MODIFICACIÓN DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Transcripción

1 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS CÓDIGO 20/12/27 Nº DE Responsable de elaboración Responsable de revisión del borrador Nombre EFRÉN MORENO BENAVIDES JOSÉ LUIS MONTAÑÉS GARCÍA Puesto ADJUNTO RESPONSABLE DE CALIDAD DIRECTOR Responsable de aprobación JUNTA DE ESCUELA Firma Aprobado 19/02/28

2 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 1. OBJETO El propósito de este procedimiento es orientar y facilitar la modificación de los procesos/procedimientos que conforman el Sistema de Calidad de la Escuela. 2. ALCANCE Aplicable a todos los procesos/procedimientos del Sistema de Garantía de Calidad que se encuentren incluidos en el Catálogo de Procedimientos de la Escuela. Los responsables de modificar procesos/procedimientos y aprobarlos previa revisión son los principales destinatarios de este procedimiento (), son ellos los que tienen que someterse a su cumplimiento. 3. PROPIETARIO Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela. 4. ENTRADAS Petición, por parte de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela, de modificar un proceso/procedimiento del catálogo de procedimientos de la Escuela. Esta petición deberá incluir: motivación, nombre del proceso/procedimiento y nombres de los responsables de la modificación, revisión y aprobación del proceso/procedimiento modificado. 5. SALIDAS Un proceso/procedimiento modificado y registrado en el Catálogo de Procedimientos de la Escuela. 6. CLIENTE La Escuela 7. PROVEEDOR No procede. 8. INICIO El inicio del procedimiento de modificación de procesos/procedimientos se producirá a petición de alguno de los Órganos de Gobierno y Representación de la Escuela. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 1 de 8

3 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 9. FIN La finalización del procedimiento se producirá cuando el proceso/procedimiento se haya modificado y registrado en el catálogo de procedimientos de la Escuela o bien se haya retirado la petición de elaboración del nuevo proceso/procedimiento mediante una petición de cese realizada por el Órgano de Gobierno y Representación que realizó la petición que inició el procedimiento. 10. ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO Responsable de modificación: Definido en la petición que inició el procedimiento. La unidad o unidades de Trabajo implicadas son los responsables de suministrar la información necesaria para la modificación. Responsable de revisión: Definido en la petición que inició el procedimiento. Responsable de aprobación: Definido en la petición que inició el procedimiento. Para la modificación de un proceso/procedimiento se debe tener en cuenta las siguientes fases: a. Identificar el objeto de la modificación del proceso/procedimiento. b. Determinar a qué y a quienes (personas involucradas en él) afecta el proceso/procedimiento. c. Comunicar a los responsables de su modificación, revisión y aprobación, la información recogida en los puntos anteriores. d. El responsable de modificación, realizará los cambios en el documento (hasta su aprobación será un borrador). - Durante esta fase la documentación reflejará el estatus de borrador mediante una marca de agua diagonal en la que se lea claramente la palabra BORRADOR. - Todos los cambios efectuados ya sean de formato o contenido se registrarán en la Hoja de Control Cambios (Anexo 2), indicando página y párrafo donde se ha producido un cambio, que se ha modificado y en favor de que se ha modificado. - Incrementará en una unidad el contador de Número de Modificación en todas las hojas del documento (incluida la portada). - Presentar el documento modificado a los involucrados para que puedan hacer comentarios (no más de 15 días hábiles para ello). - Al finalizar esta fase se eliminará la marca de agua con la palabra BORRADOR DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 2 de 8

4 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE e. Revisión del documento modificado por el Responsable de Revisión. En el caso de no estar conforme con el documento lo devolverá al responsable de modificación que reelaborará el borrador. f. Aprobación del documento modificado por el responsable de aprobación y devolución al responsable de modificación. En el caso de no estar conforme con el documento lo devolverá al responsable de modificación que reelaborará el borrador. g. El responsable de la modificación del proceso/procedimiento lo enviará al Comité de Calidad una vez aprobada la modificación para su actualización en el Catálogo de Procedimientos de Calidad, actualización del Índice del Catálogo de Procedimientos de Calidad y registro de la modificación en la Hoja de Modificaciones. h. El Comité de Calidad se encargará de difundir los cambios efectuados en el proceso/procedimiento a los involucrados y en página Web. 11. FLUJOGRAMA Debido a su extensión se incluye en el ANEXO. FLUJOGRAMA 12. INDICADOR DE SEGUIMIENTO No procede. 13. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Guía para el desarrollo del manual de calidad de los centros de la UPM, Vicerrectorado de Ordenación Académica y Planificación Estratégica, Octubre de 27 Procedimiento de Elaboración de procesos/procedimientos. 14. EVIDENCIAS Hoja de modificaciones (incluida en el Catálogo de Procedimientos de Calidad de la Escuela). Hoja de control de cambios. 15. REVISIÓN PROCEDIMIENTO No procede. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 3 de 8

