FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE COBRO PERSUASIVO DEL IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO EN EL DISTRITO CAPITAL

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1 FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE COBRO PERSUASIVO DEL IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO EN EL DISTRITO CAPITAL MARÍA MAGDALENA GALARZA GARCIA CRISTINA SANCHEZ HERRERA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA -ESAP- FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS SANTA FE DE BOGOTÁ, D. C. 2000

2 FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE COBRO PERSUASIVO DEL IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO EN EL DISTRITO CAPITAL Informe final de Prácticas Administrativas, realizadas en cumplimiento del último semestre del programa de Formación Profesional en Administración Pública ASESOR ESAP: Jorge A. Ortega Cerón ASESORA ENTIDAD: Diana del Pilar Ortiz B. ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVASSANTA FE DE BOGOTÁ 1

3 CONTENIDO Pág INTRODUCCION 1 SINTESIS DOCUMENTAL 3 1 DESCRIPCION DE LA ENTIDAD NATURALEZA JURIDICA MISION FUNCIONES ESTRUCTURA ORGANICA Grupo de Cobro Persuasivo SERVICIOS QUE PRESTA LA ENTIDAD 11 2 TITULO DEL TRABAJO DE LA PRACTICA MARCO TEORICO, CONCEPTUAL, JURIDICO, E INSTITUCIONAL DIAGNOSTICO RELACIONADO CON EL AREA DE TRABAJO Antecedentes del actual proceso de cobro Descripción real de las actividades del proceso Evaluación de la gestión de cobro OBJETIVOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA General Específicos APORTES RESULTADOS FORMA DE UTILIZACION DE LOS RESULTADOS EN LA INSTITUCION ASPECTOS METODOLOGICOS Instrumentos metodológicos 44 2

4 3 PRESENTACION DE RESULTADOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA RESULTADOS DEL PROCEDIMIENTO DE COBRO PARA EL PROGRAMA DE VISITAS Debilidades al interior de las etapas PRESENTACIÓN DE LA ESTRATEGIA MEJORADA Descripción de la estrategia 51 CONCLUSIONES 56 RECOMENDACIONES 57 BIBLIOGRAFIA 58 TABLAS 59 ANEXOS 60 3

5 INTRODUCCIÓN El desarrollo de una ciudad con las características y la complejidad de Santa Fe de Bogotá, demanda grandes esfuerzos administrativos, políticos y fiscales. El aumento del recaudo de impuestos es fundamental en este propósito; por ello, la Secretaría de Hacienda a través de la Dirección Distrital de Impuestos, ha creado diversas formas de incentivar a los contribuyentes a cumplir con su deber tributario, mostrando a través de resultados de recaudo, su labor administrativa y de gestión pública. La vinculación a la Secretaría de Hacienda en el proceso de prácticas administrativas, permitió identificar la problemática de la actual situación del recaudo del impuesto predial unificado, considerando de gran interés para el presente estudio, FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE COBRO PERSUASIVO DEL IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO EN EL DISTRITO CAPITAL, el cobro persuasivo de la cartera vencida por concepto de este impuesto, por tratarse de un mecanismo que viene desarrollando la entidad desde 1997, a través del cual es posible generar actitudes de responsabilidad del ciudadano para con el Estado y la Ciudad. Dichas actitudes no dependen de la coacción, del castigo, o de la acción punitiva; por el contrario, permiten propiciar la formación ciudadana en su sentido más extenso y evitar los costos económicos que generan el desarrollo de las acciones jurídicas para el Distrito Capital. Conscientes de la importancia que conlleva este proceso, se plantea como objetivo general del presente estudio fortalecer el proceso de modernización de la gestión de cobro persuasivo del impuesto predial unificado en la Dirección Distrital de Impuestos de Santa Fe de Bogotá D.C., tomando como herramientas para su realización entrevistas, consultas bibliográficas, revisión de documentos oficiales, revisión legislativa y análisis de resultados. 4

6 Debido a la importancia de identificar claramente el contexto dentro del cual se realizó el presente trabajo, la primera parte del estudio presenta la descripción de la Secretaría de Hacienda, su organización y objeto social. La segunda parte muestra el diagnóstico del proceso actual de cobro persuasivo en la Unidad de Cobranzas de impuestos a la propiedad, permitiendo identificar sus fortalezas y debilidades, mediante la presentación de una evaluación de los resultados de recaudo y gestión correspondientes al periodo Finalmente, se plantean criterios a tener en cuenta en el proceso de mejoramiento de la acción de cobro para el programa de visitas que permitan en el corto plazo un aumento del porcentaje de participación en la composición del recaudo de la Unidad de Cobranzas y el cumplimiento de las metas de gestión propuestas por la entidad. 5

7 SINTESIS DOCUMENTAL La necesidad de limitar el objeto del presente estudio y su respectivo análisis, y el interés por proponer alternativas que fortalezcan el esfuerzo que viene realizando la entidad, generó el que se asuma el cobro persuasivo como tema específico de estudio tomando como óbice el FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA DE COBRO PERSUASIVO DEL IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO EN EL DISTRITO CAPITAL. Al interior de éste, se realizó un diagnóstico que permitió establecer sus fortalezas y debilidades mediante una revisión inicial de los mecanismos operativos actualmente utilizados. Esta primera etapa arroja conclusiones en cuanto a la aplicación del cobro persuasivo, su incidencia en el comportamiento del recaudo y los costos que el proceso genera. A partir del diagnóstico, se evaluaron distintas alternativas que faciliten y mejoren el proceso de cobro persuasivo específicamente el programa de visitas, su aplicación, su contribución al recaudo y aporte al proceso de formación ciudadana como elemento inherente a la gestión de la entidad. Para ello fue necesario particularizar el estudio de cada una de las etapas del actual proceso de tal forma que al final permitiera formular una estrategia mejorada de cobro persuasivo acorde a las necesidades actuales de la entidad y en general a la política del Distrito Capital. La estrategia mejorada propone lineamientos que permitan la optimización de los estándares de cumplimiento de evacuación de cartera, recaudo y gestión acordes a la misión de modernización de la entidad y la simplificación de trámites para el contribuyente, lo cual resalta la necesidad para la Dirección Distrital de Impuestos de visualizar el proceso de cobro persuasivo como un eslabón del sistema de administración tributaria. 6

