TEMA II TEORIA DE LA ADMINISTRACIÓN

Transcripción

1 TEMA II TEORIA DE LA ADMINISTRACIÓN TEMA II: TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN 1. Los Clásicos de la Administración. 2. La Escuela Cuantitativa. 3. Frederick W. Taylor. 4. Críticas al taylorismo. 5. La Escuela del Proceso Administrativo. 6. Henry Fayol. 7. Principios de la Administración. 8. Otras contribuciones de Fayol. En este tema se expone la teoría de la administración, tomando como base los trabajos de F. Taylor y H. Fayol. Se analizan los Principios de la Administración Científica de Taylor, y las funciones de la organización propuesta por Fayol, especialmente las administrativas, que incluyen las etapas del proceso administrativo. Finalmente se presentan los catorce Principios de la Administración formulados por Fayol. OBJETIVOS ESPECÍFICOS Al finalizar el estudio del presente tema, el estudiante será capaz de: 1. Explicar el concepto de administración según Taylor. 2. Analizar los cuatro principios de Administración Científica propuesta por Taylor. 3. Explicar desglosando sus aspectos principales el proceso administrativo según lo propone Fayol. Deben exponerse todas las etapas del mismo. 4. Citar al menos cuatro críticas al taylorismo. 5. Analizar caracterizándolos los catorce principios de la Administración formulados por Fayol.

2 1. LOS CLASICOS DE LA ADMINISTRACIÓN: Cuando se habla de los orígenes de la Administración, invariablemente se relaciona tal disciplina con los trabajos del norteamericano F. W. Taylor a quien se le llama "el padre de la moderna administración científica" y del francés Henry Fayol a quien frecuentemente se le denomina "el padre de la teoría administrativa clásica". En general, ambos son considerados como los autores principales de la teoría Clásica o Científica de la Administración. La enorme contribución de Taylor radica en la aplicación en gran escala del método científico para mejorar los métodos de producción en los talleres industriales. También se le reconoce por su capacidad para divulgar sus convicciones. Aunque no creía que la administración pudiera llegar a ser una ciencia exacta, como la física o la química, tenía la firme idea de que podía ser enseñada y aprendida. Fayol coincide en estos últimos aspectos. No obstante, se preocupaba por determinarlos y aplicarlos a la gerencia y administración superiores, a diferencia de Taylor que concentraba gran parte de sus esfuerzos en la producción y en el taller. Fayol explora un área de la Administración que obviamente es menos susceptible de análisis científico que la escogida por Taylor, pero su aporte constituye una base bastante o más importante que la de Taylor. Aunque las teorías de Taylor y Fayol se complementan recíprocamente, dadas sus diferencias, las analizamos como es corriente hacerlo en algunos textos administrativos, es decir, como Escuela Cuantitativa y Escuela del Proceso Administrativo, respectivamente. 2. LA ESCUELA CUANTITATIVA: La Escuela Cuantitativa para la solución de problemas administrativos, es denominada a veces Escuela Matemática. Incluye a los teóricos y prácticos que tratan de describir la administración en términos de símbolos matemáticos, relaciones y datos medibles, con la esperanza de que al final puedan cuantificarse las variables de la situación de solución de problemas y relacionarse en una ecuación, de tal forma que resulte una solución cuantitativa.

