INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE MEDICINA Academia de Informática Médica Laboratorio de Informática Médica Access 2

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1 Relaciones entre tablas INSTITUTO POLITÉCNICO NACIONAL ESCUELA SUPERIOR DE MEDICINA Academia de Informática Médica Laboratorio de Informática Médica Access 2 Usando relaciones entre objetos, se evita la duplicidad de datos, se ahorra memoria y espacio de disco, aumentando la velocidad de ejecución y facilitando al usuario el trabajo con la base de datos. Las tablas se relacionan por pares, una de ellas será la tabla principal de la que parte la relación y la otra será la tabla secundaria o destino de la relación. En Access se pueden crear tres tipos de relaciones. Uno a Uno. Cuando un registro de una tabla sólo puede estar relacionado con un único registro de la otra tabla y viceversa. Uno a Varios. Cuando un registro de la tabla secundaria, sólo puede estar relacionado con un único registro de la tabla principal; mientras que el registro de la tabla principal puede estar relacionado con más de un registro de la tabla secundaria. Varios a Varios. Cuando un registro de una tabla puede estar relacionado con más de un registro de la otra tabla y viceversa. Crear una relación Puedes iniciar la creación de las relaciones en dos formas distintas. 1. Haciendo clic Herramientas - Relaciones. 2. Haciendo clic Relaciones, de la barra de herramientas de la ventana de Access. 3. En cualquiera de las dos formas se abre la ventana Relaciones con la ventan de dialogo Mostrar tabla. maov/mlvm/ene-06

2 4. Selecciona el nombre Pacientes y haz clic Agregar. 5. También se puede agregar una tabla con doble clic. Haz doble clic sobre el nombre Ingresos. 6. Haz clic Cerrar, para cerrar la ventana Mostrar tabla. En la ventana Relaciones quedan dos ventanas, que resumen las tablas añadidas. 7. Selecciona el campo Clave Paciente de la tabla Pacientes, que será la tabla principal. 8. Arrastra el campo, hasta el campo del mismo nombre en la tabla Ingresos. Se abre la ventana Modificar relaciones. 9. Haz clic Crear. Se cierra la ventana Modificar relaciones. En la ventana Relaciones, podrás ver una línea que representa la relación entre las tablas. mlvm/maov/2

3 10. Cierra la ventan Relaciones, los cambios efectuados se guarda en forma automática. Agregar relaciones Cuando se hace necesario, es posible agregar nuevas relaciones a las ya establecidas. 1. Abre la ventana Relaciones. 2. Haz clic Mostrar tabla. 3. Se abre la ventana Mostrar tabla que ya conoces, con los nombres de las tablas de la base de datos. Agrega la tabla Médicos para que aparezca en la ventana Relaciones. 4. Cierra la ventana Mostrar tablas. 5. Selecciona el campo ClaveMedico de la tabla Medicos, que será la tabla principal y arrástralo hasta el campo del mismo nombre en la tabla Ingresos. 6. En la ventana Modificar relaciones selecciona el cuadro de verificación Exigir integridad referencial y después Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 7. Haz clic Crear. Las relaciones se verán como las de la figura siguiente. mlvm/maov/3

4 Modificar Relaciones 1. En la ventana Relaciones haz clic secundario sobre la línea que representa la relación entre las tablas Pacientes e Ingresos. En el menú que aparece haz clic Modificar relación. 2. Se abre la ventan modificar relaciones que ya conoces. Seleccionar el cuadro de verificación Exigir integridad referencial y después Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los registros relacionados. 3. Haz clic Aceptar. Las relaciones se verán como en la figura siguiente. 4. Cierra la ventana Relaciones y la base de datos. Formularios Los formularios son formatos para despliegue en pantalla, que sirven como interfaces para los usuarios en captura de datos, consultas de la base, edición, etc. Crear un formulario Existen dos métodos básicos de crear formularios, utilizando el asistente y en vista diseño. En esta ocasión usaremos el asistente, porque es más rápido y nos permitirá mlvm/maov/4

5 crear tres formularios, uno para cada tabla, con más facilidad. 1. Si es necesario, abre la base de datos Clinica. 2. Haz clic Formulario de la ventana de la base de datos. Para Abrir el Asistente para formularios puedes usar cualquiera de los método siguientes. 3. Haciendo doble clic Crear un formulario utilizando el asistente de la ventana de la base de datos. 4. También, haciendo clic Nuevo de la Barra de herramientas de la ventana Clinica. 5. Se abre la ventana Nuevo formulario 6. En el cuadro de texto, seleccionando la opción Asistente para formularios y haciendo clic Aceptar. 7. En cualquiera de las dos formas se abre la ventana del Asistente para formularios. 8. En el cuadro de lista Tablas/Consultas, selecciona Tabla: Ingresos. mlvm/maov/5

