CONSEJERÍA DE EMPLEO Dirección General de Trabajo y Seguridad Social

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1 PLIEGO DE PRESCRIPCIONES TÉCNICAS PARA LA CONTRATACIÓN DEL ANÁLISIS Y DISEÑO DE UN SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL DE EXPEDIENTES DEL CENTRO DE MEDIACIÓN, ARBITRAJE Y CONCILIACIÓN (CMAC) DE LA CONSEJERÍA DE EMPLEO DE LA JUNTA DE ANDALUCIA 1

2 1. INTRODUCCIÓN El Centro de Mediación, Arbitraje y Conciliación, dependiente de la Consejería de Empleo, tan sólo dispone hasta la fecha de herramientas de gestión fundamentalmente ofimáticas que, de forma generalmente aislada para cada perfil de puesto de trabajo, permite realizar una gestión a menudo independiente, por lo que no se dispone de una visión global para todos los usuarios de la situación de un expediente. Esto sucede en las diferentes Delegaciones Provinciales en las que se encuentra distribuido, por lo que tampoco se dispone de herramientas que ofrezcan una visión integrada de todos los expedientes del Centro. Por ello, se hace preciso disponer de una nueva herramienta que permita la gestión integral de todos los expedientes y procedimientos relativos al mismo. Además, siguiendo las directrices marcadas por la Consejería de Presidencia en el Decreto 72/2003 de 18 de marzo de Medidas de Impulso de la Sociedad del Conocimiento en Andalucía, se valorará positivamente la aplicación de tecnología de Software de Fuentes Abiertas (SFA) en el desarrollo del presente proyecto. A continuación se describen cuales son los objetivos a alcanzar y las características de los trabajos a realizar, enmarcando los aspectos organizativos y las condiciones generales de la realización de los trabajos. Finalmente, se describen aquellos aspectos técnicos que deben ser contemplados y detallados necesariamente en las ofertas que se presenten, con el fin de permitir su adecuada evaluación. 2. OBJETO DEL CONTRATO El objeto de la contratación regida por el presente Pliego de Prescripciones Técnicas es el diseño de un programa de ordenador a medida para la Administración, lo cual precisará el análisis, diseño y programación de un sistema informatizado para la gestión de los expedientes de conciliación correspondientes a los diferentes tipos de demanda, persiguiendo los siguientes objetivos: Facilitar en todo momento la situación de un expediente al personal implicado del centro, evitando la dispersión del conocimiento del expediente. Que la información sea accesible a las personas interesadas en su gestión. Dado que partes del expediente contienen información sensible sobre personas, debe garantizarse la confidencialidad y control en los accesos a la información para las personas que estrictamente necesiten por su trabajo acceder a ella. Disponer de herramientas que permitan hacer de un modo homogéneo, sistemático y formalizado la gestión de los expedientes. 2

3 Disponer de informes estadísticos e indicadores sobre los expedientes de conciliación orientados a la Dirección General. 3. ALCANCE DEL PROYECTO: 3.1 Servicios El objetivo de la presente contratación es el análisis y diseño de un sistema que soporte los distintos procedimientos de gestión de los expedientes de conciliación del centro. Concretamente, se cubrirían los siguientes apartados: Expedientes de demanda y actos de conciliación. Se establecen los siguientes requerimientos funcionales: Gestión de Expedientes: La aplicación soportará la gestión integral de los expedientes de conciliación correspondientes a los diferentes tipos de demanda: Despido, Conflicto colectivo, Sanciones, Reclamación de cantidad, Movilidad Geográfica, Modificación de Condiciones y Otros. Los diferentes procedimientos contemplarán la posibilidad de gestionar expedientes colectivos, de forma que puedan cursarse expedientes con más de un solicitante de la misma empresa. Calendario de Citaciones: La aplicación contemplará la automatización y control del calendario de citaciones y limites de conciliaciones, de manera que facilite al usuario final la gestión de la agenda y la asignación de las citaciones. A la hora de asignar citas la aplicación tendrá en cuenta si los solicitantes pertenecen a un mismo expediente de forma que sean citados conjuntamente. Generación de documentación: La aplicación generará automáticamente la documentación asociada a los expedientes: Citaciones, Diligencias, Actas de Conciliación individuales y colectivas. Generación de listados: La aplicación generará listados de expedientes iniciados, resueltos y no resueltos. Existirá la posibilidad de establecer filtros de fecha para la generación de dichos listados. Informes estadísticos: La aplicación contemplará un módulo de informes estadísticos orientados a la Dirección General. Se generarán al menos los siguientes informes: estadísticas generales, resúmenes mensuales. Así mismo y para un rango de fechas establecido por el usuarios, se 3

