UNIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL CAMBIO

Transcripción

1 UNIDAD 1 ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL CAMBIO Contenido Datos Generales de la Unidad... 2 Parte I Descripción del Contenido de la Unidad... 2 Bienvenida / Introducción a la Unidad... 2 Conocimientos previos requeridos... 2 Objetivos didácticos de la unidad... 3 Objetivo General... 3 Objetivos Específicos... 3 Competencias a adquirir por el estudiante al finalizar la unidad... 3 Temario de la Unidad... 3 Contenido de la Unidad Concepto e importancia de administrar el cambio Proceso sistémico del cambio... 6 Glosario de la Unidad Parte III - Actividades Parte IV - Bibliografía Parte V Referencias Gráficas... 16

2 UNIDAD DIDÁCTICA 1 ADMINISTRACIÓN Y MANEJO DEL CAMBIO Datos Generales de la Unidad Nombre de la Institución: Universidad del Istmo Nombre Administración y Manejo del Cambio Autor(es) ALMA ROSA MELÉNDEZ Versión primera versión Fecha 8 de diciembre del 2014 Parte I Descripción del Contenido de la Unidad Bienvenida / Introducción a la Unidad Bienvenido a la primera Unidad, en ella se explicará la importancia de administrar y manejar el cambio en las organizaciones, las etapas fundamentales que integran la administración. En esta unidad nos concentraremos en el proceso sistémico para manejar los cambios. Conocimientos previos requeridos Formación: No se requiere porque es un curso de actualización, libre Hardware: Computadora con acceso a internet Sofware: Utilización de programas Office, Adobe Flash Player y Navegador Mozilla o Chrome.

3 Objetivos didácticos de la unidad Objetivo General Proporcionar las herramientas para la administración y manejo del cambio en la institución Objetivos Específicos Aplicar el proceso sistémico para administrar y manejar los cambios institucionales Identificar las tres etapas fundamentales para comprender los cambios Competencias a adquirir por el estudiante al finalizar la unidad Al finalizar la unidad, el alumno estará en capacidad de: Analizar la importancia del manejo del cambio en la institución Utilizar herramientas para la administración del cambio Elaborar un plan para la administración y manejo del cambio de acuerdo al proceso sistémico Temario de la Unidad Unidad 1: Administración y Manejo del Cambio 1. Concepto e importancia de administrar el cambio 2. Procesos sistémico del cambio 2.1. Preparación para el cambio 2.2. Planeación del cambio 2.3. Herramientas para la administración del cambio 2.4. Instrumentación del cambio

4 2.5. Evaluación del cambio Contenido de la Unidad Bienvenida o Introducción de la Unidad Bienvenido a la primera Unidad, en ella se explicará la importancia de administrar y manejar el cambio en las organizaciones, las etapas fundamentales que integran la administración. En esta unidad nos concentraremos en el proceso sistémico para manejar los cambios. 1. Concepto e importancia de administrar el cambio La gestión del cambio corresponde a todas las cosas que hay que hacer para alcanzar los objetivos institucionales para que el proyecto se integre a la institución, se use efectivamente y mejore o transforme los procesos institucionales. Qué es el cambio? De acuerdo a Soria (1997), se puede definir como una modificación del comportamiento para realizar exitosamente una nueva actividad o para la obtención de objetivos determinados. Hoy día las organizaciones así como las instituciones están sujetas a constantes cambios como consecuencia de las nuevas tecnologías; estos constantes cambios en el entorno que, en muchas ocasiones, nos hacen vivir momentos de incertidumbre, nos hace recurrir a personal laboral cada vez más preparado, más especializado, a herramientas de trabajo que simplifiquen nuestras tareas diarias, de gestión de toda esa información que obtenemos cada día. En la actualidad, las organizaciones se enfrentan a una necesidad de administrar el cambio, de la misma manera a desarrollar el capital humano, tener sistemas de información que gestionen de manera más efectiva la información y capacidades

