CONTROL DE ACTUALIZACIONES

Transcripción

1 GESTION L CAMBIO Página Elaborado por: Prevencionista de Riesgos Fecha: Revisado por: Supervisor Fecha: Aprobado por: Administrador de Contrato Fecha: CONTROL ACTUALIZACIONES N ACTUALIZACIONES FECHA NOMBRE FIRMA

2 GESTION L CAMBIO Página OBJETIVO Y ALCANCE Definir estándares, buenas prácticas y responsabilidades, relacionadas con el control de las modificaciones generadas en: la organización, en las actividades de los procesos, condiciones de trabajo, equipos, estructuras, insumos y en general, todas aquellas acciones que signifiquen un cambio; destinadas a asegurar que todas las modificaciones se ejecuten con riesgos controlados para la seguridad, salud ocupacional, medio ambiente, calidad y bienes físicos. También deberán ser consideradas las modificaciones temporales. Aplica a todos los procesos de la empresa Global Service. 2. FINICIONES Responsable de Proceso: Responsable de conducir y controlar lo relativo a la seguridad y salud ocupacional de sus trabajadores, el medio ambiente y la calidad de su servicios. Supervisores: Responsables de apoyar tanto en funciones técnicas como administrativas, laborales de tareas y gestión, dirección y control de las actividades relacionadas con la prestación de servicios. Administrador de Contrato: Persona natural propuesta por el contratista y aceptada por Minera Gaby, que representa al contratista y se relaciona con el Administrador de Contrato de Minera Gaby en materias técnicas y administrativas. Inventario Crítico: Registro que contiene la identificación de peligros, la evaluación de riesgos y los controles aplicables a Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente. Variable clave de proceso: Es aquel parámetro cuya desviación impacta la calidad del producto o la capacidad o los resultados financieros del proceso o una pérdida o cuasi pérdida en el mismo. Aspecto Medioambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organización que puede interactuar con el medio ambiente. Riesgo: Combinación de la probabilidad de que ocurra un evento o exposición peligrosa y la severidad de daño, lesión o enfermedad que puede causar el evento o exposición. Especificación Técnica: Son los documentos en los cuales se definen los estándares normas, exigencias, parámetros, requisitos, criterios y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos de construcción de obras,

3 GESTION L CAMBIO Página elaboración de estudios, fabricación y adquisición de equipos y otras actividades que la requieran. Cambio: Se considera cambio todo aquello que modifica temporal o permanentemente a una organización, actividades, tareas, equipos, materiales, especificaciones, servicios, programas de control de procesos. Los cambios pueden ser en los procesos, actividades, metodologías de trabajo, condición operacional, diseño, planificación, etc., que puedan afectar la seguridad de las personas, el proceso o los bienes físicos. Buenas prácticas para la Administración del Cambio: Es el mínimo estándar a ser utilizado en la ejecución (diseño, adquisiciones, construcción, montaje, puesta en marcha y entrega a operaciones) de proyectos, la organización, en las actividades de los procesos, condiciones de trabajo, equipos, estructuras, insumos y en general, todas aquellas acciones que signifiquen un cambio. 3. RESPONSABILIDAS RESPONSABLE Responsable del Proceso Supervisión Administrador de Contrato ACTIVIDAD Asegurar que toda la Supervisión a su cargo cumpla con lo establecido en este procedimiento. Identificar los cambios generados en su proceso o que puedan afectar su proceso, advirtiendo a la organización de los mismo, de modo de ingresarlos al sistema de evaluación de cambios. Conocer y aplicar este documento. Estar capacitado para identificar cambios que afecten las tareas a su cargo. Conocer y aplicar este documento. Asegurar que todo cambio, sea identificado, analizado, evaluado y registrado en los documentos respectivos.

4 GESTION L CAMBIO Página SARROLLO 4.1 INTIFICACION CAMBIOS El Responsable de proceso, Supervisión y/o Administradores de Contratos deben asegurar que todo Cambio que implique una modificación sea identificado quedando registrado en el apartado Nº 2 del formulario GS-021 Identificación, análisis y control de Cambios. Además, si corresponde, se deberá indicar en el formulario el o los estándares de control de fatalidad a los cuales se encuentra asociado el cambio. 4.2 ANALISIS CAMBIOS El cambio que se requiera realizar debe ser analizado con el propósito de asegurar que el impacto que genera se encuentra debidamente evaluado, controlado y se han efectuado todas las medidas necesarias para evitar un incidente a las personas, pérdida, desviación en las variables Claves de los procesos o generación de impacto al medio ambiente. Los cambios identificados pueden ser en alguno o varios de los siguientes aspectos: Plazos comprometidos Recurso humano Aspectos Medioambientales Entorno Interferencias Equipos y herramientas Materiales Estándares Especificaciones técnicas Costos Riesgos Diseños de Ingeniería y desarrollo. Metodología de Trabajo Requisitos Legales Rediseño Organizacional Condiciones Operacionales En el análisis del cambio se debe identificar de forma clara el objetivo, los beneficios esperados y los ámbitos a los cuales el cambio aportará mejoras, para lo cual se deben considerar todos los indicadores que serán favorecidos con el cambio. Además se deberá identificar los recursos requeridos para efectuar el

