Documento de Trabajo Buenas Prácticas de la Gestión Integral de Inversiones Municipales

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1 Documento de Trabajo Buenas Prácticas de la Gestión Integral de Inversiones Municipales

2 Gestión Integral de Inversiones El Programa Canon 1 ha desarrollado un enfoque que busca introducir una mirada integral sobre los pasos que debe seguir una municipalidad para gestionar sus inversiones. Este enfoque ayuda a los funcionarios a identificar un conjunto de Buenas Practicas o forma de hacer las cosas, que comprende la gestión administrativa y técnica, desde las ideas de proyectos hasta la post inversión u operación de las inversiones. Las Buenas Prácticas propuestas distinguen 4 ámbitos en la gestión de inversiones relacionados al ciclo de proyecto y aspectos administrativos e institucionales sobre el manejo de inversiones: i) Gestión institucional y administrativa de inversiones: El diseño organizacional y el uso de los recursos (humanos, financieros y físicos) son determinantes para el funcionamiento adecuado de la municipalidad y para dar soporte a la gestión de las inversiones. Ello, sumado a una programación presupuestaria articulada y coordinada permitirá tener una visión global de los proyectos a desarrollar y las contrataciones de bienes y servicios necesarios para su ejecución. ii) Preinversión y programación de la inversión: Este ámbito está relacionado con las acciones de planeamiento, programación de inversiones que realiza una municipalidad. Es decir, se inicia con la solicitud de una idea de proyecto, pasando por un proceso de verificación y priorización de las inversiones, hasta demostrar su rentabilidad social y ambiental. Este ámbito también comprende la programación multianual de inversiones, lo que implica el planeamiento en el mediano plazo, de proyectos de alto impacto alineados a las necesidades de la población y a los objetivos regionales y nacionales. iii) Ejecución de proyectos: Este ámbito comprende las prácticas vinculadas a la preparación de estudios de inversión como insumo determinante para la correcta ejecución de las inversiones. Asimismo, incluye las prácticas relacionadas a la ejecución física y cierre de los proyectos. Estos procesos son importantes para garantizar que los proyectos cumplan con estándares mínimos de calidad y sean transferidos oportunamente a la entidad responsable de su posterior operación, así, generando beneficios tangibles para la población. iv) Post inversión: Está vinculado a los procesos y actividades que permiten asegurar la sostenibilidad de las inversiones. Esto incluye las prácticas que realiza una 1 El Programa Canon es una iniciativa de la Corporación Financiera Internacional (IFC), miembro del Grupo Banco Mundial, que cuenta con el apoyo de la Agencia Canadiense para el Desarrollo Internacional (ACDI). Como parte de sus actividades, a partir del 2011, el Programa Canon viene apoyando directamente a 30 municipalidades que cuentan con recursos de canon en la implantación de buenas prácticas de gestión de inversiones, con el fin de mejorar su capacidad de ejecución de recursos de inversión e incidir en la reasignación de recursos hacia sectores prioritarios de acuerdo con las necesidades locales. Las municipalidades con las que el Programa ha venido trabajando aplican metodologías y herramientas que están centradas en el aprender haciendo. 2

3 municipalidad para garantizar la operación, el mantenimiento de los proyectos y la evaluación ex post. Ámbitos de la Metodología de Calificación de Inversiones A su vez, cada ámbito comprende el análisis de aspectos que son evaluados en una municipalidad. En resumen, se analizan 14 aspectos diferentes, relacionados a la gestión de inversiones. 14 Aspectos de de la Metodología 3

4 Descripción de las Buenas Prácticas de la Gestión Integral de Inversiones A continuación se explican los 4 ámbitos y las diferentes áreas de análisis que deben ser tomadas en cuenta durante la calificación: Ámbito 1: Gestión institucional y administrativa de inversiones Este ámbito comprende el análisis de cuatro aspectos determinantes en la gestión municipal de inversiones, que a su vez, son transversales y afectan diferentes momentos durante el ciclo de proyectos. El diseño organizacional y la gestión de recursos (humanos, financieros y físicos) son determinantes para el funcionamiento adecuado de la municipalidad y para dar soporte a la gestión de las inversiones. Una adecuada programación presupuestaria permitirá tener una visión global de los proyectos a desarrollar, y por consiguiente, una Seguimiento a la gestión de inversiones idea de las contrataciones necesarias para poder brindar en plazo oportuno la atención de los requerimientos para una eficiente ejecución de inversiones. Finalmente, las acciones de seguimiento al desarrollo de proyectos, así como a la ejecución física y presupuestal de éstos, serán determinantes para el logro de los objetivos de la municipalidad. Las Buenas Prácticas relacionadas a este ámbito se describen a continuación Organización y Recursos para la Gestión de Inversiones 3.0 Gestión de contrataciones de inversiones 3.0 Gestión presupuestaria de inversiones Ámbito Organización y recursos para la gestión de inversiones 1.2 Gestión presupuestaria de inversiones Organización y Recursos para las Inversiones La municipalidad cuenta con una organización y procesos de gestión adecuados y formalizados y con personal competente para la gestión de inversiones. Los ambientes de trabajo, mobiliario, equipamiento y tecnología son los necesarios y facilitan la gestión de las inversiones de manera más eficiente. La municipalidad cuenta con una Programación Operativa de Inversiones Públicas (POIP) que se basa en la Programación Estratégica y Presupuestaria Multianual de Inversiones (PEPMIP). La POIP es usada como insumo para la elaboración del Presupuesto Institucional (PIA). La ejecución del presupuesto cuenta con una adecuada Programación de Compromisos Anual (PCA), previamente coordinada entre las áreas 4

