SIIGO Dejando huella... SIIGO STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION NOMINA. Caminando hacia el futuro... 1

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1 SIIGO Versión 4.3 STANDAR WINDOWS PROCESO DE CAPACITACION NOMINA Caminando hacia el futuro... 1

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION CUENTAS CONTABLES PARA NOMINA CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA PARAMETROS INICIALES DE NOMINA CONTROL SALUD Y PENSIÓN Control de Salud Control de Pensión DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS DEFINICIÓN DE CONCEPTOS GRUPOS CONTABLES CAJAS DE COMPENSACION DEFINICIÓN DE EMPLEADOS FIJACIÓN DE PORCENTAJES PARAFISCALES DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA...40 TALLER PROCESO DE NOMINA FASE Caminando hacia el futuro... 2

3 INTRODUCCION Las organizaciones actuales requieren optimizar los procesos que se ejecutan con determinada periodicidad, mantener actualizada su información contable y administrar sus recursos de manera eficiente. Es por ello que el módulo de nómina le permitirá definir los parámetros pertinentes para que se puedan ejecutar procesos de forma automática como son la liquidación y pago de nómina y la generación de informes. Caminando hacia el futuro... 3

4 1. CUENTAS CONTABLES PARA NOMINA Las cuentas contables tienen una implicación importante en el proceso de implementación del módulo de nómina. De la correcta definición de las cuentas depende una adecuada parametrización y ejecución de los procesos de nómina, que inciden directamente en la obtención de informes detallados permitiendo efectuar un análisis de la información generada CUENTAS PARA FONDOS DE SALUD. Ruta: Contabilidad Administración de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de salud son: DEBITO CREDITO I.S.S I.S.S FAMISANAR FAMISANAR I.S.S I.S.S FAMISANAR FAMISANAR I.S.S I.S.S FAMISANAR FAMISANAR RECUERDE. Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los fondos de salud deben ser auxiliarizadas por cada E.P.S que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Las cuentas creadas para los fondos de salud se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel sub-auxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a E.P.S. Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Caminando hacia el futuro... 4

5 1.2. CUENTAS PARA PENSION Y CESANTIAS Ruta: Contabilidad Administración de Cuentas Contables Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los fondos de pensiones y cesantías son: DEBITO I.S.S PORVENIR I.S.S PORVENIR I.S.S PORVENIR CREDITO I.S.S PORVENIR RECUERDE. Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las características de las cuentas del pasivo. Estas características son: Auxiliares: Las cuentas contables que se definen para los Fondos de Pensiones y Cesantías deben ser auxiliarizadas por cada Fondo que maneje la empresa y el código y nombre del auxiliar asignado en la cuenta del gasto debe ser el mismo asignado a la cuenta por pagar. Se recomienda crear del Auxiliar 01 al 50 para los fondos de Pensiones y del 51 al 99 para los fondos de cesantías. Las cuentas creadas para los fondos de pensiones y cesantías se deben manejar a nivel auxiliar, nunca a nivel subauxiliar. Terceros: Aplica para acumular la información por cada uno de los empleados a los cuales se les deduce el concepto de aportes a Fondos de Pensión y Cesantías. Centros de Costo: Aplica para acumular información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Caminando hacia el futuro... 5

6 1.3. CUENTAS DE APORTES PARAFISCALES Ruta: Contabilidad Administración de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para los aportes parafiscales son: DEBITO SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR SENA ICBF CAJA COMP. FAMILIAR CREDITO APORTES AL ICBF, SENA, CAJA COMP. FAMILIAR RECUERDE. Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las de la cuenta del pasivo. Estas son: Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o o o 51 Administración 52 Ventas 72 Mano de Obra (Producción) Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa. Caminando hacia el futuro... 6

7 1.4. CUENTAS DE PRESTACIONES SOCIALES Ruta: Contabilidad Administración de Cuentas Contables - Apertura De acuerdo al PUC comercial, las cuentas contables que se deben definir para las provisiones de las prestaciones sociales son: DEBITO CESANTIAS CESANTIAS CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS INT. CESANTIAS PRIMA PRIMA PRIMA VACACIONES VACACIONES VACACIONES CREDITO PROVISION CESANTIAS PROVISION INT. CESANTIAS PROVISION PRIMAS PROVISION VACACIONES RECUERDE. Las características de las cuentas del gasto deben corresponder con las de las cuentas del pasivo. Estas son: Tercero: Acumula información por cada empleado. Centros de Costo: Acumula información por cada una de las áreas que maneje la empresa, ya sea por departamentos, sucursales o ciudades. Las cuentas del gasto se deben definir por cada uno de los grupos contables y son los siguientes: o o o 51 Administración 52 Ventas 72 Mano de Obra (Producción) Estos grupos se deben definir de acuerdo a las necesidades de la empresa. Caminando hacia el futuro... 7

8 2. APLICACIÓN DE CENTROS DE COSTO PARA NOMINA Ruta: Contabilidad Administración de Centros de Costo Apertura Los centros de costo deben estar parametrizados previamente por el módulo de Contabilidad. Estos se enlazan directamente en la creación del empleado y en la parametrización de las cuentas. Caminando hacia el futuro... 8

9 3. PARAMETROS INICIALES DE NOMINA Los parámetros iniciales necesarios para el correcto desempeño del módulo de nómina son: 3.1 CONTROL SALUD Y PENSIÓN Ruta: Nómina Parámetros - Catálogos Apertura de Fondos En esta opción se registran los datos más relevantes y e indispensables para realizar los cálculos de aportes de Salud y Pensión. Dicha información debe ser modificada según las disposiciones del Gobierno Control de Salud Ruta: Nómina Parámetros - Catálogos Apertura de Fondos Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Salud. En primer lugar, el sistema presenta el siguiente mensaje en el cual aclara la forma cómo se deben parametrizar los Fondos, los cuales veremos más adelante; a dicha ventana se digita Enter: Caminando hacia el futuro... 9

