PROCEDIMIENTO OPERATIVO CONTROL DE INVENTARIOS DE UNIDADES MÉDICAS NO AUTOMATIZADOS

Transcripción

1 Autorización Este documento entra en vigor a partir del, a través de la autorización por parte del Lic. Jorge Cruz Medrano, Coordinador de Administración del Instituto de Seguridad Social del Estado de México y Municipios, este documento consta de 13 páginas, en su 4ª versión. Lic. Jorge Cruz Medrano Autorizó 1. Definiciones Existencias Cantidad de un bien o mercancía que se tiene almacenado. Información contable Es el documento donde se concentran las actividades sobre el manejo de las operaciones y su registro. Stock Reserva de mercancías que se tienen almacenadas. Sistema de información Registro y control de Inventarios que permiten conocer y evaluar el comportamiento y efectividad de un área. SSICAL Es la Clave Numérica que proporciona Logística y Enlace para la identificación del Medicamento. SCI Sistema de Control de Inventarios. 2. Propósito Generar en el Sistema Automatizado los consumos de medicamentos solicitados por los Consultorios Médicos del Instituto para el abastecimiento de sus almacenes. 3. Alcance Aplica para las Unidades Medicas que no operan un Sistema Automatizado en su Control de Inventarios del Instituto. Página 1 de 13

2 4. Referencias Código s/c Nombre Manual de Procedimientos para el Control de Inventarios en Unidades Médicas con Sistema Manual. 5. Formatos Código Nombre FO CADM DSER Informe de Consumo Mensual de Medicamentos. FO CADM DSER Devolución (salidas). FO CADM DSER Transferencias (Entradas o salidas según sea el caso). 6. Registros Código RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER Nombre Registro de Consumo de Medicamentos. Estado de Cuenta. Kardex. Comparativo de Inventario. Ministración de Medicamentos. Control de Consumo de Medicamentos. Inventario Físico. Reporte de las Unidades Medicas no Automatizadas. 7. Requisitos de entrada al procedimiento Consumos. Transferencias. Devoluciones. 8. Tiempo de respuesta de trámite y/o servicio Una dia. 9. Infraestructura y capital humano 3 Equipo de Cómputo. 2 Maquinas tipo Laptop. Página 2 de 13

3 4 Calculadoras. 1 Línea Telefónica y extensión. 1 Responsable de Sección. 6 Analistas. 1 Secretaria. 1 Chofer. 1 Capturista de apoyo. 10. Producto y/o servicio Consumo de Medicamentos por Nombre Genérico. Transferencias y Devoluciones. Página 3 de 13

4 11. Diagrama de Flujo Inicio 1. Recibir, sellar, registrar y entregar Informe consumo mensual Transferencia Devolución 2. Recibir y turnar Informe consumo mensual Transferencia Devolución Salidas de Almacén Sistema Control de Inv. 3. Recibir, revisar, verificar y cargar Informe consumo mensual Transferencia Devolución Salidas de Almacén El corte mensual se realiza el 25 de cada mes y en Diciembre hasta el Esta completa y correcta la información? No 5. Comunicar, solicitar, devolver y conectar Oficio Si 1 6. Registrar y capturar Bitácora de entrada 7 Página 4 de 13

5 7. Revisar, elaborar y turnar Bitácora de entrada del Reg. de Con. de Med. Reporte unidad médica no aut. 8. Preparar, marcar y turnar Marca un plazo máximo de 5 días hábiles para la entrega total de documentos a partir de la fecha de la notificación. 9. Recibir, elaborar y entregar 10. Recibir, rubricar y regresar 11. Recibir y turnar 12. Recibir y entregar 13. Recibir, firmar y /o rubricar y regresar 14 Página 5 de 13

6 14. Recibir y entregar 15. Recibir, separar, entregar y esperar Oficialia de partes para su distribución. 16. Revisar y determinar Bitácora 17. Cumplieron dentro del Plazo? No 18. Entregar, elaborar, turnar y conectar Oficio de Notificación Borrador de oficio Si 19. Conectar Capturar, emitir, revisar y determinar Reportes de Unid Med. Transferencia Devolución Sistema Control de Inv. Diagnóstico 21 Página 6 de 13

7 21. Es correcta la captura? No 22. Corregir y conectar Si Emitir y archivar Registro de consumo medicamento Estado de cuenta Kardex Comparativo de inventario Ministración de medicamento Inventario físico Fin Página 7 de 13

