Mini-guía: Gestión de Permisos

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1 Mini-guía: Gestión de Permisos

2 Gestión de Permisos 1.- INTRODUCCIÓN En esta mini-guía, vamos a desglosar los pasos a seguir para configurar y conocer los aspectos fundamentales en la gestión de permisos. Los permisos se pueden definir según dos vertientes principales: - Permisos de usuarios. - Permisos de Carpetas DEFINICIONES: USUARIO: Cada uno de las personas pertenecientes a la organización y que contarán con un acceso a la herramienta. Contarán con un identificador denominado usuario y una contraseña de acceso. Este usuario se gestiona desde un punto central de modo global en cada una de las instalaciones AVANBOX. CARPETA AVANBOX: Representación gráfica de un conjunto de documentos o archivos visualizados de un modo agrupado. GRUPO DE USUARIOS: Agrupación de usuarios que permite la creación de permisos en base a los grupos usuarios. Un usuario puede pertenecer sólo a un grupo de usuarios. Página 2 de 12

3 2.- TIPOS DE PERMISOS. AVANBOX cuenta con 2 niveles de permisos, por un lado, la gestión de los permisos Permisos a nivel de usuario, es decir, aquellos permisos que se asignan a un usuario de modo general, y afectan a condiciones generales de la aplicación. Permisos a nivel de carpeta, es decir, aquellos permisos que se asignan y se definen en sobre cada carpeta. Los permisos de carpeta se asignan en base a grupos de usuario PERMISOS DE USUARIO. Cuando creamos un usuario, nos dirigimos al apartado de AJUSTES, y a continuación a la pestaña USUARIOS. La pantalla que nos encontraremos será como la siguiente: Página 3 de 12

4 Vemos dos áreas diferenciadas en la pantalla de Gestión de Usuarios, como son: - Área de Grupos, que se encuentra a la izquierda y donde se podemos realizar 3 acciones mediante los botones de la barra superior. * Añadir un nuevo grupo. * Modificar el nombre del grupo. asignados al grupo. * Eliminar el grupo. Esto sólo se podrá realizar si no existen usuarios creados, y - Área de usuarios, es el área ubicada a la derecha y es donde se pueden realizar las siguientes acciones. o Añadir un nuevo usuario. De este modo creamos un nuevo usuario en el grupo seleccionado. o o Modificar las características de un usuario. Accedemos a la pantalla de gestión de usuario y en él modificamos sus parámetros. Eliminar el usuario. Eliminar el usuario del grupo y del sistema. o Activar el usuario. Mediante esta opción se puede activar un usuario que de modo temporal estaba dado de alta pero sin permisos de acceso. o Desactivar el usuario. Mediante esta opción se permite desactivar un usuario del sistema para por ejemplo de modo temporal que no tenga acceso al mismo. Página 4 de 12

5 PROCESO DE ALTA O MODIFICACIÓN DE UN USUARIO. de usuario. Tanto en el alta o la modificación del usuario, el programa nos muestra la pantalla de gestión Desde esta pantalla elegimos los datos identificativos del mismo como son: - Usuario: Identificador que se utilizará para acceder a la herramienta. - Grupo: Selección de los grupos definidos en el sistema. - Contraseña: Campo oculto donde se puede escribir la contraseña directamente o bien generando una contraseña aleatoria, mediante al icono DADO. - Alias: Es el nombre abreviado que se utilizará como nombre corto en otros apartados de la solución. - Nombre completo: Nombre extendido del usuario. - Correo electrónico: Dirección de mail donde recibirá los avisos enviados desde AVANBOX. - Alta: Fecha en la que se dio de alta el usuario. Página 5 de 12

6 - Baja: Registro de la fecha en la que se dará de baja el usuario. Especialmente práctica en ámbitos de uso de un usuario de modo temporal. - Ordenador Predeterminado: En esta opción, eligiendo el puesto desde el que se trabaja, provocará que cuando se arranque la aplicación mostrará el usuario elegido por defecto. A continuación, nos encontramos con un grupo de Propiedades que permiten definir más permisos al usuario gestionado. - Visible en la lista desplegable del inicio. Esto permitirá que se visualice al arrancar AVANBOX y que sea más rápido el acceso a dicho usuario. - Puede eliminar documento público. Permite al usuario eliminar documentos desde la zona pública. - Puede eliminar documento de la Papelera Pública. Permite borrar definitivamente un documento que previamente se haya eliminado. - Puede instalar actualizaciones recomendadas. Permite el derecho a actualizar a nueva versión de la aplicación. IMPORTANTE: Una vez que un usuario actualice, forzará la actualización del resto de los puestos. Página 6 de 12