3 Aunque esta escuela es relativamente nueva, los que la practican han obtenido un éxito sorprendente en las zonas específicas de problemas que se prestan a este tratamiento. El empleo de sus técnicas (investigación de operaciones, programación matemática, método, morí te cari o, etc.) obliga al administrador a definir sus problemas con exactitud y fomenta un pensamiento cuidadoso, una metodología lógica y el reconocimiento de restricciones definidas. La utilidad de esta escuela se ve limitada debido a la complejidad del comportamiento humano para el cual es difícil su descripción en términos cuantitativos. No obstante hasta donde los métodos cuantitativos puedan usarse, constituyen un indispensable aporte en la moderna teoría administrativa. Este enfoque permite perfeccionar el proceso decisorio dando a los administradores mayor seguridad para tomar mejores determinaciones. La Escuela Cuantitativa implica el conocimiento de matemática superior, estadística matemática y cálculo de probabilidades. Además de eso, es indispensable, que a sus conocimientos de matemática clásica, sean agregados los de la llamada matemática moderna y el dominio de las ciencias de la computación. Lo anterior hace difícil que se relacione esta escuela con los trabajos de Cilbreth, Taylor y Gantt, por ejemplo. Sin embargo, Murdick y Ross, en su obra Information Systems for Moderm Management, los consideran como precursores de esta escuela (5). Fundamentan su afirmación en que esos autores fueron los primeros que adoptaron un enfoque científico para la administración. Bergamini de Abreu, recomienda ser cauteloso al respecto, pues la semejanza entre la Escuela y el taylorismo, reside tan solo en el uso del Método Científico (6). Por otro lado, Taylor se preocupó, especialmente, de los problemas del área de la producción y no de la administración en general. Ubicar a Taylor como un exponente de la actual Escuela Cuantitativa, sería un error. Sin embargo, su contribución dio lugar a una considerable rigurosidad de medición en la organización de actividades de producción, especialmente del empleado individual. En ese sentido lo consideramos como un precursor de la Escuela Cuantitativa, junto a varios de sus seguidores. Como tal, expondremos su trabajo a continuación, sin olvidar los nombres de Gantt, Emerson, Frank y Lilliam Gilbreth, los cuales son a su vez

4 pioneros de este enfoque, a quienes la aplicación de la administración científica en empresas industriales, les permitió obtener resultados tan sorprendentes como los de Taylor. 3. FREDERICK W. TAYLOR ( ): Taylor inició su vida de trabajo como obrero, distinguiéndose por su esfuerzo y persistencia en todo lo que emprendía. Así, en poco tiempo recorrió toda la escala jerárquica, desde aprendiz hasta ingeniero jefe. Lo más importante de su obra se plasma en su libro Principios de Administración Moderna, publicado por primera vez en En esta obra afirma Taylor que la administración es una verdadera ciencia, basada en principios, reglas y leyes claramente definidas, que le sirven de cimientos. Tales principios son aplicables afirma a toda clase de actividades humanas, desde nuestras acciones personales más sencillas hasta las más grandes empresas (7). Debido a las circunstancias históricas de su posición y educación y a los problemas específicos con que se enfrentan en la industria, Taylor y sus asociados estudiaron primeramente la utilización de hombres como adjuntos a las máquinas en la realización de trabajos de rutina productivos. Describen las características del organismo humano como se podría describir una máquina relativamente sencilla que tuviera que realizar un trabajo relativamente sencilla. La meta es utilizar e! organismo humano, bastante ineficiente en el proceso productivo, de la mejor manera posible. Esto debía realizarse especificando un programa detallado de comportamiento (un método o grupo de métodos) que transformaría un mecanismo de fines generales, tal como es una persona, en un mecanismo más eficiente, de fines especiales. De esta forma, por medio de un estudio y análisis científico de movimientos y tiempos, lo mismo que de los procedimientos e instrumentos en uso, se llegan a establecer el mejor sistema y los mejores instrumentos necesarios para realizar cada oficio. Así se establecen múltiples reglas, leyes y fórmulas que sustituyen los procedimientos empíricos de todos los oficios

