GUÍA BÁSICA PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS AL SÉPTIMO PROGRAMA MARCO

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1 GUÍA BÁSICA PARA LA PREPARACIÓN DE PROPUESTAS AL SÉPTIMO PROGRAMA MARCO 1. La Oficina de Proyectos Europeos de la UPCT. 2. Partes de una propuesta: 2.1. Formulario A2 de la UPCT Elaboración del presupuesto de la UPCT (formulario A3) Descripción general de la UPCT. 3. Ayudas a la preparación de propuestas. 4. Documentos básicos. Página 1 de 10

2 1. La Oficina de Proyectos Europeos de la UPCT La Oficina de Proyectos Europeos (OPECT) de la Universidad Politécnica de Cartagena nace con el objetivo de promover la participación y proporcionar soporte a los investigadores de sus Grupos de I+D en convocatorias de proyectos europeos. Sus funciones básicas son: - Divulgación y promoción de las convocatorias europeas. - Asesoramiento en la preparación de solicitudes. - Gestión y seguimiento de los proyectos concedidos. Datos de contacto: Oficina de Proyectos Europeos Universidad Politécnica de Cartagena Plaza Cronista Isidoro Valverde. Edificio La Milagrosa Cartagena Teléfono: Fax: Para darse de alta en la lista de distribución de Proyectos Europeos de la UPCT debe enviar un mensaje vacío a la dirección incluyendo en el Asunto la palabra subscribe. 2. Partes de una propuesta Una propuesta al Séptimo Programa Marco (7PM) consta de dos partes: Parte A: recoge los datos administrativos de la propuesta. o A1: datos básicos de la propuesta (título, acrónimo, palabras clave, abstract ). o A2: un formulario para cada una de las instituciones participantes que recoge sus datos administrativos. o A3: presupuesto de la propuesta. A3.1: resumen del presupuesto total de la propuesta. A3.2: presupuesto de cada socio participante en la propuesta. Parte B: parte técnica del proyecto. Debe seguir la plantilla que facilita la Comisión Europea, específica para cada convocatoria y esquema de financiación. Página 2 de 10

3 Cada socio participante en la propuesta debe rellenar sus formularios A2 y A3.1 y facilitar información para la preparación de la parte B. El Coordinador del proyecto suele ocuparse de los formularios A1 y A3, y de coordinar la elaboración de la parte B. La propuesta debe realizarse necesariamente a través del programa informático para la preparación de propuestas (EPSS): https://www.epss-fp7.org La OPECT ofrece a los investigadores asesoramiento en la elaboración de la propuesta: presupuesto y parte B Formulario A2 de la UPCT El PIC (Participant Identity Code) de la UPCT para todas las propuestas del 7PM a presentar es: El PIC debe ser introducido en el programa EPSS por el Coordinador de la propuesta. If your organisation has already registered for FP7, enter your Participant Identification Code Organisation Legal name UNIVERSIDAD POLITECNICA DE CARTAGENA Organisation short name UPCT Administrative Data Legal address PLAZA CRONISTA ISIDORO VALVERDE, EDIFICIO LA Street name MILAGROSA Number - Town CARTAGENA Postal Code/Cedex Country Internet homepage ES Status of your Organisation Certain types of organisations benefit from special conditions under the FP7 participation rules. The Commission also collects data for statistical purposes. The guidance notes will help you complete this section. The status of the organisation is set by the proposal coordinator. If you would like to modify this information, the coordinator must modify it in the proposal set-up page Página 3 de 10

4 Non-profit organisation Public body Research organisation Higher or secondary education establishment yes yes yes yes 80.3 Main area of activity (NACE code) 1. Is your number of employees smaller than 250? (full time equivalent) no 2. Is your annual turnover smaller than 50 million? no 3. Is your annual balance sheet total smaller than 43 million? no 4. Are you an autonomous legal entity? no You are NOT an SME if your answer to question 1 is "NO" and/or your answer to both questions 2 and 3 is "NO". In all other cases, you might conform to the Commission's definition of an SME. Please check the additional conditions given in the guidance notes to the forms Following this check, do you conform to the Commission's definition of an SME no Dependencies with (an)other participant(s) Are there dependencies between your organisation and (an)other participant(s) in this proposal? no Contact Point En este apartado se incluyen los datos del Investigador Responsable de la propuesta por parte de la UPCT Elaboración del presupuesto de la UPCT (formulario A3) Dependiendo del tipo de actividad y el esquema de financiación (tipo de proyecto) el porcentaje de costes financiables para la UPCT varía de acuerdo con la siguiente tabla: Porcentaje reembolsable I+D 1 Demostración 2 Gestión Otras Actividades 3 Página 4 de 10

