CURSO EN GERENCIA DE PROYECTOS - PLANEACIÓN

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1 CIERRE DEL PROYECTO ANDRÉS VÁSQUEZ Ingeniero de Sistemas y Computación Especialista en Gerencia de Proyectos

2 CIERRE DEL PROYECTO 1. Generalidades QUE ES EL CIERRE? POR QUÉ SE DEBE CERRAR UN PROYECTO? CUÁNDO SE CIERRA UN PROYECTO? QUIÉNES SON RESPONSABLES DEL CIERRE DEL PROYECTO? CÓMO SE CIERRA? COMO SE DOCUMENTA?

3 CIERRE DEL PROYECTO 2.Etapas a documentar en el cierre de un proyecto CIERRE ADMINISTRATIVO CIERRE DEL CONTRATO CIERRE TÉCNICO CIERRE LEGAL CIERRE AMBIENTAL Y SOCIAL CIERRE FINANCIERO LECCIONES APRENDIDAS

4 CIERRE DEL PROYECTO 3.Informe Final Informe del Cierre del Proyecto. Conclusiones. Aprendizaje. Glosario técnico.

5 CIERRE DEL PROYECTO 1. Generalidades QUE ES EL CIERRE? POR QUÉ SE DEBE CERRAR UN PROYECTO? CUÁNDO SE CIERRA UN PROYECTO? QUIÉNES SON RESPONSABLES DEL CIERRE DEL PROYECTO? CÓMO SE CIERRA? COMO SE DOCUMENTA?

6 PROCESO DE CIERRE El proceso de cierre del proyecto establece los procedimientos para coordinar las actividades necesarias para verificar y documentar los entregables del proyecto, para coordinar e interactuar en la formalización de estos entregables por el cliente e investigar y documentar las acciones tomadas si el proyecto es cerrado antes de su completamiento [PMBOK].

7 PROCESO DE CIERRE Entradas: Plan del proyecto, Documentos Contractuales y los productos finales que deben ser entregados al cliente. Salidas: los procedimientos para llevar a cabo las actividades de cierre necesarias, además por supuesto, de los productos definidos inicialmente.

8 ACTORES DEL PROYECTO CONTRATANTE O DUEÑO DEL PROYECTO PROYECTO PÚBLICO PROYECTO PRIVADO INTERVENTOR PERSONA NATURAL PERSONA JURÍDICA CONTRATISTA (PROVEEDOR DEL PRODUCTO FINAL) GERENTE DEL PROYECTO EQUIPO DE APOYO

9 EL PAPEL DEL INTERVENTOR EN EL CIERRE DEL PROYECTO PERFIL DEL INTERVENTOR Persona natural o jurídica que actúa vigilando, supervisando y controlando la ejecución de un contrato o proyecto para su dueño. Dos paradigmas: 1.los resultados dependen de los logros esenciales. 2. nadie se auto controla correctamente. Desde la Planeación hasta el cierre: Clave la gestión del interventor. Persona natural (proyectos pequeños en tamaño, recursos, objetivos y duración) Persona jurídica (proyectos de mediana y gran magnitud, recursos, objetivos varios y duración).

10 EL PAPEL DEL INTERVENTOR EN EL CIERRE DEL PROYECTO FUNCIONES DEL INTERVENTOR 1. Planear con el contratista la ejecución del proyecto. 2. Firmar el acta de autorización anticipos pactados. 3. Autorización de inicio de obras y firma acta de iniciación. 4. Revisión y aprobación de planos, estudios técnicos y procedimientos. 5. Vigilancia técnica, administrativa y financiera del proyecto. 6. Firmar actas de avance de obras y pagos parciales. 7. Revisión y aprobación de memorias de cálculos de ingeniería, modificación de obras o adiciones. 8. Participar de los protocolos de pruebas, puesta apunto y entrega final al cliente del proyecto. 9. Protocolizar el acta de entrega de obras. 10. Participar en el proceso de cierre del proyecto.

11 GERENTE DEL PROYECTO El Gerente, Líder o director de proyectos, es responsable de administrar los distintos proyectos desde que éstos se inician hasta que se completan y/o cierran.

12 RESPONSABILIDADES 1. El desarrollo del plan del proyecto. 2. La identificación de los requerimientos y el alcance del proyecto. 3. La comunicación. 4. La administración de los recursos humanos y materiales. 5. El control de tiempos. 6. Identificación y control de riesgos. 7. Administración de los costos y presupuestos. 8. El aseguramiento de la calidad. 9. El reporte y evaluación del desempeño del proyecto.