5 tecnológicas que les permitan seguir compitiendo en mercados altamente competitivo como los actuales. Algunos investigadores y académicos han desarrollado algunas teorías del cambio, cuyo flujo de acontecimientos acelerado e inevitable, es también un proceso. El proceso de cambio es lo que la gente experimenta como respuesta a los acontecimientos. Se presenta de manera simplificada tres etapas de cambio fundamentales: a. Conmoción: La conmoción es la primera respuesta al acontecimiento, todos los cambios generan una fase de conmoción. Los cambios tristes, como una pérdida o una enfermedad, suponen una conmoción, e igual sucede con los cambios felices, como un nuevo trabajo o una promoción. Todos implican algo que nos aparta de la rutina. La conmoción es una respuesta inicial al cambio natural y normal. b. Adaptación: Durante la fase de adaptación nos adaptamos a la nueva situación con éxito o sin él. Con frecuencia, y mientras intentamos adaptar nuestras emociones, pensamientos y acciones a la nueva realidad, suceden ambas cosas. Se trata de un período lleno de sentimientos en conflicto y de muchos esfuerzos para recuperar la confianza y la estabilidad. c. Resultado: El resultado se genera a partir de nuestras decisiones y experiencias de conmoción y adaptación. Si vacilamos durante las fases de conmoción o adaptación, el resultado podría ser una recuperación parcial o bien estancamiento completo y más inestabilidad. Pero si creamos y seguimos estrategias de éxito, el resultado será una transformación positiva, un gran rendimiento y la victoria. Nadie puede detener el cambio, pero sí podemos influir sobre los resultados. Hay gente que se mueve con el cambio, que supera los obstáculos y que avanza directamente hacia el éxito. Otros progresan, luchando y superando los contratiempos que se

6 encuentran en el camino. Y otros, durante momentos de cambio, se quedan completamente atascados o incluso realizan una regresión. 2. Proceso sistémico del cambio La administración de cambio implica un proceso sistémico que a continuación se desarrolla en cinco puntos a saber: 2.1. Preparación para el cambio En esta primera etapa de preparación para el cambio se identifican las necesidades y se desarrollan las siguientes actividades: Establecer los objetivos que se pretenden conseguir con el proceso de cambio Identificar los responsables de la administración del cambio Constituir el equipo de cambio Valorar la alineación entre los objetivos del cambio y el soporte de la institución También en esta etapa se realiza un análisis que conlleva las siguientes actividades: Formar los equipos agentes del cambio Analizar las barreras al cambio Analizar los habilitadores del cambio Analizar el sistema de comunicación Analizar los riesgos de implantación

7 2.2. Planeación del cambio En la etapa de planeación del cambio se realizan las siguientes actividades: Definir el plan y gestión de transición Definir el plan de comunicación Construir cambios en la infraestructura organizativa 2.3. Herramientas para la administración del cambio Es muy importante analizar la situación para implementar o usar las herramientas que te ayuden a administrar el cambio; tener en cuenta lo siguiente: Usted quiere desarrollar principios y procesos motivados por las personas para guiar a la organización de su estado actual a su estado deseado. Usted quiere evitar que el éxito de un proyecto sea puesto en peligro por la incertidumbre sobre cómo administrar a los involucrados y cómo manejar el impacto del cambio Usted necesita gestionar el desarrollo de las personas para asegurar que las habilidades adecuadas sean desarrolladas. Usted quiere posicionar la cultura de la organización para asegurar actitudes positivas hacia el cambio Usted debe establecer actividades de control y coordinación requeridas para gestionar proyectos con éxito Usted quiere desarrollar herramientas para soportar proyectos y lograr resultados exitosos Usted desea asegurar que los beneficios de negocios del proyecto y la mejora del desempeño sean logrados a través del ciclo de vida del proyecto y más allá