4 generarán estadísticas por sexo del solicitante, edad del solicitante, antigüedad del solicitante, tamaño de empresa, categoría profesional del solicitante, actividad económica de la empresa Mantenimiento de datos auxiliares. La aplicación permitirá el mantenimiento de datos auxiliares de las diferentes entidades relacionadas con los expedientes de conciliación: Empresas, Solicitantes, Letrados, Municipios Migración de datos. Previo a la puesta en marcha del sistema, se requiere la migración de los datos actuales de expedientes en curso al nuevo repositorio de datos. Se migrarán los datos de los expedientes abiertos en las diferentes delegaciones provinciales. Las ofertas incluirán un plan de migración de los datos actuales a la nueva aplicación. 4. REQUISITOS TÉCNICOS ESPECÍFICOS 4.1 Entorno Tecnológico El desarrollo de los registros se realizará preferiblemente bajo un modelo de 3 capas conceptualmente separadas: capa de presentación (entorno Web), de negocio y de datos. Con este modelo se pretenden conseguir los siguientes objetivos: Eliminación de los problemas debidos a la distribución y actualización de software. Clientes Web ligeros. Escalabilidad del número de usuarios y volumen de datos. Facilidad en el mantenimiento y creación de nuevas versiones. Tiempos de respuesta rápidos en procesos críticos. Tiempos de descarga de páginas suficientemente rápido. La tecnología a utilizar deberá ajustarse a las utilizadas por la Junta de Andalucía, no permitiéndose el uso de ninguna herramienta, sistema o lenguaje de desarrollo 4

5 que no sean acordes con las pautas de la política informática de la Junta de Andalucía, y valorándose positivamente la aplicación de Software de fuentes abiertas o Software libre. La información debe quedar centralizada y debe poder ser accedida desde cualquier punto con las restricciones de usuario que se indiquen. El sistema dispondrá de las siguientes funcionalidades: Interfaz para el mantenimiento de los datos estáticos que pudieran, en el futuro, sufrir alguna variación. Gestión de usuarios; a estos efectos, en la fase adecuada del análisis se deberá valorar la utilización del LDAP de la Consejería de Empleo. Presentación de documentación con validación por firma electrónica. El sistema que se proponga deberá adecuarse a la infraestructura tecnológica y la normativa establecida por la Junta para este fin. El mismo criterio se utilizará en caso de que se precise la implementación de capacidades de sellado de tiempo, registro y/o cualquier otra infraestructura de administración electrónica. En la medida en que sean de aplicación, se deberán tener en cuenta los siguientes conceptos: El análisis y rediseño de los procedimientos detallados en el presente pliego en la medida que sea de aplicación a los instrumentos de tramitación que pudiera contener el proyecto, se realizará de acuerdo a los conceptos expuestos en el documento <Proyecto Dominio Semántico>, ISBN , publicado por la Junta de Andalucía. El motor de tramitación a utilizar para la automatización de los procedimientos detallados en el presente pliego deberá estar conforme a los conceptos expuestos en el documento <Proyecto Dominio Semántico>, ISBN , publicado por la Junta de Andalucía. 4.2 Metodología Todos los trabajos a realizar y la documentación y los productos que habrán de obtenerse como materialización de estos trabajos se adaptarán obligatoriamente a lo especificado en la metodología de Planificación y Desarrollo de Sistemas METRICA versión 3.0. Esta metodología es de carácter público, está promovida por el Consejo Superior de Informática y adoptada por la Junta de Andalucía. Está editada por el Ministerio para las Administraciones Públicas (Madrid, 1995 ISBN ). 4.3 Productos 5