6 9. Para seleccionar todos los campos disponibles haciendo clic Añadir todos. 10. Todos los campos pasan al cuadro campos seleccionados. 11. Haz clic Siguiente, para seleccionar la distribución de los campos en el formulario. 12. Revisa las opciones de distribución, selecciona la que más te agrade y haz clic Si- mlvm/maov/6

7 guiente, para revisar las opciones de estilo. 13. Revisa las opciones de estilo y selecciona la de tu preferencia. 14. Haz clic Siguiente. Se abre la ventana final del asistente, donde se propone el nombre Ingresos para el formulario. 15. Haz clic Finalizar, sin cambiar las opciones, se abrirá la ventana del formulario. Como puedes ver, los campos de las Columnas de búsqueda tiene forma de cuadros de lista. mlvm/maov/7

8 16. Cierra el formulario. Observa el nuevo objeto llamado Ingresos, en la ventana de la base de datos. 17. Repite los pasos anteriores para crear formularios para las tablas Ingresos y Médicos. Incluye todos los campos, usa la distribución y el estilo que te agraden. Guarda los formularios con los mismos nombres que sus tablas y ciérralos al terminar. Abrir un formulario 1. Si es necesario, haz clic Formulario de la ventana Base de datos, para mostrar los formularios disponibles. 2. Haz doble clic formulario Pacientes. Se abre la ventana del formulario. Introducir datos 1. Abre el archivo Contenido.pdf, que está en la carpeta Material para Access. Escribe los datos de la tabla Pacientes, en los cuadros de texto del formulario. Para cambiar de campo presiona <Intro>. 2. Después de llenar el último campo de un registro, presiona <Intro> para pasar al siguiente registro. Los registros se guardan automáticamente. Al terminar, cierra el formulario. 3. Utiliza los formularios correspondientes para captura los datos de las tablas Médi- mlvm/maov/8

9 cos y finalmente Ingresos del archivo Contenido.pdf. Al terminar cierra los formularios. Ahora usarás la base de datos que elaboraste para aprender algunas técnicas básicas de análisis y procesamiento de datos con Access. Visualización de datos Los formularios que empleaste para capturar datos, también sirven para visualizar registros específicos e incluso para editarlos. 1. SI es necesario, abre tu base de datos Clinica.mdb. 2. Haz clic Formulario de la ventana Base de datos, para mostrar los formularios disponibles. 3. Haz doble clic formulario Pacientes. Se abre la ventana del formulario mostrando los datos del primer registro. 4. Para revisar los registros se utilizan los botones la Barra de desplazamiento de la parte inferior de la ventana. Para pasar al siguiente registro haz clic Siguiente Haciendo clic Último se llega al último registro. Para regresar al registro anterior haz clic Anterior Regresa al primer registro haciendo clic Primero Puedes agregar un nuevo registro haciendo clic Nuevo registro 5. También puedes buscar registros específicos. Haz clic Buscar en la barra de herramientas de Access. 6. Aparece la ventana de diálogo siguiente. mlvm/maov/9

10 7. En el cuadro de texto Buscar:, escribe el apellido Armengol. 8. En el cuadro de lista Buscar en, selecciona la opción Pacientes. 9. En el cuadro de texto Coincidir dejar la opción Hacer coincidir todo el campo para buscar exactamente el valor introducido. 10. Haz clic Buscar siguiente para empezar la búsqueda, que se detiene en el primer registro que cumple con la condición. 11. Para cerrar la ventana Buscar haz clic Cancelar. Si fuera necesario, podríamos cambiar los datos de los campos del registro, excepto aquellos que dependan de otros objetos de Access mediante relaciones. 12. Cierra el formulario Pacientes. Consultas Las consultas permiten administrar en un solo objeto, todos o parte de los datos de diferentes tablas. Vamos a mostrar la forma de realizar una Consulta de recuperación para combinar datos de las tres tablas. 1. Haz clic Consultas de la ventana Base de datos. 2. Haz doble clic en el icono Crear una consulta utilizando el asistente para abrir el Asistente para consultas sencillas. mlvm/maov/10

