PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LOS HOSPITALES NACIONALES DE LA ZONA ORIENTAL

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1 PROPUESTA DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LOS HOSPITALES NACIONALES DE LA ZONA ORIENTAL 34

2 INTRODUCCION Es difícil realizar exactamente una actividad, cuando no se tienen claras las Normas Técnicas de Control Interno especificas, que vayan de acuerdo a la naturaleza de la Institución para regular y guiar las acciones a desarrollar que aseguren uniformidad de procedimientos para procesos similares llevados a cabo por los Hospitales Nacionales de la Zona Oriental. Al encuestar a los directores y jefes de la Unidades administrativas y financieros, encontramos divergencia de criterios para el desarrollo de actividades de igual naturaleza. Por lo anterior recomendamos a cada uno de los titulares de cada nosocomio revisar toda la normativa legal existente, actualizarse y aplicar el contenido de este trabajo de graduación, que servirá como una herramienta básica para superar las deficiencias encontradas. 35

3 1. OBJETIVOS 1.1 GENERAL : Establecer un sistema de control interno administrativo y financiero aplicando normas con características especiales para los hospitales nacionales de la zona oriental, conservando la concepción y espíritu de las Normas Técnicas de Control Interno emitidas por la Corte de Cuentas de la República. 1.2 ESPECIFICOS : Implementar normas específicas para las áreas administrativas y financiera a fin de mejorar la eficiencia en el desempeño de las actividades promoviendo la transparencia, confiabilidad, oportunidad y prácticas sanas que realizan los funcionarios de salud que conforman al sector público. Contribuir a mejorar la efectividad en el funcionamiento Administrativo y Financiero de los Hospitales Nacionales de la zona oriental. 36

4 2. BASE LEGAL La base legal sobre la cual se fundamenta la Propuesta de un Sistema de Control Interno Administrativo y Financiero para los Hospitales Nacionales de la Zona Oriental está en el CAPITULO III CONTROL INTERNO, establecimiento Artículo 26 que literalmente dice Cada entidad y organismo del sector público establecerá su propio Sistema de Control Interno Financiero y Administrativo, previo concurrente y posterior, para tener y proveer seguridad razonable : 1) En el cumplimiento de sus objetivos con eficiencia, efectividad y economía; 2) En la transparencia de la gestión; 3) En la confiabilidad de la información; 4) En La observación de las normas aplicables Cabe mencionar también que existe normativa legal que rige el desarrollo de actividades financieras y dentro de estas están la Ley de la Administración Financiera del Estado, Ley de Adquisiciones y Contrataciones del Estado, y normas de manera general. 37

5 3. SISTEMA DE CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO PARA LOS HOSPITALES NACIONALES DE LA ZONA ORIENTAL 3.1 NORMAS PARA USO ADMINISTRATIVO DE RECURSOS HUMANOS Los Hospitales Nacionales de la zona oriental se apegarán a las Normas de Recursos Humanos que recogen principios, métodos y técnicas que regulan su administración, para lograr eficiencia y responsabilidad en los servidores públicos que realizan las acciones dentro de los nosocomios, contribuyendo así al logro de objetivos y metas institucionales. Estas se detallan a continuación: RECLUTAMIENTO o Este se hará mediante un proceso que permita identificar a candidatos capacitados para llenar las vacantes. o Puede implementarse utilizando solicitudes espontáneas, anuncios, asociaciones de profesionales y buscando recursos dentro de la misma institución que reúnan el perfil. o La solicitud de empleo tendrá que ser retirada en el departamento de Recursos Humanos y por lo menos deberá contener : Datos personales, preparación académica, antecedentes laborales y referencias personales. 38

6 SELECCION DE PERSONAL o Para seleccionar a la persona que ocupará una vacante se deberá realizar entrevistas, pruebas de idoneidad, verificación de datos y referencias, examen médico y otros; a efecto de determinar la capacidad técnica y profesional, experiencia, honestidad y que no exista impedimento legal o ético para el desempeño del cargo. o Si la promoción es interna por lo general no es necesario realizar nuevamente exámenes médicos o verificar referencias personales y entrevistas. o Si la selección de candidatos es externa es necesario aplicar los siguientes pasos : Pruebas de idoneidad, para evaluar la compatibilidad del solicitante con los requisitos del puesto. Entrevista de selección, plática formal y profunda, conducida por el jefe del departamento solicitante para evaluar la idoneidad del solicitante para el puesto a ocupar. Verificación de datos y referencias para comprobar la veracidad de la información proporcionada por el solicitante. Examen médico con el objetivo de promover la salud institucional. 39