10 Posteriormente, presenta la siguiente ventana, en la cual se registra la siguiente información: Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger el fondo de Salud. Caminando hacia el futuro

11 Número del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar la parametrización del fondo. Es decir que el número sería el cero (0). Nombre del Fondo: Aparece el nombre CONTROL SALUD de forma automática, por tanto, no es necesario digitarlo ni modificarlo. NIT Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Aporte Patronal: Corresponde al porcentaje de salud que debe aportar el empleador. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 8.5%. Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de salud. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 4% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope Mínimo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de salud. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Cobertura Familiar: En este campo se debe digitar el porcentaje de aporte que debe efectuar la empresa por concepto de Caja de Compensación Familiar. De acuerdo a las disposiciones legales vigentes este porcentaje es del 4%. Caminando hacia el futuro

12 Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del Salario Mínimo Legal Vigente. Valor Contrato de Aprendizaje: Según la Ley 789 de 2002, los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a Salud en las proporciones establecidas por la Ley a los aprendices, por tanto en este campo se debe indicar la forma en la cual se desea liquidar el aporte de Salud que realizará en empleador por el aprendiz, ya sea el digitar un porcentaje (12.5% que corresponde al aporte total para este año); por valor que es fijo y corresponde al 12.5% de un (1) SMMLV ($54.213) o no se aplicará este caso a los aprendices. De igual manera se debe realizar una marcación en la Apertura de Empleados que permita aplicar esta opción, la cual se verá más adelante. Caminando hacia el futuro

13 RECUERDE. Los datos que se registren en los fondos de control deben ser actualizados anualmente o conforme a las disposiciones legales vigentes Control de Pensión Ruta: Nómina Parámetros - Catálogos Apertura de Fondos Para que el programa efectúe el cálculo de los aportes de salud es necesario definir el Fondo de Control Pensión. En primer lugar, el sistema presenta el siguiente mensaje en el cual aclara la forma cómo se deben parametrizar los Fondos, los cuales veremos más adelante; a dicha ventana se digita Enter: Posteriormente, presenta la siguiente ventana, en la cual se registra la siguiente información: Caminando hacia el futuro

14 Tipo: Se debe escoger la opción de acuerdo al fondo que se quiere crear. Para este caso se debe escoger Pensión. Número del Fondo: Se debe presionar la tecla Enter para ingresar a los parámetros del fondo. Es decir que el número sería el cero (0). Nombre del Fondo: Aparece el nombre CONTROL PENSIONES de forma automática, que no es necesario digitarlo ni modificarlo. Nit Fondo: El programa salta este campo porque no se esta creando ningún fondo específico. Caminando hacia el futuro

15 Aporte Total: Corresponde al porcentaje total de aporte de Pensión que se debe cotizar. De acuerdo a la legislación actual corresponde al 15.5% Aporte Empleado: Corresponde al porcentaje de descuento que se debe efectuar al empleado por concepto de pensión. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje corresponde al 3.875% Máximo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope máximo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se deben efectuar los descuentos de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de veinticinco (25) Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes. Mínimo (SMLV): En este campo se debe digitar el tope mínimo de Salarios Mínimos Mensuales Legales Vigentes sobre los que se debe aplicar el descuento de pensión. De acuerdo a la legislación actual el tope es de un (1) Salario Mínimo Mensual Legal Vigente. Aporte Solidaridad: Corresponde al porcentaje del fondo de solidaridad que se debe aplicar a los empleados que devengan un salario superior a los cuatro (4) salarios mínimos mensuales legales vigentes. De acuerdo a la legislación actual este porcentaje es del 1%. Salario Mínimo: En este campo se debe digitar el valor del salario mínimo legal vigente. Caminando hacia el futuro

16 Aporte Sub-cuenta de Subsistencia (S/N): Este campo aplica conforme a la Ley 797 de enero 29 de 2003, en el que se indica que los afiliados por pensión con ingreso igual o superior a 16 salarios mínimos mensuales legales vigentes y los pensionados con mesadas superior a 10 salarios mínimos mensuales legales vigentes deben contribuir con un aporte adicional con destino a la sub-cuenta de subsistencia del fondo de solidaridad. Si esta opción no aplica para la empresa NO se debe marcar la opción, en caso contrario, se debe marcar: Para que el sistema presente la siguiente ventana, con el de definir los rangos de salarios y determinar el porcentaje de aporte: Caminando hacia el futuro

17 Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe marcar la letra A para los afiliados y P para los pensionados. Desde: Corresponde al rango inicial de los salarios mínimos mensuales legales vigentes desde los que se debe efectuar el aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de Hasta: Corresponde al rango final de los salarios mínimos mensuales legales vigentes hasta el que se debe efectuar el aporte. de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de % Aporte: Se debe digitar el porcentaje de aporte de acuerdo a las disposiciones de ley 797 de Enero 29 de Caminando hacia el futuro

