PROYECTO MASIFICACION Y USO DE LA FACTURA ELECTRONICA TÉRMINOS DE REFERENCIA ASISTENTE TECNICO ADMINISTRATIVO UNIDAD EJECUTORA

Transcripción

1 PROYECTO MASIFICACION Y USO DE LA FACTURA ELECTRONICA TÉRMINOS DE REFERENCIA ASISTENTE TECNICO ADMINISTRATIVO UNIDAD EJECUTORA I. Actividades Para el desarrollo del contrato se deberán realizar como mínimo las siguientes actividades: 1. Asistir al equipo de coordinación en el desarrollo de las actividades administrativas teniendo en cuenta los procedimientos establecidos, garantizando la gestión y ejecución eficiente y efectiva del proyecto. 2. Llevar el registro y control de cada una de las actividades realizadas en el proyecto, en correspondencia con las normas del BID y de la CONTRATANTE. 3. Asegurar el cumplimiento de las normas administrativas y financieras del BID mediante control por medio de informes. 4. Garantizar la correcta programación y manejo de los recursos de gastos operativos asignados para la Coordinación, si los hubiere. 5. Organizar misiones, eventos y reuniones, manejo de agendas de trabajo, elaboración de documentos y presentaciones, entre otros, según sea requerido. 6. Apoyar la elaboración de los planes de adquisiciones realizados por el proyecto de acuerdo con las normas y procedimientos del BID. 7. Mantener al día y en orden el archivo físico y digital de la Coordinación, y observar las normas de gestión documental del banco. 8. Mantener actualizado el inventario de muebles, equipos y dotación en general. 9. Llevar el registro de ausencias y vacaciones actualizado mensualmente para el equipo del proyecto. 10. Preparar y suministrar la información necesaria para el ejercicio del control presupuestal y fiscal en el uso de los recursos asignados al Proyecto, tanto para las autoridades nacionales como por el BID, incluyendo la actualización pertinente en los sistemas de información, entre otros, el SUIFP y el SPI. 11. Coordinar y asesorar con las áreas técnicas del Proyecto, la elaboración y/o modificación del Plan Operativo Anual POA- para su presentación a la Coordinación del Proyecto. 12. Asesorar a las áreas técnicas del Proyecto, en la metodología para la elaboración de los Términos de Referencia TOR- de las adquisiciones y contrataciones programadas.

2 13. Verificar que todas las actividades que se contraten dentro del Proyecto observen el cumplimiento de los Planes Operativos Anuales POA- y mantengan la característica de elegibilidad exigida por el BID y coordinar con el especialista en adquisiciones del proyecto la consistencia del POA con el Plan de Adquisiciones del Proyecto. 14. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las fechas de pago establecidas en los contratos que se celebren con recursos y en el marco del Proyecto. 15. Realizar el trámite administrativo y técnico de las solicitudes de pago, analizando los informes y/o productos, debidamente aprobados por los supervisores, que se presentan como resultado de la ejecución de los contratos celebrados con recursos del BID y en el marco del Proyecto, revisar y conceptuar a la Coordinación sobre los mismos. 16. Analizar los informes financieros, elaborar los respectivos reportes consolidados realizando el seguimiento, control y consolidación de los indicadores de impacto y resultado y de las metas del Proyecto establecidas en el POD y preparar su envío al BID, cuando se requiera. 17. Preparar y presentar oportunamente a la Coordinación del Proyecto, los informes que se requieran del mismo, tanto para las diferentes instancias del CONTRATANTE, como para los entes de control y demás entidades externas que requieren información del proyecto. 18. Preparar, atender y realizar los trámites que se requieran para las visitas de auditoría al Proyecto que se realicen. 19. Atender y tramitar las solicitudes de certificaciones que se realicen al proyecto. 20. Presentar, preparar y proveer toda la información que la supervisión del contrato y la Coordinación del proyecto requieran. 21. Apoyar todas las acciones tendientes a la ejecución y cumplimiento de los objetivos del proyecto Impulso y masificación de la factura electrónica. 22. Apoyar todas las acciones que se requieran para la fase de cierre del proyecto. 23. Suplir las ausencias del coordinador cuando así se requiera. II. Características de la Contratación 1. Tipo: Contrato Individual El plazo para la ejecución del contrato, será hasta el 31 de diciembre de 2014, o hasta el agotamiento de la partida presupuestal, lo primero que ocurra, contado a partir del acta de iniciación del contrato suscrita entre el contratista y el supervisor designado por EL CONTRATANTE, previo el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y legalización del contrato, es decir, firma del mismo, expedición del registro presupuestal, aprobación de las garantías, si hay lugar a ellas, y las demás que sean requeridas de acuerdo a la ley.