8 Es importante desatacar que las herramientas para el cambio no consiste en encontrar una caja de herramientas con tuercas, tornillos, serruchos, martillos entre otros, que nos ayudaran a gestionar o administrar el cambio en la organización. Pero lo que si podemos brindarles es la guía de ocho pasos establecida por Kotter; que le servirán como herramienta para lograr liderar un cambio exitoso. 1. El primer paso es Implicar y autorizar a toda la empresa, esto es crear un clima para el cambio: Aumentar la urgencia: En este primer paso, los líderes del cambio deben crear un sentimiento de urgencia sobre el cambio necesario realzando la energía y la motivación. Para lograrlo, tendrán que reducir el miedo, el malhumor y la complacencia que podría haberse acumulado en sus empresas o instituciones. 2. Crear el equipo conductor: El segundo paso es movilizar a los líderes que están concentrados, comprometidos y que se sienten entusiasmados y pueden liderar el cambio porque: Comprenden bien el porqué, qué y cómo del cambio Ejemplifican la conducta Correcta. Se hacen responsables y hacen que otros se responsabilicen de los resultados 3. Tener una visión acertada: El tercer paso consiste en crear una imagen clara, inspiradora y alcanzable del futuro. La visión debe describir la conducta clave necesaria en el estado futuro para que las estrategias y los indicadores de rendimiento claves puedan crearse para apoyar la visión. 4. Implicar e involucrar a toda la empresa: El cuarto paso trata de la implicación de todos los interesados involucrados en el cambio demostrando liderazgo. 5. Comunicar para conseguir la aceptación: Durante esta fase, los líderes del cambio deben transmitir mensajes francos, concisos y sinceros

9 respecto al cambio para crear la confianza, apoyo y compromiso necesarios para lograr la visión. 6. Permitir la acción: En este paso, los líderes deben destruir las barreras que entorpecen a las personas que están intentando hacer que la visión funcione desarrollando y alineando nuevos programas y diseños, e identificando los procesos que son ineficaces. 7. Conseguir victorias a corto plazo: Durante este paso, los líderes deben reactivar el sentimiento de urgencia de la institución consiguiendo mejoras de rendimiento visibles, oportunas y significativas para demostrar que el progreso se está produciendo. 8. No aflojar y hacer que el cambio prevalezca: La última fase se centra en asegurar que el cambio perdurará a través de la tenacidad de los líderes. Este paso es fundamental para garantizar que los equipos conductores persisten, controlan y valoran el progreso, y no declaran victoria de forma prematura. En este último paso, los líderes deben reconocer, recompensar y servir de modelo de la nueva conducta a fin de incrustarla en el tejido de la empresa y dar al cambio la forma como de hacer los negocios aquí Instrumentación del cambio Una vez que se toma la decisión que el cambio es necesario, echar mano a los diversos métodos para concretarlo, a continuación explicamos cuatro métodos principales: Métodos basados en la tecnología: La organización para generar el cambio concreta la atención en los flujos de trabajo, los métodos de producción, los

10 materiales y los sistemas de información. Las organizaciones modernas emplean la tecnología de la información para lograr un cambio importante. Método de rediseño organizacional: Destaca los cambios estructurales internos; rediseñar departamentos, reasignar la toma de decisiones y fusionar o reorganizar a los departamentos que venden los productos de la empresa. Este método consiste de pasar de una forma de organización a otra. Por otro lado el rediseño estructural consiste en reconfigurar la distribución de la autoridad, la responsabilidad y el control en una organización. La reducción de personal es otra aproximación al rediseño estructural. Por último el rediseño de procesos o reingeniería: se centra en crear nuevas formas de realizar el trabajo. El objetivo es un diseño más eficaz del proceso para elaborar y suministrar productos. Método basado en las tareas: Se concentra en modificar las responsabilidades y tareas laborales del empleado. Dos formas de modificar una tarea: Simplificación de puestos: comprende el análisis científico de la tarea desempeñada por los empleados y busca descubrir procedimientos que generan la máxima producción con la cantidad mínima de insumos. La desventaja es que lleva a grado bajo de compromiso por parte del empleado y a una elevada rotación. Enriquecimiento del puesto: modificar las especificaciones del puesto para ampliar y aumentar el interés en las tareas necesarias y elevar con ello la productividad. Esto modifica las relaciones básicas entre los empleados y su trabajo; cambia positivamente el comportamiento del empleado; ofrece otras oportunidades para iniciar otras modalidades de cambio organizacional; humaniza a la organización. Método orientado a las personas: Incluye una amplia gama de actividades ideadas para mejorar las competencias, actitudes y niveles de desempeño individuales. Estos métodos se utilizan para crear un cambio organizacional, concentrándose en modificar las percepciones, actitudes, competencias y expectativas de los empleados.

