AIESEC Costa Rica. Aplicación para OCVP Logistic del OPS (Outgoing Preparation Seminar)

Transcripción

1 AIESEC Costa Rica Aplicación para OCVP Logistic del OPS (Outgoing Preparation Seminar)

2 Información Personal Nombre: Roger Alejandro Vega Rojas. Teléfono: Correo: Skype: rogr.vega. Fecha de inicio Mayo 2013 Edad: 19 años.

3 AIESEC Experience Fecha (Inicio/Finalización) Posición Mayo 2013/Actualidad TM ogip LC TEC Conferencias: No he asistido a ninguna, por el momento.

4 Preguntas Generales

5 A. Cuál es su principal motivo para aplicar al OC del OPS? Al sentir que mi participación en AIESEC aún se ha quedado en los proyectos del área y querer ser parte aún más de la organización, de su lema de ser un agente de cambio y querer poner a prueba mis habilidades. El ver la motivación con la que todos trabajan para realizar sus proyectos y principalmente esa experiencia que muestran tras haber trabajado en algún OC o en algunas de las actividades grandes de la organización; siento que es mi principal motivo para formar parte de este OC, ya que realmente quiero experimentar esta gran experiencia que me ofrece AIESEC y poner lo mejor de mis habilidades para que este OPS salga lo mejor posible con ayuda de todos los demás compañeros del OC. Es ese querer poner a prueba todo mi conocimiento y aprender de los demás compañeros de trabajo, para descubrir habilidades que no tengo y ayudar a los demás a descubrirlas; este es el principal motivo para formar parte de este OC. B. Describa que es un OPS Un OPS es el seminario de preparación para aquellas personas que tienen pensado irse de intercambio con AIESEC ya sea con voluntariado o con una pasantía. Su motivo principal es dar un espacio para los EP s (Exchange participants) de conocer experiencias de personas que ya han realizado intercambios, generar motivación para ellos, alivianar el choque cultural que podrían tener a la hora de realizar su intercambio y estar en otro país (donde casi todo es diferente). A su vez generar un espacio para que los EP s se relacionen y muestren su manera de ser, con el fin de que así lo realicen en su futuro intercambio. También en el OPS se dan algunas pautas que cualquier EP debe cumplir cuando realice un intercambio con AIESEC, ya que esta persona será un representante de AIESEC en el país al que vaya. Estas pautas forman parte de las XPP s (Exchange Programme Policies) que en general son las condiciones y/o requerimientos que deben cumplir los EP s, las empresas y/o lugares del intercambio (Traineeship Nominee (TN s)), AIESEC, el Member Committee (MC), a su vez se presentan unas políticas adicionales (Matching policy and realisation policy) y el procedimiento para cualquier queja o disgusto ocasionado en el proceso.

6 C. Describa cuáles son sus habilidades y debilidades y cómo podría mejorarlas. Habilidades: Responsable: Realizar las cosas cuando y como son, siempre intentando no faltar con nada. Escuchar/Analizar: Siempre me gusta escuchar primero y después actuar, lo cual me genera un arma fuerte a la hora de hacer o explicar algo ya que siempre analizo y contempló las posibles formas de convencer a las personas con lo que he escuchado de ellas y ofreciendo lo mío. Debilidades: Perfeccionista: realizar las cosas de la mejor manera, siempre teniendo en cuenta los posibles aspectos negativos que pueden pasar he intentado que ninguno de ellos se materialice. Lo que provoca que me enfoque mucho en ello, por lo cual a veces lo considero una debilidad (buena) pero debilidad.