7 INDUCCION o El jefe de Recursos Humanos de la institución será el encargado de establecer un proceso de inducción, a efecto de familiarizar a los servidores con la entidad, funciones, políticas, atribuciones del cargo y el personal con quien va a relacionarse. o Dar a conocer la Misión y Visión de la Institución. o Dar a conocer la estructura organizativa de los nosocomios y del MSPAS. o Proporcionar toda la normativa legal sobre la cual se rigen todas las actividades que se realizan. o Facilitar una copia del manual de funciones del departamento al que pertenecerá para que no tenga problemas en el desempeño de las actividades que le sean asignadas CAPACITACION o Cada seis meses la institución elaborará un diagnóstico que contenga las necesidades de capacitación, objetivos y un sistema de evaluación y seguimiento. o Los jefes de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, Unidad Financiera Institucional, Unidad de Conservación y Mantenimiento y Recursos Humanos serán responsables de verificar las necesidades de capacitación del personal bajo su responsabilidad de acuerdo a la evaluación del desempeño que éstos tengan. 40

8 o Las capacitaciones del personal se harán con la coordinación de las Direcciones Generales de Contabilidad Gubernamental, Presupuesto, Tesorería y Unidad Normativa de Adquisiciones y Contrataciones, y la Unidad de Conservación y Mantenimiento del Ministerio de Salud Pública y Asistencia Social EVALUACION o El trabajo del personal administrativo y financiero será evaluado al 30 de junio y 31 de diciembre de cada año; su rendimiento deberá estar acorde a los parámetros de eficiencia establecidos en el formato diseñado por el departamento de Recursos Humanos del MSPAS. El jefe de cada unidad en coordinación con la oficina de recursos humanos, será el responsable de la evaluación del personal a su cargo. o Se realizarán evaluaciones para verificar el cumplimiento efectivo de las tareas encomendadas, ya que la sola presencia física del personal en las horas laborables no significa que su desempeño sea satisfactorio. o La evaluación del desempeño y la verificación de las tareas encomendadas serán discutidas con el empleado para comprometer el cumplimiento a las recomendaciones que se le formulen. 41

9 ETICA DEL SERVIDOR PÚBLICO o Por la naturaleza de las instituciones el personal está obligado a cumplir sus deberes con oportunidad, honradez, rectitud, empatía y solidaridad sin recibir por el desempeño de sus funciones, otros beneficios personales diferentes al salario acordado con la entidad. o Inculcar al personal que la ética es fundamental para el desempeño de sus labores o La falta de ética en los empleados podrá ser causa de despido según sea la causa CONTROL DE ASISTENCIA o La entrada y salida a la institución será marcada, a través del reloj marcador u otro dispositivo de control, por cada empleado. o Queda terminante prohibido que cualquier empleado realice por otro empleado, la actividad descrita en el numeral 1. o El no cumplimiento al numeral 1 y 2 será sujeto a sanción verbal, escrita y en casos de subsistencia,descuentos. o Si durante las horas laborables un empleado tiene la necesidad de salir de su lugar de trabajo tendrá que solicitar permiso por el espacio de tiempo que necesite, informando al jefe inmediato superior para que este notifique al Departamento de Recursos Humanos la ausencia del empleado. 42

10 o El Departamento de Recursos Humanos creará una hoja automatizada por empleado en la cual se detalle los permisos personales, por enfermedad, compensatorios, por duelo y permanencia laboral que permita mostrar al empleado su situación en el momento que éste lo solicite. o La hoja automatizada, servirá que ofrecer seguridad razonable para su resguardo y verificación posterior ROTACION DE PUESTOS o El Departamento de Recursos Humanos establecerá en forma sistemática la rotación de puestos con tareas o funciones afines, para lo cual deberán ser previamente instruidos a fin de que puedan desempeñarse con eficiencia en los nuevos cargos. o La Rotación de puestos de puestos permitirá la utilización efectiva de los recursos humanos en puestos afines. o Con la rotación se evita el comodismo y desgano en la realización de las actividades encomendadas. o Se disminuye el riesgo de encubrimiento, fraudes, errores, deficiencias administrativas y utilización indebida de recursos. o Los cambios periódicos de tareas con funciones similares permiten que los empleados adquieran experiencia en el desempeño de sus funciones y sean más productivos para la institución. 43

