MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS, TRANSPORTE Y DE VIVIENDA Y DESARROLLO URBANO SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR Y/O NOMBRAR PERSONAL

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1 MINISTERIO DE OBRAS PÚBLICAS, TRANSPORTE Y DE VIVIENDA Y DESARROLLO URBANO SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA CONTRATAR Y/O NOMBRAR PERSONAL 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 NOMBRE DE LA PERSONA: MIRNA GUADALUPE CASTANEDA. 1.2 NOMBRE DE LA UNIDAD: Dirección Administrativa. 1.3 OBJETIVO GENERAL: Coordinar y planificar la administración de los recursos institucionales, con la finalidad de que los bienes y servicios sean suministrados oportunamente a las Unidades del Ministerio, haciendo que las operaciones que se realizan en la Gerencia, cumplan con la normativa legal vigente. 1.4 TAREAS A REALIZAR: 1. Planificar Autorizar y dar seguimiento al Plan Anual Operativo y Estratégico de la Dirección, con la finalidad de evaluar avances y acciones. 2. Autorizar órdenes de suministros, con cargo a 43 contratos administrados por la Dirección: Servicios de Telefonía fija, Agua potable, Energía eléctrica, Telefonía Celular, Combustible, Llantas, Baterías, Tóner, Tintas, Reproducciones, Subestación, Planta Eléctrica, Radios, Aires acondicionados, Agua purificada, Café, Azúcar, Papelería, Jardinería, Materiales de Oficina, Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos, Insumos de limpieza, contratos provisionales de adquisición de mobiliario y equipo de oficina, Planta Telefónica, Seguros de personas, Seguros de Fidelidad y Fianza, Seguros contra robro de vehículos y otros activos, Seguros de maquinaria, Seguro de equipo electrónico, Suscripción de periódicos, Internet, etc. Con periodicidad mensual. 3. Autorizar presupuestos para reparación de bienes y muebles, con la finalidad de mantener en condiciones óptimas las instalaciones y el mobiliario y equipo de oficina. 1

2 4. Planificar y Autorizar el pago de servicios básicos y otros : ( agua, teléfono, electricidad)así como también de la jardinería, mantenimiento de vehículos livianos, mantenimiento de instalaciones, mantenimiento de aires acondicionados, seguros de vehículos, fianzas de fidelidad, papelería, útiles de oficina, combustible y productos informáticos, seguros de personas, seguros, café, azúcar, Insumos de limpieza,periódicos, combustible, baterías, llantas, tintas, tóner, reproducciones, papelería, planta telefónica, equipo de oficina, etc. Todos los descritos en numeral 2). 5. Dar seguimiento al pago de 416 contratistas aproximadamente de bienes y servicios, para contribuir al buen manejo y uso de recursos institucionales. 6. Revisar y dar seguimiento a la programación de ejecución presupuestaria por un monto aproximado de $ oo. destinados al funcionamiento del MOPTVDU 7. Coordinar y dar VoBo, a la elaboración de aproximadamente 460 Acuerdos y 280 Resoluciones anuales, los cuales tienen que estar sustentados en documentos de respaldo y datos veraces para obtener aprobación y autorización del Titular. 8. Supervisar el control de bienes de activos fijos, verificando que los documentos de adquisición, asignación, salida, cargo descargo, recuperación y distribución se hagan de conformidad a lo requerido por la normativa y ley gubernamental, para garantizar el control y resguardo descritos: Mobiliario y Equipo de Oficina=11,724 Unidades, Maquinaria Pesada=370 Unidades, Vehículos Livianos= 233 Unidades, Accesorios y Equipo de Taller= 203 Unidades, Inmuebles=28 cada uno, haciendo un registro global de=12, Supervisar, verificar y responder ante los Organismos Internacionales BID,BCIE,JICA,USAID,PNUD, el control de activos fijos adquiridos por medio de donaciones. 10. Responsable de la custodia de aproximadamente 900,000 expedientes de documentos de información Pasivos y Activos que se resguardan en el Centro de Documentación de Archivos-CEDOC. 11. Autorización de aproximadamente 233 Presupuestos y Pagos de facturas mensualmente en concepto de mantenimiento de vehículos. 2

