Manual de Usuario Módulo de Tesorería Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Noviembre 2001 v.1.01

Transcripción

1 Manual de Usuario Módulo de Tesorería Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha v.1.01 Noviembre 2001

2 ÍNDICE 1 OBJETIVO DATOS MAESTROS Bancos General Mantenim. individual Crear Modificar Visualizar Marcar para borrado Visualizar modificaciones Mantenimiento en masa Carga periódica del Directorio General de Bancos Asignación del Grupo de bancos Bancos propios Bancos propios Intereses Condiciones de intereses temporales Tipos de interés de referencia Gestión de Archivo PAGOS Documento Visualizar Modificar Visualizar modificaciones Documento presupuestario Embargos Registro Modificar Visualizar Anular Listado Aplicación Pagos automáticos Importes previstos Selección de bancos Propuesta de pagos Introducción de Parámetros: Planificación de la elaboración de la propuesta Extracción de informes de la propuesta Tratamiento de la propuesta de pagos Ejecución e impresión de los pagos Fichero de avisos de pagos Anulación masiva de la propuesta de pagos Pagos manuales Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 2

3 3.5 Anular documento Anular compensación Anulación individual Imprimir formulario de pagos CONCILIACIÓN BANCARIA Extracto de cuenta electrónico Cargar Visualizar Tratamiento posterior Contabilizar Borrar extractos Extracto cuenta manual Registrar Tratamiento posterior GESTIÓN DE CAJA Gestión de avisos Crear Tratar Diario de avisos Compensar avisos Contra cuenta Contra extracto de cuenta Posición de tesorería Previsión de tesorería Saldos de ctas. Mayor Control Comparación de fechas valor Comparar condición de bancos Cálculo de intereses Movimientos de fondos Mov. Individuales Clearing Imprimir orden de pago Contabilizar SISTEMA DE INFORMACIÓN Libro Mayor Libro Mayor Datos maestros Visualizar saldos Visualizar cuentas Bancos Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 3

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5 1 OBJETIVO El objetivo de este manual es explicar las distintas funcionalidades que se recogen en el módulo de Tesorería. Para la definición de este documento se ha seguido la estructura inicial del menú de usuario, abordándose gradualmente las distintas funcionalidades que el usuario de la aplicación puede utilizar. En cada punto se describe brevemente la utilidad de cada función y se explica de forma genérica su modo de utilización. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 5

6 2 DATOS MAESTROS Bajo este epígrafe se recoge la relación de datos maestros recogidos en el sistema y de manejo por el área de Tesorería. Los registros maestros de bancos se estructuran en tres niveles: Directorio General: Relación de entidades bancarias y sucursales registradas en el sistema y de utilización tanto en el alta de cuentas bancarias propias como de terceros, Bancos propios: Relación de entidades bancarias y sucursales donde la entidad tiene cuentas bancarias, Ids de cuentas: Relación de cuentas bancarias de la entidad. 2.1 BANCOS GENERAL Mediante esta funcionalidad el sistema permite mantener actualizada la relación de entidades bancarias y sucursales con que se trabajará posteriormente, tanto para la creación de cuentas bancarias propias como de acreedores y deudores Mantenim. individual Es posible actualizar y visualizar las sucursales bancarias individualmente. La funcionalidad de crear y modificar manualmente está pensada para casos excepcionales tales como sucursales de entidades extranjeras o sucursales españolas que no puedan esperar a una actualización periódica de forma masiva Crear Para crear manualmente una sucursal bancaria, hay que introducir el País del banco (para sucursales españolas: ES= España) y la Clave de banco (código de 8 dígitos identificativo de la entidad y sucursal). Una vez cumplimentados estos datos, se pulsa Intro y aparece la pantalla que se muestra a continuación. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 6

7 En está pantalla se deberán de cumplimentar los siguientes campos: DIRECCIÓN Institución financiera: nombre de la entidad financiera. Región: provincia a la que pertenece la sucursal. Calle: nombre de la calle y número. Población: código postal y población. Sucursal: nombre de la sucursal. DATOS DE CONTROL Grupo de bancos: clave para optimizar el programa de pagos (inicialmente en blanco).es conveniente indicar en este campo el mismo valor que tenga otra sucursal existente en el sistema de la misma entidad. Código Swift: se puede mantener con carácter informativo Código bancario: código que identifica unívocamente la sucursal (el campo se muestra relleno por defecto y no es modificable) In. Giro caja p.: este campo se deja siempre en blanco. Cuando se hallan completado los campos, se graba seleccionando el icono Modificar Cuando se selecciona la opción Modificar, se accede a una pantalla donde se pide el País del banco y la Clave de banco (clave de 8 dígitos identificativa de la entidad y sucursal bancaria) que se quiere modificar. Se puede emplear el matchcode para facilitar su localización. Accedemos a la siguiente pantalla pulsando Intro. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 7

8 A continuación, se muestran en blanco todos los campos modificables. Una vez se hayan modificado los campos correspondientes, se graba pulsando el icono Visualizar Cuando se seleccione Visualizar, se accede a una pantalla donde se pide el País del banco y la Clave de banco (sucursal bancaria) que se quieren visualizar, igual que al modificar Marcar para borrado Los registros de entidades y sucursales que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de archivo se extraen de la base de datos, se borran y se insertan en un fichero. A continuación, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. El marcado para borrado no tiene ningún efecto directo sobre la cuenta, ya que será necesario la realización de un proceso de archivado para el borrado físico del sistema. Una vez marcada una entidad/sucursal para borrado el sistema emite un aviso cuando se va a utilizar. La petición de borrado se puede cancelar en cualquier momento, siempre y cuando el registro maestro no se haya borrado físicamente. Para marcar una sucursal para borrado, hay que seleccionar el País del banco y la Clave de banco (sucursal), igual que al modificar, y se pasa a la siguiente pantalla pulsando Intro. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 8

