TUTORIAL SOBRE CARGA DE REGISTROS EN KOHA KOBLI. (Importación de registros en MARC 21)

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1 TUTORIAL SOBRE CARGA DE REGISTROS EN KOHA KOBLI (Imprtación de registrs en MARC 21)

2 ÍNDICE 1 Transfrmación y preparación de ls fichers a cargar Carga de registrs a Kbli...3 Pas 1. Se carga el archiv.mrc preparad...3 Pas 2. Buscar ls registrs existentes en el catálg?...4 Pas 3. Verificar dats de ejemplar embebids?...6 Pas 4. Resumen de la carga...6 Pas 5. Administrar registrs preparads...7 Pas 6. Imprtar lte al catálg...8 Pas 7. Administración de cargas anterires Limitacines en la carga de registrs Vinculación registrs bibligráfics cn registrs de autridad Creación de ls ítems... 11

3 1 Transfrmación y preparación de ls fichers a cargar La carga de registrs se realiza cn fichers cn frmat.mrc en MARC21. Si ls dats de ls que partims están en IBERMARC (u tra versión de MARC) es necesaria su transfrmación y preparación antes de realizar la carga a Kbli. Para la transfrmación de ls fichers es recmendable seguir el manual de Transfrmación de IBERMARC a MARC21 cn ibermarc2marc21.xsl elabrad pr el Ministeri de Educación, Cultura y Deprte a tal efect y que puede encntrarse en la siguiente dirección: En ella se incluye la hja de transfrmación XSL para realizar la cnversión de frmats además del manual que explica su emple para cnvertir registrs de IBERMARC a MARC21. La hja de transfrmación de Ibermarc2marc21.xsl se ha elabrad empleand las tablas de equivalencias Ibermarc Marc21 de la Bibliteca Nacinal. 2 Carga de registrs a Kbli Para acceder a la herramienta desde la pantalla de inici: Herramientas Registrs preparads para imprtar Pas 1. Se carga el archiv.mrc preparad Si n hay ningún errr en el ficher la carga se realiza sin prblemas y aparece la barra Prcentaje subid al 100%. Página 3

4 Cmentaris acerca de este archiv: Se reflejan en la lista de fichers subids. Sirve para identificar esta carga de entre las demás. Cdificación de caracteres: Elegir entre las pcines la cdificación de ls caracteres del dcument. Si se elige Predeterminad el sistema intentará supner qué lte de caracteres se ha utilizad para la cdificación del archiv. Elegir crrectamente la cdificación de ls caracteres es imprtante prque en casines la máquina n entiende ls caracteres que presenta el archiv y muestra símbls extrañs en lugar de ls caracteres adecuads. Pas 2. Buscar ls registrs existentes en el catálg? Este apartad sirve para gestinar ls registrs que ya puedan existir en el catálg para evitar ls duplicads en el cas de que así se desee. Regla de cincidencia de registrs: La regla que se aplicará para detectar duplicads. N busca registrs cincidentes. Página 4

5 ISBN (020 $a): Tds ls dcuments que tengan el mism 020$a que algun ya existente en el catálg se identificará cm registr existente en el catálg. ISSN (022 $a): Tds ls dcuments que tengan el mism 022$a que algun ya existente en el catálg se identificará cm registr existente en el catálg. Es indispensable que ls ISBN e ISSN estén bien frmads Se pueden añadir reglas de cincidencia de registrs en: Administración de Kha Regla de cincidencia de registrs Acción en cas de registr bibligráfic cincidente encntrad: La acción a realizar cn ls duplicads encntrads. Hay que cmprbar que si en la pción anterir se ha elegid N busca registrs cincidentes esta acción n se realizará. Reemplace un registr existente cn un nuev: Se sustituirá el preexistente pr el que se está cargand durante esta peración. Si hay más de una cincidencia sól sale el registr más reciente en la lista de cincidencias, de manera que sól se sustituye un. Las demás cincidencias permanecerán en la base de dats. Agregar registr ingresante: Añadir el registr existente en el archiv aunque ya exista en la base de dats. En este cas estarán ls ds en la base de dats. Ignrar el registr ingresante (sus ítems pueden ser tdavía prcesads): Permanece el registr preexistente y n carga el nuev. Ls ítems del nuev (bibligráfic) que n se va a cargar pueden ser cargads igualmente y asciads al registr preexistente que cincide cn el que se intenta cargar. Acción si n se encntró cincidencia: La acción a realizar si n hay registrs que cinciden cn ls que intentams cargar. Página 5 Agregar registr ingresante: Se agregan ls registrs.