7 D. Indique su disponibilidad de tiempo que tiene en la semana. Domingo Disponible todo el día. Lunes Ocupado de 7 am a 9 pm. Martes Disponible de 1 a 3 pm y después de las 5 pm. Miércoles Disponible de 4 pm en adelante. Jueves Disponible de 1 a 3 pm y después de las 5 pm. Viernes Sábado Disponible después de las 12 md. Ocupado de 3 pm a 8 pm. (Modificable, puedo solicitar permiso). E. Cuáles son sus expectativas con respecto al OC del OPS? Adquirir muy buenas amistades, un gran ambiente de experiencia y aprendizaje grupal donde tanto mis futuros compañeros del OC como yo terminemos contentos por el gran conocimiento adquirido y el excelente trabajo realizado. Generar como OC una experiencia para los EP s inolvidable, la cual los motive para realizar su intercambio y seguir en contacto con la organización, lo cual sería lo más gratificante para todas las personas que conformemos el OC.

8 Preguntas Específicas OCVP Logistic

9 A. En qué lugar y donde cree que se puede desarrollar mejor el seminario? Indique mínimo 7 lugares y el por qué. Considero que el mejor lugar debe ser un lugar con gran espacio y en el cual se puedan realizar varias actividades y que cuente con una buena y espaciosa sala para realizar presentaciones. Lugares para OPS de un día: Salón de la Parroquia Nuestra Señora del Carmen (Mata de Plátano), porque es un lugar espacioso (zona verde y demás), cuenta con diferentes aulas grandes donde perfectamente se pueden impartir las charlas y además puedo conseguir un excelente precio (quizás gratis) para poder realizarlo ahí y a su vez se puede utilizar el fee para otros gastos como alimentación u otras cosas. Seminario Agustinos: Ubicado en Sabanilla de Montes de Oca, es un lugar bastante espacioso y tranquilo. Lugares para OPS de varios días: Campamento Iztarú: Es un lugar demasiado grande y chiva, cuenta con suficientes espacios verdes y salones espaciosos para poder realizar diversas actividades. Este lugar se ubica en Tres Ríos La Carpintera. Isla Verde Hotel-Restaurante, porque busque información del lugar tiene cómodos precios, cuenta con sala para conferencias y ofrecen varios servicios. Hermanas Clarisas en Moravia, porque ya he asistido a varias formaciones al lugar, es un lugar muy bonito con gran espacio para realizar actividades y cómodos cuartos, además las Hermanas Clarisas cocinan demasiado rico. Centro Pastoral San Jerónimo de Moravia, porque es un lugar grande y al igual que el anterior he recibido varias formaciones ahí y tengo contactos que nos pueden servir. Otro: Hotel Monte Campana, porque siento que sería demasiado chiva realizar el OPS en un hotel como este, el cual es ubicado en la montaña, también que el hotel se ve demasiado chiva y cuenta con un montón de lugares para realizar actividades (piscinas, canchas, salas para conferencias, otros) además puede servir tanto para OPS de un día o dos días; igual pienso que la negociación con este hotel sería muy beneficiosa para ellos debido a toda la publicidad que podemos generar, lo cual puede facilitar la negociación y así adquirir un lugar demasiado chiva para el OPS.

10 B. Mencione los aspectos claves para llevar a cabo la negociación con el lugar donde se realizaría el seminario. Como primero sería contactar con las personas, explicarles el evento y por qué queremos realizarlo en ese lugar. Siento que lo más conveniente es hablarles de AIESEC y del tipo de seminario que estaremos realizando para así lograr un punto de confianza con las personas del lugar, dar a entender que para ellos sería un gran honor albergar la actividad de AIESEC en sus instalaciones. Como primordial conocer bien el producto que estamos promoviendo, tener una propuesta clara (escrita) de los beneficios que el lugar obtendría al realizar el seminario en sus instalaciones, sin dejar de lado los beneficios y principios de nuestra organización, obviamente debemos estar abiertos a las propuestas que los encargados del lugar nos ofrezcan. Entre los beneficios que puede obtener el lugar estaría la gran publicidad que haría AIESEC para el OPS en la cual estarían los datos del lugar, la cual siento que es una de las principales armas o estrategias para poder conseguir una excelente negociación y oferta del lugar, ya que para lugares como estos la publicidad es una arma clave para subsistir y si esta publicidad está presente en una organización como AIESEC es aún más creíble y así podemos convencer al lugar de los beneficios que obtendrían al albergar nuestro seminario.

