ÁREA DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA Abril, 2012

Transcripción

1 IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN COMO HERRAMIENTA EN LA GESTIÓN DE ARCHIVOS ÁREA DE PLANIFICACIÓN ECONÓMICA Abril,

2 Planificación? Qué es? Para que sirve? Cómo se construye? Quiénes participan? Qué elementos debe considerar? De qué depende su éxito? Qué valor agregado brinda a la organización? Porqué? 2

3 El que no sabe para donde va por cualquier camino llega Alicia: me podrías decir por favor, en que dirección tengo que ir? Gato: Eso depende de donde usted quiera llegar. Alicia: No me importa mucho donde. Gato: Entonces no importa mucho que camino tomes 3

4 Qué entendemos por planificación? 4

5 Qué no es planificación. No es un documento para cumplir con una normativa. No es la expresión de un sueño a la libre. No es una lista de peticiones (carta al niño). No es el compromiso y responsabilidad de una persona. No es predecir el futuro. No es una camisa de fuerza. 5

6 Lo que si es planificación Es una herramienta de gestión Es el ordenamiento del quehacer Es la priorización de objetivos Es un compromiso compartido Es la oportunidad de identificar la necesidad de cambio como oportunidad no como amenaza. Es administrar los recursos de manera eficiente, eficaz y efectiva. 6

7 Para qué es importante planificar? Para administrar adecuadamente una organización. Para brindar acceso a la información de forma pertinente y oportuna Para identificar oportunidades y amenazas del entorno 7

8 Para qué es importante planificar? Para tener un horizonte más preciso de hacia adonde encauzar los esfuerzos para obtener mejores resultados. Para facilitar el monitoreo del quehacer y por ende la rendición de cuentas. Para fundamentar el uso y la gestión de los recursos en función de resultados. 8

9 Para qué es importante planificar? Para evidenciar el desarrollo de la organización (incorporación de mejores prácticas). Para identificar los factores de riesgo y las oportunidades de mejora. Para fortalecer el trabajo en equipo. 9

10 Ciclo de la planificación Formulación Aprobación Ejecución Evaluación y Seguimiento 10

11 Niveles de planificación De mediano plazo (estratégica) Incorpora el horizonte o la situación deseada en un plazo de 5 a 10 años. De corto plazo (operativa) Se desarrolla anualmente (POA). Es donde se operacionaliza la planificación de mediano plazo (donde se precisan y detallan los proyectos a realizar). 11

12 Quiénes participan? Toda la organización en la elaboración (si son muchos entonces los representantes de las diferentes áreas encargados de permear la información). En la ejecución participan todos 12

13 Que debe considerar la planificación Definición de: Ideas rectoras Misión Visión Valores Programación mediante: Objetivos Metas Indicadores Unidades de medida Fecha de ejecución 13

14 Ámbitos de integración Objetivo Estratégico Objetivo Operativo Meta Indicador Fecha de Ejecución 14

15 Como se construye Diagnóstico (análisis del entorno interno y externo) Definición de ideas rectoras Programación e implementación 15

16 Factores claves de éxito Compromiso de las autoridades en todas las etapas del proceso. Participación de todos los funcionarios en la formulación e implementación. Definición de procedimientos para la implementación: ejecución, evaluación seguimiento y divulgación del plan. Realizar la toma de decisiones con fundamento en el plan. 16

17 Factores claves de éxito Utilizar el plan como guía de trabajo: no pensar que iniciado el proceso automáticamente se logrará el ideal propuesto Evitar el incremento de la burocracia: se requiere que el proceso sea dinámico, ágil, oportuno Centralizar la toma de decisiones 17

18 Cómo realimenta el quehacer? Conocimiento e incorporación de mejores prácticas Consolidación de equipos de trabajo Productos plenamente identificados Mejor utilización de los recursos Reconocimiento de competencias Disminución de actividades no planificadas. 18

19 Planificación..? 19

20 Planificación..? Es un proceso de organización del quehacer, en donde impera la negociación, el compromiso, el sentido de pertenencia para lograr un fin común. 20

21 Planificación..? Reúne las expectativas de diferentes individuos y grupos de trabajo.. y las consolida en el plan de un equipo de trabajo. 21

22 MUCHAS GRACIAS 22