8 1. DESCRIPCIÓN DE LA ENTIDAD 1.1 NATURALEZA JURÍDICA La Secretaría de Hacienda Distrital es una entidad de carácter público que hace parte de la Administración Central del Distrito Capital, sin personería jurídica ni patrimonio propio, con autonomía administrativa y presupuestal, restringida por la normatividad legal vigente, responsable de las decisiones financieras propias de ella y del manejo presupuestal de todo el Distrito Capital. 1.2 MISIÓN La Secretaría de Hacienda reconoce como su misión, el ejecutar una gestión financiera integral, con el propósito de facilitar el cumplimiento de los objetivos sectoriales establecidos en el Plan de Desarrollo y ofrecer a los contribuyentes una orientación eficiente que los motive a cumplir sus obligaciones tributarias de manera voluntaria y oportuna. 1.3 FUNCIONES Se definen en la nueva estructura como principales funciones de la Secretaría de Hacienda las siguientes: 7

9 Ejecutar la política del Distrito Capital en materia tributaria, presupuestal, de tesorería y contable. Señalar las políticas generales, velando por el adecuado cumplimiento de sus funciones y coordinación de las actividades de las dependencias que las integran. Contribuir al señalamiento de las políticas distritales en materia de Planes y Programas de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas, en materia presupuestal y de endeudamiento público a través del Concejo Distrital de Política Económica y Social - CONFIS - Preparar y presentar anualmente ante el Concejo Distrital, el proyecto del Presupuesto Anual de Rentas y Gastos, gestionando su respectivo trámite con base en el suministro de datos e informes necesarios. Determinar las directrices para la planeación y control de las actividades relacionadas con la investigación, determinación, recaudación, cobro y discusión de los Impuestos Distritales, así como el establecimiento de las metas anuales de recaudo. Disponer de los mecanismos e instrucciones de carácter general en los aspectos técnicos y de interpretación en relación con los asuntos propios de la Administración de Hacienda. Promover el conocimiento y cumplimiento general de las normas vigentes en materia tributaria, presupuestal, de tesorería y contable. 8

10 1.4 ESTRUCTURA ORGÁNICA Con el objeto de racionalizar su funcionamiento, articular efectivamente su gestión y modernizar los mecanismos de coordinación, supervisión y control y considerando la necesidad de redistribuir las funciones de algunas dependencias a fin de optimizar y armonizar sus actividades de acuerdo con la naturaleza de las mismas, la Secretaria de Hacienda mediante Decreto 678 del 03 de Agosto de 1998, modificó y adoptó su actual estructura orgánica e introdujo algunas modificaciones funcionales a sus dependencias. Posteriormente, mediante Decreto 1049 del 14 de Diciembre de 1998, modificó la denominación de las dependencias de la Secretaria, con el fin de cumplir técnicamente con el ajuste de la nomenclatura prevista en el Decreto Ley 1569 de 1998, que en sus artículos 8 y 9 establece la nomenclatura y clasificación de empleos. La siguiente es la actual estructura orgánica de la Secretaría de Hacienda del Distrito Capital: SECRETARIA DE HACIENDA 1. Despacho del Secretario de Hacienda 1.1. Oficina Asesora de Estudios Económicos, Fiscales y Estadísticos Oficina Asesora de Investigaciones Disciplinarias Oficina Asesora de Control Interno SUBSECRETARIA DE HACIENDA 2. Despacho del Subsecretario de Hacienda 9

11 2.1. Subdirección de Procuraduría de Bienes 2.2. Unidad de Proyectos Especiales 2.3. DIRECCION JURIDICA 3. Despacho del Director Jurídico 3.1 Subdirección Jurídica Administrativa 3.2 Subdirección Jurídica de Hacienda DIRECCION DE SISTEMAS E INFORMATICA 4. Despacho del Director de Sistemas e Informática 4.1. Subdirección de Ingeniería de Software 4.2. Subdirección de Operación y Administración de Recursos Informáticos 4.3. Subdirección de Redes y Telecomunicaciones DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA 5. Despacho del Director Administrativo y Financiero 5.1 Oficina de Quejas y Reclamos 5.2 Subdirección Administrativa Unidad de Finanzas y Adquisiciones Unidad de Servicios Generales Unidad de Archivo y Correspondencia 5.3.Subdirección de Recursos Humanos Unidad de Registro y Control de Nóminas Unidad de Desarrollo de Personal DIRECCION DISTRITAL DE IMPUESTOS 10

12 6. Despacho de Director de Impuestos 6.1. Subdirección de Cultura tributaria 6.2. Subdirección Jurídico Tributaria 6.3. Subdirección de Impuestos a la Propiedad Unidad de Recaudo Unidad de determinación Unidad de Cobranzas Grupo de cobro persuasivo Grupo de cobro coactivo 6.4. Subdirección de Impuestos a la Producción y el Consumo Unidad de Recaudo Unidad de determinación Unidad de Cobranzas DIRECCION DISTRITAL DE PRESUPUESTO 7. Despacho de Director Distrital de Presupuesto 7.1 Subdirección de Infraestructura y Administración Unidad de Infraestructura y Servicios Unidad de Administración Local Unidad de Administración General del Distrito 7.2 Subdirección de Desarrollo Social Unidad del Sector Salud y Promoción Social Unidad de Educación, Vivienda y Recreación 7.3 Subdirección de Consolidación, Normas y Procedimientos Unidad de Consolidación 11

13 7.3.2 Unidad de Normas Técnicas y Procedimientos DIRECCION DISTRITAL DE TESORERIA 8. Despacho del Tesorero Distrital 8.1 Subdirección de Ejecuciones Fiscales 8.2 Subdirección de Planeación Financiera y de Inversiones Unidad de Planeación Financiera Unidad de Inversiones 8.3 Subdirección de Operación Bancaria Unidad de Recaudo Unidad de Pagaduría Unidad de Contabilidad Financiera 8.4 Subdirección de Crédito Público Unidad de Gestión y Proyectos Unidad de Registro y Control 8.5 Subdirección de Obligaciones Pensionales DIRECCION DISTRITAL DE CONTABILIDAD 9. Despacho del Director Distrital de Contabilidad 9.1 Subdirección de Consolidación de Balance Unidad del Balance Secretaría de Hacienda Unidad Administración Central Unidad Administración Descentralizada 12

