REGISTRO DE LA ACTIVIDAD MÉDICA

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1 REGISTRO DE LA ACTIVIDAD MÉDICA

2 Este manual tiene el objetivo de dar a conocer al médico los elementos y los circuitos necesarios para facturar la actividad médica que realiza con cargo a Assistència Sanitària LOCALIZACIÓN DE CONTENIDOS 1. Tarjeta identificativa del profesional PÁG. 3 Área de profesionales de la web PÁG Registro de actos PÁG Actividad en consultorio PÁG Actividad en hospitalización PÁG Hospital de Barcelona PÁG Otros centros hospitalarios PÁG Actividad a domicilio PÁG Tarjeta identificativa de la persona asegurada PÁG Documento de registro extraordinario de honorarios PÁG Hoja de petición de servicios (FPS) PÁG Hoja de autorización de servicios especiales PÁG Convenios específicos PÁG Entrega a Assistència Sanitària de los comprobantes de la actividad mensual PÁG. 13 2

3 1. TARJETA IDENTIFICATIVA DEL PROFESIONAL Le haremos llegar esta tarjeta por correo postal y la necesitará para: Darse de alta en el terminal del consultorio. Darse de alta en el PC hospitals. Registrarse en el área de profesionales de la web. Área de profesionales de la web En este espacio, el médico registrado puede solicitar la modificación de sus datos bancarios, de los datos de contacto y de los de consultorio, puede solicitar Hojas de Petición de Servicios y, próximamente, dispondrá de información sobre el cobro de la actividad. También encontrará el Nomenclátor y Baremo y los Indicadores de Actividad. Sólo podrá acceder a esta área restringida cuando se haya dado de alta. Los datos que necesitará para darse de alta en el área de profesionales de la web son: NIF. Número de la tarjeta de profesional de Assistència Sanitària. Los pasos que debe seguir son: 1. Página de inicio 2. Pulsar en profesionales. 3. Pulsar en si accede por primera vez regístrese. 4. Perfil profesional: Médicos y profesionales del cuadro de AS y continuar. 5. Número de profesional de Assistència Sanitària: 0xxxx. 6. Introducir una contraseña, que debe ser personal e intransferible. 7. Rellenar el resto de datos solicitados y continuar. 2. REGISTRO DE ACTOS Después de realizar la visita o el procedimiento, se registrarán los actos practicados al paciente mediante uno de los sistemas de registro detallados a continuación ACTIVIDAD EN CONSULTORIO El sistema que se usará es el terminal del consultorio, ya sea web-top o TPV. 3

4 Para consultas relacionadas con el uso de los terminales, puede ponerse en contacto con nuestro Departamento de Control de Gestión, mediante el teléfono El paciente entregará la tarjeta (ver página 6) que lo identifica como persona asegurada en nuestra Entidad. La tarjeta dispone de un chip con información de sus datos de identificación personal y del tipo de cobertura que tiene contratada, también sobre el número de talones disponibles. Los talones son el sistema con el que los asegurados participan en el coste del servicio en la mayoría de los productos del seguro. Para el registro de la actividad realizada debe introducirse la tarjeta del asegurado en el lector de chip. Todos los actos realizados deben registrarse dentro de la misma transacción de registro. Hay actos, como las exploraciones, en los que debe teclearse el número de la Hoja de Petición de Servicios (página 10) y otros que requieren teclear el número de la Hoja de Autorización de Servicios (página 11). Hay un control en línea de los datos registrados que puede ocasionar el rechazo de una transacción. El mismo terminal informa del motivo del rechazo, como los que detallamos a continuación: El acto médico necesita número de la Hoja de Petición de Servicios (error 200). El acto médico necesita número de Autorización de Servicios (error 215). Edad del beneficiario no coherente con el acto médico (error 150). Sexo del beneficiario no coherente con el acto médico (error 140). Tarjeta bloqueada. El asegurado debe contactar con la Entidad (error 410). Saldo de talones insuficiente (error 450). Permite llegar hasta -2. Acto médico no cubierto por el producto del beneficiario (error 120). Como criterio general, las exploraciones que se realicen de manera programada, y que hayan sido prescritas en una visita previa, no irán acompañadas de visita en consultorio el día de su realización. El terminal imprime dos copias del comprobante de los actos registrados. Una es para la persona asegurada y la otra debe quedársela el profesional para entregarla posteriormente a Assistència Sanitària (AS). La copia que se queda el médico debe ser firmada por la persona asegurada y AS verificará que la firma del comprobante concuerde con la que consta en su base de datos. Por ello es MUY IMPORTANTE que en el consultorio se compruebe la identidad del paciente ACTIVIDAD EN HOSPITALIZACIÓN Hospital de Barcelona La actividad realizada en el Hospital de Barcelona se registra mediante los terminales informáticos del centro, situados en los quirófanos y en las plantas de hospitalización. Cuando el médico escribe la nota de curso clínico, el sistema envía automáticamente una visita en clínica a AS. Para el registro de los actos quirúrgicos debe seleccionarse el acto realizado en la pantalla que aparece después de escribir la hoja operatoria. Esta pantalla contiene la lista de actos del nomenclátor propio del profesional. 4

