GUIA PARA EL PROCESO AUDITOR DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE SOACHA

Transcripción

1 GUIA PARA EL PROCESO AUDITOR DE LA CONTRALORIA MUNICIPAL DE SOACHA Página 1 de 101

2 MARÍA EVELIA CUBILLOS GONZALEZ. Contralora Municipal de Soacha MÓNICA FERNANDA GUTIÉRREZ PINZÓN Contralora Auxiliar ANGELA ROSSIO PARADA OLARTE Directora Operativa de Control Fiscal EQUIPO AUDITOR Y PROFESIONALES DE APOYO Página 2 de 101

3 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN GENERALIDADES DEL PROCESO AUDITOR Definición de auditoría Gubernamental: Componentes básicos: Enfoque de auditoría: Propósitos de la auditoría: Alcance de la auditoría Resultados esperados de la auditoría PLANEACION ESTRATEGICA DEL PROCESO AUDITOR Elaboración del plan general de auditoría PGA Objetivos Alcance Definición de políticas y lineamientos para el PGA Instancias de elaboración, revisión, aprobación y modificación Elaboración y consolidación de la matriz de riesgo fiscal Determinación de objetivos y estrategias Priorización de entes o asuntos a auditar Estimación e identificación de recursos Elaboración del proyecto del PGA Aprobación del PGA Modificaciones y Seguimiento del PGA Planeación de auditoría Página 3 de 101

4 Contenido del Memorando de planeación de Auditoria Comunicación del memorando de planeación de auditoría Declaración de impedimentos y conflictos de intereses Comunicación al auditado e instalación de la auditoría FASE DE PLANEACION Generalidades Actividades fase de planeación de la Auditoria Notificación del Memorando de planeación Conocimiento de la entidad o asunto a auditar Análisis a la Cuenta e Informes de la entidad o asunto a auditar Evaluación y Conceptualización sobre el Control Fiscal Interno Determinación de Criterios Técnicos Determinar las estrategias de auditoría Plan de trabajo Programas de auditoria Tecnología de Información y Comunicación TIC"S FASE DE EJECUCCIÓN DE LA AUDITORIA Generalidades Alcance Actividades Generales Ajustes de los Programas de Auditoria Aplicación de procedimientos, técnicas pruebas y obtención de evidencia: Ejecución por componente de Auditoría Componente Evaluación de Gestión y Resultados Componente Control Financiero Metodología para Calificar la Gestión y los Resultados Página 4 de 101

5 4.6 Determinar los hallazgos Concepto Características y requisitos del hallazgo Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo FASE DE INFORME DE LA AUDITORIA Generalidades Alcance Concepto y propósito del Informe de Auditoria Atributos y características del Informe: Estructuración del informe Actividades básicas para Generación de Informes Elaboración de informe preliminar Revisión y validación del informe preliminar Aprobación del Informe Preliminar firma y remisión del Informe preliminar Elaboración de informe Definitivo Revisión del informe Definitivo Aprobación del informe Definitivo Firma y remisión del Informe Definitivo Traslado de hallazgos ADMINISTRACION DEL PROCESO AUDITOR Generalidades Actividades en la Administración del Proceso Auditor Planeación Estratégica Fase de Planeación Fase de Ejecución Página 5 de 101

6 6.2.4 Fase de Informe Administración de Calidad Aseguramiento de la Calidad Preservación del Producto Informe Solución de controversias Controversias al interior del Equipo Auditor Controversia entre el Jefe del Área del proceso auditor y el Equipo Auditor Interpretaciones Técnicas y Jurídicas Archivo Permanente (A/P)` Archivo General (A/G) Referenciación NORMAS DE AUDITORIA DEL PROCESO AUDITOR Normas para la ejecución de actividades posteriores NAPA EVALUACIÓN DEL PROCESO AUDITOR Objetivos Evaluar cumplimiento de Objetivos del Proceso Auditor Evaluar desempeño profesional en el proceso auditor Generar Reporte de los Beneficios del Control Fiscal Página 6 de 101

7 INTRODUCCIÓN La Contraloría Municipal de Soacha requiere; para el ejercicio del control fiscal una herramienta que se encuentre a tono con la realidad propia de su entorno, que sea versátil, dinámica, sencilla pero completa. Es así como la Contraloría Municipal, en el marco de lo ordenado en el Numeral Primero del Artículo 268 del texto constitucional, ha determinado hacer uso de la experiencia acumulada a lo largo de años de ejercicio de control fiscal en el municipio y darse a la tarea de crear por segunda vez, en este organismo de control, una herramienta que sirva de guía a la Dirección Operativa de Control Fiscal. Dicha Herramienta contiene los procedimientos, etapas, características y finalidades que persigue el ejercicio de auditoría propio de la Contraloría Municipal de Soacha. La presente Herramienta es consistente con las diversas Resoluciones emanadas de esta Contraloría; particularmente la Resolución CMS 016 de marzo 2010; Por Medio de la cual se Reglamenta la Rendición de Cuenta, Su Revisión, se Unifica la Información que se presenta a la Contraloría Municipal de Soacha y Se Dictan Otras Disposiciones y la Resolución CMS ; Por medio de la cual se adopta el Manual de Derechos de Petición, Quejas y Reclamos. Para el desarrollo de la guía de Auditoria de la Contraloría Municipal de Soacha se ha tomado como base las herramientas implementadas por la Contraloría Municipal de Soacha, particularmente la adaptación de la herramienta denominada Audisoacha 1.0, el Manual de Auditoria de la Auditoria General de la Republica, la experiencia de la Contraloría Municipal de Soacha y el aporte de los funcionarios de Página 7 de 101

