Manual Usuario. Person IP. Ver 1.5. División Informática BuscPerson Telecomunicaciones

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1 Manual Usuario Person IP Ver 1.5 División Informática BuscPerson Telecomunicaciones

2 Advertencia Se notifica que el contenido de este documento es confidencial. Está dirigido exclusivamente al personal de BuscPerson. BuscPerson Pág 2 de 88

3 : Person IP 1.- Objetivos Generales Conceptos Básicos Usos y Funciones Entidades Clientes Proveedores Agencias de Transporte Artículos Fabricantes Familias Subfamilias Tipos Movimientos de Artículos Regularizaciones de Precios Comerciales Usuarios Grupos de Usuario Delegaciones Caja Almacenes Formas y Condiciones de Pago Formas de Pago Condiciones de Pago Subcuentas Bancos Zonas y Provincias Zonas Provincias Ventas Ofertas Presupuestos y Plantillas Plantillas de Ofertas Pedidos Albaranes Facturas Facturas TPV Listados de Facturas Compras Pedidos Albaranes Facturas Almacén Artículos Precio Artículo y Proveedor Movimientos de Artículos Regularizaciones de Precios Traspasos Solicitud de Material Albarán Traspasos de Salida Albarán Traspasos de Entrada Recálculos de Almacén Recálculo de Almacén Recalcular Stock de Artículo...47 BuscPerson Pág 3 de 88

4 Recalcular Precio Medio Artículo Salidas de Almacén Entradas de Almacén Obsoletos Rotaciones Bajo Mínimos Envíos por Agencias Inventarios a Fechas Valorados Introducción Inventario Módulos Imeis Buscar Imei Listados de Imei Servicios Técnicos Partes de Servicio Técnico Servicios Técnicos Altas Móviles Altas de Móviles Agentes Servicios Control de Pedidos Altas Terceros Canales Altas de Tercer Canal Agentes Servicios Control de Pedidos Programas de Puntos Tabla de Activaciones Tabla de Activaciones Gestión de Activaciones de Imei Tesorería Caja TPV Diario de Caja Cobrar Cliente Cartera de Cobros Gestión de Vencimientos Agrupaciones Emisiones Cartera de Pagos Gestión de Cartera de Pagos Agrupaciones Bancos Utilidades Obtener Última Versión Cambiar Almacén/Delegación Activo Entorno Parámetros de Sistema Tabla de I.V.A Formatos de Impresión Anexo I Campos para Impresiones...77 BuscPerson - 4 -

5 1.- Objetivos Generales Aportar un conjunto de pequeñas soluciones de negocio que aporten un valor añadido a la Banda Ancha móvil desde el punto de vista profesional. El desarrollo y distribución de una Aplicación Informática para Terminales GPRS con la que cualquier compañía pueda disponer de un Seguimiento Comercial On line de sus Clientes. Person IP es un programa de gestión con una alta velocidad de procesamiento destinado principalmente a la gestión de empresas con varias delegaciones como tiendas de telefonía, moda, joyerias... permitiendo la conexión On Line de todas las delegaciones a través de internet y además, el acceso al sistema informático se puede realizar desde cualquier sitio (hotel, casa, móvil). Person IP está adaptado a las necesidades de las empresas de este tipo, controlando la complejidad de la administración de almacenes, el ciclo de compras y el de ventas. Además contiene módulos para la búsqueda y control de Imeis, Servicios Técnicos, Altas de Móviles Movistar, etc. Las ventajas de Person IP son muchas, podemos resaltar: Robustez, evitando la pérdida de datos y caídas continuas de la aplicación durante su uso. Fiabilidad, asegurando que todos los datos que contiene la aplicación son correctos y demostrables. Seguridad, permitiendo el acceso seguro a datos (ADSL, RPV). Exportación de datos a excel, fichero de texto y postscript Conceptos Básicos En Person IP hay que distinguir varios conceptos básicos en los que se fundamenta la aplicación en su desarrollo. Se deben tener claros estos conceptos para comprender mejor el funcionamiento interno de Person IP: Una EMPRESA es una entidad que tiene un CIF. Una empresa tiene una o varias DELEGACIONES, pero todas ellas tendrán el mismo CIF que la EMPRESA. Para cada DELEGACIÓN existe, al menos, una CAJA y un ALMACÉN, aunque pueden tener más. Todas estas entidades están identificadas con un código único. Este código consta de una SERIE+CÓDIGO. Aunque se puede usar la serie blanca (no se usan series en los códigos de las entidades), las series son muy útiles para diferenciar operaciones entre distintas delegaciones. Por ejemplo la Delegación 1 tiene asignadas las series A para Pedidos, B para Albaranes y C para Facturas; así que por ejemplo el primer pedido, albarán y factura se identificarán con el código A 1, B 1 y C 1, respectivamente. La Delegación 2 tiene asignadas las series R, S y T para Pedidos, Albaranes y Facturas, de modo que el código para el primer pedido, albarán y factura serán R 1, S 1 y T 1, respectivamente. En la cabecera del programa se indica el Usuario con el que se ha accedido a Person IP, seguido de la Base de Datos que se utiliza y la Delegación activa por defecto (la delegación activa se puede cambiar en Utilidades-Cambiar Almacén/Delegación activo). En la imagen anterior se puede ver que el usuario de entrada es Administrador, base de datos PersonIp_Pruebas y delegación Córdoba. BuscPerson - 5 -

6 2.- Usos y Funciones Entidades Clientes En este formulario aparecen los datos de contacto, económicos y comerciales de cada cliente. En la parte superior de la ficha se puede ver una barra de botones para ir hacia atrás, hacia delante, añadir cliente, modificar cliente y eliminar cliente. A continuación se indica el modo en el que se opera (Consulta, Nuevo, Modificar, Eliminar). Si el cliente es un Cliente Contado aparecerá la palabra Contado junto al modo de operación. Casi todas las pantallas de Person IP tienen este formato. A cada cliente se le asocia un código, que consta de serie + código, la serie se utiliza para distinguir distintas delegaciones. La aplicación automáticamente le asigna al cliente un código, pero no una serie. Junto al código aparece la imagen, que conduce a una pantalla de búsqueda sobre la entidad a la que está asociada la imagen, en este caso una búsqueda de clientes por Nombre, CIF, etc. La imagen conduce a una ayuda interactiva de Person IP. BuscPerson - 6 -

7 La imagen situada junto a un nombre o descripción conduce a la tabla relacionada con la entidad a la que está asociada la imagen. Aparece en la parte derecha de la ficha Clientes un desplegable etiquetado como Log. Este desplegable contiene registros de la creación o modificación de esa entidad y la fecha en que se produjo. Pero esto sólo se podrá ver si se ha iniciado la aplicación como Administrador. El Log ayuda a la Ley de Protección de Datos de nivel 3. Se detalla a continuación el significado de los campos de la ficha Clientes: Nombre Fiscal: nombre real de la empresa, con el que está dado de alta en el Registro Mercantil. Nombre Comercial: nombre con el que comúnmente es conocida la empresa cliente. NIF de la empresa cliente. Fecha de alta del registro del cliente en nuestra empresa. Algo muy importante es la casilla Cliente Contado. Para clientes de calle que no se conozcan o clientes que no gocen de confianza en el pago se marca esta casilla. El pago de este tipo de cliente suele ser al contado, bien en metálico o por tarjeta de crédito. En la ficha Gestión de Formas de Pago se indicará qué formas de pago serán validas para estos clientes (a través de la opción Válida para clientes de CONTADO ). Para clientes de contado con sólo poner el DNI es suficiente. Si es un cliente con otra condición de pago se tienen que poner otros datos adicionales como Dirección Fiscal, Dirección Principal, NIF, Teléfono, Número de Subcuenta, Comerciales asignados, Agencia de transporte. Por su propia seguridad, toda esta información es necesaria. La opción Baja se selecciona si el cliente está de baja. La pestaña Datos de Contacto consta de: -Dirección Fiscal: dirección con la que la empresa está dada de alta en el Registro Mercantil. -Dirección de envío de facturas: dirección de envío de facturas que, aunque suele coincidir con la dirección fiscal, puede ser distinta. -Dirección Principal: dirección de la sede principal de la empresa cliente. Puede ser la misma que la dirección fiscal. -Dirección envío de mercancia: dirección para el envío de mercancía y albaranes que suele coincidir con la dirección principal. -Teléfonos, Fax, contiene los teléfonos, fax, y persona de contacto con la empresa cliente, así como su página web y dirección de . -Más contactos: aquí se pueden introducir más contactos de la empresa con datos como la persona de contacto, teléfonos, fax, . Las observaciones que hay en esta ficha, aparecen al hacer un pedido al cliente. Para hacer observaciones con respecto al cliente sin que aparezcan en el pedido ni factura está el botón Observaciones de Administración. Para poder acceder a esta pantalla cuando todavía no existen observaciones para el cliente, el modo de operación tiene que ser modificar. Estas observaciones constan de: BuscPerson - 7 -