5 Ámbito Gestión de contrataciones de inversiones 1.4 Seguimiento a la gestión de inversiones Organización y Recursos para las Inversiones técnicas y administrativas de la municipalidad. El gasto se ejecuta y evalúa conforme a las normas de gestión presupuestal realizando los registros oportunos en el SIAF. Logística es el área responsable de elaborar y actualizar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) en función a la Programación Operativa, de manera coordinada con las áreas técnicas y administrativas de la municipalidad. Logística inicia los procesos de selección con los requerimientos realizados por las áreas técnicas (usuarias), previa verificación de las condiciones del mercado local. El Comité Permanente y Comités Especiales son designados oportunamente para llevar a cabo los procesos de selección de manera eficiente, registrando la información completa en el La municipalidad cuenta con un área responsable para realizar las actividades de monitoreo de la gestión de inversiones. Adicionalmente cuenta con una instancia interna de coordinación permanente, mediante la cual se monitorean los proyectos más importantes de la municipalidad, y se adoptan decisiones y medidas correctivas sobre la gestión de inversiones. La municipalidad cumple con las disposiciones legales de transparencia y rendición de cuentas. Ámbito 2: Preinversión y programación de la inversión Este ámbito está relacionado a las acciones de planeamiento y programación de inversiones que realiza una municipalidad. La metodología reconoce la necesidad de una adecuada identificación y organización de ideas de proyecto como punto de partida para el posterior diseño de proyectos con alto impacto. Luego, durante el diagnóstico, se analizan aspectos relacionados con la capacidad de la municipalidad de priorizar y programar, en el mediano plazo, proyectos de alto impacto, alineados a las necesidades de la población y a los Programación Multianual de Inversiones PMIP Identificación y organización de las demandas y definición de 3.0 Formulación y supervisión de estudios de preinversión 3.0 objetivos regionales y nacionales. Ello, vinculado a la capacidad de proyectar y concertar recursos para inversión, asegurando el financiamiento de las iniciativas Evaluación de estudios de preinversión 5

6 municipales a mediano plazo, durante las distintas etapas del ciclo de proyecto (preinversión, ejecución y operación y mantenimiento). Finalmente, la metodología presta especial atención a las prácticas sobre la formulación y evaluación de estudios de preinversión, como respuesta a la necesidad de identificar una alternativa social, económica y ambientalmente sustentable para el logro de los objetivos del desarrollo territorial. Las Buenas Prácticas relacionadas a este ámbito se describen a continuación. Ámbito Identificación y organización de las demandas y definición de ideas de proyecto 2.2 Programación Multianual de Inversiones 2.3 Formulación y supervisión de estudios de preinversión 2.4 Evaluación de estudios de preinversión Programación y Preinversión La municipalidad cuenta con un procedimiento formal para la identificación y verificación de la importancia de demandas de la población. Las demandas de inversiones son priorizadas tomando en cuenta los objetivos del desarrollo y del gobierno local. La municipalidad verifica en el campo y con los involucrados la naturaleza y características del problema a resolver, a fin de formular una Ficha de la Idea de Proyecto. Las fichas o solicitudes de inversión validadas se registran y actualizan permanentemente hasta su incorporación en la Programación Estratégica y Presupuestaria Multianual (PEPMIP) La OPI y OPP preparan la Programación Estratégica y Presupuestaria Multianual de Inversiones Públicas (PEPMIP) en coordinación con todas las áreas involucradas en la gestión de inversiones. La PEPMIP es validada por los funcionarios y el Alcalde antes de ser registrado en el aplicativo del MEF Los proyectos de la PEPMIP incluyen proyectos priorizados en función a objetivos de desarrollo, alineados a las funciones básicas y complementarias del estado y es usada como insumo para el Presupuesto Participativo, a fin de consensuar proyectos con la población. La UF cuenta con requerimientos técnicos, legales y administrativos para la formulación de los estudios de preinversión, según cada tipo de proyecto. La UF designa a un responsable de supervisar los estudios, quien verifica la calidad de en puntos críticos de la formulación (definición del problema y de las alternativas, presupuesto, evaluación económica y social, marco lógico). Los estudios de preinversión establecen la modalidad de ejecución, dando preferencia a la contratación como la mejor alternativa. La OPI cuenta con estándares de calidad y protocolos de evaluación para cada tipo de proyecto, los cuales son empleados para la evaluación de los estudios de preinversión. La OPI suscribe la declaratoria de viabilidad de los proyectos cumpliendo con las normas y registros del SNIP. La OPI cuenta con personal profesional competente para la evaluación de los proyectos. Caso contrario, cuenta con TdR y perfiles de consultores evaluadores de proyectos. 6

7 Ámbito 3: Ejecución de proyectos El ámbito 3 de esta metodología analiza los aspectos vinculados a la capacidad de la municipalidad de preparar estudios de inversión (es decir, expedientes técnicos y estudios definitivos), así como a la ejecución física y cierre de los proyectos. Cabe destacar la importancia de analizar si en la municipalidad existen protocolos para formular y supervisar la elaboración de expedientes técnicos de proyectos. Cierre de proyectos Formulación, supervisión y aprobación de estudios de inversión Ejecución de proyectos Luego, se analiza la ejecución física de los proyectos, como parte del proceso mediante el cual las inversiones públicas se materializan, y en la medida que cumplan con estándares mínimos de eficiencia y calidad, para la generación de beneficios tangibles para la población. Finalmente, en este ámbito analizamos las prácticas relacionadas al cierre y liquidación de proyectos, como paso previo a la transferencia del proyecto hacia el área usuaria o los beneficiarios. Las buenas prácticas relacionadas a este ámbito se describen a continuación. Ámbito Formulación y aprobación de estudios de inversión 3.2 Ejecución de proyectos 3.3 Cierre de proyectos Ejecución de Proyectos La Unidad de Estudios es responsable de la formulación, supervisión, evaluación y aprobación de los expedientes técnicos o estudios definitivos. Estos procesos se realizan sobre la base de criterios técnicos, administrativos y con estándares de calidad definidos. Dentro de la Unidad de Estudios, se nombra a un responsable de la supervisión y evaluación del estudio, quien verifica la concordancia de los expedientes técnicos con la declaratoria de viabilidad, que los estudios cuenten con la programación presupuestaria correspondiente a la modalidad de ejecución seleccionada y que se incluya un plan y presupuesto de mantenimiento del proyecto. La UE designa oportunamente al Residente y Supervisor del proyecto y realiza la verificación del expediente técnico y la entrega del terreno al residente o contratista. La UE es responsable de supervisar la calidad técnica en la ejecución de los proyectos e informa sobre los avances, dando la conformidad oportunamente a las valorizaciones de obra. En caso sea necesario, las modificaciones del expediente se realizan cumpliendo las normas del SNIP y del sistema de control. El área de Administración designa la Comisión de Recepción y Liquidación de Obra oportunamente y la municipalidad cuenta con procedimientos de recepción y liquidación de proyectos definidos 7