9 En la siguiente pantalla, se fijará la petición de borrado marcando el campo Indicador de borrado y se graba pulsando el icono. Esto provocará que se borre la sucursal y se archive cuando se ejecute un programa de reorganización. Como efecto inmediato, tendrá que nos avisa al modificar la sucursal, al asignársela a un tercero o bien al darla de alta como banco propio, que está marcada para borrado. Es posible quitar el Indicador de borrado de una sucursal bancaria entrando a esta misma transacción posteriormente y desmarcando el indicador Visualizar modificaciones Para visualizar las modificaciones realizadas en una sucursal bancaria, hay que seleccionar el País del banco, la Clave del banco. Se pueden emplear delimitadores adicionales, como la fecha a partir de la cual se quieren ver las modificaciones (De fecha modif.), o las modificaciones realizadas por una persona en concreto (Modificado por). Se pasa a la siguiente pantalla en el caso de que se haya realizado alguna modificación manual de cualquiera de los datos de la sucursal bancaria (Calle, Población, etc.).aparecen en el listado todos los campos de la sucursal que se han modificado manualmente. Pulsando la pestaña modificaciones todas se visualizan todas las modificaciones realizadas para todos los campos. Haciendo doble click sobre cualquiera de los campos, se muestran todas las modificaciones realizadas sobre ese campo. Si se hace doble clic sobre la modificación, se visualizan todos los datos relativos a la modificación Mantenimiento en masa El mantenimiento en masa de los datos maestros bancarios permite actualizar de forma masiva la relación de entidades y sucursales que existentes en España. Este proceso se realiza cuando se recibe el fichero del Consejo Superior Bancario con toda la información actualizada de las sucursales bancarias españolas. Esta actualización se deberá realizar con la periodicidad que decida la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 9

10 También se ha implementado una utilidad para poder realizar la asignación en masa del Grupo de bancos sobre la base de las entidades financieras que se utilicen en cada entidad como bancos propios Carga periódica del Directorio General de Bancos Para realizar una actualización del Directorio General de Bancos, hay que indicar: País del banco: ES Fichero: path del fichero del Consejo Superior Bancario actualizado (Directorio UNIX donde se haya depositado el fichero) Nº máximo de registros: se indican cuantos registros se quieren cargar. Por defecto se pondrá Ejecución de actualización: se marca este campo si se quiere que se inserten los bancos directamente en SAP. Si se deja en blanco, se realiza la ejecución en test. Visualización lista: si se marca este campo, se mostrara un listado con todas las sucursales bancarias se van a insertar (I), borrar (D) o modificar (U). Cuando se modifican, únicamente se realizan cambios en los campos de Dirección de la sucursal bancaria. Para ejecutar este programa, se pulsa el icono Asignación del Grupo de bancos Esta funcionalidad permite asignar a todas las sucursales de aquellas entidades definidas como bancos propios en la entidad (Sociedad FI) un mismo Grupo de bancos en función de la Institución financiera que a la que pertenecen. Esta funcionalidad permite en caso de estar operativa, optimizar la gestión de pagos atendiendo a la entidad bancaria del beneficiario de los pagos. 2.2 BANCOS PROPIOS Desde el menú Bancos propios y cuentas, se mantienen todas las entidades y sucursales (bancos propios) y las cuentas bancarias con las que trabaja la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha y sus OO.AA.. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 10

11 2.2.1 Bancos propios Desde esta pantalla accedemos al listado de Bancos propios seleccionando la opción. Se muestra la siguiente pantalla, donde en la primera columna se visualiza el código identificativo del Banco propio, en la segunda, el País al que pertenece y en la tercera, la Clave de banco (código de la sucursal bancaria). Para crear un Banco propio, hay que seleccionar la pestaña. A continuación pide el código identificativo (5 posiciones) del Banco propio y el País del banco (ES). Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 11

12 Posteriormente se da paso a una pantalla donde se debe indicar la Clave del banco (código bancario de 8 dígitos identificativo de la entidad y sucursal), teniendo el campo País del banco el valor ES por defecto. El resto de campos en blanco no se informan. En el caso de que la Clave del banco no esté dada de alta en el Directorio General de Bancos, al grabar pasará a una pantalla donde debemos indicar previamente los datos bancarios, procedimiento explicado en el punto del manual ( ). Si la sucursal ya está dada de alta en el maestro general de bancos, tomará automáticamente los Datos de control y de Dirección almacenados en el maestro al grabar el banco propio. Si se quiere comprobar previamente que los datos sean correctos, basta con hacer clic en el botón para que se rellenen automáticamente los Datos de control y la Dirección (estos campos siempre se muestran en gris). DATOS ISD (intercambio de soporte de datos) Pulsando el icono de menú: llegamos a la pantalla: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 12

13 De momento solo es relevante para esta funcionalidad la clave de instrucción que controla, en los pagos automáticos, a cargo de quién van a ir los gastos de gestión. Por defecto, está establecido que los gastos vayan a cargo del receptor del pago. Para grabar el Banco propio, pulsaremos el icono muestra el listado con todos los bancos propios.. Nos devolverá a la pantalla donde se Si lo que se quiere es modificar alguno de los existentes, hay que situarse sobre él y hacer doble clic con el botón izquierdo del ratón. Pasamos a la pantalla donde se informan todos los campos para ese banco propio. Los únicos campos modificables son los que se muestran en blanco. Una vez se realicen las modificaciones necesarias, se graba pulsando el icono. Si se quiere borrar algún Banco propio del listado, habrá que situarse el cursor sobre el elegido y pulsar el icono. Para mantener las Cuentas bancarias, hay que pulsar la pestaña pantalla inicial que se ha mostrado al Actualizar Bancos propios y cuentas bancarias. desde la Se pasa a una pantalla donde se muestran una lista con todas las cuentas bancarias que tiene dadas de alta la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha (JCCM) en sus bancos propios. Se visualiza: - El banco propio al que pertenecen - El identificador de la cuenta - El texto de la cuenta bancaria Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 13