13 CUALIDADES DEL GERENTE LÍDER DEL PROYECTO 1. Proactivo. El líder de proyecto debe mantener su enfoque en asegurar que el proyecto se termine en el tiempo y presupuesto planeado, y muy frecuentemente con tiempos limitados. 2. Ser organizado y metódico. 3. Facilidad para relacionarse con la gente. 4. Buena comunicación oral y escrita. 5. Liderazgo. 6.Conocimientos técnicos básicos.

14 Registro y almacenamiento de información

15 BITÁCORA DEL PROYECTO (REGISTROS ENTREGABLES) El gerente del proyecto debe crear un expediente (archivo) en el cual almacene toda la información para entregar al cliente y para que sea accesible a otros proyectos o directivos. Algunas categorías a tener en cuenta podrían ser: 1. Documentos de la planificación del proyecto, cronogramas, reportes y controles de estado de avance y gastos. 2. Documentos y especificaciones técnicas, de análisis y/o diseño, protocolos de pruebas y resultados de las mismas, solicitudes de cambios.

16 BITÁCORA DEL PROYECTO (REGISTROS ENTREGABLES) 3. Documentación de los riesgos y resolución de conflictos. 4. Presentaciones realizadas, actas de reuniones, comunicaciones importantes, ya sea enviadas o recibidas. 5. Contratos, facturas y otros documentos legales y/o contables. 6. Documentos de entrenamientos recibidos y/o realizados.

17 BITÁCORA DEL PROYECTO (REGISTROS ENTREGABLES) Idealmente el expediente (historia del proyecto) va siendo almacenado desde el inicio del proyecto, los miembros del equipo van añadiendo los documentos según se van creando. Durante el cierre solo sería necesario revisar los contenidos y actualizarlos de ser necesario, en caso contrario, se requiere una ardua labor de recopilación y ordenamiento.

18 CONTENIDOS DE LA BITÁCORA DE ENTREGABLES DEL PROYECTO 1. Disponibilidad presupuestal asignada al proyecto. 2. Términos de referencia para licitación. 3. Propuesta económica del proponente. 4. Aprobación de propuesta y adjudicación. 5. Contrato para ejecución de obra firmado por las partes.

19 CONTENIDOS DE LA BITÁCORA DE ENTREGABLES DEL PROYECTO 6. Planeación de actividades del proyecto. 7. Pólizas de manejo de anticipos y cumplimiento. 8. Acta de iniciación y asignación de anticipos. 9. Actas de avance de obras. 10. Diseños finales y memorias de cálculo aprobadas por la interventoría del proyecto.

20 CONTENIDOS DE LA BITÁCORA DE ENTREGABLES DEL PROYECTO 11. Actas de cambios de obra. 12. Actas de aprobación y finalización de obras. 13. Póliza de estabilidad de obra. 14. Actas de recibo de obras (parciales). 15. Acta de cierre del proyecto, pendientes y fecha de cumplimiento de faltantes.

21 CIERRE DEL PROYECTO 2.ETAPAS A DOCUMENTAR EN EL CIERRE DE UN PROYECTO CIERRE ADMINISTRATIVO CIERRE DEL CONTRATO CIERRE TÉCNICO CIERRE LEGAL CIERRE AMBIENTAL Y SOCIAL CIERRE FINANCIERO LECCIONES APRENDIDAS

22 ACTIVIDADES DURANTE EL CIERRE DEL PROYECTO 1. Realizar los cierres administrativo y contractual, dando solución a cualquier problema que pueda existir. 2. Liberar todos los recursos, ya sean materiales o humanos y reubicarlos en nuevas tareas. 3. Concluir, recolectar y archivar todos los documentos generados a lo largo del desarrollo del proyecto.

23 ACTIVIDADES DURANTE EL CIERRE DEL PROYECTO 4. Documentar todos los problemas enfrentados y su resolución. 5. Obtener las lecciones aprendidas por cada miembro del proyecto, discutirlas y archivarlas. 6. Celebrar el fin del proyecto.

24 PROCEDIMIENTO DE CIERRE ADMINISTRATIVO Detalla todas las actividades, interacciones, roles y responsabilidades de los miembros del equipo de proyecto, así como el resto de las personas involucradas en la ejecución de este procedimiento de cierre del proyecto. Los procedimientos y procesos diseñados y adecuados para transferir los productos o servicios a la producción u operación son desarrollados y establecidos, generalmente bajo normas de calidad y/o buenas prácticas de manufactura.

25 PROCEDIMIENTO DE CIERRE ADMINISTRATIVO - Definir la aprobación de los entregables en cualquier nivel por parte de todos los involucrados. - Confirmar que el proyecto ha cumplido con los requerimientos de clientes, patrocinadores, entre otros. - Verificar que todos los entregables han sido entregados y aceptados. - Validar que los criterios para el momento de conclusión han sido alcanzados. - Satisfacer los criterios de conclusión para el proyecto.