8 Observaciones Generales: comentarios generales acerca del cliente. Información Comercial: se muestra el informe comercial del cliente. Este informe puede ser realizado por agencias de detectives, internet, etc. Básicamente para calcular su riesgo. Verificación Registral: observaciones sobre la autenticidad de la empresa cliente. Se trata de ver si realmente esa empresa existe y está inscrita en el Registro Mercantil. Observaciones Departamento Comercial: comentarios sobre el cliente del departamento comercial. La parte de Datos Económicos es la siguiente: BuscPerson - 8 -

9 La pestaña Datos Económicos contiene: -Condiciones: Descuento comercial: descuento realizado siempre al cliente. Descuento de pronto pago: descuento realizado por pago contado. Es un descuento financiero. Aquí también se indica si el cliente está exento de IVA o si está inscrito en Régimen de Equivalencia. Incremento comercial en tarifa: incremento comercial aplicado a la tarifa del cliente por acuerdo con él (por servicios extras, etc). Riesgo: cantidad fijada que indica el máximo capital que el cliente puede tener de deuda. Si su deuda es mayor que el riesgo se paralizan las ventas al cliente. -Parámetros de Facturación: se especifican aquí condiciones para la facturación automática como tomar varios albaranes por cada factura. Esta facturación automática se puede llevar a cabo cada cierto tiempo estipulado. -Crédito y Caución: se indica si el cliente goza de riesgo en Crédito y Caución y la cantidad asegurada como riesgo. Esta empresa asegura el cobro en el caso de que el cliente no responda a los pagos. -Datos Contables: se indica el número de subcuenta para contabilidad. -Forma y Condición de Pago: se muestra la forma de pago y la condición de pago, así como los días de pago del cliente. -Datos Bancarios (CCC Principal): datos bancarios de la cuenta principal del cliente. Se pueden incluir más cuentas bancarias en el botón Otros CCC. El botón Validar DC verifica que el número de cuenta es correcto y no hay ningún error. La parte de Datos Comerciales es la siguiente: BuscPerson - 9 -

10 La pestaña Datos Comerciales contiene: -Comerciales asignados, consta de: Comercial: información del comercial que capta al cliente. Se indica al lado la comisión en % que recibe. Soporte Comercial: comercial asignado al cliente, es el que le atiende al teléfono normalmente. Tambien se indica al lado la comisión en % que recibe el comercial. -Agencia de Transportes predeterminada: la empresa de transporte que usa el cliente. -Corte de Suministros: aquí se indica si al cliente se le ha cortado el suministro de material y el motivo de dicho corte. -Observaciones comerciales: son comentarios comerciales que aparecen en la hoja de pedidos del cliente. En la parte inferior de la ficha hay cinco botones: Gráficas: muestra un gráfico de ventas del cliente. Se pregunta una fecha de inicio y de fin con el que calcular la gráfica de ventas de ese período. Se puede cambiar el tipo de gráfico a mostrar con el botón Tipo Gráfico. Resumen Riesgo: se muestran datos del cliente como los Pedidos, Albaranes y Facturas para calcular el riesgo del cliente. Saldos: muestra el total y por meses el saldo del cliente. Esta información se recoge de los albaranes del cliente. Resumen Facturación del Cliente: muestra el total y por meses el resumen de facturación del cliente. Esta información se recoge de las facturas del cliente. Historial: muestra un historial del cliente atendiendo a Ofertas/Presupuestos, Pedidos, Albaranes, Facturas,Facturas TPV/Tickets Proveedores Se muestra toda la información referente a proveedores. El código de proveedor se asigna automáticamente. Nombre Fiscal: nombre real de la empresa proveedora, con el que está dada de alta en el Registro Mercantil. Nombre Comercial: nombre con el que comúnmente es conocida la empresa proveedora. Baja: seleccionando esta opción se indica que el proveedor está de baja. El desplegable Tipo indica si es Proveedor, se le compra para vender, o es Acreedor, se le compra para consumir. La parte de Datos de Contacto, consta de: -Dirección Principal: dirección de la sede principal del proveedor. Se pueden añadir otras direcciones de contacto en el botón Otras direcciones. -Teléfonos, Fax, contiene los teléfonos, fax y persona de contacto del proveedor. Así como su dirección de y dirección web. BuscPerson

11 -Observaciones Comerciales: son comentarios comerciales de la empresa proveedora. Esta información aparecerá al hacer un pedido. La pestaña Datos Económicos contiene: -Condiciones: aquí se indica si el proveedor nos hace algún tipo de descuento comercial y/o de pronto pago. También se indica si el proveedor debe hacer declaración del impuesto de IRPF, sobre todo si es el caso de autónomos. -Datos Contables: se indica el número de subcuenta del proveedor y la subcuenta de gastos. -Forma y Condición de Pago: se muestra la Forma y Condición de Pago al proveedor, así como los días de pago y datos de la cuenta bancaria si es necesaria para la forma de pago. El botón Validar DC verifica que el número de cuenta es correcto y no hay ningún error. BuscPerson

12 Agencias de Transporte En esta pantalla aparece la información relacionada con las agencias de transporte: código, nombre, dirección, teléfono, etc. El código se asigna automáticamente. BuscPerson

13 Artículos Aparecen datos de almacén, proveedor habitual, precios de compra y venta, descripción del artículo. Cada artículo se relaciona con una Familia, Subfamilia y Tipo. El código no se asigna automáticamente. Cada artículo pertenece a una familia de artículos. Cada familia se divide en Subfamilias, las cuales a su vez se dividen en Tipos de subfamilias. Código de Marketing: código asignado por el departamento de Marketing. Es un código usado de cara al público (catálogo, web, etc). Código de Barras: código de barras del artículo. A continuación se indican varias opciones del artículo como: si está incluido en el catálogo, si está incluido en la página web, si el artículo no está en Stock, si es un artículo con código de Imei. Si se señala Ocultar en Ayudas este artículo no aparecerá en las búsquedas (bien por obsoleto, descatalogado,...) pero no desaparecerá de la base de datos. En la pestaña Stock/Almacenes se indica el stock que hay en los distintos almacenes, así como si existe material reservado, precio último de compra, etc. Últimas Compras: se muestra información de las últimas 20 compras de este producto. Pendiente Recibir: se indica si hay pedido de compra del producto pendiente de recibir. Pendiente Servir: se indica si hay pedido de cliente del producto pendiente de servir. En la parte inferior se muestra el stock que tiene el producto, así como el número de reservados y disponibles. También se muestra el Precio de Compra del producto, precio Último (a qué valor se compró ese producto por última vez) y precio Medio (valor promedio entre la sumatoria del precio de cada artículo del mismo tipo en stock y las unidades existentes). El botón 'm' situado en la esquina inferior derecha se usa para modificar la información de Stock/Almacenes. BuscPerson

14 La pestaña Proveedores contiene: -Proveedor Habitual: código del proveedor habitual del artículo. -Condiciones de Compra a Proveedores: en este apartado aparecen las condiciones de compra para el artículo según el proveedor que lo suministre. Cada línea de condiciones consta de: Proveedor, Código del Artículo Proveedor, Descripción, Precio, Descuentos, Embalaje, Unidades de embalaje, etc. Se pueden agregar, modificar y eliminar condiciones. Para cargar las condiciones se pincha sobre el enlace 'Cargar Datos de Condiciones de compra para este artículo'. BuscPerson

15 La pestaña Descripción Detallada contiene una descripción específica del artículo, incluyendo el Fabricante, las Medidas, peso y observaciones del artículo. El Factor de conversión de Unidades Compra/Venta se usa para artículos en los que su compra se realice en una medida y su venta se realice en otra, por ejemplo comprar en km. y vender en metros. La pestaña Datos Económicos contiene: -Datos contables: Subcuenta Compra: es el número de subcuenta asignado a las compras del artículo. Subcuenta Venta: es el número de subcuenta asignado a las ventas del artículo. -Precios generales de compra: Precio de Partida: precio al que se compró inicialmente el artículo. Precio Último: a qué valor se compró ese producto por última vez. Precio Medio:valor promedio entre la sumatoria del precio de cada artículo del mismo tipo en stock y las unidades existentes. -Precio de venta de artículo según tarifa: se pueden aplicar distintas tarifas dependiendo del cliente al que se venda el artículo (distribuidores, clientes finales, etc). Además la tarifa aplicada puede tener como el precio de compra de referencia el precio de partida, el precio último o el precio medio, y se puede incluir un incremento en % a la tarifa estipulada. Para que estas tarifas se pongan en funcionamiento se debe seleccionar la opción Recalcular automáticamente correspondiente. BuscPerson