5 Redes de Excelencia 4 75% N/A 100% 100% Proyectos Colaborativos 4 75% 50% 100% 100% Proyectos en la frontera del conocimiento (Programa 100% N/A 100% 100% IDEAS) 5 Acciones de Coordinación y Apoyo (CSA) 6 N/A N/A 100% 100% 1. Actividades de I+D: directamente relacionadas con la creación de nuevo conocimiento, nueva tecnología y productos; incluyendo la coordinación científica del proyecto. 2. Actividades de demostración: diseñadas para probar la viabilidad de nuevas tecnologías que ofrezcan una potencial ventaja económica, pero que no puedan ser comercializadas directamente (p.e. construcción de prototipos). 3. Otras Actividades: formación, divulgación, networking 4. Para costes indirectos en proyectos colaborativos y redes de excelencia, se utiliza la modalidad Special Transition Flat Rate, con un porcentaje del 60% de los costes directos elegibles, excluyendo los de subcontratación. 5. Para costes indirectos en proyectos del programa IDEAS, se fija un Flat Rate del 20% de los costes directos elegibles, excluyendo los de subcontratación. 6. Para costes indirectos en CSA se fija un límite máximo del 7% de los costes directos elegibles, excluyendo los de subcontratación. Formulario A3.2: el Coordinador debe introducir en el programa EPSS la siguiente tabla resumen del presupuesto de cada uno de los socios (en caso de que esta información deba introducirla cada socio, esta gestión puede ser realizada por la Oficina de Proyectos Europeos de la UPCT): Partner short name: UPCT Indirect Costs: 60% RTD Demonstration Management Other Total Personnel 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Subcontracting 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Other Direct Costs 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Indirect Costs 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 TOTAL Budget 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Requested EC 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Página 5 de 10

6 Personal: En esta partida se incluye tanto el personal propio (en plantilla de la UPCT) como el personal de nueva contratación. La unidad de medida del personal que interviene en el proyecto es la persona-mes (person-month, pm); esta unidad refleja el equivalente del esfuerzo promediado mensualmente de un investigador dedicado a tiempo completo y en exclusiva a la realización de un proyecto determinado. Ese tiempo puede ser el dedicado por un único investigador o la suma de las dedicaciones parciales de varios investigadores durante el tiempo establecido. La CE considera aceptable el cómputo de horas productivas anuales, por lo que una persona-mes equivaldría a 131 horas. Para el cálculo de la dedicación del PDI de la UPCT a un proyecto europeo es necesario descontar su carga docente y de gestión. Si no se realiza un estudio personalizado de la situación real de cada PDI participante, se puede estimar un máximo de 4,8 personasmes anuales dedicadas a investigación. En esta dedicación máxima anual a investigación se incluirían todos los proyectos (europeos, nacionales, regionales) en los que participa el profesor. El coste por hora o el coste mensual de cada categoría profesional se puede solicitar a la Oficina de Proyectos Europeos de la UPCT. Subcontratación: La subcontratación de tareas está desaconsejada por la Comisión Europea. Otros Costes Directos: Material Inventariable: no es recomendable la inclusión en el presupuesto de material inventariable, ya que sólo es elegible la amortización del equipo y no el coste total de adquisición. Si para la correcta ejecución del proyecto es necesario incluir la adquisición de material inventariable, la financiación a recibir se calcula utilizando la siguiente fórmula: A/B x C x D A = periodo de utilización del equipo (en meses) B = periodo de amortización del equipo (en meses): habitualmente 60 meses, con excepción de los equipos informáticos, cuyo periodo de amortización es de 36 meses. C = base imponible del coste real del equipo D = porcentaje de utilización del equipo en el proyecto Página 6 de 10

7 Material fungible: no incluye el material de oficina. Viajes y Dietas: además de los viajes y dietas necesarios para la ejecución del proyecto, esta partida debe incluir los gastos derivados de la asistencia a las reuniones de seguimiento del proyecto, al menos dos viajes al año. Gestión: Es necesario incluir en el apartado de Subcontratación un coste de euros por cada de financiación europea a recibir. Cuando la UPCT actúe como coordinador, es posible incluir en el presupuesto la contratación de personal administrativo o de gestión. Costes Indirectos: La UPCT participa en las propuestas de proyectos colaborativos y de redes de excelencia utilizando el Método Special Transition Flat Rate para el cálculo de sus costes indirectos: 60% de los costes directos elegibles, excluyendo los de subcontratación. Estudio de la viabilidad del proyecto: Debido a que la Comisión Europea no financia el 100% de los costes del proyecto, es muy importante realizar un estudio de la viabilidad económica de la propuesta, por lo que se recomienda contactar con la Oficina de Proyectos Europeos de la UPCT antes de presentar una propuesta. Una propuesta será viable económicamente si genera recursos que la obtención de fondos libera del presupuesto ordinario (Recursos Liberados Disponibles, RLD: diferencia existente entre la financiación a recibir y los gastos ejecutados durante la vida del proyecto). Para un estudio preliminar de la viabilidad de una propuesta se puede utilizar la siguiente hoja de cálculo (se accede a la hoja de cálculo al hacer doble clic sobre ella): Página 7 de 10