8 12. Descripción del Diagrama de Flujo La Secretaria de la Sección de Activo Circulante recibe Informe del Consumo Mensual de Medicamentos, Trasferencias, Devoluciones, sella, registra y entrega al Responsable de la Sección de Activo Circulante El Responsable de la Sección de Activo Circulante recibe Informe del Consumo Mensual de Medicamentos, Trasferencias, Devoluciones, Salidas de Almacén (diskettes) y turna al Analista de la Sección para su revisión y tramite El Analista de la Sección de Activo Circulante recibe y revisa Informe del Consumo Mensual de Medicamentos, Trasferencias, Devoluciones, Salidas de Almacén (diskettes) de acuerdo al corte mensual el 25 de cada mes y en diciembre hasta el día 31, verifica fechas y los carga al Sistema Automatizado de Control de Inventarios La información esta completa y correcta? No es completa y correcta el Analista de la Sección de Activo Circulante, se comunica vía telefónica con el Responsable de la Unidad Medica, solicita su presencia y devuelve documentación por escrito, y se conecta con la operación Si esta completa y correcta la información, registra en la bitácora de entrada de consumo de medicamentos y captura por Unidad Medica El Analista de la Sección de Activo Circulante, revisa bitácora de entrada de Registro de Consumo de Medicamentos, elabora Reporte de las Unidades Medicas No Automatizadas que no cumplieron en la entrega del Informe del Consumo Mensual de Medicamentos, Trasferencias, Devoluciones y turna al Responsable de la Sección de Activo Circulante El Responsable de la Sección de Activo Circulante, prepara borrador de oficios de solicitud de incumplimiento al Responsable de la Unidad Médica No Automatizada, marca un término de 5 días hábiles para la entrega total de documentos a partir de la fecha en que reciban el oficio y turna a la Secretaria de la Sección de Activo Circulante La Secretaria de la Sección de Activo Circulante recibe y elabora oficios de incumplimiento al Responsable de la Unidad Médica No Automatizada marcando copia a la Unidad de Contraloría Interna, Unidad Jurídica y Consultiva y entrega al Responsable de la Sección de Activo Circulante El Responsable de la Sección de Activo Circulante recibe y rubrica oficios, los regresa a la Secretaria de la Sección de Activo Circulante para el trámite de las firmas correspondientes La Secretaria de la Sección de Activo Circulante recibe y turna oficios para el trámite de firmas a la Secretaria del Departamento de Servicios La Secretaria del Departamento de Servicios recibe y entrega oficios para las firmas correspondientes al Jefe del Departamento de Servicios El Jefe del Departamento de Servicios recibe, firma y/o rubrica oficios y regresa a la Secretaria del Departamento de Servicios La Secretaria del Departamento de Servicios recibe y entrega oficios firmados a la Secretaria de la Sección de Activo Circulante. Página 8 de 13

9 La Secretaria de la Sección de Activo Circulante recibe, separa oficios firmados y entrega a oficialia de partes para su distribución y espera acuses El Analista de Activo Circulante revisa la bitácora de registro y determina Cumplieron las Unidades Medicas dentro del plazo estipulado? NO cumplieron las Unidades Medicas no Automatizadas con el plazo de los 5 días hábiles para la entrega del oficio de notificación a la Unidad de Contraloría Interna, elabora borrador de oficio para su intervención, marcando copia a la Unidad Medica No Automatizada y turna al responsable de la Sección de Activo Circulante y se conecta con la operación SI cumplieron las Unidades Medicas no Automatizadas con el plazo de los 5 días hábiles para la entrega del oficio de notificación, se conecta a la operación El Analista de la Sección de Activo Circulante captura en el Sistema de Control de Inventarios, los reportes recibidos de las Unidades Medicas No Automatizadas, sobre el consumo del medicamento, transferencias, devoluciones y emite diagnostico, revisa la información de acuerdo a la clave SSICAL en cantidades y determina Si esta correcta la captura? No es correcta la Captura, el Analista de la Sección de Activo Circulante corrige y se conecta a la operación Si es correcta la captura el Analista de la Sección de Activo Circulante, emite en original y dos copias los siguientes documentos: Registro de Consumo de Medicamento, Estado de Cuenta, Kardex, Comparativo de Inventarios, Ministración de Medicamentos, Inventario Físico, quedando el original en la Sección de Activo Circulante; una copia para el Departamento de Contabilidad y otra copia para la Unidad Medica No Automatizada y archiva. Termino Procedimiento Página 9 de 13