16 La pestaña Datos de Configuración contiene: Orden Visibilidad: número asignado al artículo como característica de búsqueda. Es un orden de preferencia a la hora de mostrar por pantalla la búsqueda (por ejemplo para mostrar artículos ordenados por tipo, modelo,...). Imagen artículo: aquí se puede incluir una imagen del artículo en formato http. Protección de Stock: se puede indicar si el proveedor protege el stock (por ejemplo: se compran 10 unidades de un artículo y no se consiguen vender, en ese caso y si el proveedor te protege el stock, te cambia o te compra esas 10 unidades). Mostrar observaciones en el ciclo de Ventas: si se selecciona esta opción las Observaciones de Venta que aparece en la ficha se hará visible en el formulario de Pedidos, Albaranes y Facturas del ciclo de ventas. BuscPerson

17 Fabricantes En esta ficha se introduce la información de Fabricantes de artículos. Se introduce código y nombre del fabricante. Se incluye también el Proveedor habitual de ese fabricante Familias Se puede definir una familia para un artículo. Se debe introducir un código y la descripción de la familia. BuscPerson

18 Subfamilias Dentro de una familia también se puede definir una subfamilia. Para cada subfamilia nueva se introduce un código, la familia a la que pertenece y el nombre de la subfamilia Tipos A su vez, una subfamilia se puede dividir en tipos de subfamilias. Se introduce el código del tipo de subfamilia. BuscPerson

19 Movimientos de Artículos En esta gestión se pueden incluir los artículos que no se encuentran en almacén pero carecen de albarán de salida o de entrada debido a pérdida, rotura, error de traslados entre almacenes, etc. Almacén: almacén al que se refiere el movimiento del artículo. Artículo: artículo al que se refiere el movimiento. Concepto: aquí se justifica el motivo del movimiento. Unidades: número de artículos, que puede ser positivo o negativo, referente al movimiento. Precio Coste: precio de compra del artículo. Si el artículo tiene Imei, éste se puede incluir en el botón Imeis Regularizaciones de Precios En este formulario se refleja el cambio que sufre el precio medio de un artículo debido a Regularizaciones de precios (quizá por artículo obsoleto, orden del fabricante,...) Almacén: almacén donde se hace la regularización. Artículo: artículo afectado en la regularización. Concepto: motivo de la regularización. Importe de la regularización: importe total resultado de la imposición de la regularización a todo el stockaje. Si dicho importe es positivo indica que el precio medio del artículo ha disminuido. Si el importe es negativo, el precio medio del artículo ha aumentado. BuscPerson

20 Comerciales Desde aquí se gestionan los datos del personal comercial de las distintas delegaciones. No hace falta introducir el código, automáticamente se le asigna uno Usuarios En esta pantalla aparece la información relacionada con cada usuario de entrada a Person IP. Es obligatorio introducir un número de caja relacionado con el usuario, preferiblemente perteneciente a la delegación de éste, sino aparecerá una ventana de advertencia. También se encuentran datos de configuración de la cuenta de usuario, permisos, series, contraseñas, etc. BuscPerson

21 La gestión de usuarios, aparte del Nombre de usuario, consta de: La pestaña Contraseña contiene: -Contraseñas 1 y 2: contiene las contraseñas de entrada a Person IP como tal usuario. La pestaña Impresora Ticket, Botonera consta de: Impresora para ticket: selecciona la impresora de ticket válida para el usuario. Código de Escape Apertura Cajón: este código se puede configurar pero se realiza a nivel de programación. Código de Escape Corte Ticket: este código se puede configurar pero se realiza a nivel de programación. Ticket siempre: va a imprimir un ticket siempre que se haga una venta por TPV aunque no se le de a imprimir. -Botonera: se refiere a la botonera que aparece justo debajo del menú al abrir Person IP. Por defecto es la Standard pero se puede cambiar. -Ordenación de Ayudas de Artículos: es un código que hace que en las pantallas de búsquedas por artículo el resultado venga ordenado según ese código. El código 1 ordena por Familia, Subfamilia y Orden de visibilidad. El código 2 ordena por Descripción del Artículo. La pestaña Datos de Configuración: se indica la Delegación, el Almacén y la Caja correspondiente al usuario de entrada a Person IP. La pestaña Permisos: contiene una serie de permisos de acceso de cada usuario. Por ejemplo, si tiene privilegios de supervisor, si puede ver el campo de Log, si usa sólo las series predefinidas, si usa las series de usuario, si no se le permite vender bajo un cierto precio, si puede modificar los datos económicos del ciclo de compra y venta. En esta parte también se puede restringir el número de registros máximo que aparece en la Ayuda (que por defecto son 200), o si se incluye al usuario dentro de un grupo de usuarios (un grupo de usuarios permite o deniega ciertos accesos a ciertos objetos a los usuarios que formen el grupo). En la pestaña Control de accesos a las opciones del programa se pueden especificar estos accesos a objetos a los usuarios individualmente. La pestaña Series: contiene las series asignadas a cada usuario, aunque en principio en Person IP están configuradas las series a nivel de Delegación, también se puede hacer a nivel de Usuario. BuscPerson

22 Grupos de Usuario Esta gestión permite restringir los accesos de ciertos usuarios a ciertos objetos. El código es automático. Consta de: Nombre del usuario. Objeto: objeto al que el usuario se le está permitido o denegado el acceso. Acción: es el modo de acceso al objeto que se le deniega o permite al usuario. BuscPerson

23 Permitido: esta opción es la que decide si se le permite el acceso al usuario a ese objeto en esa acción. 0 indica que NO está permitido el acceso. 1 indica que SI tiene permitido el acceso. Para agregar, modificar o quitar líneas de restricciones se usan los botones + m - de la esquina inferior derecha Delegaciones Se indican los datos relacionados con las distintas delegaciones creadas, incluidas las Series de Gestión y las Series del Módulo de altas. Crear distintas series por delegación es una utilidad para conseguir una distinción entre éstas con respecto a clientes, facturas, etc. Aparte del Nombre de la delegación, este formulario contiene: La pestaña Valores Predeterminados, consta de: Zona: zona asignada a la delegación. Dirección web de imágenes de Artículos. -Series de gestión: son las series asignadas a la delegación para Clientes, Pedidos, Albaranes, Facturas, TPV, etc. -Series (Módulo de Altas): son las series asignadas a las Altas de Móviles y Altas de Terceros Canales. La pestaña Impresión: Documentos A4 consta de: Cabecera Superior Impresión Documentos: se establece una cabecera para los documentos tamaño A4 listos para impresión. Cabecera Inferior Impresión Documentos: se establece un pie de página para los documentos tamaño A4 listos para impresión. Buscar: desde aquí se puede seleccionar un archivo de imagen desde el que cargar el documento con la cabecera y el pie de página. La pestaña Impresión: Tickets consta de: Titulo Ticket: título que aparecerá en el ticket al imprimirlo. Cabecera Ticket: cabecera que aparecerá en el ticket al imprimirlo. BuscPerson

24 Pie Ticket: pie que aparecerá en el ticket al imprimirlo Caja En este formulario se indican las cajas existentes, identificando a qué delegación pertenece y la subcuenta relacionada con esa caja. Estos datos son obligatorios Almacenes En este formulario se indican datos de un almacén como el Nombre, Delegación a la que pertenece el almacén y Dirección de envío de mercancía. El código se asigna automáticamente. BuscPerson