18 RECUERDE. Si no desea crear la tabla puede copiar el archivo ZSUBCTA y ZSUBCTA.IDX del directorio Archivos de Programa o Program Files - Informática y Gestión SIIGO Windows a SIIWI NN donde NN es el número de la empresa en la que se esta trabajando DEFINICIÓN FONDOS DE PENSIÓN, SALUD Y CESANTÍAS. Ruta: Nómina Parámetros - Catálogos Apertura de Fondos A través de esta opción se crean los diferentes fondos de salud, pensión, cesantías, Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP) y Fondo de Construcción que maneja la empresa. Los campos que se deben diligenciar son los siguientes: Tipo: Se debe escoger la opción correspondiente de acuerdo al tipo de fondo que se quiere crear. Pensión, Salud y Cesantías. Número del Fondo: Se debe digitar el número del fondo que se está creando. Este código debe ser igual al asignado en el auxiliar de las cuentas del gasto y el pasivo que se crearon anteriormente. Caminando hacia el futuro

19 Nombre del Fondo: Se debe digitar el nombre del fondo que se esta creado. Nit Fondo: Se debe digitar el número del Nit del fondo sin puntos, comas, espacios y sin digito de verificación. Código: Se debe Digitar el código del fondo asignado a cada una de las entidades para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. RECUERDE. Antes de comenzar a definir los códigos de los fondos de pensión y salud, se deben crear los fondos de control, para que se establezcan los datos actuales del salario mínimo y porcentajes de descuentos en salud, pensión y fondo de solidaridad DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Ruta: Nómina Catálogo Apertura de Conceptos Los conceptos corresponden a las diferentes novedades de ingreso o deducciones que se realizarán a los empleados en cada periodo de nómina. Para esto, se debe digitar la siguiente información: Caminando hacia el futuro

20 Concepto: En este campo se debe digitar el código del concepto de nómina que desea crear. SIIGO permite crear hasta 999 conceptos y se recomienda crear del código 01 a 100 los conceptos de ingresos o devengados y del 101 en adelante los conceptos de deducciones. Tipo (Ingreso/Deducción): Se debe marcar la opción de Ingreso para los conceptos de ingresos o devengados y la opción de Deducción para los conceptos de deducciones. Descripción: Nombre o descripción del concepto que se esta creando. Cuenta: Se debe digitar el código de la cuenta contable donde se contabilizará el concepto que se esta creando. Para los conceptos en los que se afectan las cuentas de los grupos 51 Administración, 52 Ventas y 72 Mano de Obra (producción) se deben dejar los dos primero dígitos en cero (00), para que el programa asuma el grupo asignado a cada empleado en la hoja de vida. (Este procedimiento se explicará más adelante). Para los conceptos de salud, pensión y cesantías se debe digitar la cuenta hasta el sexto digito, es decir, hasta el nivel de subcuenta, y el código del auxiliar se debe dejar en cero (00), para que el programa tome el código del fondo asignado en la hoja de vida del empleado. Fórmula: Se debe marcar la opción si el concepto que se esta creando depende de una variable para su cálculo. Ej. Salario, horas extras, subsidio de Caminando hacia el futuro

21 transporte, incapacidades, esto se ve reflejado en la captura de las novedades y de conceptos fijos, ya que si el concepto esta formulado, permite cargar cantidades, pero si no lo está debe ingresarse un valor que será el que el sistema liquide. Para efectos del subsidio de transporte este concepto trabaja sin formula o debe estar formulado como 1/1 Numerador: En este campo se debe asignar el factor que se utilizará para el cálculo del valor del concepto que se esta creando. El numerador siempre va multiplicado por el salario que tiene el empleado en el catalogo si el concepto que se esta creando no posee una formulación especial para su calculo. Denominador: Corresponde al número o factor en el que se debe dividir el valor del salario para el calculo correcto del concepto que se esta creando. El salario debe ser treinta (30) porque a los empleados se les paga la nómina sobre 30 días, para las horas extras debe ser doscientos cuarenta (240). Salario: Se debe digitar marcar la opción si los conceptos que se están creando se deben tomar como base salarial para los cálculos de parafiscales y ARP. Para la ARP, el sistema no toma como base salarial aquellos conceptos que estén marcados en su calculo automático como incapacidades, vacaciones o licencias. Muestra Saldo: Esta opción únicamente aplica para el concepto de Préstamo a Empleados para que en la captura de novedades muestre el saldo del préstamo cuando se maneja solo el modulo de nomina, con el modulo de recursos humanos, este proceso es automático en la creación de la novedad de prestamo que veremos mas adelante. Caminando hacia el futuro

22 Cálculo Automático: Este campo tiene relación con los procesos automáticos que se ejecutan en el módulo de nómina. Estos conceptos son: B Base de Retención: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando algún concepto que constituye base de retención en la fuente. E UPC Adicional: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de UPC Adicional. I Incapacidades: Se debe escoger esta opción cuando sé este definiendo los conceptos de incapacidades. He Horas Extras: Se debe escoger esta opción con el fin de difrenciar las horas extras de los recargos adicionales que se puedan generar. Ej Recargo nocturno. P - Aporte de Pensión: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de pensión R Retención en la Fuente: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de retención en la fuente. S - Aporte de Salud: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de salud. T Auxilio de Transporte: Se debe escoger esta opción cuando se este definiendo el concepto de subsidio de transporte. En este caso el programa solicitará el valor del subsidio de transporte y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que se debe pagar el Subsidio de Transporte. De acuerdo a la legislación actual el tope corresponde a dos (2) salarios mínimos mensuales legales vigentes. Recuerde que esta información debe actualizarse cada año. V Vacaciones: Se debe escoger esta opción cuando sé este creando el concepto de vacaciones. K AFC: Se debe escoger esta opción cuando se esté definiendo el concepto de AFC para ser incluido como una novedad y sea reflejado en la liquidación de la nomina. Caminando hacia el futuro