5 GESTION L CAMBIO Página cambio e indicar a quien impacta. El análisis se realiza en el apartado Nº 3 del formulario GS-021 Identificación, análisis y control de Cambios. 4.3 EVALUACION CAMBIOS Una vez identificado y analizado el cambio, se debe determinar si el cambio es favorable para el proceso. La determinación se realiza en el apartado Nº 3 del formulario GS-021 Identificación, análisis y control de Cambios. Evaluación No Favorable para el proceso: Se deberá realizar nuevamente el análisis del tipo de cambio. En aquellos casos que la segunda evaluación indique que el cambio no es favorable se determinará que el cambio no es factible de implementar. Evaluación Favorable para el proceso: Si el cambio es identificado como favorable, se debe determinar si el cambio genera riesgos a la seguridad o salud a las personas. 4.4 EVALUACION RIESGOS Para determinar si el cambio genera riesgos, el Responsable de proceso y/o Supervisión y/o Administrador de Contrato deben definir un equipo multidisciplinario de acuerdo a las especialidades involucradas en el cambio para evaluar los riesgos, el cual debe realizar un proceso de identificación de peligros/aspectos/variables claves y la evaluación de los riesgos e impactos de ejecutar la modificación y de las condiciones de operación, del nuevo diseño, proceso, equipo, actividad o tarea según el Procedimiento R-MG-09 Identificación de A.A. y Evaluación de I.A. De esta manera se determinará que los impactos ambientales significativos y riesgos inaceptables o moderados tienen sus correspondientes medidas de control. La evaluación se realiza en la hoja Nº 2 del formulario GS-021 Identificación, análisis y control de Cambios Si el cambio favorable NO GENERA Riesgos: Se deben establecer las actividades que conformarán el Plan de Implementación de Cambios (apartado Nº 4 y 5 del formulario GS-021 Identificación, análisis y control de Cambios.) Implementar el Plan. (solo si el cambio tiene todos los riesgos controlados) Difundir y registrar el Plan en el formulario Si el cambio favorable GENERA Riesgos: Si en la evaluación el resultado indica el riesgo es INACEPTABLE o MORADO se deben re-definir los controles, hasta asegurar que los controles harán del riesgo ACEPTABLE.

6 GESTION L CAMBIO Página Si el riesgo es ACEPTABLE, los controles establecidos deben ser implementados en su totalidad, el supervisor a cargo de la actividad debe determinar la efectividad de los controles, en su defecto se deberán revisar y redefinir nuevamente los controles. Si los controles son efectivos, se deben realizar los pasos establecidos en el punto Actualización de documentos producto del cambio. Una vez identificado y evaluado el cambio, se debe determinar que documentos serán los que se deben revisar y/o modificar para dejar establecido los cambios generados. La identificación de estos documentos se realiza en el apartado Nº 5 del formulario GS-021 Identificación, análisis y control de Cambios. En los casos que el cambio sea producido en actividades, además se deberán revisar y actualizar el Plan de Prevención de Riesgos, el Plan de Protección del Medio Ambiente según corresponda y deberán contar con la autorización del Administrador del Contrato para su ejecución, previo chequeo de la consistencia de los nuevos cambios Efectividad de la aplicación del cambio Como máximo a los 3 meses de implementado el cambio, el Responsable de Proceso, Supervisión y/o Administrador de Contrato deberá evaluar si el cambio realizado cumplió el objetivo planteado e indicar si se han evidenciado mejoras en algunos de los indicadores de gestión identificados. En el caso de no poder evidenciar la efectividad al tercer mes, se deberán establecer plazos los cuales deberán ser controlados por el revisor de la efectividad. 5 REGISTROS GS-021 Identificación, análisis y control de Cambios.

7 GESTION L CAMBIO Página FLUJOGRAMA INICIO INTIFICAR EL CAMBIO FORMULARIO GS-021 NO ANALIZAR TIPO CAMBIO ES FAVORABLE PARA EL PROCESO? FORMULARIO GS-021 SI TERMINAN SI SE GENERAN RIESGOS * GENERAR PLAN IMPLEMENTACION FINIR EQUIPO PARA EVALUAR RIESGOS PROCEDIMIENTO R-MG-09 IMPLEMENTAR PLAN EVALUAR RIESGOS FORMULARIO GS-021 (HOJA 2) FORMULARIO GS-021 REGISTRAR Y DIFUNDIR EL PLAN SI RIESGOS ACEPTABLES? FIN NO 1 FINIR CONTROLES ACUERDO A JERARQUIZACION REVISAR Y DIFUNDIR CONTROLES NO LOS CONTROLES HACEN EL RIESGO ACEPTABLE? SI IMPLEMENTAR CONTROLES NO LOS CONTROLES SON EFECTIVOS? SI *

8 GESTION L CAMBIO Página ANEXO Formulario Identificación, Análisis y Control de Camibios GS-021