14 9.2 Subdirección de Gestión Financiera Unidad de Normas y Procedimientos Unidad de Auditoría Financiera ORGANOS CONSULTIVOS 10. Comité de Dirección 11. Comité de Coordinación de Control Interno GRUPO DE COBRO PERSUASIVO Dentro de la estructura orgánica de la Secretaría de Hacienda Distrital, el grupo de cobro persuasivo se encuentra ubicado en la Unidad de Cobranzas de impuestos a la propiedad que a su vez depende de la Subdirección de impuestos a la propiedad. El grupo de cobro persuasivo trabaja en coordinación con el grupo de cobro coactivo de la Unidad de Cobranzas, con el objetivo de lograr la cancelación de deudas que los contribuyentes tienen con el Distrito Capital por concepto de impuesto predial. La labor realizada por el grupo persuasivo busca desarrollar las diligencias necesarias para que los deudores morosos paguen voluntariamente sin perjuicio del cobro coactivo. 13

15 1.5 SERVICIOS QUE PRESTA LA ENTIDAD La Secretaría presta fundamentalmente los siguientes servicios: Propone los lineamientos, políticas y normatividad en materia hacendaria. Provee al contribuyente la información y los mecanismos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones tributarias con el Distrito. Efectúa la programación, consecución, asignación, administración, seguimiento y control integral de los recursos financieros y del patrimonio distrital, a través de los sistemas tributarios, presupuestal, contable y de tesorería. 14

16 2. TITULO DEL TRABAJO DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA: FORTALECIMIENTO DE LA ESTRATEGIA PARA COBRO PERSUASIVO DEL IMPUESTO PREDIAL UNIFICADO EN EL DISTRITO CAPITAL 2.1. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL, JURÍDICO, INSTITUCIONAL QUE PERMITE OBSERVAR LA SITUACIÓN PROBLEMÁTICA DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA. La Administración Tributaria Distrital debe garantizar parte de la financiación de los diferentes planes de desarrollo de la ciudad. En este contexto, se enfrenta a compromisos ineludibles respecto de la eficiencia administrativa necesaria para que los recursos recaudados tanto por gestión de cobro y fiscalización, como por recaudo vegetativo de ingresos tributarios, fluyan completa y ágilmente a las arcas Distritales, con el fin de llevar a feliz término las metas propuestas en los planes mencionados. Esta difícil tarea sólo puede ser posible si la Administración Tributaria Distrital se actualiza constantemente con técnicas de determinación y cobro modernas y las implementa de tal manera que conduzcan a procedimientos eficientes y capaces de dotar a los funcionarios responsables de la gestión de todos los elementos necesarios para lograr las metas previstas. Es claro que en la ciudad no se podrían efectuar obras de inversión o mantener la estructura administrativa funcionando si no se obtienen todos los recursos requeridos para ejecutar los diferentes planes proyectados; de ahí que el trabajo propuesto se constituya en un aporte necesario para la Administración Distrital, como quiera que aparte de realizar un estudio evaluativo de la actual estrategia de 15

17 cobro persuasivo, se proponen algunos ajustes que sirven de base para realizar este proceso de cobro de manera más oportuna, rápida y eficiente. El resultado inmediato del mejoramiento de la gestión debe reflejarse en un aumento del recaudo por concepto de Impuesto Predial Unificado, o en el mejoramiento de los tiempos de recuperación de cartera que permita aumentar la cobertura de la gestión, situación que redundaría así mismo en un incremento del recaudo o en un ahorro en gastos de funcionamiento. La eficiencia administrativa trae consigo elementos que le son complemento y que pueden proporcionar grandes ventajas a la administración y a la ciudad. Una administración eficiente en la gestión tiene menos cartera morosa, menores índices de evasión y elusión porque logra impactar positivamente a los contribuyentes, legitimándose así misma a través de la creación de conciencia ciudadana respecto de los deberes tributarios para con la ciudad. La forma actual como se desarrolla la gestión de cobro, se deriva de la reforma procedimental que se produjo en el ámbito nacional en 1987, la cual le entregó a la Administración Tributaria la competencia para adelantar el proceso de ejecución en su totalidad, desde dictar el mandamiento de pago y resolver los recursos propuestos contra las decisiones que en él se tomen, hasta resolver las excepciones y concluir el proceso en las diligencias de remate. Conforme a esta reforma se derivan políticas y mecanismos administrativos actuales como son: Existencia de una dependencia de trabajo ajena a los grupos de cobranzas, especializada en la verificación y depuración de la cartera, lo cual busca asegurar que las deudas que llegan a las dependencias de cobro sean reales y exigibles. Actualmente esta función es adelantada por las Oficinas de Repartos y Estadísticas de cada una de las Subdirecciones. 16

18 Definición de factores de calificación que permiten clasificar las deudas según sus características y posibilidades de cobro. Los factores de calificación que se manejan actualmente dividen la cartera en tres grandes grupos: Cartera Cancelada, Cartera Suspendida y Cartera sujeta a seguimiento. La organización funcional de la Unidad de Cobranzas busca ajustarse a las políticas de cobro, en la cual los funcionarios se dividen en dos grupos: el grupo de gestores encargados del cobro persuasivo y el grupo de ejecutores encargados del cobro coactivo La interior de cada uno de estos grupos se cuenta con una persona encargada de radicar, clasificar, repartir y llevar el archivo y la correspondencia propia del proceso. La existencia de un sistema de reparto de las obligaciones, entre los funcionarios encargados de su cobro, lo cual permite la actualización de la gestión adelantada, incluyendo los nuevos factores de calificación para cada uno de los registros. La reorientación de la acción de cobro hacía la recuperación persuasiva de las deudas por concepto de Impuesto Predial Unificado a nombre de personas naturales, jurídicas y entidades que por su naturaleza hacen parte de la estructura estatal. Es en esta forma de cobro, en donde las capacidades del funcionario, su idoneidad profesional y su nivel de capacitación acompañados de un claro procedimiento de gestión, son fundamentales para el logro de los resultados esperados permitiendo un menor desgaste administrativo, un menor costo social y a su vez evitar el deterioro de las relaciones entre el Estado y el contribuyente. 17

