Procedimiento: Administración de Nómina

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1 Procedimiento: Administración de ADM-PD-23 Versión 1 Dependencia Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios Macroproceso Proceso Objetivo Alcance Gestión del Talento Humano Administración del Talento Humano Reglamentar y definir los pasos que se deben seguir para la liquidación de la nómina de los servidores vinculados al Fondo de Prevención y Atención de Emergencias FOPAE, con el fin de efectuar el pago oportuno de salarios y prestaciones de conformidad con la normatividad vigente. El procedimiento aplica para la nómina de los servidores públicos vinculados al FOPAE, inicia con el registro de las fechas del período a liquidar, actos administrativos y demás novedades que afectarán la nómina y termina cuando el profesional de la Subdirección Corporativa y Asuntos Disciplinarios realiza el cierre definitivo de la nómina.

2 Procedimiento: Administración de ADM-PD Políticas de Operación Garantizar la inclusión oportuna de todas las novedades recibidas, para la liquidación de prestaciones sociales, aportes a la seguridad social y aportes parafiscales. La remuneración de los servidores públicos del Fondo de Prevención y Atención de Emergencias, se realizará de acuerdo con las normas legales vigentes para el Distrito Capital en los aspectos salariales y prestacionales. 2. Glosario APORTES PARAFISCALES: Contribución especial que realizan los empleadores públicos y privados al SENA, ICBF y Cajas de Compensación Familiar, para que estas Entidades adelanten programas de naturaleza social, según su misión. APORTES PATRONALES: Pagos que deben hacer las Entidades Distritales por concepto de aportes liquidados sobre las nóminas y establecidos por norma legal, a las entidades del sector privado y público y demás erogaciones que se deriven de dichas liquidaciones. ASIGNACIÓN BÁSICA: Retribución habitual o constante que percibe el empleado de acuerdo con su trabajo, determinada por sus funciones y responsabilidades, así como por los requisitos de conocimiento y de experiencia requeridos para su ejercicio, según la denominación y el grado establecido sin tomar en cuenta elementos adicionales como horas extras, primas y otros factores, eventuales o fijos que aumentan sus ingresos. AUXILIO DE TRANSPORTE: Factor salarial que se reconoce a los servidores públicos y a los trabajadores que devengan un sueldo mensual básico hasta de dos (2) veces el salario mínimo legal vigente. No se tendrá derecho a este auxilio cuando el funcionario disfrute de vacaciones, se encuentre en uso de licencia, éste suspendido o cuando la entidad suministre el servicio. BONIFICACIÓN ESPECIAL DE RECREACIÓN: Bonificación a los servidores públicos, de conformidad con el Decreto 35 de 1999, equivalente a dos (2) días de asignación básica mensual, en el momento de iniciar el disfrute del respectivo período vacacional. Igualmente habrá lugar a esta bonificación cuando las vacaciones se compensen en dinero. BONIFICACIÓN POR SERVICIOS PRESTADOS: Factor salarial que se reconoce al funcionario, cada vez que cumpla un año continuo de labor en la entidad, de conformidad con lo señalado en el Acuerdo 92 del 26 de junio de 2003; Sin embargo, cuando un funcionario pase de un organismo a otro, el tiempo laborado en el primero se tendrá en cuenta para efectos del reconocimiento y pago de la bonificación, siempre que no haya solución de continuidad en el servicio. 2/10

