de las opciones de pagos a acreedores encontramos la opción específica para realizar los pagos al SRI, que corresponden a las retenciones realizadas por concepto de retención en la fuente del Impuesto a la Renta a la Renta y por concepto de IVA cobrado en ventas. La utilización de esta opción se basa en el archivo que diariamente remite el SRI a la Tesorería de la Nación con el detalle de declaraciones elaboradas por las entidades que utilizan el esigef. Ruta de acceso: Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Pago a Acreedores Pagos SRI Al ingresar a esta opción el sistema muestra el listado de entidades tesorería registradas en el sistema, de la siguiente manera: Una vez que se selecciona la entidad tesorería, el sistema mostrará la siguiente pantalla, que lista las declaraciones cargadas al sistema procesadas y no procesadas. Las opciones disponibles desde esta pantalla son: Cargar archivo de declaraciones SRI 21

22 Pagar declaraciones cargadas Consultar todos los registros Cargar archivo de declaraciones SRI Esta opción permite cargar al sistema el archivo que todos los días remite el SRI con el detalle de las declaraciones efectuadas por las entidades dentro de cada entidad tesorería, el archivo debe estar en formato csv, delimitado por comas, ; y debe contener las siguiente columnas: Campo Tipo NUMERO RUC Carácter (13) RAZON SOCIAL Carácter (200) VALOR DEBITO Numérico (20,2) ADHESIVO Carácter (20) MES FISCAL Carácter (2) AÑO FISCAL Carácter (4) CUENTA ACTUAL Numérico (8) BANCO Carácter (10) CUENTA ANTERIOR Numérico (8) FORMULARIO Carácter (10) CONCEPTO QUE AFECTA Carácter (20) El archivo con el formato requerido se puede obtener directamente del archivo Excel que envía el SRI, eliminado las filas correspondientes a títulos y totales; y utilizando la opción guardar como, que se muestra a continuación: En la pantalla que se muestra a continuación se carga el archivo obtenido en el paso anterior, como se indica en la figura a continuación: 22

23 Si el archivo cumple con la estructura solicitada, se cargan al sistema todas las declaraciones, en estado no pagado y a continuación se puede consultar los registros cargados utilizando como filtro el nombre del archivo como se muestra a continuación: Al aplicar el filtro el sistema mostrará todas las declaraciones incluidas en el archivo que se cargo, como se muestra en el grafico a continuación Nota: Al momento de cargar, el sistema validará que todas las declaraciones correspondan a entidades pertenezcan al sector del cual se está realizando el pago: Gobierno Central o descentralizadas. Las declaraciones que no cumplan con esta validación serán omitidas Pagar declaraciones cargadas Para proceder con el pago de las declaraciones cargadas al sistema en el paso anterior, se debe ingresar a la opción Pagar declaraciones, seleccionando previamente uno de los registros que se muestran en la pantalla anterior: 23

24 Dentro de esta pantalla el usuario debe seleccionar la cuenta desde la cual va a realizar el pago dependiendo del tipo de declaración y si se trata del una declaración del ejercicio actual o de ejercicios anteriores. Por cuestión de regularización de pagos realizados, para el caso de declaraciones de retenciones del IR se puede seleccionar la opción para pagar de una sola cuenta o de acuerdo a la fuente de financiamiento de la deducción en el CUR de gasto. Para el caso de IVA el pago debería hacerse de la cuenta de la CCU de autogestión del sector correspondiente y en el caso de declaraciones de ejercicios anteriores, debería hacerse el pago de la cuenta de pasivo circulante. Una vez procesadas las declaraciones el sistema mostrará un resumen de los pagos y transferencias generadas como se muestra a continuación. Para cada una de estas transferencias se deberá generar el archivo correspondiente para ser enviado al BCE Determinación de la cuenta pagadora. La cuenta pagadora, se determina sobre la base de la fuente de financiamiento que originó el pago sea a beneficiarios o contables o acreedores. Existe una sola cuenta pagadora asociada a una fuente, a pesar de esto cuando existen algunas cuentas, el sistema da la opción de seleccionar en el detalle de fuentes por pagar la cuenta con la que se debe hacer el pago en el 24

25 caso que no sea la que aparece por defecto. Para seleccionar la cuenta pagadora se hará clic en el icono a continuación: Seleccionar Cuenta Cuenta por defecto para la fuente recursos fiscales (así cada fuente tiene una cuenta por defecto) Del listado de cuentas asociadas a la fuente, el usuario deberá seleccionar una y confirmar la selección presionando el botón que se muestra a continuación: Actualizar Cuenta 1.7. Operaciones de pago con transferencias Las opciones incluidas dentro del submenú Operaciones de pago con transferencias sirven para agrupar los pagos realizados en transferencias y generar los archivos que se remitirán al BCE para que proceda con las acreditaciones en las cuentas de los beneficiarios finales de los pagos. A continuación se explica la utilización de cada una de las opciones existentes Generar transferencia y anular pago Sobre la base de los pagos realizados desde las opciones de Gestión de pagos a beneficiarios, 25

26 contables o acreedores, el responsable de la Tesorería generará una transferencia que podrá incluir uno o más pagos. Los pagos que se podrán incluir dentro de una misma transferencia deben incluir dos condiciones: 1. La cuenta pagadora debe ser la misma para todos los pagos. 2. Las cuentas destino de todos los pagos debe estar aperturadas en un Banco Privado (SPI) o en el Banco Central del Ecuador (OTL). Desde esta opción, se podrá anular un pago en caso de ser necesario para corregir algún error detectado al momento de generar la transferencia: Anular el pago Ruta de acceso: Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Operaciones de Pago con Transferencias Generar Transferencia y Anular Pago Al ejecutar esta opción, el sistema mostrará en resumen los montos de los pagos realizados y que aún no se han incluido en ninguna transferencias, agrupados por cuenta pagadora y tipo de envío, separando aquellos que correspondan a beneficiarios, acreedores y contables. Pago Beneficiarios Pago Acreedores Pago Contable Pago con Error Las opciones disponibles desde esta pantalla son: 26