11 3. En el cuadro de lista Tablas/Consultas, selecciona la tabla Pacientes. 4. En el cuadro de Campos disponibles selecciona NombrePaciente y haz clic Añadir uno. 5. El campo NombrePaciente pasa al cuadro Campos seleccionados. 6. De la misma forma agrega los campos ApellidoPaterno, ApellidoMaterno, Sexo y FechaNacimiento. 7. En el cuadro de lista Tablas/Consultas, selecciona la tabla Ingresos. 8. De esta tabla, añade a la consulta los campos FechaIngreso, Habitacion y Cama. 9. En la misma forma, de la tabla Médicos incluye los campos NombreMedico, PaternoMedico, MaternoMédico y Especialidad. 10.Haz clic Siguiente. Se abre la siguiente ventan del asistente. mlvm/maov/11

12 11.Selecciona la opción Detalle y haz clic Siguiente, llegarás a la ventana final. 12.Haz clic Finalizar, para aceptar el nombre propuesto y ver la Consulta terminada. 13.Esta Hoja de datos, contiene los datos extraídos de las tres tablas, pero no se guarda como una tabla nueva, únicamente como las referencias correspondientes. Recuerda que sólo se pueden crear consultas entre tablas relacionadas. Cerrar una consulta 1. Para cerrar una consulta basta hacer clic Cerrar de la barra de título. La consulta se guarda automáticamente, y se muestra el objeto correspondiente en la ventana de la base de datos. mlvm/maov/12

13 2. Cierra Access. Análisis de datos Como se dijo en la introducción de la primera práctica, la organización de una base de datos, debe facilitar el análisis de los datos y la extracción rápida de información. En Access existen muchas herramientas para analizar los datos, debido al poco tiempo de que disponemos, demostraremos únicamente las más sencillas. Es deseable que una vez terminado este ejercicio, por tu cuenta intentes descubrir la forma de realizar análisis más complejos. Ordenar datos En las tablas y consultas, los datos se encuentran tal y como fueron capturados; seguramente dicho orden no es el más adecuado para analizarlos. El ordenamiento por campos, es la forma más sencilla de organizar los registros para extraer información, pero también es la menos poderosa. 1. Si es necesario, abre el archivo Clinica.mdb. 2. Abre la tabla de datos Pacientes en vista Hoja de datos. 3. Haz clic Apellido Paterno del primer registro. mlvm/maov/13

14 4. Haz clic Orden ascendente de la Barra de Herramientas de la ventana de Access. 5. Observa que los registros se ordenan alfabéticamente, pero sólo con relación a este campo. 6. Para ordenar por dos campos contiguos has clic Apellido Paterno del primer registro, mantén presionada <Shift> y haz clic Apellido Materno del mismo registro. Se deben seleccionar ambas celdas. 7. Haz clic Orden ascendente. Observa que la tabla se ordena con base en ambos mlvm/maov/14

15 campos. Access 8. Ordena la tabla, en forma ascendente, con base en el campo Clave del Paciente y ciérrala, guardando los cambios. También es posible ordenar los datos desde los formularios, con métodos semejantes a los anteriores. 1. Abre el formulario Pacientes y haz clic Apellido Materno. 2. Haz clic Orden ascendente. 3. Recorre los registros para que compruebes que se ordenaron por Apellido Materno ascendente. mlvm/maov/15

16 4. Para eliminar el ordenamiento haz clic secundario sobre cualquier lugar libre del formato, aparece el menú contextual. 5. Haz clic Quitar filtro u orden. También puedes ordenar por campos, usando el menú contextual. 1. Haz clic secundario sobre el cuadro del campo Sexo. Se abre un menú contextual. 2. Selecciona Orden ascendente. 3. Recorre los registros para que compruebes que primero están los pacientes de sexo femenino y después los de masculino. 4. Elimina el ordenamiento. El ordenamiento de datos aplica el criterio que le indicamos, a los registros de una tabla o consulta y los muestra todos, lo que no siempre es conveniente. Búsqueda con Filtros Con el método que en Access se llama Filtrado de datos, podemos seleccionar subconjuntos de registros que cumplen con alguna condición y mostrar únicamente esos. mlvm/maov/16