19 2.2 DIAGNÓSTICO RELACIONADO CON EL ÁREA DE TRABAJO DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA Antecedentes del actual proceso de cobro Actualmente, la Administración Tributaria posee a través de la Dirección Distrital de Impuestos, subdirecciones especializadas según la naturaleza del impuesto para el cobro de la cartera morosa. El cobro de los impuestos puede efectuarse a través de dos procesos administrativos distintos: cobro coactivo y cobro persuasivo. La Unidad de Cobranzas de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad, es una dependencia especializada, con funciones definidas en el Artículo 18 del Decreto Distrital No. 678 de 1998 y en las resoluciones No. 012 y 013 de 1997, relacionadas con el recaudo de los impuestos a la propiedad, entre los cuales está el cobro persuasivo y/o coactivo teniendo como soporte un documento en el cual conste una obligación clara, expresa y actualmente exigible, nacida de la relación jurídicotributaria en la que existe un sujeto pasivo, un objeto o un hecho generador, una base gravable, una tarifa y un valor de impuesto a cargo liquidado por el contribuyente a favor del Distrito, que obligan a iniciar el cobro hasta conseguir la cancelación total de la deuda. A través de las resoluciones 012, 013 y 014 del 31 de enero de 1997, se crean respectivamente los grupos de trabajo de cobro coactivo, cobro persuasivo, y el grupo de estadísticas y repartos de la Unidad de Cobranzas de la Subdirección de Impuestos a la Propiedad de la Dirección de Impuestos Distritales, y se asignan sus funciones. Son funciones del Grupo de Cobro Persuasivo, las siguientes: 18

20 1. Controlar y desarrollar los procesos de cobro persuasivo de los tributos Distritales, al igual que los correspondientes a intereses o sanciones sobre los mismos. 2. Controlar y desarrollar las diligencias necesarias para que los deudores morosos paguen voluntariamente, sin perjuicio del cobro coactivo. 3. Proyectar los actos administrativos necesarios para suscribir acuerdos y demás facilidades de pago y velar por el oportuno cumplimiento de las obligaciones derivadas de los mismos. 4. Administrar la información e inventario de los procesos de cobro. 5. Desarrollar los mecanismos de control sobre los procedimientos, programas y actividades de área, con base en la identificación de riesgos y en el uso de matrices. 6. Realizar la programación de los requerimientos de recursos físicos, técnicos, humanos y financieros para desarrollar el Plan Anual de cobro persuasivo. 7. Participar en la coordinación con otras entidades en la realización de convenios de intercambio de información general, contable y tributaria, y la ejecución de actividades conjuntas con el fin de fortalecer el cobro persuasivo. 8. Verificar la actualización y uso de formatos y procedimientos administrativos con el fin de ajustarlos a los esquemas establecidos en las normas tributarias. 9. Presentar informes periódicos de gestión respecto al desarrollo de los programas operativos y proyectos propuestos. 10. Ejecutar los planes de acción, programas, proyectos, actividades y tareas de cobro, y la prestación eficiente y eficaz de los servicios a su cargo. 19

21 11. Ejecutar un procedimiento de evaluación y control de la gestión individual que permita realizar un control estricto sobre las acciones de los integrantes del grupo. El cobro coactivo se encuentra expresamente regulado en la Ley por el Estatuto Tributario Distrital concordante con el Estatuto Tributario Nacional; es un procedimiento costoso y engorroso que tiende a romper las relaciones fisco - contribuyente, sobre el cual el margen de discrecionalidad es mínimo como quiera que está expresamente regulado. El cobro persuasivo, por el contrario, sólo tiene como antecedente legal la Resolución N 013 de 1997, y la Orden Administrativa 004 del 24 de septiembre de 1997 expedida por el Director Distrital de Impuestos, por la cual se define el proceso de cobro persuasivo como la serie de actividades por las cuales se logra que un contribuyente irregular en mora con el Distrito, extinga inmediatamente su deuda o en un período determinado, mediante la presentación de un Recibo Oficial de Pago, acreditando la cancelación de la misma, la certificación de inexistencia de la deuda o Resolución de facilidad de pago. De forma complementaria, determina los procedimientos a seguir para desarrollar cada una de las tareas asignadas a los grupos de trabajo de la Unidad de Cobranzas. El cobro persuasivo presenta tres programas diferentes orientados a la recuperación de cartera morosa, estos son: Programa de Facilidades de Pago, Programa de Bienes de Estado y Programa de Visitas Mediante el Programa de facilidades de pago se suscriben acuerdos para la cancelación de las deudas con aquellos contribuyentes que voluntariamente reconocen su obligación tributaria con el Distrito. A través del Programa de Bienes del Estado, la Administración Distrital adelanta procesos de cobro con las entidades que por su naturaleza hacen parte de la estructura estatal. 20