14 Para crear una nueva Cuenta bancaria de la Junta de Comunidades de Castilla la Mancha, hay que pulsar la pestaña y el sistema solicita: El Banco propio al que pertenece la cuenta, que deberá estar dado de alta previamente. Para el ID.cta se ha codificado la numeración de C0001 en adelante. En el Texto, habrá que escribir la descripción en función de que tipo de cuenta sea y la que entidad financiera a la que pertenezca (50 posiciones) Una vez se hayan informado los tres campos y se pulse el botón, se pasa a una nueva pantalla donde hay que indicar los datos de la cuenta bancaria. Los Datos del banco propio se toman automáticamente y se muestra en gris. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 14

15 También se muestran en gris los campos: Sociedad FI: La ya seleccionada. Banco propio: sucursal de la cuenta bancaria ID cuenta: código alfanumérico de 5 posiciones con la que se identifica la cuenta bancaria en el sistema (simple va asociada a un banco propio) Texto: denominación de la cuenta bancaria (50 caracteres) País del banco: tomado del banco propio Clave del banco: tomada del banco propio En la pantalla mostrada, habrá que rellenar los campos: Cuenta bancaria: código de 10 dígitos que identifica la cuenta bancaria Clave de control: clave de verificación para la combinación del código bancario y la cuenta bancaria Moneda: Moneda en que se gestiona la cuenta, por defecto EUR. Cuenta de mayor: cuenta de mayor donde se van a recoger los saldos y movimientos. Para buscarla nos serviremos del matchcode. Los campos Nº de cta. Alternativo, datos de refer. y Cta. Efectos, no se informan. Desde esa misma pantalla, se podrá pasar a visualizar: Listado de los Bancos propios Listado de las Cuenta bancarias Datos del banco propio de la cuenta bancaria: Bco. propio relac. Para poder modificar una cuenta bancaria desde la pantalla que muestra el listado de las cuentas bancarias, hay que situar el cursor en la cuenta bancaria elegida y hacer doble clic sobre ella. Entonces se mostrarán en blanco todos los datos correspondientes a esa cuenta bancaria que son modificables. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 15

16 Para poder borrar una cuenta bancaria desde la pantalla que muestra el listado de las Cuentas bancarias, hay que situar el cursor en la cuenta bancaria elegida y hacer clic sobre el icono. 2.3 INTERESES La JCCM tiene contratadas con cada una de las entidades donde mantiene cuentas con diferentes condiciones de rentabilidad. Atendiendo al tipo de cuenta que se maneje, se producirá una liquidación de intereses distinta Condiciones de intereses temporales En este punto se establecen las condiciones asignadas a cada tipo de interés: Indicador de intereses o número de cuenta: Mediante la parametrización se han definido un indicador de interés diferente por cada entidad bancaria. En el caso de que varíen los tipos a aplicar será necesario acudir a la/s cuenta/s afectadas y modificar el indicador de intereses asignado. Moneda: EUR Fecha válido desde: indicará a partir de que fecha son válidas las condiciones Número actual: existe la posibilidad de poder tipos de interés escalonados. En este caso se utiliza para distinguir entre debe o haber. Importe desde: Importe a partir del cual es válido un tipo de interés Tipos de interés de referencia En esta funcionalidad, se definen los valores para este cada tipo interés de referencia utilizado. Para cada entrada, es necesario definir: Ref.: el código del tipo de interés de referencia Texto breve: texto descriptivo del tipo de interés de referencia Válido de: fecha a partir de la que el valor que se introduce a continuación es válido Tp. Interés: valor del tipo de interés nominal anual. En aquellos casos en que se conozca fecha a partir de la cual hay que emplear otro tipo de interés, habrá que realizar una nueva entrada pulsando la pestaña, informando el Tipo de interés de referencia, la fecha a partir de la cual va estar vigente y su valor. La entrada Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 16

17 anterior no se borrará, ya que caduca en cuanto hay una entrada para el mismo tipo de interés con una fecha de validez posterior. Para realizar una nueva entrada, se puede pulsar el icono quiere copiar, y modificar posteriormente los datos necesarios. tras marcar la entrada que se Si nos equivocamos al introducir una entrada, la seleccionamos y pulsamos el icono. Para pasar de visualizar los valores del tipo de interés a modificar, hay que pulsar el icono. 2.4 GESTIÓN DE ARCHIVO Los registros maestros de acreedores, deudores, o bancos que ya no sean necesarios pueden archivarse. Los datos de se extraen de la base de datos SAP, se borran y se insertan en un fichero. A continuación, este fichero se puede transferir a un sistema de ficheros. A fin de archivar un registro maestro, deberán cumplirse los siguientes requisitos: La cuenta no puede contener cifras de movimientos en el sistema. Las cifras de movimientos no archivadas relativas a ejercicios anteriores impedirán que el sistema borre el registro maestro de la cuenta. La cuenta deberá marcarse para borrado en su registro maestro. Antes de marcarla para borrado, la cuenta deberá bloquearse para la contabilización. El único efecto que tiene este indicador de borrado es la emisión de un aviso cada vez que se intenta contabilizar posteriormente en esta cuenta. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 17

