SOLICITUD DE MEJORA Y CONTROL DE CAMBIOS

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1 MC-pr-01 MANEJO DEL REGISTRO NACIONAL DE Septiembre 2012 PROFESIONALES Pág.1/27 SOLICITUD DE MEJORA Y CONTROL DE CAMBIOS

2 Pág.2/27 1. OBJETIVO Y ALCANCE 1.1. Objetivo Controlar la implementación de los cambios mediante el uso de procedimientos formales para la solicitud y el control de cambios Alcance Establecer mecanismos de seguridad para la adecuada gestión de cambios en los sistemas de información del COPNIA 2. NORMATIVIDAD Tipo Número Título Fecha N.A. N.A. N.A. N.A. 3. DEFINICIONES 3.1. Activos de Información: Los activos de información son datos o información propietaria en medios electrónicos, impreso o entre otros medios, considerados sensitivos o críticos para los objetivos misionales del COPNIA 3.2. Clasificación de la Información: es el ejercicio por medio del cual se determina que la información pertenece a uno de los niveles de clasificación estipulado por la entidad. Tiene como objetivo asegurar que la información tenga el nivel de protección adecuado. La información debe clasificarse en términos de sensibilidad e importancia para la organización Información: La información es un activo que, como otros activos importantes del negocio, es esencial para las actividades de la entidad y, en consecuencia necesita una protección adecuada Seguridad de la Información: es el conjunto de medidas preventivas y reactivas de las organizaciones y de los sistemas tecnológicos que permiten resguardar y proteger la información buscando mantener la confidencialidad, la disponibilidad e integridad de la misma TI: Tecnologías de Información

3 Pág.3/27 4. CONDICIONES GENERALES 4.1. Las áreas responsables de la administración de los sistemas de información y de la operación de la infraestructura tecnológica del COPNIA deberán definir los mecanismos de comunicación que permitan evaluar de una forma coordinada el impacto en la adquisición de nuevos elementos tecnológicos, nuevos desarrollos o mejoras en los sistemas, a fin de prever lo necesario para su buen desempeño y funcionalidad Cualquier cambio en la infraestructura, sistemas de información y aplicativos deberán: Mantener un registro de los niveles de autorización frente al desarrollo e implementación de cambios. Asegurar que los cambios son solicitados por usuarios autorizados. Identificar la información, sistemas de información, bases de datos y hardware que se verán impactados frente a la implementación de cambios. Asegurar que los usuarios que se puedan ver afectado durante el cambio, conozcan y están conscientes del cambio antes de ejecutar las actividades. Realizar el monitoreo y auditoría de los cambios a ejecutar. Definir las ventanas de implementación y asegurar que no existe impacto en los procesos de negocio en el momento de implantación, de igual forma se deberá Identificar los riesgos del cambio a realizar. Desarrollar planes de rollback en caso de que los cambios no tengan los resultados esperados Los funcionarios del COPNIA pueden solicitar la solución de un problema presentado o realizando una solicitud de mejora del sistema de información. Para tal proceso se deberá comunicar al área de sistemas quienes son los encargados de gestionar cualquier solicitud por parte de los usuarios finales, presentando una solución de acuerdo con el nivel de importancia y los niveles de servicio. Para ello el ingeniero de sistemas que atiende la solicitud deberá registrar la incidencia y la solución de la misma en el sistema de mesa de ayuda Dependiendo de su clasificación, la solicitud de mejora deberá ser aprobada. Si es un cambio mayor que afecte la disponibilidad de las aplicaciones o la infraestructura, pasa para aprobación al Comité del Sistema de Gestión Calidad para evaluación; si es un cambio menor debe ser aprobado por el responsable del área. Una vez aprobado el cambio se implementa y aprueba registrando los