25 Formas y Condiciones de Pago Formas de Pago En esta ventana se definen las distintas formas de pago que se aceptan y las características de dichas formas de pago. El código no es automático, se debe introducir un código al crear una nueva forma de pago. Este formulario contiene: Descripción: es el nombre de la forma de pago. -Generar asientos en: aquí se puede indicar si el cobro de esta forma conlleva anotarlo en Cartera y/o Diario de Caja. Por defecto, al crear una forma de pago se seleccionará la opción Generar asientos en Cartera, si se quita esta opción mostrará un aviso diciendo que esto no es recomendable ya que no se sabrá si una factura está cobrada o no. -Otras características de la forma de pago: se indica si la forma de pago debe ser en Metálico, Cobro por banco y Válida para clientes de contado (recordar que al marcar esta última opción se aceptará la forma de pago indicada a los clientes denominados de Contado del formulario de Clientes). -En ventas por TPV: se indica si esta forma de pago es válida para ventas en TPV y si se puede dar como cobrado en TPV (cuando el pago es metálico esta opción tiene que estar señalada pero en el caso de pago por tarjeta de crédito se puede dar por cobrado o no, según lo que se especifique aquí). En este último caso se pedirá el número de subcuenta. BuscPerson

26 Condiciones de Pago Se establecen aquí las condiciones de pago, se debe poner un código y la descripción de la condición de pago. Consta de: Descripción: el nombre de la condición de pago. Dias de pago: número de días que el cliente tiene estipulado como días de pago. Número días de cada vencimiento: días del mes considerados como días de pago por el cliente. Se pueden incluir hasta 5 días de pago en el mes Subcuentas Se añade aquí la información relacionada con las Subcuentas existentes. Consta de: Código: es el número asignado a una subcuenta. Este número debe tener 10 dígitos. Nombre de la subcuenta: nombre asignado al número de subcuenta. BuscPerson

27 Bancos En este formulario se encuentran los datos relacionados con cada banco con el que trabaja la empresa. El código de banco es automático pero todos los demás datos son obligatorios (aunque la mayoría los asigna el propio banco): Nombre del Banco y CCC. Presentador y NIF presentador. Codine: código asignado por el Instituto Nacional de Estadística. Sufijo: código asignado por el banco para diferenciar distintas cuentas de la misma empresa en el mismo banco.subcuentas 572, 4311, 5208 para paso a contabilidad.estos datos son necesarios para cumplir con las siguientes normas: norma 19 de Recibos al Cobro, norma 58 de Negociación de Recibos y norma 34 de Emisión de Transferencias Zonas y Provincias Zonas BuscPerson

28 En esta pantalla se gestionan las zonas definidas. Las zonas ayudan en la distribución de las delegaciones (por ejemplo podemos definir una zona SUR, LEVANTE,...). Se debe introducir el código y el nombre de la zona Provincias En esta pantalla se añaden las provincias y las zonas relacionadas. Se debe introducir al menos código y nombre Ventas En este menú aparece todo lo relacionado con el Ciclo de Ventas Ofertas Presupuestos y Plantillas En este formulario se encuentran los datos para realizar un presupuesto a un cliente. El código es automático, salvo la serie. Esta ficha no tiene el formato de las anteriores fichas que se han podido ver, se añaden los botones: P+ indica que se puede generar el pedido correspondiente desde la oferta/presupuesto. BuscPerson

29 A+ indica que se puede generar el albarán correspondiente desde la oferta/presupuesto. F+ indica que se puede generar la factura TPV correspondiente desde la oferta/presupuesto. D+ indica que se puede duplicar esta oferta/presupuesto. Además, el formulario consta de: Nombre Cliente. Delegación y Almacén (estos 2 datos no se pueden cambiar desde aquí, si se quiere cambiar el Almacén y Delegación activos se debe hacer desde el menú Utilidades Cambiar Almacén/Delegación activo). Fecha actual y Fecha de Vigencia. -Condiciones Económicas contiene: Forma y Condición de Pago: en principio la que tenga el cliente en Gestión de clientes, pero se puede cambiar temporalmente desde aquí. Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago. IVA y Recargo aplicados: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Clientes, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. Tarifa: es la tarifa utilizada para el cliente, en principio se especifica en los datos económicos de Gestión de Clientes aunque se puede cambiar temporalmente aquí. Comercial. Dirección de envío: inicialmente es la que tenga el cliente como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de la mercancía y de la factura pinchando sobre el enlace MER y FAC, respectivamente. Agencia de transporte y Portes. Con los botones + m - de la parte inferior de la ficha se gestionan los artículos incluidos en la oferta o presupuesto. Desde el botón Pla podemos insertar una plantilla de presupuestos ya creada. Una vez creada la oferta o presupuesto se actualiza el Total y todas las demás subcuentas (bruto, dto comercial, dto pronto pago, portes, base, cta IVA, cta recargo). También aparece un botón Imprimir junto a Obs. Cliente para imprimir la oferta o presupuesto en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. El botón Observaciones son comentarios sobre la oferta o presupuesto. El botón Obs. Cliente son las observaciones que aparecen sobre el cliente en Gestión de Clientes. El botón Solicitar Material se usa cuando no hay stock del material solicitado en el almacén activo, creando un pedido de traspaso de almacén con el material necesario. Se crea una entrada en Almacén-Traspasos-Solicitud de Material Emitidas. BuscPerson

30 Plantillas de Ofertas Esta pantalla se usa para crear una plantilla de presupuestos y ofertas. Este formulario contiene un código, descripción de la oferta, delegación y almacén activos, fecha de vigencia de la oferta, IVA aplicado y artículos incluidos en la oferta. BuscPerson

31 Pedidos Desde esta ventana se registra el pedido del cliente. El código de pedido es automático. Este formulario no tiene el formato general de los anteriores formularios, se añaden los siguientes botones: +O indica que se puede generar un pedido desde oferta. +A indica que se puede generar el albarán correspondiente desde el pedido. +V indica que se puede generar la venta TPV correspondiente desde el pedido. +D indica que se puede duplicar el pedido. Al generar el albarán correspondiente pinchando en el botón +A, y tras aceptar el albarán aparece en la pantalla del pedido el número de albarán al que queda vinculado el pedido. Además, el formulario consta de: Nombre Cliente. Delegación y Almacén (estos 2 datos no se pueden cambiar desde aquí, si se quiere cambiar el Almacén y Delegación activos se debe hacer desde el menú Utilidades Cambiar Almacén/Delegación activo). Fecha actual. -Condiciones Económicas contiene: Forma y Condición de Pago: en principio la que tenga el cliente en Gestión de clientes, pero se puede cambiar temporalmente desde aquí. Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago, IVA y Recargo aplicados: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Clientes, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. Tarifa: es la tarifa utilizada para el cliente, en principio se especifica en los datos económicos de Gestión de Clientes aunque se puede cambiar temporalmente aquí. Comercial. Dirección de envío: inicialmente es la que tenga el cliente como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de la mercancía y de la factura pinchando sobre el enlace MER y FAC, respectivamente. Agencia de transporte y Portes. A cuenta: es una cantidad que puede dar el cliente a cuenta antes de que reciba el material y la factura. Si se indica una cantidad a cuenta, tras aceptar el pedido aparece una ventana de pago. Con los botones + m - de la parte inferior de la ficha se gestionan los artículos incluidos en el pedido. Desde el botón Pla podemos insertar una plantilla de presupuestos ya creada. Una vez creado el pedido se actualiza el Total y todos las demás datos (bruto, dto comercial, dto pronto pago, portes, base, cta IVA, cta recargo). Observaciones: observaciones del pedido. Obs. Cliente: observaciones con respecto al cliente. Imprimir: para imprimir el pedido en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. BuscPerson

32 El botón Solicitar Material se usa cuando no hay stock del material solicitado en el almacén activo, creando un pedido de traspaso de almacén con el material necesario. Se crea una entrada en Almacén-Traspasos-Solicitud de Material Emitidas Albaranes En esta pantalla se realiza el albarán del pedido del cliente. El código de albarán es automático. La ficha de albaranes también es diferente al resto de fichas de Person IP, tiene los siguientes botones: +O indica que se puede generar un albarán desde oferta. +P indica que se puede albaranar un pedido. +F indica que se puede generar la factura correspondiente desde el albarán. +V indica que se puede generar una venta TPV desde el correspondiente albarán. Al albaranar un pedido con el botón +P se pide el número de pedido. Tras aceptar el albarán generado aparece el número de pedido correspondiente al que queda vinculado el albarán en la ficha de albaranes. Tras generar la factura desde el albarán con el botón +F aparece una ventana para cobrarla total o parcialmente. También se puede elegir no cobrarla en ese momento. Después de aceptar la factura generada, en la pantalla del albarán aparece el número de factura al que queda vinculado el albarán. Al generar la factura TPV desde el albarán con el botón +V en la pantalla del albarán aparece el número de factura TPV al que queda vinculado el albarán. BuscPerson