18 3 PAGOS En este epígrafe se recoge toda la funcionalidad vinculada al pago de documentos, una vez estos han sido contabilizados. Aquí se incluye toda la funcionalidad relativa a embargos, pagos automáticos y manuales, y anulación de documentos. 3.1 DOCUMENTO Con esta funcionalidad podemos ver y consultar cualquier documento financiero o listas de documentos generados por el sistema para poder recabar la información necesaria a la hora de realizar el programa automático de pagos. Asimismo, es posible realizar sobre el documento aquellas modificaciones necesarias de cara a su posterior pago (vía de pago, fecha de vencimiento, etc.) Visualizar Tan solo en necesario seleccionar por: Número de documento. Sociedad. Ejercicio. Si se utiliza el icono podremos ver seleccionar varios documentos Modificar Tan solo en necesario seleccionar por: Número de documento. Sociedad. Ejercicio. Si se utiliza el icono podremos ver seleccionar varios documentos. Una vez se visualiza el documento, basta con situarse sobre la posición que se desea modificar y hacer doble clic. El sistema da paso a la posición seleccionada y una vez ahí es posible modificar aquellos datos habilitados para la modificación Visualizar modificaciones Aquí, podremos ver un historial de alteraciones de los documentos contables, teniendo como parámetros disponibles: Sociedad Nº. Documento Ejercicio Fecha última modificación Usuario de modificación Documento presupuestario En esta opción de menú podremos ver aquellos documentos (órdenes de pago) provenientes de la contabilidad presupuestaria, pudiendo seleccionar a través de los siguientes parámetros: Número de orden. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 18

19 Número de documento FI. Sociedad. Ejercicio. 3.2 EMBARGOS El objeto de la siguiente funcionalidad es el registro, modificación, anulación y aplicación de los correspondientes mandamientos de embargo que se reciban en las entidades afectadas y su liquidación posterior a los correspondientes acreedores embargantes Registro Mediante esta fase se introducen en el sistema todos los datos necesarios y se llevan a cabo aquellos cambios sobre los datos maestros y los documentos que permitan su posterior aplicación. Para el registro de embargos es indispensable que tanto el acreedor embargado como el embargante se encuentren creados para la entidad donde se desee crear el mandamiento de embargo. Una vez designado estos valores pasamos a la siguiente pantalla: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 19

20 Datos del embargado: El acreedor embargado es seleccionado en la pantalla previa y sus datos no son modificables. Nº Acreedor NIF Nombre Datos del embargante: Nombre. Por defecto el sistema muestra el nombre con que fue dado de alta como acreedor. Cuenta de pago: Es el código asignado a la cuenta bancaria del acreedor/embargante en el registro de acreedores, donde se deba de efectuar el pago. Datos del embargo: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 20

21 Referencia: En este campo se indicará el número de procedimiento o auto, que se remitirá al banco con el pago de documentos al organismo embargante. Clase de embargo, dos opciones: Administrativo y judicial. Prioridad de embargo: Existe una escala de 00, la máxima, hasta 99, la mínima. La prioridad que se asigne al embargo será el criterio principal a la hora de aplicar los embargos, junto a la fecha del embargo y su número de registro. Fecha del embargo; fecha de inscripción en el registro Fecha fin del embargo, Importe. Flag de importe indeterminado. En aquellos casos en que el mandamiento no indica el importe a embargar. Textos y observaciones. La primera línea de texto y la de observaciones se trasladan a documento creado tras la aplicación del embargo. A continuación pulsar el icono de grabar. Tras la grabación el sistema nos proporciona un número de embargo, con el que el mandamiento quedará registrado en el sistema Modificar Mediante esta opción de menú el sistema permite modificar los datos registrados del embargo así como aquella información relativa a los importes aplicados y totales del embargo y aquellos datos de compensación del embargo. Para modificar un registro de embargo es necesario indicar los siguientes datos: Sociedad Número de registro En este punto aparece toda la información referente al registro del embargo, los datos de los importes ya aplicados, información sobre el estado de compensación, y los importes propios del embargo. Como es habitual, los campos con posibilidad de modificación aparecen con fondo blanco y los más relevantes son: Datos del embargante: Cuenta bancaria Registro de embargo Referencia. Clase. Fechas de inicio y fin. Textos 1, 2 y 3. Observaciones. Importe aplicado: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 21

22 Nuevo importe aplicado. Importe de incremento o disminución del importe aplicado. Mediante la modificación del importe aplicado el sistema permite mantener actualizado el valor pendiente de aplicar de cada registro de embargo. Embargo Compensado: Mediante la opción de el sistema permite dar por totalmente aplicado cualquier embargo. Una vez efectuada esta operación el sistema marca el registro como Compensado manualmente. Esta opción es irreversible. Importes del embargo Nuevo Modificado. Importe de incremento o disminución del importe del embargo. Mediante la modificación del importe del embargo el sistema permite mantener actualizado el importe total de cada registro de embargo Visualizar Esta funcionalidad permite consultar individualmente cualquier registro de embargo. El procedimiento a seguir es el mismo que el detallado anteriormente para la modificación Anular Mediante esta opción de menú el sistema permite dar de baja aquellos registros de embargos que se determine. Esta funcionalidad sólo es accesible para aquellos registros sin importes aplicados. Para la anulación de un registro de embargo es necesario indicar los siguientes datos: Sociedad Número de registro Tras la indicación de estos datos el sistema muestra toda la información referente al registro de embargo a anular. Para borrar definitivamente el proceso tenemos disponible en la pantalla el icono de borrado: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 22

23 Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 23

24 Una vez pulsado el icono el sistema nos solicitará un motivo de anulación entre los diferentes motivos definidos. Seleccionar la opción deseada y pulsar continuar. Con la anulación del registro, el sistema simplemente desactiva dicho registro para su aplicación posterior Listado Mediante esta funcionalidad el sistema permite obtener toda una relación de embargos, mostrando toda la información contenida en el registro. Para ello, es posible efectuar la selección por cualquiera de los parámetros que aparecen en la siguiente pantalla: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 24