11 3.2 NORMAS PARA USO FINANCIERO NORMAS PARA LA UNIDAD FINANCIERA La unidad Financiera Institucional es la responsable de realizar la labor gerencial en lo relativo a la administración financiera con base a la ley de Administración Financiera del Estado y su Reglamento, Normas Técnicas y Leyes afines. Con el objetivo de obtener oportunamente los fondos necesarios para realizar los diferentes actividades del hospital La Unidad Financiera Institucional será la responsable de la formulación, ejecución y control del presupuesto asignado para cada ejercicio fiscal a través de los subsistemas de: Presupuesto, Tesorería y Contabilidad PRESUPUESTO o La formulación del presupuesto para cada ejercicio fiscal se realizará en base al marco legal y se constituirá un equipó multidisciplinario de trabajo conformado por áreas estratégicas de la institución. o Registrar la asignación presupuestaria para cada ejercicio fiscal según lineamientos emitidos por la Dirección General de Presupuesto. o Llevar un control estricto del presupuesto, registrando inmediatamente, reprogramaciones, ajustes, refuerzos presupuestarios, y toda modificación que sufra el presupuesto durante su ejecución. o Toda erogación de fondos deberá tener respaldo presupuestario para poder validar la adquisición de bienes y servicios, es decir que toda solicitud de necesidades deberá estar debidamente certificada por el jefe financiero o técnico presupuestario. 44

12 o Se deberá realizar cada trimestre un análisis crítico de los resultados físicos y financieros en la etapa de ejecución comparando las metas o propósitos proyectados con los resultados obtenidos y los recursos utilizados para establecer el grado de cumplimiento o desviación en el uso de recursos y los porcentajes de ejecución presupuestaria para la aplicación de medidas correctivas si fueren necesarias. o Aplicar toda la normativa sobre presupuesto emitida por la Dirección Nacional de la Administración Financiera a través de la Dirección General de Presupuesto TESORERIA o Se abrirán tres cuentas bancarias como máximo para facilitar su conciliación, control de cheques, elaboración de informes de caja y minimizar errores de aplicación bancaria. o Para tramitar los fondos necesarios que son indispensables para cumplir con las obligaciones adquiridas por la institución deben reflejar los compromisos reales como: planillas, facturas, quedan, liquidaciones por reintegro de fondos, contratos, ordenes de compra, otros etc. o Toda cuenta bancaria deberá estar a nombre del hospital. o Debe acreditarse por escrito ante el banco o bancos depositarios al titular autorizado para el movimiento de sus fondos. o Toda emisión de cheques deberá contar con dos firmas autorizadas en forma mancomunada ( Tesorero Institucional y un refrendario) 45

13 o Las personas que se designen como refrendarios de cuentas bancarias, no deberán ejercer funciones de autorización de gastos, ni de contador. o Los refrendarios de cheques antes de firmarlos, deberán asegurarse que los documentos que soportan un pago cumplan con requisitos de legalidad, veracidad y pertinencia. o La emisión de cheques se efectuará a nombre del proveedor y las firmas en los cheques pueden estamparse manualmente o través de sistemas automatizadas, toda vez qué éstos ofrezcan seguridad. o Bajo ninguna circunstancia se firmarán cheques en blanco ni a nombre de personas o empresas diferentes a los que han suministrado bienes y servicios a la institución. o Deben practicarse arqueos sin previo aviso y frecuentes sobre la totalidad de fondos y valores que se manejan en la entidad. o Los arqueos de fondos deben realizarse en presencia del servidor responsable de la custodia, debiendo obtener su firma como prueba de su conformidad con el resultado y los comentarios pertinentes. o Los fondos que perciba la institución se remesará dentro las veinticuatro horas hábiles siguientes a su recepción completos e intactos. y se identificará la fuente de financiamiento. o Por ningún motivo el efectivo proveniente de los ingresos por venta de servicios de salud se empleará para cambiar cheques, efectuar desembolsos de la entidad u otros fines. 46