7 GENERACIÓN DE NUEVA CONTRASEÑA. Cuando accedemos a la pantalla de Gestión de Perfil de usuario, nos encontramos con un campo vacío de contraseña. Por defecto el usuario no cuenta con contraseña. En la pantalla anterior, dicho campo lo vemos cubierto por * y así será como se verá siempre desde el Administrador. antigua. El Administrador de AVANBOX podrá generar una nueva contraseña pero no podrá ver la Si accedemos a la gestión del usuario desde el administrador, para generar una nueva contraseña tan solo habrá que pulsar sobre el icono, y de este modo, se generará una nueva clave y será enviada al mail que se haya dispuesto en la ficha del propio usuario. Esta contraseña se considera como temporal, por lo que se insta al usuario que la cambie en la próxima ocasión que acceda a la herramienta. Página 7 de 12

8 De este modo, el usuario cuando acceda verá la siguiente pantalla. Como las propias etiquetas indican, se ha de introducir la contraseña actual, es decir, la temporal que ha proporcionado el sistema, y posteriormente la clave por duplicado que elija el usuario. Con esto finaliza el cambio de contraseña o generación de una contraseña extraviada. Página 8 de 12

9 2.2.- PERMISOS DE CARPETAS Una vez definidos los usuarios y los grupos, nos adentramos en la configuración de las carpetas de usuario, y más concretamente en las carpetas situadas en el área de DOCUMENTOS PÚBLICOS. Por defecto una carpeta se genera con carácter abierto y para ello debemos ir a la gestión de permisos para cerrar dichos permisos tan solo a aquellos GRUPOS DE USUARIO que deseemos. Página 9 de 12

10 Para acceder a modificar cualquier permiso de la carpeta se realizará desde el menú contextual de la carpeta, recordemos que es con el botón derecho del ratón. De este modo nos dirigimos a la pantalla de GESTIÓN DE PERMISOS DE CARPETA AVANBOX. En nuestro ejemplo, vamos a trabajar con la carpeta con nombre CLIENTES. Página 10 de 12

11 Los permisos de una CARPETA AVANBOX, se gestionan mediante GRUPOS DE USUARIOS. Cada GRUPO DE USUARIO será formado por un número indeterminado de usuarios. En la pantalla anterior podemos ver todos los GRUPOS que existen dados de alta en la solución. En nuestro ejemplo ISO_DIRECCIÓN, ISO_OPERARIO, etc Pulsando sobre el grupo se hace una selección de dicho GRUPO DE USUARIOS y por defecto se le asigna un CONTROL TOTAL. Una vez seleccionado el GRUPO DE USUARIOS, como es el caso del ejemplo, en el que tenemos seleccionado el grupo MOTORMELIA, podemos acceder a restringir los permisos. Los niveles de permisos sobre la CARPETA AVANBOX son los siguientes: - Acceso LECTURA. En este nivel, el GRUPO DE USUARIOS sólo puede ver el leer los documentos incluidos. No pueden ser modificados. - Acceso ESCRITURA. Este nivel, incluye el ACCESO LECTURA y además, puede modificar los documentos que se encuentran en dicha CARPETA AVANBOX. - Acceso TOTAL.. Este nivel incluye el Acceso ESCRITURA y además, permite que el usuario pueda cambiar los permisos de dicha carpeta. La selección del nivel de acceso lo encontramos pulsando sobre el icono siguiente imagen., y nos aparecerá la De este modo, podremos acceder a los permisos y modificarlos en base a CARPETAS DE AVANBOX y GRUPOS DE USUARIOS. Página 11 de 12

12 Acceso a video-demo Para más información, puede visitar nuestro canal Youtube AVANBOX y visionar el video tutorial AVANBOX: GESTIÓN DE PERMISOS. Página 12 de 12

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