17 Filtros por selección Access Esta técnica, sirve para aislar de una tabla o consulta, el subconjunto de registros que cumplen con una condición, que seleccionamos en ella. El método funciona tanto en Hojas de datos como en Formularios. 1. Abre la tabla Médicos en vista Hoja de datos, y haz clic en la celda Especialidad del primer registro. 2. Haz clic botón Filtro por selección. 3. Únicamente se muestran los registros de los médicos con especialidad en Ginecología. 4. Es necesario aclarar que los registros que no se muestran no se borran, únicamente se ocultan porque no cumplen con la condición seleccionada. 5. Para restaurar la tabla haz clic botón Quitar filtro. 6. Cierra la tabla Médicos Filtro por exclusión En este caso se muestran los registros que no cumplen con la condición seleccionada y mlvm/maov/17

18 se ocultan los que la cumplen. Esta técnica al igual que la anterior, se puede usar en Hojas de datos y también en Formularios 1. Abre el formulario Médicos y selecciona el cuadro del campo Especialidad, que dice Ginecología. 2. Haz clic secundario sobre el cuadro de Especialidad. 3. En el menú contextual que se abre, haz clic Filtro excluyendo la selección. 4. Recorre los registros para que compruebes que se muestran todas las especialidades, excepto Ginecología. 5. Elimina la selección y cierra el formulario. mlvm/maov/18

19 Filtrado por Formulario Access En este método se activa el filtro en un registro vacío para que Access cree cuadros de lista que permiten seleccionar la condición que se desea aplicar. 1. Abre la tabla Pacientes, y selecciona cualquier campo vació del último renglón. 2. Presiona el botón Filtro por formulario. 3. La tabla cambia a un renglón en blanco. Haz clic en la celda Sexo, observa que adquiere la forma de un cuadro de lista que tiene las dos opciones del campo. 4. Selecciona el valor M y haz clic Aplicar filtro. 5. La tabla despliega únicamente los registros de los pacientes de sexo masculino. mlvm/maov/19

20 6. Borra el filtro y cierra la tabla. Los Filtros por formulario, también se pueden usar en ventanas de Formulario, en lugar de tablas. Filtros con operadores lógicos En Access las condiciones de búsqueda se pueden combinar mediante operadores lógicos, lo que permite la elaboración de búsquedas complejas. Aún cuando es posible usar los operadores en Hojas de datos, su manejo es más fácil de entender en los Formularios. 1. Abre el formulario Pacientes y haz clic Nuevo registro para ir a un registro en blanco. 2. Selecciona cualquier campo del formulario y haz clic Filtro por formulario 3. Probablemente será necesario que borres el contenido del campo Calve del Paciente, para que no interfiera con la búsqueda. 4. Haz clic Sexo y selecciona la opción F. mlvm/maov/20

21 5. Ahora haz clic Ciudad y selecciona Distrito Federal. 6. Haz clic Aplicar Filtro. 7. Comprueba que se han seleccionado tres pacientes de sexo Femenino que viven en el Distrito Federal. Cuando termines borra el filtro haciendo clic Quitar filtro. Como te habrás dado cuenta, especificar dos condiciones en el mismo formulario, equivale a aplicar el operador lógico AND (Y) que es Verdadero únicamente cuando se cumplen ambas condiciones. En todas las búsquedas se pueden usar los operadores lógicos de comparación: mayor que (>), menor que (<) y diferente de (<>), para crear búsquedas más complejas. 1. Repite la búsqueda anterior pero antes de aplicar el filtro, modifica la condición del campo Ciudad para que sea diferente de Distrito Federal: <> Distrito Federal 2. Al aplicar el filtro se podrán ver únicamente dos registros de pacientes del sexo Femenino que No viven en el Distrito Federal. Cuando termines, quita el filtro y cierra el formulario. También es posible aplicar el operador lógico OR (O), aplicando condiciones en diferen- mlvm/maov/21

22 tes fichas del formato. El valor será Verdadero cuando se cumpla cualquiera de los dos criterios 1. Abre el formulario Médicos. 2. Haz clic Insertar registro para ir al registro en blanco. 3. Haz clic Filtro por formulario. El aspecto de la ventana cambia. Observa las pestañas que aparecen en la parte inferior de la ventana, en lugar la Barra de navegación. 4. En el campo Especialidad, selecciona la opción Psiquiatría. mlvm/maov/22