25 3.2.6 Aplicación La aplicación del embargo implica la detracción en el pago al embargado del importe embargado y la generación de un nuevo documento por el importe de las obligaciones generadas a favor del embargante y en su caso a favor del embargado. El proceso de aplicación se va a iniciar una vez los documentos son propuestos al pago desde Intervención. En el momento de la fiscalización de documentos, es decir cuando se produce la contabilización, el sistema comprueba que el titular de la obligación no esté sometido a embargos. En caso contrario, introduce un bloqueo de pago correspondiente que permite por un lado retener dichos documentos para su pago y por otro capturarlos de cara a la aplicación de los embargos. Cuando el embargado este sujeto a varios embargos, el orden en el que se realizarán dichos embargos se establecerá en primer lugar mediante la prioridad seleccionada y a continuación por la fecha de inscripción en el registro. En el caso particular de las UTEs, cuando el embargo deba de aplicarse contra alguno de sus participes, el importe de la retención será en cada caso proporcional al porcentaje de participación en la UTE. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 25

26 Datos relevantes: Sociedad Ejercicio Nº Documento FI. Nº Embargo registrado Acreedor o UTE s Embargados Embargante. Embargado. Una vez puestos de manifiesto los documentos a embargar, el sistema ofrece 2 opciones de tratamiento: Liberar: Permite NO proceder a embargar los documentos transfiriéndose directamente al proceso de pago, Embargar: Compensa el documento marcado generando un nuevo documento con una clase de documento específica EA -Embargos aplicados con una posición por el importe embargado a favor del acreedor embargante y en su caso, otra por el importe del documento no embargado a favor del embargado. Doc. Original X XX Embargado 100 (400) X Doc. tras aplicación del un embargo de 50 EUR Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 26

27 X Embargado Embargante 50 (400) (420) Embargado 50 (400) X Tras ejecutar la opción de embargar, el sistema presenta un informe de los nuevos documentos generados con el importe de las partidas creadas y su nuevo estado. 3.3 PAGOS AUTOMÁTICOS Mediante esta funcionalidad el sistema permite preparar y ejecutar las propuestas de pagos, contabilizar los pagos efectuados, generar los medios de pago pertinentes, y emitir avisos de pago. En este proceso se determinan en primer lugar los bancos propios permitidos para los pagos, ordenados según la prioridad asignada, las cuentas bancarias pagadoras de la Junta y sus organismos autónomos, así como sus saldos disponibles a la hora de realizar los pagos. En definitiva, se decide qué bancos se van a emplear a la hora de realizar los pagos. Posteriormente se establecen los criterios por los que se van a seleccionar los documentos para su pago, se preseleccionarán los documentos en la denominada Propuesta de pagos y finalmente se pagarán los documentos seleccionados, generándose todos los informes, formularios y medios de pago establecidos Importes previstos En este proceso se determinan los saldos disponibles en las cuentas bancarias pagadoras de la Junta y sus organismos. La determinación de saldos en las cuentas bancarias se deberá realizar siempre como paso previo a la elaboración de la propuesta. El sistema no mantiene de manera automática los saldos disponibles en las cuentas pagadoras, sino que es el usuario el que tiene la libertad de definirlos y modificarlos antes de cada propuesta, incorporando así la información contabilizada y la conocida por Tesorería, aunque esta no se haya registrado en el sistema. El programa de pagos automático de SAP verifica si las cuentas bancarias seleccionadas como pagadoras, disponen de saldo suficiente para realizar los pagos. Para ello, antes de elaborar la propuesta de pagos, es necesario especificar para estas cuentas bancarias el importe previsto o saldo disponible. Si los pagos desde esta cuenta exceden el límite marcado, el programa de pagos selecciona otro banco propio según la prioridad asignada. Las especificaciones relativas a los importes previstos determinan cuál es el banco que debe pagar y hay que asegurarse que dichos importes estén actualizados antes de la ejecución de cada pago. El programa de pagos no efectúa partición de importes. Si el importe de una cuenta bancaria no es suficiente para un pago, el programa de pagos selecciona otra cuenta bancaria. Si no se encuentra ninguna cuenta bancaria que cumpla con el importe completo de un pago, no realiza el pago. Se accede a partir del menú: Pagos --> Pagos automáticos --> Importes previstos. En primer lugar indicamos la sociedad con la que vamos a tratar y haremos doble-clic sobre ella. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 27

28 Para la entidad indicada aparecerán todos los bancos propios disponibles para el programa y a su derecha dos columnas donde indicaremos el máximo importe disponible por cada banco a la hora de realizar los pagos automáticos. Este importe no depende del saldo bancario ni el saldo contable, sino que se trata del máximo importe disponible para realizar pagos desde una cuenta. Mediante la indicación de valores en unas cuentas u otras podremos establecer que el pago se realice exclusivamente mediante las cuentas con importe. Con los iconos de podemos crear o borrar entradas de bancos. Si pulsamos crear el sistema nos solicitará los datos referentes a un banco propio. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 28