33 Además, el formulario consta de: Nombre Cliente. Delegación y Almacén (estos 2 datos no se pueden cambiar desde aquí, si se quiere cambiar el Almacén y Delegación activos se debe hacer desde el menú Utilidades Cambiar Almacén/Delegación activo). Fecha actual. -Condiciones Económicas contiene: Forma y Condición de Pago: en principio la que tenga el cliente en Gestión de clientes, pero se puede cambiar temporalmente desde aquí. Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago, IVA y Recargo aplicados: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Clientes, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. Tarifa: es la tarifa utilizada para el cliente, en principio se especifica en los datos económicos de Gestión de Clientes aunque se puede cambiar temporalmente aquí. Comercial. Dirección de envío: inicialmente es la que tenga el cliente como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío del albarán la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de la mercancía y de envío de la factura pinchando sobre el enlace MER y FAC, respectivamente. Agencia de transporte y Portes. A cuenta: es una cantidad que puede dar el cliente a cuenta antes de que reciba el material y la factura. Si se indica una cantidad a cuenta, tras aceptar el pedido aparece una ventana de pago. Con los botones + m - de la parte inferior de la ficha se gestionan los artículos incluidos en el pedido. Desde el botón Pla podemos insertar una plantilla de presupuestos ya creada. Una vez creado el pedido se actualiza el Total y todas las demás subcuentas (bruto, dto comercial, dto pronto pago, portes, base, cta IVA, cta recargo). Observaciones: observaciones del albarán. Obs. Cliente: observaciones con respecto al cliente. Imprimir: para imprimir el pedido en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. BuscPerson

34 Facturas Desde esta ventana se genera la factura de uno o varios albaranes pendientes que tenga el cliente. Algo importante de esta ventana es que una factura no puede ser modificada, notar que no existe el botón m para modificar. Existe un botón que no aparece en ninguna otra ficha de Person IP, el botón C permite cobrar una factura al contado, con lo cual si el cliente no tiene esta forma de pago, modificará la ficha y cambiará la condición de pago que tenga el cliente por la de CONTADO. El mensaje Factura con condición de pago CONTADO. La factura ya ha sido cobrada aparece si se intenta cobrar una factura a un cliente con condición de pago Contado cuando ésta ya ha sido cobrada. La ficha de Facturas consta de: Cliente. Delegación: delegación activa en ese momento. Si se quiere cambiar la Delegación activa se debe hacer desde el menú Utilidades Cambiar Almacén/Delegación activo. -Condiciones Económicas, consta de: Forma y Condición de Pago: en principio la que tenga el cliente en Gestión de clientes, pero se puede cambiar temporalmente desde aquí. Como se indica en la nota bajo la forma de pago al crear una nueva factura, la forma de pago mixta sólo se podrá aplicar a clientes con condición de pago CONTADO. Esta forma de pago aparecerá cuando se acepte la factura. Si se elige la forma de pago mixta aparecerán todas las formas elegidas en esta ventana. BuscPerson

35 Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago, IVA y Recargo aplicados: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Clientes, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. Comercial. En la factura se incluyen los albaranes que se quieran facturar mediante los botones Todos pendientes, Seleccionar y Quitar, agregando una línea por cada albarán con el Código, Serie, Delegación, Almacén, Portes y Bruto. Junto a las líneas de albaranes está la dirección de envío de la factura que inicialmente es la que tenga el cliente como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío de la factura la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí esta dirección pinchando sobre el enlace FAC. Debajo de los albaranes incluidos en la factura aparece el detalle de los artículos incluidos en cada albarán. En el pie de la factura se muestran las condiciones para el cobro: bruto, descuento general y de pronto pago, portes, base, IVA, recargo y total. Observaciones: observaciones de la factura. Obs. Cliente: observaciones con respecto al cliente. Imprimir: para imprimir el pedido en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. Una vez que se acepta la factura se pregunta si se desea efectuar el cobro de ésta. En caso afirmativo aparece una pantalla para realizar el cobro y la forma de cobro (normal o mixta). Se puede fraccionar el cobro hasta 4 veces con distintas formas y con la cantidad estipulada con el cliente. BuscPerson

36 Nota: el botón con el símbolo $ rellena la casilla con la cantidad que falta hasta completar el total del importe de la factura Facturas TPV Aquí se realizan las facturas directas o facturas TPV. Una factura TPV no puede ser modificada, notar que no existe el botón m para modificar. Tampoco se puede eliminar una factura TPV. Al crear una factura nueva, primero se pedirán los artículos incluidos en la factura y luego los datos de dicha factura (cliente, usuario, descuentos, forma de pago,...), aunque se puede hacer al revés cerrando la pantalla de los artículos. BuscPerson

37 Nota: al no existir la posibilidad de modificación ni eliminación de una factura, si se da el caso de equivocación al hacer una factura, ésta se considera como abonada y se rehace la factura. En Person IP esto se puede hacer en las opciones Abonar venta, Abonar y duplicar venta, Abonar y nuevo albarán, Abonar y nueva factura. Junto al código de factura TPV se indica el número de albarán correspondiente a la factura y pinchando sobre el símbolo > se abre la ficha de Gestión de Albaranes por ese albarán (al hacer la venta TPV se genera el albarán automáticamente). También se indica la fecha y hora de la venta y el total de unidades vendidas. Otra información que aparece en la factura TPV: Delegación activa en el momento de la venta. Fecha. Comercial. En principio el que inicialmente se asignó al cliente pero se puede modificar temporalmente. Usuario: usuario con el que se ha accedido a Person IP, se puede cambiar aquí pero pedirá la respectiva contraseña. Cliente al que se le hace la venta. Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago, IVA y Recargo aplicados: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Clientes, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. A continuación se muestran los artículos incluidos en la factura TPV, que se pueden modificar con los botones + m Imei Pla. + m son para agregar, modificar y eliminar, respectivamente. Imei muestra una pantalla para indicar el Imei del artículo, si tiene. Pla es para cargar una plantilla de ofertas y presupuestos. Observaciones: observaciones de la factura TPV. Obs. Cliente: observaciones con respecto al cliente. Imprimir: imprime la factura en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. BuscPerson

38 Ticket: imprime el ticket de venta correspondiente. En cuanto se acepta la factura aparece la ventana Cobrar anterior para efectuar el cobro Listados de Facturas Se pueden hacer listados de facturas y facturas TPV, incluso listado completo de facturas incluyendo ambos tipos. El listado puede generarse con varios filtros: Código, Serie, Fecha. Almacén, Delegación. Cliente, Comercial. Albaranes. El listado se puede ordenar por código (por defecto), fecha, cliente o delegación. Y se pueden mostrar campos comerciales y/o todos. El listado generado se puede imprimir, pasar a fichero de texto, excel y postscript Compras En este menú aparece todo lo relacionado con el Ciclo de Compras Pedidos Esta ventana es prácticamente igual que la ventana de Pedidos de Ventas, pero aquí el pedido se hace al proveedor, con lo cual, no aparecen botones de Generar albarán, Generar Venta TPV, etc. BuscPerson

39 Además, el formulario consta de: Nombre Proveedor. Delegación y Almacén (estos 2 datos no se pueden cambiar desde aquí, si se quiere cambiar el Almacén y Delegación activos se debe hacer desde el menú Utilidades Cambiar Almacén/Delegación activo). Fecha actual. Un pedido de compra se puede albaranar dentro de la gestión de albaranes de compra. Al hacer esto, en la ficha de pedidos aparece el número de albarán al que queda vinculado el pedido. -Condiciones Económicas contiene: Forma y Condición de Pago: en principio la que tenga el proveedor en Gestión de proveedores, pero se puede cambiar temporalmente desde aquí. Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago, IVA e IRPF: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Proveedores, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. Código Proveedor: Dirección de recepción: inicialmente es la que tenga el proveedor como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de recepción de la mercancía la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de la mercancía y de envío de la factura pinchando sobre el enlace MER y FAC, respectivamente. Portes. Con los botones + m - de la parte inferior de la ficha se gestionan los artículos incluidos en el pedido al proveedor. Una vez creado el pedido se actualiza el Total y todos las demás datos (bruto, dto comercial, dto pronto pago, portes, base, cta IVA, cta IRPF). Observaciones: observaciones del pedido. Obs. Proveedor: observaciones con respecto al proveedor. Imprimir: imprime el pedido en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. BuscPerson