27 Pagos a Beneficiarios Pagos a Acreedores Pagos Contables Pagos con error Consultar todos los registros Pagos a beneficiarios Cuando se selecciona ésta opción el sistema muestra todos los pagos creados, que aún no se han incluido en ninguna transferencia, que tiene como cuenta origen la misma cuenta pagadora seleccionada del listado anterior, Se presiona en el botón pago a beneficiarios, acreedores o contables dependiendo del caso y luego se debe proceder a filtrar ya que en la pantalla en un inicio no sale ningún dato, se puede filtrar como se observa: La pantalla que se muestra será similar a la siguiente: Entonces se despliega la siguiente pantalla: Desde esta pantalla se tiene disponibles las siguientes opciones Consulta 27

28 Generar Transferencia Anular Pago Nivel anterior Consultar todos los registros pendientes Consulta La opción de consulta permite ver todos los datos del pago, incluido la institución que lo solicitó, el número de CUR, la clase de registro que origino el pago, la cuenta pagadora, la fecha en la que fue creado y otros datos adicionales que faciliten la identificación del pago que se va a incluir en la transferencias. Al presionar el botón de consulta, nos sale el siguiente mensaje: Al presionar en aceptar se observa la siguiente pantalla: Generar Transferencia 28

29 Desde esta opción se genera la transferencia que luego será enviada al BCE. Todos los pagos seleccionados se incluirán dentro de la misma transferencia, pudiendo el usuario seleccionar los pagos utilizando los filtros disponibles en esta pantalla o seleccionar todos (se pueden incluir hasta 5000 pagos en la misma transferencia), presionado la casilla de verificación de la barra de Se filtra utilizando las títulos, como se muestra en la figura: opciones presentadas. Al generar la transferencia nos sale el siguiente mensaje: Si el pago fue anulado o ya tiene asignado un número de transferencia, presenta el siguiente mensaje: Pero si la transferencia se generó sin ningún inconveniente, tenemos el siguiente mensaje, 29

30 donde detalla el número de transferencia que se generó: Anular Pago Desde esta pantalla, se puede anular un pago que por alguna circunstancia requiera ser corregido. Para ejecutar esta opción se debe seleccionar uno de los pagos disponibles en esta pantalla y presionar el botón correspondiente. Al anular el pago tenemos el siguiente mensaje para confirmar la acción: Al ser anulado el pago tenemos: Este pago como fue anulado ya no podrá incluirse en alguna transferencia. Las mismas opciones explicadas, se utilizan para el caso de pagos a Acreedores y pagos contables, a pesar que las pantallas parezcan diferentes, el mecanismo es el mismo. Pagos con Error Desde esta opción se puede consultar los pagos que al momento de ser incluidos en una transferencia presentaron errores. El usuario deberá seleccionar la cuenta monetaria y dar clic en el botón Pagos con error. 30

31 El sistema muestra la siguiente pantalla: En esta pantalla el sistema muestra la información de los pagos que tengan problemas sean estos: de beneficiarios, contables y acreedores que se hayan identificado en la opción de validación del proceso de generación de transferencias. Esta pantalla muestra la siguiente funcionalidad: Desmarcar Anular y desolicitar Nivel anterior Consultar todos los registros El botón desmarcar.- se utilizará para retirar la marca de error del pago siempre y cuando se haya solucionado el problema presentado. Al utilizar esta opción el pago procesado podrá ser incluido en una nueva transferencia. 31

32 Anular y desolicitar:- Si el error persiste se utilizará la opción anular y desolicitar un pago, para que este sea arreglado por la entidad Operaciones con transferencias BCE A partir de las transferencias generadas en la opción anterior, se generará el número de la transferencia para el BCE. Cada transferencia se relacionará con un número de transferencia para el BCE. Ruta de acceso: Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Operaciones de Pago con Transferencias Operaciones con transferencias Al ejecutar esta opción, el sistema mostrará en resumen los montos incorporados a transferencias que aún no se ha generado el archivo para enviar al BCE, agrupados por cuenta pagadora y tipo de envío y separando los que correspondan a beneficiarios, acreedores y contables. Y se observa la siguiente pantalla, donde debemos seleccionar la cuenta pagadora: Las opciones disponibles desde esta pantalla son: Pagos a beneficiarios Pagos a acreedores Pagos contables Consultar todos los registros pendientes Pagos a beneficiarios Cuando se selecciona está opción el sistema muestra todos las transferencias creadas, a las que aún no se ha asignado un número de transferencias para el BCE, que tiene como cuenta origen la misma cuenta pagadora selecciona del listado anterior. La pantalla que se muestra será similar a la siguiente: 32

33 Desde esta pantalla se tiene disponibles las siguientes opciones Anular Transferencia Entregar Nivel anterior Regresar a vista previa Consultar todos los registros pendientes Anular Transferencia Si se selecciona esta opción, la transferencia se anula y en consecuencia todos los pagos incluidos dentro de la transferencia se Anulan (ver anulación de pagos), lo que significa que el usuario para enviar dichos pagos al BCE deberá volverlos a procesar e incluirlos dentro de una nueva transferencia. Enviar Al seleccionar esta opción, se generará el número con el que se enviará la transferencia al BCE. Este número servirá para identificar los pagos que pudieran ser rechazados al momento de procesarlos en el BCE. Las opciones disponibles en esta pantalla son: 33