3 ADM-PD-08 Procedimiento: Administración de COMPENSATORIOS: Descanso remunerado a que tiene derecho un funcionario equivalente a un (1) día por cada ocho (8) horas extras de trabajo. Los compensatorios se conceden a solicitud del servidor público o de oficio por parte de la entidad. En caso de retiro del servicio, se deben reconocer en dinero. Los compensatorios prescriben en tres (3) años. CRP: Certificado de registro presupuestal FACTORES SALARIALES: Son los establecidos en el Decreto 1042 de 1978, artículo 42: Son factores de salario: a) Los incrementos por antigüedad a que se refieren los artículos 49 y 97 de este Decreto. b) Los gastos de representación; c) La prima técnica. d) El auxilio de transporte. e) El auxilio de alimentación. f) La prima de servicio. g) La bonificación por servicios prestados. h) Los viáticos percibidos por los funcionarios en comisión. GASTOS DE REPRESENTACIÓN: Compensación de los gastos que ocasiona el desempeño de un cargo del nivel directivo, asesor y de aquellos cargos que por acuerdos o normas preexistentes tenga derecho a éstos. Su reconocimiento y pago se efectuará con base en las disposiciones legales vigentes. INDEMNIZACIONES LABORALES: Tiene como fin efectuar los pagos que por tal concepto debe sufragar el Distrito Capital a través de las Entidades y Organismos originados por la supresión del cargo y en general, las que prevea la Ley. NOVEDADES: Todo lo relacionado con: Ingresos, retiros, libranzas, licencias, vacaciones, suspensiones, traslados, cambios de EPS, cambio de cuentas, horas extras, recargos nocturnos, dominicales y festivo, resolución de vacaciones, resolución de multas y sanciones, liquidación de cesantías, órdenes de embargo, incapacidades, nombramientos, licencias, insubsistencias, renuncias, resolución de primas técnicas, traslados de fondos de cesantías, certificados para modificar la base de retención en la fuente, cuotas sindicales y cualquier acto administrativo que afecte la liquidación y pago de la nómina de los funcionarios. PRIMA DE ANTIGÜEDAD: Pago que se realiza a empleados y trabajadores de la Administración Distrital, en proporción a los años de servicio prestados de acuerdo con el Acuerdo 6 de 1986, expedido por el Concejo de Bogotá, D.C. PRIMA DE NAVIDAD: Prestación social en favor de los empleados y trabajadores, como retribución especial por servicios prestados durante cada año o fracción de él y pagadera en el mes de diciembre, de conformidad con las normas vigentes. PRIMA DE VACACIONES: Reconocimiento y pago a los empleados y trabajadores de la Administración Distrital por cada año de servicio o proporcional en los casos señalados en la Ley, liquidada con el salario devengado en el momento del disfrute conforme a las normas legales vigentes. 3/10

4 Procedimiento: Administración de ADM-PD-08 PRIMA SEMESTRAL: Reconocimiento extralegal, que para efectos de su liquidación se constituye en factor salarial, pagadera a los empleados y trabajadores de la Administración Distrital, de conformidad con las normas vigentes y con lo establecido en las convenciones colectivas o convenios vigentes. RECONOCIMIENTO POR COORDINACIÓN: Reconocimiento por coordinación que efectúen las entidades a los funcionarios de conformidad con el Acuerdo 92 de 2003 y las normas reglamentarias. RECONOCIMIENTO POR PERMANENCIA: Erogación relacionada con el pago del Reconocimiento por Permanencia en el Servicio Público en el Distrito Capital de conformidad con el Acuerdo 276 de 2007, modificado por el Acuerdo 336 de REPORTES CONSOLIDADOS: Resúmenes generales correspondientes a: Aportes de salud, pensión, fondo de solidaridad, aportes voluntarios, cuentas AFC, parafiscales, juzgados y cooperativas. Generar los listados de descuentos para cooperativas, entidades financieras, fondos de empleados, juzgados, si es el caso. RETENCIÓN EN LA FUENTE: Deducción que se realiza de acuerdo con el Estatuto Tributario y normas expedidas anualmente por el Gobierno Nacional. VACACIONES EN DINERO: Compensación en dinero de las vacaciones causadas y no disfrutadas que se paga al personal que se desvincula definitivamente de la entidad. Su cancelación se hará con cargo al presupuesto vigente, cualquiera que sea el año de su causación. 3. Descripción de Actividades N Actividad Responsable Control 1 2 Recepcionar Novedades: Recibe las novedades que afecten la nómina, generadas en la coordinación de Talento Humano, las remitidas por las dependencias y por los funcionarios, con los soportes respectivos. Ingresar novedades: Ingresa al sistema o aplicativo todas las novedades recibidas. 3 Liquidar la prenómina: Liquida la prenómina 4 5 Revisar la prenómina: El nómina, inicialmente revisa la prenómina, corrige las inconsistencias Liquidar la nómina: Liquida la nómina de acuerdo con el cronograma establecido por la Secretaría Distrital de Hacienda. Formato Novedades de nómina Revisar las novedades incluidas. Con base en la revisión se hacen las correcciones correspondientes Cronograma establecido por la Secretaría Distrital de Hacienda. 4/10