22 El Programa de Visitas permite el cobro de las obligaciones tributarias a aquellos contribuyentes que la administración ha identificado como morosos y decide iniciarles proceso de cobro. El proceso permite la cancelación inmediata de la deuda o en otro caso otorgar al contribuyente facilidades para el pago de la misma. Estos tres programas desarrollan su gestión basados en un objetivo especifico que se identifica con la reorientación de la acción de cobro hacía la recuperación persuasiva de las deudas por concepto de Impuesto Predial Unificado a nombre de personas naturales, jurídicas y entidades que por su naturaleza hacen parte de la estructura estatal. El objetivo de la práctica administrativa se concentra en el mejoramiento del cobro persuasivo a través del programa de visitas, de acuerdo a los requerimientos de la entidad en este sentido. Inicialmente, se presenta cada una de las etapas y tareas del proceso de cobro a través del programa de visitas de acuerdo a lo estipulado en la Orden Administrativa. Posteriormente se desarrollaran conceptual y técnicamente cada una de las etapas llevadas a cabo en la práctica. De manera general se puede destacar que el desarrollo de las diferentes actividades encaminadas a la obtención de un listado único de contribuyentes morosos, es responsabilidad del Grupo de Estadísticas y Repartos, quien en coordinación con la Oficina de Sistemas debe generar los listados de cartera que contengan la información sobre deudores morosos para adelantar los procesos de cobro. Una vez se obtiene el listado único de contribuyentes morosos, se reparte a cada uno de los gestores del Programa de Visitas un listado compuesto de 70 registros, para gestionar en un periodo de tiempo correspondiente a un mes. El término registro se refiere a la unidad mínima a cobrar, compuesta por una dirección y una vigencia, es decir, que el reparto mensual entregado a un gestor mínimo debe estar conformado por 70 direcciones, cada una con una vigencia diferente a cobrar, independientemente que correspondan o no a un mismo contribuyente. 21

23 PRIMERA ETAPA : CONTACTO CON EL CONTRIBUYENTE CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Conjunto de actividades que se realizan para lograr contactar al contribuyente moroso y plasmar los resultados de dicho contacto. TAREAS ESPECIFICAS 1. Recepción y verificación del reparto (Listado de contribuyentes morosos) 2. Contacto con el contribuyente 3. Calificación y devolución de expedientes TAREA: Recepción y Verificación del reparto CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Comprende las siguientes actividades: 1. Recibir y verificar el reparto 2. Cotejar listado contra los soportes disponibles Los soportes disponibles en esta etapa del proceso, son aquellos que reposan en la Base de Datos de Información Tributaría que para lo sucesivo se denominará Sistema Orientador -, como lo son: los reportes de la Declaraciones por Impuesto Predial Unificado presentadas por el contribuyente y los Recibos Oficiales de Pago que este haya efectuado a cargo de su obligación tributaria. 3. Depurar el reparto, verificando fechas, valores, pagos efectuados, determinación de saldos, actos oficiales aplicados. 22

24 TAREA: Contacto con el contribuyente CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Comprende las siguientes actividades: 1. Contactar al contribuyente 2. Llamar al contribuyente y concertar cita 3. Reunirse con el contribuyente, informarle de la deuda objeto de cobro y notificar el oficio comisorio 4. Diligenciar acta de visita TAREA: Calificación y devolución de expedientes CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Comprende las siguientes actividades: 1. Establecer factor de calificación del trámite y adjunta soportes 2. Elaborar Auto de archivo de los expedientes calificados como cancelados y remitirlos posteriormente al grupo de Estadísticas y Repartos. 3. Remitir al grupo de Estadísticas y Repartos los expedientes calificados como trasladados por renuentes, para ser enviados a Cobro Coactivo 4. Elaborar informe semanal de expedientes gestionados y entregarlos al jefe de grupo. 23

25 SEGUNDA ETAPA: FACILIDADES DE PAGO CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Serie de actividades encaminadas a facilitar al contribuyente el cumplimiento de sus obligaciones tributarias pendientes de pago mediante la cancelación por cuotas. TAREAS ESPECIFICAS 1. Recepción y estudio de la evaluación 2. Firma y seguimiento de pago 3. Cancelación de expedientes TAREA: Recepción y estudio de la solicitud CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Comprende las siguientes actividades: 1. Recibir y estudiar la solicitud 2. Contactar al contribuyente 3. Solicitar los requisitos 4. Analizar los documentos TAREA: Firma y Seguimiento del acuerdo de pago CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Comprende las siguientes actividades: 1. Elaboración acta de compromiso 2. Control y seguimiento 24

26 TAREA: Cancelación de Expedientes CONCEPTO ORDEN ADMINISTRATIVA Comprende las siguientes actividades: 1. Remite a Planeación y Control el expediente con auto de archivo, si ha sido cancelado o comunica factor de calificación como renuente para posterior reparto a coactivo 2. Elaboración Informe de gestión Inicialmente, resulta importante destacar el hecho de que si bien existe una Orden Administrativa interna, que define las etapas y tareas del proceso, ésta no es lo suficientemente descriptiva como para permitir identificar la totalidad de las actuaciones que el gestor del Programa de Visitas debe adelantar en cada una de ellas. Adicionalmente, la definición de las etapas como están planteadas en la Orden Administrativa, se circunscribe a procesos independientes para cada uno de los programas, sin tener en cuenta que una vez se ha iniciado proceso de cobro a un contribuyente, éste tiene la posibilidad de cancelar inmediatamente su obligación o de suscribir una facilidad de pago, la cual no debe ser vista dentro del proceso como etapa sino como una alternativa con un procedimiento especifico. Es necesario resaltar que una vez el contribuyente requerido por la Administración Tributaria manifiesta la necesidad de financiación, el proceso de otorgamiento de la facilidad de pago está a cargo del gestor del Grupo de Visitas y no del Programa de Facilidades de Pago como se presenta en la Orden Administrativa. A continuación se presentan de forma detallada y consecutiva las actividades que desarrolla el gestor del programa de visitas de acuerdo a la forma de pago que haya escogido el contribuyente. 25

27 El proceso a describir es el resultado de la observación y revisión de la gestión desarrollada por cada uno de los gestores del programa de visitas Descripción real de las actividades del proceso PRIMERA ETAPA: CONTACTO CON EL CONTRIBUYENTE Conjunto de actividades relacionadas con la localización del contribuyente moroso, tendientes a lograr el contacto directo con este y conseguir la cancelación efectiva de las obligaciones pendientes por concepto de Impuesto Predial Unificado. TAREA: Recepción y Verificación del reparto 1. El grupo de Estadísticas y Repartos entrega a cada uno de los gestores el listado de deudas a su cargo, en un formato denominado Reparto, el cual consta de la siguiente información: Número del Registro, Número del Expediente, Apellidos y Nombres o Razón Social del contribuyente, Cédula de Ciudadanía o Nit, Dirección del Predio que genera la deuda, Dirección y teléfono para notificación, Vigencia en cobro, Capital de la deuda ( corresponde al valor del impuesto a cargo sin sanciones e intereses ). Posee adicionalmente una columna en blanco denominada factor de calificación, la cual es empleada al final del proceso por el gestor para clasificar el expediente de acuerdo al resultado de la gestión. Anexo al reparto de contribuyentes morosos el gestor recibe original y copia del oficio persuasivo con el cual se inicia la acción de cobro. El coordinador del grupo recibe en medio magnético el archivo que contiene la información consolidada de la cartera repartida. 26