29 Una vez determinados los datos correctos se grabará pulsando el icono. Esta funcionalidad cubre dos alternativas a la hora de seleccionar los bancos desde donde realizar los pagos por transferencia: En el caso de que se quiera pagar todo a través del banco por defecto, habrá que especificar un importe disponible de cero en el resto de bancos y en la cuenta bancaria del banco por defecto, habrá que especificar el importe suficiente para cubrir todos los pagos. En el caso que se decida pagar a cada tercero por su banco, excepto a aquellos terceros cuyo banco no tenga asignado ningún grupo de bancos, habrá que especificar un saldo suficiente para todas las cuentas bancarias que pertenezcan a bancos propios para poder realizar todos los pagos que le corresponden, así como especificar un saldo disponible suficiente en la cuenta bancaria del banco por defecto de modo que le permita afrontar todos los pagos necesarios a terceros cuyo banco no este recogido en dentro de las cuentas disponibles por la Junta y su OO.AA. para el pago Selección de bancos La determinación de los bancos propios pagadores y su prioridad para cada vía de pago y la definición de las cuentas bancarias (junto con su cuenta de mayor transitoria correspondiente), se ha definido inicialmente en parametrización. El mantenimiento posterior incluirá las altas y bajas de sucursales y cuentas bancarias con las que opere la Junta y sus organismos autónomos para sus pagos y/o modificaciones en la prioridad. Se accede a esta funcionalidad mediante la opción de menú: Pagos + Pagos automáticos + selección de bancos A esta opción se accede usando el icono de ejecutar El sistema solicita en primer lugar la sociedad pagadora para la cual se van a modificar las prioridades. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 29

30 En esta pantalla se establece para cada vía de pago y moneda la prioridad que tiene cada banco a la hora de realizar los pagos. El sistema contrasta para la realización de los pagos las prioridades de los bancos y los importes asignados. Por ejemplo, para la vía de pago T Transferencia el banco con el que se operará con mayor prioridad (1) será la CCM01. En caso de precisar modificar la prioridad de un banco frente a otro en el momento del pago bastaría con modificar la posición de cada uno de los bancos. Una vez determinados los datos correctos se grabará pulsando el icono Propuesta de pagos Para llevar a cabo el pago de documentos pendientes, el sistema dispone de una herramienta denominada Programa de Pagos. Mediante esta utilidad es posible realizar el pago de un gran número de partidas pendientes de forma automática, obteniendo posteriormente toda la información relativa a los mismos como pueda ser banco propio por el cual se paga, importe del Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 30

31 pago, documentos pagados, etc. así como permitiendo la obtención de los correspondientes impresos, ficheros, etc. ligados al pago. La realización de cualquier pago implicará 3 fases: Introducción de parámetros. En esta primera fase se introduce en el sistema la información necesaria para que el programa de pagos seleccione aquellas partidas pendientes de pago. Para ello es necesario indicar la entidad pagadora, las fechas de contabilización y creación de documentos, la vía de pago, números de acreedor (Cod. Interno), etc. En esta fase también se indica que programas deberán de efectuar la impresión de los instrumentos de pago. Ejecución de propuesta. En esta fase, el sistema muestra aquellos documentos que en función de los parámetros introducidos anteriormente ha seleccionado para el pago. En esta fase el sistema permite modificar una serie de datos a nivel de documento como son la vía de pago, el banco propio por el que se va a realizar el pago, el tipo de bloqueo del documento, etc. Así mismo, es posible anular la selección de documentos mediante el borrado de la propuesta no teniendo ninguna implicación a nivel contable. Ejecución del pago. Una vez se haya dado por válida la propuesta de pago se pasa a la fase de ejecución del pago. En esta etapa, se realiza la compensación de aquellos documentos que habían sido seleccionados en la fase de propuesta, generándose los correspondientes documentos contables Introducción de Parámetros: Mediante esta pantalla inicial del programa de pagos el sistema solicita los dos parámetros que el sistema utilizará posteriormente para la identificación de cada una de las ejecuciones de pago, estos son la fecha de ejecución y una identificación. La fecha no tiene porque ser la fecha real de ejecución del pago, aunque es aconsejable de cara a facilitar su ubicación en un futuro. Del mismo modo, en el campo de identificación es posible introducir cualquier combinación alfanumérica que deseemos, aunque también se recomienda utilizar algún tipo de regla que permita una fácil localización. Tras pulsar Intro nos aparecerá la siguiente pantalla donde el sistema nos informa del estado de la propuesta. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 31

32 A continuación se procede a la introducción de los parámetros de selección para el pago. Para ello se pulsa el icono de o, mediante menú, Tratar + parametros + actualizar. A partir de este momento, pasamos a determinar los criterios para la selección de documentos para el pago. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 32

33 En esta fase se indican los parámetros que delimitan la selección de documentos: - Fecha de contabilización del pago - Documentos creados hasta: Limitación de la selección de documentos para los documentos creados hasta la fecha señalada. - Sociedades para las cuales se van a pagar los documentos. En el caso de la Junta, dado que la Tesorería Central va a operar también para los organismos autónomos se deberán de indicar también estos para la ejecución de sus pagos. - Vía de pago: Medio de pago (Transferencia, talón, etc.), - Próxima fecha de pago: Fecha que utiliza el sistema para la limitación de la selección de documentos en función de la fecha de vencimiento del documento. El sistema selecciona para el pago todos aquellos documentos cuyo vencimiento sea anterior a la fecha aquí cumplimentada. - Acreedores: En estos campos se indican los acreedores para los cuales se va a realizar el pago. En el caso de que no se deseen establecer limitaciones bastaría con indicar un * en el campo de acreedores. Asimismo, mediante la opción de menú Tratar + Usuarios autorizados, podremos indicar aquellas personas autorizadas para modificar los parámetros de pago. A su vez, en esta fase se fijan otra serie de parámetros adicionales como son: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 33

34 Delimitadores: tres criterios adicionales para seleccionar partidas abiertas a través de campos existentes en los datos maestros del acreedor o en el documento (pe. Importe, receptor de pago alternativo, fecha de contabilización, NIF, condición de pago, código económico, etc.). Para cada campo, se podrá decidir que valores o intervalos de valores se incluyen o excluyen. Se seleccionan las partidas con la limitación combinada de los tres campos. Si una delimitación excluye una partida, ya no se selecciona aunque esa partida esté incluida en otro delimitador. Log adicional: permite poder definir que información adicional se quiere incluir en el log: - Verificaciones de vencimiento - Selección de vía de pago en todos los casos - Selección de vías de pago en caso de error - Posiciones de documentos de pago Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 34