8 Ámbito 3 Ejecución de Proyectos (Directiva). El supervisor, inspector o responsable de la UE formula el informe de cierre de proyecto, de acuerdo con el Formato SNIP 14. En los casos que corresponde se realiza la transferencia de los bienes generados por el proyecto a la entidad o área responsable de la operación del mismo. Ámbito 4: Post inversión El último ámbito que esta metodología propone está vinculado a entender las prácticas que realiza una municipalidad sobre la operación y mantenimiento de los proyectos. Este ámbito busca analizar las condiciones que permitan garantizar la sostenibilidad de las inversiones, verificando si la municipalidad asigna recursos (financieros y humanos) a la operación y mantenimiento de proyectos. Evaluación expost Operación Finalmente, se incluyó la evaluación ex-post, a pesar de ser una práctica poco difundida en las inversiones locales. Ello, debido a la importancia de fomentar prácticas orientadas a medir de una manera más objetiva la eficiencia, eficacia e impacto de los proyectos en función a los objetivos propuestos. Las Buenas Prácticas relacionadas a este ámbito se describen a continuación. Mantenimiento Ámbito Operación 4.2 Mantenimiento 4.3 Evaluación Ex - post Post inversión La municipalidad transfiere los proyectos a la entidad o área responsable de la operación de los proyectos. Esta entidad o área realiza permanentemente el control de cumplimiento de metas de producción de bienes o prestación de servicios. La municipalidad además, tiene un procedimiento para verificar la satisfacción de los beneficiarios sobre el proyecto. La municipalidad cuenta con un área responsable de realizar las acciones de mantenimiento de los proyectos. Dicha área realiza un plan y solicita oportunamente los recursos para el mantenimiento de los proyectos, de acuerdo al presupuesto asignado en el expediente técnico. En el caso de proyectos transferidos a otras entidades, la municipalidad supervisa que se lleven a cabo las acciones de mantenimiento, de acuerdo al compromiso de los beneficiarios. La municipalidad ha realizado (o está en proceso de) al menos la evaluación ex post de un proyecto. La municipalidad ha identificado un área responsable de esta labor y se han desarrollado procedimientos para la evaluación ex-post de los proyectos. 8

9 Detalle de los Aspectos relacionados a las Buenas Prácticas de la Gestión Integral de Inversiones Municipales 1 Gestión Institucional y Administrativa 1.1 Organización y recursos para la gestión de inversiones Diseño estructural y asignación de funciones Procesos y procedimientos Recursos humanos Ambientes de trabajo, equipamiento y TIC La municipalidad cuenta con una organización y procesos de gestión adecuados y formalizados y con personal competente para la gestión de inversiones. Los ambientes de trabajo, mobiliario, equipamiento y tecnología son los necesarios y facilitan la gestión de las inversiones de manera más eficiente. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con una organización acorde con el tamaño del programa de inversión, formalizada y equipada (cuenta al menos con un ROF y MOF en funcionamiento). Competencias: No se observan conflictos de competencia entre áreas. Las funciones asignadas están de acuerdo con las competencias que regulan los sistemas administrativos del Estado. Delegación: Se ha delegado a funcionarios de segundo o tercer nivel jerárquico la toma de decisiones en aspectos de gestión técnica y administrativa de inversiones. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con procesos y procedimientos para la gestión de inversiones claramente definidos e implementados (i.e. se cuenta con manuales de procedimientos o Directivas internas). Simplificación: En general, no se observan cuellos de botella o demoras significativas en algún área relacionada a la gestión de inversiones. Tampoco se observan procedimientos innecesarios en la gestión de los proyectos. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con un área responsable de la gestión y administración del personal, que está al tanto de las normas que regulan la administración de trabajadores. Cantidad y calidad: La municipalidad cuenta con una apropiada asignación de personal en razón al volumen del trabajo que desarrollan para la gestión de inversiones. El personal es el requerido (experiencia y formación) para cumplir sus funciones. Contratación: El personal es contratado a través de procedimientos formales y transparentes, en función al mérito, competencias y experiencia. Rotación: La rotación de funcionarios (gerentes y subgerentes) y profesionales especialistas es baja. Infraestructura: Todas las áreas vinculadas a la gestión de inversiones desempeñan su trabajo en condiciones ambientales apropiadas que favorecen la coordinación y el trabajo en equipo. Equipamiento: El personal cuenta con el mobiliario y equipamiento necesarios y adecuados para la realización de sus actividades (ej. escritorios, computadoras, acceso a información). 9