28 TAREA: Contacto con el contribuyente 1. El gestor a través de un memorando dirigido al Grupo de Notificaciones y Correspondencia, envía por correo original el oficio persuasivo al contribuyente requiriendo el pago de la obligación. El oficio persuasivo notificando al contribuyente de la acción de cobro se denomina Oficio Comisorio, y con el envío de este se entiende iniciada la acción de cobro persuasiva. A partir de la fecha de introducción al correo el contribuyente dispone de cinco días hábiles (5) para presentarse en respuesta al requerimiento o para enviar los documentos que acreditan la no existencia de la deuda. Con la copia del oficio persuasivo, el gestor debe comenzar a preparar el expediente del contribuyente. 2. El gestor debe clasificar los inmuebles objeto de cobro, de acuerdo a su dirección y proyectar oficios a la Oficinas de Notariado y Registro solicitando suministrar Certificados de Tradición y Libertad de cada uno de los predios. Se proyectará un oficio para cada una de las Oficinas de Notariado y registro: Zona Sur, Zona Centro y Zona Norte. Al recibir los Certificados de tradición y libertad, el gestor debe proceder a verificar el estado jurídico del predio y los datos del propietario, con el fin de determinar si el actual propietario es el mismo relacionado en las declaraciones sin pago que generan la deuda. Si el actual propietario del predio no es el declarante, inicialmente debe tratar de ubicarse al antiguo propietario para que ponga al día su obligación; en caso de que éste no sea ubicado o se niegue a cancelar la obligación debe orientarse la 27

29 acción de cobro hacía el nuevo propietario justificando que el impuesto predial unificado es una obligación real que recae sobre el predio independientemente del cambio de titularidad y enajenación que este haya sufrido. 3. Simultáneamente, el gestor debe efectuar una consulta primaria en las fuentes de información disponibles: el (los) números telefónico(s) más recientes del contribuyente y proceder a comunicarse con él vía telefónica, con el fin de concertar una entrevista personal. La ubicación del contribuyente se puede efectuar mediante la búsqueda de su dirección y teléfono a través de las diferentes fuentes disponibles como son: Direcciones y teléfonos consignados por el contribuyente en sus últimas Declaraciones de Impuestos de acuerdo a lo estipulado en el Artículo 7 del Estatuto Tributario Distrital ETD -. Datos del contribuyente que reposan en la Guía Telefónica Si una vez efectuada la consulta primaria, no se logra contactar al contribuyente porque la información está desactualizada, el gestor debe acudir a fuentes externas de información en aras de la localización efectiva del contribuyente. Para solicitar la información el gestor debe citar en los oficios a las entidades la facultad que posee la Dirección Distrital de Impuestos DDI para solicitar la información de acuerdo a lo estipulado en el ETD Libro II, Parte Procedimental, decreto 807 de 1993, Artículos 50,51,52 y 53. Las entidades externas que pueden ser consultadas con el fin de obtener las ultimas direcciones y teléfonos registrados en sus bases de datos de un contribuyente pueden ser: Empresas de Servicios Públicos, CAV, Bancos, Cooperativas, Entidades Aseguradoras, DIAN, Centrales de Riesgo CIFIN y DATACREDITO -, entre otras. Si el contribuyente es ubicado telefónicamente, el gestor debe prestar asistencia al contribuyente en cuanto al requerimiento y proceder a concertar una cita en la 28

30 Secretaría de Hacienda Distrital con el contribuyente para que éste efectúe una presentación personal. El gestor debe efectuar visita al domicilio del contribuyente, cuando este no presente respuesta a los anteriores requerimientos y levantar un acta de la visita en el formato diseñado para tal fin. El Acta de Visita se debe diligenciar en original y copia, el original del documento se archiva en el expediente y la copia se entrega el contribuyente o persona que atiende la diligencia. El Acta de Visita debe servir como soporte de la gestión desarrollada con el contribuyente, por lo cual en este documento deben quedar consignados los puntos más importantes como son: Dirección del predio en que se efectúa la visita Dirección del predio objeto de cobro Identificación de la persona que atiende la visita Información básica de la obligación Liquidación de la deuda Plazo máximo para cancelar la obligación SEGUNDA ETAPA: NEGOCIACION CON EL CONTRIBUYENTE Serie de actividades desarrolladas mediante las cuales se busca concertar con el contribuyente la forma de cancelación de la obligación tributaria a través de las modalidades existentes para tal fin: la cancelación inmediata de la obligación o la suscripción de una facilidad de pago por cuotas, previo el cumplimiento de requisitos mínimos que garanticen el cumplimiento de los compromisos pactados. TAREA: Presentación de la deuda 29

31 1. Prestar asistencia al contribuyente cuando en respuesta al oficio comisorio y/o visita efectuada se presenta en la oficina de cobro persuasivo. 2. El gestor debe dar a conocer al contribuyente, la liquidación de la deuda a la fecha incluyendo impuesto a cargo, sanciones e intereses de mora. Si el contribuyente va a cancelar la totalidad de la deuda de contado, el gestor debe orientarle en el diligenciamiento de los Recibos Oficiales de Pago y su presentación en las entidades recaudadoras autorizadas. Si el contribuyente manifiesta la necesidad de suscribir una facilidad de pago, el gestor debe informarle los requisitos y condiciones previas que debe cumplir para obtener la financiación El gestor informará el valor del anticipo requerido como abono inicial para proceder a proyectar la resolución de facilidad de pago y el plazo máximo para cancelar dicha suma. El gestor informará al contribuyente que la opción de facilidad de pago por resolución es un procedimiento reglamentado en el - ETD -, el cual implica la financiación total de las deudas vigentes a la fecha que posea el contribuyente por concepto de impuesto predial unificado, independientemente de que no se haya iniciado de forma expresa acción de cobro. Como política interna de recaudo se debe solicitar como anticipo el 30% del valor total de la deuda, sin embargo a criterio del gestor el porcentaje puede ser modificado con autorización del coordinador de grupo. 3. El gestor debe levantar acta de presentación personal en original y copia, en el formato diseñado para tal fin. El original del documento se archiva en el expediente y la copia se entrega el contribuyente, representante o apoderado. El acta de presentación personal debe servir como soporte de la gestión desarrollada con el contribuyente, por lo cual en este documento deben quedar consignados los puntos más importantes como son: 30