8 la misma adaptando dichos elementos a la realidad municipal; elementos que dan origen a este documento el cual en su esencia es dinámico, en razón de lo cual seguirá siendo enriquecido con los aportes de diversas fuentes. Así, pues, el Proceso auditor presenta una serie de elementos constitutivos entre los que se cuentan algunas definiciones, procedimientos y resultados; los cuales se detallaran a continuación: 1. GENERALIDADES DEL PROCESO AUDITOR 1.1. Definición de auditoría Gubernamental: Es un proceso sistemático acorde con las normas de auditoría generalmente aceptadas vigentes, que evalúa la gestión y los resultados fiscales mediante la aplicación de los sistemas de control: fiscal para determinar el cumplimiento de los principios fiscales en la, prestación de servicios o provisión de bienes públicos en desarrollo los fines esenciales del Estado, de manera que le permita a la Contraloría fundamentar sus pronunciamientos, opiniones y/o conceptos Modalidades de auditoría: Con el propósito de asegurar los niveles de eficiencia en la planeación del proceso auditor, se podrá aplicar entre otras las siguientes modalidades de auditoría: Auditoría regular: Esta modalidad tiene un alcance que permite proferir un dictamen integral conformado por la opinión de los estados contables y el concepto sobre la gestión para emitir el pronunciamiento sobre el fenecimiento o no de la Cuenta. Implica la ejecución de un trabajo integral aplicando de manera simultánea y articulada los sistemas de control fiscal. Página 8 de 101

9 Auditoría Especial Evalúa políticas, asuntos, programas, proyectos, procesos, áreas o actividades de carácter específico trasversal, de interés o: relevancia con el propósito de emitir un concepto sobre lo evaluado. Nota: a través de esta modalidad de auditoría se podrá hacer seguimiento a los planes de Mejoramiento. Auditoría exprés: Esta modalidad de auditoría se desarrolla mediante un procedimiento abreviado en las fases del proceso auditor y permite atender situaciones coyunturales que por su importancia o impacto social, ambiental o fiscal, requieren de evaluación inmediata y con mayor celeridad para entregar resultados oportunos traducidos en conceptos. Nota: Las auditorias de regularidad de que trata el artículo 124 de la ley 1474 de 2011, se desarrollaran a través de las auditorias en la modalidad regular y las de desempeño mediante las auditorias en modalidad especial. De conformidad con el Articulo 115 de la Ley 1474 del 2011, la Contraloría Municipal de Soacha conformará el grupo especial de reacción inmediata Componentes básicos: En el ejercicio de control fiscal se podrán aplicar sistemas de control como el financiero, de legalidad, de gestión, de resultados; la revisión de cuentas y la evaluación del control interno, así: Control financiero: El control financiero es el examen que se realiza, con base en las normas de auditoría de aceptación general, para establecer si los estados financieros dé una entidad reflejan razonablemente el resultado de sus obligaciones y los cambios en su situación financiera, comprobando qué en la Página 9 de 101

10 elaboración de los mismos y en las transacciones y operaciones que los originaron, se observaron y cumplieron las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Control de legalidad: Es la comprobación que se hace de las operaciones financieras, administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se hayan realizado conforme a las normas que le son aplicables. Control de gestión: Es el examen de la eficiencia y eficacia de las entidades en la administración de los recursos públicos, determinada mediante la evaluación de sus procesos administrativos, la utilización de indicadores de rentabilidad pública y desempeño y la identificación de la distribución del excedente que estas producen, así como de los beneficiarios de su actividad. Control de resultados: Es el examen que se realiza para establecer en qué medida los sujetos de la vigilancia logran sus objetivos y cumplen los planes, programas y proyectos adoptados por la administración, en un período determinado. Revisión de cuentas: Es el estudio especializado de los documentos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones realizadas por los responsables del erario durante un periodo determinado, con miras a establecer la economía, la eficacia, la eficiencia y la equidad de sus actuaciones. Evaluación de control interno: Es el análisis de los sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad de los mismos, Página 10 de 101

11 el nivel de confianza que se les pueda otorgar, y si son eficientes en el cumplimiento de sus objetivos. Adicionalmente, la Contraloría Municipal de Soacha, podrá incorporar como componentes los temas relacionados con la evaluación ambiental, la participación ciudadana, las TIC (Tecnología en la Información y Comunicación), el control fiscal interno y los seguimientos a las funciones de advertencia, entre otros, que impliquen actos de gestión fiscal Enfoque de auditoría: Las auditorias que adelante la Contraloría Municipal de Soacha se desarrollaran mediante la aplicación individual, combinada o simultánea de los sistemas de control de acuerdo con las necesidades que determine el proceso auditor mediante un enfoque integral Propósitos de la auditoría: Vigilancia y control oportunos y efectivos: Vigilar y controlar, oportuna y efectivamente, los recursos públicos destinados al cumplimiento de los fines esenciales del Estado Social de Derecho Generación de confianza, promoción de la participación ciudadana y de la transparencia en el manejo de los recursos públicos: Adelantar un control y vigilancia, generadores de confianza, abiertos a la participación ciudadana y promotores de la transparencia y de las mejores prácticas de desempeño en la gestión fiscal. Página 11 de 101