40 Albaranes Esta pantalla es parecida a la de Albaranes de Ventas, solo que estos Albaranes son de Proveedor, así que no tiene los botones de Facturar albarán, Generar Venta TPV, etc. El formulario consta de: Nombre Proveedor. Delegación y Almacén (estos 2 datos no se pueden cambiar desde aquí, si se quiere cambiar el Almacén y Delegación activos se debe hacer desde el menú Utilidades Cambiar Almacén/Delegación activo). Fecha actual. -Condiciones Económicas contiene: Forma y Condición de Pago: en principio la que tenga el proveedor en Gestión de proveedores, pero se puede cambiar temporalmente desde aquí. Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago, IVA e IRPF: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Proveedores, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. Código Proveedor: Dirección de recepción: inicialmente es la que tenga el proveedor como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de recepción de la mercancía la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de la mercancía y de envío de la factura pinchando sobre el enlace MER y FAC, respectivamente. Portes. Con los botones + m - de la parte inferior de la ficha se gestionan los artículos incluidos en el albarán al proveedor. El botón Ped añade una línea de pedidos. Aparece una pantalla y de ahí se eligen los pedidos listos para albaranar. BuscPerson

41 También se puede albaranar un pedido desde Compras-Albaranes-Albaranar pedido de compra. Una vez que se ha hecho el albarán correspondiente a un pedido, en la ficha albarán se indica el número de pedido al que queda vinculado, al igual que en la ficha pedido se indica el número de albarán correspondiente. Una vez creado el albarán se actualiza el Total y todos las demás datos (bruto, dto comercial, dto pronto pago, portes, base, cta IVA, cta IRPF). Observaciones: observaciones del albarán. Obs. Proveedor: observaciones con respecto al proveedor. Imprimir: imprime el pedido en pantalla, impresora, fichero de texto o excel Facturas En esta ventana se encuentran las facturas de compras a proveedores. Es muy parecida a la de facturas de clientes. Notar que no aparece ningún botón para modificar una factura de compras. El formulario de factura de proveedores consta de: Nombre Proveedor. Delegación y Almacén (estos 2 datos no se pueden cambiar desde aquí, si se quiere cambiar el Almacén y Delegación activos se debe hacer desde el menú Utilidades Cambiar Almacén/Delegación activo). Fecha actual. -Condiciones Económicas contiene: Forma y Condición de Pago: en principio la que tenga el proveedor en Gestión de proveedores, pero se puede cambiar temporalmente desde aquí. BuscPerson

42 Descuento Comercial y Descuento Pronto Pago, IVA e IRPF: estos datos dependen de la información introducida en los datos económicos de Gestión de Proveedores, aunque pueden ser modificados temporalmente aquí. Código Proveedor: Dirección de envío de la factura: inicialmente es la que tenga el proveedor como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío de la factura la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de la factura pinchando sobre el enlace FAC. En la factura de compra se incluyen los albaranes que se quieren facturar mediante los botones Todos pendientes, Seleccionar y Quitar, agregando una línea por cada albarán con el Código, Serie, Delegación, Almacén, Portes y Bruto. También se indica el número de albaranes incluidos en la factura de compra. Debajo de los albaranes incluidos en la factura aparece el detalle de los artículos incluidos en cada albarán. Una vez creada la factura se actualiza el Total y todos las demás datos (bruto, dto comercial, dto pronto pago, portes, base, cta IVA, cta IRPF). Observaciones: observaciones de la factura. Obs. Proveedor: observaciones con respecto al proveedor. Imprimir: imprime la factura en pantalla, impresora, fichero de texto o excel Almacén Artículos Este formulario es el mismo que el comentado en Entidades-Artículos-Gestión de artículos. BuscPerson

43 Precio Artículo y Proveedor Aparece una ventana de búsqueda de Últimas compras por fecha, artículo y proveedor. De esta forma podemos ver a qué precio se compró ese artículo en las compras anteriores Movimientos de Artículos Este formulario es el mismo que el comentado en Entidades-Artículos-Movimientos de artículos-gestión de movimientos. BuscPerson

44 Regularizaciones de Precios Este formulario es el mismo que el comentado en Entidades-Artículos-Regularizaciones de Precios-Gestión de Reg. de Precios Traspasos En este menú se encuentra la gestión de traspasos de material entre almacenes. BuscPerson

45 Solicitud de Material Para la gestión de traspasos de material entre almacenes existen un formulario de solicitud de material de entrada y otro de material de salida. Ambos son iguales. Estos formularios constan de: Almacén Solicita Mercancía. Almacén Recibe Solicitud. Fecha. Agencia transporte y Portes. Dirección de Envío: dirección de envío para el traspaso de material, inicialmente es la que tenga el almacén como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío de material la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de material pinchando sobre el enlace MER. A continuación se describen los artículos incluidos en el traspaso. En la parte inferior de la ficha se indica el bruto del traspaso, los portes y el total. Observaciones: observaciones sobre la solicitud de material recibida. Imprimir: imprime el pedido de traspaso en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. Cuando se hace un pedido de clientes (Ventas-Gestión de pedidos) y se pincha el botón Solicitar material a un almacén se crea una entrada en Solicitud de Material Emitidas con el nombre del almacén activo en Almacén Solicita Mercancía y el nombre del almacén elegido en Almacén Recibe Solicitud. Si se cambia de Delegación/Almacén activo y se elige como almacén activo el almacén al que se pidió el material anterior, se puede ver que en Solicitudes de material Recibidos ahora se encuentra el pedido de traspaso de almacén realizado. BuscPerson

46 Albarán Traspasos de Salida Esta ventana crea un albarán de material de traspaso de salida entre almacenes. Este formulario contiene: Almacén Origen (SALIDA): almacén que recibió el pedido del material y de donde sale el material solicitado. Almacén Destino (ENTRADA): almacén que hizo el pedido del material y donde se recibe dicho material. Fecha. Agencia de Transportes y Portes. Número de bultos y peso en kilos del material. Dirección de Envío: dirección de envío para el traspaso de material, inicialmente es la que tenga el almacén como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío de material la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de material pinchando sobre el enlace MER. A continuación se describen los artículos incluidos en el traspaso. En la parte inferior de la ficha se indica el bruto del traspaso, los portes y el total. Observaciones: observaciones sobre el albarán de traspaso de salida. Imprimir: imprime el albarán de traspaso de salida en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. BuscPerson

47 Albarán Traspasos de Entrada Esta ventana crea un albarán de material de traspaso de entrada entre almacenes. Este formulario contiene: Almacén Origen (SALIDA): almacén que recibió el pedido del material y de donde sale el material solicitado. Almacén Destino (ENTRADA): almacén que hizo el pedido del material y donde se recibe dicho material. Fecha. Agencia de Transportes y Portes. Número de bultos y peso en kilos del material. Dirección de Envío: dirección de envío para el traspaso de material, inicialmente es la que tenga el almacén como predeterminada. El enlace PRE asigna como dirección de envío de material la dirección predeterminada. Se puede cambiar desde aquí la dirección de envío de material pinchando sobre el enlace MER. A continuación se describen los artículos incluidos en el traspaso. Con el botón T se incluye en el albarán En la parte inferior de la ficha se indica el bruto del traspaso, los portes y el total. Observaciones: observaciones sobre el albarán de traspaso de entrada. Imprimir: imprime el albarán de traspaso de entrada en pantalla, impresora, fichero de texto o excel. BuscPerson

48 Recálculos de Almacén Recálculo de Almacén Esta ventana permite recalcular todos los parámetros relacionados con un almacén (bien por avería en el sistema, corte de luz, etc). El recálculo se puede hacer de un almacén en concreto o de todos los almacenes. Recalcular Stock: verifica cada valor en cada campo de cada entidad que tenga que ver en el stock de un artículo. Esta operación sólo tarda en realizarse varios segundos. Recalcular Reservados: verifica cada valor en cada campo de cada entidad que tenga que ver en el campo Reservados de un artículo. Esta operación sólo tarda en realizarse varios segundos. Recalcular Precios Medios: verifica las cantidades por cada artículo y operación sobre él. Esta operación puede tardar varios minutos en realizarse, dependiendo de la cantidad de artículos. Recalcular Precios de Venta: Recalcular unidades servidas en COMPRAS: verifica el número de unidades servidas en el ciclo de compras. Esta operación sólo tarda en realizarse varios segundos. Recalcular unidades servidas en VENTAS: verifica el número de unidades servidas en el ciclo de ventas. Esta operación sólo tarda en realizarse varios segundos Recalcular Stock de Artículo Esta ventana muestra toda la información sobre la vida de un artículo: movimientos, operaciones de compra, operaciones de venta y traspasos entre almacenes. Sobre cada operación realizada sobre el artículo muestra una fila con la fecha, el origen de la variación, el código de la entidad a la que pertenece la operación (movimientos de artículos, albaranes de proveedor, albaranes de clientes, albaranes de traspaso), serie de la operación, unidades involucradas, y un total de unidades acumulativo. BuscPerson