32 Información básica de la obligación ( Direcciones y Vigencias ) Alternativa de pago escogida por el contribuyente Plazo máximo para cancelar el anticipo o la totalidad de la deuda según sea el caso El gestor informará al contribuyente que una vez haya cancelado la totalidad de la obligación o el anticipo, debe suministrar fotocopia de los recibos que acreditan el pago para continuar con el proceso. 4. Una vez el contribuyente suministra copia de los recibos oficiales de pago el gestor debe proceder de la siguiente forma: Si el Recibo oficial de pago corresponde al valor total de la deuda, incluyendo capital, sanciones e intereses el gestor procede a cancelar el expediente de acuerdo a lo estipulado en la etapa de cancelación y devolución de expedientes. Si el Recibo oficial de pago corresponde a la cancelación del anticipo, el gestor debe desarrollar la siguientes actividades: Entregar al contribuyente el formato de solicitud de facilidad de pago por resolución y relación de bienes, para que este sea diligenciado y radicado a nombre del gestor que tiene a cargo el expediente. Recibir formalmente la solicitud de facilidad de pago, y proceder a liquidar los saldos insolutos para cada una de las vigencias. Determinar el valor de cada una de las cuotas, teniendo en cuenta el plazo solicitado por el contribuyente; de forma general se deben trabajar cuotas fijas con periodicidad mensual. Para plazos superiores a 12 meses es necesario registrar embargo sobre un bien inmueble a nombre del contribuyente. 31

33 Proyectar la resolución que concede la facilidad de pago y someterla a revisión del coordinador de grupo. Remitir la resolución una vez aprobada por el coordinador de grupo al jefe de la unidad de cobranzas, con el fin de formalizar el acto administrativo. Proyectar memorando al Grupo de Notificaciones y Correspondencia solicitando la notificación de la resolución por correo certificado. Trasladar el expediente al programa de facilidades de pago, de acuerdo a lo estipulado en la etapa de cancelación y devolución de expedientes. TERCERA ETAPA : CALIFICACIÓN Y DEVOLUCIÓN DE EXPEDIENTES 1. El gestor determinará el factor de calificación de los expedientes de acuerdo a siguientes criterios definidos para la clasificación de cartera: Factores de calificación por Cancelación de Cartera 111 Pago previo : registros incluidos dentro de la cartera repartida, que han sido cancelados por el contribuyente antes de iniciar la acción de cobro. 112 Saneamiento sin deuda : registros que una vez verificados en el sistema de cuenta corriente, tienen origen en inconsistencias en el proceso de validación de datos de las declaraciones tributarias y/o recibos oficiales de pago incorporados que pueden ser solucionadas por el Grupo de saneamiento Informático. 210 Pago directo : registros que obtuvieron como resultado de la acción de cobro la cancelación total de la obligación. 666 Inexistencia del objeto de cobro : registros incluidos en la cartera repartida sobre bienes jurídica o físicamente inexistentes. 32

34 Factores de calificación para traslado de cartera 150 Bienes del Estado : registros correspondientes al entidades que por su naturaleza hacen parte de la estructura estatal. 300 Facilidades de pago : registros sobre los cuales durante el proceso de cobro fue necesario suscribir facilidad de pago como opción de cancelación de la obligación. 600 Renuentes : registros sobre los cuales se considera agotada la vía persuasiva, por no obtener de parte del contribuyente la cancelación total de la obligación o la suscripción de una facilidad de pago. 610 Ampliación del comisorio : registros sobre los cuales se detecto proceso de cobro coactivo vigente. 620 No localizados : Registros de los cuales no fue posible la ubicación y contacto del contribuyente responsable de la obligación. Factores de calificación para traslado de cartera 420 Compensaciones : Registros incluidos en la cartera repartida sobre los cuales esta pendiente una solicitud de compensación ante el Grupo de devolución y compensaciones. 430 Reliquidaciones : Registros que se encuentran en tramite de resolver una solicitud de reliquidación del valor del impuesto a cargo o de saldos insolutos ante la Unidad de Determinación. 33

35 440 Trámites ante Catastro : registros que tienen vigentes ante el Departamento Administrativo de Catastro cambios de nombre por desenglobe, englobe o cualquier tipo de mutación catastral sobre el predio objeto de cobro. 450 Saneamiento comité : registros que fueron generados a partir de inconsistencias involuntarias por parte del contribuyente al momento de registrar valores en las declaraciones o en los recibos oficiales de pago. 460 Solicitud de exención : registros correspondientes a predios que tienen solicitudes de exención pendientes de resolver ante la Subdirección jurídico tributaria. 470 Alcaldía : registros que corresponden a predios de personas jurídicas que dada su situación económica se encuentran en proceso de concordato o de liquidación obligatoria. 2. Proyectar Autos de Archivo a los expedientes que han sido calificados como cartera cancelada por Pago Directo, Pago Previo o Saneamiento sin Deuda. El Auto de Archivo, es el documento por medio del cual se cancela un expediente, por lo cual debe contener la información básica de los documentos soportes que permiten dar de baja la cartera correspondiente. Los datos básicos a ser consignados por el gestor en el Auto de Archivo de los expedientes cancelados son: Identificación completa del contribuyente: Apellidos y nombres o razón social, cédula de Ciudadanía o Nit. Número del expediente. Identificación de la Declaración sin pago que origina la acción de cobro: Número del Sticker, Fecha de Presentación, Dirección del predio al cual corresponde, Valor del Impuesto a cargo y vigencia. 34