12 Fortalecimiento del apoyo técnico a las corporaciones de elección popular: Brindar a la corporación de elección popular que ejerza el control político información resultado del proceso auditor, (artículo 123 Ley 1474 de Estatuto Anticorrupción), para apoyar su labor. Promover el mejoramiento de la gestión pública: Permitir una continua retroalimentación para que la administración emprenda acciones preventivas y correctivas, en procura, dé lograr mayores niveles de eficiencia, eficacia y efectividad Alcance de la auditoría Toda auditoria debe definir con claridad y precisión los límites y la profundidad de los procedimientos de control;- a aplicar a las entidades, asuntos, políticas, planes, programas, proyectos, procesos, áreas o temas de interés a auditar, de conformidad `con los objetivos del encargo de auditoría Resultados esperados de la auditoría El ejercicio del Control practicado por la Contraloría Municipal de Soacha, mediante la aplicación de la Guía de Auditoría, se orienta a la consecución de resultados que permitan establecer sí los recursos humanos, físicos. y financieros y tecnologías de información y comunicación puestos a disposición de un gestor fiscal, se manejaron de forma eficiente* eficaz, económica, con equidad y de manera transparente- eh el cumplimiento de los propósitos y de los planes y programas del auditado Página 12 de 101

13 2. PLANEACION ESTRATEGICA DEL PROCESO AUDITOR 2.1. Elaboración del plan general de auditoría PGA Inicio Definición De Políticas y Lineamientos Despacho del Contralor Elaboración Y Consolidación De La Planeación Determinación de Objetivos y Estrategias Priorización de Entes o Asuntos a Auditar Dirección de Control Fiscal Estimación e Identificación de Recursos Elaboración PGA Aprobación del PGA Modificaciones y Seguimiento al PGA Director de Control Fiscal Despacho del Contralor Dirección de Control Fiscal Página 13 de 101

14 Objetivos Determinar los entes y/o asuntos a ser auditados por la Contraloría Municipal de Soacha, de acuerdo con su plan estratégico. Identificar las necesidades de talento humano y los recursos para ejecutar eficientemente el proceso auditor. Facilitar el seguimiento y control al desarrollo del proceso auditor Alcance. Hace referencia a la determinación de la cobertura en; materia de entes, asuntos y recursos públicos a auditar en una, vigencia fiscal determinada, a partir de las políticas y lineamientos institucionales y la matriz de riesgo fiscal, hasta la aprobación del PGA Definición de políticas y lineamientos para el PGA Con base en el plan estratégico el 'Contralor Municipal impartirá las políticas y objetivos que deberán ser observados para la elaboración, revisión, aprobación y modificaciones del PGA en las instancias correspondientes Instancias de elaboración, revisión, aprobación y modificación Las instancias responsables de elaboración, revisión, aprobación y modificación del PGA, son: - Para la elaboración del PGA la instancia competente es el área de control fiscal que desarrolla y adelanta el proceso auditor. Página 14 de 101

15 - En la fase de revisión y consolidación la instancia pertinente será la oficina de Planeación o en su defecto quien haga sus veces. - La aprobación del PGA la realizará el comité de alta dirección y/o el Contralor Municipal. - La Modificación del PGA la realizara el área de control Fiscal que desarrolla el proceso auditor y quien haga las veces de planeación Nota: Las instancias se podrán determinar de acuerdo con la estructura orgánica de la Contraloría Municipal de Soacha Elaboración y consolidación de la matriz de riesgo fiscal. La matriz de riesgo fiscal que elabora la Contraloría Municipal podrá contemplar, entre otros, lo relacionado con los riesgos institucionales que se detecten, los requerimientos o necesidades de control y las denuncias presentadas por la ciudadanía, las corporaciones administrativas y los medios de comunicación, así como la magnitud de los recursos administrados, con base en la metodología y términos que se definan por cada ante de control. En caso de requerirse la instancia responsable consolidara y socializar la matriz de riesgo. Modelo de Criterios de Riesgo Fiscal Determinación de objetivos y estrategias Conocida la matriz de riesgos fiscales, las políticas y lineamientos institucionales, se determinaran parte del área de control Fiscal que desarrolla el proceso auditor, los objetivos generales con el fin de establecer las estrategias a implementar para alcanzar dichos objetivos, los cuales serán socializados con la alta dirección. Página 15 de 101

16 Priorización de entes o asuntos a auditar Con fundamento en políticas y lineamientos institucionales y los resultados que arrojé la matriz de riesgo fiscal, el área responsable del proceso auditor y priorizara los entes o asuntos a auditar de acuerdo con los recursos financieros, tecnológicos y de talento humano que se dispongan Estimación e identificación de recursos Una vez priorizados los antes y/o asuntos a auditar, el área responsable del proceso auditor identificara los requerimientos de recursos físicos, financieros, tecnológicos y de talento humano para cumplir los objetivos del PGA, para lo cual se considerará, entre otros, los siguientes: Talento humano disponible de acuerdo con su perfil, idoneidad experiencia y competencia. Evaluación y asignación de recursos de Tecnología de Información y Comunicaciones (TICs) Disponibilidad de recursos financieros Coordinación y cooperación con otros organismos Alianzas estratégicas con la academia y otras organizaciones de estudios investigación social Elaboración del proyecto del PGA Priorizados los entes y/o asuntos a auditar, determinados los objetivos y estrategias, estimados e identificados los recursos, se procederá a elaborar el proyecto PGA para ser aprobado. Página 16 de 101