10 1 Gestión Institucional y Administrativa 1.2 Gestión Presupuestaria de Inversiones Programación operativa de inversiones y aprobación del presupuesto Ejecución y control del presupuesto Actualización y evaluación del presupuesto Uso de TICs: Se han puesto en marcha y se usan sistemas informáticos y tecnologías de telecomunicaciones apropiadas para mejorar la gestión de las inversiones (ej. UF cuenta con software especializado para formulación de proyectos como AUTOCAD, GIS, u otro) La municipalidad cuenta con una organización y procesos de gestión adecuados y formalizados y con personal competente para la gestión de inversiones. Los ambientes de trabajo, mobiliario, equipamiento y tecnología son los necesarios y facilitan la gestión de las inversiones de manera más eficiente. Articulación de la Programación Operativa: La municipalidad cuenta con una Programación Operativa de Inversiones Públicas (POIP) que se basa en la Programación Estratégica y Presupuestaria Multianual de Inversiones (PEPMIP). La POIP es usada como insumo para la elaboración del Presupuesto Institucional (PIA). Compromisos: La ejecución del presupuesto cuenta con una adecuada Programación de Compromisos Anual (PCA), previamente coordinada entre las áreas técnicas y administrativas de la municipalidad. El gasto se ejecuta y evalúa conforme a las normas de gestión presupuestal realizando los registros oportunos en el SIAF. Aspectos formales: El gasto se debe realizar de acuerdo a la disponibilidad de la asignación presupuestaria, previamente autorizado por el titular del pliego (en el PIA o PIM). La ejecución del gasto debe contar con la documentación de sustento correspondiente a cada etapa. Verificar Disponibilidad Presupuestaria: el área usuaria tiene acceso al SIAF para verificar la disponibilidad presupuestaria antes de solicitar los requerimientos de gasto. En su defecto existe el procedimiento de obtención del Certificado de Disponibilidad Presupuestaria antes de formular el requerimiento de gasto. Generación del Compromiso: El área de logística registra en el SIAF las partidas específicas del compromiso de gasto, una vez que el proveedor del bien o servicio ha sido contratado. Devengado: el área usuaria genera los informes de conformidad luego de verificar si el proveedor ha cumplido con las normas señaladas en el contrato y en los TdR. Esta conformidad es enviada a Logística para su registro en SIAF. Pago: El área de finanzas realiza el control previo de los documentos que sustentan los compromisos de gasto devengados. La municipalidad cuenta con criterios definidos para el orden de pagos. Aspectos formales: El área de presupuesto genera informes de evaluación presupuestaria (semestral y anual), os cuales son compartidos con las demás áreas vinculadas a la gestión de inversiones. Los Informes son presentados por el Titular (Alcalde) al MEF oportunamente. 10

11 1 Gestión Institucional y Administrativa 1.3 Gestión de Contrataciones de Inversiones Formulación, aprobación y actualización del PAC Expediente del proceso de selección de proveedores Modificaciones al Presupuesto: las razones que generan la necesidad de realizar modificaciones presupuestarias son: Operativas: mensualmente el área de presupuesto, en coordinación con las áreas de gestión de inversiones (UF, UE, etc.), realiza modificaciones de asignación de recursos que permiten adecuar la programación de gastos en función al cumplimiento de metas de la ejecución de proyectos. Estratégicas: Esto implica la adecuación del presupuesto por transferencia o disponibilidad de recursos adicionales (créditos suplementarios, saldo de balance, transferencias de canon, convenios de gestión, etc.), lo que permitirá incorporar nuevos proyectos previamente priorizados (PEPMIP, POIP, etc.). Trimestralmente el área de presupuesto realiza una revisión integral de fuentes de financiamiento y avance de metas, a efectos de actualizar la programación de inversiones para el ejercicio fiscal en curso. Logística es el área responsable de elaborar y actualizar el Plan Anual de Contrataciones (PAC) en función a la Programación Operativa, de manera coordinada con las áreas técnicas y administrativas de la municipalidad. Logística inicia los procesos de selección con los requerimientos realizados por las áreas técnicas (usuarias), previa verificación de las condiciones del mercado local. El Comité Permanente y Comités Especiales son designados oportunamente para llevar a cabo los procesos de selección de manera eficiente, registrando la información completa en el Aspectos Formales: La aprobación y modificación del PAC ha sido delegada al funcionario de administración o logística y el PAC es registrado en el oportunamente. Cuadro de Necesidades: las áreas usuarias (UF, UE, etc.) toman en cuenta la Programación Operativa para preparar el Cuadro de Necesidades para el ejercicio fiscal (de los requerimientos de todo el año). El cuadro de necesidades es enviado a Logística entre diciembre y la primera semana de enero. Formulación del PAC: Logística formula el PAC en coordinación con las áreas técnicas y administrativas, para organizar y/o agrupar los requerimientos de gasto para reducir los procesos de selección. Actualización del PAC: Logística en coordinación con las áreas usuarias, realiza una actualización trimestral del PAC generada por modificaciones estratégicas al Presupuesto. Aspectos formales: El área de administración aprueba el expediente de contratación, designa a los miembros del Comité Permanente y los Comités Especiales, y aprueba las Bases de los procesos de selección. Logística registra oportunamente en todos los actos de proceso de selección. 11