5 Como paso previo, el especialista debe darse de alta en la base de datos de profesionales del centro. Este trámite se debe efectuar en la secretaría de Dirección Médica Otros centros hospitalarios A) Clínicas con sistema de registro conectado con Assistència Sanitària La mayoría de centros hospitalarios concertados disponen de un software, instalado por AS en sus terminales informáticos, que está conectado por Internet con el sistema de información de la Entidad. La información relacionada con estos centros se puede solicitar en el teléfono Para el registro de la actividad médica realizada en estos centros, la clínica debe haber abierto un expediente hospitalario de AS en el momento de la admisión. Ello permitirá que el médico pueda registrar los actos desde cualquiera de los terminales informáticos que el centro ponga a su disposición, sin pedir la tarjeta de asegurado al paciente. En estos casos tampoco será necesario que envíe ningún comprobante firmado. CIRCUITO ADMINISTRATIVO EN INGRESO AMBULATORIO (POR CIRUGÍA O EXPLORACIÓN) Proceso que efectúa el departamento de admisiones de la clínica o el hospital: ADMISIÓN ALTA Apertura del expediente por parte de los servicios administrativos. Documentos 1) tarjeta de la persona asegurada. necesarios 2) Hoja de AS de autorización del ingreso. Cierre del expediente por los servicios administrativos. No se precisa la tarjeta de la persona asegurada. Registro de los actos médicos por parte del médico: 1) Desde el momento de la apertura del expediente y hasta las 12 h de la noche, se pueden registrar los actos médicos realizados. 2) Desde dónde? Desde cualquiera de los terminales informáticos en que se han instalado los programas de registro. La mayoría están situados en la Recepción y en el Servicio de Admisiones, en los quirófanos y en las plantas de hospitalización. 3) Para el registro de la actividad de anatomía patológica debe entregarse al patólogo una hoja de petición del cirujano, o una fotocopia de la hoja de autorización del ingreso, junto con la pieza a estudiar. CIRCUITO ADMINISTRATIVO EN INGRESO DE HOSPITALIZACIÓN Proceso que efectúa el departamento de admisiones de la clínica o el hospital: ADMISIÓN Apertura del expediente por parte de los servicios administrativos. Documentos necesarios 1) Tarjeta de la persona asegurada. 2) Hoja de autorización del ingreso. En caso de un ingreso urgente, donde no hay hoja de autorización hasta al cabo de unas horas, se puede añadir su número al expediente ya abierto, tan pronto se haya tramitado. 5