35 - Cuentas de terceros a las que incluir esta información adicional. Programa de impresión:. Atendiendo a la vía de pago que se ejecute habrá que asignar las correspondientes variantes al programa de impresión asignado. Por ejemplo, las vías de pago T, N y P tienen asignado el programa de impresión RFFOES_T, mientras que la vía de pago C tiene el programa RFFOD S para el cual habrá que indicar en función del tipo de ejecución qué variante se selecciona. Las variantes son conjuntos de datos preestablecidos para la extracción de datos al ejecutar los programas de impresión. En caso de precisar modificar dichos datos desde la pantalla anterior mediante Entorno + Actualizar Variantes se accede a dicha variante y se modifican los datos necesarios. De cara a obtener el formulario resumen del pago para la firma de los 3 claveros, se deberá de indicar en la indicación de parámetros la variante SOCIEDAD PROPUESTA. Mediante el mismo, se obtiene con la ejecución de la propuesta el formulario para la firma. El resultado de ejecutar el programa de impresión será: - Listado de los pagos - Cartas resumen adjuntas para cada banco - Fichero para enviar al banco con el formato CSB 34. Una vez se hayan informado todos los campos necesarios, se procede a grabar los parámetros pulsando el icono. Nos devuelve a la pantalla de status de la propuesta, indicando que los parámetros ya han sido registrados. Cada vez que se vaya a elaborar una propuesta de pagos, es necesario definir todos los parámetros anteriores o bien acelerar la entrada de datos pudiéndose copiar los parámetros de Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 35

36 otra ejecución de pagos pulsando el icono necesarios., con posibilidad de modificar los campos que sean Si marcamos el campo Adaptar datos de fecha, se añade a los todos los campos tipo fecha, la diferencia de días entre la fecha de ejecución de la propuesta actual y de la que se están copiando los datos. Una vez se hayan informado todos los campos necesarios, se procede a grabar los parámetros pulsando el icono. Nos devuelve a la pantalla de status de la propuesta, indicando que los parámetros ya han sido registrados. Desde esta pantalla es posible modificar los parámetros de selección y los del programa de impresión antes de lanzar el programa para la elaboración de la propuesta de pagos Planificación de la elaboración de la propuesta Es importante resaltar que si un acreedor está incluido en alguna propuesta de pagos, se bloqueará para cualquier otra propuesta hasta que no se contabilice la primera. Una vez se han especificado todos los parámetros de selección de las partidas abiertas, se puede pasar a planificar la elaboración de la propuesta pulsando el icono ventana que ofrece diferentes alternativas:. Se muestra una Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 36

37 Existe la opción de lanzar también el programa de impresión (se explica posteriormente) marcando la opción correspondiente (Con progrs. Impresión). Para la ejecución de la propuesta se tienen dos posibilidades: Elegir una fecha de inicio, hora de arranque y máquina (en el caso de que se disponga de más de una) donde se elabore la propuesta en proceso batch. Esta primera alternativa será recomendable para la realización de una propuesta genérica una vez se establezcan días de pago fijos, en la cual se procesarán un gran volumen de pagos y provocará una gran carga en el sistema. Elegir que se elabore la propuesta en proceso batch (job de fondo) de manera inmediata. Esta alternativa será recomendable para todas las propuestas específicas, las cuales se elaborarán y tratarán cualquier día de la semana con rapidez, con un número reducido de pagos. En esta propuesta se incluirán aquellas partidas urgentes o especiales que no puedan esperar a incluirse en una propuesta de pagos genérica. Para lanzar la propuesta de pagos, se pulsará Intro y se esperará a que finalice el proceso. Se podrá refrescar el status de la propuesta pulsando el icono Extracción de informes de la propuesta Como resultado de elaboración de la propuesta obtenemos: Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 37

38 Seleccionado la pestaña, Un log con la información de los pagos que se van a realizar y de todas aquellas partidas que no ha sido posible realizar su pago indicando el motivo o información sobre posibles errores de configuración. El nivel de detalle depende de las selecciones que hayamos realizado en el log adicional al introducir los parámetros en la fase anterior. Mediante menú Tratar + Propuesta + Visualizar Se mostrará un listado con las partidas abiertas de todas las sociedades cuyo pago propone el programa de pagos automático, incluyendo en una lista de excepciones todas aquellas a la que no ha sido posible realizar el pago por diferentes motivos. Al visualizar la propuesta de pagos, también se puede controlar el contenido de la misma. Todas las partidas se visualizarán conjuntamente, con independencia de la sociedad a la cual pertenezcan. Sin embargo, será posible clasificarlas (Tratar + Clasificar ) posteriormente por diferentes criterios, entre ellos según la sociedad al a cual pertenezcan las partidas abiertas o Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 38

39 localizar determinado pago ( Tratar + Buscar ). Desde esta pantalla se podrá posteriormente tratar y modificar la propuesta de pagos antes de su ejecución en real. En un primer nivel se muestra el listado de los documentos de pago, según la estructura de línea definida para la Junta. Esta se puede modificar mediante la opción de menú: Opciones + Estructura de línea. Se puede acceder a un segundo nivel (visualización de partidas individuales) haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón en el pago deseado, mostrándose información de la relación de partidas abiertas que se van a pagar con ese documento de pago. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 39