12 1 Gestión Institucional y Administrativa Desarrollo del proceso de selección de proveedores 1.4 Seguimiento a la Gestión de Inversiones Monitoreo de las inversiones Formulación de Requerimiento: Las áreas usuarias (UF, UE, etc.) realizan los requerimientos de contrataciones (inicio del Expediente de Contrataciones), en función a la programación operativa y presupuestal. Verificación de Especificaciones Técnicas o TdR: el área de logística coordina con el área usuaria las mejoras o modificaciones de las especificaciones técnicas o TdR, a fin de verificar si son compatibles con las condiciones del mercado local. El área de Logística realiza una evaluación de mercado para establecer el precio referencial de los bienes y servicios a contratar. Formulación de Bases de Procesos de Selección: La municipalidad cuenta con bases estandarizadas por tipo de procesos y de bienes y servicios y obras a contratar. Las Bases cuentan con criterios de evaluación o calificación de proveedores verificables. Aspectos Formales: El Comité Permanente o Especial comunica a los postores las acciones del proceso de selección (convocatoria, cambio de plazos, respuestas a consultas u observaciones, Buena Pro, etc.) y las registra oportunamente en El área de administración tiene delegada la facultad para la firma de contratos. Convocatoria: El área de logística verifica que las convocatorias se realicen de acuerdo a los plazos establecidos en la Programación Operativa o de acuerdo a las prioridades establecidas por el Titular (Alcalde) o la instancia de Coordinación Interna. Consultas y observaciones al proceso: El Comité Permanente o Especial atiende las consultas y observaciones oportunamente, es decir, sin modificar el cronograma del proceso de selección y modificar sustancialmente las Bases. Evaluación de propuestas: El Comité Permanente o Especial realiza la evaluación de propuestas oportunamente, sobre la base de criterios de evaluación o calificación de proveedores. Seguimiento a contratos: Las áreas usuarias coordinan con Logística sobre el cumplimiento de los términos del contrato: plazo, productos, pagos, penalidades, etc. La municipalidad cuenta con un área responsable para realizar las actividades de monitoreo de la gestión de inversiones. Adicionalmente cuenta con una instancia interna de coordinación permanente, mediante la cual se monitorean los proyectos más importantes de la municipalidad, y se adoptan decisiones y medidas correctivas sobre la gestión de inversiones. La municipalidad cumple con las disposiciones legales de transparencia y rendición de cuentas. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con un área responsable de realizar el monitoreo de las inversiones (de preferencia OPI). Eficiencia: Como parte del monitoreo, se genera información (de 12

13 1 Gestión Institucional y Administrativa Coordinación interna Transparencia y rendición de cuentas preferencia a través de reportes periódicos), la cual es entregada a la instancia de coordinación. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con una instancia formal de coordinación (conformada mediante decreto o incluso en el ROF) para la gestión de inversiones. Funcionamiento: Esta instancia, liderada por el Alcalde o Gerente Municipal, se reúne periódicamente y hace seguimiento al programa de inversiones, identifica problemas y verifica el cumplimiento de los acuerdos tomados. Efectividad: Las decisiones de gestión y medidas correctivas se toman sobre la base de información actualizada. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con un procedimiento que permite a los ciudadanos el acceso a información pública de la institución. Publicación de información: la municipalidad cuenta con un portal de transparencia, el cual tiene información actualizada y relevante. En su defecto, existe una vitrina o periódico mural con el mismo propósito. Rendición de cuentas: La municipalidad cumple con el proceso para la rendición de cuentas a los órganos de control institucional y a los ciudadanos. 2 Preinversión y programación de la inversión 2.1 Identificación y organización de las demandas y definición de ideas de proyectos Identificación de demandas La municipalidad cuenta con un procedimiento formal para la identificación y verificación de la importancia de demandas de la población. Las demandas de inversiones son priorizadas tomando en cuenta los objetivos del desarrollo y del gobierno local. La municipalidad verifica en el campo y con los involucrados la naturaleza y características del problema a resolver, a fin de formular una Ficha de la Idea de Proyecto. Las fichas o solicitudes de inversión validadas se registran y actualizan permanentemente hasta su incorporación en la Programación Estratégica y Presupuestaria Multianual (PEPMIP) Aspectos formales: La municipalidad cuenta con procedimientos para determinar cuáles son los problemas o potencialidades que deben ser atendidas con inversión pública en función a las prioridades del desarrollo territorial y las demandas de la población. Se cuenta con un diagnóstico territorial para identificar las oportunidades de inversión pública. La municipalidad cuenta con distintas formas para la recopilación de las demandas de inversión (talleres, visitas, reuniones con líderes). Solicitudes: Existe un formato de solicitud de inversión al cual los ciudadanos pueden acceder y se cuenta con un área responsable de la 13

14 2 Preinversión y programación de la inversión Selección y organización de las demandas Verificación y descripción de la idea de proyecto Organización y mantenimiento del Banco de ideas de proyectos 2.2 Programación Multianual de Inversiones atención de las demandas. Los ciudadanos pueden hacer seguimiento al avance en la atención de sus requerimientos. Aspectos formales: Existen procedimientos y criterios definidos para verificar la importancia de las demandas de la población; y se realiza una priorización de las mismas en concordancia con los objetivos de gobierno y de desarrollo local. Organización de demandas: Hay un procedimiento y criterios para que la municipalidad clasifique las demandas por ámbito funcional y por su naturaleza, tipo de necesidad, problema o potencialidad que debe atenderse. Se generan ideas de proyectos con enfoque territorial, integrales y focalizados, es decir, con mayor impacto. Aspectos formales: El área de planificación cuenta con protocolos y modelos de informes de visitas de campo y trabajos de gabinete de los equipos técnicos. Se formulan Fichas Técnicas de Ideas de Proyecto. Trabajo de campo: el equipo técnico de la OPP verifica directamente con los involucrados la naturaleza y características del problema que se espera atender, así como las potenciales alternativas de intervención que se deben considerar en la idea de proyecto. Trabajo en Gabinete: El equipo técnico de la OPP describe las características del área de intervención y los aspectos relevantes sobre la población, los factores económicos, sociales y ambientales, así como las amenazas, vulnerabilidades y riesgos, como insumos para el desarrollo del proyecto (especialmente para la elaboración del estudio de preinversión). Aspectos formales: La OPP mantiene el registro y almacenamiento de las fichas técnicas de ideas de proyecto (Banco de ideas de proyectos). Actualización: Se supervisa el estado de desarrollo de las ideas de proyecto y su incorporación a las herramientas de planificación y programación de proyectos de la institución. La OPI y OPP preparan la Programación Estratégica y Presupuestaria Multianual de Inversiones Públicas (PEPMIP) en coordinación con todas las áreas involucradas en la gestión de inversiones. La PEPMIP es validada por los funcionarios y el Alcalde antes de ser registrado en el aplicativo del MEF Los proyectos de la PEPMIP incluyen proyectos priorizados en función a objetivos de desarrollo, alineados a las funciones básicas y complementarias del estado y es usada como insumo para el Presupuesto Participativo, a fin de consensuar proyectos con la población. Preparación de la PEPMIP Aspectos formales: OPI y OPP lideran el proceso de priorización de objetivos del desarrollo local y proyectos para reducir brechas de servicios básicos. Son responsables de consolidar el Banco de Proyectos Institucional y de 14