34 Entregar Validar operación Retirar pagos con error Salir El usuario deberá primero dar clin en VALIDAR OPERACIÓN, y el sistema en forma automática verificará que los pagos que se incluyan en la transferencia no presenten inconvenientes. Cuando los pagos inlcuidos en la transferencia no tienen problemas el sistema mostrará el siguiente mensaje: Posteriormente el usuario deberá dar clic en Entregar y el sistema emite el siguiente mensaje: Cuando algunos pagos tienen problemas el sistema mostrará el siguiente mensaje: 34

35 Los errores que el sistema verifica son los siguientes: 1. El Banco asociado a la cuenta bancaria del beneficiario tenga asignado código SPI. (Catálogo de Bancos). 2. El Banco asociado a la cuenta bancaria del beneficiario no este marcado como restrictivo. 3. Si la cuenta del beneficiario esta asociada al Banco Central el beneficiario no debe una institución financiera. (Catálogo Beneficiarios, tipo de beneficiario igual a Institución Financiera) excepto cuando se trata de la entidad Programa de Protección Social. 4. El número de pagos no debe superar los mil registros incluidos los detalles de nómina y anticipos. El usuario deberá dar clic en el botón Retirar Pagos con error y el sistema muestra la siguiente pantalla: El usuario deberá dar clic en aceptar y deberá continuar con el proceso de entregar y el sistema emite el siguiente mensaje: Luego salimos presionando el botón: Las mismas opciones explicadas, se utilizan para generar transferencia a Acreedores y pagos contables. El archivo generado, se almacena en el servidor Descargar archivo Transferencias BCE Esta opción permite que el usuario descargue el archivo a la máquina local y pueda posteriormente ser enviado al BCE a través de la página web 35

36 Para descargar el archivo, se debe presionar el Mouse sobre el enlace con el nombre del archivo como se muestra a continuación Al ejecutar esta acción el usuario deberá señalar la carpeta en donde se va a grabar el archivo Seguimiento Transferencias Desde esta opción se puede verificar el estado de una transferencia y los pagos incluidos dentro de la misma. También permite en casos en los cuales la transferencia no pudo ser cargada en el sistema del BCE, cambiar de estado la transferencia, eliminar los pagos que causen problemas en el BCE y volver a enviar la transferencia. Ruta de acceso: Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Operaciones de Pago con Transferencias Seguimiento Transferencias Al ejecutar esta opción, el usuario debe seleccionar la entidad tesorería a la que tiene acceso, a continuación el sistema presenta una pantalla como se muestra a continuación: 36

37 En esta pantalla el usuario puede utilizar los filtros para ver las transferencias que desea modificar, como se indica a continuación Una vez seleccionada la transferencia con utiliza el botón para cambiar el estado de la transferencia de ENTREGADO a ASIGNADO, siempre y cuando el estado de la transferencia sea ENTREGADO y no tenga confirmación del BCE como se puede observar en la figura a continuación. Importante: Se debe considerar que una transferencia puede aparecer como no confirmada y sin embargo ya haberse enviado al BCE, en vista que las confirmaciones tiene un retraso de 24 horas para el caso de transferencias con envío OTL y 48 para transferencias con envío SPI. El usuario que utilice está opción debe estar seguro que la transferencias no se pudo enviar el BCE Una vez que la transferencia se encuentra en estado ASIGNADO, se puede seleccionar el botón 37

38 baja nivel y buscar el pago o los pagos que presenta problemas al momento de cargar el archivo en el BCE y se procede a retirarlos de la transferencia como se muestra a continuación: Los pagos seleccionados pasan a estado CREADO y ya no se incluyen en la transferencia seleccionada, quedando en ese momento a criterio del usuario si debe anular el pago para regresarlo a la entidad o volver a incluirlo en otra transferencia Reportes Imprimir pago de transferencias: en esta pantalla podemos filtrar lo que necesitemos encontrar en el reporte, la pantalla es la siguiente: 38

39 En un primer filtro tenemos 4 opciones: cuenta monetaria, estado, número de cheque Transf. y número de CUR. Seleccionamos lo que se desea filtrar y agregamos, así podemos adicionar varias opciones de filtro, como se muestra a continuación: En un segundo filtro tenemos que seleccionar la fecha de inicio y la fecha de fin, estos datos son un rango en el cual se encontrará lo solicitado en el primer filtro Gestión de Giros y Transferencias: Cuenta pagadora Única A partir del ejercicio 2009, se podrá utilizar nuevas opciones de pago, que aplican el concepto de Cuenta Pagadora Única, el cual garantiza que cada CUR genere un solo pago, sin importar cuantas fuentes de financiamiento estén incluidas en el CUR. El pago total que recibirá el beneficiario será de la cuenta pagadora que la entidad tesorería tenga parametrizada en el sistema Determinar la Cuenta Pagadora única Cada entidad tesorería que utilice el esquema de pagos de Cuenta Pagadora Única, deberá tener parametrizada en el sistema una solo cuenta como Pagadora, para verificar esto, se debe ingresar a la opción Cuentas Tesorería y mediante un filtro ubicar la cuenta que tenga el campo Pagadora igual a Si, tal como se indica en la figura siguiente: 39