6 Los productos que habrán de obtenerse como materialización de los trabajos relacionados objeto del contrato, se adecuarán en todo aquello que no se especifica en el presente Pliego de Prescripciones Técnicas a lo especificado en la citada metodología METRICA versión 3.0. Todos los elementos resultantes de la modelización del sistema (modelos de datos, de procesos, arquitectura física, entre otros) así como toda la documentación asociada se entregará convenientemente almacenada y documentada, de forma que permita una fácil utilización y mantenimiento futuros, manteniendo la necesaria coherencia con la información producida en todas las fases. 5. ORGANIZACION DEL TRABAJO 5.1 Equipo de Trabajo La Secretaría General Técnica ejercerá la coordinación de los trabajos. Para ello designará un Director de Proyecto que se encargará del seguimiento y control de las actividades, del control de calidad de los productos y de la aceptación formal de las certificaciones de los trabajos realizados. La empresa de servicios de asistencia técnica aportará un equipo de trabajo configurado por un Jefe de Proyecto y cuantos técnicos de adecuada cualificación y nivel de dedicación estime necesarios para la realización de los trabajos, siendo el equipo mínimo el compuesto por: Un Jefe de Proyecto. Un Analista Programador. Dos Programadores. Las funciones y responsabilidades del Jefe de Proyecto, del Responsable del Proyecto y del personal del departamento de Informática serán respectivamente: Jefe de Proyecto - Organizar la ejecución de los trabajos y poner en práctica el programa de trabajos adoptados y aprobados. - Ostentar la representación del equipo técnico contratado en sus relaciones con el Director del Proyecto por parte de la Dirección General de Trabajo y Seguridad Social. - Observar las normas de procedimiento. 6

7 - Asegurar la calidad de los trabajos y de la documentación generada. - Proponer al Responsable del Proyecto las modificaciones que estime necesarias surgidas a lo largo del desarrollo de los trabajos. - Mantener informado al Responsable del Proyecto de cualquier modificación que se pueda producir en el equipo de trabajo. - Presentar al Responsable del Proyecto para su aprobación y aceptación los estudios y documentación elaborados. Responsable del Proyecto - Supervisar la realización de los trabajos, velando así por la consecución de los objetivos marcados. - Aprobar el Programa de realización de los trabajos. - Coordinar las entrevistas entre usuarios y técnicos involucrados en el Proyecto. - Hacer cumplir las normas de funcionamiento y las condiciones previamente estipuladas. - Decidir sobre la aceptación de las modificaciones técnicas propuestas por el Jefe de Proyecto. - Aprobar los resultados de los trabajos finales. Personal Técnico Informático - Velar por el nivel de calidad de los trabajos - Asegurar el seguimiento del Programa de realización de los trabajos. - Velar por el cumplimiento de las normas. - Verificar que las soluciones expuestas responden debidamente al objetivo del sistema. Se podrá igualmente constituir un Comité de Seguimiento para el seguimiento y control de los trabajos, en el que se integren representantes de la Secretaría General Técnica, el Servicio de Informática de la Consejería de Empleo y de la empresa adjudicataria de los trabajos. 5.2 Control del Proyecto El control del proyecto se realizará de forma sistemática, a lo largo del desarrollo del mismo, para alcanzar los siguientes objetivos: Conocer el grado de avance de la realización de los trabajos. Detectar, en sus orígenes, posibles desviaciones en plazos. Asegurar el cumplimiento de objetivos. Garantizar la calidad e integridad de los trabajos y productos obtenidos. Mantener una utilización óptima de recursos y medios asignados. 7

8 Los elementos básicos que se utilizan para realizar este control son: Planificación del proyecto. Informes de trabajos realizados, que permiten controlar el avance del proyecto y el cumplimiento de los plazos. Actas de reuniones mantenidas a cualquier nivel. Revisión de los trabajos realizados y productos terminados, para garantizar su calidad, integridad y cumplimiento de objetivos. Este control será realizado por el Director de Proyecto por parte de la Secretaría General Técnica y por el Jefe de Proyecto por parte de la empresa adjudicataria. 6 CONDICIONES GENERALES DE REALIZACIÓN 6.1 PROPIEDAD DEL RESULTADO DE LOS TRABAJOS Todos los documentos y resultados de los trabajos realizados, y en particular los productos software objeto del contrato serán propiedad de la Junta de Andalucía, que podrá reproducirlos o divulgarlos total o parcialmente. La empresa adjudicataria podrá hacer uso de los mismos, ya sea como referencia o como base de futuros trabajos, siempre que cuente para ello con la autorización expresa, por escrito, de la Junta de Andalucía. 6.2 INFORMACIÓN DE BASE La Secretaría General Técnica facilitará a la empresa o empresas de servicios informáticos adjudicatarias cuanta información disponga relacionada con las materias objeto del presente trabajo. 6.3 COORDINACIÓN CON EL SERVICIO DE INFORMÁTICA DE LA SECRETARÍA GENERAL TÉCNICA Con independencia de la participación del personal del Servicio de Informática de la Consejería de Empleo en los correspondientes grupos de control y supervisión de los trabajos, la empresa adjudicataria se compromete a: Designar una persona de dicha empresa que actúe como representante de la misma ante el Servicio de Informática para resolver cualquier consulta o incidencia que pudiera surgir en el desarrollo de los trabajos a realizar. En caso de que la empresa adjudicataria lo fuera de varios proyectos en la Consejería, este interlocutor deberá ser único para todos los proyectos, y asumirá igualmente las posibles tareas de coordinación entre los mismos. 8