23 IMPORTANTE Los conceptos aquí marcados sirven para que en el proceso de liquidación de Nómina el sistema refleje los procesos automáticos, si alguno no está definido, es posible que el sistema en algún momento arroje una novedad con concepto desconocido Concepto de Liquidación: Esta opción se debe marcar para los conceptos de prestaciones sociales y otros conceptos de liquidación (Liquidación de Contrato de Trabajo). CES Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de cesantías. INT Intereses de Cesantías: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de intereses de cesantías. VAC Vacaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de vacaciones. IND Indemnizaciones: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de indemnizaciones. PRI Primas: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de provisión de la prima de servicios. PRE Préstamos: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de préstamos DOM Dominicales: Se debe escoger esta opción en la creación del concepto de dominicales para la liquidación de las nóminas semanales. Caminando hacia el futuro

24 Activo: Se debe marcar esta opción para activar el concepto y se desmarca para inactivarlo. Si en determinado momento algún concepto no se vuelve a utilizar en la liquidación de la nómina se debe inactivar, porque el programa no permite borrarlo si ya posee movimiento. 3.4 GRUPOS CONTABLES Ruta: Nómina Parámetros - Catálogos Grupos Contables A través de esta opción se crean los diferentes grupos contables que maneja la empresa. Su finalidad es guardar los acumulados de un empleado, cuando por alguna circunstancia se hace cambio a un nuevo grupo contable y se realizan pagos y contabilizaciones de nómina a este último grupo. Recuerde que los grupos se asignan a los empleados en la hoja de vida. Los grupos contables los cuales afectan a nivel contable la nómina son los siguientes: 51 (Administración) 52 (Ventas o comercial) 72 (Mano de obra o Producción). Caminando hacia el futuro

25 El campo que se debe diligenciar es: Grupo Contable: En esta opción únicamente se requiere digitar el grupo que corresponde a 2 dígitos y una vez se han creado con la tecla de función F1 o con el icono se graban. Caminando hacia el futuro

26 3.5. CAJAS DE COMPENSACION Ruta: Nómina - Parámetros Catálogos - Cajas de Compensación. Permite crear las diferentes Cajas de Compensación que tenga la empresa, el sistema solicita los datos mínimos requeridos, para la creación y diferenciación de las Cajas de Compensación. Código: Se pueden Crear hasta 999 cajas de compensación utilizadas por la empresa. NIT: Se debe ingresar el numero de identificación tributaria correspondiente a cada caja de compensación que se desee crear, si este no existe dentro del Catalogo de Terceros, el sistema habilitara los datos básicos para la creación del mismo. Descripción: Se debe incluir el nombre de la Caja de compensación Familiar que se desea crear. Código Caja: Corresponde al Código asignado a cada una de las entidades para el manejo de Planilla Integrada de Liquidación de Aportes. Caminando hacia el futuro

27 3.6. DEFINICIÓN DE EMPLEADOS Ruta: Nómina Catálogo Apertura de Empleados A través de esta opción el programa permite crear la hoja de vida de los empleados, la cual está compuesta de la siguiente manera: Información Personal Información Nómina Datos para el SOI Datos Ley 100 Datos Información Exógena Los campos que se deben diligenciar para crear la hoja de vida de los empleados son: Nit: En este campo se debe digitar el número de identificación del empleado sin puntos, comas y sin espacios. Sucursal: Esta opción únicamente aplica para la generación de la autoliquidación del seguro social y se debe marcar la opción en el caso en el que el empleado trabaje en alguna sucursal de la empresa y se desea presentar Caminando hacia el futuro

28 la autoliquidación del seguro social por sucursal. En caso contrario se debe omitir esta opción. Información Personal: Nombre: En este campo se deben digitar los nombres y apellidos del empleado. Sexo (M/F): Corresponde al género del empleado y se debe digitar la escoger la opción correspondiente. Fecha de Nacimiento: Se debe digitar la fecha de nacimiento del empleado con los cuatro dígitos del año, dos dígitos para el mes y dos dígitos para el día. Dirección: Dirección del lugar de residencia del empleado. País: Se debe digitar el código del país en el que labora el empleado. Con el icono se puede hacer la búsqueda de los países creados en la opción de parametrización. Ciudad: Se debe digitar el código de la ciudad en la que labora el empleado. Con el icono se puede hacer la búsqueda de las ciudades creadas en la opción de parametrización. Teléfonos: Se deben digitar los números telefónicos del empleado. Clasificación: Se indica el tipo de contribuyente del empleado, en caso de ser necesario elaborar un documento de venta o compra con el Nit del mismo, y al realizar la consulta de empleados, deberá realizarse con las teclas de función F2 F4. Caminando hacia el futuro