40 El momento que se aplique el filtro, deberá aparece un único registro en la pantalla, tal como se indica a continuación: Si aparece más de un registro o no existe ninguno, no se podrán utilizar las opciones de cuenta pagadora única. Dentro del menú de Cuenta pagadora única, se encuentran implementadas las mismas opciones que tenía el esquema anterior de Gestión de Giros y Transferencias, que incluye: Pagos a Beneficiarios Pagos contables Pagos a Acreedores Operaciones de pago con Transferencias Gestión de pagos a Beneficiarios Dentro de la Gestión de pagos a beneficiarios, se mantiene las dos opciones Pago por Institución y Selección y Priorización 40

41 Por institución Ruta de Acceso Tesorería Gestión de Giros y Transferencias Cuenta Pagadora Única Pago a Beneficiarios Por Institución Esta opción dentro del esquema de Cuenta pagadora Única se mantiene para poder consulta los pagos hechos realizados sobre un CUR y de ser necesario anular el pago, siempre y cuando este haya sido entregado al BCE. Cuando se ingresa a esta pantalla, se verá la siguiente pantalla Las opciones disponibles en esta pantalla son: Consultar Pagos realizados sobre el CUR Consultar todos los registros pendientes Consulta de pagos realizados Para consultar los pagos realizados sobre un CUR, se debe seleccionar el CUR que se desea consultar, si el CUR aparece en pantalla con el visto en la columna PT, significa que el CUR ya está pagado y se puede consultar los pagos realizados, como se indica en la figura siguiente: 41

42 A continuación, damos clic en el botón CUR y aparece la siguiente pantalla:, para consultar los pagos efectuados sobre ese En el esquema de Cuenta Pagadora Única cada CUR solo podrá tener un pago realizado, a menos que tenga pagos Anulados en cuyo caso en la pantalla se podrán observar más de un registro, como se muestra a continuación: 42

43 1.9. Manejo de Rechazos Las opciones para el procesamiento de los archivos de respuesta que envía el BCE están habilitadas únicamente para los usuarios que manejan el subsistema de tesorería, y permite cargar los archivos del BCE y consultar el estado de los pagos, donde se incluyen los pagos rechazados. Una vez enviada la transferencia al BCE, se genera el archivo que debe ser cargado en la página del BCE, posteriormente el BCE remite la información de respuesta en 48 horas, sobre las transferencias que se le ha enviado, los códigos de respuesta están categorizados desde el número 1 hasta el 26, como se puede observar a continuación: Para transferencias cuyo tipo de envío sea SPI el BCE reporta los siguientes códigos de rechazo: 1 ACREDITADA 2 RECHAZADA CUENTA CERRADA 3 RECHAZADA CUENTA NO EXISTE 4 RECHAZADA CUENTA BLOQUEADA 5 RECHAZADA ORDEN DEL BENEFICIARIO 6 RECH. POR NO CONFIRMACION(USO BCE) 7 CUENTA INACTIVA 8 ARCHIVO SIN BENEFICIARIO 9 BENEFICIARIO NO CORRESPONDE 10 CUENTAS NO AUTORIZADAS (USO BCE) 11 DUPLICADO 12 OCI DEBITADA (SERVICIO DE COBROS) 13 OCI INSUFICIENCIA DE FONDOS (COBROS) 14 OCI SIN AUTORIZACION DE DEBITO (COBROS) 15 CREDITO NO AUTORIZADO 16 NUMERO DE CEDULA O RUC NO CORRESPONDE 17 ORDENANTE OBSERVADO EN LISTAS BCO. RECEPTOR (REMESAS) 18 ORDENANTE OBSERVADO EN LISTAS CONSEP (REMESAS) 19 ORDENANTE OBSERVADO EN LISTAS INTERNACIONALES (REMESAS) 20 BENEFICIARIO OBSERVADO EN LISTAS BCO. RECEPTOR (REMESAS) 21 BENEFICIARIO OBSERVADO EN LISTAS CONSEP (REMESAS) 22 BENEFICIARIO OBSERVADO EN LISTAS INTERNACIONALES (REMESAS) 23 EXCEDE MONTO PERMITIDO CAIXA (USO BCE) 24 VALOR INCORRECTO 25 TIPO DE CUENTA NO CORRESPONDE 26 BCE NO PROCESADO ERROR CODIGO DE MONEDA Además hay que considerar también los códigos que corresponden a las transferencias OTL, 43

44 como son: RCH AFE rechazado acreditado Importante: A partir del 24 de Noviembre entró en funcionamiento el manejo de rechazos como Fondos de terceros, anteriormente el procesamiento de rechazos implicaba la anulación de pagos y un nuevo pago sobre el mismo CUR una vez que se haya corregido la cuenta. Con el nuevo manejo de rechazos, estos se procesaran automáticamente al momento de cargar el archivo y la institución podrá ver los rechazos y solicitar su pago luego de realizar la reclasificación contable del valor rechazado Para cargar los archivos de respuesta con la información del BCE, se debe acceder a la siguiente opción: Consulta Rechazos (Tesorería de la Nación) Esta opción esta disponible para los funcionarios de la Tesorería de la Nación, no esta disponible para los usuarios de las entidades o unidades ejecutoras. En esta opción se puede consultar el estado de cualquier pago enviado al BCE haya sido confirmado o rechazado. 44

45 Al ejecutar esta opción se despliega la siguiente pantalla: Para ubicar una transferencia enviada al BCE cuya respuesta ya ha sido cargada al sistema, podemos filtrar, con el nombre del archivo, el tipo de envío SPI u OTL, o con el Número de la Transferencia, como se puede observar a continuación: Al localizar el número de transferencia se despliega todos los pagos enviados en esa transferencia, para ver el detalle de los mismos, debemos presionar el botón Ver Detalle: Para cada pago enviado en la transferencia, en la pantalla anterior podemos observar el código de estado (columna Cod. Estado) de la respuesta del BCE, el cual debe interpretarse de la siguiente manera: 45