17 Al momento de elaborar el proyecto del PGA, el área, responsable del proceso deberá identificar los cruces de procesos auditores determinados por la CMS, con el fin de optimizar esfuerzos, racionalizar el proceso auditor y lograr mayor cobertura Aprobación del PGA En las fechas establecidas por la Contraloría Municipal de Soacha, se aprobará el PGA para la vigencia por parte del comité y/o Contralor Municipal. Dicha aprobación debe quedar consignada en acta o acto administrativo Modificaciones y Seguimiento del PGA La Contraloría Municipal de Soacha, establecerá los mecanismos necesarios para modificar y hacer seguimiento al PGA Una vez: realizada la modificación esta deberá ser reportada al Plan Nacional de 'Auditoria (PNA) Planeación de auditoría Es el memorando por medio del cual se le asigna formalmente la auditoria al equipo auditor y se establecen los profesionales de apoyo, la elaboración de dicho documento se elabora de manera conjunta entre el líder de auditoría y el jefe responsable del control Fiscal quien suscribe el documento. PGA aprobado Página 17 de 101

18 Elaboración memorando de planeación de auditoría Comunicación del memorando de planeación de auditoría Líder de auditoría Director de Control Fiscal Declaración de impedimentos y conflictos de interés Líder y equipo auditor SI Existen? NO Comunicación al auditado de la instalación de la auditoría Dirección de Control Fiscal Despacho Contralor Contenido del Memorando de planeación de Auditoria El Memorando de planeación de auditoría contendrá como mínimo lo siguiente: Ente o asunto a Auditar Modalidad Líneas de Auditoría Objetivos General y Específicos Página 18 de 101

19 Términos de referencia (duración, alcance) Vigencia o periodo a auditar Identificación de la vigencia del PGA Términos de aprobación del plan de trabajo Modelo de Memorando de Planeación Comunicación del memorando de planeación de auditoría La comunicación del memorando de planeación de auditoría al equipo auditor da inicio al proceso auditor Declaración de impedimentos y conflictos de intereses Si el Líder y los auditores consideran tener impedimentos o conflictos de intereses de los determinados en las disposiciones legales respecto al, ente o asunto a auditar, deberán informar de esta situación ante la instancia superior jerárquica correspondiente Comunicación al auditado e instalación de la auditoría Mediante comunicación escrita, la Contraloría Municipal, debe informar al representante legal del ente o asunto a auditar el inicio de la auditoria junto con la presentación del equipo auditor, su líder y el equipo profesional de apoyo. Página 19 de 101

20 La Contraloría Municipal de Soacha podrá realizar una instalación formal y presencial de la auditoria que se inicia momento en el cual se podrá solicitar la Carta de Salvaguarda. Modelo Carta de Presentación ante el Auditado Modelo de Carta de Salvaquarda 3. FASE DE PLANEACION Inicio Notificación memorando de planeación de auditoría Director de Control Fiscal Conocimiento del ente o asunto a auditar Análisis de la cuenta rendida o informes Evaluación y conceptualización sobre control fiscal interno Determinación de criterios técnicos Equipo auditor Determinación de la estrategia de la auditoría Página 20 de 101

21 Plan de trabajo Programa de auditoría Fin 3.1. Generalidades Objetivo Definir el alcance y la estrategia de auditoría a partir del conocimiento del equipo auditor sobre la entidad o asunto a auditar. Alcance Esta fase inicia con la notificación y las orientaciones establecidas el memorando de planeación y termina con la aprobación de los programas de auditoría. El equipo auditor desarrollará la fase de planeación con base en la rendición de la cuenta, informes y anexos Actividades fase de planeación de la Auditoria Notificación del Memorando de planeación. Página 21 de 101

22 Con la notificación del memorando de planeación se formaliza al equipo auditor el inicio de la auditoria a la entidad o asunto a auditar Conocimiento de la entidad o asunto a auditar El obtener una comprensión de la entidad o asunto a auditar y su entorno es un proceso continuo y dinámico, esta comprensión implica conocer el direccionamiento estratégico, marco y naturaleza jurídica vigente; el bien y/o Servicio a prestar, la naturaleza, características, actividades y/o procesos; los riesgos de pérdida o de inadecuada utilización que se pueden presentar en desarrollo del objeto principal y la existencia o no de controles establecidos; informes de auditorías anteriores y funciones de advertencia; demandas y litigios contra en de la entidad, quejas recibidas; Procesos de responsabilidad fiscal fallados y pendientes; el plan de mejoramiento anterior e informes de evaluación de las oficinas de control interno. Así mismo, a partir del análisis del mapa de riesgos de la entidad a auditar y otros riesgos inherentes a los procesos que identifique el equipo auditor, se focalizaran los aspectos específicos a evaluar. De lo anterior se dejara evidencia en un papel de trabajo o ayuda de memoria Análisis a la Cuenta e Informes de la entidad o asunto a auditar Se realiza el estudio y análisis de la cuenta e informes de la entidad o asunto a auditar con base en la rendición de la cuenta, informes y anexos que soportan legal, técnica, financiera y contablemente las operaciones Evaluación y Conceptualización sobre el Control Fiscal Interno Página 22 de 101