36 En caso de que exista más de una Declaración, deben relacionarse una a una en orden cronológico, mencionando para cada una el valor total pagado, en caso de que presenten pagos parciales. Identificación de los Recibos Oficiales de Pago con los cuales se cancela la obligación: Número del Sticker, Número de Preimpreso, Fecha de Presentación, Valor total pagado. En caso de que exista más de un Recibo Oficial de Pago, deben relacionarse uno a uno en orden cronológico, mencionando para cada uno el valor total pagado, en caso de que presenten pagos parciales. 3. El gestor debe entregar al Coordinador de Grupo, los Autos de Archivo con sus respectivos expedientes, los cuales deben contener de forma particular y especifica de acuerdo al factor de cancelación los siguientes soportes: - Para expedientes calificados como Pagos Previos: Fotocopia simple de los Recibos Oficiales de Pago ROP - que acreditan la cancelación de la obligación. Reporte (s) del Sistema de Información Tributaria, en el cual consta que los Recibos Oficiales de Pago suministrados por el contribuyente como prueba de la inexistencia de la obligación, ya han sido incorporados en la base de datos. El gestor debe verificar, que cada uno de los datos diligenciados por el contribuyente en los ROP, coincida con los datos que reposan en el sistema. - Para expedientes calificados como Saneamientos sin Deuda: Fotocopia simple de los Recibos Oficiales de Pago ROP - que acreditan la cancelación de la obligación. Copia del Oficio dirigido al Grupo de Saneamiento Informático, remitido por el Coordinador del Grupo de Cobro Persuasivo indicando cual es la inconsistencia 35

37 y el tipo de documento a subsanar y solicitando el ajuste respectivo en el Sistema de Información Tributaria. - Para expedientes calificados como Pagos Directos: Fotocopia simple de los Recibos Oficiales de Pago ROP - que acreditan la cancelación de la obligación. - Para expedientes calificados Inexistencia del objeto de cobro Soporte de la Oficina de Notariado y Registro y/o Departamento Administrativo de Catastro Distrital en los cuales conste la inexistencia física o jurídica del predio con la nomenclatura diligenciada por el contribuyente en la declaración sin pago que origina la acción de cobro. 4. Proyectar oficios remitiendo al Grupo de Estadísticas y Repartos los expedientes que han sido calificados como cartera trasladada al Grupo de Cobro Coactivo por los factores de calificación: Ampliación del comisorio, Factor Renuente, No localizados. El gestor debe entregar al Coordinador de Grupo, un oficio por cada factor de calificación con sus respectivos expedientes, los cuales deben contener los soportes que justifiquen y demuestren haber agotado la gestión por vía persuasiva con el contribuyente. Los soportes básicos son: - Para expedientes calificados como Ampliación del comisorio: Hoja de Ruta completamente diligenciada, en la cual deben estar registrados el número del proceso (s) vigente (s) en cobro coactivo, los predios objeto de cobro y las vigencias. 36

38 Copia del Oficio Comisorio. Reportes de la Declaración (es) sin Pago que generan la acción de cobro. Reportes de Recibos Oficiales de Pago, si los hay, como abonos parciales a la deuda. Original de la correspondencia recibida de parte del contribuyente. Copia del oficio proyectado como respuesta a la correspondencia del contribuyente, informándole que la acción de cobro se unificara con los procesos pendientes en cobro coactivo. - Para expedientes calificados como Renuentes: Hoja de Ruta completamente diligenciada, en la cual se encuentran consignadas todas las actividades desarrolladas con el contribuyente en la búsqueda de la cancelación efectiva de la obligación. Copia del Oficio Comisorio. Certificado de Libertad del predio objeto de cobro. Copia Actas de Presentación Personal. Copia Actas de Visita (s) efectuadas. Original de la correspondencia recibida de parte del contribuyente. Copia de los oficios proyectados como respuesta a la correspondencia del contribuyente. Reportes de la Declaración (es) sin Pago que generan la acción de cobro. Reportes de Recibos Oficiales de Pago, si los hay, como abonos parciales a la deuda. Reporte de las consultas efectuadas a las Centrales de Riesgo CIFIN y/o DATACREDITO. En caso de haber sido requerida, copia oficios enviados a entidades externas solicitando las direcciones y teléfonos del contribuyente junto con el original de la respuesta recibida. 37

39 - Para expedientes calificados como no localizados: Hoja de Ruta completamente diligenciada, en la cual se encuentran consignadas todas las actividades desarrolladas con el objetivo de ubicar al contribuyente. Copia del Oficio Comisorio. Si se da el caso, original del Oficio Comisorio devuelto por correo. Certificado de Libertad del predio objeto de cobro. Copia Actas de Visita (s) efectuadas a los predios objeto de cobro y la última dirección de notificación registrada por el contribuyente. Reportes de la Declaración (es) sin Pago que generan la acción de cobro. Reportes de Recibos Oficiales de Pago, si los hay, como abonos parciales a la deuda. Reporte de las consultas efectuadas a las Centrales de Riesgo CIFIN y/o DATACREDITO. Copia oficios enviados a entidades externas solicitando las direcciones y teléfonos del contribuyente junto con el original de la respuesta recibida, confirmando los mismos datos de nuestra base de datos. 5. Proyectar oficios remitiendo al Grupo de Estadísticas y Repartos los expedientes que han sido calificados como cartera trasladada para seguimiento por los factores de calificación: Facilidades de Pago, Bienes del Estado, Alcaldía. - Para expedientes trasladados al Grupo de Facilidades de Pago Hoja de Ruta completamente diligenciada, en la cual se encuentran consignadas todas las actividades desarrolladas con el contribuyente en la búsqueda de la cancelación efectiva de la obligación. Copia del Oficio Comisorio. Certificado de Libertad del predio objeto de cobro. Copia Actas de Presentación Personal. Copia Actas de Visita (s) efectuadas. Original de la correspondencia recibida de parte del contribuyente. 38

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