5 ADM-PD-08 Procedimiento: Administración de N Actividad Responsable Control Elaborar comunicación a presupuesto: Elabora comunicación detallando rubro por rubro los valores para solicitar la expedición de CDP - Certificado de Disponibilidad Presupuestal y CRP - Certificado de registro presupuestal, Continuar con el Procedimiento de Emisión de CDP y CRP. Emitir y entregar CRP: Emite y entrega CRP y continúa con el Procedimiento de Gestión de Pagos. Generar los reportes y las comunicaciones a pagos: Previamente revisa los reportes realizando los ajustes correspondientes, seguidamente genera e imprime los reportes consolidados y las comunicaciones para el Área de Pagos, detallando cada uno de los anexos, con sus notas aclaratorias. Revisar los reportes: Revisar rubro por rubro para descartar inconsistências en los montos a cancelar. En caso de requerirse ajustes, se solicitarán al Profesional correspondiente. NOTA: Se requieren ajustes? SI: Solicitar ajustes al realiza los ajustes correspondientes. NO: Continúa con la actividad 8. Aprobar los reportes: Aprueba y firma los reportes consolidados para el Área de Pagos. Remitir los reportes consolidados: Entrega la comunicación y los reportes consolidados en medio digital al Coordinador Gestión de Pagos, para solicitar el pago de la nómina, de acuerdo con los montos por cada uno de los rubros que componen los gastos asociados a la nómina. Continuar con el Procedimiento Gestión de Pagos Distribuir desprendibles de pago: Imprime y distribuye los desprendibles de pago a los servidores públicos Recibir desprendible de pago: Recibe y revisa el pago consignado en el desprendible. Hay novedades? SI: Reporta la novedad a Gestión del Talento Humano y retornar a la actividad 1. NO: Firma y entregar la copia del desprendible a Gestión del Talento Humano Archivar desprendible de pago: Recibe y archiva la copia del desprendible de pago en la historia laboral del funcionario Incorporar las novedades en la página del operador de información: Incorpora las novedades en la página del operador de información y generar planillas de seguridad social y componentes parafiscales, revisa la información registrada, en caso de encontrarse inconsistencias, realiza los ajustes correspondientes e imprime nuevamente para revisión. Presupuesto Coordinador Gestión del Talento Humano Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios Funcionario Comunicación interna radicada Reportes consolidados Revisar previamente el reporte 5/10