23 El equipo de auditoría evaluará y conceptuará sobre el Control Fiscal Interno a través de procedimientos de auditoría establecidos en los programas de auditoría por línea Determinación de Criterios Técnicos El equipo auditor podrá utilizar uno de los siguientes criterios para establecer la importancia relativa y muestras a evaluar. Determinar el Nivel de Materialidad El nivel de materialidad se refiere a la relativa significación o merito que pueda tener una cosa o evento. La información contable y de gestión debe reconocer y presentar los hechos económicos de acuerdo con su nivel de materialidad. Un hecho económico es relevante o importante, si por si mismo puede hacer cambiar de opinión a una persona sensata. Un hecho económico es material cuando, debido a su naturaleza o cuantía, su conocimiento o desconocimiento, teniendo en cuenta las circunstancias que lo rodean, puede alterar significativamente las decisiones económicas de los usuarios de la información. Determinar la muestra de auditoría Las normas de auditoría relativas a la ejecución del trabajo establecen la obligación del auditor de obtener mediante sus procedimientos de auditoría, evidencia comprobatoria pertinente y válida para suministrar una base objetiva para su opinión es decir definir la muestra de auditoría, su tamaño y los criterios utilizados para su selección, conforme a las actividades planteadas, de manera tal que sirva Página 23 de 101

24 de soporte suficiente para emitir los distintos conceptos, opiniones y pronunciamientos. Para efecto de lo anterior es conveniente tener presente que el control fiscal debe ser ejercido en forma posterior y selectiva, lo que, de acuerdo con el Artículo 5 de la Ley 42 de 1993, están definidos así: ( ) se entiende por control posterior la vigilancia de las actividades, operaciones y procesos ejecutados por los sujetos de control y de los resultados obtenidos por los mismos. Por control selectivo se entiende la elección mediante un procedimiento técnico de una muestra representativa de recursos, cuentas, operaciones o actividades para obtener conclusiones sobre el universo respectivo en el desarrollo del control fiscal. Los métodos de muestreo utilizados en auditoria son el estadístico y no estadístico. Ambos requieren que el auditor haga uso de su criterio profesional en la planeación, elaboración y evaluación de la muestra para relacionar la evidencia comprobatoria producida por la misma. Muestreo no estadístico: Es el muestreo sin utilización de técnicas estadísticas. Esta metodología es de naturaleza subjetiva, en cuanto a que la determinación del tamaño de la muestra se basa exclusivamente en el criterio del auditor. Cuando los auditores determinan muestras con base en juicio o criterio, lo deben hacer soportados en los siguientes aspectos: La muestra de documentos seleccionados debe ser representativa de la población de donde se extrajo. El auditor puede incluir en su proceso de selección de la muestra, situaciones conocidas que considere importantes para el resultado final. Página 24 de 101

25 Muestreo estadístico: Consiste en la consecución de una muestra mediante la utilización de técnicas originadas en el cálculo matemático y de probabilidades. Bajo este método los resultados obtenidos permiten una mayor confianza y se pueden hacer referencias y conclusiones sobre todos los elementos que constituyen el universo o población. A su vez el muestreo estadístico se clasifica en muestreo por atributos, variables y cantidad monetaria. Modelo Aplicativo Muestreo: Se refiere a las condiciones o argumentos o características o cualidades que debe contener cada uno de los elementos seleccionados en la muestra determinados por el auditor dependiendo específicamente del objetivo propuesto y de la técnica de auditoría que le será aplicable a la muestra Determinar las estrategias de auditoría La estrategia de auditoría consiste en establecer el direccionamiento que se le dará al proceso auditor, fundamentalmente definiendo el alcance, él cómo y dónde se desarrollará el trabajo, lo cual debe registrarse en el plan de trabajo. De, acuerdo a los resultados del conocimiento de la entidad o asunto a auditar donde se han detectado los riesgos de los procesos y Transacciones representativas, el Página 25 de 101

26 equipo Auditor desarrollará una estrategia la de auditoría que permitirá el cumplimiento de los objetivos trazados en el memorando de planeación de auditoría Plan de trabajo El plan de trabajo se considera como la carta de navegación del equipo de auditoría para las fases de ejecución e informe y es un instrumento para el control de calidad al proceso. El propósito principal del plan de trabajo es permitir al equipo auditor focalizar el proceso, comunicar nuevos requerimientos y propuestas, definir la estrategia de auditoría para las fases de ejecución e Informe, proporcionar una base de discusión sobre diferentes aspectos del proceso y servir como elemento de control de calidad, y seguimiento de la auditoría. Los elementos que debe contener como mínimo el plan de trabajo son: objetivos y alcance de la auditoría, resumen del conocimiento del ente o asunto a auditar, estrategia de auditoría, cronograma de actividades para las fases de ejecución de la auditoría e informe. Los aspectos mínimos que se deben: considerar para su validación y aprobación son: Que el alcance definido esté acorde con los objetivos del memorando de planeación de auditoría. Que el cronograma de actividades contemple los aspectos mínimos requeridos para alcanzar los objetivos establecidos en el memorando de planeación de auditoría. El plan de trabajo deberá ser aprobado por la instancia competente. Página 26 de 101

27 Dicha aprobación deberá surtirse dentro del término que se establezca en el memorando de planeación. Como ejemplo se anexa modelo de Plan de Trabajo y Cronograma de las fases de ejecución e informe. Modelo plan de trabajo Modelo cronograma de ejecución e Informe (cronograma CMS) Programas de auditoria El programa de auditoría es la guía del trabajo que va a realizar cada equipo auditor, en ellos se establecen los objetivos fuentes y criterios de auditoría y procedimientos que se pueden desarrollar durante la fase de planeación y/o ejecución. El propósito de los programas de auditoría es disponer de un esquema de trabajo que le permita al equipo auditor desarrollar sus tareas de manera coherente, lógica, teniendo en cuenta que los procedimientos definidos incluyan la evaluación de la efectividad de los controles y la evaluación de los principios de economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales con énfasis en la medición de la efectividad (resultados e impacto). Los programas de auditoría serán elaborados de acuerdo al tipo o clase de ente o asunto a auditar (empresas de servicios públicos, empresas industriales y comerciales del estado, empresas sociales del estado, entre otros.) Los propósitos del Programa de Auditoría son: Verificar los objetivos previstos para cada línea de auditoría. Establecer las fuentes: y criterios de auditoría. Describir los procedimientos de auditoría que se aplicaran. Obtener evidencia: sobre la línea evaluada De dichos programas de auditoría se dará prioridad a aquellos procedimientos que permitan evidenciar asuntos con incidencia fiscal. Página 27 de 101