14 o En ningún momento la entidad permitirá realizar compras fraccionadas de los bienes y servicios que reciban. o Todo gasto en que incurra la institución deberá ser autorizada por el titular de la entidad. o Para verificar saldos o disponibilidades se efectuaran conciliaciones bancarias mensuales de las cuentas que maneje la institución. o Las conciliaciones se realizarán en los primeros cinco días del siguiente mes al terminado por un funcionario independiente a la UFI. o Se deben confirmar saldos de manera periódica para asegurar la autenticidad de los montos registrados. o Aplicar toda la normativa emitida por la Dirección Nacional de Administración de Administración Financiera a través de la Dirección General de Tesorería CONTABILIDAD o El sistema de contabilidad debe sustentarse en los principios de contabilidad generalmente aceptados, normas de contabilidad gubernamental que comprenden: catalogo de cuentas, manual de aplicación de cuentas, procedimientos contables, libros, y sistema de contabilidad gubernamental automatizado, adoptados por el Ministerio de Salud y Asistencia Social. o Las operaciones deben de registrarse diaria y cronológicamente a efecto de que la información contable sea oportuna y útil para la toma de decisiones por la máxima autoridad de la institución. 47

15 o La documentación contable que respalda el registro de una operación contendrá datos y elementos suficientes que faciliten el análisis sobre la pertinencia, veracidad y legalidad. o La conservación de los registros y la documentación original será de 10 años y cinco para los registros diario, mayor, auxiliar de cuentas, estados financieros. o Tendrán que registrarse dentro de la contabilidad de los Hospitales, los inmuebles y todos aquellos bienes que no están incluidos en los ejercicios anuales. o Los registros contables serán restringidos al personal ajeno a la UFI, sólo podrán tener acceso a ellos el Jefe y el Contador de la institución y los Auditores Internos y Externos. o Presentar al 30 de julio y 31 de diciembre de cada ejercicio fiscal los estados financieros básicos ( Estado de Situación Financiera, Estado de Rendimiento Económico, Estado de Flujo de Fondos y Estado de Ejecución Presupuestaria) con sus respectivas notas explicativas al titular y a la Dirección General de Contabilidad Gubernamental. o La ética en el desempeño de las labores financieras deberá ser imprescindible, para evitar fuga de información que pueda ser distorsionada; ya que la información reflejada en los estados financieros es de exclusividad de la institución. o Contabilidad Gubernamental por ser el subsistema integrador de la administración financiera, tendrá una relación directa con presupuesto y 48

16 tesorería a fin de unificar de criterios e información necesaria para hacer eficiente la administración. o El recurso humano asignado para ejercer la contabilidad gubernamental dentro de la institución deberá reunir el perfil académico y la experiencia necesaria para cumplir con eficiencia su responsabilidad en el área contable. o Cumplir con toda la normativa contable emitida Dirección Nacional de la Administración Financiera a través de la Dirección General de Contabilidad Gubernamental, y otras leyes y norma afines, para evitar responsabilidades administrativas. 3.3 NORMAS PARA LA UNIDAD DE ADQUISICIONES La adquisición de Bienes y Servicios de los Hospitales Nacionales se basará en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la administración Pública LACAP UNIDAD DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES o La Unidad de adquisiciones y Contrataciones Institucional ( UACI) será la única responsable de realizar los procesos de adquisición de bienes y servicios que la institución necesite de acuerdo a las modalidades que se mencionan en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública del Estado en los artículos. 40 y 41 respectivamente. 49

17 o La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional ( UACI) será la responsable de dar cumplimiento a toda la normativa legal existente en la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública del Estado y leyes, normas y reglamentos afines. o La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional tendrá que relacionar la Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública del Estado y las Normas Técnicas de Control Interno de la Corte de Cuentas de la República a fin de cumplir a cabalidad con los establecido en la normativa legal vigente PLAN DE ADQUISICIONES o Cada departamento que conforma la estructura organizativa de cada hospital presentará a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional sus necesidades para cada ejercicio fiscal y esta última consolidará por específico de gasto. o La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional UACI en coordinación con la Unidad Financiera Institucional UFI elaboran la programación anual de compras la cual debe ir en función del techo presupuestario asignado y los objetivos y metas institucionales de cada ejercicio fiscal. o Los procesos de compras se realizarán de acuerdo a la programación anual previamente realizada y solo en casos de extrema urgencia se adquirirán Bienes y servicios como los insumos críticos que no estén programados o anticipando el tiempo para proveer en casos de epidemias 50