46 Tipo de Envío Pagos confirmados Pagos Rechazados SPI Cod. Estado igual a 1 Cod. Estado diferente de 1 OTL Cod. Estado igual a AFE Cod. Estado diferente de AFE Adicionalmente se podrá revisar la institución de la cual procede el pago tanto para Beneficiarios, Contables y Acreedores y ambos tipos de envío tanto SPI como OTL, como lo vemos a continuación: Tipo de envío SPI Tipo de envío OTL Desde esa pantalla se tiene disponibles las siguientes opciones: Regresar Consultar todos los registros Rechazos cargados NO procesados Desde esta pantalla, los funcionarios de la Tesorería de la Nación, pueden procesar los pagos rechazados que no hayan sido procesados al momento de cargar el archivo de rechazos, o que correspondan a archivos que fueron cargados antes de que entre en funcionamiento el nuevo manejo de rechazos. Para esto el usuario con acceso a esta pantalla, debe ubicar la transferencia en donde consta el pago rechazado 46

47 Una vez ubicado el registro correspondiente a esa transferencia, se debe presionar el botón procesar rechazo como se muestra en la figura siguiente: Al terminar el procesamiento se obtendrá el mensaje de operación realizada con éxito. Si la transferencia seleccionada no tiene ningún pago rechazado, o todos ya fueron procesados, el sistema emitirá un mensaje indicando esa novedad Desde esta opción, se procesarán todos los rechazos no procesados que estén incluidos dentro de la transferencia seleccionada. NO existe opción para procesar pagos rechazados individualmente Cargar Archivo En esta pantalla seleccionamos: El tipo de envío que puede ser OTL o SPI. El archivo a subir, este es el archivo de respuesta que el BCE remitió con los pagos enviados al BCE. Cuando se carga el archivo, dependiendo del tipo de envío, el sistema procesa automáticamente todos los pagos que hayan sido rechazados Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante el SPI Para pagos que se enviaron a través del SPI, el sistema genera de manera automática un 47

48 asiento contable por cada pago cuyo estado sea diferente de 1, el asiento generado hace referencia a la cuenta bancaria de donde salieron los recursos y a la institución que solicitó el pago. Este asiento será similar al que se muestra en la figura a continuación. La opción para consultar estos asientos sólo esta disponible para los usuarios que tienen acceso a la entidad contabilizadora. Para que las entidades puedan consultar los rechazos de los pagos solicitados por cada una de ellas, dentro del subsistema de contabilidad, en la opción Registro de Operaciones No Presupuestarias - Rechazos están activadas tres opciones, una para cada tipo de pago que maneja el sistema: Beneficiarios, Contables y Acreedores como se muestra en la figura a continuación: 1. Los pagos a beneficiarios corresponden a pagos originados en un CUR de gasto. 2. Los pagos contables, corresponden a pagos originados en un CUR Contable 3. Los pagos a acreedores corresponden a pagos originados en deducciones o retenciones 48

49 incluidas en un CUR de Gasto o CUR contables, normalmente los rechazos de estos pagos se originan en las retenciones de la nómina que manejan detalle como por ejemplo: Retenciones Judiciales Para verificar los pagos rechazados, todos los días, el responsable de la unidad ejecutora deberá ingresar a cada una de las opciones disponibles en el menú de Rechazos, donde tendrá disponible una pantalla como la que se muestra a continuación: Esta pantalla inicialmente se presentará sin ningún registro, el usuario debe utilizar la opción Filtros en donde especificará el filtro Fecha del Rechazo y en el valor se ingresará la fecha de la que se quiere consultar los rechazos, como se indica en la pantalla. La fecha de rechazo de un pago, corresponde al día en el que el BCE proceso la transferencia realizada por la Tesorería de la Nación, esa fecha corresponde (normalmente) a la fecha BCE que se muestra en el reporte de la ruta crítica del CUR de gasto o contable. Una vez que se aplica el filtro, en la pantalla se mostrará el resumen de los rechazos que existan para la unidad ejecutora en el día que se específico y por tipo de envío (SPI, OTL), para ver el detalle de los pagos rechazados se debe seleccionar el registro y presionar el botón Ver Detalle, como se muestra en la figura anterior. Dentro del detalle de pagos rechazados, el usuario podrá verificar a que beneficiarios le fue rechazado el pago y porque motivo, se incluye dentro de esta pantalla la información de la cuenta a donde se envío el pago originalmente. 49

50 Ni la Tesorería de Nación ni el BCE rechaza pagos cuando el tipo de envío es SPI, únicamente el banco privado o la cooperativa donde se encuentra apertura la cuenta del beneficiarios determina el rechazo de un pago. Dentro de esta pantalla, el usuario tiene disponible las siguientes opciones: Una vez que el analista de la unidad ejecutora haya identificado la causa del rechazo y haya modificado la cuenta del beneficiario de ser necesario, se puede utilizar el botón Reclasificar, que generará automáticamente un asiento contable con la clase de registro RDFR, para posibilitar la solicitud de pagos del valor recibido en la cuenta de Fondos de Terceros (21203). Errores al momento de reclasificar un rechazo Si al momento de ejecutar el botón Reclasificar, se presenta un error similar al que se muestra en la figura siguiente: 50