28 La ejecución de los programas de auditoría, es responsabilidad del equipo auditor, por cuanto este tiene conocimiento pleno de los procedimientos de la entidad y es el encargado de desarrollar el trabajo de campo. Los programas de auditoría pueden estar integrados al plan de trabajo Modelo de un programa de auditoria (CMS) Modelo plan de trabajo y programa (CMS) 3.3. Tecnología de Información y Comunicación TIC"S El trabajo de Tecnología de la Información y comunicación (TIC'S) dentro del proceso auditor, no pretende evaluar la totalidad de las aplicaciones de la entidad o asunto a auditar, sino focalizarse en aquellas que están relacionadas con los procesos objeto de la auditoría. Como parte del alcance del trabajo de TI deberán considerarse los controles generales de TI sobre las aplicaciones y la infraestructura tecnológica que soporta dichas aplicaciones para confirmar la efectividad, confidencialidad, integridad, disponibilidad, cumplimiento, confiabilidad y eficiencia de la información y, de ésta manera proporcionar confianza sobre los controles de ;aplicación, controles manuales dependientes de TI y evidencia electrónica de auditoría, identificados por el Equipo de Auditoría. 4 FASE DE EJECUCCIÓN DE LA AUDITORIA Página 28 de 101

29 4.1 Generalidades Objetivo General La Fase de Ejecución es la parte central de la Auditoria, en ella se practican todas las pruebas y se utilizan todas las técnicas y procedimientos para encontrar las evidencias de auditoría que sustentaran el informe, siguiendo las directrices del plan de trabajo, los programas de auditoría y el cronograma de actividades para las fases de ejecución, informe y cierre. En esta fase, el equipo auditor ajusta y desarrolla los programas de auditoría para cada línea y aplica pruebas, mediante las diferentes técnicas de auditoría que conduzcan a determinar las observaciones y/o hallazgos. Objetivos Específicos Están orientados a examinar, de acuerdo con el alcance de la auditoria, entre otros, los siguientes aspectos: La eficiencia, en el manejo de los recursos en la adquisición, producción, manejo custodia y administración de los bienes y servicios,-par; parte del ente auditado, en términos de calidad, cantidad costo y oportunidad. Cumplimiento de la reglamentación que regula sus operaciones. Razonabilidad de los estados contables Eficiencia y eficacia en el manejo ambiental. Efectividad del sistema de control fiscal interno. Cumplimiento de los planes de mejoramiento Planes, programas y proyectos Las TICS La rendición de la cuenta en forma y términos establecidos por la contraloría. El impacto social de la Gestión Fiscal Página 29 de 101

30 4.2 Alcance Se pretende en esta fase dar cumplimiento a lo objetivos establecidos en el Plan de trabajo, los programas de auditoría y el cronograma de actividades. Inicia, con los ajustes y aplicación de los programas de auditoría que conllevan a la obtención de evidencia, con el fin de emitir conclusiones y termina con el trabajo de campo 4.3 Actividades Generales. Inicio Aplicación de procedimientos, pruebas y obtención de evidencias Determinar observaciones y validar hallazgos Equipo Auditor Conclusiones por factores y variables Fin Ajustes de los Programas de Auditoria. Página 30 de 101

31 Si surgen aspectos que modifican el alcance de los elementos constitutivos del programa de auditoría, se procederá a realizar los respectivos ajustes por parte del equipo auditor, que serán revisados y aprobados por la instancia competente Aplicación de procedimientos, técnicas pruebas y obtención de evidencia: Esta actividad consiste en ejecutar los programas de auditoría, mediante la aplicación de los procedimientos, técnicas y pruebas de auditoría, con el propósito de obtener evidencia que soporte las conclusiones de cada una de las líneas de auditoria evaluadas. 4.4 Ejecución por componente de Auditoría Componente Evaluación de Gestión y Resultados La evaluación de la gestión y resultados se realiza con el objeto de analizar integralmente la gestión y se fundamenta en la valoración de los siguientes factores:: Evaluación a la ejecución contractual, Rendición y Revisión de la cuenta, Gestión Ambiental, Tecnologías de la comunicación y la información (TICS), Cumplimiento Plan de Mejoramiento: Legalidad, Cumplimiento de normatividad aplicable al ente o asunto auditado de acuerdo a la línea que se evalúa Control Fiscal interno, Impacto Social de la Gestión Fiscal, Objetivos misionales, cumplimiento Planes Programas y Proyectos; los cuales contemplan las variables que son verificadas y calificadas por el equipo auditor, mediante la aplicación de programas de auditoría, Utilizando como insumo las fuentes internas y externas de información. Página 31 de 101