11 2.5. Evaluación del cambio En la etapa de evaluación del cambio se realizan las siguientes actividades: Medir el grado de consecución de los objetivos Establecer estrategias de contingencias Proponer mejora continua Desarrollar el plan futuro Es importante destacar los aspectos claves en la dinámica del cambio: El cambio produce una ruptura de las expectativas, que produce rechazo La capacidad de asimilación depende de cada individuo, o del tipo de organización Los individuos y las organizaciones tienen sus propios niveles de resistencia Los cambios se producen a todos los niveles: individuo, entidad, sociedad Más cambios = más rápidos = más complejos Hay un momento en el que las personas no pueden asimilar más cambios sin producirse disfunciones en su comportamiento El cambio supone una ventaja competitiva Antes de proceder al cierre del cambio, es necesario verificar que ha sido positivo para el servicio, ya porque el nivel de calidad se ha visto aumentado o porque contribuye a mejorar la productividad de la organización. Aunque la Gestión del Cambio es la encargada de emitir el dictamen final es la evaluación del servicio la que ha de proporcionar a ésta los informes.

12 Para evaluar el cambio entonces vale hacer las siguientes preguntas: Se cumplieron los objetivos previstos? En qué medida se apartó el proceso de las previsiones realizadas por la Gestión del Cambio? Se pusieron en marcha los planes de back-out en alguna fase del proceso? Por qué? Si la evaluación final determina que el proceso y los resultados han sido satisfactorios, se procederá al cierre. Glosario de la Unidad Administración del cambio: Proporciona detalles de lo que hay que hacer durante el proceso de cambio para construir conocimientos y habilidades. Con el propósito de una fácil y rápida adaptación del personal a los cambios realizados en la organización. Proceso sistémico: Es el que se da en un sistema de varios subsistemas o elementos interrelacionados. Intenta comprender su funcionamiento y resolver los problemas que presentan sus propiedades. Pensamiento sistémico es un marco conceptual, un nuevo contexto que se ha desarrollado en los últimos setenta años que facilita la claridad y modificación de patrones. Parte III - Actividades Número de Actividad No. 1 Nombre de la Actividad: Foro discusión Tipo de la Actividad: trabajo individual Objetivo: Analizar la importancia del manejo del cambio en la institución

13 Instrucciones: Para la realización de esta actividad se tendrán que seguir los siguientes pasos: 1. Leer el material de apoyo, de la unidad 1 La administración y manejo del cambio, acceder al video citado en la bibliografía: Qué es gestión del cambio?, y el video Conferencia Magistral La Gestión del cambio en las empresas del siglo XXI. 2. Identifique la importancia del manejo del cambio en las organizaciones. 3. Comparta con sus compañeros la importancia que tiene el manejo del cambio en la institución donde trabaja, aporte sobre la importancia y beneficios que tiene el cambio para la institución donde trabaja, reflexione sobre su actuar como parte del manejo del cambio en la institución. 4. Finalmente comente el aporte de uno de sus compañeros. Fecha de Entrega: Por agendar Puntaje de Evaluación: 5% Rúbrica de Evaluación: Foro de discusión Elementos a evaluar Participación: una respuesta a la actividad y por lo menos una participación de comentario constructivo a un compañero. Valoración del Contenido Solicitado: Expresa la importancia que tiene el manejo del cambio en la institución donde trabaja, aporte sobre la importancia y beneficios que tiene el cambio para la institución donde trabaja, reflexione sobre su actuar como parte del manejo del cambio en la institución. Valoración 1 pts. 3 pts. Seguimiento de Instrucciones: TOTAL Tabla 1: Rúbricas de evaluación: foro de discusión 1 pts. 5pts. Número de Actividad: No.2 Nombre de la Actividad: Plan para Manejar cambios en la Institución CSS Tipo de la Actividad: Trabajo grupal o colaborativo