49 Si se hace doble click en una fila se abre el formulario de la entidad a la que pertenece la operación (movimientos de artículos, albaranes de proveedor, albaranes de clientes, albaranes de traspaso). Consta de: Artículo y Almacén: sobre qué artículo y de qué almacén se va a realizar el recálculo del stockaje. Fecha. Recalcular: muestra todos las operaciones realizadas sobre el artículo (compra, venta, traspasos, inventarios, regularizaciones de precio). Inventario: muestra solo las operaciones de inventario. Compras: muestra solo las operaciones de compra. Movimientos: muestra otros movimientos del artículo. Traspaso Entrada: muestra solo los movimientos de traspasos de entrada. Traspaso Salida: muestra solo los movimientos de traspasos de salida. Ventas: muestra solo las operaciones de venta. Descuadres: muestra el descuadre en el stock respecto al recálculo. Ver Línea: es como hacer doble click sobre una línea: se abre el formulario de la entidad a la que pertenece la operación (movimientos de artículos, albaranes de proveedor, albaranes de clientes, albaranes de traspaso). Cargar Resumen. En la parte inferior de la ventana se muestran las unidades involucradas en cada operación y el stock total. Las vistas generadas se pueden imprimir, pasar a fichero de texto y excel. BuscPerson

50 Recalcular Precio Medio Artículo Esta ventana es muy parecida a la anterior porque también muestra toda la información sobre la vida de un artículo: movimientos, operaciones de compra, operaciones de venta y traspasos entra almacenes. También muestra el precio, precio medio y precio último de cada operación. Sobre cada operación realizada sobre el artículo muestra una fila con la fecha, el origen de la variación, el código de la entidad a la que pertenece la operación (movimientos de artículos, albaranes de proveedor, albaranes de clientes, albaranes de traspaso), serie de la operación, unidades involucradas, y un total de unidades acumulativo. Si se hace doble click en una fila se abre el formulario de la entidad a la que pertenece la operación (movimientos de artículos, albaranes de proveedor, albaranes de clientes, albaranes de traspaso). Consta de: Artículo y Almacén: sobre qué artículo y de qué almacén se va a realizar el recálculo del stockaje. Fecha. Recalcular: muestra todos las operaciones realizadas sobre el artículo. Inventario: muestra solo las operaciones de inventario. Compras: muestra solo las operaciones de compra. Movimientos: muestra otros movimientos del artículo. Traspaso Entrada: muestra solo los movimientos de traspasos de entrada. Traspaso Salida: muestra solo los movimientos de traspasos de salida. Ventas: muestra solo las operaciones de venta. Coste Medio: aquí es donde se muestra además el precio, precio medio y precio último de cada operación Ver Línea: es como hacer doble click sobre una línea: se abre el formulario de la entidad a la que pertenece la operación (movimientos de artículos, albaranes de proveedor, albaranes de clientes, albaranes de traspaso). Cargar Resumen: En la parte inferior de la ventana se muestran las unidades involucradas en cada operación y el stock total. Las vistas generadas se pueden imprimir, pasar a fichero de texto y excel. BuscPerson

51 Salidas de Almacén Aparece una ventana de búsqueda por fecha, almacén, artículos y tipo de salida de las salidas de almacén. Genera un informe con cada una de las salidas del almacén seleccionado. La vista que genera es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript. BuscPerson

52 Entradas de Almacén Aparece una ventana de búsqueda por fecha, almacén, artículos y tipo de entrada de las entradas de almacén. Genera un informe con cada una de las salidas del almacén seleccionado. La vista que genera es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript Obsoletos Aparece una ventana de búsqueda por artículo, fecha y almacén de los artículos catalogados como obsoletos. Tras aceptar en la ventana de búsqueda se genera un informe con los artículos obsoletos. También se puede indicar a partir de cuántas unidades no vendidas se considera un artículo como obsoleto. La vista que genera es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript. BuscPerson

53 Rotaciones Aparece una ventana de búsqueda por fecha, almacén y artículo de las rotaciones sufridas por cada artículo. La búsqueda de rotaciones consiste en buscar los movimientos de mercancía en un periodo determinado. En la vista generada aparece el código y descripción del artículo, F1 (unidades del artículo antes del periodo de la búsqueda), Entrada y Salida (unidades del artículo entrantes y salientes durante el periodo de búsqueda), F2 (unidades del artículo después del periodo de la búsqueda). La vista que genera es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript Bajo Mínimos Aparece una ventana de búsqueda por almacén y artículo de los artículos que se consideran que están bajo mínimo en cuanto a stock. Por defecto la condición de Bajo Mínimo es stock - reservados < stock_mínimo. Desde la vista generada se puede crear un pedido de traspaso con los artículos seleccionados. Pero esto no se puede hacer si el almacén activo y el almacén seleccionado en la búsqueda es el mismo ya que no se puede generar un pedido de traspaso a uno mismo. La vista que genera es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript. BuscPerson

54 Envíos por Agencias Aparece una ventana de búsqueda por periodo, almacén, agencia y destino de los envíos realizados a través de agencias de transporte. La vista que genera es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript Inventarios a Fechas Valorados Se selecciona almacén y fecha y crea un documento con el inventario a fecha valorados. La utilidad de esta ficha es sobre todo para auditorías de almacén ya que calcula cada valor relacionado con almacén en una fecha. Este documento generado es imprimible, se puede pasar a documento de excel, fichero de texto y postscript. BuscPerson

55 Introducción Inventario Desde esta ventana se pueden introducir ciertos datos de cada artículo, orientado a hacer un inventario del almacén seleccionado. La ficha consta de: Almacén. Fecha. Artículo. PrecioVenta 1 hasta PrecioVenta5: Precio Coste Stock Stock real BuscPerson

56 2.5.- Módulos Imeis Buscar Imei Es una pantalla de búsqueda de un artículo por su IMEI, el resultado muestra el código de albarán correspondiente al movimiento de ese IMEI, puede ser un albarán de venta o de compra Listados de Imei Es una ventana de búsqueda por almacén, cliente, imei, artículo y fecha de los artículos con imei. La vista que genera es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript. BuscPerson

57 Servicios Técnicos Partes de Servicio Técnico Genera un parte de avería de un teléfono móvil con los datos del terminal como el imei, orden de trabajo anterior si la tiene, accesorios, servicio técnico al que se envía, fecha, etc. El código es automático. -Recepción, contiene: Fecha de entrada del terminal. Recibe usuario: Cliente y dirección del cliente. -Artículo, son los datos del terminal averiado: Imei: número de identificación del terminal, son 15 dígitos. Núm. OT: número de orden de trabajo. Modelo y Fabricante. Accesorios que lleva el terminal al servicio técnico(antena, bateria, cargador,...). Observaciones, Incidencias y Fecha incidencias. -SAT Destino, es el servicio técnico al que se enviará el terminal averiado, consta de: Servicio técnico destino y fecha de envío. -Salida. Devolución cliente, consta de: Enviado al Cliente por el SAT directamente: si el terminal ya reparado se lo envía el SAT al cliente directamente, sin pasar por ninguna cabecera. Agencia de transporte: agencia usada para llevar el terminal reparado desde el SAT al cliente. Fecha de salida: del SAT del terminal reparado. -Liquidación, contiene de los meses liquidados al cliente. BuscPerson

58 Servicios Técnicos En esta ventana se gestionan los servicios técnicos que aparecen en la pantalla anterior. El código es automático. Contiene los datos del servicio técnico: Nombre, NIF, Dirección, Teléfonos, Persona de contacto, Observaciones Altas Móviles Altas de Móviles BuscPerson

59 Agentes Servicios BuscPerson

60 Control de Pedidos Altas Terceros Canales Altas de Tercer Canal BuscPerson

61 Agentes Servicios BuscPerson

62 Control de Pedidos Programas de Puntos BuscPerson

63 Tabla de Activaciones Tabla de Activaciones Gestión de Activaciones de Imei Permite preactivar y activar imeis. La selección de imeis se puede hacer por fecha de activación y preactivación, por no activados, no preactivados, etc. La vista resultante es imprimible, se puede pasar a fichero de texto, excel y postscript. BuscPerson