6 Procedimiento: Administración de ADM-PD-08 N Actividad Responsable Control Fin Elaborar liquidación de cesantías para el FNA: Elabora y genera una planilla y la entrega al Coordinador Gestión de Talento Humano Revisar las planillas y los reportes: Revisa rubro por rubro, com el fin de descartar inconsistencias en los montos a cancelar Se requieren ajustes? SI: El realiza los ajustes correspondientes y continúa con la actividad 15. NO: Continúa con la actividad 18. Firmar los reportes: Aprueba y firma los reportes consolidados para solicitar la expedición de Certificado de Registro Presupuestal. Elaborar comunicación a presupuesto: Elabora comunicación detallando cada uno de los rubros que componen a seguridad social y los aportes parafiscales para solicitar el Certificado de registro presupuestal, Remitir las planillas y los reportes consolidados: Entrega la comunicación y los reportes consolidados en medio digital al Área de Pagos y continuar con el Procedimiento Gestión de Pagos. Remitir reporte consolidado de cesantías al FNA: Se remite mensualmente el reporte de cesantías al FNA con la copia de la consignación NOTA. Para los Fondos privados de cesantías el pago y reporte se realiza anualmente antes del 15 de febrero de cada año. Solicitar comprobantes de pagos a terceros: Solita a pagos los comprobantes de pagos realizados a terceros mensualmente. Recibir comprobantes de pagos a terceros: Recibe los comprobantes y realiza la conciliación verificando que el valor pagado corresponda al valor solicitado y envía a los terceros el comprobante de pago por correo electrónico. Coordinador Gestión del Talento Humano Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios Comunicación interna radicada Solicitud de Registro Presupuestal Relación de Autorización Planillas de Seguridad social y parafiscales Comunicación a la Fiduciaria Consolidado al FNA Reporte consolidado de cesantías al FNA Ley 50 de 200 AZ Comprobantes de pago a terceros 4. Formatos y Registros Novedades de nómina y seguridad social 6/10

7 ADM-PD-08 Procedimiento: Administración de 5. Diagrama de Flujo Diagrama de Flujo Procedimiento: Administración de Presupuesto Inicio 1. Recepcionar novedades A 2. Ingresar novedades 3. Liquidar la prenómina 4. Revisar la prenómina 5. Liquidar la nómina 6. Elaborar comunicación a presupuesto 7. Emitir y entregar CRP 8. Generar los reportes y las comunicaciones a pagos Realizar ajustes Coordinador Gestión del TH 9. Revisar los reportes Se requieren ajustes? SI Solicitar Ajustes NO 10. Aprobar los reportes Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios 11. Remitir los reportes consolidados Procedimiento Gestión de Pagos Coordinador Gestión de Pagos 1 7/10

8 Procedimiento: Administración de ADM-PD-08 Diagrama de Flujo Procedimiento: Administración de Funcionario Distribuir desprendibles de pago 13. Recibir desprendible de pago Hay novedades? NO 14. Archivar desprendible de pago Firmar y entregar desprendible de pago SI 15. Incorporar las novedades en la página del operador de información Realizar ajustes Reportar novedades 16. Elaborar liquidación de cesantías para el FNA A 17. Revisar las planillas y los reportes: Coordinador Gestión del TH Se requieren ajustes? SI Solicitar ajustes NO 2 8/10

9 ADM-PD-08 Procedimiento: Administración de Diagrama de Flujo Procedimiento: Administración de Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios Coordinador Gestión de Pagos Firmar los reportes 19. Elaborar comunicación a presupuesto: 20. Remitir las planillas y los reportes consolidados 21. Remitir reporte consolidado de cesantías al FNA 22. Solicitar comprobantes de pagos a terceros Procedimiento Gestión de Pagos 23. Recibir comprobantes pagos a terceros Fin 9/10

10 Procedimiento: Administración de ADM-PD Control de Cambios. Versión Fecha Descripción de la Modificación Aprobado por 1 Emisión del documento Resolución 32 Febrero 13 de 2014 Carolina Abusaid Graña SDC y AD 7. Aprobación. Elaborado por Validado por Aprobado por Isaura del Socorro Gómez Jaramillo Coordinadora Gestión del Talento Humano José Leonardo Millán Alvarado Profesional Planeación (DG) Carolina Abusaid Graña Subdirector Corporativo y Asuntos Disciplinarios Ariel Hernán Layton Coy Sandra Caycedo Moyano Asesor de Planeación Estratégica Planeación (DG) Nota: Para una mayor información referente a este documento comunicarse con la dependencia responsable. 10/10

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