5 mecánicos por otros sistemas científicos. El producto de estos esfuerzos puede ser expuesto en cuatro principios. Con estos, Taylor pretende dar respuesta al siguiente problema. Cómo obtener un aumento en la producción disminuyendo los costos, de tal manera que haya la "máxima prosperidad" para el patrón y la "máxima prosperidad" para cada uno de los empleados? Como "máxima prosperidad daba a entender no sólo grandes dividendos para la compañía o para el propietario sino también el desarrollo de todas las ramas del negocio hasta un estado más elevado de excelencia: de manera que la prosperidad pueda ser general y permanente. De igual manera, "máxima prosperidad para cada uno de los empleados", significa para él, no sólo salarios más elevados, comparados con los que ordinariamente recibían las personas, sino que, lo que aún tenía mayor importancia, significaba también, la formación de cada trabajador hasta llegar al estado de su máxima eficiencia, de manera que, hablando en términos generales, fuera capaz de: a. Hacer la calidad más elevada del trabajo para el que lo hacía apto su capacidad natural. b. Darle a hacer esta clase de trabajo siempre que fuera posible Para su época y ambiente Taylor logró resolver su problema en forma exitosa. Su solución la obtuvo aplicando la administración científica al aumento de la producción. Esta se fundamenta en cuatro principios y en determinados conceptos que PUEDEN APLICARSE A TODA CLASE DE ORGANIZACIÓN, desde las más simples a las más complejas. Su función es conseguir en mayor grado la INICIATIVA de los trabajadores, es decir, su TRABAJO ARDUO, SU BUENA VOLUNTAD Y SU INGENIO. Estos cuatro principios que constituyen la función del administrador, a fin de lograr al máximo la iniciativa de los empleados, son los siguientes (8): Primero: Segundo: Para cada elemento del trabajo debe crearse una "ciencia", es decir, que cada actividad debe estudiarse detenidamente para obtener conocimiento acerca de la mejor manera de realizarla. El trabajador debe ser escogido de acuerdo con criterios objetivos de tal

6 manera que garantice eficiencia. El trabajador debe recibir adiestramiento y perfeccionamiento continuo. Tercero: Cuarto: El personal directivo debe colaborar cordialmente con los trabajadores con el fin de que el trabajo se haga de acuerdo a la ciencia que se ha ido creando. Debe haber una división, casi por igual, del trabajo y de la responsabilidad entre los administradores y los trabajadores. El primer principio se refiere a la necesidad de desarrollar una ciencia para cada elemento del trabajo del hombre, es decir, es necesario dar instrucciones a cada trabajador, preferiblemente escritas, de como hacer su trabajo. El segundo principio, hace referencia a la forma de escoger cada trabajador de tal manera que este escogimiento garantice su eficacia. Además de a la selección se le da importancia al entrenamiento y desarrollo del personal. Es decir, cada trabajador debe ser científicamente seleccionado para estar seguro de que tiene las cualidades físicas e intelectuales que le permiten lograr las metas señaladas para su trabajo. Debe dársele el entrenamiento necesario para que se constituya en un trabajador de primera clase. También cree Taylor que cada empleado puede llegar a ser un trabajador de primera clase en algún puesto. Es responsabilidad del administrador lograr el desarrollo de los trabajadores, así como ofrecerles las oportunidades para alcanzar su grado óptimo de eficiencia. El tercer principio, deja entrever un sistema de control para cada labor en particular. Es decir, el administrador debe velar para que las actividades se realicen de acuerdo con los planes trazados, para ello debe existir una mutua colaboración entre administrador y trabajadores. El cuarto principio, establece la necesidad de que los trabajadores y administradores asuman las obligaciones y responsabilidades específicas para lo cual están capacitados. Taylor establece una diferenciación básica entre planear y hacer el trabajo. El planeamiento debe hacerlo obligatoriamente la dirección, El factor directivo debe actuar de tal forma que cada trabajador vaya precedido de diversos actos preparatorios ejecutados por otras personas. De esta forma, tanto quienes planean como quienes llevan a cabo el trabajo tienen responsabilidad en los resultados del