29 Información Nómina: Cuenta Entidad: Este campo se diligencia si la empresa paga la nómina al empleado a través de una cuenta bancaria y se debe digitar el número de la cuenta corriente o cuenta de ahorros del empleado. Grupo Asignado: Corresponde al grupo contable al que pertenece el empleado, el cual afectará cada uno de los conceptos de nómina en el momento de la contabilización del pago de nómina. Recuerde que los grupos son 51 Administración, 52-Ventas, 72 Mano de Obra (producción). Cuenta Asignada: Se debe digitar el código contable 05 que corresponde a gastos de personal. Centro de Costo: Se debe digitar el centro de costo al que pertenece el empleado. Con el icono costo creados. se puede efectuar la búsqueda de los centros de Fecha de Ingreso: Se debe digitar el año, mes y día en el que ingreso el empleado a trabajar. Fecha de Retiro: Este campo se debe diligenciar una vez se haya retirado el empleado digitando el año, mes y día de retiro. Para los empleados activos de debe dejar esta fecha de la siguiente manera: 9999/99/99. Cargo: Se debe digitar el cargo que desempeñará el empleado dentro de la empresa. Corporación: En este campo el programa desplegará una ventana en la que se puede seleccionar la entidad bancaria en la que el empleado posee la cuenta de nómina. Sueldo Actual: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado que se esta creando. Sueldo Anterior: En este campo se debe digitar el salario actual del empleado. Si el empleado es nuevo se puede dejar en blanco este campo pasando con Enter. Fecha de Aumento: Este es un campo de carácter informativo y se debe digitar la fecha en la que se realizó el último aumento de sueldo al empleado. Contrato de Aprendizaje: En caso que el empleado sea un estudiante y/o aprendiz permite aplicar lo contemplado en la Ley la Ley 789 de 2002, donde indica que los empleadores deben efectuar el pago correspondiente a Salud en las proporciones establecidas por la Ley a estos tipos de empleado; este campo tiene relación con la opción ubicada en el Control de Salud Aporte Cont. Aprendizaje. Caminando hacia el futuro

30 Ley 50: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que se encuentren en la ley 50. En caso contrario se debe omitir la opción presionando Enter. Esta marcación influye en la liquidación de Cesantías, más específicamente sobre el informe que genera este proceso. Integral: Se debe marcar esta opción para aquellos empleados que tienen salario integral, en caso contrario se debe omitir la opción presionando Enter. Factor Prestacional: En este campo se debe digitar el treinta por ciento (30%) que corresponde al factor prestacional para salarios integrales. Este campo únicamente se habilita si se selecciono la opción de Salario Integral. Término Fijo: Si el empleado fue contratado bajo la modalidad de término fijo se debe digitar la letra S. En caso contrario se debe digitar la letra N. Fecha Final: Si en la opción anterior se digitó la letra S el programa solicitará la fecha de terminación del contrato. En caso contrario el programa omitirá este campo. Anticipo Cesantías: Este campo permite digitar el valor de los anticipos de cesantías, efectuado al empleado, para que en la liquidación de las cesantías se descuente de la liquidación del empleado. Fecha Anticipo: En este campo se debe digitar la fecha en la que se efectuó el anticipo de las cesantías. Caminando hacia el futuro

31 Días de Licencia: Se debe digitar el número de los días de licencia que se haya otorgado al empleado, para efectos de la preliquidación de contrato de trabajo. Periodos Disfrutados de Vacaciones: En este campo se deben digitar los periodos de vacaciones que ha disfrutado el empleado durante su permanencia en la empresa. Fecha Últimas Vacaciones: En este campo se debe digitar la fecha en la que el empleado tomó el último periodo de vacaciones, con el fin de que en el momento de efectuar la liquidación del contrato de trabajo liquide los periodos de vacaciones que tiene pendientes por disfrutar. Datos Para el SOI Estos nuevos datos son seleccionados en la ventana DATOS PARA SOI de acuerdo a las características de cada empleado. Caminando hacia el futuro

32 Tipo de Cotizando: En este campo se debe realizar la selección según la condición en la que se encuentre el cotizante. Deberá elegirse entre: Tipo ID: En este campo debe seleccionar el tipo de documento de identificación, puede escoger entre: Caminando hacia el futuro

33 Subtipo Cotizando: Corresponde a la división que tienen algunos tipos de cotizando, establecidos por la Resolución 1303 del Extranjero no obligado a cotizar: Este campo se marca para aquellos empleados que son de otro país y por norma, no hacen aportes de salud ni de pensión. Colombiano residente en el exterior: Esta opción se marca cuando se paga al empleado en nómina, pero reside en el exterior, lo que hace que el programa le realice el respectivo aporte por pensión únicamente, ya que por salud debe cotizar en el país que reside. Datos Ley 100 Una vez se han definido estos parámetros el programa desplegará la siguiente ventana, en la que se deben diligenciar los datos que se relacionan a continuación: Salud Afiliado al ISS: Si el empleado esta afiliado por salud al Instituto de Seguro Social se debe digitará marcar la opción correspondiente, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción No Afiliado al ISS o si el empleado es pensionado se debe digitar marcar la opción correspondiente. Fondo de Salud: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el Caminando hacia el futuro

34 empleado. Con el icono creados. se puede efectuar la búsqueda de los fondos Pensión Afiliado al ISS: Si el empleado esta afiliado por pensión al Instituto de Seguro Social se debe marcar esta opción, si el empleado esta afiliado a otro fondo se debe marcar la opción No Afiliado al ISS si el empleado es pensionado se debe marcar la opción correspondiente. Fondo de Pensión: Independiente de la opción que se haya marcado anteriormente será necesario escoger el fondo al que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono creados. se puede efectuar la búsqueda de los fondos Aporte Voluntario: Este campo se debe diligenciar si el empleado que se está creando efectúa un aporte voluntario de pensión. Se debe digitar el porcentaje de aporte que realiza el empleado. Régimen: Para los afiliados al Instituto de Seguro Social se debe digitar la letra P Prima Media y para los afiliados a los demás fondos se debe digitar la letra A Ahorro individual. Alto Riesgo de Vejez: Este campo se debe seleccionar en el evento en que el empleado que se esta creando está expuesto a radiaciones o en actividades de alto riesgo como minas o canteras, para lo cual el empleador debe hacer un aporte adicional del 10% sumándolo al aporte obligatorio vigente. Caminando hacia el futuro