51 Significa que, el rechazo fue procesado con la opción anterior (Anulación de pago) y por lo tanto la institución no tiene saldo en la cuenta para la identificación (RUC, cedula) de quien se está intentando procesar el rechazo. Solicitud de pago del Rechazo El CUR contable que se genera desde esta opción luego debe solicitarse su pago desde la opción Solicitar pago del menú Contabilidad Registro Contable. Se debe tener en cuenta, que cuando se realiza la solicitud de pago, queda determinada la cuenta a donde se acreditará el valor que se va a pagar. Por lo tanto en ese momento el responsable de la institución deberá tener ingresada en el sistema la cuenta correcta a la que debe dirigirse el pago, para que este no se vuelva a rechazar. Para utilizar esta opción el analista puede seleccionar un Pago, vario pagos o todos como se 51

52 muestra a continuación: Los rechazos que ya son reclasificados, desparecen de la pantalla de consulta, pero se puedan volver a visualizar utilizando las opciones filtros, estos pagos que ya fueron procesados van a mostrar un valor en la columna No. Cur Rclsf., este valor corresponde al No. De Formulario contable con el que se generó el asiento de reclasificación. De un pago rechazado que ya este reclasificado, puede revertirse dicha reclasificación, siempre y cuando no se haya solicitado su pago. Para esto se debe usar el botón Revertir reclasificación. Impresión del Comprobante de Pago de un Rechazo Una vez que se ha solicitado el pago del formulario correspondiente al rechazo, si la institución necesita justificar el pago al proveedor, puede imprimir el comprobante de pago correspondiente desde la opción Contabilidad - Registro de Operaciones No Presupuestarias - Recepción de Depósitos Terceros - Devolución Fondos, dado que la figura que se implementó para el manejo de rechazos es como fondos de terceros. Como se pude ver en la siguiente figura, para ubicar el formulario correspondiente se tiene que aplicar el filtro por la clase de de registro igual RDFR y el campo ID que corresponde al no de formulario que se asigno cuando se reclasificó el rechazo. Una vez que se tenga el formulario en la pantalla, se debe seleccionar el botón Imprimir comprobante, como se muestra en la figura a continuación 52

53 El comprobante, será como el que se muestra: Imprimir listado de rechazos También se tiene la posibilidad de imprimir los rechazos, si fuera necesario tener la constancia de los rechazos registrados en un día. Para esto se debe presionar el botón imprimir, desde donde se obtendrá un reporte similar al que se muestra a continuación. 53

54 1.9.4 Procesamiento Rechazos que no deben ser pagados Puede presentarse en ocasiones el caso que la unidad ejecutora, no desee solicitar el pago de un valor rechazado, porque en la realidad hubo un error al momento de realizar el CUR de Gasto que no se detectó si no hasta el momento en que se tuvo la notificación del rechazo por parte del BCE. En estos casos la unidad ejecutora puede seguir el siguiente procedimiento: 1. Verificar que el rechazo exista y que no se haya reclasificado. Para esto debe ingresar en la opción Rechazos Pagos a Beneficiarios Una vez que el usuario de la unidad ejecutora haya comprobado que el rechazo aún no ha sido reclasificado, debe tomar nota del número de CUR que originó el rechazo. Si ya se reclasifico el valor rechazado, se puede utilizar el botón de anular/revertir reclasificación 2. Realizar un CUR de Gasto con clase de modificación DVO - Devolución 54

55 Tomando como referencia el número de CUR identificado en el paso anterior, la unidad ejecutora procede a realizar un CUR de devolución como se muestra en la pantalla: Se debe notar que al momento de seleccionar la cuenta bancaria a donde se realizó la devolución, se debe escoger en Banco el 99 Cuentas Virtuales y en cuenta origen RCH como se muestra en la figura anterior. Este CUR la institución luego lo puede solicitar y pedir a la Subsecretaria de Contabilidad Gubernamental que lo Apruebe. En ese momento la unidad ejecutora recupera la disponibilidad presupuestaria que utilizó al momento de aprobar el CUR original y la cuenta por pagar que se abre al momento de recibir el rechazo como un fondo de tercero (212 03) queda cerrada, ya que ese valor justifica la devolución del dinero. Este procedimiento sólo se puede realizar para rechazos de pagos que se originaron en un CUR de gasto Procesamiento de rechazos para pagos enviados mediante OTL Para el caso de pagos que se hayan realizado a una cuenta de beneficiario que se encuentra aperturada en el BCE y se enviaron utilizando el formato OTL, al momento de cargar los archivos el sistema habilitará el pago que se haya rechazado (estado diferente de AFE) para que se vuelva a incluir en una nueva transferencia. Normalmente la razón por la que el BCE rechazo un pago de este tipo, se debe a que esta mal aplicado el código de ejecución de la cuenta destino. Para corregir este tipo de rechazos, el analista de la Tesorería de la Nación, debe verificar el 55

56 tipo de cuenta BCE que tiene asignada la cuenta que fue rechazada. Para esto debe ingresar a la opción Tesorería Administración de cuentas cuentas beneficiarios como se indica en la figura a continuación: En esta pantalla, se debe localizar la cuenta a la que corresponde el pago rechazado, utilizando la opción de filtros y a continuación presionar el botón Cuenta OTL-BCE como se muestra en la figura a continuación. A continuación el analista de la Tesorería de la Nación, debe verificar en el sistema del Banco Central el tipo de la cuenta de la cual se rechazo el pago. Una vez que se ha confirmado este dato, debe seleccionar de la lista Tipo de cuenta BCE, el que le corresponda para que se asigne el código de ejecución correcto. 56