7 mismo. Los cuatro principios de la administración científica expuestos anteriormente constituyen parte medular de la contribución de Taylor a la administración moderna, pero no fue su único aporte. Taylor suministró muchas de las ideas individuales para la estructura conceptual que más tarde adoptaron las teorías administrativas, tales como: el empleo de normas de control; la separación del planeamiento de la ejecución, la organización funcional y el principio de excepción. Una suposición fundamental fue la de que el dinero era motivación de los trabajadores. Esto explica su creencia de que podía obtenerse una mayor productividad, primordialmente, con incentivos de salarios. 4. CRITICAS AL TAYLORISMO: Según Murdick y Ross, Taylor es autor, más que cualquier otro individuo, del desarrollo del pensamiento administrativo moderno. Para Drucker, la administración científica "fue uno de los grandes descubrimientos libertadores" (9). Con todo, las contribuciones de Taylor en la eficacia de las labores fabriles y en las económicas logradas por medio de los estudios de tiempo y movimiento, hizo que la atención se centrara enteramente en la fabricación de la misma. Es decir, por algún tiempo, el estudio de la administración se convirtió, en d estudio de los procesos de fabricación. Se redujo la administración a administración de talleres. Otra gran crítica se origina en su concepción del hombre. Para él los trabajadores no eran, sino engranajes de la maquinaria y no les atribuía más intereses que el de la satisfacción de las necesidades primarias. Además, percibía al hombre como un perezoso e irreflexivo por naturaleza. No obstante, la crítica más dura la hacen Ríos y Paniagua en su obra Orígenes y Perspectivas de la Administración, cuando afirman que los más condenables en la obra de Taylor es la formalización e institucionalización que hizo de la separación del trabajo físico e intelectual (10). Drucker crítica también esta división de la gente en dos clases: Unos pocos que deciden lo que hay que hacer, diseñan la tarea, establecen la velocidad, el ritmo y el movimiento y dan las órdenes, y los muchos que hacen lo que se les dice. Es decir, existe un divorcio entre el planeamiento y la acción.

8 A pesar de estos defectos, los trabajos de Taylor constituyen una de las obras imperecederas en su campo y, según Hitz Lender, tiene todavía mayor importancia hoy, de la que tenía para sus contemporáneos. 5. LA ESCUELA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO: De acuerdo con esta Escuela se analiza la administración desde el punto de vista de lo que hace el administrador. El conjunto de actividades o funciones fundamentales que hace el administrador constituye un proceso; EL PROCESO ADMINISTRATIVO. La Escuela del Proceso Administrativo, también llamada Tradicional, Universal o Funcional, considera que el trabajo de los gerentes es UNIVERSAL, aparte del tipo de organización o del nivel que tengan los gerentes de la misma. Este enfoque tuvo su origen en los trabajos de Fayol y está muy difundido, debido a que ayuda enormemente al desarrollo del pensamiento administrativo y contribuye a describir la administración en términos de fácil comprensión. Después de la definición inicial que hace Fayol de la estructura conceptual para esta escuela, otros autores tales como James D. Mooney, Urwick y Gulick, modificaron y ensancharon sus trabajos. La clasificación de las funciones administrativas y del proceso de la administración ha permanecido casi intacta hasta la fecha, con algunas diferencias de número y definición de los elementos de la administración. A pesar de los ataques frecuentes contra este enfoque y de los nuevos aportes hechos por las corrientes administrativas posteriores, la escuela del proceso perdura y aparentemente, toma más fuerza cada año. Según Murdick y Ross el enfoque del proceso "sigue siendo el más popular y generalizado". Lo anterior se reafirma, especialmente, en nuestro medio, por la influencia que tienen los actuales autores seguidores del enfoque funcional como Terry, Koontz y O' Donnell, Moore, etc. Puesto que fue Fayol quien inicialmente definió la estructura conceptual para esta escuela, expondremos a continuación las ideas principales de su trabajo. 6. HENRY FAYOL ( ): Fue un ingeniero francés, y al igual que a Taylor, se le atribuye la paternidad de la administración. Sin embargo, un análisis detenido de la obra de Fayol permite concluir que éste es el gran estructurador de la administración, pues su aporte fue sumamente