26 PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTRACTUAL Incluye todas las actividades necesarias para establecer y cerrar cualquier acuerdo contractual establecido por el proyecto, así como definir aquellas actividades que apoyan el cierre administrativo formal del proyecto. Este procedimiento incluye el verificar que todo el trabajo ha sido completado correcta y satisfactoriamente: el cierre administrativo, la actualización de los documentos contractuales que reflejen los resultados finales, así como el proceso de archivar toda la información para un uso futuro. (Organismos de Control).

27 PROCEDIMIENTO DE CIERRE CONTRACTUAL La conclusión temprana de un proyecto es un caso especial de cierre de contrato que podría involucrar por ejemplo, la incapacidad de entrega del producto, Sobrecostos o la ausencia de recursos necesarios.

28 CIERRE ECONÓMICO Y FINANCIERO 1. Documentar y entregar al cliente la información del estudio de viabilidad económica del proyecto: cálculos de costos, gastos, precios y puntos de equilibrio para productos y servicios del proyecto. Paz y salvos de pagos y obligaciones, deudas pendientes. 2. Inclusión de soportes de cancelación de facturas de compra de equipos, servicios o contratos que se hayan requerido durante la ejecución del proyecto. 3. Entrega de software financieros, seguimiento a proyectos, software administrativos. Equipos de informática, entre otras posibilidades comprometidas en el contrato.

29 EL CIERRE TÉCNICO 1. Documentar y entregar al cliente la información de los realizados del estudio de viabilidad técnica del proyecto: escrituras y certificados de adquisición de bienes inmuebles y bienes muebles para el proyecto, maquinaria y equipos, contratos de montaje y puesta en operación, procesos y procedimientos para mantenimiento, adquisición de repuestos e insumos, garantías de estabilidad de obra, compromisos pendientes y realizables en el corto y mediano plazo. 2. Protocolos de capacitación del recurso humano en operación de maquinaria y equipos, procesos y procedimientos administrativos, operativos, producción, logística. 3. Manuales de operación, servicio al cliente, información técnica, memorias de cálculos de ingeniería civil, mecánica, eléctrica y electrónica, entre otros.

30 CIERRE AMBIENTAL Y DE SALUD 1. Licencias ambientales, acuerdos y protocolos con entidades de control ambiental. 2. Acuerdos de mitigación del impacto ambiental: ejecutados y pendientes por ejecutar. 3. Estudios ambientales e implementación de soluciones y acuerdos con la interventoría durante la ejecución del proyecto. 4. Manuales de operación ambiental y de buenas prácticas de manufactura. 5. Normas de certificación ambiental : protocolos de cumplimiento y seguimientos. 6. Documentar las intervenciones ambientales, decisiones, acuerdos y mitigación del impacto sobre: flora, fauna, aire, agua, tierra, ser humano (comunidad impactada por el proyecto).

31 CIERRE LEGAL 1. Cancelación de derechos notariales, cámara de comercio, administración de impuestos, industria y comercio, cuotas ambientales, impuestos municipales, usos de suelos y aguas. 2. Paz y salvos de contratistas, subcontratistas, empleados y personal operativo del proyecto. 3. Pagos en planeación municipal, curadurías, entidades de control, ente otros. 4. Cancelación de multas, indemnizaciones, demandas y daños a terceros durante la ejecución del proyecto. 5. Aprobación de permisos de operación y licencias, patentes, franquicias, alianzas estratégicas legalizadas.

32 CIERRE DEL PROYECTO 3.Informe Final Informe del Cierre del Proyecto. Conclusiones. Aprendizaje. Glosario técnico.

33 INFORME DE CIERRE DE PROYECTO El Informe de cierre de proyecto es un documento final producido en el proyecto y usado por las directivas de la organización para evitar que persistan aún faltas y de esa manera concluirlo formalmente. Debe desarrollarse para detallar las actividades realizadas como cierre formal y definir los problemas, riesgos, y recomendaciones fundamentales que deben seguirse a partir de ese momento.

34 INFORME DE CIERRE DE PROYECTO Debe listar las actividades de cierre. Normalmente debe ser producido una vez que el proyecto ha sido completado exitosamente y entregado a los clientes, o cuando se decida cerrar el proyecto por alguna razón. Se recomienda siempre hacer un Informe de chequeo de cada fase que se vaya terminando en el caso que el proyecto sea grande o complejo, de manera tal que luego sea mucho más simple. Disponer de información para toma de decisiones posteriores: TÉCNICAS, GARANTÍAS LEGALES, INVESTIGACIONES POSTERIORES O RECLAMACIONES.