6 ALTA Cierre del expediente por los servicios administrativos. No es necesaria la tarjeta de la persona asegurada. Registro de los actos médicos por parte del médico: 1) Los actos médicos deben ser registrados el día en el que se han realizado. 2) El día del alta se podrá registrar la actividad hasta las 12 horas de la noche. 3) Desde dónde? Desde cualquiera de los terminales informáticos en que se han instalado los programas de registro. La mayoría están situados en la Recepción y en el Servicio de Admisiones, en los quirófanos y en las plantas de hospitalización. 4) Para el registro de la actividad de anatomía patológica debe entregarse al patólogo una hoja de petición del cirujano o una fotocopia de la hoja de autorización del ingreso, junto con la pieza a estudiar. B) Clínicas sin sistema de registro conectado con Assistència Sanitària En estos centros la actividad realizada se registrará mediante los Documentos de Registro Extraordinario (ver página 9). Debe verificarse que el ingreso está autorizado por Assistència Sanitària como requisito imprescindible para el cobro de honorarios profesionales ACTIVIDAD A DOMICILIO Esta actividad se registrará mediante los documentos de Registro Extraordinario de Honorarios (ver página 9). No es posible registrar la actividad domiciliaria desde los terminales del consultorio. Es importante dar a la persona asegurada su copia del documento de registro extraordinario para que tenga presente que se le descontará el talón correspondiente en la próxima compra de talones que realice o se le cobrará la franquicia correspondiente. 3. TARJETA IDENTIFICATIVA DE LA PERSONA ASEGURADA El paciente se debe identificar como asegurado de Assistència Sanitària con su tarjeta personal. El profesional es responsable de verificar la identidad de la persona que atenderá; puede hacerlo con el DNI o con otro medio de identificación a su alcance. Esta tarjeta contiene los datos de identificación personal y del tipo de cobertura que tiene contratada, también sobre el número de talones disponibles con que, en la mayoría de casos, los asegurados participan en el coste del servicio en casi todos los productos de seguro. Las personas que disponen de una tarjeta de color azul están amparadas por seguros de servicios completos. 6

7 En el caso de los asegurados del colectivo del COMB, en la tarjeta consta la identificación de COMB. Este colectivo no tiene cobertura de honorarios médicos. Para los asegurados con cobertura de servicios únicamente extrahospitalarios la tarjeta es de color verde. Certificado temporal. Assistència Sanitària emite este documento como acreditación de la persona asegurada cuando no dispone aún de la tarjeta, también en caso de pérdida o cuando se ha estropeado. Este documento tiene un vigencia de 15 días y, por tanto, es importante verificar la fecha de inicio y la de caducidad del certificado. 7

8 4. DOCUMENTO DE REGISTRO EXTRAORDINARIO DE HONORARIOS El uso del documento de registro extraordinario está restringido a los siguientes supuestos: 1. Avería del terminal. Sólo durante el periodo en que persiste la avería, entre la fecha de comunicación de la avería al servicio técnico y la de su resolución. El teléfono del Servicio Técnico para comunicar las incidencias es el Si el servicio técnico no le soluciona la avería, hágalo saber en el Actividad realizada en el domicilio del paciente. 3. Actos practicados durante el ingreso de un paciente en un centro hospitalario que no dispone de sistema de registro conectado con Assistència Sanitària. 4. Si se visita a un asegurado portador de un certificado, documento que acredita la pertenencia a Assistència Sanitària. Debe comprobarse que la actividad médica se realiza en el periodo de vigencia del certificado, que es de 15 días. 5. Otros motivos: En cualquier otro caso deberá adjuntarse un informe al documento de registro extraordinario de honorarios, explicando el motivo de su uso. Si se trata del registro de actos médicos que no figuran en la lista de actos del nomenclátor de la especialidad correspondiente, se necesitará la autorización administrativa previa a su realización y adjuntar un informe médico. El documento de registro extraordinario de honorarios debe estar correctamente rellenado en todos sus apartados (hora y fecha, nombre del asegurado y número de póliza, motivo de facturación manual, actos realizados y dirección del consultorio donde se han efectuado). Debe ser firmado por el médico y por la persona asegurada. El circuito de registro y control de este documento es diferente y más complejo que el de la actividad registrada en línea, ya que implica, a parte del cobro posterior del talón al paciente, la grabación manual de los datos y, por tanto, se puede ver afectado por demoras administrativas. Recomendamos utilizar este documento únicamente en los supuestos autorizados. 8