11 C. Uno de los principales problemas al organizar una conferencia es la parte financiera, cuál sería su rol como OCVP logística para ajustarse al presupuesto establecido por finanzas y no generar pérdidas? Como la mayoría de eventos AIESECos como primordial sería conseguir patrocinios para el evento ya sea de nuestros patrocinadores o de alguna otra empresa. En casos en los que los patrocinios no abarquen todo el evento la acción será intentar gastar en aspectos del lugar lo menor posible negociando con el lugar explicando el tipo de evento y las personas que asistirán al mismo, sin dejar de lado los aspectos de negociación ya mencionados anteriormente (pregunta anterior) para intentar entablar un precio accesible para lo presupuestado por finanzas. Incluso optar por lugares en los que sé que los gastos para el evento serían mínimos o incluso gratis. De igual manera en casos en los que el lugar sea algo costoso y no se pueda cubrir con los patrocinios, realizaría actividades como OCVP logística para poder acomodar los gastos con el presupuesto establecido y así no generar pérdidas para la organización. Ejemplo de actividades: o Torneo de Fútbol AIESECo femenino y masculino. o Rifas de dinero o productos. o Ventas de comida o así. o Otros.

12 D. Desarrolle una línea del tiempo general en donde muestro que actividades se van a llevar a cabo semanalmente o mensualmente, considerando que la conferencia va a hacer la segunda semana de noviembre. Fecha Actividad Colaboradores Semana 1 (del 22 de set al 28 de set). Semana 2 (del 29 de set al 5 de oct). Semana 3 (del 6 de oct al 12 de oct). Semana 4 (del 13 de oct al 19 de oct). Reunión de planeación del OPS (inicio de labores). Acercamiento con los posibles (futuros) patrocinios para el OPS. Acercamiento con el lugar escogido para realizar el OPS. Publicidad del OPS en los LC s (logo y eslogan). Todo el OC del OPS. OCVP ER. OCVP Logistic. OCVP MKT. Semana 5 (del 20 de oct al 26 de oct). Semana 6 (del 27 de oct al 2 de nov). Semana 6 (del 27 de oct al 2 de nov). Semana 7 (del 3 de nov al 9 de nov). Semana 7 (del 3 de nov al 9 de nov). Semana 8 (del 16 de nov al 17 de nov). Apertura de aplicaciones para los EP s. Recordatorio para los EP s y publicidad del OPS. Reunión del OC, revisión de trabajo y posible revaluación de metas. Posibles actividades recauda fondos, recordatorio a los EP s y publicidad del OPS. Cierre de aplicaciones. OPS. Teamster logistic. Teamster logistic Y OCVP MKT. OCP con presencia de todo el OC. OCVP FLA y OCVP ER; Teamster Logistic; OCVP MKT. Teamster Logistic. OC. Nota: Todas las actividades tendrán un seguimiento exhaustivo por parte de sus encargados para que se completen con éxito. Las actividades de la semana 2 y 3 podrían ser tratadas a lo largo del calendario, teniendo en cuenta que para semana 7 deberán estar finalizadas con éxito.

13 E. Qué haría usted para darle una buena atención a los delegados tanto antes de evento y durante? Primero que todo les comunicaría a cada uno personalmente sobre la actividad y no lo haría ten general, para que ellos sientan ese acercamiento y ese sentimiento de importancia que les damos en AIESEC. Tomando en cuenta durante la actividad a cada uno de ellos ya sea con preguntas o actividades donde ninguno de ellos se sienta como aparte o no tomado en cuenta. De igual manera estaría disponible tanto antes como durante o inclusive después para cada uno de los que deseen participar, ya sea para evacuar dudas sobre el evento o sobre cualquier consulta con respecto a la organización. El éxito consiste en hacer cosas ordinarias de manera extraordinaria. Jim Rohn