57 Una vez que se ha corregido el código de ejecución asociado a la cuenta, se puede incluir el pago que fue rechazado en una nueva transferencia utilizando la opción Gestión de Giros y Transferencias Operaciones de pago con Transferencias Generar Transferencia y anular pago que se explica en el punto (1.6.1) de este instructivo En este caso no es necesario hacer ningún registro contable dado que, el BCE cuando ejecuta la transferencia, no debita los valores de la cuenta pagadora y por lo tanto no reintegra los recursos cuando determina el rechazo Reversar solicitudes de pago La localización en el menú es: Esta opción permite que desde la Tesorería de la Nación se pueda revertir una solicitud de pago realizado por la institución, pasando el CUR al estado APROBADO. Dentro de esta opción se puede seleccionar solicitudes de pago a beneficiarios o solicitudes de pago contables. Para solicitud de pagos contables mostrará la siguiente pantalla: 57

58 Para solicitudes de pago a beneficiarios mostrará la siguiente pantalla: Para revertir la solicitud de pago, se puede marcar todos los registros disponibles o de uno en uno y se debe presionar el botón para finalizar la operación. El pago que haya sido resolicitado, regresará a la pantalla de Ejecución de Gastos- Solicitud de Pago, donde podrá ser nuevamente solicitado Pagos al Exterior Los pagos al exterior dentro del sistema se identifican porque el beneficiario de los pagos es un RUC virtual, que puede ser el genérico o todos los que tiene la codificación INT Todos estos beneficiarios tiene asociada una cuenta monetaria que tiene asignado el banco 9998 BANCO EXTRANJERO. 58

59 Autorizar Pago Al momento de autorizar el pago de un CUR al exterior, el usuario de la entidad tiene que indicar el No del oficio con el cual está solicitando a la Tesorería de la Nación que realice el pago, este oficio debe incluir los datos del beneficiario en el exterior de acuerdo al formato establecido por el BCE. Esto es necesario para controlar que la institución que autorice el remita el oficio a la Tesorería de la Nación, ya que se ha venido dando el caso de instituciones que autorizan pagos de CURs al exterior, que nunca llegan a enviar el oficio por lo que la Tesorería de la Nación no puede finalizar el proceso de estos pagos. Para ingresar el número de oficio, se debe presionar el botón Asignar No. Oficio como se indica en la figura a continuación. Si el CUR corresponde a un pago al exterior, se mostrará la siguiente pantalla donde el usuario deberá ingresar el número de oficio respectivo. Si el CUR no corresponde a un pago al exterior, el sistema mostrará el siguiente mensaje de error 59

60 Una vez ingresado el número de oficio, para aquellos CUR cuyo pago está dirigido al exterior, se puede proceder a Autorizar el pago de la misma manera como se lo realiza para cualquier CUR. En el caso de que se autorice el pago y no se haya ingresado el número del oficio, el sistema emitirá un mensaje de error y no se procesará la autorización de pago. Este mismo procedimiento aplica para CURs contables, por lo tanto en la opción: Contabilidad Registro Contable - Autorizar Pago - Autorizar Pago, también está habilitado el botón asignar No. Oficio. Nota: para el caso de entidades que generan fondos rotativos cuyo pago debe dirigirse a cuentas en el exterior, se debe solicitar a la Tesorería de la Nación crear una cuenta virtual para el RUC de la entidad en el banco 9998 y previo a asignar el número de oficio seleccionar esa cuenta. Por ejemplo: RUC CUENTA_MONETARIA NOMBRE FORMA_PAGO ORIGEN_CUENTA 0 BANCO TIPO_CUENTA ESTADO MINISTERIO DE RELACIONES EXTERIORES R - RUC 9998 BANCO EXTRANJERO 5 VITUAL APROBADA Asignar No de oficio de la Tesorería de la Nación Una vez que se registra el pago en el sistema, desde cualquiera de las opciones disponibles en, se puede asignar el No de oficio con el cual la Tesorería de la Nación remite el BCE la solicitud de la entidad para ejecutar el pago al exterior. Está opción esta disponible únicamente para los analistas de la Tesorería de la Nación. 60

61 Para esto, se debe ingresar a la opción: Tesorería Gestión de Giros y Transferencias - Operaciones de Pago con Transferencias - Generar Transferencia y Anular Pago - Generar Transferencia y Anular Pago Para asignar el número de oficio, se debe utilizar el botón PEX como se indica en la figura a continuación Se puede seleccionar un pago o varios pagos para asignar el mismo número de oficio, al presionar este botón se mostrará la siguiente pantalla, en donde se deberá ingresar el número de oficio como se indica a continuación: El número de oficio permitirá luego identificar el pago realizado en BCE y realizar la actualización del estado de ese pago Confirmación de pagos al Exterior Esta opción permite que los analistas de la Tesorería de la Nación, actualicen el estado de un pago al exterior, cuando se tenga la confirmación por parte del BCE. Para acceder esta opción se debe ingresar al menú que se muestra a continuación 61

62 Al ejecutar esta opción el usuario debe seleccionar la entidad tesorería para ver todos los pagos al exterior ENTREGADOS al BCE para que de acuerdo a lo comunicado por el BCE se proceda a actualizar el estado de los mismos. Al seleccionar un pago y presionar el botón Confirmar, se presentará la siguiente pantalla En esta pantalla, consta el No del oficio con se remitió el pago al BCE y el monto del mismo, el usuario debe ingresar la información correspondiente al Monto confirmado por el BCE, la fecha de confirmación y el estado. 62