35 Otros Caja de Compensación: Se debe indicar la Caja de Compensación a la cual se ha afiliado el empleado, para realizar el cálculo de parafiscales a dicha entidad. Con el icono creadas. se puede efectuar la búsqueda de las cajas Fondo de Cesantías: En este campo se debe digitar el código del fondo de cesantías en el que se encuentra afiliado el empleado. Con el icono puede efectuar la búsqueda de los fondos creados. se Retención en la Fte: Este campo hace referencia al procedimiento de retención en la fuente que se aplicará al empleado que se está creando. Si selecciona el procedimiento Nro. 1 se calculará la retención en la fuente con base en los porcentajes o valores de la tabla de retención para salarios. Si escoge el procedimiento Nro. 2 se debe indicar el porcentaje de retención que se aplicará al empleado durante el semestre. Independientemente de que el empleado tenga o no salario integral, el programa siempre solicitará el procedimiento de retención a aplicar porque si en determinado momento sus ingresos forman base para efectuar la retención en la fuente, el programa hará el calculo de acuerdo al procedimiento escogido. Caminando hacia el futuro

36 Deducción de Retención: En este campo se debe digitar el valor correspondiente a las deducciones de la base de retención por concepto de intereses o corrección monetaria de préstamos hipotecarios, pago de medicina prepagada, educación del núcleo familiar y el costo financiero en la adquisición de vivienda. Recuerde que únicamente puede escoger uno de los cuatro conceptos y el valor no puede exceder del quince por ciento (15%) de los ingresos del empleado. Porcentaje de ATEP: En este campo se debe digitar el porcentaje de ATEP (Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional) que corresponde al cargo del empleado que se esta creando. Los porcentajes son suministrados por cada ARP. Fondo ARP: En este campo debe digitar el código del fondo de Riesgos Profesionales al que el empleado esta afiliado. Con el icono efectuar la búsqueda de las ARPs creadas. se puede Aporte Voluntario AFC: En este campo se debe digitar el valor del aporte que efectúa el empleado al Fondo de la Construcción (Ahorro Programado), con el fin de deducirlo de la base de retención. CT. Centro de Trabajo: En este campo se debe digitar el código correspondiente al nivel de riesgo al que el empleado esté expuesto según la tabla de riesgos en que lo clasifica la ARP. Caminando hacia el futuro

37 Excluido Aportes, Cajas ICBF y SENA: Esta opción aplica conforme a la ley 789 de 2002 en la que se indica que las empresas que contraten nuevos trabajadores de características especiales detallados por la ley o que contraten estudiantes entre los 16 y 25 años de edad estarán excluidos del pago por aportes al SENA, Caja de compensación e ICBF. Esta norma comenzó a regir a partir del 01 de Abril del año 2003 y si alguno de los empleados de la empresa cumple con las características mencionadas en la ley en esta opción se debe marcar la letra S, en caso contrario se debe marcar la letra N. Si la respuesta fue afirmativa el programa desplegará la siguiente pantalla, para que se efectúe la clasificación del empleado. Datos de Información Exógena Razón Social: Esta opción se marca si el empleado esta registrado como una razón social o empresa. Esto deshabilitará los campos subsiguientes, si no se marca se entiende como una persona natural. Nombre 1: En este campo se debe digitar el primer nombre del empleado. Nombre 2: En este campo se debe digitar el segundo nombre del empleado, si aplica, de lo contrario pulse enter. Apellido 1: En este campo se debe digitar el primer apellido del empleado Apellido 2: En este campo se debe digitar el segundo apellido del empleado, si aplica, de lo contrario pulse enter. Número de Identificación del Extranjero: Se debe digitar el numero de identificación del tercero, si aplica. Caminando hacia el futuro

38 3.7. FIJACIÓN DE PORCENTAJES PARAFISCALES RUTA: Nómina - Parámetros Catálogos - Fijación de Porcentajes Parafiscales En esta ventana se definen los porcentajes de aportes parafiscales, para poder realizar en forma correcta el Proceso de Parafiscales por la ruta Nómina Procesos de Nómina - Parafiscales. Es decir que en el momento en que sea realizada alguna modificación en estos conceptos existe la posibilidad de modificarlo por esta opción. Adicionalmente permite hacer redondeo al cien más cercando de los aportes para pagos del empleador únicamente, marcando la opción correspondiente. Caminando hacia el futuro

39 3.8. DEFINICIÓN TIPOS DE NÓMINA Ruta: Nómina Catálogo Apertura de Nóminas Los tipos de nómina corresponden a los períodos de nómina que pueda manejar la empresa para realizar el pago. Los campos que se deben diligenciar: Nro. Nómina: Corresponde al código para identificar el periodo de nómina. Se pueden crear hasta tipos de nómina diferentes. Se recomienda crear un tipo de nomina por cada periodo que se maneje. Ej. 1 Primera quincena de Enero, 2 Segunda Quincena de Enero, 3 Primera quincena de Febrero, etc. La nómina se utiliza para realizar consolidaciones. Forma de Pago: Se debe escoger la forma en que se efectuará el pago de la nómina, digitando la letra mayúscula del periodo correspondiente. SIIGO únicamente maneja periodos mensuales, quincenales, decanales y semanales. Caminando hacia el futuro