9 5. HOJA DE PETICIÓN DE SERVICIOS (FPS) Éste es el documento que el médico de nuestra Entidad debe usar para prescribir exploraciones y tratamientos, incluso cuando los realiza él mismo. Estas hojas se editan personalizadas, identificando al médico responsable de la petición. Se pueden solicitar a través de la web ( o telefónicamente ( ) y los hacemos llegar por correo postal a la dirección de correspondencia. El número de la hoja, enmarcado en la parte superior, es el que se debe teclear cuando se registren los actos que aparecen marcados con FPS en el nomenclátor de su especialidad. También los ingresos en clínica deben ser solicitados mediante el FPS. La petición de ingreso en el hospital de Barcelona debe ser realizada con un documento específico del centro. Se pueden solicitar estos impresos en el mismo centro. Es muy importante rellenar adecuadamente todos los datos, incluida la orientación diagnóstica, ya que es necesaria para el médico que debe realizar la exploración o procedimiento. 6. HOJA DE AUTORIZACIÓN DE SERVICIOS ESPECIALES Algunos actos médicos necesitan una autorización previa de Assistència Sanitària (ver la lista del final de este documento). Esta autorización debe ser tramitada por la persona asegurada por correo electrónico, por fax, por correo postal o personalmente en nuestras oficinas. Para hacerlo se necesita la Hoja de Petición de Servicios del médico preceptor. No obstante, los facultativos pueden utilizar el sistema de autorización telefónica para aquellos actos que han de ser realizados el mismo día de la visita. 9

10 Servicio de autorizaciones telefónicas: Horario: Lunes a viernes, de 9 a 21 horas Durante el mes de agosto, de 8 a 15 horas Para registrar los actos que necesiten autorización por el terminal se debe teclear el número de autorización. 7. CONVENIOS ESPECÍFICOS Assistència Sanitària tiene convenios específicos con algunos colectivos. Las personas de estos colectivos deben ser atendidas por los médicos del cuadro facultativo en las mismas condiciones que los asegurados de AS. Acto seguido se muestran los documentos identificativos de los pacientes de estos colectivos. - Los portadores de estos talones son personas con residencia en poblaciones de la provincia de Girona, colindantes con Barcelona. Tienen servicios completos y pueden usar indistintamente nuestros servicios o los de ASISA-Girona. Para facturar la actividad efectuada a personas de este colectivo, llamado B-G, nos debe remitir 10

11 estos talones con el resto de comprobantes. Es muy importante que conste la fecha de realización de la actuación médica y cuál es el acto efectuado. - Asegurados de la Caixa Andorrana de Seguretat Social (CAS), que deben presentar este documento: También deberá remitirnos estos documentos junto con el resto de comprobantes de actividad mensual y es muy importante que anote la fecha de realización de la actividad. En el caso de los asegurados de la CAS, se autoriza el acto que se especifica en la hoja; no obstante, si debe realizar algún acto complementario, relacionado con el mismo proceso, puede describirlo en el apartado actos adicionales. 8. ENTREGA A ASSISTÈNCIA SANITÀRIA DE LOS COMPROBANTES DE LA ACTIVIDAD MENSUAL Deben hacernos llegar mensualmente los comprobantes de la actividad realizada, tanto los del terminal como los documentos de Registro Extraordinario de Honorarios, dentro de los primeros 8 días naturales del mes siguiente. 11