40 Posteriormente, se puede acceder a un tercer nivel (visualización de partidas individuales) haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón en el pago deseado, mostrándose información de la partida abierta que se va a pagar o de la excepción por la que no se paga un documento. Posteriormente, se puede acceder a un tercer nivel (visualización de partidas individuales) haciendo doble clic con el botón izquierdo del ratón en el pago deseado, mostrándose información de la partida abierta que se va a pagar o de la excepción por la que no se paga un documento. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 40

41 El tratamiento de la propuesta también permite visualizar el total de los pagos propuestos utilizando cuatro niveles de integración: Moneda Banco/Cuenta Fecha valor Vía de pago Se puede totalizar para los diferentes niveles de compresión de la información y a su vez seleccionar el orden de clasificación que se defina. Se accede desde cualquiera de los dos niveles a través del menú Pasar a/visualizar totales: Se muestra la siguiente pantalla, en la que hay que seleccionar a que nivel se quiere el agrupamiento de la información (en el ejemplo, al nivel Banco/cuenta): Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 41

42 Al visualizar la propuesta de pagos, también es posible extraer informes adicionales que ayuden a su tratamiento. Mediante la opción de menú: Nos aparece una ventana donde podemos elegir el informe y la variante de selección: Informe con la lista de pagos (RFZALI00): Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 42

43 Proporciona un resumen completo de todos los pagos y las partidas individuales. Se listan las partidas vencidas por número de cuenta, seleccionando si se quieren mostrar sólo las que se van a pagar o el total de partidas. Junto con las partidas, se editan informaciones del registro maestro. Al final del informe se pueden mostrar los totales por banco, sociedad, etc. Permite delimitar las partidas por: - Sociedad emisora - cuenta del tercero - Suplemento de vía de pago - Banco propio - Vía de pago Informe con la lista de excepciones (RFZALI10): Permite visualizar todas las partidas bloqueadas y todas las partidas que el programa de pagos no propuso para el pago a pesar de estar vencidas. El motivo de excepción se indica mediante un número de error. La lista contiene un texto de error por cada motivo. Se podrá seleccionar las partidas según: - Vía de pago - Suplemento de vía de pago - Cuenta de acreedor - Indicador de partida - Bloqueo de pago Informe con la lista de regulación de los pagos (RFZALI20): Este informe es una alternativa a los anteriores para la visualización de partidas individuales de pagos. Después de una ejecución de propuesta, se puede utilizar la lista de pagos emitida por estos programas como base para el tratamiento de propuesta. Después de una ejecución real sirve para la reconciliación con las listas adjuntas de pago de programas de soporte de datos. La lista de pagos visualiza: - Todas las facturas a pagar (Variante de visualización y selección: Listado de pagos) - Todas las partidas que no seleccionadas para pago (Variante de visualización y selección: Listado de excepciones) Estas últimas tienen un indicador de partidas que facilita información sobre el motivo del bloqueo. Al final de la lista se puede encontrar un texto que explica los indicadores de partidas. El programa ofrece al usuario varias posibilidades de diseñar la disposición de la lista según los requisitos individuales. Estas especificaciones del usuario pueden indicarse en la pantalla de selección y por lo tanto, se pueden almacenar como variante. Se pueden mostrar las partidas con excepciones, las seleccionadas para el pago o ambas. La dirección del interlocutor participante, y si es preciso también la del receptor de pago o pagador que se desvían, así como información sobre los datos bancarios, se emite por documento. La cantidad máxima de líneas disponibles para esto puede determinarse en el campo "Cantidad máxima de líneas de dirección". A través del valor "0" se puede suprimir la salida de la información indicada anteriormente. Si debajo del título estándar debe salir más información, ésta se puede incorporar en el campo "Títulos adicionales". Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 43

44 Tratamiento de la propuesta de pagos Una vez creada y estudiada la propuesta de pagos, es posible tratarla on-line. Se pueden tratar tanto los pagos como las partidas individuales. Todas las modificaciones se realizan desde la pantalla para la visualización y tratamiento de la propuesta. Se puede dividir la tarea del tratamiento de la propuesta de pago entre diferentes personas. Posteriormente, es posible visualizar las modificaciones realizadas en la propuesta y su autor. Todos los cambios que se realicen al tratar la propuesta de pago afectan únicamente a la propuesta. Los documentos originales nunca se modifican. Se pueden utilizar las funciones explicadas en el punto anterior como herramienta de ayuda en el tratamiento de los pagos y de las partidas individuales: Clasificar Buscar Modificar estructuras de líneas Visualización de totales MODIFICACIÓN DE LOS PAGOS - Mediante menú Tratar + Propuesta + Tratar o seleccionado la pestaña, accedemos a una ventana donde marcaremos la opción Todos los contables. Las modificaciones de los pagos se realizan desde el primer nivel. Para ello, situamos el cursor en un pago concreto y pulsamos la pestaña modificar los siguientes campos:. Aparece una ventana donde se permiten Vía de pago: sólo se podrán introducir aquellas que estén permitidas en el programa de pagos para el banco propio que se seleccione posteriormente. En principio no se debiera modificar este campo. Suplemento vía de pago: No se debería modificar. Banco propio: Se podrá modificar e introducir el banco propio y la cuenta desde donde se va a pagar la partida abierta. El sistema verificará si existen previamente para la vía de pago seleccionada Clave de instrucción: sin utilidad. Vencimiento: Se puede introducir un nuevo vencimiento de pago. No se utilizará. Una vez se realicen las modificaciones necesarias, se pulsa el icono. Las modificaciones sólo son efectivas en el momento que se graban (pulsando el icono ). Cuando se modifiquen muchos pagos, se deberá grabar frecuentemente, pudiéndose visualizar el historial de modificaciones y los cambios que no se han grabado todavía. Se selecciona el pago del que se quieren ver las visualizaciones y accede por la opción de menú: Entorno + Visual.modif.pagos. Junta de Comunidades de Castilla-La Mancha Página 44