40 3.9. DOCUMENTOS A UTILIZAR EN LA CONTABILIZACION DE LOS PROCESOS DE NOMINA Ruta: Contabilidad Definición de Documentos Los documentos que se relacionan a continuación no se definen en el módulo de nómina, pero es necesario definirlos para efectuar las contabilizaciones de los diferentes procesos que se ejecutan en el módulo. Los documentos que se deben definir son los siguientes: Tipo L: Si el pago de la nómina se efectúa en efectivo o a través de una cuenta de ahorros se debe definir un documento tipo L (Otros), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina. Tipo G: Si el pago de la nómina se efectúa en cheque se debe definir un documento tipo G (Comprobante de Egreso), en el que se harán las contabilizaciones de los gastos de nómina y posteriormente por el módulo de Documentos Impresión de Documentos Previos, se podrá generar la impresión del cheque para cada uno de los empleados. Parafiscales: Para efectuar la contabilización de los aportes parafiscales se debe definir un documento tipo L (Otros), diferente al del pago de la nómina. Provisiones: Para efectuar la contabilización de las provisiones de nómina se debe definir un documento tipo L (Otros) diferente al del pago de la nómina y los parafiscales. Caminando hacia el futuro

41 TALLER DE NOMINA SIIGO ESTÁNDAR WINDOWS FASE I Caminando hacia el futuro

42 TALLER PROCESO DE NOMINA FASE 1 Para la implementación del módulo de nómina es necesario definir los siguientes parámetros. CREACIÓN DE CUENTAS Ruta: Contabilidad Administración de cuentas Contables Plan de Cuentas - Pantalla Verificar que las cuentas que se relacionan a continuación estén debidamente creadas con las características de si terceros y si centros de costo. Salud Pasivo I.S.S Famisanar Compensar Gasto I.S.S Famisanar Compensar Pensión Pasivo I.S.S Colfondos Porvenir Gasto I.S.S Colfondos Porvenir Caminando hacia el futuro

43 Cesantías Pasivo Cesantías Porvenir Gasto Cesantías Porvenir Otras cuentas de nómina Activo Prestamos a empleados Pasivo Aportes al Sena, ICBF y Cajas de Compensación Retención por salarios Salarios por Pagar Vacaciones consolidadas Provisión de Cesantías Provisión de Intereses de Cesantías Provisión de Vacaciones Provisión de Prima de servicios Gasto Sueldos Horas extras diurnas Horas extras nocturnas Horas extras diurnas festivas Horas extras nocturnas festivas Recargo nocturno Incapacidades Subsidio de transporte Provisión de Cesantías Provisión de Intereses de Cesantías Provisión de Prima de servicios Provisión de Vacaciones Aportes a A.R.P Aporte a cajas de compensación Aportes al ICBF Aportes al SENA Caminando hacia el futuro

44 Presiones la tecla ESC para salir de la opción o de un click sobre el icono. o CREACIÓN DE LOS TIPOS DE NÓMINA Se crean dos tipos: 1ª. Quincena y 2ª. Quincena. También el tipo 99 como nómina consolidada. Ruta: Nomina Catálogos Apertura De Nominas TIPO DE NOMINA DESCRIPCION FORMA DE PAGO 01 PRIMERA QUINCENA Q (QUINCENAL) 02 SEGUNDA QUINCENA Q (QUINCENAL) NOMINA CONSOLIDADA M (MENSUAL) RECUERDE. Los periodos de nómina quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los periodos de nómina presione la tecla ESC o de un clic sobre el icono. CREACIÓN DE CÓDIGOS DE LOS FONDOS Ruta: Nómina Catálogo Apertura de Fondos Antes de comenzar a crear los fondos de pensión que maneja la empresa se debe crear el fondo de control de Pensiones y de Salud. Pensión: Tipo P Número fondo 00 Nombre fondo Enter Aporte total 15.5 Aporte empleado Máximo (SMLV) 25 Mínimo (SMLV) 1 Aporte Solidaridad 1 Salario Mínimo Aporte a la Subcuenta de Subsistencia: Marcar la opción Caminando hacia el futuro

45 Salud: Tipo S Número fondo 00 Nombre fondo Enter Aporte Patronal 8.5 Aporte empleado 4 Máximo (SMLV) 25 Mínimo (SMLV) 1 Cobertura Fam. 4 Salario Mínimo Después de haber parametrizado los datos de control se deben crear cada uno los fondos de pensión, salud y cesantías. RECUERDE. El número del fondo del fondo debe corresponder con el número del auxiliar de las cuentas contables del gasto y del pasivo, creadas para salud, pensión y cesantías. SALUD TIPO No. FONDO NOMBRE FONDO NIT FONDO S 01 SEGURO SOCIAL F2 CONSULTA S 02 FAMISANAR F2 CONSULTA S 03 COMPENSAR F2 CONSULTA PENSION. TIPO No. FONDO NOMBRE FONDO NIT FONDO P 01 SEGURO SOCIAL F2 CONSULTA P 02 COLFONDOS F2 CONSULTA P 03 PORVENIR F2 CONSULTA CESANTIAS. TIPO No. FONDO NOMBRE FONDO NIT FONDO Caminando hacia el futuro

46 C 51 CESANTIAS PORVENIR F2 CONSULTA RECUERDE. Los fondos creados quedaran guardados de forma automática y no será necesario ejecutar ninguna acción adicional. Después de haber creado todos los fondos de nómina presione la tecla ESC o de un click sobre el icono. CREACIÓN GRUPOS CONTABLES Ruta: Nomina Catálogos Grupos Contables Presione la tecla ESC o de un clic sobre el icono CREACIÓN DE CONCEPTOS DE NÓMINA Ruta: Nomina Catálogos Apertura De Conceptos Se recomienda crear los conceptos de la siguiente manera: Ingresos: Deducciones: INGRESOS Caminando hacia el futuro