5 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 16. DEFINICIÓN DE CONCEPTOS Órgano de Gobierno y Representación: Es cualquiera de aquellos recogidos en los Estatutos de la Universidad Politécnica de Madrid. Proceso: Conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, que a partir de una o varias entradas de información, dan lugar a una o varias salidas también de información con valor añadido y un resultado que satisface plenamente los requerimientos del cliente al que va dirigido. Procedimiento: sucesión cronológica de operaciones relacionadas entre sí, que se constituyen en una unidad de función para la realización de una actividad específica dentro de un ámbito predeterminado de aplicación. Se trata de un soporte documental de los procesos que describe el conjunto de actividades/tareas que se realizan en el mismo. Los procedimientos implican actividades y tareas del personal, tiempo de realización. Catálogo de procedimientos del Centro: está formado por todos los procesos/procedimientos que se van elaborando, revisando y modificando. En él se incluye un índice de procesos/procedimientos y un calendario de revisión de los mismos. Información: es aquella documentación que permite reducir la incertidumbre existente sobre personas, materiales y servicios. Revisión: lectura crítica de un proceso/procedimiento, ya sea de carácter periódico o motivada por una petición, que no conlleva modificación alguna del proceso/procedimiento. Modificación: todo cambio ya sea de formato o contenido que se produce en un proceso/procedimiento. Hoja de Modificaciones: es aquel documento en el cual se llevará un registro de las modificaciones efectuadas a los procesos/procedimientos y que se incluirá al inicio del Catalogo de Procedimientos del Centro. En él figurará: código del proceso/procedimiento, nombre del proceso/procedimiento, fecha de modificación, número de modificación y nombre del responsable de Modificación. Hoja de control de cambios: es aquel documento en el cual se recogen los cambios efectuados en la modificación. En él figurará: página y párrafo donde se ha producido un cambio, que se ha modificado y en favor de que se ha modificado. Se incluirá conjuntamente al documento del propio proceso/procedimiento y se conservará hasta que se produzca la siguiente modificación. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 4 de 8

6 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 17. ANEXOS Este documento incluye 2 anexos: 1. ANEXO. FLUJOGRAMA en el que se representa gráficamente este procedimiento. 2. ANEXO. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS en el que se especifican el contenido y el formato para redactar dicho documento. DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 5 de 8

7 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE ANEXO. FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO PARA LA DE PROCESOS/PROCEDIMIENTOS COMITÉ DE CALIDAD UNIDAD IMPLIC ADA Identificar el objeto del Proceso/Procedimiento Determinar involucrados Responsable de Modificación Responsable de Revisión Responsable de Aprobación Elaboración de Borrador BORRADOR Resto de Implicados Inclusión de Comentarios Sí BORRADOR Comentarios Revisión No No Sí ÍNDICE DE PROCEDIMIENTOS HOJA DE MODIFICACIONES Actualización en el catálogo de procedimientos de calidad Difusión en web No Envío al CC Difusión a Implicados Aprobación Sí PROCEDIMIENTO MODIFICADO Responsable de Modificación Reciben el Documento Definitivo DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 6 de 8

8 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE ANEXO. HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS. La Hoja de Control de Cambios al formar parte del propio procedimiento se atendrá al formato establecido para este en cuanto a encabezado y pie de página. 1. ENCABEZADO - Incluirá el nombre y escudo de la Universidad Politécnica de Madrid, y de la Escuela. - Nombre Del Proceso/Procedimiento - Código del documento: Unidad de trabajo-área-nº de orden (Anexo 2). - Página: se indicará la página que corresponde con respecto al total de páginas del documento (sin contar con la portada). - Fecha de elaboración: (día/mes/año) según formato (//) - Fecha de modificación: (día/mes/año) según formato (//). - Número de modificación: (). (Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos) NOMBRE DEL PROCESO/PROCEDIMIENTO (Mayúsculas, negrita, verdana 10 ptos) CÓDIGO Área -Nº-Unidad de trabajo -Nº (verdana, 9 ptos) día/mes/año // día/mes/año // NÚMERO DE (verdana, 9 ptos) 2. PIE DE PÁGINA - Incluirá: (verdana, mayúsculas, 7 ptos) nombre de la Escuela-Sistema de Garantía de Calidad y Nombre del proceso/procedimiento-nº de página del total de páginas separado por una línea horizontal. ETSI AERONÁUTICOS-SISTEMA DE GARANTÍA INTERNA DE CALIDAD NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO - Nº página del total de páginas DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 7 de 8

9 DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS 20/12/27 Nº DE 3. TABLA - Incluirá: - Título del documento. - Página donde se ha producido un cambio. - Párrafo de la página donde se ha producido un cambio. - Que se ha cambiado. - A favor de que se ha cambiado. El titulo de los campos se realizará en (MAYÚSCULAS, NEGRITA, VERDANA 9 PTOS) El contenido de cada campo se redactará en (verdana 9 ptos) PÁGINA HOJA DE CONTROL DE CAMBIOS PÁRRAFO QUE SE HA PORQUE SE HA DE LA CAMBIADO CAMBIADO PÁGINA DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS - 8 de 8