18 3.3.3 SISTEMA DE SUMINISTROS El sistema de suministros estará conformado de tal manera que posibilite la identificación de los responsables de la autorización, adjudicación, contratación y recepción de los bienes y servicios, detallado a continuación: o La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional, unidad gestora de procesos de bienes y servicios que la institución necesita. o La Comisión Evaluadora de ofertas conformada por: La unidad solicitante, Analista Financiero, Jefe UACI, Experto en la Materia, quienes son los encargados de recomendar al Titular la, mejor oferta después de haber analizado la parte técnica y financiera. o El Titular que rechaza o ratifica la recomendación elaborada por la Comisión evaluadora de ofertas. o El Almacén que es la unidad encargada de Recepción y despacho, almacenamiento y control de inventarios de las existencias institucionales CATALOGO DE SUMINISTRANTES La Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional llevará un catalogo de proveedores que le permita obtener la información siguiente: 1. Razón Social de la Empresa 2. Nombre del propietario o Representante Legal 51

19 3. Dirección 4. Teléfono 5. Naturaleza 6. Modalidad de compra ( Licitación Pública o Libre Gestión) 7. Fecha de adquisición 8. Descripción del Producto 9. Valor del Producto. 10.Observaciones: En este se anotará las anomalías por incumplimientos de contratos, o inconsistencias de todo tipo que se hayan presentado en el proceso de adquisición de los bienes y servicios. Dicho catálogo será clasificado de acuerdo a la naturaleza del bien o servicio adquirido y por ejercicio fiscal con el objeto de obtener la información oportuna al momento de estar en la fase de clasificación y adjudicación REQUERIMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS Para la adquisición de bienes y servicios se debe contar con el debido requerimiento suscrito por responsable del área o unidad administrativa o financiera usuaria, en el entendido que toda solicitud debe estar incluida en la programación anual de compras. y se seguirá el siguiente procedimiento : 52

20 o El requerimiento del bien o servicio lo elaborará la Unidad Solicitante en un formulario denominado Solicitud de Compra. o La Solicitud de Compra deberá contener las especificaciones técnicas requeridas, firmada por el área solicitante, visto bueno del área técnica, certificación de fondos por la unidad financiera y la autorización del titular de la institución. o La unidad solicitante entrega el requerimiento debidamente legalizado a la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones y esta inmediatamente procede a gestionar la compra ya sea por libre gestión o Licitación Pública según sea el caso. o Una vez realizado el proceso de compra, el almacén será la unidad encargada de decepcionar, almacenar y distribuir los bienes y servicios a la unidad que solicita los recursos. o El almacén es la unidad encargada de diseñar un sistema que garantice el uso racional de las existencias bajo su custodia, para que le facilite la identificación inmediata de las necesidades y/o requerimientos ALMACEN El jefe de almacén debe mantener las condiciones optimas que permitan a las unidades ejecutoras, encargadas de las actividades de apoyo contar en forma oportuna con los suministros necesarios para el cumplimiento de sus objetivos, por lo que deberá planificar, dirigir y controlar el proceso de recepción, almacenamiento y distribución de medicamentos. 53

21 3.3.7 RECEPCION DE MEDICAMENTOS, MATERIAL MEDICO QUIRÚRGICO, PRODUCTOS QUÍMICOS Y PRODUCTOS VARIOS. o La recepción de medicamentos consiste en recibir los pedidos de bienes, a los cuales se le verificarán los aspectos siguientes : cantidad, calidad y empaque. o Al recibir cada entrega, esta deberá ser comparada con la documentación que la acompaña. Físicamente con la descripción de cantidad y tipo que aparece en la etiqueta y con la información en la orden de compra o nota de Remisión. o Si el producto viene envasado en recipientes, este debe ser cuidadosamente inspeccionado para detectar contaminación y daño. o Cuando se reciba un pedido se debe comprobar el cumplimiento de las especificaciones indicadas en el formulario: código, unidad de dosificación, descripción del medicamento, costo unitario y costo total. o Por ningún motivo se deben aceptar medicamentos que no cumplan con las especificaciones y debe elaborarse el informe, registro y guía de la recepción en el cual debe constar cualquier diferencia. o Para realizar el control de calidad se debe realizar un muestreo. Que debe ser manejado por personal entrenado, calificado y de acuerdo con las instrucciones escritas por la Unidad Técnica de Medicamentos. o Las muestras deben ser representativas de los lotes que fueron tomados. 54