9 rico. Como Taylor, Fayol creía que en la administración se podría llegar a una tecnificación y al establecimiento de principios que la hicieran más eficiente y menos empírica e improvisada. Con esta finalidad. Fayol propone el Método Científico como medio de ir acumulando conocimientos que irían integrando la teoría administrativa. En este sentido afirmaba: "Hay que introducir el método experimental, como Claudio Bernard lo introdujo en la medicina. Es decir; observar, recoger, clasificar e interpretar los hechos, intuir experiencias. Sacar reglas" (11). Su obra principal se publicó en francés por vez primera en 1916, bajo el nombre de Administración Industríelle e Genérale. Aunque lamentablemente no se pudo obtener en Estados Unidos en inglés hasta Lo anterior explica, según varios autores, la demora del desarrollo de esta teoría moderna. Se acepta que Fayol fue un verdadero iniciador del esfuerzo tendiente a estructurar científicamente el estudio de la administración. Fayol encontró que en todas las organizaciones industriales, sin importar su tamaño, se da una serie de funciones de cuya interrelación y eficiencia depende la buena marcha de la institución. Estas funciones son seis: OPERACIONES TÉCNICAS. Estas incluyen producción, fabricación y transformación. OPERACIONES COMERCIALES. Incluye compras, ventas y cambios OPERACIONES FINANCIERAS. Obtención y ampliación de capitales OPERACIONES DE SEGURIDAD. Protección de los bienes y de las personas OPERACIONES DE CONTABILIDAD. Incluye inventarios, balance, costos y estadísticas OPERACIONES ADMINISTRATIVAS. Incluyen, previsión, organización, dirección, coordinación y control Estas funciones constituyen una innovación y uno de los más grandes aportes hechos por Fayol. Estos elementos de la administración origina el PRIMER MODELO DEL PROCESO ADMINISTRATIVO y su definición de administración. Según Fayol:

10 "ADMINISTRAR es prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar" (12) La PREVISIÓN (planificación) la conceptúa como escrutar al futuro y articular el programa y la acción. La DIRECCIÓN es hacer funcionar el personal. La COORDINACIÓN (organización), la define como relacionar, unir, armonizar todos los actos y todos los esfuerzos. El CONTROL lo entienda como procurar que todo se desarrolle de acuerdo con las reglas establecidas y las órdenes dadas (13). Estas funciones de la administración propuestas por Fayol, fueron productos de su observación y experiencia. Constituyen, sin duda, el método básico para la tecnificación administrativa, con la cual se elimina el empirismo y la improvisación. Definida de esta forma la administración, afirma Fayol en forma brillante, "la administración no es ni un privilegio exclusivo, ni una visión personal del jefe o de los directivos de la empresa; es una función que se reparte, como las demás funciones esenciales, entre la cabeza y los miembros del cuerpo social" (14). 7. PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACIÓN: Tan importante como el modelo del proceso administrativo, es el aporte hecho por Fayol al proponer una serie de principios que vienen a formar parte del cuerpo de conocimientos sistemáticos de la administración. Como el resto de su obra, los

11 principios están enfocados partiendo de la universalidad de la administración. Es decir, parte del supuesto de que la administración es esencialmente la misma en cualquier ambiente y, por lo tanto, está sujeta a una serie de principios comunes. De esta forma Fayol estructuró catorce principios aplicables a la administración, pero hizo notar que estos son FLEXIBLES Y NO ABSOLUTOS y adaptables a cualquier necesidad. Afirma Fayol: "los principios son flexibles y susceptibles de adaptarse a todas las necesidades. Se trata de saber utilizarles. Es un arte difícil que exige inteligencia, experiencia, decisión y mesura" (15). Los catorce principios que provee Fayol son los siguientes: a) División del Trabajo Fayol reconoce el valor de la división del trabajo, que tiene por objeto llegar a producir más y mejor con el mismo esfuerzo. Aplica este principio a los individuos y grupos de gente y a toda clase de trabajo, tanto técnico como administrativo. Sobre este principio afirma su autor: "la división del trabajo tiene sus límites que la experiencia, acompañada de espíritu de medida, enseñan a franquear" (16). Tal afirmación alerta sobre los posibles peligros de este principio llevado a los extremos. b) Autoridad y Responsabilidad Fayol define la autoridad como el derecho a mandar y el poder de hacerse obedecer, señalando que la autoridad debe ir siempre acompañada de su respectiva responsabilidad. A su vez, puede afirmarse que todo aquél al que se le asigna una responsabilidad debe ser revestido de la correspondiente autoridad. c) Disciplina Según Fayol esencialmente la disciplina es obediencia, aplicación, energía, comportamiento y una muestra externa de respeto observada de acuerdo con el convenio en vigor entre la empresa y sus empleados.