8 Costes elegibles Gastos reales Financiación CE RLDs I+D 75% Personal propio 0 0 Personal contratado Inventariable* 0 0 Fungible Viajes y dietas Subcontratación Costes indirectos Financiación EC I+D 1 1 Demostración 50% Personal propio 0 0 Personal contratado Subcontratación Otros Costes indirectos Financiación EC Demostración 0 Gestión 100% Personal propio** 0 0 Personal contratado** Subcontratación (Auditoría)*** Otros Costes indirectos Financiación EC gestión 0 Otros 100% Personal propio 0 0 Personal contratado Subcontratación Otros Costes indirectos Financiación EC Otros Total financiación EC 0 1 Retención UPCT 0 0 TOTAL RLDs 1 * El coste elegible es la amortización del equipo durante la ejecución del proyecto ** Habitualmente sólo para el coordinador ***2.000 por cada de financiación recibida Página 8 de 10

9 2.3. Descripción general de la UPCT The Universidad Politécnica de Cartagena (UPCT) is devoted to the preparation of its students for the professional world, opening their minds to the most recent knowledge and discoveries. With over 70 active research and development groups, this University aims to be not only a place for the diffusion of knowledge, but also a source of scientific and technological creation. These groups carry out basic and applied research into a broad variety of fields. Over the last 10 years the UPCT is actively participating in many national and international R&D projects. UPCT has taken part in several European Projects within FP5, FP6, and FP7, all of them technically administrated by the UPCT Research Transfer Office (Oficina de Transferencia de Resultados de Investigación, OTRI). The OTRI staff gathers together professionals with an extensive experience managing European projects, industry-research relationships, patenting, IPR protection, and meeting organization and they will be in charge of managing the administrative issues related to the Project. Research activities are supported by the S.A.I.T., the Technological Research Support Service. This service was created in 1992 with the aim of facilitating and gathering the work of the different university R&D groups, in close cooperation with different public and private bodies. UPCT also offers a wide range of services and facilities: modern lecture and study rooms, libraries, computer centres, laboratories, one hall of residence, refectories, student advisory centre, language centre and a varied and ambitious sport and recreational programme. Añadir información sobre el Centro/Departamento/Grupo de I+D y sobre el equipo investigador implicado ( previous experience relevant to those tasks ) 3. Ayudas a la preparación de propuestas Ministerio de Ciencia e Innovación: Convocatoria de Acciones Complementarias. Modalidad D: Preparación de propuestas para la participación de equipos de investigación españoles en el Programa Marco de I+D+i de la UE. Las solicitudes podrán efectuarse con anterioridad o con posterioridad a la presentación de la propuesta de dicho proyecto. Si se hace con posterioridad, el solicitante deberá adjuntar documentación acreditativa de la presentación. Si se hace con anterioridad, la memoria técnica deberá contener un plan de actuaciones para la preparación de la propuesta europea. Página 9 de 10

10 UPCT: Programa de Ayuda para la Captación de Proyectos Europeos (CAPTURE) TURE_09/CAPTURE_09.php INFO (para empresas): subvención del 75% de los gastos de preparación, elaboración y presentación de propuestas. CDTI (para empresas), APC+: Ayuda reembolsable a los seis meses de la aprobación (interés 0%). El CDTI asume el riesgo de no aprobación por la UE siempre y cuando la propuesta resulte elegible y alcance el 80% del umbral de evaluación establecido para cada convocatoria. 4. Documentos básicos En la fase de elaboración de la propuesta: o Programa de Trabajo. o Convocatoria específica. o Guía del proponente (específica para cada esquema de financiación). Para la gestión de un proyecto concedido: o Guía para la negociación. o Guía sobre aspectos financieros. o Guía sobre certificados de auditoría. o Guía sobre aspectos de propiedad intelectual (IPR). Página 10 de 10

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