22 o Todo préstamo o traslado de medicamentos interinstitucional, debe ser aprobado por el director del Hospital ó coordinador del mismo. o Todo medicamento debe ingresar al hospital a través del almacén, sólo en casos de extrema urgencia la farmacia podrá recibir los medicamentos, debiendo regularizar el trámite a la mayor brevedad posible ALMACENAMIENTO o Contar con espacios fijos y espacios disponibles en el área de almacenamiento. o Los espacios fijos serán para ubicar determinados insumos que garanticen el almacenamiento de los insumos, de acuerdo al peso, volumen y embalaje,puede ser tanto en tarimas como en estantes. o El espacio Físico tiene que definirse por categoría y respetarse, ya que ello garantizará el orden, accesibilidad, fácil ubicación y aprovechamiento del espacio. o Tienen que mantener espacios disponibles que permitan almacenar nuevos productos que puedan ingresar al hospital como por ejemplo: donaciones, compras urgentes, transferencias. o Desarrollar funciones de control o supervisión con integridad, conocimiento y experiencia necesaria. o Cuando la Unidad Técnica de Medicamentos e Insumos, a través de los reglamentos nacionales así lo exijan el personal debe poseer las 55

23 calificaciones profesionales y técnicas apropiadas a las tareas que se le asignan. o Facilitar la conservación de los medicamentos almacenados y protegerlos de todas las influencias dañinas como : variaciones drásticas de temperatura, humedad, polvo, olores, entrada de animales, plagas e insectos. o Tener pisos de superficie lisa, de fácil limpieza y desplazamiento. o Tener iluminación completa para que todas las operaciones que se lleven a cabo con precisión y seguridad. o El espacio físico tiene que definirse por categoría y respetarse, ya que ello garantiza el orden, accesibilidad, fácil ubicación y aprovechamiento del espacio. o Ubicar en áreas separadas los materiales que requieren condiciones especiales de almacenamiento. o Deben de tomarse precauciones especiales para el almacenamiento de materiales peligrosos y delicados como: líquidos y sólidos combustibles, gases bajo presión, narcóticos y otros sustancias, tales como los altamente tóxicos, materiales radioactivos y corrosivos. o se deben tomar en cuenta factores que faciliten la rotación, el despacho, control y la protección de los materiales por ejemplo ; Similitud: agrupación según acción farmacológica, forma farmacéutica por grupos o clasificación por categorías ABC.; Demanda : la ubicación debe facilitar la rotación de los productos; Características 56

24 especiales : uso restringido, inflamables. Etc.; capacidad física del almacén ( tamaño, altura del techo ). o Utilizar el sistema PEPS, es decir el primero en entrar, es el primero que sale, considerando la fecha de vencimiento de los productos. o Mantener un sistema de seguridad implementando medidas de protección del material contra incendios, evitar robos y extravíos, humedad etc. Por ejemplo: mantener políticas de saneamiento y seguridad, identificación de los empleados, uso de uniformes y técnicas de limpieza en almacén de tamaño mayor, contar con dos puertas independientes, una de entrada y otra de salida CONTROL DE INVENTARIO o Para controlar cada medicamento se debe de usar la tarjeta de estiba o anaquel, la cual tendrá como mínimo la siguiente información : Nombre genérico del medicamento, presentación, concentración, niveles máximo, mínimo y de alerta y se colocará en el estante de medicamento al cual corresponde. o Todo ingreso, egreso y existencia debe registrarse en tarjeta ( kardex) permitiendo así tener actualizados las existencias y facilitar la realización de inventario de una forma rápida y efectiva. o Se debe de utilizar tarjetas de diferentes colores para productos que requieran control más estricto o colocar una barra de color a la tarjeta común por ejemplo: en los casos de medicamentos próximos a vencer, Psicotrópicos, productos vencidos o mercadería en período de cuarentena, cada color tendrá un significado diferente para cada caso. 57

25 o Realizar control de inventario de los productos ya sean éstos periódicos (a intervalos de tiempo definidos) permanente (cada vez que se presente movimiento del producto y especiales (eventual por razones especificas). o Revisar en forma periódica la fecha de vencimiento de los productos para tomar medidas de cambio de mercancía antes del vencimiento y cambio de material de poca salida. o Controlar los movimientos de entradas y salidas, niveles de existencias, necesidades de reposición y conocimiento anticipado del tiempo de reposición. o Identificar las existencias disponibles en el almacén. o Reflejar las existencia de productos por vencerse o ya vencidos promoviendo la movilización de la existencia con fecha de vencimiento más próxima, tales como transferencia de productos a otros hospitales, dentro de un marco adecuado de tiempo para lograr su utilización. o Debe elaborarse un inventario de productos vencidos y proceder al descargo correspondiente con el objeto de manejar datos reales. o Evitar o disminuir al máximo la pérdida de medicamentos. o Descartar física y contablemente todo medicamento que se haya deteriorado por encontrarse en condiciones inadecuadas de almacenamiento o manejo (averías). 58