15 2 Preinversión y programación de la inversión Formulación, aprobación y actualización del PEPMIP 2.3 Formulación y supervisión de estudios de preinversión definir criterios para priorizar los proyectos alineados con las funciones básicas y complementarias del Estado. Calidad de la PEPMIP: La OPI en coordinación con OPP, realizan un análisis económico y financiero de los recursos de inversión a mediano plazo, asignando los recursos disponibles para cada etapa del ciclo de la gestión de inversiones. Aspectos formales: La OPP, en coordinación con la OPI, son responsables de la formulación de la PEPMIP. Este proceso se realiza en coordinación con las unidades formuladoras y ejecutoras de la municipalidad. Calidad de la PEPMIP: La PEPMIP atiende aspectos estratégicos del desarrollo local, y asigna recursos para llevar a cabo todas las fases del ciclo de la gestión de inversiones. Los proyectos incorporados en la PEPMIP presentan la solución integral a los problemas y están diseñados con un enfoque territorial, que contribuirán significativamente a la reducción de brechas del desarrollo local y a la mejora de la calidad de vida de su población. Aprobación de la PEPMIP: El Alcalde valida la PEPMIP y luego la somete a aprobación por parte del Concejo Municipal. La PEPMIP es también discutida y validada por la población durante las sesiones de PP. La UF cuenta con requerimientos técnicos, legales y administrativos para la formulación de los estudios de preinversión, según cada tipo de proyecto. La UF designa a un responsable de supervisar los estudios, quien verifica la calidad de en puntos críticos de la formulación (definición del problema y de las alternativas, presupuesto, evaluación económica y social, marco lógico). Los estudios de preinversión establecen la modalidad de ejecución, dando preferencia a la contratación como la mejor alternativa. Preparación para la formulación y supervisión de estudios de preinversión Formulación del estudio de preinversión Aspectos formales: La municipalidad cuenta con TdR estandarizados y éstos cuentan con criterios técnicos, contractuales y el perfil de los consultores requerido. La UF entrega al formulador antecedentes e información actualizada de la idea de proyecto, información secundaria y precios de referencia local de insumos y mano de obra para elaborar el presupuesto del proyecto. Coordinación: La UF coordina con el área de presupuesto y las áreas administrativas la atención de los requerimientos de contratación de especialistas para la formulación de estudios, en caso sea necesario. Aspectos formales: La UF cuenta con contenidos mínimos de los estudios de preinversión, para cada tipo de proyecto. Como parte del protocolo de formulación de estudios, se entregan los antecedentes del PIP, explicando los objetivos y estándares de calidad. Acciones previas: El formulador realiza trabajo de campo, a fin de completar 15

16 2 Preinversión y programación de la inversión Supervisión del Estudio de Preinversión 2.4 Evaluación de estudios de preinversión Inicio de la evaluación Evaluación de los estudios de preinversión el diagnóstico y validar las propuestas de alternativas con la población beneficiaria. Aspectos formales: La municipalidad designa a una persona responsable de supervisar la elaboración del estudio de preinversión y de ser necesario se contratan especialistas, contando para ello con TdR estandarizados por especialidad. La municipalidad cuenta con procedimientos para validar la formulación del estudio (diagnóstico, alternativas de solución, evaluación económica y marco lógico del estudio de preinversión), en concordancia con los criterios técnicos y estándares de calidad establecidos en los TdR, sectoriales y del SNIP. Calidad del Estudio: La UF verifica que el estudio de preinversión elaborado cumpla los requisitos y normas establecidas en el SNIP; y lo dispuesto en los TdR y se emitan informes de conformidad antes del envío del estudio a OPI para su evaluación. La UF verifica que el estudio haya definido y justificado la modalidad de ejecución del PIP por contrata. La OPI cuenta con estándares de calidad y protocolos de evaluación para cada tipo de proyecto, los cuales son empleados para la evaluación de los estudios de preinversión. La OPI suscribe la declaratoria de viabilidad de los proyectos cumpliendo con las normas y registros del SNIP. La OPI cuenta con personal profesional competente para la evaluación de los proyectos. Caso contrario, cuenta con TdR y perfiles de consultores evaluadores de proyectos. Aspectos formales: La OPI ha definido estándares de calidad para tipo de proyecto que deben ser exigidos para la evaluación de los estudios de preinversión. Personal calificado: La OPI cuenta con el personal profesional suficiente y competente para la evaluación de los proyectos. En caso no cuente con personal, cuenta con TdR estandarizados para contratar profesionales especializados. Aspectos formales: La OPI cuenta con protocolo de evaluación, para cada tipo de proyecto y es utilizado por los profesionales para evaluar y formular observaciones a los estudios. Las observaciones en su mayoría corresponden a aspectos de fondo. Calidad de evaluación: Durante la evaluación se presta especial atención a los siguientes aspectos (además de los contenidos mínimos): - Se ha definido la modalidad de ejecución del PIP (contrata o administración directa). - Se ha verificado la disponibilidad de recursos para el financiamiento de la operación y mantenimiento. - Se cuenta con evidencia sobre el saneamiento físico legal del terreno. En caso se encuentren observaciones al estudio, la OPI realiza reuniones de 16