64 2.6.- Tesorería Caja TPV Diario de Caja Mantiene el diario de caja, entradas y salidas de la caja de una delegación dada. Cada entrada o salida de la caja genera un apunte de caja. Se pueden filtrar los apuntes de caja por Forma de Pago, Serie Factura y Código Factura. Caja de Dia seleccionado muestra los apuntes de caja del día indicado. Si Caja de Dia no se selecciona se muestran todos los apuntes creados desde el primer día en que entró en funcionamiento la caja. En el diario de caja se muestra el Saldo de Apertura, el Total en caja, Total Entradas, Total Salidas, y el detalle de los apuntes de caja seleccionados (por día, forma de pago, serie y código de factura). El diario de caja se puede imprimir, pasar a excel, fichero de texto y postscript. El botón Ver Apunte muestra una pantalla con el formato general de Person IP de todos los apuntes de caja. Esta pantalla contiene la Fecha, Vendedor, Caja, Delegación, Cliente, Tipo factura (sin factura, factura normal (F) o factura TPV (T)), Código factura, Concepto, cantidad en Entrada o en Salida y Forma de pago. BuscPerson

65 Los botones Entrada y Salida generan un apunte en caja de entrada y cierre, respectivamente. Cobro Cliente se explica en el siguiente apartado. Cerrar Caja: con esta acción se da por cerrado el diario de caja de ese día. Se pregunta si realmente se quiere cerrar la caja del día, ya que una vez cerrada no se pueden añadir apuntes de caja en ese día. Se distingue si una caja está cerrada o abierta según el color de los apuntes: si la caja está cerrada los apuntes aparecen en color rojo, si la caja está abierta aparecen en color verde. Ir Sin cierre : muestra los apuntes de los días en que no se cerró la caja Cobrar Cliente Desde esta ventana se efectúa el cobro al cliente especificado. Después de realizar el cobro se genera el apunte en el diario de caja y/o en la cartera de cobros si procede, según la forma de pago. BuscPerson

66 Cartera de Cobros Gestión de Vencimientos Aquí se genera la cartera de cobros, se puede restringir el número de registros o vencimientos que aparecen en la cartera por Fecha de vencimiento, nombre Cliente, Factura, Forma de pago, Emisión, Agrupación, Banco, Impagados, Documentados, Vencidos, etc. También se pueden mostrar los vencimientos Pendientes, los Cobrados o Todos. La cartera de cobros es imprimible, se puede pasar a excel, fichero de texto y postscript. Nuevo vencimiento: crea un nuevo registro en cartera a través de la ficha de vencimientos. En esta ficha se indica el nombre del Cliente, la Fecha de vencimiento, el Código de Cuenta Corriente, Tipo factura (sin factura, factura normal (F) o factura TPV (T)) y código que corresponda, el Tipo Vencimiento (Factura, Impagado, Otros), el Concepto, Observaciones, el Importe del vencimiento, además se le pueden especificar opciones como Documentado, Cobrado y Negociado incluyendo la subcuenta usada para ello. Agrupación, Emisión, por Banco. Ver documento: seleccionando uno de los vencimientos y pinchando en Ver documento se abre la ventana correspondiente a ese vencimiento, que puede ser una Factura o Factura TPV. Agrupar: modifica en la ficha Vencimientos el campo Agrupación, pudiéndose indicar una agrupación para tal vencimiento. La ficha de agrupaciones se explica más adelante. Documentar: modifica en la ficha Vencimientos el campo Documentado con la fecha actual, pudiéndose escribir en el campo Documentado con. Cobrar: modifica en la ficha Vencimientos el campo Cobrado con la fecha actual, incluyéndose la subcuenta correspondiente. BuscPerson

67 Impagado: modifica en la ficha Vencimientos el campo Tipo de vencimiento como Impagado. Desdoblar: modifica la ficha Vencimientos el campo, incluyendo un campo A cuenta con un importe entregado a cuenta. Quitar emisión: modifica en la ficha Vencimientos el campo Emisión, si está seleccionado, dejando en blanco esta opción. Agrupar marcados: asigna una agrupación a un conjunto de vencimientos. Documentar todos: documenta los vencimientos de una misma agrupación. Cobrar todos: cobra los vencimientos de una misma agrupación o emisión. Unir vencimientos: Normas: Agrupaciones BuscPerson

68 Emisiones Cartera de Pagos Gestión de Cartera de Pagos En esta ventana se gestiona la cartera de pagos. Es muy parecida a la cartera de cobros. Al igual que la cartera de cobros, se puede restringir el número de registros que aparecen en la cartera por Fecha de vencimiento, nombre de Proveedor, Importe, Factura, Forma de pago, Agrupación, Documentados, Impagados, Vencidos, etc. También se pueden mostrar los vencimientos Pendientes, los Pagados o Todos. La cartera de pagos es imprimible, se puede pasar a excel y fichero de texto. BuscPerson

69 Nuevo vencimiento: crea un nuevo registro en cartera a través de la ficha de vencimientos. En esta ficha se indica el nombre del Proveedor, la Fecha de vencimiento, Tipo factura (sin factura o factura normal (F)), el Tipo Vencimiento (Factura, Impagado, Otros), el Concepto, Observaciones, el Importe del vencimiento, además se le pueden especificar opciones como Documentado, Pagado y Agrupación. Ver documento: seleccionando uno de los vencimientos y pinchando en Ver documento se abre la ventana correspondiente a ese vencimiento, que solo puede ser una Factura. Agrupar: modifica en la ficha Vencimientos el campo Agrupación, pudiéndose indicar una agrupación para tal vencimiento. La ficha de agrupaciones se explica más adelante. Documentar: modifica en la ficha Vencimientos el campo Documentado con la fecha actual, pudiéndose escribir en el campo Documentado con. Pagar: modifica en la ficha Vencimientos el campo Pagado con la fecha actual, incluyéndose la subcuenta correspondiente. Impagado: modifica en la ficha Vencimientos el campo Tipo de vencimiento como Impagado. Desdoblar: modifica la ficha Vencimientos el campo, incluyendo un campo A cuenta con un importe entregado a cuenta. Agrupar marcados: asigna una agrupación a un conjunto de vencimientos. Documentar todos: documenta los vencimientos de una misma agrupación. Pagar todos: paga los vencimientos de una misma agrupación. Unir vencimientos: BuscPerson

70 Agrupaciones BuscPerson

71 Bancos Esta ficha es la misma que aparece comentada en Entidades Bancos Gestión de bancos Utilidades Obtener Última Versión Desde esta ventana se puede descargar la última versión disponible de Person IP. Indica la versión que se está usando y la última disponible Cambiar Almacén/Delegación Activo Esta utilidad permite cambiar de delegación y almacén activo. De esta forma, al trabajar con cualquier otra opción del menú de Person IP se considerará como delegación y almacén activo los elegidos aquí. Si se han creado series para las distintas delegaciones, al cambiar de delegación se cambia la serie utilizada. Esta opción se debe tener en cuenta al realizar facturas, albaranes, etc. BuscPerson

72 Entorno Esta ventana permite modificar ciertas opciones del entorno de trabajo como valores por defecto, opciones de seguridad, facturación, etc. En la pestaña Almacén debe estar señalada la opción Controlar la introducción de números de serie para que Person IP pueda gestionar las series que se hayan creado. BuscPerson

73 BuscPerson

74 Parámetros de Sistema Esta ventana nos muestra el último valor del código de cada entidad y serie del sistema. Para crear las series que se usarán en Person IP se selecciona la entidad correspondiente (Facturas, Factura TPV, Albaranes,...) y se añade una línea con el botón +, a continuación se selecciona la línea Desc.Serie (doble clic en la linea) y se escribe la descripción para la serie, en el campo Serie se hace lo mismo y se introduce el nombre de la serie. BuscPerson

75 Tabla de I.V.A. En esta ventana se especifican los porcentajes de IVA aplicados, junto con el recargo correspondiente. Para establecer uno como predeterminado se selecciona y se pincha el botón Establecer Predeterminado Formatos de Impresión Desde esta ventana se puede crear o modificar un formato de impresión. Person IP tiene un formato por defecto pero se pueden agregar más formatos. Estos formatos de impresión se utilizan para los documentos del Ciclo de ventas, del Ciclo de compras y Traspasos. Desde Nuevo formato se crea un formato nuevo de impresión basándose en uno ya creado. El nombre del nuevo formato debe tener el nombre de la entidad en plural (por ejemplo albaranes, pedidos,...). Es recomendable que el nuevo formato creado se ponga en un lugar accesible desde todos los equipos que usen Person IP para así poder compartir el archivo del nuevo formato. Desde Modificar formato se puede editar el formato elegido para su modificación. BuscPerson

76 BuscPerson

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