6 Ignrar el registr ingresante: Si n hay ningun en la base de dats que cincida cn el que intentams cargar, el que intentams cargar n se cargará. Pas 3. Verificar dats de ejemplar embebids? Sí / N : Cmprbar ls ítems que cntienen ls registrs. Si ls registrs n cntienen ítems, se prefiere que n se tengan en cuenta ningun hay que marcar N. Cóm prcesar ls items: Always add ítems: añade tds ls ítems cntenids en ls registrs entrantes. Añadir ítems sól si se lcalizó un registr bibligráfic cincidente: Si el registr entrante cincide cn un preexistente, se añadirán ls ítems del entrante que n estén en el preexistente y se añadirán ls que n. Añadir ítems sól si n se lcalizó un registr bibligráfic cincidente: Si el sistema n encuentra un registr cincidente entre ls de la base de dats, se añade el registr y sus ítems. Ignrar ítems: N se agregan ls ítems cntenids en ls registrs entrantes. Se recmienda la pción de N añadir ítems, ya que permite tener un cntrl más exhaustiv en el mantenimient del catálg: cntrl de signaturas, códigs de barras, Pas 4. Resumen de la carga Pulsams Seleccine el archiv a imprtar y accedems a la siguiente pantalla, que es el resumen de la carga: Página 6

7 Pas 5. Administrar registrs preparads Página 7

8 Debems cmprbar que las reglas que aparecen en esta pantalla sn las que deseams. En el cas de que n sea así, las mdificams y le dams a Aplicar una regla de cincidencia diferente. Just debaj aparecen las cincidencias. En este cas ls que empiezan pr PRUEBA sn ls que hems subid en el ficher. Y ls de debaj sn ls que cinciden en el 020 $a. Puede que si mdificams las reglas de cincidencias esta lista cambie cuand la aplicams. Se puede elegir también la hja de trabaj en la que se va a trabajar cada registr una vez se suban ls registrs al catálg definitivamente. Pas 6. Imprtar lte al catálg Una vez pulsams Imprtar este lte en el catálg y la carga se ha realizad crrectamente aparece la siguiente pantalla: Página 8

9 Aparece un resumen de la carga realizada. Se recmienda tener una ventana abierta cn la herramienta de carga y tra cn el catálg de la intranet para hacer cmprbacines. En el cas de que querams deshacer la carga también tenems la pción y pdems cambiar las reglas de cincidencia tantas veces cm querams. Pas 7. Administración de cargas anterires Si se quiere vlver a las cargas anterires que se hayan hech se puede vlver: Herramientas Administrar registrs MARC preparads Página 9

10 Pulsand en el nmbre del archiv pdems acceder a la pantalla del pas 5. Aquí se bservan ls cmentaris que se pusiern en la carga de ls registrs. Sn acnsejables para pder identificarls. Si se pulsa Limpiar ya n se puede trabajar más cn la carga de archivs. N significa que se vayan a eliminar ls registrs cargads. Para deshacer y rehacer una carga deshacerla definitivamente hay que vlver al pas 5 pulsand sbre el nmbre del archiv cargad. Página 10

11 3 Limitacines en la carga de registrs Hay que tener en cuenta que el resultad de la carga de ls registrs desde la herramienta de Kbli es sustancialmente distint al resultad de la migración llevada a cab cn la implantación de Kbli en las biblitecas depsitarias de Defensa dnde la vinculación y creación de ls registrs de autridad cn ls registrs bibligráfics se realizaba de frma autmática. 3.1 Vinculación registrs bibligráfics cn registrs de autridad La carga de fichers en Kbli n implica la vinculación de ls camps 1XX, 6XX y 7XX cn ls registrs de autridad ya existentes. En el cas de que esas autridades n existieran, tampc se crean autmáticamente en el mment de la imprtación de ls registrs bibligráfics. La imprtación de ls registrs bibligráfics se realiza independientemente del rest de tablas que cnfrman la base de dats glbal. La vinculación de las autridades cn ls registrs bibligráfics debe realizarse manualmente y pr cada registr bibligráfic imprtad. Se debe editar el registr bibligráfic y pr cada autridad que querams enlazar, realizar la búsqueda y vincularla. En el cas de que la autridad n existiera, se deberá crear primer el registr de autridad para su psterir vinculación desde el registr bibligráfic. 3.2 Creación de ls ítems Tal cm se ha explicad anterirmente en el tutrial, se recmienda encarecidamente que la carga de registrs bibligráfics a Kbli n cnlleve la creación de ls ítems ya que n permitiría el cntrl óptim del catálg. Página 11

12 Ls ítems deberán ser creads manualmente mediante la edición del registr bibligráfic crrespndiente y se deberán indicar ls camps básics para su creación: bibliteca, códig de barras, tip de ítem N existe una herramienta que permita desde la intranet de Kbli realizar este prces; debe ser realizad de frma individual pr cada registr bibligráfic imprtad (slamente puede ser autmatizad mediante prcess lanzads fuera del entrn de Kbli). Página 12

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