3 La vigencia del contrato se entiende como el plazo de ejecución del contrato más el término establecido para su liquidación. El término para la liquidación del contrato, será de seis (6) meses contados a partir de la finalización del término establecido para la ejecución del objeto del contrato. NOTA: El CONTRATANTE aclara que si una vez vencido el contrato, la necesidad de contar con un consultor especialista en adquisiciones PERSISTE, el CONTRATANTE podrá aplicar la causal de contratación directa consagrada en (Las Políticas para la Selección y Contratación de Consultores Financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo GN , numeral 3.11.). 2. Lugar de trabajo: el trabajo del Consultor se desarrollará en las instalaciones del CONTRATANTE, de la Ciudad de Bogotá. 3. Perfil Mínimo Requerido Se evaluará y calificará a los consultores que cumplan con la totalidad de los siguientes requisitos mínimos: a) Formación Académica Profesional en derecho, gobierno, finanzas y relaciones internacionales, economía, contaduría, administración de empresas, con conocimientos en la gestión de recursos del BID y entidades multilaterales. b) Experiencia General Mínimo de 3 años de experiencia en asuntos relacionados con las actividades descritas en los términos de referencia. c) Experiencia Específica Mínimo 3 años de experiencia en actividades de gestión o coordinación de proyectos financiados con la Banca Multilateral. III. Criterios de Calificación Las hojas de vida de los consultores que cumplan los criterios mínimos indicados en el numeral V de estos términos, serán calificadas así: CRITERIO PUNTAJE MÁXIMO

4 EXPERIENCIA GENERAL EXPERIENCIA ESPECÍFICA 5 puntos por cada año adicional de experiencia general 5 puntos Por cada año adicional de experiencia en 20 gestión o coordinación de proyectos. 10 puntos Por cada año de experiencia en proyectos 50 financiados total o parcialmente con recursos de organismos multilaterales. TOTAL Nota: La experiencia laboral general podrá contenerse en la experiencia laboral específica. Criterio de desempate: - En caso de empate prevalecerá quien tenga la mayor experiencia, EN BANCA MULTILATERAL. PRODUCTOS E INFORMES a) Informes mensuales y un informe final. Estos informes deberán contemplar como mínimo actividades generales realizadas, logros alcanzados, dificultades presentadas, consideraciones para el siguiente periodo, conclusiones y recomendaciones. b) Los informes deberán ser presentados en idioma español en forma electrónica al Coordinador del VI. Forma de pago 1. EL CONTRATANTE, pagará el valor del contrato por mensualidades vencidas, A RAZON DE SIETE MILLONES ($ )DE PESOS M/CTE, INCLUIDO IVA, y proporcional por fracción de mes, a través de la Coordinación de Tesorería de la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros del CONTRATANTE, de acuerdo con los servicios prestados, facturados y recibidos a satisfacción por el Supervisor designado por EL CONTRATANTE, siempre y cuando el CONTRATISTA haya cumplido con la obligación exigida en el artículo 23 de la Ley 1150 de El CONTRATANTE efectuará los pagos en pesos colombianos dentro de los treinta (30) días siguientes a la Disponibilidad del P.A.C (Plan Anual Mensualizado de Caja) para la vigencia correspondiente, previa presentación de la factura con todos los documentos soportes ante el Supervisor del contrato, para que éste trámite su pago.

5 3. Documentos soportes para el pago: a) Factura dando estricto cumplimiento a las exigencias legales que establece el artículo 617 del Estatuto Tributario, incluyendo en la misma el número del contrato objeto de facturación; b) los respectivos recibos de pago por concepto de aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en Salud y Pensión, aportes parafiscales: Sena, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, cuando corresponda, y pago de ARL; c) la certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor del contrato y d) el Acta de entrega y recibo de bienes, cuando corresponda. El Supervisor remitirá directamente a Coordinación de Contabilidad General de la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros del CONTRATANTE los documentos antes citados, según corresponda. Si las facturas no han sido correctamente elaboradas o no se acompañan los documentos requeridos para el pago, el término para éste sólo efecto empezará a contarse desde la fecha en que se haya aportado el último de los documentos. Las demoras que se presenten por estos conceptos serán responsabilidad del CONTRATISTA y no tendrá por ello derecho al pago de intereses o compensación de ninguna naturaleza. Los pagos se efectuarán por intermedio de la Coordinación Tesorería de la Subdirección de Gestión de Recursos Financieros de la Entidad, mediante consignación en las cuentas que indique el Contratista. Sin perjuicio de lo anterior queda entendido que la forma de pago supone la prestación real y efectiva de la contraprestación pactada. Para el registro de las cuentas bancarias el Contratista deberá informar por escrito a la Subdirección de Gestión de Recursos Físicos del CONTRATANTE, el número de la cuenta, anexando una certificación de la entidad bancaria en la que conste quién es el cuentahabiente, su identificación, el número, el tipo de cuenta y si a la fecha está activa. Supervisión La supervisión del contrato estará a cargo del Coordinador del Proyecto Impuso y Masificación de la Factura Electrónica.