23 5. Haz clic en la pestaña OR para pasar a la segunda ficha de la ventan y en el campo especialidad selecciona Oftalmología. 6. Haz clic botón Aplicar filtro. Comprueba que se han seleccionado sólo dos registros, uno de cada especialidad. Cuando termines quita el filtro y cierra la tabla. Informes Cuando se trata de presentar los datos de una tabla o los resultados de una consulta, se hace a través de un Informe. Al igual que con el resto de los objetos, se pueden preparar informes manualmente, en vista diseño o mediante el asistente. En nuestro ejercicio usaremos el asistente. 1. Haz clic Informes de la ventana Base de datos. 2. Haz doble clic en el icono Crear un informe utilizando el asistente para abrir el asistente de informes. mlvm/maov/23

24 3. En el cuadro de lista Tablas/Consultas, selecciona la Consulta: Pacientes Consulta. 4. Haz clic botón Seleccionar todos para incluir todos los campos en el Informe. 5. Haz clic Siguiente, se abre la segunda ventana del asistente en la que se pregunta Cómo desea ver los datos?. 6. Selecciona la opción por Médicos y haz clic Siguiente. mlvm/maov/24

25 7. En la ventana que se abre, selecciona Especialidad como nivel de agrupamiento y haz clic Seleccionar uno, para agregarla. 8. Sí es necesario, haz clic Mover hacia arriba, para que Especialidad pase a la parte superior, como primer criterio de agrupación. El resultado debe verse como la figura siguiente. 9. Haz clic Siguiente para abrir la ventana para añadir criterios de ordenamiento para los registros. 10. Como primer criterio selecciona ApellidoPaterno del Paciente, en orden ascendente. mlvm/maov/25

26 11. Como segundo criterio selecciona ApellidoMaterno del Paciente, también en orden ascendente. 12. Haz clic Siguiente y en la ventana que se abre selecciona la distribución que te agrade. 13. También selecciona la orientación Vertical y el cuadro de selección Ajustar el ancho del campo de forma que quepan todos los campos en una página. Haz clic mlvm/maov/26

27 Siguiente. Access 14. Selecciona el estilo que más te agrade y haz clic Siguiente. 15. En la ventana final haz clic Finalizar, para aceptar las opciones sugeridas. El informe resultante debe ser semejante a la figura siguiente. 16. Cierra Access. mlvm/maov/27

28 Elaborar documentos combinados con Word Una base de datos de Access, se puede usar como archivo para combinación con Word. Empleando esta versatilidad es posible elaborar documentos con mejor apariencia que los informes de Access. 1. Inicia el programa Word y escribe un documento dirigido a un médico especialista, al cual le refieres un paciente, con un problema que requiere su atención. 2. En dicho documento no debes escribir los nombres del médico ni del paciente, o la especialidad, pero si debes firmar la carta con tu nombre. 3. Guarda el documento con el nombre Formato. 4. Haz clic Herramientas Cartas y correspondencia Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia. 5. En la barra de Herramientas, haz clic Abrir origen de datos. 6. En la ventana que se abre, selecciona como tipo de archivo Base de datos de Access. 7. Busca el archivo Clinica.mdb, y haz clic Abrir. 8. Se abre la ventana Seleccionar Tabla. 9. Selecciona Pacientes Consulta y haz clic Aceptar 10. En la barra de Herramientas, haz clic Insertar datos combinados. mlvm/maov/28

29 11. Se abre la ventana Insertar campos de combinación. 12. En el sitio del documento donde debe ir el nombre del médico, inserta los campos de combinación para formar el nombre completo del médico, comenzando por el nombre propio. 13. Donde sea necesario, inserta el campo de la especialidad. 14. En el lugar del documento donde debe ir el nombre del paciente, inserta los campos que formen el nombre completo del paciente. 15. Haz clic Ver datos combinados, para observar el documento combinado. 16. Guarda el archivo con las modificaciones y cierra Word. Entrega del ejercicio de Access 1. Selecciona los archivos Clinica.mdb y Formato.doc. y comprímelos juntos. 2. Cambia el nombre del archivo comprimido por Access, seguido de tus apellidos (Ejemplo: Access Pérez Pacheco.zip) y envíalo adjunto a un correo dirigido a: 3. El Asunto del correo debe ser Access, y en el cuerpo del mensaje debes escribir tu nombre, grupo y una descripción del contenido del archivo adjunto. Access tiene muchas más opciones, pero al igual que con los otros programas de Office, en esta práctica únicamente hemos revisamos los aspectos básicos del programa, con la intención de que te sirvan de fundamento para continuar el aprendizaje por tu cuenta. mlvm/maov/29

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