32 En esta Evaluación debe tener en cuenta los principios de la Gestión fiscal fundamentados en la eficiencia, la economía, la eficacia, la equidad y la valoración de los costos ambientales, además de la evaluación de la efectividad así: Economía Que en igualdad de condiciones de calidad, los bienes y servicios se obtengan al menor costo. Consiste en evaluar la adecuada adquisición y asignación de recursos humanos, físicos, técnicos y naturales, efectuada por un gestor fiscal en los diferentes procesos, en procura de maximizar sus resultados` Esto implica que dichos recursos sean aplicados en cantidad; =. y calidad dependiendo de la necesidad específica que se tenga de cada uno de ellos. La gestión se inicia desde el momento en que le son asignados unos recursos a un administrador, para ser transformados en un bien o servicio. Este hecho le demanda una serie de acciones directas como el de planear el manejo la adquisición mantenimiento, adecuación, capacitación y conservación de los mismos. Eficiencia Establecer que un periodo determinado la asignación de recursos sea la más conveniente para maximizar sus resultados. Evalúa la relación existente entre los recursos e insumos utilizados frente a los `resultados obtenidos. Tiene dos medidas esenciales: técnica y económica. La técnica es el resultado de su medición en términos físicos (productividad) y la monetarios (costos). Una operación eficiente produce la máxima cantidad de bienes y/o servicios con una cantidad adecuada de recursos Página 32 de 101

33 Eficacia Que sus resultados se logren de manera oportuna y guarden relación con sus objetivos y metas. Es la evaluación de un programa o actividad en el logro de objetivos y metas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad. Efectividad Es el grado de satisfacción o impacto que produce un bien o servicio dentro de una comunidad o población objeto. Este impacto debe medirse con la comunidad receptora de dicho bien y/o servicio, la que generalmente se encuentra fuera de la Organización que lo produce. Equidad Identifica los receptores de la acción económica y., analiza la distribución de costos y beneficios entre los diferentes sectores económicos y sociales y entre entidades. Valoración de costos ambientales Cuantificar el impacto por el uso o deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente y evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos. La gestión, los programas, Proyectos y actividades del Estado deben conducir al crecimiento económico, la elevación de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar la base de los recursos naturales en que se sustentan, ni deteriorar el medio ambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlo para la satisfacci6n de sus propias necesidades. Página 33 de 101

34 Igualmente corresponde al compromiso (política) del ente auditado desarrollar sus actividades misionales y de apoyo con el debido respeto - por la protección del medio ambiente, implementando, manteniendo y mejorando continuamente principios y prácticas, medioambientales, de conformidad con las políticas, normas y regulaciones aplicables Componente Control Financiero Cuando la auditoría tenga en su alcance la opinión de sus estados financieros y la calificación de la gestión se seguirán los siguientes lineamientos: Opinión de los Estados Financieros Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrán en cuenta las detectadas en las cuentas examinadas del activo, pasivo y patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la "partida doble". Para el caso de los errores e inconsistencias que se detecten en las cuentas examinadas del estado de actividad financiera, económica, social y ambiental, se cuantificarán por el efecto producido en la cuenta patrimonial resultado del ejercicio. Tipos de opiniones: Sin Salvedades o Limpia: es una opinión, en la cual se manifiesta de forma clara y precisa que los estados financieros en su conjunto expresan en todo aspecto significativo, la situación financiera; así como, los resultados de las operaciones de los recursos obtenidos y aplicados durante el ejercicio, y contienen la información necesaria y suficiente para su interpretación: y comprensión adecuada, de conformidad con las normas -prescritas por las Página 34 de 101

35 autoridades competentes y los principios de contabilidad universalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Aunque la determinación del tipo de opinión se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, éste tipo de opinión es aplicable, cuando', se detectan salvedades que tomadas en su conjunto sea inferiores o iguales al 2% del total de activo o pasivo más patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la "partida doble', Por consiguiente permite opinar que los estados financieros están razonablemente presentados. Está opinión se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye: - Que los estados financieros presentan razonablemente en todos los aspectos materiales, la conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados o el régimen de contabilidad pública o privada vigente que le aplique. - Que los estados financieros en su conjunto y la información reflejada en ellos en su proceso de registro, movimientos y saldos, se han formulado de conformidad con las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. - Que la información suministrada ha sido la necesaria y suficiente para su interpretación y comprensión adecuada. - Que no se evidenciaron errores e inconsistencias significativas. Con Salvedades: se expresa cuando el auditor bajo su criterio profesional, concluye que una opinión sin salvedades, no puede expresarse o que la limitación sobre el alcance no es tan material, como para requerir una opinión adversa o una abstención de opinión. Aunque la determinación del tipo de opinión se basa en el criterio profesional del auditor y/o equipo auditor, este.tipo de opinión es aplicable, cuando se detectan salvedades,que tomadas en su conjunto sean superiores al 2% e Página 35 de 101

36 inferiores o iguales al 10% del total del activo o pasivo más patrimonio, considerando el principio y el enunciado de la "partida doble", las cuales consideradas en su conjunto, permiten opinar que los estados contables son razonables, excepto por o con sujeción a, las salvedades referidas. La opinión debe expresarse: en términos de "excepto por" o "con sujeción a los efectos de los hallazgos obtenidos para calificar la opinión. Para efectos de determinar la base de las salvedades, se tendrán en cuenta los hallazgos evidenciados en los estados financieros considerados en su conjunto. En él, párrafo de la opinión de la del informe, se deben mencionar las salvedades y las limitaciones en el alcance. Circunstancias que pueden dar lugar a una opinión con salvedades, en caso de que sean significativas en relación con los estados financieros, son entre otras, las siguientes: - Errores o incumplimiento de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. - Utilización de principios y normas contables distintas de las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. - Errores en la información registrada en las cuentas. - Información insuficiente registrada en las cuentas que impide la interpretación y comprensión adecuada de las mismas. - Hechos posteriores a la fecha de cierre del ejercicio, cuyo efecto no hubiera sido corregido en las cuentas. - Cambios durante el ejercicio con respecto a los principios,. y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos ' por el Contador General, utilizados en el ejercicio anterior (comparabilidad). Página 36 de 101