47 CONCEPTO TIPO I/D I I I I DESCRIP SUELDO SUB.TRANSPORTE H.EXTRAS DIUR H.EXTRAS NOCT CUENTA FORMULA S S S S NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO S S S S M. SALDO N N N N CAL. AUTOM T CPTO LIQUID NOTA: Para el concepto de Subsidio de Transporte digite el valor actual ($50.800) y el tope de salarios mínimos mensuales legales vigentes sobre los que para el Subsidio (2). CONCEPTO TIPO I/D I I I H.EXTRAS DESCRIP FEST.DIURN H.EXTRAS FEST.NOCT RECARGO NOCTURNO CUENTA FORMULA S S S NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO S S S M. SALDO N N N CAL. AUTOM CPTO LIQUID Caminando hacia el futuro

48 CONCEPTO TIPO I/D I I I I DESCRIP COMISIONES INCAPACIDADES VACACIONES CON CESANTIAS CUENTA FORMULA N S S N NUMERADOR 1 1 DENOMINADOR SALARIO S S S N M. SALDO N N N N CAL. AUTOM I V CPTO LIQUID CES DEDUCCIONES CONCEPTO TIPO I/D I I I DESCRIP INT. CESANTIAS PRIMAS PROV. VACACIONES CUENTA FORMULA N N N NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO N N N M. SALDO N N N CAL. AUTOM CPTO LIQUID INT PRI VAC CONCEPTO TIPO I/D D D D D DESCRIP AP. PENSION AP. SALUD RETEFUENTE PRESTAMOS CUENTA FORMULA N N N N NUMERADOR DENOMINADOR SALARIO N N N N M. SALDO N N N S CAL. AUTOM P S R CPTO LIQUID PRE Caminando hacia el futuro

49 Presione la tecla ESC o de un clic sobre el icono. CAJAS DE COMPENSACION Ruta: Nómina - Parámetros Catálogos Apertura de Cajas Registrar las siguientes Cajas de Compensación: RECUERDE CODIGO DESCRIPCION 001 Compensar 002 CAFAM 003 Comfenalco Siempre salir de la opción con el icono después de digitar la información CREACIÓN DE EMPLEADOS Ruta: Catalogo Apertura De Empleados CEDULA APELLIDOS Y NOMBRES NUMERO CTA - CONAVI FONSECA HECTOR ALBERTO SANCHEZ GLORIA MARCELA VILLALBA JAMES MAURICIO SANABRIA DIEGO JAVIER TELEFONOS DIRECCION CARGO SUELDO CALLE 160 No GERENTE GENERAL 10,000, CALLE 35 No SECRETARIA 800, CRA 17 No MENSAJERO CALLE 93 No JEFE VENTAS 3,500,000 CENTRO COSTOS SALUD PENSION CESANTIAS ADMON I.S.S I.S.S PORVENIR Caminando hacia el futuro

50 ADMON FAMISANAR PORVENIR PORVENIR VENTAS COMPENSAR COLFONDOS PORVENIR PRODUCCION I.S.S I.S.S PORVENIR RECUERDE. En grupo y cuenta contable se digitan los siguientes datos: GRUPO CUENTA Administración Ventas Producción Los tres empleados que tienen el sueldo más alto, son de salario integral. Factor prestacional (30%) Presione la tecla ESC o de un clic sobre el icono. FIJACIÓN DE PORCENTAJES PARAFISCALES RUTA: Nómina - Parámetros Catálogos - Fijación de Porcentajes Parafiscales Definir los porcentajes de Parafiscales: DESCRIPCION PORCENTAJE SENA 2% ICBF 3% Caja de 4% Compensación Caminando hacia el futuro

51 10.8. LISTADOS DE LOS PARÁMETROS DEFINIDOS. Ruta: Nómina Parámetros Informes Informe de Empleados Este informe muestra un resumen de cada una de las hojas de vida de los empleados que fueron creados. Para la generación de este informe es necesario ingresar la siguiente información: Centro de Costo: En este campo se debe digitar el centro de costo que se desea consultar. Si se quieren consultar los empleados de todos los centros de costo se debe digitar el asterisco (*). Únicamente Empleados Excluidos Aportes Cajas, ICBF y SENA: Esta opción permite generar un listado únicamente de los empleados que están excluidos de los aportes parafiscales digitando la letra marcando el campo, pero si se quieren consultar todos los empleados se debe omitir la opción presionando Enter. Lista los Retirados: Si se marca la esta opción el informe se genera con los empleados activos y los que ya están retirados, si se omite esta opción genera el informe únicamente con los empleados activos. Una vez se han asignado todos los datos, el programa habilitará estos tres iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar y el icono de las barras permite enviar el informe a Excel LISTA TIPOS DE NOMINA Ruta: Nómina Parámetros Informes Informe Tipos de Nómina A través de este informe se puede efectuar una verificación de los tipos de nómina creados. Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar LISTA CONCEPTOS DE NOMINA Ruta: Nómina Parámetros Informes Informe Conceptos de Nómina A través de este informe se puede efectuar una verificación de los conceptos de nómina creados. Caminando hacia el futuro

52 Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar LISTA TIPOS DE FONDOS Ruta: Nómina Parámetros Informes Informe F. Pensión/Salud/Cesant. A través de este informe se puede efectuar una verificación de los diferentes fondos creados en el módulo de nómina. Una vez se han asignado todos los datos el programa habilitará estos iconos para que se pueda generar el informe. El icono de la impresora genera el informe directamente a la impresora, el icono de la lupa permite generar el informe por pantalla, es decir, una presentación preliminar. Caminando hacia el futuro