4 Pág.4/27 resultados de la actividad. 5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD No. Nombre de la actividad 1 Inicio del Procedimiento 2 Comunicar solicitud de mejora Descripción El funcionario realiza la solicitud del requerimiento sobre la mejora o cambio del sistema de información, consecuencia de mejoras de procesos y procedimientos o actualizaciones de manuales, o por implementación de nueva reglamentación adoptada por la Entidad. Requiere mínimo una reunión con el área de sistemas para el levantamiento de información de requerimientos y el análisis de impacto que requiere el cambio de la información existente de los sistemas 3 Planificar el cambio Se asigna un responsable para realizar el ajuste, de acuerdo a la especialidad, un funcionario de la Entidad o un Contratista y un funcionario responsable para el seguimiento o supervisión de las actividades por realizar. Se diligencia el formato SI-fr-09 (Ver anexo 6.2) que contiene la descripción general de la solicitud de cambio o mejora, se incluyen como anexos todos los documentos necesarios sobre el requerimiento. Para algunos casos cuando el cambio del sistema es complejo o presenta un alto impacto debe realizarse un cronograma planificando todas las fases de su desarrollo e implementación. Antes de dar trámite a la solicitud esta Responsable Todos los funcionarios usuarios de sistemas de información del COPNIA Funcionario del área de sistemas asignado para solución y seguimiento de la solicitud.

5 Pág.5/27 4 Analizar el impacto y evaluación del problema. 5 Comunicar e implementar el cambio o mejora del sistema 6 Verificar los cambios realizados y período de prueba debe haber sido aprobada mínimo por el responsable del proceso o del sistema de información, del funcionario o contratista que realizará el cambio. El responsable asignado realiza el análisis del impacto, diagnóstico y evaluación del requerimiento y estima el tiempo requerido para realizar la actividad la cual debe quedar registrada en un acta de seguimiento. Los sistemas de información son muy susceptibles a los cambios de configuración por las sofisticadas interrelaciones entre todos los procesos involucrados. Un cambio aparentemente menor puede desencadenar una reacción en cadena con resultados catastróficos. Es imprescindible, como mínimo, disponer siempre de un plan de contingencia (Backup) que permita la recuperación de la última configuración estable antes del cambio. Si el cambio requiere ser desarrollado por un contratista externo, el funcionario asignado debe realizar seguimiento sobre el Cumplimiento del término establecido y si la solución se ajusta a las especificaciones solicitadas. Se realizan pruebas en el ambiente de pruebas para verificar la efectiva solución, luego se implementa en el ambiente de producción. Requiere que los usuarios que solicitaron el cambio o mejora, sean comunicados con antelación a la implementación. Los funcionarios usuarios del sistema deben verificar que la actualización del sistema, de acuerdo con el cambio o mejora realizada sea satisfactoria. Funcionario del área de sistemas asignado para solución y seguimiento de la solicitud Funcionario del área de sistemas asignado para solución y seguimiento de la solicitud Todos los funcionarios usuarios de sistemas de

6 Pág.6/27 7 Cerrar la solicitud de cambio o mejora en el sistema de información 8 Fin del procedimiento Si los usuarios no presentan ninguna observación, se entiende por recibido a satisfacción el requerimiento. La opinión de los usuarios debe ser tomada en cuenta, como retroalimentación y debe ser revisada en caso de que se encuentren objeciones justificadas al cambio (debe tenerse en cuenta la resistencia habitual al cambio por parte de cierto tipo de usuarios) Se cierra la solicitud, una vez finalizado el período de prueba o acuse de recibo a satisfacción por parte de los usuarios del sistema sobre la solución dada. Así mismo antes del cierre debe comunicarse al responsable de los cambios para la actualización de manuales si se requiere. información del COPNIA Funcionario del área de sistemas asignado para solución y seguimiento de la solicitud 6. ANEXOS 6.1 Reporte de Problemas: (SI-fr-08) 6.2 Solicitud de Mejora y Control de Cambios: SI-fr No. Fecha Descripción del cambio o modificación 1 Primera emisión

7 Pág.7/27 DIANA LORENA TORO BETANCUR CARLOS ROBERTO VALLEJO CUBILLOS CARLOS ALBERTO JARAMILLO JARAMILLO Consultor ADALID Prof. de Gestión de Sistemas Director General ELABORÓ REVISÓ APROBÓ ANEXO 6.1 SI-fr-08

8 Pág.8/27 ANEXO 6.2 SI-fr-09