37 Adversa o Negativa: se emite cuando las salvedades tomadas en su conjunto superen el 10% del total de los activo o pasivo más patrimonio, lo que significa que el auditor bajo su criterio profesional, concluye que en su conjunto los estados,'financieros no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera del auditado y los resultado de sus operaciones por el año terminado, de conformidad con los, principios y normas prescritas por las autoridades competentes los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General. Para que el auditor pueda llegar a expresar una opinión adversa o negativa, es preciso se hayan identificado incumplimientos de los principios y las normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados o prescritos por el Contador General, que ocasionan errores e inconsistencias de la información financiera, que afectan a los estados contables. Abstención de Opinión: ocurre cuando el auditor tiene limitaciones en el: acceso a la información o ésta no se ha suministrado a tiempo por el auditado, o es suministrada incompleta; y por tanto, no se ha podido obtener la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre los estados financieros tomados en su conjunto. Lo cual no permite al auditor formarse una idea sobre la calidad de las cifras sujetas a examen y por consiguiente debe abstenerse de opinar. Bajo esta última condición el auditor deberá evaluar si el auditado, estaría obstaculizando la labor de la Contraloría Municipal, caso en el cual se sometería a las posibles sanciones previstas por la Ley. La necesidad de abstenerse de emitir una opinión, puede originarse por: - Limitaciones al alcance de la auditoria originadas por el auditado. - Incertidumbres contables: En ambos casos, ha de tratarse de circunstancias de importancia y magnitud significativas, que impidan al auditor formarse una opinión. Página 37 de 101

38 Criterios para emitir opinión de los Estados Contables: El informe de los auditores debe contener una expresión escrita y clara de su opinión de sus estados financieros de acuerdo a la siguiente tabla. Tipo de opinión Rango de errores inconsistencias e incertidumbres respecto al total de activos o pasivo más patrimonio Sin Salvedad Valores hasta el 2% Con Salvedad Valores superiores al 2% y hasta el 10% Adversa Negativa Con abstención o Valores superiores al 10% Entrega de información incompleta o entrega inoportuna de información El auditor, en su trabajo para opinar sobre los estados financieros, puede establecer: sub estimaciones, sobre estimaciones e incertidumbres. Subestimación: Se habla de subestimación contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en `este no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo menor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiara que debía presentarse en la fecha de corte de dicho estado, lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad. Sobre estimación: se presenta sobre estimación contable cuando al analizar las cuentas de un estado financiero, el valor presentado en componentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. Página 38 de 101

39 éste no corresponde a la realidad de las transacciones que lo han afectado, siendo mayor el valor de la cuenta del estado contable a la realidad financiera que debía presentarse, lo anterior se demuestra al efectuar las pruebas de registros, frente a los documentos que soportan la contabilidad del periodo contable correspondiente. Incertidumbres contables: En los procesos auditores que adelanta la Contraloría la Contraloría Municipal de Soacha, entiéndase el concepto de "incertidumbre contable" sobre una cuenta examinada, como un motivo de salvedad en un informe de auditoría, ante la imposibilidad de evaluar, en forma razonable, la repercusión de un acontecimiento futuro, `sobre los estados financieros. En este evento, el auditor en desarrollo de la norma de auditoría relacionada con la persona hará uso de su conocimiento, experiencia y capacidad técnica para encontrar mecanismos que permitan identificar y cuantificar, en forma idónea él saldo de las cuentas o subcuentas que presentan la incertidumbre, dejando evidencia de su evaluación en los papeles de trabajó. Cuando a la fecha del informe de. Auditoría no se haya resuelto la incertidumbre contable, se emitirá una opinión con salvedades de "excepto por". En casos excepcionales, se emitirá una abstención de opinión, cuando los efectos que pueda suponer la incertidumbre sean tan significativos y generalizados que no permitan emitir opinión sobre los estados financieros su conjunto. En ningún caso la abstención se puede originar, en limitaciones profesionales del auditor. Frente a la abstención, el auditor debe documentar y presentar ante el equipo de auditoría, supervisor y el comité técnico la justificación soportada de esta opinión. Las salvedades en el balance se presentarán por cada una de las cuentas examinadas. Página 39 de 101

40 Modelos de opinión Opinión sin salvedades o limpia: En nuestra opinión, los estados financieros arriba mencionados, presentan razonablemente, en todo aspecto significativo, la situación financiera del auditado XYZ, a 31 de diciembre de XXXX así como los resultados de las operaciones por el año terminado en esa fecha, de conformidad con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios de contabilidad generalmente aceptados en Colombia o prescritos por el Contador General. Opinión con salvedades: En nuestra opinión, "excepto por" o "con sujeción a" por lo expresado en los párrafos precedentes, los estados financieros del auditado XYZ, presentan razonablemente la situación financiera, en, sus aspectos más significativos por el año terminado el 31 de diciembre de XXXX y los resultados del ejercicio económico del ano terminado en la misma fecha, con los principios y normas prescritas por las autoridades competentes y los principios. contabilidad generalmente aceptada en Colombia o prescritos por el Contador General Opinión adverse o negativa En nuestra opinión, por lo expresado en lo párrafos precedentes, los estados financieros del auditado XYZ no presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financiera de la XYZ a 31 de diciembre de XXXX y los Página 40 de 101