35 CONCLUSIONES SOBRE EL CIERRE DE UN PROYECTO Desarrollar un cierre de proyecto correcto asegura el haber cumplido los objetivos, dejar satisfecho el cliente, obtenido las experiencias y reconocido el esfuerzo realizado por los participantes. El definir correctamente procesos y procedimientos y documentarlos, le garantiza a la organización el aprovechar las lecciones aprendidas, así como validar su información histórica a través de la incorporación de los resultados cuantitativos obtenidos durante el ciclo de vida y fundamentalmente en el cierre final.

36 APRENDIZAJE INFORME DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO La evaluación de cierre de proyecto debe resumir el desempeño del proyecto terminado. Dentro de la misma pueden recogerse las respuestas a preguntas como: Alcanzó el producto o solución propuesta los objetivos y requerimientos establecidos? Se cumplieron los planes del proyecto, dentro del presupuesto establecido? Se lograron identificar todos los riesgos, y se mitigaron? Qué se pudo hacer mejor? Qué se puede hacer para mejorar el proceso?

37 APRENDIZAJE INFORME DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO Comparación de Resultados con Similares (Perspectiva de Desempeño) El proyecto fue relativamente lento o rápido en las etapas de Inicio, Planeación, Ejecución y Control? Qué tan bien se preparó y estimó con respecto a los promedios de la industria y a los mejores proyectos en la industria?

38 APRENDIZAJE INFORME DE EVALUACIÓN DEL PROYECTO Qué prácticas se siguieron y cómo se comparan éstas con las Mejores Prácticas? De qué manera las prácticas del proyecto provocaron sus resultados? Qué experiencias pueden ser aplicados en proyectos futuros? Entre más profunda y detallada sea esta evaluación mejores elementos podrán brindarse para futuros proyectos, o para la definición de mejoras en su organización.

39 LECCIONES APRENDIDAS El comité de gerencia del proyecto debe capitalizar las experiencias vividas por el equipo humano del proyecto. 1. Obtenga la valoración de cada uno de los miembros del equipo acerca del trabajo realizado y del cumplimiento de sus expectativas. 2. Revise qué se hizo, qué no se hizo y qué pudo ser mejor. 3. Obtenga retroalimentación de sus clientes, de los directivos, asesores, consultores, vendedores, tanto acerca de la ejecución del proyecto como de su organización.

40 LECCIONES APRENDIDAS 4. Realice una presentación formal final, tanto con el equipo como con los directivos y clientes 5. Reconozca los resultados individuales y evalúe el rendimiento del equipo. Identifique y actualice las habilidades de cada miembro del proyecto, recomiende nuevos roles y responsabilidades para los cuales se encuentran capacitados. 6. Realice el cierre e inventario de los recursos materiales. 7. Anuncie y celebre la conclusión exitosa del proyecto.

41 GLOSARIO TÉCNICO EMPLEADO EN EL CIERRE DE PROYECTOS Descripción del proyecto: Resumen con la descripción general del proyecto, que brinde una visión global acerca de sus objetivos. Razones de ejecución del cierre: Definir por qué está cerrándose el proyecto, ya sea porque los resultados han sido alcanzados, la fecha de conclusión ha llegado, o el presupuesto ha sido agotado. En determinados casos podría ser cerrado por otras razones, como cambios en las políticas y prioridades de la organización. Listar cada uno de los elementos que definan y justifiquen la razón mencionada anteriormente, de manera que facilite a las personas que controlen el cierre el tomar las decisiones correspondientes. Equipo de proyecto: Describe los roles y la estructura que existe, los elementos que fueron tenidos en cuenta, así como su comportamiento a lo largo del ciclo de vida.

42 GLOSARIO TÉCNICO EMPLEADO EN EL CIERRE DE PROYECTOS Gestión de conflictos: Identifica los problemas que aún perduran o que pueden aparecer, y cómo se procederá a partir del cierre. Gestión de riesgos: Identifica los riesgos que serán transferidos con el producto en operación y cómo se debe proceder para su monitoreo. Gestión financiera: Identifica cualquier problema financiero, tales como fondos excedentes, y define o propone cómo serán manejados. Gestión de los recursos: Describe los recursos que fueron adquiridos por el proyecto y qué uso posterior se les dará. Gestión documental: Identifica cada elemento de la documentación a almacenar, indicar el lugar de almacenamiento correspondiente, además de dónde serán ubicadas sus copias, ya sean duras o electrónicas, definir al responsable de esta actividad.

43 GLOSARIO TÉCNICO EMPLEADO EN EL CIERRE DE PROYECTOS Responsabilidades post proyecto: Lista todas las responsabilidades que aún se tienen con el proyecto, qué acciones se requieren y quién es el responsable a partir de ese momento. Aquí pueden incluirse salidas que no han sido entregadas, o que no poseen el rendimiento adecuado y deben seguir trabajándose, cómo se realizará el mantenimiento y soporte de los productos en operación, entre otras actividades.

44 Gracias!

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