17 2 Preinversión y programación de la inversión Viabilidad de los estudios de preinversión trabajo con el formulador y la UF para explicar sus observaciones y brinda asistencia técnica para la mejora del estudio. Aspectos formales: La OPI suscribe la declaratoria de viabilidad de los proyectos cumpliendo con las normas del SNIP y los resultados se registran oportunamente en el Banco de Proyectos en el SNIPNET. 3 Ejecución de proyectos 3.1 Formulación, supervisión y aprobación de estudios de inversión Preparación de la formulación de expedientes técnicos Formulación de los expedientes técnicos y estudios definitivos La Unidad de Estudios es responsable de la formulación, supervisión, evaluación y aprobación de los expedientes técnicos o estudios definitivos. Estos procesos se realizan sobre la base de criterios técnicos, administrativos y con estándares de calidad definidos. Dentro de la Unidad de Estudios, se nombra a un responsable de la supervisión y evaluación del estudio, quien verifica la concordancia de los expedientes técnicos con la declaratoria de viabilidad, que los estudios cuenten con la programación presupuestaria correspondiente a la modalidad de ejecución seleccionada y que se incluya un plan y presupuesto de mantenimiento del proyecto. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con estándares por tipo de proyecto para la formulación del expediente técnico y de los estudios complementarios. La municipalidad cuenta con procedimientos para la actualización de los estudios de preinversión, en caso sea necesario. Coordinación: La UE coordina con el área de presupuesto y Logística para la atención de los requerimientos de contratación de especialistas para la formulación de expedientes. Aspectos formales: La unidad de estudios cuenta con contenidos mínimos de los expedientes técnicos, para cada tipo de proyecto. Como parte del protocolo de formulación de expedientes, se entregan los antecedentes del proyecto, explicando los objetivos y estándares de calidad esperados. Acciones previas: El responsable de formular el expediente realiza las siguientes acciones: - trabajo de campo a fin de verificar las condiciones del lugar y conocer la expectativa de los beneficiarios; - verificar las condiciones de viabilidad del estudio de preinversión. Si se identifican discrepancias, se debe informar a la UF y OPI. Calidad de Expedientes: La unidad de estudios debe verificar que el expediente contenga los siguientes aspectos (adicionales a los aspectos técnicos): - plan y presupuesto de ejecución del proyecto, en función a la modalidad 17

18 Supervisión de los expedientes técnicos y estudios definitivos Aprobación de los expedientes técnicos o estudios definitivos 3.2 Ejecución de proyectos Preparación para la ejecución del proyecto de ejecución definida en el estudio de preinversión; y plan y presupuesto de mantenimiento del proyecto. Aspectos formales: La municipalidad tiene procedimientos definidos para la supervisión de los expedientes técnicos, los cuales son incorporados en los TdR de los consultores. Calidad de Expedientes: La unidad de estudios verifica el cumplimiento de los TdR y emplea criterios para la supervisión técnica del diseño del expediente: - Verifican la concordancia de los expedientes técnicos o estudios definitivos con la declaratoria de viabilidad. - Verifica que los estudios cuenten con la programación y presupuesto necesario para la modalidad de ejecución por contrata. Se comprueba que el estudio cuente con un plan y presupuesto de mantenimiento del proyecto. Aspectos formales: En la municipalidad se delega al jefe de la UE la aprobación de los estudios de inversión. La municipalidad cuenta con un procedimiento institucionalizado para la evaluación y aprobación del expediente técnico o estudio definitivo. La Unidad de estudios elabora el informe de consistencia de acuerdo con el formato SNIP 15. La UE designa oportunamente al Residente y Supervisor del proyecto y realiza la verificación del expediente técnico y la entrega del terreno al residente o contratista. La UE es responsable de supervisar la calidad técnica en la ejecución de los proyectos e informa sobre los avances, dando la conformidad oportunamente a las valorizaciones de obra. En caso sea necesario, las modificaciones del expediente se realizan cumpliendo las normas del SNIP y del sistema de control. Aspectos Formales: La UE debe designar a la persona responsable de supervisar las obras. En caso de ejecutar el proyecto por Administración Directa, adicionalmente, se debe designar a un residente de obra. La UE debe autorizar el Cuaderno de Obra y realizar la entrega del Terreno (constancia mediante en Acta). Responsable de la ejecución del proyecto: En el caso de Administración Directa, la UE tiene definido los TdR para la contratación del Residente de Obra para cada tipo de proyectos. En el caso de Administración Indirecta (contrata), la UE debe verificar si el residente propuesto por la empresa contratista cumple los requisitos exigidos en el Contrato (Bases, TdR, u otro). Responsable de la Supervisión del proyecto: la UE cuenta con profesionales competentes para realizar la labor de Inspección de proyecto. Caso contrario, la UE cuenta con TdR para la contratación oportuna del Supervisor de Obra. Verificación de Expediente Técnico: la UE, previo a la entrega del terreno, se asegura de haber recibido la certificación de conformidad del Expediente 18