63 Para el estado del pago están disponibles tres opciones: 1 Acreditado, el BCE informó que el pago se realizó correctamente a la cuenta del beneficiario de acuerdo a lo solicitado por la entidad 2 Rechazado BCE, el Banco Central informa que el pago no pudo ser ejecutado debido a errores en los datos de la transferencia solicitados por la entidad. Los pagos a lo que se asignan este estado podrían ser anulados y devueltos a la entidad para que lo vuelva a solicitar con un nuevo oficio en donde corrija el error detectado. 3- Rechazado Banco corresponsal, en este caso el BCE informa que el valor del pago se envió al banco corresponsal, pero por inconsistencia en la información entregada por la entidad dicho banco no puedo efectuar la acreditación en la cuenta. En este caso el dinero regreso a la cuenta corriente única y por lo tanto el tratamiento será como un rechazo (fondo de terceros) y la entidad deberá utilizar las mismas opciones de rechazos para realizar el pago. Cuando se ingrese la confirmación de un pago, el estatus y la fecha de confirmación del BCE se actualizarán en el estado del pago, por lo tanto estarán disponibles en el reporte Relación de pagos y su Status (Ver sección 1.11) y se podrá imprimir el Comprobante de pago en la pantalla del CUR de Gasto Reportes Relación Pagos y su Estatus: este reporte nos permite conocer las fechas en que fue creado, impreso y entregado los CUR ahí detallados, así como los montos y las cuentas monetarias en las cuales se acreditó. 63

64 Para conseguir un reporte es necesario filtrar la información que se requiere, como por ejemplo el número de CUR, RUC, la entidad, la unidad ejecutora, el banco, en algunos casos la cuenta monetaria, la clase de registro, entre otros datos que se requiera de acuerdo del tipo de reporte que se necesite. Pago por abono en cuenta monetaria: se maneja igual que el reporte anterior. La información que se logra con este reporte es similar al de relación pagos y su estatus solo que con una descripción sobre el pago que se ha realizado. Caja fiscal: este reporte nos permite conocer los débitos y créditos a una cuenta monetaria específica, así como el saldo inicial y el número y tipo de transacción. Informe ruta crítica del CUR de gastos y del CUR contable: este reporte detalla la ruta que ha recorrido el CUR respectivo, detallado con fechas, incluso la fecha en la cual fue entregado al BCE, con sus respectivos montos. CUR por Banco: este reporte nos permite conocer el CUR, la descripción, el beneficiario y sus respectivos montos y deducciones, detalladas por Banco. CUR pagados por contabilidad, por entidad y fecha: podemos observar todos los CUR que se han enviado a pagar dentro de una clase de registro específica identificado por entidad, la fecha de pago y los valores; los CUR que se enlistas son los CUR: los entregados, creados e incluso los anulados, claro que si se puede filtrar si solo se desean los CUR entregados por ejemplo. 64

65 CUR devengados pendientes de pagar: se identifica el monto del gasto, el monto del saldo, fecha de pago, fecha de aprobado, nombre del beneficiario con su NIT y el número de CUR. CUR detallado de gasto-operaciones de caja: podemos observar si está hecha o no la solicitud de pago, además de otra información como montos, NIT, beneficiarios, entre otros. Movimiento diario consolidado por cuenta corriente: presenta el monto del débito, del crédito, el tipo de conciliación, el número de CUR contable y la operación bancaria Reportes CURs por pagar Estos reportes permiten a la Tesorería de la Nación o a la entidad que maneja el módulo de Tesorería obtener reportes resumidos y detallados de los CUR autorizados pago, aún no pagados, para poder priorizar los pagos de los mismos: CUR s por pagar Este reporte, permite al usuario obtener la información de los CURs no Pagados por la entidad Tesorería, de acuerdo a los siguientes filtros: 65

66 Por ejemplo, para obtener todos los CURs por pagar, se puede utilizar la opción Monto Pago, mayor a 0 (Cero), como se presenta a continuación: Si se filtra por Monto Pago, se va a obtener la siguiente información de reportes agrupados en sectorial, grupo y fuente: 66

67 CUR s devengados pendientes por pagar Este reporte, permite al usuario obtener la información, de acuerdo a los siguientes filtros de los CUR s presupuestarios solicitados por las instituciones y no Pagados. Por ejemplo, para obtener los CURs no Pagados que contienen partidas de los grupos 70 hasta el 88, el usuario debe utilizar los filtros por la opción Item, mayor a y menor a , como se presenta a continuación: 67

68 Si se filtra por Item, se va a obtener la siguiente información: 68

69 CUR s contables pendientes por pagar Este reporte, permite al usuario un detalle de los CUR s solicitados por las instituciones que aún no han sido pagados, de acuerdo a los siguientes filtros: Por ejemplo, para obtener los CUR s correspondientes a anticipos a Proveedores y Contratistas no pagados se debe ingresar los valores SPAC Y SPAP para el filtro Clase de Registro, de la siguiente manera, como se presenta a continuación: Si se filtra por Clase de Registro SPAC o SPAP, se va a obtener la siguiente información, que se presenta a continuación. Los CURs se presentan ordenados por el monto de mayor a menor. 69

70 Resumen Acreedores por Pagar Este reporte, permite al usuario obtener la información de Valores de Terceros solicitados y no pagados, de acuerdo a los siguientes filtros: Por ejemplo, para Fondos de Terceros se puede utilizar la opción Deducción Retención, de la siguiente manera: 70

71 Si se filtra por Deducción Retención, se va a obtener la siguiente información de reportes: Para el INSTITUTO ECUATORIANO DE SEGURIDAD SOCIAL IESS se debe utilizar la opción RUC - Igual a , de la siguiente manera: 71

72 Para el INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LA POLICIA ISSPOL se debe utilizar la opción RUC - Igual a , de la siguiente manera: Para el INSTITUTO DE SEGURIDAD SOCIAL DE LAS FUERZAS ARMANAS ISSFA se debe utilizar la opción RUC - Igual a , de la siguiente manera: 72

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