3 12. Dar continuidad a la formulación y autorización de Políticas y Normas de Control Interno relacionadas a las Unidades de Transporte, Activo Fijo, Fondo Circulante, etc. 13. Elaborar el Plan Estratégico de la Gerencia Administrativo y dar seguimiento a los objetivos Institucionales. 14. Visitas de campo mensual a los distintos Planteles de Oficinas Administrativas del MOPTVDU ( VMT Santa Tecla, Regionales de San Miguel y Santa Ana, Plantel Lourdes, Plantel Miraflores, Plantel Nueva Concepción, Parque Vial, Plantel La Unión, Plantel Las Lomitas San Miguel, Centro Recreativo San Diego, Bascula Acajutla, Bascula Zacatecoluca, 15. Elaboración y Autorización de Informes de Ejecución mensuales de Gastos Institucionales para Ministros y Vice Ministros. 16. Revisión anual de Manuales, y Procedimientos de la Gerencia Administrativa. 17. Autorización de Entrada y Salidas de vehículos Institucionales, aproximado de 300 diarios. 18. Autorización de Misiones Oficiales de vehículos Nacionales, 20 diarios 19. Autorizar y supervisar la administración de 4 fondos circulantes de monto fijo asignado a la Dirección Administrativa, y Vice Ministerios, por un monto mensual de $ 3,000.oo cada uno, para sufragar los gastos emergentes requeridos por las Unidades Organizativas del Ministerio de Obras Públicas, Transporte, Vivienda y Desarrollo Urbano. 20. Autorizar procesos de adquisición y contratación de bienes servicios y obras con Fondos de Emergencia, financiados con el Fondo de Protección Civil, Prevención y Mitigación de Desastres- FOPROMID.aproximadamente 48 Proyectos de Mitigación por un monto aproximado de $ que se encuentran fuera del proceso de contratación de la Ley LACAP. 21. Coordinar y Autorizar el procesamiento de información en los procesos de adquisiciones de B/S contratados con Fondo de Emergencia Fondo de Protección Civil, Prevención y Mitigación de Desastres - FOPROMID, hasta llegar a su liquidación y auditoria.( Solicitud, Invitación a participar en proceso,cotización, Disponibilidad Financiera, Adjudicación, Notificación Orden de Compra, Acta de Recepción, Supervisión en campo semanal por cada proyecto, Autorización de Pago según estimaciones, liquidación ante 3

4 Ministerio de Gobernación, Preparación de Informes, Formación de expedientes por cada contrato, etc. ) 22. Velar por que se recopilen los elementos técnicos necesarios de cada adquisición o proyecto ejecutados con Fondos de Emergencia de Protección Civil, Prevención y Mitigación de Desastres FOPROMID y se remitan a la Dirección de Protección Civil, Ministerio de Gobernación.( Diseños, Estudios, Antecedentes, Justificación Presupuestos, Evaluación Económica, Plan de Oferta, Topografías, Orden de Compra, Estimaciones, Orden de Inicio, Acuerdos de nombramientos de Supervisión y Administración, Plazo de Ejecución, etc. 23. Proponer y Colaborar con apoyo logístico, a la Administración de Emergencias cuándo éstas ocurran, como parte integrantes del COE-MOP. Consistente en alimentación, suministros e implementos de emergencias, herramientas, capas, colchas,,colchonetas,vehículos, combustible, botas, agua, lazos,vehículos, víveres y todo lo concerniente a los albergues. 24. Coordinar, revisar y consolidar la elaboración de Anteproyecto Institucional de Presupuestos de Gastos Corrientes del Ministerio de Obras Públicas, Transporte y de Vivienda y Desarrollo Urbano. 25. Supervisar, Revisar y Autorizar los gastos en el seguimiento al mantenimiento de instalaciones Centrales y Planteles a nivel Nacional. 26. Revisar y Autorizar el pago de viáticos al personal MOPTVDU, aproximadamente 30 planillas mensuales, que describen personal operativo de 550 personas, hasta por montos de $ 10, mensuales. 27. Delegado por parte del MOPTVDU, para conformar Comisión del Consejo Nacional de Energía, Ministerio de Economía, participando 2 veces por semana en reuniones con duración de 4 horas por cada sesión. 28. Coordinar y consolidar el procesamiento de información de datos para la elaboración del Plan Anual de Compras Institucional ( Gastos ).para UACI. 29. Coordinar las Comisiones de Valúo y Ventas de bienes inservibles y obsoletos propiedad del MOPTVDU en procesos de PERMUTA Y SUBASTA. Hasta por montos aproximados a los $ 400,000.oo 30. Elaborar anuencias de permisos a Titulares para solicitar a CAPRES. 31. Revisión y Autorización Anual de 255 Evaluaciones de desempeño 4