19 Ejecución y supervisión del proyecto 3.3 Cierre de proyectos Término del proyecto Puesta en marcha del proyecto Técnico por parte del Residente de Obra. Requerimientos de gasto o adelantos: en el caso de Administración Directa, el Residente formula oportunamente el requerimiento de materiales y mano de obra, previa al inicio físico del proyecto. En el caso de Administración Indirecta (contrata) se coordina con el contratista y el área administrativa la necesidad de adelantos, con la correspondiente carta fianza. Aspectos Formales: La UE tiene la autoridad y realiza evaluaciones previas a la aprobación de modificaciones de expedientes técnicos, valorizaciones de obra y solicita modificaciones presupuestarias del proyecto. La UE informa a la OPI las modificaciones técnicas y presupuestarias del proyecto, y solicita la verificación de viabilidad en caso corresponda. Las modificaciones presupuestarias de los proyectos (adicionales o deductivos) se realizan por el Titular del pliego (Alcalde) o Concejo municipal, según corresponda a las normas de control. Seguimiento de cumplimiento de metas: Sobre la base de la información provista por el Inspector o Supervisor de Obra, la UE realiza el seguimiento y verificación de avance de metas físicas y presupuestarias programadas y lo sustenta en informes mensuales. Valorización de avance de Obra: Para proyectos que se ejecutan por Administración Indirecta, el Inspector o Supervisor revisar la valorización oportunamente (validar u observar la valorización). Control de Calidad: el Inspector o Supervisor de obra realiza el control y verificación de cumplimiento de criterios y estándares de calidad en el proceso constructivo del proyecto de acuerdo a los términos establecidos en el Expediente Técnico. Modificaciones al Proyecto: Las modificaciones que solicita el Residente de Obra son validadas por el Inspector o Supervisor de obra. El área de Administración designa la Comisión de Recepción y Liquidación de Obra oportunamente y la municipalidad cuenta con procedimientos de recepción y liquidación de proyectos definidos (Directiva). El supervisor, inspector o responsable de la UE formula el informe de cierre de proyecto, de acuerdo con el Formato SNIP 14. En los casos que corresponde se realiza la transferencia de los bienes generados por el proyecto a la entidad o área responsable de la operación del mismo. Aspectos formales: En proyectos de infraestructura se designa la Comisión de Recepción de Obra (en un plazo no mayor a 30 días). Esta Comisión verifica en campo la culminación y funcionamiento del proyecto. Luego, se suscribe el acta de recepción de obra. El supervisor, inspector o responsable de la UE formula el informe de cierre de proyecto, de acuerdo con el Formato SNIP 14. Calidad de los proyectos: La UE coordina con el área o entidad responsable de la operación del proyecto la puesta en marcha. Se realizan controles de funcionalidad y calidad de los productos o servicios generados por el 19

20 Liquidación del proyecto proyecto por parte de los responsables de su operación. Se formalizan las observaciones y se adoptan medidas correctivas para el proyecto. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con procedimientos para realizar la liquidación del proyecto (directiva interna). El comité de liquidación se constituye y emite sus informes oportunamente. Delegación: La aprobación del informe de liquidación es delegada a instancias de menor jerarquía (Gerente de Infraestructura, Obras u otro). Transferencia: La municipalidad cuenta con procedimientos establecidos para garantizar el registro y formalizar la trasferencia del activo generado por el proyecto. 4 Post inversión 4.1 Operación de las Inversiones Institucionalidad para la operación de las inversiones Verificación de resultados cuantitativos previstos por el proyecto Verificación de resultados previstos por el proyecto La municipalidad transfiere los proyectos a la entidad o área responsable de la operación de los proyectos. Esta entidad o área realiza permanentemente el control de cumplimiento de metas de producción de bienes o prestación de servicios. La municipalidad además, tiene un procedimiento para verificar la satisfacción de los beneficiarios sobre el proyecto. La municipalidad cuenta con un área responsable de realizar las acciones de mantenimiento de los proyectos. Dicha área realiza un plan y solicita oportunamente los recursos para el mantenimiento de los proyectos, de acuerdo al presupuesto asignado en el expediente técnico. En el caso de proyectos transferidos a otras entidades, la municipalidad supervisa que se lleven a cabo las acciones de mantenimiento, de acuerdo al compromiso de los beneficiarios. Aspectos formales: La municipalidad tiene identificada el área o entidad responsable de la operación de los bienes o servicios generados por los proyectos. Asignación de presupuesto: Están asegurados los recursos para financiar el presupuesto de la operación de los proyectos (información de SIAF). Calidad de servicios: La municipalidad realiza un control del cumplimiento de las metas de tiempo, costo y calidad de los bienes o servicios generados por el proyecto. Satisfacción de beneficiarios: La municipalidad cuenta con procedimientos para verificar la satisfacción de los beneficiarios del proyecto, con respecto a los bienes o servicios provistos a partir de la inversión pública (encuestas, entrevistas a líderes, etc.). 20

21 4 Post inversión 4.2 Mantenimiento de Proyectos La municipalidad ha realizado (o está en proceso de) al menos la evaluación ex post de un proyecto. La municipalidad ha identificado un área responsable de esta labor y se han desarrollado procedimientos para la evaluación ex-post de los proyectos. Institucionalidad para el mantenimiento Asignación de recursos para mantenimiento y reposición Programación del mantenimiento 4.3 Evaluación Ex Post Preparación de la evaluación expost Ejecución de la evaluación expost Evaluación de impacto Aspectos formales: La municipalidad tiene identificada el área o entidad responsable de la operación de los bienes o servicios generados por los proyectos. Equipamiento: De ser necesario, la municipalidad cuenta con la infraestructura y equipamiento requerido para realizar las acciones de mantenimiento preventivo y correctivo de los proyectos Asignación de presupuesto: Están asegurados los recursos para financiar el presupuesto del mantenimiento de infraestructura y reposición de equipamiento generada por los proyectos (información de SIAF). Programación de actividades: La municipalidad cuenta con un plan de mantenimiento de los proyectos ejecutados. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con procedimientos para realizar la evaluación ex post de sus inversiones más importantes. Aspectos formales: Se cumplen las normas del SNIP para la evaluación expost de los proyectos de inversión. Los informes de evaluación ex-post de los proyectos proponen medidas correctivas para la gestión de inversiones a las que se hace seguimiento. Aspectos formales: La municipalidad cuenta con procedimientos para realizar evaluaciones de impacto de los proyectos de inversión más importantes. Experiencia: La municipalidad ha realizado la evaluación ex-post de sus proyectos más importantes (al menos uno). 21

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