14 Objetivo: Elaborar un plan de manejo de cambio para la Institución CSS Instrucciones: Para el desarrollo de esta actividad debe leer el material en la sección de los ocho pasos para el cambio de Kotter. Es importante que el plan desarrollado este de acuerdo a los cambios que están pasando en la institución CSS. Adicional acceder a los videos citados en la bibliografía: A. Tres fases en un proceso de cambio. B. Pasos para lograr el Cambio según Kotter. Fecha de Entrega: por agendar Puntaje de Evaluación: 15% Rúbrica de Evaluación: Trabajo grupal Elementos a Evaluar Valoración Seguimiento de Instrucciones: Elaboración de un plan 2.5 pts. para manejar cambios, utilizando los ocho pasos de Kotter realizar la entrega de la actividad en la fecha estimada. Contenido del documento: Elabora un proyecto 6 pts. para la gestión del cambio de acuerdo a los ocho pasos emitidos por Kotter, y aplicados a la administración del cambio en la institución CSS Presentación final del documento: carátula con 2.5 pts. identificación de la actividad y el contenido. TOTAL Tabla 2.Rúbrica de evaluación del trabajo grupal 15 pts. Número de Actividad: No. 3 Nombre de la Actividad: Videoconferencia de la unidad Tipo de la Actividad: Trabajo Individual Objetivo: Participar de la videoconferencia sincrónica o asincrónica

15 Instrucciones: Acceder al link que se proporcionará a través de la plataforma para participar de la videoconferencia, de no poder participar, debe visualizarlo en la plataforma para responder a la actividad. Fecha de Entrega: Por agendar Puntaje de Evaluación: 5% Rúbrica de Evaluación: Trabajo individual Elementos a Evaluar Seguimiento de Instrucciones: Participa de la videoconferencia de forma sincrónica o asincrónica Valoración 3 pts. Contenido del documento: Presenta dos preguntas durante la videoconferencia, para aclarar el tema de la unidad TOTAL Tabla 3. Rúbrica de evaluación del trabajo individual 2pts. 5 pts. Parte IV Bibliografía John P. Kotter. Gestión del cambio, Deusto, 2001 María del Carmen Martínez Guillén. Gestión del cambio: La gestión empresarial. Ediciones Díaz de Santos, 2013 Thomas G. Cummings, Christopher G. Worley. Desarrollo Organizacional Y Cambio. CengageLearning Editores, 2007 Víctor M. Soria, Víctor Soria. Relaciones humanas. Editorial Limusa, DOCUMENTOS Documento en pdf, sobre La administración del Cambio

16 Propuesta para iniciar un proceso de cambio Importancia y manejo del cambio en las organizaciones VIDEOS Video sobre Qué es el cambio Conferencia Magistral sobre La gestión del cambio en las empresas del siglo XXI. Video sobre las Tres fases del Cambio Video sobre los Pasos para lograr el Cambio según Kotter. Video: sobre la gestión del cambio a través de un curso MOOC Administración y Manejo del Cambio by Alma Meléndezis licensed under a Creative Commons Reconocimiento-NoComercial-CompartirIgual 4.0 Internacional License.