9 Con carácter previo al inicio de los trabajos, se deberá mantener una reunión entre este representante y personal del Servicio de Informática en el que se presente y detalle el contenido de la oferta que ha resultado adjudicada, así como los componentes del equipo de trabajo. Se comunicará en esta reunión a la empresa adjudicataria la persona del Servicio de Informática que actuará de interlocutor para el desarrollo del proyecto. En caso de ser necesario, desde el Servicio de Informática se aportará información de carácter general sobre las normas o estándares de aplicación tanto en la Junta de Andalucía como en la Consejería de Empleo que puedan afectar al desarrollo de los trabajos. Cuando el proyecto conlleve tareas de desarrollo o mantenimiento de sistemas de información, se deberá, siempre sobre la base de los requisitos del Pliego de Prescripciones Técnicas, y en el momento en que la información del análisis del sistema lo permita, emitir un documento en el que se detalle la propuesta sobre la arquitectura física y lógica del sistema, o las posibles modificaciones que puedan afectar al sistema existente. Esta propuesta deberá ser aprobada por el Servicio de Informática, o en caso contrario, ser revisada hasta su definitiva aprobación. No se deberán comenzar las tareas propias del desarrollo o mantenimiento que puedan estar condicionadas a la aprobación de la citada propuesta. Si en el transcurso de los trabajos por parte de la empresa adjudicataria se considerara necesaria la modificación del especificado en este documento, se establecerá idéntico procedimiento a los efectos de la validez de la nueva propuesta. Emitir un informe con periodicidad quincenal, como mínimo, destinado al Servicio de Informática en el que se describa el estado de ejecución del proyecto, el calendario de actuaciones previstas, incidencias y/o desviaciones en el proyecto, posibles requerimientos en la explotación de los sistemas, plazos de entrega, etc. Con independencia de lo anterior, en cualquier momento, tanto la empresa adjudicataria como el Servicio de Informática podrán proponer reuniones a los efectos de resolver incidencias, coordinar actuaciones o unificar criterios. Al Servicio de Informática se deberá entregar copia en soporte electrónico de toda la documentación generada relativa al sistema de información o, en general, al objeto de los trabajos. Todas las actuaciones relativas a la formación, a las pruebas, a la implantación y a la puesta en marcha de los sistemas se realizarán bajo la coordinación y directrices del Servicio de Informática. 6.4 ADECUACIÓN A LOPD No se podrá transferir información alguna sobre los trabajos a personas o entidades no explícitamente mencionados en este sentido en el contrato sin el consentimiento, por escrito, de la Junta de Andalucía. 9