5 1.5 TAREAS ACTUALES 1 Planificar y dar seguimiento al Plan Anual Operativo y Estratégico de la Gerencia, con la finalidad de evaluar avances y acciones. 2 Autorizar órdenes de suministros, con cargo a contratos administrados por la Gerencia. 3 Autorizar presupuestos para reparación de bienes y muebles, con la finalidad de mantener en condiciones óptimas las instalaciones y el mobiliario y equipo de oficina. 4 Planificar y Autorizar el pago de servicios básicos : ( agua, teléfono, electricidad)así como también de la jardinería, mantenimiento de vehículos livianos, mantenimiento de instalaciones, mantenimiento de aires acondicionados, seguros de vehículos, fianzas de fidelidad, papelería, útiles de oficina, combustible y productos informáticos. 5 Autorizar y dar seguimiento al pago de contratistas, para contribuir al buen manejo y uso de recursos institucionales. 6 Revisar y dar seguimiento a la programación de ejecución presupuestaria. 7 Coordinar, revisar dar Vo.Bo. a la elaboración de los Acuerdos y Resoluciones, los cuales tienen que estar sustentados en documentos de respaldo y datos veraces para obtener aprobación del Titular. 8 Supervisar el control de bienes de activos fijos, verificando que los documentos de adquisición, asignación, salida, cargo descargo, recuperación y distribución se hagan de conformidad a lo requerido por la normativa y ley gubernamental, para garantizar el control y resguardo. 9 Autorizar y supervisar la administración de fondos circulantes de monto fijo asignado a la Gerencia Administrativa, para sufragar los gastos emergentes requeridos por las Unidades Organizativas del Ministerio de Obras Públicas, Transporte, Vivienda y Desarrollo Urbano. 1.7 NÚMERO DE PERSONAS QUE DESEMPEÑAN SIMILAR FUNCIÓN: Ninguna 5

6 2. JUSTIFICACION 2.1 JUSTIFICACION: La Estructura Organizativa de la Gerencia Administrativa, data desde 2008, cuenta con 7 grandes áreas y 5 Unidades de Apoyo, con un personal de 225 empleados que la colocan en la segunda posición dentro de la Estructura Organizacional del Ministerio de Obras Públicas, Transporte y de Vivienda y Desarrollo Urbano. A partir de los eventos suscitados en el año 2009, la Gerencia Administrativa recibe una sobredemanda de trabajo, en el cual su protagonismo se extiende a Nivel Nacional, adquiriendo nuevas responsabilidades y atribuciones que le permiten ordenar y dirigir las actividades institucionales. La Gerencia Administrativa ha trascendido las competencias requeridas por la complejidad de las nuevas funciones adquiridas, pasando de funciones administrativas de oficina a funciones combinadas de campo y dirección estratégica, que se concretan en procedimientos prácticos, técnicos, habilidades y de experiencias. Su competencia requerida por la amplitud de la gestión con la que el puesto se enfrenta para integrar y armonizar recursos, actividades, funciones, grupos y objetivos, la involucran directamente en la ejecución de los procesos para garantizar la ejecución correcta de los recursos del Estado en el Ramo de Obras Públicas, Transporte y de Vivienda y Desarrollo Urbano. La Dirección Administrativa, desempeña un cargo medular entre las Unidades Corporativas del MOPTVDU, ya que maneja los recursos y responsabilidad que garantizan el funcionamiento del Ministerio a nivel nacional, cuenta con autonomía de decisión y acción para el logro de los resultados, determinado por el grado y naturaleza de su actuación. Este puesto por naturaleza o tamaño están sujetos a prácticas y procedimientos amplios cubiertos por precedentes o políticas funcionales y/o dirección general. 6

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