12 ANEXO 1 SISTEMAS DE REGISTRO DE LA ACTIVIDAD MÉDICA REALIZADA ACTIVIDAD REALIZADA SISTEMA DE REGISTRO TARJETA PACIENTE TENER EN CUENTA Consultorio Terminal web-top o TPV Imprescindible la tarjeta de la persona asegurada. (1) Saldrán 2 copias:: Una para entregar al asegurado y una que se queda el profesional para Centro hospitalario Hospital de Barcelona. Terminales informáticos ubicados en los quirófanos, sala de partos y plantas de hospitalización. (2) Otros centros hospitalarios. Desde los ordenadores que dispongan del software instalado por AS. (3) Otros centros hospitalarios sin software de AS. Centros de fuera de Barcelona con poca actividad. (3) Domicilio Documento de Registro Extraordinario de Honorarios. (4) La tarjeta de la persona asegurada sólo será necesaria en el momento del ingreso, para que el Servicio de Admisiones pueda abrir el expediente hospitalario. Necesita la tarjeta de la que debe extraer el número de asegurado que debe anotar en el documento. (1) Ver apartado de Tarjetas Identificativas (pág. 3). (2) Ver apartado registro actividad realizada en el hospital de Barcelona (pág. 4). (3) Ver apartado registro actividad realizada en otros centros hospitalarios (pág. 5). (4) Ver apartado Documento de Registro Extraordinario de Honorarios (pág. 9). (5) Ver apartado circuito de la documentación justificativa de la actividad realizada mensualmente (pág. 12). (6) Ver apartado incidencias detectadas en línea por el terminal (pág. 4). hacérnosla llegar mensualmente. (5) No es necesario remitir a AS ningún justificante de esta actividad. No es necesario remitir a AS ningún justificante de esta actividad. Debe presentar la actividad mediante el Documento de Registro Extraordinario de Honorarios. (4) El documento tiene 3 copias: el original para AS, una copia para la persona asegurada y la tercera para el profesional. (5) 12

13 ANEXO 2 RELACIÓN DE PRESTACIONES QUE NECESITAN AUTORIZACIÓN PREVIA DE AS ACTOS DIAGNÓSTICOS 1. Biología molecular 2. Determinaciones analíticas: CARIOTIPO CARIOTIPO EN LÍQUIDO AMNIÓTICO O VELLOSIDAD CORIAL CRIBADO BIOQUÍMICO MALFORMACIONES CONGÉNITAS ESPERMIOGRAMA PSA en pacientes menores de 50 años 3. Diagnóstico por la imagen: ANGIORADIOLOGÍA ARTROGRAFÍA ECOCARDIOGRAFÍA CON O SIN DOPPLER ECOGRAFÍA CON O SIN DOPPLER (excepto ecografía ginecológica y obstétrica) ECOGRAFÍA MORFOLÓGICA FETAL ESCÁNER HISTEROSALPINGOGRAFÍA MAMOGRAFÍA ORTOPANTOMOGRAFÍA RESONANCIA MAGNÉTICA 4. Endoscopia diagnóstica: ENDOSCOPIA DIGESTIVA ENDOSCOPIA ORL ENDOSCOPIA RESPIRATORIA ENDOSCOPIA UROLÓGICA HISTEROSCOPIA 5. Exploraciones digestivas especiales 6. Exploraciones oftálmicas 7. Exploraciones neurofisiológicas 8. Medicina Nuclear 9. Tests alérgicos: EPICUTÁNEOS DE PROVOCACIÓN 10. Técnicas invasivas de diagnóstico prenatal: AMNIOCENTESIS BIOPSIA CORIAL FUNICULOCENTESIS 11. Otros: HOLTER ERGOMETRÍA REGISTRO RESERVA RESPIRATORIA FETAL ESTUDIOS FUNCIONALES RESPIRATORIOS AUDIOMETRÍA INFANTIL TESTS PSIQUIÁTRICOS URODINAMIAS MANOMETRÍA y PH-METRÍA ACTOS TERAPÉUTICOS 1. ENDOSCOPIA TERAPÉUTICA 2. FLEBOTOMÍA 3. HEMODIÁLISIS 4. LÁSER OFTÁLMICO 5. LITOTRICIA 6. OXIGENOTERAPIA DOMICILIARIA 7. QUIMIOTERAPIA 8. RADIOTERAPIA

14 9. RECUPERACIÓN FUNCIONAL Y FISIOTERAPIA 10. TARTRECTOMÍA 11. TRATAMIENTO CON RADIOISÓTOPOS 12. CURSO DE EDUCACIÓN MATERNAL Y PREPARACIÓN AL PARTO 13. CURSO DE RECUPERACIÓN POSTPARTO DEL SUELO PÉLVICO 14. PSICOLOGÍA CLÍNICA INFANTIL Y DE LA ADOLESCENCIA OTROS Ingresos hospitalarios Cirugía ambulatoria Cualquier acto no incluido en el nomenclátor 14

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