10 La empresa de servicios informáticos deberá establecer procedimientos y mecanismos internos adecuados que deben aplicarse para mantener ficheros, locales, programas y equipos en las debidas condiciones de seguridad, con objeto de garantizar la confidencialidad de la información y definir el personal responsable de la misma. La empresa adjudicataria, en cumplimiento de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, únicamente tratará los datos conforme a las instrucciones de la Consejería de Empleo y Desarrollo Tecnológico y no los aplicará o utilizará con fin distinto al del presente contrato, ni los comunicará, ni siquiera para su conservación, a otras personas. Además, deberá cumplir las medidas técnicas y organizativas estipuladas en el Real Decreto 994/1999, de 11 de junio, que establece el "Reglamento de Medidas de Seguridad de los ficheros automatizados que contengan datos de carácter personal" para datos de carácter personal. En el caso de que la empresa, o cualquiera de sus miembros, destine los datos a otra finalidad, los comunique o los utilice incumpliendo las estipulaciones del contrato, será responsable de las infracciones cometidas. Los sistemas a desarrollar deberán incluir una funcionalidad que permitan la obtención de información para el ciudadano en caso de que este pudiera ejercer sus derechos de consulta, modificación o cancelación de la información, así como para realizar las actuaciones derivadas en su caso- de este derecho. 6.5 VALORACIÓN ECONÓMICA El importe máximo y total del contrato para la prestación de este servicio es de (CIENTO VEINTE MIL EUROS) incluidos todos los impuestos preceptivos. La oferta económica se desglosará en las partidas indicadas en el apartado de CERTIFICACIÓNES. Las horas de dedicación de los diferentes integrantes del proyecto se deberán especificar en la oferta, sin que puedan sobrepasarse las cantidades indicadas en la siguiente tabla: TARIFAS MÁXIMAS (I.V.A. Incluido) EN HORAS DE 3 A 9 MESES Jefe de Proyecto / Consultor Senior 68,20 Consultor / Técnico de Sistemas 61,39 Analista Funcional / Analista de Sistemas Administrador de Base de Datos 51,16 Analista Programador / Técnico de Mantenimiento 44,33 Programador / Asesor de Microinformática 37,51 10

11 Auxiliar / Grabador 20,47 EN JORNADAS (DE 8 HORAS) DE 3 A 9 MESES Jefe de Proyecto / Consultor Senior 545,61 Consultor / Técnico de Sistemas 491,04 Analista Funcional / Analista de Sistemas / 409,23 Administrador de Base de Datos Analista Programador / Técnico de 354,63 Mantenimiento Programador / Asesor de Microinformática 300,08 Auxilia / Grabador 163,71 En la oferta la empresa presentará un cronograma de ejecución de las partidas citadas anteriormente, contando desde la fecha de formalización del contrato. La estimación de los trabajos como mínimo se cifran en: 134 horas de Jefe de Proyecto. 960 horas de Analista programador / Técnico de Mantenimiento horas de Programador / Asesor Microinformático. 6.6 CERTIFICACIONES Las certificaciones se presentarán en las siguientes partidas: Análisis y Diseño del Sistema. Desarrollo del Sistema. Implantación y formación. La cuantía de cada certificación será abonada y deducida progresivamente del importe total de la oferta económica que resulte adjudicataria. 6.7 PLAZO DE EJECUCIÓN El plazo de ejecución de los trabajos objeto del presente pliego será de 6 meses, como máximo, a partir de la firma del contrato. 6.8 ACEPTACIÓN FINAL La aceptación final del sistema se producirá desde la Secretaría General Técnica, tras efectuar cuantas pruebas se estimen oportunas de verificación y validación de los trabajos objeto del presente documento. 11

12 6.9 GARANTÍA Y MANTENIMIENTO El período de garantía comprenderá, como mínimo, los doce meses posteriores a la aceptación. Durante dicho período se garantizará el mantenimiento correctivo de los trabajos realizados. Asimismo, durante el período de garantía se ofrecerá soporte telefónico y, de ser necesario, asistencia in situ, para la resolución de problemas que se planteen y tengan su origen en los trabajos realizados objetos del presente pliego REFERENCIAS La empresa ofertante deberá incluir referencias tanto en el ámbito de la empresa en su conjunto como de cada uno de los candidatos a formar parte del Equipo del Proyecto y Jefe del Proyecto. Las referencias en el ámbito de la empresa concretarán, al menos, en lo siguiente: Participación anterior en tareas de la misma o similar naturaleza tanto en el ámbito privado como en el público. Referencia a trabajos realizados de la misma o similar naturaleza siguiendo algún tipo de metodología de planificación de sistemas de información. Las referencias en el ámbito de los candidatos a participar en el proyecto se concretan en la aportación del curriculum vitae profesional de cada uno de ellos, en los que se especificará, al menos, lo siguiente: Participación anterior en tareas de la misma o similar naturaleza tanto en el ámbito privado, como en el público, tanto en la empresa actual como en posibles empresas anteriores, especificando el grado de implicación en las mismas (v.g. Jefe de Proyecto, Consultor, Analista, etc.). Referencia a trabajos realizados de la misma o similar naturaleza siguiendo algún tipo de metodología de planificación de sistemas de información. Sevilla, 9 de febrero de EL DIRECTOR GENERAL DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL Fdo.: Francisco Javier Guerrero Benítez 12

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