10 13. Instructivo para el llenado de Formatos Este Formato es obtenido por el Sistema INFORME DE CONSUMO DE MEDICAMENTOS FO CDAM DSER Página 10 de 13

11 DEVOLUCIÓN (Salidas) FO CDAM DSER Folio Unidad Medica Clave Fecha de Devolución No. de Salida de Almacén General Clave Alfanumérica Clave SICCAL Nombre Comercial Presentación Lote Caducidad Cantidad Causas de devolución Autorizó Recibió Anotar con números arábigos el folio interno consecutivo correspondiente al formato de devolución. Nombre de la Unidad Medica que realiza la devolución de medicamentos al Almacén General. Anotar con números arábigos el correspondiente a la clave programática presupuestal asignada a la Unidad Medica que realiza la devolución de medicamentos. Anotar números arábigos el día, mes y año en que se realiza la devolución de medicamentos al Almacén (Toluca/Naucalpan). Número correspondiente a la salida de Almacén, en la cual fueron surtidos los medicamentos sujetos de devolución al Almacén (Toluca/Naucalpan). La clave alfanumérica correspondiente al medicamento registrado en el renglón respectivo. La clave SICCAL correspondiente al medicamento registrado en el renglón respectivo. El nombre comercial del medicamento sujeto de devolución al Almacén (Toluca/Naucalpan). La presentación del medicamento sujeto de devolución pudiendo ser ésta: frasco, caja, ampula, etc. El número del lote correspondiente al medicamento sujeto de devolución al Almacén (Toluca/Naucalpan). Anotar con números arábigos el día, mes y año en que concluye la caducidad de los medicamentos registrados en el renglón correspondiente. Anotar con números arábigos la cantidad de medicamentos registrados en el renglón sujeto de devolución al Almacén. Una breve descripción de las causas o motivos que originaron la devolución de los medicamentos al Almacén (Toluca/Naucalpan). Nombre completo y Firma del Responsable del Almacén de medicamentos. Nombre completo y firma del Administrador de la Unidad Medica quien autoriza la devolución de los Medicamentos. Nombre completo y firma del personal adscrito al Almacén (Toluca/Naucalpan) quien recibió los medicamentos sujetos de devolución. Página 11 de 13

12 TRANSFERENCIAS (Entradas o Salidas según sea el caso) FO CDAM DSER Unidad Medica que Transfiere Unidad Medica que recibe Fecha Folio Interno Índice Farmacológico Clave SICCAL Fecha de Caducidad Nombre Genérico Presentación Cantidad Autorizó Entregó Recibió El Nombre de la Unidad Medica que realiza la transferencia de los medicamentos, así como su clave programática presupuestal correspondiente. El nombre del Unidad Medica que recibe los medicamentos en transferencia, así como su clave programática presupuestal correspondiente. Anotar con números arábigos el día, mes y año en que se genera la transferencia. Número consecutivo correspondiente al folio interno del formato; el cual será asignado por el Departamento de Servicios (Sección de Activo Circulante). Clave alfanumérica correspondiente al medicamento registrado en el renglón respectivo. Número correspondiente a la clave siccal del medicamento, registrado en el renglón respectivo. Anotar con números arábigos el día, mes y año en que concluye la caducidad del medicamento. Nombre de la sal correspondiente al medicamento registrado. Presentación del medicamento pudiendo ser esta: frasco, caja, ampula, etc. Anotar con números arábigos la cantidad de medicamentos sujetos de transferencias registrados en el renglón correspondiente. El nombre completo y firma del Responsable del Almacén de medicamentos que elaboró el formato. Nombre de completo y firma de autorización del Director de la Unidad Medica que entrego los medicamentos en transferencia. Nombre completo y firma del Administrador de la Unidad Medica que entrego los medicamentos en transferencia. Nombre completo y firma del Administrador de la Unidad Medica, que recibió los medicamentos de transferencia. Página 12 de 13

13 LOS REGISTROS QUE A CONTINUACION, SON MENCIONADOS Y OBTENIDOS POR EL SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS EL CUAL ES UTILIZADO EN LA SECCIÓN DE ACTIVO CIRCULANTE. Código RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER RC CADM DSER Registro de Consumo de Medicamentos. Estado de Cuenta. Kardex. Comparativo de Inventario. Ministración de Medicamentos. Control de Consumo de Medicamentos. Inventario Físico. Nombre Página 13 de 13