12 Declara que la disciplina requiere buenos superiores en todos los niveles: claros y buenos acuerdos y una prudente aplicación de sanciones. d) Unidad de mando En principio significa que nadie debe recibir órdenes de más de un superior. e) Unidad de Dirección Este principio establece las actividades que tengan un mismo objetivo, deben tener un solo jefe y un solo plan. Aunque muy ligado al principio anterior se distingue en que se refiere al conjunto de la organización más bien que al personal. Se pretende evitar que dentro de un mismo organismo se enfoque un mismo problema con dos o más planes diferentes y a su vez, con los respectivos jefes a la cabeza de los mismos. f) Subordinación del interés particular al interés general Este principio se explica por sí solo: el interés de un empleado o grupo de empleados no debe prevalecer contra el interés de la empresa. g) Remuneración del personal Se refiere Fayol a que la remuneración y la forma de pago deben ser justas y proporcionar la máxima satisfacción tanto al patrono como al empleado, de acuerdo con las condiciones que controle el primero. Establece dos distintos modos de retribución para el obrero (destajo, por tarea, por jornada) y adiciona elementos como el pago de primas, premios especiales e incluso participación en los beneficios. h) Centralización Sin utilizar la expresión "centralización de autoridad", Fayol analiza el grado en que la autoridad debe concentrarse o dispersarse. El grado de centralización es una cuestión de proporción y de encontrar el grado óptimo para la organización específica. i) Jerarquía Fayol define la jerarquía como la serie de niveles que existen desde la autoridad más

13 alta hasta los puestos de menos importancia. Entiende por vía jerárquica el camino que siguen las comunicaciones y órdenes pasando por todos los niveles de la organización desde o hacia la más alta autoridad. Este camino puede modificarse saltando algunos niveles cuando quiera que sea necesario. j) Orden Este principio puede interpretarse como orden de las cosas materiales y orden en lo social. Es decir, "un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar". Para lograr una armonía entre ambos aspectos deben aplicarse principios técnicos de organización, reclutamiento de personal etc. k) Equidad Es la relación entre la lealtad del grupo y la bondad y justicia que los superiores aplican a sus relaciones con los subordinados. Es decir, la administración requiere obtener la lealtad y bondad del personal. Ello se obtiene por medio de la cortesía y justicia en su trato. l) Estabilidad del personal Es la necesidad de dar seguridad al personal y evitar el frecuente cambio de empleados. m) Iniciativa Se entiende como la libertad de proponer y la de ejecutar, viéndola como una de las mayores satisfacciones que un hombre puede experimentar. En este sentido Fayol aconseja a los administradores que "sacrifiquen su vanidad personal", con el fin de permitir a sus subordinados utilizar su iniciativa. n) La unión del personal Este principio lo sintetiza Fayol en la expresión "La unión hace la fuerza", para hacer hincapié en la necesidad del trabajo de grupo. Para lograr esa armonía y la unión entre el personal, necesarios para el trabajo de grupo, es fundamental la comunicación. Debe evitarse el abuso de las comunicaciones

14 escritas y las divisiones en el personal por sus efectos debilitantes en el espíritu de cuerpo de la organización. 8. OTRAS CONTRIBUCIONES DE FAYOL: Otro de los aportes de Fayol fue encaminado a definir las cualidades y formación requeridas por el administrador. Lo que hoy llamaríamos EL PERFIL DEL ADMINISTRADOR. Lo divide en cinco grandes factores. Cualidades Físicas Cualidades Intelectuales Cualidades Morales Conocimientos Específicos y Experiencia Finalmente, es necesario mencionar, aunque brevemente, el punto de vista de Fayol sobre la necesidad del estudio de la administración. Al concebir la administración como algo universal, propugna porque la administración se enseñe en todos los niveles educativos. Afirma "La enseñanza de la administración debe, por lo tanto, ser general: rudimentaria en las escuelas primarias, un poco más amplia en las escuelas secundarias y muy extensa en las escuelas superiores" (17) Como podrá apreciarse, la obra de Fayol, es sumamente rica, y su estructura conceptual constituyó la plataforma sobre la cual se ha desarrollado la moderna teoría administrativa. Resulta pues, Fayol, el gran estructurador de la administración.