26 o Realizar verificaciones para el control de existencias en el almacén a través de inventarios totales ( una vez al año) o inventario selectivo.( por tipo de medicamentos). 3.4 NORMAS PARA LA UNIDAD DE CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO. La Unidad de Conservación y Mantenimiento será la encargada de velar por el buen funcionamiento de la infraestructura y bienes muebles institucionales para lo cual tendrá por lo menos que poner en práctica las siguientes normas: PROTECCION Y SEGURIDAD DE LOS BIENES o La Unidad de Conservación y Mantenimiento en coordinación con la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones Institucional gestionarán la contratación de seguros que protejan los bienes almacenados contra eventuales riesgos y siniestros, así como también para los activos fijos considerando el costo beneficio. o La Unidad de Conservación y Mantenimiento tendrá que establecer un sistema preventivo y correctivo de bienes muebles que garanticen su conservación. o Por la complejidad la unidad de Conservación y Mantenimiento se subdivide en las áreas de Mantenimiento General, Servicios Auxiliares y Transporte y Combustible. 59

27 3.4.2 MANTENIMIENTO GENERAL o Planificar el mantenimiento de equipo e infraestructura del Hospital de referencia. o Realizar actividades de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos e infraestructura del hospital. o Desarrollar capacitaciones para el personal polivalente de mantenimiento. o Elaborar el presupuesto para cada ejercicio fiscal de herramientas, repuesto y accesorio, herramientas principales para garantizar el buen funcionamiento de la institución SERVICIOS AUXILIARES o Elaborar el plan operativo anual de servicios generales. o Todas las actividades de limpieza, seguridad privada y lavandería tendrán que coordinarse con cada una de las áreas que conforman el Hospital. o Servicios Auxiliares será la responsable de coordinar todas las actividades de impresiones y reproducciones de documentos oficiales del Hospital. 60

28 o Tendrá que realizar la baja o descargo de bienes cuando se den las siguientes circunstancias : obsolescencia, desgaste, deterioro, pérdida, destrucción, mantenimiento o reparación onerosa y reposición. o Deberá realizar la constatación física cada seis meses de los activos fijos del hospital. o Elaborar un registro de bienes, que permita la clasificación correcta, que incluya, vida útil estimada, depreciación o revaluación. o Debe implementarse la codificación para facilitar la identificación de los bienes al momento de realizar el inventario respectivo. o Los bienes inmuebles propiedad de la institución deberán estar documentados en escrituras públicas que amparen su propiedad y deben estar debidamente inscritas en el Registro Nacional de Registros, Sección de Propiedad, Raíces e Hipotecas o Las escrituras que amparan la propiedad de los bienes deben estar custodiadas por el responsable del patrimonio. o Los bienes inmuebles deberán revaluarse anualmente a fin de presentar su valor real en los estados financieros. o La revaluación debe realizarse de conformidad a la plusvalía, adiciones y mejoras realizadas a la infraestructura de la institución. 61

29 3.4.4 TRANSPORTE Y COMBUSTIBLE o Elaborar el plan anual operativo de transporte y combustible para la institución. o Realizar programación semanal de rutas. o Coordinar con el jefe de Conservación y Mantenimiento los servicios de mantenimiento automotriz en forma oportuna y eficiente. o Llevar un registro y control del consumo de combustibles y lubricantes que garantice el uso racional de éstos. o Mantener el inventario de vehículos actualizado. o Gestionar trámites de matrículas y su renovación respectiva de vehículos que pertenecen a la institución. o Coordinar con la jefatura los seguros para los vehículos que posee la institución. o El uso de vehículos será de servicio exclusivo en las actividades propias de la institución y llevarán en un lugar visible el distintivo que identifique al hospital, el cual no deberá ser removible. o Los vehículos deberán ser guardados al final de cada jornada en el lugar de estacionamiento de la institución. 62

30 o Los motoristas que tiene asignado un vehículo propiedad del hospital, tienen la obligación del cuido y conservación,así como del resguardo apropiado cuando no se encuentre en uso. 63